TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

CORREGEDORIA GERAL DA JUSTIÇA DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

AGENDAMENTOS E CANCELAMENTOS DE APRESENTAÇÕES, E CONSULTA

DE PERICULOSIDADE

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ÍNDICE

APRESENTAÇÃO__________________________________________ pág. 3 I) AGENDAMENTO DE APRESENTAÇÕES DE INTERNOS ________ pág. 4 1) Passo a passo do Agendamento padrão _____________________ pág. 4 II) ALTERAÇÕES NO SIPEN _________________________________ pág. 11 1) Motivo do agendamento __________________________________ pág. 11 2) Prazo de antecedência do agendamento _____________________ pág. 11 1ª HIPÓTESE: Agendamentos com antecedência superior a 01 semana (07 dias corridos) ____________________________________ pág. 12 2ª HIPÓTESE: Agendamentos com antecedência inferior a 01 semana e superior a 72 h _____________________________________ pág. 14 3ª HIPÓTESE: Agendamentos com antecedência inferior a 72h _______________ pág. 17 3) Coincidências de agendamentos para apresentação de um mesmo interno, na mesma data (mesmo Fórum ou Fórum distinto / outro Órgão): ____________________________ pág. 21 1ª HIPÓTESE: Solicitação de agendamento do mesmo interno já agendado para a mesma data e por juízo situado no mesmo Fórum ____________ pág. 21 2ª HIPÓTESE: Solicitação de agendamento do mesmo interno já Agendado para ser apresentado na mesma data e em Fórum distinto / outro Órgão ______________________________________ pág. 26 4) Comprovante de agendamento e agendamento não efetivado _____________________________________________ pág. 30 5) Consulta, alteração e cancelamento dos agendamentos ________ pág. 33 6) Informação do grau de periculosidade ______________________ pág. 36 7) Divergência: Dados declarados X Dados certificados __________ pág. 39 8) Links __________________________________________________ pág. 41 9) Dúvidas e sugestões _____________________________________ pág. 41

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APRESENTAÇÃO

Sr. Usuário,

Neste documento estão descritas as informações necessárias para possibilitar a

realização de agendamento de apresentações externas através do SIPEN, com destaque

para as alterações implementadas, incluindo aquelas promovidas com observância do

disposto na Resolução TJ/OE nº 45/2013. O tutorial elaborado está dividido em duas partes

principais, sendo:

I) Agendamento de Apresentação de internos: onde estarão descritos os

procedimentos para o cadastramento de um agendamento padrão;

II) Alterações no SIPEN: onde serão destacadas e detalhadas as alterações de

regras, critérios e outras novidades do SIPEN, bem como o caminho a ser adotado na

operação do sistema, caso a caso.

As novidades mencionadas alteram alguns procedimentos para a inclusão e o

cancelamento de agendamentos de internos da SEAP. Além disso, novas informações serão

disponibilizadas nas telas do SIPEN e nos documentos emitidos pelo sistema, a fim de

auxiliar as serventias que utilizam as ferramentas disponibilizadas.

A seguir, são listadas as principais alterações que estarão implantadas a partir de 14/04/2014.

PROCEDIMENTO PARA A REALIZAÇÃO DE AGENDAMENTO;

Motivo do agendamento;

Coincidências de agendamentos para a apresentação de um mesmo interno, na mesma

data (mesmo Fórum ou Fórum distinto / outro Órgão);

Prazo de antecedência do agendamento;

Cancelamento de agendamentos.

LAYOUT E INCLUSÃO DE DADOS EM TELAS DO SIPEN E NOS DOCUMENTOS DE CONFIRMAÇÃO EMITIDOS PELO SISTEMA;

Grau de periculosidade do interno; dados do agendamento; unidade de alocação

(acautelamento); apresentação de ressalvas relativas ao prazo de antecedência e às

coincidências de agendamento para o mesmo interno e mesma data; foto do interno; outros

nomes e apelidos (vulgos) do interno, informações de divergências relativas à identificação

do interno (dados declarados X dados certificados).

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I) AGENDAMENTO DE APRESENTAÇÕES DE INTERNOS

1) Passo a passo do Agendamento padrão:

a) No menu principal, no módulo "Movimentação" selecionar a opção "Pauta OnLine >>

Agendar Apresentação Externa".

Será exibida a seguinte tela:

BOTÕES Pesquisar Efetua a pesquisa de acordo com o parâmetro mencionado;

Limpar Limpa os campos, deixando a tela pronta para uma nova pesquisa;

b) Realizar a pesquisa para a localização do preso pelo RG ou pelo Nome do interno,

com as seguintes características:

A busca será efetuada tanto nos “Dados Declarados na GRP” como nos “Dados

Certificados pelo SEI”; A busca por Nome:

• Requer no mínimo 2 nomes;

• Faz a procura “iniciando com” (necessário respeitar a ordem de prenomes e

sobrenomes na pesquisa).

b.1) Se a pesquisa não localizar nenhum registro com o critério de pesquisa

mencionado, o sistema exibe a seguinte mensagem:

Atenção

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O sistema pode emitir uma declaração de “Não Consta” para atestar a consulta efetuada.

b.2) Se a pesquisa localizar mais de um registro, o sistema exibirá uma lista de

Cadastrados. Essa lista pode ser paginada de 10 em 10 resultados, de acordo com a quantidade

de itens localizados e exibe alguns dados pessoais sobre os internos, com o intuito de diferenciá-

los, principalmente em caso de homônimos.

c) Após ser localizado o interno, é preciso verificar a situação do registro no sistema:

c.1) INTERNO FORA DO EFETIVO ATUAL

São internos com situação diferente de ATIVO, EM BAIXA HOSPITALAR ou

ACAUTELADO. É possível consultar o registro do interno. Clicando no botão da coluna

Consultar. O sistema exibe a tela de consulta, não sendo possível nenhum tipo de edição de

dados.

É possível, ainda, gerar a declaração de “Não Consta”, clicando em na coluna de

declaração Não consta;

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c.2) INTERNO DO EFETIVO ATUAL

São internos com situação igual a ATIVO, EM BAIXA HOSPITALAR ou

ACAUTELADO.

O usuário deverá clicar no botão , da coluna Consultar, para visualizar o registro do

interno. Surgirá a tela abaixo:

BOTÕES Novo Habilita a tela para inclusão de uma nova pauta;

Limpar Limpa os campos, deixando a tela pronta para uma nova pesquisa.

d) Neste caso, o usuário poderá agendar uma nova apresentação, clicando no botão Novo, no

canto inferior direito da tela:

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d.1) O sistema exibirá o complemento da tela com os campos para edição, sendo

obrigatório o preenchimento das telas com o símbolo “*”. Para confirmar o agendamento, o

usuário deverá clicar no botão Salvar.

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Atenção

O campo Descrição do Destino é preenchido automaticamente de acordo com o

cadastro da lotação do usuário no sistema SIPEN.

O campo Transporte é preenchido automaticamente, de acordo com a lotação do

usuário, devendo surgir a informação “SOE”, quando a solicitação para a apresentação

externa partir do Tribunal de Justiça;

O Nº do documento é gerado automaticamente pelo sistema após salvar a pauta.

Esse número sai impresso no comprovante e pode ser consultado posteriormente nessa

mesma tela ou ainda na tela de Movimentação >> Consulta Geral, no detalhamento da

pauta do interno.

d.2) Após Salvar a pauta, o sistema exibe a seguinte mensagem “Agendamento cadastrado com Sucesso” e “Deseja imprimir o Comprovante de Agendamento”:

e) O comprovante de agendamento, disponibilizado pelo SIPEN, deverá ser impresso

ou digitalizado, conforme o caso (processo físico ou virtual), e juntado aos autos.

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II) ALTERAÇÕES NO SIPEN

Abaixo, destacamos os critérios que deverão ser observados no procedimento de

agendamento de apresentações de internos da SEAP, de acordo com as novas regras e

procedimentos estabelecidos

1) Motivo do agendamento:

Somente serão possíveis os agendamentos de apresentação externa através do

SIPEN para fins de realização de AUDIÊNCIA (art. 1º da Res. TJ/OE nº 45/2013);

Ao ingressar na tela de agendamento o usuário poderá verificar que o campo MOTIVO DO AGENDAMENTO já estará preenchido com o termo “AUDIÊNCIA”.

2) Prazo de antecedência do agendamento:

Conforme o disposto no art. 5º da Resolução TJ/OE nº 45/2013, os agendamentos de apresentação para audiência deverão observar o prazo de antecedência mínima de 01 semana;

Todos os agendamentos de apresentação para audiência deverão ser feitos

através do SIPEN, independentemente do prazo”;

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Ocorrendo indisponibilidade do SIPEN, os agendamentos deverão ser solicitados por ofício, a ser remetido via fax à SEAP através das linhas telefônicas (21) 2333-4814, ou (21) 2333-4708.

1ª HIPÓTESE: AGENDAMENTOS COM ANTECEDÊNCIA SUPERIOR

A 01 SEMANA (07 dias corridos):

a) É a requisição padrão. O agendamento será efetivado, com a emissão do comprovante

de agendamento sem ressalvas;

b) O comprovante de agendamento, disponibilizado pelo SIPEN, deverá ser impresso ou

digitalizado, conforme o caso (processo físico ou virtual), e juntado aos autos.

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2ª HIPÓTESE: AGENDAMENTOS COM ANTECEDÊNCIA INFERIOR

A 01 SEMANA E SUPERIOR A 72H:

a) Trata-se de hipótese excepcional;

b) No momento em que o usuário iniciar a operação para o agendamento, o SIPEN

emitirá o alerta: “Agendamento com prazo inferior ao estabelecido no art. 5º da Res. TJ/OE nº45/2013” e pergunta se o usuário deseja prosseguir;

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c) Caso o usuário prossiga, o agendamento será efetivado;

d) O comprovante de agendamento, a ser disponibilizado para impressão, conterá a

ressalva em destaque: “Agendamento realizado com prazo inferior ao estabelecido no art. 5º da Res. TJ/OE nº 45/2013”;

e) O comprovante de agendamento, disponibilizado pelo SIPEN, deverá ser impresso ou

digitalizado, conforme o caso (processo físico ou virtual), e juntado aos autos.

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3ª HIPÓTESE: AGENDAMENTOS COM ANTECEDÊNCIA INFERIOR A 72H:

a) Trata-se de hipótese EXCEPCIONALÍSSIMA;

b) No momento em que o usuário iniciar a operação para o agendamento, o SIPEN

emitirá o alerta: “Agendamento com prazo inferior ao estabelecido no art. 5º da Res. TJ/OE nº45/2013” e perguntará se o usuário deseja prosseguir;

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c) Caso prossiga, receberá novo alerta na tela do SIPEN: “O agendamento está sendo solicitado com prazo inferior a 72h. Será necessário, além do agendamento no sistema, envio de ofício à SEAP, assinado pelo Magistrado, confirmando o agendamento. Deseja prosseguir com o agendamento?”

d) Caso prossiga, o agendamento será permitido. O comprovante de agendamento será

emitido com a ressalva: “Agendamento realizado com prazo inferior ao estabelecido no art. 5º da Res. TJ/OE nº 45/2013. É necessário o envio imediato de ofício, assinado pelo Magistrado, por fax, para a confirmação junto à SEAP”;

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e) O usuário deverá, então, providenciar a expedição de ofício, com assinatura do Magistrado, enviá-lo, imediatamente, à SEAP, por fax, e confirmar o efetivo recebimento,

através das linhas telefônicas:

- Linha Fax para envio do ofício:

(21) 2334-6229

- Confirmação de recebimento do fax: (21) 2334-5190 (21) 2334-6269

f) O agendamento somente estará confirmado pelo Juízo após a remessa do referido

ofício, por fax, à SEAP;

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g) O comprovante de agendamento, disponibilizado pelo SIPEN, deverá ser impresso ou

digitalizado, conforme o caso (processo físico ou virtual), e juntado aos autos.

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3) Coincidências de agendamentos para apresentação de um mesmo interno, na mesma data (mesmo Fórum ou Fórum distinto / outro Órgão): 1ª HIPÓTESE: SOLICITAÇÃO DE AGENDAMENTO DO MESMO INTERNO JÁ

AGENDADO PARA MESMA DATA E POR JUÍZO SITUADO NO MESMO

FÓRUM:

a) No momento em que o usuário iniciar a operação para o agendamento, conseguirá

visualizar se existem outros agendamentos previamente cadastrados para o mesmo interno;

Tela de consulta do interno com a indicação do agendamento pré-existente

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b) Uma vez inseridos os dados da apresentação, o SIPEN é capaz de identificar

quando ocorre a coincidência com outro agendamento, pré-existente, do mesmo interno para

a mesma data;

Tela com os dados do 2º agendamento, para o mesmo dia e mesmo fórum

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c) O SIPEN, então, emite o alerta “Já consta agendamento deste interno para apresentação na mesma data e mesmo Fórum”, informa o processo, vara e horário, e

pergunta se o usuário deseja prosseguir;

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d) Caso o usuário prossiga, o agendamento é efetivado;

e) O comprovante exibirá a ressalva: “Consta outro agendamento para este interno, efetuado pelo(a) (nome da vara ou juizado e comarca), para o mesmo dia, mesmo Fórum, às XX:XX horas referente ao processo xxxx”.

f) O comprovante de agendamento, disponibilizado pelo SIPEN, deverá ser impresso

ou digitalizado, conforme o caso (processo físico ou virtual), e juntado aos autos.

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2ª HIPÓTESE: SOLICITAÇÃO DE AGENDAMENTO DO MESMO INTERNO JÁ

AGENDADO PARA SER APRESENTADO NA MESMA DATA E EM FÓRUM

DISTINTO / OUTRO ÓRGÃO:

a) No momento em que o usuário iniciar a operação para o agendamento, conseguirá

visualizar se existem outros agendamentos previamente cadastrados para o mesmo interno;

Tela de consulta do interno com a indicação do agendamento pré-existente

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b) Uma vez inseridos os dados da apresentação, o SIPEN é capaz de identificar

quando ocorre a coincidência com outro agendamento, pré-existente, do mesmo interno para

a mesma data;

Tela com os dados da tentativa do segundo agendamento

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c) Neste caso, o SIPEN bloqueia o 2º agendamento e exibe a mensagem “Não foi possível efetuar o agendamento. Já consta pauta para este interno, com apresentação na mesma data, em Fórum distinto / outro Órgão. Deseja imprimir comprovante com o motivo do não agendamento?”

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d) O comprovante de agendamento não efetivado, disponibilizado pelo SIPEN, poderá

ser impresso ou digitalizado, conforme o caso (processo físico ou virtual), e juntado aos

autos.

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4) Comprovante de agendamento e agendamento não efetivado: Ofício de confirmação foi substituído por “comprovante de agendamento” ou

“agendamento não efetivado”, conforme o caso; O comprovante exibirá as seguintes informações;

a) Alertas e ressalvas relativas ao prazo de antecedência; b) Foto do interno;

c) Informações de divergências relativas à identificação do interno (dados

declarados X dados certificados) d) Outros nomes já atribuídos ao interno e apelidos (vulgos)

e) Nome e endereço da unidade de alocação (acautelamento); f) Grau de periculosidade do interno; g) Dados do agendamento, com a indicação da data, horário e usuário

responsável pela inclusão do agendamento no SIPEN; h) Alertas e ressalvas sobre coincidências de agendamento para o mesmo

interno e mesma data;

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MODELO DE COMPROVANTE DE AGENDAMENTO

a)

b)

c)

e)

f)

g)

h)

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MODELO DE COMPROVANTE DE AGENDAMENTO NÃO EFETIVADO

b)

f)

e)

d)

g)

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5) Consulta, alteração e cancelamento dos agendamentos:

a) Para consultar um agendamento já inserido pelo Juízo no SIPEN, o usuário deverá,

inicialmente, realizar a pesquisa para a localização do interno, seguindo os passos já descritos

nos itens 1), 2) e 3.2), deste capítulo;

a.1) Caso já exista algum agendamento inserido pelo Juízo, será possível alterar, cancelar ou reimprimir o comprovante de agendamento, clicando nos botões;

b) Ao clicar no botão “editar” , para alterar uma pauta já agendada, o usuário deverá

atentar para os seguintes critérios::

Nos casos de alteração do número de processo e/ou hora da apresentação, as novas informações inseridas passarão a integrar, automaticamente, o cadastro do agendamento ;

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Nos casos de alteração de data da apresentação, a nova data deverá respeitar todos

os critérios já demonstrados no “ item II -2) Prazo de Antecedência do Agendamento”. Neste caso, o agendamento anterior é automaticamente cancelado pelos SIPEN, e uma nova pauta é cadastrada, gerando, inclusive, um novo número de protocolo.

c) Ao clicar no botão “cancelar” , para cancelar uma pauta já agendada, o sistema

exibirá a tela abaixo na qual o usuário deverá indicar o tipo de cancelamento e clicar no botão

salvar:

Atenção

TODOS OS CANCELAMENTOS de apresentação de presos deverão ser efetivados por meio do SIPEN;

Ocorrendo indisponibilidade do SIPEN, os cancelamentos deverão ser solicitados

por ofício, a ser remetido via fax à SEAP através das linhas telefônicas (21) 2333-4814, ou (21) 2333-4708 .

d) Após Salvar o cancelamento, o sistema exibe a mensagem “Agendamento cancelado com sucesso. Deseja imprimir o comprovante de cancelamento?”:

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e) Nos termos do Ofício-Circular CGJ nº 2275/2013, os cancelamentos realizados no dia útil imediatamente anterior à data agendada para a apresentação ou na própria data prevista exigirão, além do cancelamento no SIPEN, que a Serventia faça imediato contato com

a SEAP, através das seguintes linhas telefônicas:

(21) 2333-4814

(21) 2333-4708

Neste caso, após salvar o cancelamento, o SIPEN exibe a mensagem “Após o cancelamento, é obrigatório entrar em contato imediatamente com o Setor de Planejamento Operacional: 2333-4708, ou 2333-5033, ou com o Diretor do SOE: 2333-4814”

e logo abaixo: “Agendamento cancelado com sucesso. Deseja imprimir o comprovante de cancelamento?”

f) O comprovante de cancelamento, disponibilizado pelo SIPEN, deverá ser impresso ou

digitalizado, conforme o caso (processo físico ou virtual), e juntado aos autos;

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6) Informação do grau de periculosidade: A informação do grau de periculosidade passará a constar da aba inicial da tela

de consulta; A mesma informação constará, ainda, da tela de agendamento”;

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informação terá destaque nas telas do SIPEN e nos comprovantes de agendamento;

A apresentação da informação variará de acordo com o grau de periculosidade

do interno (ex: cor e tamanho da fonte).

Informação da periculosidade na tela de CONSULTA

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Informação da periculosidade na tela de AGENDAMENTO

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7) Divergência: Dados declarados X Dados certificados:

Ao ingressar no Sistema Penitenciário, cada interno é cadastrado de acordo com os

dados declarados pelo próprio interno, e constantes da guia de recolhimento de preso

(GRP). Em regra, a identidade do interno é verificada por procedimento de coleta e análise de

seus dados biométricos. Através deste procedimento, são obtidos os dados certificados,

relativos à identificação do interno.

As divergências entre os dados declarados pelo interno e sua identificação certificada

estarão sempre indicadas nas telas de consulta e agendamento do SIPEN, bem como nos

comprovantes emitidos pelo sistema.

Quando um caso de divergência for identificado através do SIPEN, a informação

deverá ser levada ao conhecimento do Magistrado, para a adoção das providências que

entender cabíveis.

Informação de divergência na tela do SIPEN

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Informação de divergência no COMPROVANTE DE AGENDAMENTO

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8) Links: Resolução TJ/OE nº 45/2013;

http://webfarm.tjrj.jus.br/biblioteca/index.asp?codigo_sophia=174387&integra=1

Aviso Conjunto TJ/CGJ nº 09/2014

http://webfarm.tjrj.jus.br/biblioteca/index.asp?codigo_sophia=178536&integra=1

9) Dúvidas e sugestões: Serviço de Informações e Apoio a Convênios com Intercâmbio de Dados Divisão de Documentação e Informação Departamento de Suporte Operacional Diretoria Geral de Administração Corregedoria Geral da Justiça cgjseiac@tjrj.jus.br Tel.: 3133-2985/3029 Chefe do Serviço: Fernando Braga Minelli