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A FORÇA DA EQUIPE: GESTÃOCOMPARTILHADA COMO UM DIFERENCIAL

DE QUALIDADE

II PARTE

CoordenaçãoKatia Siqueira de Freitas

Organização, concepção e elaboraçãoValdinei Costa Souza1

ColaboraçãoEquipe PGP/LIDERE 1995-2001

1 Administradora – UFBA. Especialista em educação de jovens e adultos. Mestranda em Administração Pública – UnB.

GERIR, Salvador, v. 7, n. 22, p. 23-47, nov./dez. 2001.

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A FORÇA DA EQUIPE: GESTÃO COMPARTILHADA COMO UMDIFERENCIAL DE QUALIDADE

II PARTE

A escola é uma organização que combina esforços individuais de pais, alunos, professores,funcionários (da escola e das secretarias de educação estadual e municipal), diretor, coordenadorespedagógicos, orientadores educacionais e membros da comunidade para realizarem o propósitocoletivo da educação. A exemplo de outras organizações, a escola possui características fundamen-tais como: propósito, divisão do trabalho e coordenação, que a distinguem de grupamentos humanoscomo a família, equipe de consumidores ou de amigos.

O que diferencia a organização escolar de outras equipes sociais é a existência de umobjetivo definido e compartilhado por todos (educar pessoas), a contribuição individual para arealização desse objetivo (ensino, aprendizagem, apoio pedagógico, orientação, apoio admistra-tivo, incentivo, acompanhamento familiar...) e a harmonização das diversas contribuições indivi-duais (coordenação de esforços).

Como a escola, outros tipos de organizações existem porque algumas atividades não podemser realizadas por um único indivíduo, ou ainda, porque algumas pessoas descobrem que, seunirem suas forças, conseguirão fazer coisas mais fáceis e melhor. Por isso existem escolas,indústrias, fazendas, creches... Independentemente do propósito capitalista do lucro, as organiza-ções existem porque têm uma missão social a cumprir. A missão da escola é educar, preparandoo cidadão e o profissional para a vida em sociedade.

Dessa forma, podemos entender uma organização como um agrupamento humano organi-zado por regras próprias, dotado de recursos materiais e tecnológicos com vistas a atingir deter-mados objetivos. Mas como garantir a criação e permanência dessa equipe organizada? Comodar vida, concretizar os objetivos dessa equipe?

Para que a organização efetivamente exista, torna-se necessário tomar decisões sobre autilização dos recursos disponíveis e sobre os próprios objetivos organizacionais. Esse processoé chamado admistração. Para ter vida, a organização precisa ser admistrada, gerida. Admistraruma organização, seja ela escolar ou de qualquer outro tipo, envolve, segundo Maximiano (1995),quatro tipos de decisões:

a) Planejamento: definir objetivos, atividades e recursos.b) Organização: definir o trabalho a ser realizado, os responsáveis pela realização e a alocação dos

recursos disponíveis.c) Direção: mobilizar as pessoas para realização das atividades que levarão aos objetivos.d) Controle: assegurar a realização dos objetivos e identificar a necessidade de modificá-los.

Tomar decisões é a essência da atividade admistrativa. É o que provoca o movimento da estruturaorganizacional em busca dos seus objetivos. Em virtude disso, muitas vezes tende-se a centrarna figura do líder (presidente da empresa, diretor de escola...) o sucesso ou fracasso da organiza-ção. O líder é quem decide. Uma admistração ou gestão desse tipo, centralizada em uma pessoa,


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é chamada de diretiva. Nela, o líder estabelece os objetivos de toda a organização, define o que vai serrealizado, por quem, quando e com que recursos. Ele dirige as pessoas para que cumpram o que foiestabelecido e verifica se o que foi determado efetivamente foi realizado. Existe uma clara divisãoentre quem manda e quem obedece.

Contudo, a admistração não precisa ser desse jeito. A figura do líder é importante, mas issonão impede que a admistração seja exercida de forma participativa: os objetivos da organizaçãosão definidos pela equipe que a forma, existe participação nas definições sobre as atividades queserão desempenhadas, bem como no desenvolvimento das mesmas e dos recursos que serãonelas alocados; a mobilização para a realização das atividades não é diretiva e o controle darealização dos objetivos organizacionais é exercido por todos.

Embora ainda seja possível encontrar organizações admistrações diretivas, existe uma ten-dência crescente na descentralização de decisões, maior autonomia dos indivíduos na realizaçãode suas tarefas e participação no planejamento e resultados organizacionais. Esse movimentonão acontece por acaso. A ciência da admistração tem apontado cada vez mais as vantagens eoportunidades de uma gestão democrática e participativa: compromisso, motivação, criatividade,atitudes colaborativas são algumas delas. A escola não tem fugido a essa tendência: utilizandoum processo admistrativo fundamentado em decisões democráticas, a escola tem buscado, cadavez mais, a melhor utilização dos recursos disponíveis em prol de resultados positivos.

Assim, considerando essencial a participação daqueles que formam a organização escolarem sua admistração, propomos desenvolver a equipe que forma a escola para uma efetiva admis-tração participativa, a partir de decisões compartilhadas.

A escola pode ser entendida como interação dos sistemas técnico e social. O sistematécnico envolvendo o propósito, a divisão do trabalho, a coordenação, a burocracia (regras for-mais, profissionais e impessoais) e a tecnologia (máquinas, conhecimento especializado). O sis-tema social envolvendo as pessoas e seus comportamentos (valores, rituais, hábitos...), ambosinterdependentes e complementares para seu sucesso. Nesse sentido, o presente módulo sepropõe a apresentar algumas técnicas para melhorar os sistemas técnico e social da escola,visando a melhoria do seu desempenho.

OBJETIVO DO MÓDULO

Incentivar a utilização de técnicas gerenciais no desenvolvimento das diversas atividades daescola para atingir resultados mais eficientes, apoiados na participação da comunidade escolar edemais envolvidos nos processos educacionais.

ESTRUTURA DO MÓDULO

Para atingir o objetivo proposto, estruturamos este módulo através de seis oficinastemáticas: equipe participativa: liderança e motivação; comunicação: elemento integrador; pro-blemas: como solucioná-los?; planejamento: importância e utilização; reuniões eficazes; portifólioescolar: preservar o passado é construir o futuro. As três primeiras relacionadas ao sistemasocial da organização escolar e as três últimas, ao sistema técnico.


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Essas oficinas foram construídas a partir da experiência do PGP em escolas públicas du-rante os anos de 1995 e 2000. Algumas delas também foram aplicadas com Secretários Munici-pais de Educação durante o Projeto Nordeste, em 1996, e no Sistema de Educação do Estado daBahia entre 1998 e 1999. Outras foram apresentadas nos Encontros da Associação Nacional dePolítica e Admistração da Educação, durante os fóruns regionais em Natal, Porto Alegre e Santos,como também para o Sistema Municipal de Educação de Aracaju, década de noventa.

Com base nessa experiência, alguns conteúdos foram reorganizados e repensados paracompor a proposta desta publicação. Não existe regra para a sua aplicação: as oficinas possuemconteúdos complementares, mas podem ser trabalhadas isoladamente; não existe necessidadede ser obedecida a ordem em que elas são apresentadas nem que os conteúdos sejam aplicadossem sofrerem alterações. Para incentivar a (re)elaboração das oficinas - seu desmembramento ereformulação - ao final desse módulo, é sugerida a consulta de alguns textos que podem servir dereferência.

A estrutura das oficinas segue um padrão estabelecido pelas experiências do PGP. Essaestrutura privilegia a apreensão de conteúdos a partir de vivências pedagógicas (oficinas com-postas por sensibilizações e dinâmicas), sendo o suporte teórico utilizado como sistematizadorda “teoria vivenciada”. A estrutura das oficinas consiste nas seguintes atividades interconectadas:apresentação da oficina; sensibilização para os trabalhos que serão desenvolvidos; referencialteórico sobre o tema abordado; dinâmica de aplicação da teoria discutida e avaliação da vivênciaem relação ao objetivo proposto.

É preciso reforçar, ainda, que este módulo não pretende esgotar as abordagens de cadaum dos temas que traz. A pretensão do conteúdo aqui exposto é exemplificar como técnicasutilizadas em diversas organizações humanas, podem ser adaptadas e enriquecidas no cotidianoda escola, fomentando um processo “gestor de teorias” admistrativas e, consequentemente,alimentador da prática escolar.


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OFICINA D - Planejamento: importância e utilização

Objetivo: incentivar a comunidade escolar e demais interessados a utilizar intensivamentetécnicas de planejamento nas atividades administrativas e pedagógicas.

Pauta:1. Atividade de apresentação: refletindo sobre planejamento.

2. Atividade de sensibilização: a vaca.

3. Atividade de referencial teórico: transparências.

4. Atividade de dinâmica: antecipando o futuro.

5. Atividade de avaliação: enquete.

Público alvo: diretores, professores, líderes estudantis, funcionários, membros do Colegiado/Conselho Escolar, representantes da comunidade local, técnicos de Secretaria de Educação edemais interessados.

Número médio de participantes: 30 pessoas

Habilidades requeridas para os facilitadores: compreensão teórica e/ou práticado tema a ser trabalhado.

Duração: 4 horas

Recursos necessários:

1. Folhas de papel ofício;

2. Aparelho retroprojetor;

3. Cartaz com a pauta de atividades;

4. Transparências ou apostilas;

5. Lista de presença;

6. Papel metro (flip chart);

7. Pincéis atômicos;

8. Canetas coloridas;

9. Canetas esferográficas;

10. Blocos de notas;

11. Fitas adesivas;

12. Colas.


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APRESENTAÇÃO: Refletindo sobre planejamento

Objetivo da atividade: introduzir a oficina “planejamento: importância e utilização”, permitindoum refletir inicial sobre o processo de planejamento e a sua utilização no cotidiano da escola.

Tempo aproximado: 15 minutos.

Material: cartaz contendo o objetivo da oficina e as atividades que serão desenvolvidas pelaequipe.

Processo de trabalho:

1) Após os cumprimentos iniciais, é recomendável que o facilitador se apresente e solicite aos presentes fazerem o mesmo (caso a equipe não se conheça).

2) Depois, apresentar cartaz, contendo o objetivo e a pauta prevista para oficina. Fazer umpequeno comentário sobre o conteúdo das atividades e o tempo previsto para cada

uma delas.

CARTAZ: sugestão

3) Convidar, em seguida os presentes a lembrar dos sonhos pessoais que eles conseguiram realizar: a viagem inesquecível, o casamento, a formatura, a compra/construção da casa própria.

4) Solicitar que eles, mentalmente, escolham um desses eventos.5) Pedir, após a escolha, que eles reflitam por alguns minutos sobre as dificuldades para

realizá-los, o que foi necessário enfrentar, o tempo que foi necessário para conseguir, as tentativas e erros...

6) Convidar um voluntário para relatar a sua história.7) Estabelecer relação entre a realização do sonho do voluntário com as etapas do processo

de planejamento: atingir uma realidade desejável, identificação dos recursos disponíveis e recursos ainda necessários, estabelecimento de prioridades e metas, elaboração de um plano simplificado (ou mesmo estruturado, como a planta de uma casa); identificar os responsáveis pela realização do sonho, o tempo para sua realização e se os resultados alcançados foram satisfatórios. Demonstrar a importância de serem estabelecidos padrões para que a pessoa possa considerar os resultados como positivos e/ou negativos.

8) Convidar os presentes a refletir sobre a natureza do processo de planejamento: como ele faz parte da nossa vida e nós não percebemos - planejamos até para ir ao supermercado: o que vamos comprar, quanto queremos gastar, se vamos pagar à vista ou a prazo, se

precisaremos passar antes no banco ou se iremos a este, ou àquele supermercado por ser mais próximo da nossa casa ou do trabalho.


OFICINA D - Planejamento: importância e utilização

Objetivo: incentivar a comunidade escolar e demais interessados a utilizarem inten-sivamente técnicas de planejamento nas atividades admistrativas e pedagógicas.

Pauta:15 m - apresentação45 m - sensibilização45 m - referêncial teórico15 m - intervalo90 m - dinâmica30 m - avaliação

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9) Solicitar que os presentes reflitam individualmente e comentem em voz alta, se preferir, sobre questões como:

a) Por que estamos sempre planejando?b) Por que é importante estudar planejamento?c) Qual a diferença do nosso planejamento pessoal para o planejamento da escola?

SENSIBILIZAÇÃO: A vaca (adaptação de dinâmica publicada pelo Centro de Capacitação daJuventude).

Objetivo da atividade: refletir sobre a importância da discussão, integração de idéias e coorde-nação das atividades individuais na realização de um objetivo comum.


Material: papel metro, lápis coloridos, tesouras, cola, fita adesiva, cartões com os pedaços deuma vaca: cabeça; rabo, tronco, perna dianteira direita, perna dianteira esquerda, perna traseiradireita, perna traseira esquerda, orelha direita, orelha esquerda olho direito, olho esquerdo, narinase boca.


1) Solicitar a treze voluntários que participem da montagem de uma “obra de arte” chamada a vaca.

2) Distribuir os cartões com as partes indicadas para cada um dos participantes e pedir a eles para desenharem e recortarem cada parte para uní-las e formar a vaca.

3) Solicitar que os voluntários montem a vaca em papel metro, especialmente afixado em lugar visível.

4) Analisar na plenária o resultado da “obra de arte”. O que resultou? Uma vaca ou um monstro? Está bonito ou feio? O que levou a vaca a ficar desse jeito? Será que às

vezes não fazemos a mesma coisa com a escola, cada um desenhando uma parte que não combina com o todo?...

5) Solicitar depois que a equipe indique o que poderia ser melhorado para se obter um melhor resultado.

6) Finalizar introduzindo a atividade seguinte.

Dica:Alguns elementos que devem ser colocados para melhorar o resultado de uma ação coletiva, casoa equipe exclua alguns deles: comunicação, objetivo comum (não é qualquer vaca: ela deve tertamanho, cor, forma homogêneos) antecipação das ações individuais do planejamento (todos sabe-rão o que terão que fazer para atingir o objetivo). Compromisso individual para fazer a tarefa notempo certo e dentro do que foi previamente combinado (mesmo planejando coletivamente, se osindivíduos não se comprometem no momento da execução o resultado ainda pode ser desastroso).

REFERENCIAL TEÓRICO: Transparências

Objetivo da atividade: discutir técnica de planejamento participativo, incentivando a sua utilização naprática cotidiana da escola.


Material: aparelho retroprojetor e lâminas de transparências. Podem ser também utilizadas apos-tilas individuais com o conteúdo das lâminas.


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1) Apresentar as lâminas, analisando o seu conteúdo e tirando as dúvidas dos participantes, no momento que ocorrerem.

2) Estabelecer sempre que possível, relações com o que já foi vivenciado pela equipe durante a oficina.

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O QUE É PLANEJAMENTO?

É um processo que começa com os objetivos e define os planos para alcançá-los.Consiste em tomar decisões antecipadamente. Essas decisões são formuladas nopresente para serem postas em prática no futuro. Assim, o processo de planejamentoenvolve a definição de objetivos e os meios para atingí-los.

POR QUE PLANEJAR?

Para enfrentar situações que fatalmente acontecerão, evitando problemas. Ex.: Executar os recursos do caixa escolar.

Para criar um futuro desejável. Ex.: Reduzir os números de alunos reprovados.

Para coordenar fatos entre si. Ex.: Desenhar uma vaca coletivamente ou implantar uma nova metodologia de ensino.

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PARA QUE ANALISAR O CONTEXTO

Para identificar:

condição atual (detectar pontos fortes e fracos dos elementos envolvidos); recursos necessários para o que se pretende (disponíveis e que precisarão ser conseguidos); fatores limitadores de ações (o que podemos interferir e melhorar; o que não depende de nós, mas podemos conviver com suas deficiências; o que não depende de nós, mas precisamos e podemos provocar a mudança, o que depende de nós).

POR QUE DEFINIR OBJETIVOS?Para:

direcionar esforços.

orientar o trabalho de indivíduos e organizações.

estabelecer um resultado que se pretende atingir.

condicionar a forma e o conteúdo de planos que possibilitem a sua realização.

POR QUE DEFINIR MEIOS PARA EXECUÇÃO DO PLANEJAMENTO?

porque os recursos são limitados. pela necessidade de definir a melhor forma de utilizar os recursos disponíveis. para estabelecer responsáveis e prazos para execução das atividades. para permitir a busca de recursos materiais e humanos necessários, mas aparentemente

não disponíveis, para realizar os objetivos.

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POR QUE DEFINIR MEIOS DE ACOMPANHAMENTO?

Para:avaliar o objetivo estabelecido e o resultado alcançado.permitir a análise dos fatores que contribuíram e/ou atrapalharam os resultados.permitir o replanejamento de objetivos.facilitar a discussão racional sobre a execução do plano.

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ASPECTOS FUNDAMENTAIS NO PROCESSO DE PLANEJAMENTO

definir os responsáveis por ação, no plano.incentivar que o(s) responsável(is) pela ação elabore(m) seu(s) subplano(s).definir o(s) responsável(is) pelo acompanhamento do(s) plano(s) e subplano(s).garantir o amplo diálogo sobre as dificuldades de execução do plano: o acompanhamentonão existe para punir pessoas, mas, sobretudo, para permitir uma avaliação das ações

e a superação das dificuldades.planejar ações e atividades possíveis de acontecer com os recursos disponíveis e no

tempo necessário.

SISTEMATIZANDO O PROCESSO DE PLANEJAMENTO

Por uma questão de memória, aperfeiçoamento constante e divulgação do processo de planejamen-to, etapas planejadas devem ser condensadas em um documento. Assim, teríamos o seguinteconjunto de tópicos constituintes desses documentos:

1. Título (objetivo).2. Justificativa (análise do contexto).3. Objetivos (resultados esperados).4. Metodologia (meios para a execução: plano com ações, datas e

recursos apresentado anteriormente).5. Conclusão (outros passos que poderão ser seguidos quando os

objetivos forem atingidos; outros aspectos relevantes).

Esse documento podeser bem simples. O im-portante é sintetizar o tra-balho que será feito, vi-sando a compreensãode todos os envolvidos.

RESULTADO DO PROCESSO DE PLANEJAMENTO

Por uma questão de memória e divulgação do trabalho da escola e de seus participantes, são extrema-mente importantes o acompanhamento e a avaliação dos resultados alcançados com as ações daescola, tenham sido elas planejadas formal ou informalmente.Esse resultado também deve ser sistematizado em um documento ou relatório, cujo conteúdo pode sero que segue:

1. Título (avaliação do “título do planejamento”).2. Situação anterior (contexto que motivou o planejamento da ação).3. Resultados esperados (objetivos do planejamento).4. Resultados alcançados (avaliação da execução do plano).5. Conclusões (comentários sobre o que foi bom, ruim e o que precisa melhorar para atingir os resultados planejados).

Disponíveis

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DINÂMICA: antecipando o futuro

Objetivo da atividade: exercitar técnicas de planejamento em ações cotidianas da escola.

Tempo aproximado: 90 minutos


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Material: papel ofício, canetas, fita adesiva, seis a oito folhas de papel metro e canetas tipohidrocor para montar cartazes.

Processo de trabalho

1) Dividir os participantes em quatro ou seis equipes de seis a oito integrantes.

2) Solicitar que as equipes identifiquem um sonho comum que os participantes têm em relação à escola e que eles próprios possam se responsabilizar pela execução.

3) Solicitar a montagem de um plano para que o sonho possa se tornar realidade.

4) O plano e subplanos, conforme modelo apresentado, devem ser elaborados no papel metro e apresentados em plenária. Essa apresentação deve ocorrer, no máximo, após

sessenta minutos do início da atividade.

AVALIAÇÃO: Enquete

Objetivo da atividade: avaliar o processo de planejamento da escola.


Material: canetas e folhas de papel ofício, fita adesiva.


1) Fixar as questões norteadoras em lugar visível:

I. Como acontece o planejamento na nossa escola nos aspectos administrativos pedagógico?

II. O que precisamos melhorar no nosso processo de planejamento?

III. O que devemos manter no nosso processo de planejamento?

IV. O plano que elaboramos pode ser executado?

2) Solicitar que cada participante, pense sobre as questões, e dê respostas escritas em folhas diferentes.

3) Em plenária, solicitar aos participantes a leitura das questões, e que elas sejam fixadas abaixo das respectivas questões. Não permitir críticas da equipe às respostas individuais

nesse momento.

4) Finalizar, analisando com a equipe o conteúdo das respostas: São semelhantes? Muito divergentes? É possível de serem implementadas? Como vamos agir daqui para frente em relação ao planejamento escolar?


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OFICINA E - Reuniões eficazes

Objetivo: discutir técnicas que permitam o desenvolvimento de reuniões produtivas, e maioreficácia na organização e integração do trabalho coletivo.

Pauta:1. Atividade de apresentação: reunião... mais uma

2. Atividade de sensibilização: nós e as reuniões

3. Atividade de referencial teórico: transparências

4. Atividade de dinâmica: como queremos nossas reuniões

5. Atividade de avaliação:reuniões por que precisamos delas.

Público alvo: diretores, professores, líderes estudantis, funcionários, membros do Conselho/Colegiado Escolar, representantes da comunidade local, técnicos da secretaria deeducação e demais interessados.


Habilidades requeridas para os facilitadores: compreensão teórica e/ou prática do tema a sertrabalhado.

Duração: 2 horas

Recursos Necessários:







7. Pincel atômico;



10. Bloco de notas;

11. Fitas adesivas;12. Colas.


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APRESENTAÇÃO: Reunião... mais uma

Objetivo da atividade: Introduzir a oficina “reuniões eficazes”, iniciando os trabalhos.


Material: Cartaz contendo o objetivo da oficina e as atividades que serão desenvolvidas pelaequipe.


1) Cumprimentar os presentes, sintetizando os motivos para a realização do encontro. É indicado auto-apresentação do facilitador e dos presentes.

2) Questionar a equipe o porquê de mais essa reunião.3) Apresentar o cartaz, contendo o objetivo e a pauta prevista para oficina. Fazer um

pequeno comentário sobre o conteúdo das atividades e o tempo previsto para cada.

CARTAZ: sugestão

SENSIBILIZAÇÃO: Nós e as reuniões

Objetivo da atividade: refletir sobre: os sentimentos, as impressões, concepções individuais ereuniões que acontecem na escola.


Material: folha de papel e canetas.

Processo de Trabalho:

1) Solicitar que os participantes expressem com um desenho o tema “eu e as reuniões da nossa escola”.

2) Solicitar em plenária que voluntários apresentem seus desenhos e a interpretação que deram ao tema proposto.

3) Instigar à medida que as pessoas apresentem seus desenhos, a reflexão da plenária sobre a importância das reuniões para a qualidade das decisões democráticas e a própria

importância da participação para a qualidade da escola. Discutir as posturas pessoais, o processo de comunicação durante as reuniões e a atenção dos participantes. Antecipar

tópicos que serão sistematizados com as transparências despertando o interesse para o conteúdo que será trabalhado em seguida.


OFICINA E - Reuniões eficazes

Objetivo: discutir técnicas que permitam o desenvolvimento de reuniões produtivase maior eficácia na organização e integração do trabalho coletivo.

Pauta:15 m - reunião... mais uma20 m - nós e as reuniões20 m - transparências15 m - intervalo40 m - como queremos nossas reuniões10 m - reuniões: para que precisamos delas.

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Dica:

Aproveite o momento de descontração para antecipar a discussão de tópicos importantes que serão sistema-tizados com as transparências. Procure despertar o interesse para o conteúdo que será trabalhado, de carátermuitas vezes óbvio, mas importante para a eficácia de encontros coletivos.


Objetivo da atividade: sistematizar dicas importantes para a condução de reuniões eficazes.


Material: aparelho retroprojetor e transparências. Também podem ser utilizadas apostilas indivi-duais com o conteúdo das lâminas.

Processo de trabalho:1) Apresentar as transparências, analisando o seu conteúdo e tirando as dúvidas dos

participantes, no momento que ocorrerem.

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GGERIR, Salvador, v. 7, n. 22, p. 23-47, nov./dez. 2001.

COMO PODEMOS CLASSIFICAR AS REUNIÕES

1. FUNCIONAIS: fazem parte da estrutura normal e permanente de uma organização. Ex.: reuniões de conselho ou colegiado, reuniões de atividade complementar.

2. OPERACIONAIS: estabelecem-se por um tempo e um objetivo limitado. Quando o objetivo é atingido,desaparecem para serem eventualmente substituidas por outras, respondendo a novas preocupações.Ex.: reuniões anuais de planejamento, reuniões para resolver problemas específicos.

COMO O COORDENADOR PODE PREPARAR REUNIÕES MAIS EFICAZES?

Desenvolvendo uma pauta que contenha o objetivo da reunião, as atividades que serão desenvolvidas e duração; Divulgando a pauta com no mínimo uma semana de antecedência; Expedindo convite para a reunião, contendo a pauta, o horário, a data, o local e o objetivo da reunião; Desenvolvendo documentos que norteiam a discussão, despertem a atenção sobre

determinado tema ou sirva de ponto de partida para a construção coletiva; Distribuindo antecipadamente documentos que serão discutidos; Usando os vários meios de comunicação para convocar os interessados: bilhete, cartaz, faixa, lembretes

(em ponto de ônibus ou no supermercado, açougue, quitanda), nota no jornal do bairro, ou na emissora de rádio local, quadro de avisos, comunicação verbal - boca a boca.

REUNIÃO PARA QUÊ?

Para que pessoas com objetivos comuns possam trocar informações e/ou legitimardecisões de forma democrática.

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COMO COORDENAR REUNIÕES MAIS EFICAZES

Identificando o secretário da reunião para elaborar a ata; Solicitando ao secretário que, com base na ata, resuma as questões discutidas e soluções

estabelecidas, anotando-as no papel metro (flip-chart) e divulgue-as; Estabelecendo acordos entre membros da equipe sobre objetivos e procedimentos da reunião. Comportando-se de forma imparcial e atento com a equipe; Estimulando a participação de todos os membros em igualdade de condições, sem ter receio de

expor posições contrárias; Legitimando as idéias que surgem; Conduzindo as discussões de modo ético, cordial e solidário; Esgotando a discussão do assunto antes de proceder a votação; Definindo como as decisões poderão ser implementadas; Promovendo a avaliação da reunião, melhorando-a no próximo encontro.

QUAL O PAPEL DO SECRETÁRIO?

Durante a reunião:Ler a ata da reunião.Observar o tempo previsto para cada atividade indicada na pauta.Anotar resultados - conclusões.

Após a reunião:Divulgar resultados da reunião no mural da escola, boletim informativo interno e externo.

COMUNICAÇÃO INTERPESSOAL: CARACTERÍSTICAS DESEJÁVEIS EM UMA REUNIÃO EFICAZ

respeito com o interlocutor: seja um bom ouvinte;idéias mentalmente claras, antes de expressá-las em voz alta;definição do real objetivo da comunicação;considerações ao ambiente e às pessoas;coerência entre a linguagem verbal e não verbal;considerações dos interesses e conhecimentos do interlocutor;verificação e acompanhamento dos efeitos da comunicação;demonstração de interesse pelo interlocutor, mantendo contato visual;concisão, precisão e clareza;compeensão mútua.

COMO EVITAR O DESPERDÍCIO DE TEMPO DURANTE AS REUNIÕES?

Verifique se existe razão para realizar a reunião. O objetivo da reunião deve justificar a sua realização. Cancele reuniões programadas sem objetivos justificáveis.

Garanta que todos tenham a posse da pauta, se não for possível cópias individuais aos partici-pantes, fixe um grande cartaz no local da reunião. Estabeleça um tempo para a reunião e cumpra-o.Certifique-se de que os participantes presentes à reunião foram avisados com antecedência para

que assim possam trazer o necessário para a realização da atividade programada.

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DINÂMICA: como queremos nossas reuniões

Objetivo da atividade: entender como acontecem as reuniões na escola e identificar alternati-vas para torná-las eficazes.


Material: papel ofício, canetas, uma cópia dos questionários 1, 2, 3 e 4 para cada participante.


1) Dividir os participantes em quatro equipes e solicitar que respondam os questionários sob sua responsabilidade, discutindo cada uma da questões até chegar a um consenso.

2) Pedir em plenária, que as equipes apresentem as conclusões do seu trabalho. Após a apresentação discutir como foi a reunião da equipe em relação aos aspectos discutidos.

Questionário 1

1) Houve um coordenador no processo? No que ele contribuiu?2) Houve um secretário para essa reunião nas equipes? Qual sua importância?3) Foi identificado um objetivo na reunião da equipe, ele era comum a todos os membros?4) Como aconteceu o processo de comunicação interpessoal na equipe?5) A equipe atingiu o objetivo?


DETALHES IMPORTANTES

Chegar com antecedência de pelo menos trinta minutos: a reunião deve começar no horário.

Checar a hora em um relógio que deve ficar bem à vista de todos.Chamar a atenção para a pauta toda vez que houver desvios.Escolher um local convenientemente equipado e de tamanho apropriado.Evitar horas de baixa energia corporal, como logo após o almoço.Discutir os itens mais importantes no começo, quando as pessoas estão mais alertas.Evitar que ligações telefônicas sejam transferidas para a sala de reuniões.Testar os equipamentos antes da reunião.Evitar debate paralelo ou conversa privada: são improdutivos.Obedeça o quorum sob pena de invalidar os resultados da reunião.

COMO É POSSÍVEL IDENTIFICAR UMA REUNIÃO EFICAZ?

Avaliando a proximidade entre o objetivo previsto e os resultados alcançados ao final da reunião.

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Questionário 2

1) Como acontecem as reuniões na nossa escola?2) O ambiente é propício para apresentar qualquer tipo de idéia?3) Todos têm oportunidade de participar? Comente.4) De que forma acontece o processo de comunicação nas reuniões da escola?5) Para quem os membros olham ao falar?

Questionário 3

1) Que comentário pode ser feito sobre os resultados das nossas reuniões?2) Nossas reuniões são eficazes? Por quê?3) O tempo dispensado nas nossas reuniões é bem aproveitado?4) Os pontos mais importantes da pauta são discutidos?5) Como a equipe se comporta durante as reuniões?

Questionário 4

1) Nossas reuniões têm objetivos definidos?2) Decisões são tomadas durante as reuniões?3) Como acontece a organização das reuniões?4) Como as reuniões são conduzidas?5) Qual a atitude dos participantes sobre as reuniões?

Questionário 5

1) Como acontece o relacionamento entre os participantes das reuniões?2) As reuniões são produtivas?3) Em geral, as pautas são adequadas para as reuniões?4) Como a equipe se comporta durante as reuniões?5) Como acontece a coordenação das reuniões?

AVALIAÇÃO: reunião: para que precisamos dela?

Objetivo da atividade: avaliar a importância das reuniões para a equipe e sua disposição paraque elas se tornem mais eficazes.


Material: canetas coloridas, folhas de papel ofício e fita adesiva.


1) Solicitar que, individualmente, os participantes expressem como se sentiam em relação às reuniões da escola e qual sua condição atual em relação ao tema.

2) Solicitar em plenária que alguns voluntários expressem suas respostas.

3) Analisar, com a equipe, o conteúdo das respostas: queremos melhorar nossos encontros na escola? Por que é importante melhorar a qualidade das nossas reuniões? Podemos melhorá-las? O que precisamos fazer?


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OFICINA F - Portifólio escolar: preservar o passado é construir o futuro

Objetivo: despertar a importância de registrar as ações da escola como fonte de informaçãohistórica e, consequentemente, diagnosticar a situação presente da escola e o pensar sobresituações futuras desejáveis, corrigindo erros e reforçando acertos.

Pauta:1. Atividade de apresentação: vamos lá?2. Atividade de sensibilização: jogo da memória3. Atividade de referencial teórico: transparências4. Atividade de dinâmica: exercitando o registro da nossa história5. Atividade de avaliação: o que queremos?

Público alvo: diretores, professores, líderes estudantis, funcionários, membros do Conselho/Colegiado Escolar, representantes da comunidade local, técnicos de Secretaria de Educação edemais interessados.


Habilidades requeridas para os facilitadores: compreensão teórica e/ou prática do tema a sertrabalhado.

Duração: 2 horas

Recursos Necessários:







7. Pincel atômico;



10. Bloco de notas;

11. Revistas velhas;

12. Cola;

13. Fita adesiva.


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APRESENTAÇÃO: Vamos lá?

Objetivo da atividade: introduzir a oficina “Portifólio Escolar: preservar o passado é construir ofuturo”.


Material: cartaz contendo o objetivo da oficina e as atividades que serão desenvolvidas pelaequipe.


1) Cumprimentar os presentes, sintetizando os motivos para a realização do encontro. É indicado auto-apresentação do facilitador e dos presentes.

2) Questionar o significado da frase “preservar o passado é construir o futuro” para a escola.3) Apresentar o cartaz, contendo o objetivo e a agenda prevista para oficina. Faça um pequeno comentário

sobre o conteúdo das atividades e o tempo previsto para cada uma delas.

CARTAZ: sugestão

SENSIBILIZAÇÃO: Jogo da memória

Objetivo da atividade: refletir sobre a importância das experiências e conhecimentos acumula-dos para a realização de ações na escola.


Material: folha de papel metro, revistas velhas, cola, lápis, canetas coloridas e fita adesiva.


1) Formar equipes com seis a oito membros.2) Solicitar que cada equipe, utilizando a memória, liste fatos e ações importantes acontecidas

na escola nos últimos cinco anos. Vence o jogo quem listar o maior número de fatos e ações no prazo estabelecido (recomendamos dez mutos, utilizando o tempo restante para a apuração dos resultados e comentários).

3) Solicitar em plenária que as equipes relatem as ações e fatos que lembraram. A própria equipe deve ser o juiz, validando as respostas. Vence o jogo a equipe que tiver o maior número de respostas válidas.


OFICINA F- Portifólio Escolar: preservar o passado é construir o futuro

Objetivo: despertar a importância de registrar as ações da escola como fonte de informaçãohistórica e, consequentemente, diagnosticar a situação escolar presente e o pensar sobresituações futuras desejáveis, corrigindo erros e reforçando acertos.

Pauta:15 m - vamos lá?20 m - jogos de memória10 m - transparência15 m - intervalo30 m - exercitando o registro da nossa história30 m - o que queremos?

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4) Perguntar ao encerrar o jogo, aos participantes, o que chamou mais lhe chamou atençãonesse jogo: todos lembravam de todos os fatos? Muitos fatos foram esquecidos? Por que aspessoas esquecem? E quando as pessoas que viveram esses fatos forem embora o

que acontecerá com a memória da escola? Como a escola pode preservar sua memória? Qual a importância de preservar a história da escola?

5) Finalizar introduzindo a próxima atividade.


Objetivo da atividade: discutir aspectos importantes na construção do portifólio escolar.


Material: aparelho retroprojetor e transparências. Podem ser também utilizadas apostilas indivi-duais com o conteúdo das lâminas.


Apresentar as transparências, analisando o seu conteúdo e tirando as dúvidas dos participantes, no momento que ocorrerem.

TRANSPARÊNCIA 1

TRANSPARÊNCIA 2


PARA QUE SERVE O PORTIFÓLIO ESCOLAR?

O Portifólio Escolar pode ser utilizado pela comunidade escolar para:

demonstrar para a comunidade escolar, inclusive pais, técnicos da secretaria, agências financeiras, e para si mesmo, as suas conquistas e realizações;

servir como referência para a análise da escola nos seus vários momentos;possibilitar a avaliação do seu desempenho no tempo: a realização de sonhos, objetivos

e metas concretas, aspecto físico, material pedagógico e admistrativo;facilitar a sugestão e implementação de ações concretas, fundamentadas pelo registro da

realidade existente.

QUE É PORTIFÓLIO ESCOLAR:

Portifólio Escolar é como portifólio do artista... É uma coleção dos trabalhos realizados através dotempo. O Portifólio Escolar é um instrumento de memória que mostra o trajeto da escola: ondecomeçou, andou e chegou através do tempo.

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TRANSPARÊNCIA 3

TRANSPARÊNCIA 4

TRANSPARÊNCIA 5

TRANSPARÊNCIA 6


COMO SE CONSTRÓI O PORTIFÓLIO ESCOLAR?

Essencialmente se constrói o Portifólio sobre o tempo: colecionando, registrando e documentandotudo que a comunidade escolar quer recordar sobre o seu desempenho ao longo do ano letivo, àmedida que as ações acontecem, os resultados estão disponíveis.

QUAIS ELEMENTOS CONSTITUEM O PORTIFÓLIO?

O portifólio é um conjunto abrangente. A escola deve decidir sobre os elementos importantes desua trajetória que devem ser registrados. Nossa sugestão é que ele o portifólio complete os seguintesaspectos:

ensino: conteúdo curricular, métodos de ensino e avaliação do aluno;aprendizagem: número de aprovados e reprovados por disciplina e séries, número de

evadidos por turmas e séries, atividades realizadas para implementar a aprendizagem: reforço escolar, monitoria, qualificação do professor...

infra-estrutura: banheiros, equipamentos, móveis, pessoal docente e técnico;ações: passeios, jogos, atividades extra-curiculares, reuniões de planejamento, gincanas,

equipes de trabalho, projetos...lições: resumo do que foi importante para a escola ao longo do ano. Ex.: Como foi possível

reduzir a reprovação. Por que aumentou a indisciplina... É importante documentar o como

QUEM É RESPONSÁVEL PELO PORTIFÓLIO ESCOLAR?

Qualquer membro da comunidade escolar pode contribuir com a construção do Portifólio. O ideal éque uma equipe de duas ou três pessoas seja responsável pelo Portifólio, dividindo entre si as ativida-des necessárias para a sua construção e/ou sistematização.

QUAIS AS FORMAS DE APRESENTAÇÃO DO PORTIFÓLIO?

Álbum: contendo fotos, gráficos e pequenos comentários.Relatório: contendo texto, algumas tabelas, gráficos e/ou fotos.Filme: contendo um roteiro que mostra em fita a história da escola naquele ano.CD Rom ou página na Internet: contendo as informações relevantes sobre as atividades da escola,facilitando o acesso de interessados.Mural: apresentando à comunidade escolar as suas ações.Outras: combinações dessas estruturas ou outras formas criativas de preservar a memória da escola,sem perder a perspectiva de utilizar a experiência para melhorar o futuro.

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DINÂMICA: Exercitando o registro da nossa história.

Objetivo da atividade: exercitar a criatividade no processo de registro da vida escolar.


Material: papel ofício, canetas coloridas, revistas velhas, colas, tesouras, fitas adesivas.


1) Dividir os participantes em equipes com seis a oito membros.2) Solicitar que os participantes, exercitando a memória e a criatividade, estruturem um

portifólio com as ações (ou um fato específico) dentre aqueles já identificados anteriormente ou com todos eles, a critério da equipe.

3) Pedir em plenária, que as equipes apresentem os portifólios construídos. À medida que as histórias forem contadas, estabelecer interlocução com os participantes perguntando como foi o processo de construção do portifólio simplificado, o porquê de ter sido escolhido determada forma de apresentação, que outras ações a equipe colocaria num portifólio

real e que outras formas a equipe identificaria como possíveis para o portifólio da escola.

Dica:Como na vida real, os recursos disponíveis são sempre limitados. Procure incentivar os partici-pantes a utilizar soluções criativas às limitações de tempo e de material na condução dessarealidade.

AVALIAÇÃO: o quê queremos?

Objetivo da atividade: avaliar, em conjunto, se as ações da escola estão sendo devidamenteregistradas e se a forma de registro é a mais indicada pela comunidade escolar.


Material: folhas de papel metro, ofício e fita adesiva ou cavalete (flip chart) para permitir a escritae exposição do que estará sendo escrito.


1) Proceder em plenária, uma tempestade de idéias com os participantes. Utilizem uma pergunta geradora como a do exemplo. Lembrar que na tempestade de idéias, críticas,

comentários e posicionamentos pessoais devem ser analisados e discutidos apenas no final; deixar a equipe à vontade para responder das mais variadas formas a questão geradora.

Qual a melhor forma de registrar nossas histórias?

2) Selecionar com a equipe, com base nas respostas, as alternativas complementares e que melhor reflitam o desejo coletivo para o registro da sua história. Utilizar como critério

de seleção a possibilidade de execução de ações e a existência de recursos e pessoas disponíveis para concretizar a idéia.

3) Finalizar indicando a utilização, ou mesmo utilizando, a técnica do 4W2H para possibilitar a execução da idéia. Indique as razões da necessidade de serem respondidas as

seguintes questões para que a idéia seja concretizada:

1. O Quê (what) foi decidido?2. O Quê (why) motivou essa decisão?3. Quem (who) é o responsável por implementar a decisão, realizando as tarefas?4. Quando (when) os responsáveis devem apresentar as tarefas prontas?5. Quanto (how much) deve ser gasto para realizar a tarefa e de onde virão os recursos?6. Como (how) deve ser realizada a tarefa?


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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

(literatura recomendada para aprofundamento)

BARRA, R. Trabalho em equipe: guia prático para formar equipes eficazes. Rio de Janeiro : Qualitymark,1993. 43p. (Comentário: livro de bolso, resume de forma clara e direta métodos e técnicas de utilização naresolução de problema em equipe).

CABRAL, Amorim, C. de. et al. Planejamento educacional e suas estratégias básicas. Gestão em Rede,n.7, p. 11-15. Curitiba, maio/1998. (Comentário: texto acessível que trata a questão do planejamento naescola de forma direta e clara, fundamentando a sua prática cotidiana).

CEAE/UFRJ. Programa de Apoio a Melhoria do Ensino Municipal: capacitação de diretores de escola.Rio de Janeiro : UFRJ, 1999. 24p. (Comentário: conjunto de textos especialmente preparados para a melhorfundamentação teórica do trabalho dos dirigentes de unidade de ensino).

COSTA, R. M. C. et al. Como praticar 5S na Escola. Belo Horizonte: UFMG, 1996. 147p.(Comentário: livroque conta a experiência da Fundação Cristiano Ottoni na ajuda a escolas, em Belo Horizonte, no desenvolvimentoda qualidade total, tendo como base os princípios do 5S).

CHANG, Richard Y. Construindo uma equipe de sucesso. Tradução Eduard Lasserre – São Paulo; Futura,1999.

CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da admistração. edição compacta 2 ed, - Rio de Janei-ro: Campus, 1999.

D’SOUZA, A. Torne-se um líder: estratégias para uma liderança efetiva. São Paulo : Edições Loyola, v.1 ,1996. 214p. (Comentário: sintetiza de forma clara e concisa princípios fundamentais no trabalho em equipe:liderança, reuniões, motivação, dinâmica de equipe e planejamento).

FISCMANN, A. A.; Almeida, M. I. R. Planejamento Estratégico na Prática. São Paulo: Atlas, 1991. 149p.(Comentário: discute a questão do planejamento estratégico enfatizando o seu aspecto prático; ideal parauma fundamentação sobre o tema).

MAXIMIANO, A. C. A. Introdução à admistração. São Paulo : Atlas, 1995. 447p. (Comentário: permite oentendimento integrado dos diversos aspectos da ciência da admistração, instigando o leitor ao aprofundamento,em obras específicas, dos conceitos e teorias nele introduzidos).

OLIVEIRA, M. A. Escola ou empresa? Petropolis : Vozes, 1998. 174p.(Comentário: discute o impacto doprograma de qualidade total em escolas públicas meiras; analisa criticamente o significado do conceito dequalidade na escola).

PELEGRINI, M. Z.; Gschwenter, E. S. A nova escola pública. Gestão em Rede, n. 1, p. 8-14, Curitiba,set.1997. (Comentário: aborda as conceitos sobre as demandas que a sociedade tem em relação à da escolapública e a forma de sua atuação nos dias atuais).


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A FORÇA DA EQUIPE: GESTÃO COMPARTILHADA COMO UM ... forca equipe II.pdf · 25 é chamada de diretiva. Nela, o líder estabelece os objetivos de toda a organização, define o que