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ANÁLISE DOS PROCESSOS LOGÍSTICOS

ENVOLVIDOS COM AQUISIÇÕES SUSTENTÁVEIS DE BENS E SERVIÇOS: O CASO

DE UMA INSTITUIÇÃO FEDERAL DE ENSINO

Isabela de Souza Baptista (IFF ) [email protected]

Marcelo Maciel Monteiro (UFF ) [email protected]

Este estudo tem o propósito de identificar as principais falhas encontradas nos processos logísticos envolvidos com aquisições de bens e serviços do órgão público analisado, utilizando os conceitos de gestão da cadeia de suprimentos, a legislação vigente e estudo de caso do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia Fluminense para aprofundar as pesquisas na área. A metodologia utilizada foi a revisão da literatura sobre o tema, aplicação de questionários, análise dos processos de compras e observação direta. O resultado da pesquisa aponta para uma ineficiência nos processos analisados e o artigo sugere um plano de melhorias com inclusão de critérios de sustentabilidade, para os processos em questão do IF Fluminense, campus Macaé, que visa a otimização dos mesmos nos quesitos de agilidade, burocracia, integração, transparência, infraestrutura, treinamento, tecnologias da informação e sustentabilidade.

Palavras-chaves: Gestão da cadeia de suprimentos. Serviço público.

Licitações sustentáveis.

XXXIV ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Engenharia de Produção, Infraestrutura e Desenvolvimento Sustentável: a Agenda

Brasil+10 Curitiba, PR, Brasil, 07 a 10 de outubro de 2014.

XXXIV ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Engenharia de Produção, Infraestrutura e Desenvolvimento Sustentável: a Agenda Brasil+10

Curitiba, PR, Brasil, 07 a 10 de outubro de 2014.

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1. Introdução

A gestão da cadeia de suprimentos pode ser uma das formas de obtenção de vantagem

competitiva de uma empresa, e o diferencial está na eficiência do gerenciamento entre os elos

da cadeia, desde o fornecedor até o cliente final. Porter (1989) afirma que as atividades de

valor estão relacionadas por meio de elos dentro da cadeia de valores das empresas e as

vantagens competitivas frequentemente provém de elos entre atividade, da mesma forma que

provém das próprias atividades individuais. O sucesso da organização provêm de alguns

fatores, como exemplo da eficiente gestão com responsabilidade social e ambiental entre os

elos da cadeia, assim como os investimentos em tecnologias da informação, a liderança e

comprometimento da alta gestão, a qualidade na logística de compras, armazenagem,

distribuição, transporte, o gerenciamento do relacionamento com o cliente.

A administração pública possui certas especificidades que a difere da iniciativa privada, e a

gestão da cadeia de suprimentos não possui o mesmo grau de importância que é verificado na

iniciativa privada. Talvez seja esse um fato que demonstra um número muito restrito de

literaratura sobre a aréa. Albuquerque; Primo (2011), afirmam que algumas empresas públicas

e sociedades de economia mista conseguem melhor adaptação às práticas de gerenciamento

da cadeia de suprimentos do setor privado, por possuir legislação própria de compras, porém

precisam ser guiadas pela lei geral de licitações e contratos, nº 8.666/93 quando a legislação

própria for omissa. Todavia, as práticas de impessoalidade e igualdade de condições entre os

concorrentes precisam estar presentes nos processos de compras públicas e podem gerar um

entrave no relacionamento com fornecedores, dificultando parcerias, que são consideradas

competências-chave do setor privado.

Estudos demonstram fatores que melhorariam a eficiência da gestão da cadeia de suprimentos

no serviço público, como a utilização das ferramentas do governo eletrônico. Segundo

Tridapalli, Fernandes e Machado (2011), a grande maioria de unidades do governo do Brasil

não utiliza técnicas adequadas no planejamento de necessidades de materiais,

desenvolvimento de fornecedores, gestão de estoques, gestão estratégica, gestão de custos,

dentro de uma visão integradora, que a utilização do governo eletrônico propiciaria desde o

levantamento das necessidades até a utilização final.

A redução de custos é uma consequencia do eficiente gerenciamento da cadeia de

suprimentos, segundo Christopher (2007, apud ALBUQUERQUE; PRIMO, 2011), além de



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otimizar processos, inovar, agregar valor aos produtos e serviços. Segundo Talero (2001), a

implantação de sistemas integrados de compras no serviço público tem como justificativa a

redução de custos e a transparência de seus atos.

Tadelis (2012) aponta que dentre muitos desafios encontrados nas aquisições públicas, o

comprador deve encontra formas de implementar mudanças produtivas de uma forma rentável

e sustentável.

Walker et. al. (2012) afirma a necessidade de se traçar um quadro de compras públicas

sustentáveis (CPS), ao considerar os diferentes estágios das CPS , e que o progresso possa ser

visto na prática e a existência de pesquisas para o futuro.

De acordo com a situação exposta, esse trabalho tem o objetivo de elaborar propostas de

melhorias nos processos logísticos envolvidos com aquisições sustentáveis de bens e serviços

do Instituto Federal Fluminense, compreendendo a gestão de compras, orçamentária e

financeira, almoxarifado e patrimônio, utilizando como metodologia uma revisão da

literatura referente a gestão da cadeia de suprimentos, as especificidades do serviço público, a

legislação vigente de compras sustentáveis e o estudo de caso analisado, de forma que esse

trabalho possa servir de referência para outras instituições públicas.

2. Fundamentação teórica

2.1. Gestão da cadeia de suprimentos

A gestão da cadeia de suprimentos (GCS), também conhecida como Supply Chain

Management, consiste na administração do fluxo de materiais e informações ao longo da

cadeia de suprimentos, abrangendo os fornecedores de matérias-primas, fabricantes,

distribuidores, atacadistas e varejistas, culminando nos consumidores finais, tendo em vista

atender a sua demanda (GARCIA et al., 2006).

Maçada, Feldens e Santos (2007) destacam que a atuação sistêmica e em rede da CGS deve

vir acompanhada de uma coordenação e apoio aos fluxos de informação ao longo da cadeia,

tendo em vista garantir que os problemas em um componente da rede não reflitam na

eficiência de toda a cadeia.

2.2. Administração pública

A administração pública possui determinadas particularidades que a distingue da

administração geral, e portanto, necessita de estudo específico. O Estado tem a função



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primordial de oferecer utilidades de interesse público, segundo Meireles (1997) serviço

público é todo aquele prestado pela Administração ou por seus delegados, sob normas e

controles estatais, para satisfazer necessidades essenciais ou secundárias da coletividade ou

simples conveniência do Estado.

Sabe-se que é longa a trajetória da administração pública no Brasil, que alguns pontos já

foram aperfeiçoados, mas que ainda tem-se muito a melhorar. Essa transformação da

administração pública, segundo Vaz; Lotta (2011) foi impactada pela racionalização do uso de

recursos crescentemente escassos; pela demanda por um novo patamar de qualidade dos

serviços e pela pressão da sociedade por participação, transparência e controle social sobre as

ações dos agentes públicos.

Nesse sentido, as áreas meio, como a logística, passam a ter um destaque, como forma de

melhorias de desempenho na qualidade e eficiência dos serviços públicos prestados. A

administração pública passou a observar a administração privada nos aspectos gerenciais na

tentativa de adaptar as melhores práticas às especificidades do setor público, porém, é de

conhecimento que ainda existem muitos obstáculos a serem superados nesse processo.

2.3. Gestão da cadeia de suprimentos no serviço público

A administração de uma organização pública possui certas especificidades, principalmente

por se tratar de organizações que recebem verba pública, o lucro nem sempre existe da forma

que se conhece na administração privada, e os clientes na maioria são representantes da

sociedade de uma forma em geral. Portanto, para que os princípios da administração pública

sejam seguidos, existem legislações que irão nortear os atos dos agentes públicos. Os

processos logísticos envolvidos com a aquisição de bens e serviços na administração pública

possuem especificidades que os diferem da iniciativa privada e as relações jurídicas com

particulares possuem legislação disciplinadora que compete à União expedir normas gerais

sobre contratação e licitação, sendo a referida lei 8.666/93 e suas alterações.

Na administração pública, segundo Meireles (1997), as compras públicas são feitas através de

procedimentos licitatórios que pode ser definido como um procedimento administrativo, um

meio técnico legal, uma sucessão ordenada de atos que visam garantir princípios jurídicos

consagrados e controladores dos atos do Estado.

O pregão eletrônico, segundo Freitas; Maldonado (2013) caracteriza-se pela utilização de

recursos de tecnologia de informação nos procedimentos licitatórios, proporcionando a



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comunicação e a interação à distância entre os agentes públicos e os licitantes. Malischeski,

Azevedo, Erdman (2013) afirmam que o pregão eletrônico reduz a burocracia, pois apenas os

documentos do licitante vencedor é que são verificados.

Algumas atitudes inovadoras estão acontecendo na administração pública como forma de

seguir tendência mundial de buscar o controle dos atos administrativos, da gestão dos recursos

públicos e a busca do desenvolvimento sustentável. Para a formulação de estratégias que

visam o desenvolvimento sustentável através das compras públicas, pode-se citar a lei

12.349/2010, publicada em 16/12/2010, que altera a lei geral das licitações 8.666/93 e que

inclui critérios de sustentabilidade para as aquisições públicas.

A gestão de estoques constitui uma série de ações que permitem ao administrador verificar se

os estoques estão sendo bem utilizados, bem localizados em relação aos setores que deles se

utilizam, bem manuseados e bem controlados.

Viana (2008) afirma que os estoques são recursos ociosos que possuem valor econômico, os

quais representam um investimento destinado a incrementar as atividades de produção e servir

os clientes.

Tanto a administração pública, quanto a iniciativa privada podem utilizar as práticas de gestão

de estoque, porém, na prática é verificada a deficiência desse gerenciamento e da utilização de

tecnologias da informação na administração pública, principalmente em instituições, no qual a

logística não exerça papel fundamental nos negócios-chave.

3. Metodologia

Em relação à metodologia utilizada neste artigo, esta se refere a uma pesquisa aplicada e

utiliza a estratégia do estudo de caso, conforme Yin (2005), é uma abordagem com grande

profundidade no assunto, porém, com pequena amplitude.

Quanto ao objetivo da pesquisa ela é exploratória, cuja finalidade é ampliar o conhecimento a

respeito da gestão eficiente e sustentável da cadeia de suprimentos do serviço público

brasileiro e que segundo Vergara (2008) a pesquisa exploratória faz emergir um conjunto de

problemas e questões que, embora já seja objeto de legislação preliminar, ainda não se tem

conhecimento de toda extensão de possibilidades.

A pesquisa também é considerada descritiva, pois pretende descrever os fatos e fenômenos

dessa cadeia. Em relação ao método e as formas de se abordar o problema, foram realizadas:

análise documental e de processos, pesquisa bibliográfica, aplicação de questionários.



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A amostra dos questionários considerou os grupos representativos do campus Macaé, e foram

escolhidos de acordo com a relevância de suas opiniões e sugestões para a possível solução do

tema da pesquisa, correspondendo a um total de vinte e cinco sujeitos. Os participantes são

grupos de servidores técnico administrativos, no total de dez sujeitos; professores no cargo de

coordenador de cursos ou ex-gestores, no total de dez sujeitos e gestores atuais do IF

Fluminense, no total de cinco sujeitos.

As perguntas dos questionários compreenderam um total de 13 perguntas, sendo fechadas e

semi-abertas, e abrangendo questões referentes aos processos de aquisições de bens e

serviços, com ênfase na eficiência e sustentabilidade, e sugestões de melhorias nos processos.

Para a análise dos processos de compras a delimitação foi o campus Macaé e o campus Bom

Jesus e o quantitativo foi de dez processos de cada campi analisado.

4. Estudo de caso

O Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia Fluminense é uma autarquia federal e

tem uma trajetória de 103 anos.

4.1. Missão

De acordo com o Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI) do Instituto Federal

Fluminense, que abrange o período de 2010 a 2014, o Instituto tem a seguinte missão, visando

à integração sistêmica, estrutura multicampi e pluricurricular:

Formar e qualificar profissionais no âmbito da educação

profissional e tecnológica, nos diferentes níveis e modalidades de

ensino com ênfase no desenvolvimento sócio econômico local,

regional e nacional, bem como realizar pesquisa aplicada e promover

o desenvolvimento científico e tecnológico de novos processos,

produtos e serviços, em estreita articulação com os setores produtivos

e a sociedade em geral, especialmente de abrangência local e regional,

oferecendo mecanismos para a educação continuada e criando

soluções técnicas e tecnológicas para o desenvolvimento sustentável

com inclusão social. (Plano de Desenvolvimento Institucional IF

Fluminense 2010-2014, pg. 19)

4.2. Estrutura organizacional

O IF Fluminense possui uma estrutura mulicampi, sendo composto por sete campi: campus

Campos-Centro, Campos-Guarus, Macaé, Quissamã, Itaperuna, Bom Jesus do Itabapoana e

Cabo Frio, além de dois campus avançados: São João da Barra e Cambuci, Polos de ensino à



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distância, uma unidade de pesquisa e extensão agroambiental e um campus em construção em

Itaboraí.

4.3. Campus Macaé

O campus Macaé do IF Fluminense iniciou suas atividades em 30 de agosto de 1993 e tem

localização contemplada com a proximidade de empresas multinacionais ligadas ao setor

petrolífero.

O campus Macaé possui em sua estrutura organizacional três níveis hierárquicos, estando a

Direção Geral no nível estratégico, as demais diretorias no nível tático ou gerencial e as

coordenações no nível operacional, existem os cargos de staff ou assessoria, que dão suporte

à direção geral e aos demais setores.

5. Resultados da pesquisa

A análise dos processos de aquisição de bens e serviços considerou o período de janeiro a

novembro de 2013, e referente ao campus Macaé, no qual pretende se implantar as propostas

de melhorias e ao campus Bom Jesus que foi descentralizado em fevereiro de 2013. A escolha

dos processos foi baseada nos mais representativos em termos financeiros.

Quanto aos objetivos, a análise dos processos pretendeu verificar as seguintes situações:

Analisar o lead time desde a abertura do processo até o pagamento ao fornecedor, e

posterior arquivamento do processo;

Analisar o tempo que cada processo tramita nos setores, a fim de identificar possíveis

gargalos;

Identificar a existência e os percentuais de critérios de sustentabilidade nos bens e ou

serviços adquiridos, através da análise dos editais de licitação;

Fazer um quadro comparativo dos itens acima.

O quadro 1 apresenta uma comparação entre os principais itens analisados do campus Macaé

e do campus Bom Jesus.

Quadro 1 – Processos de compras IF Fluminense: campus Macaé e Bom Jesus

Quesitos a serem comparados Campus Macaé Campus Bom Jesus

Total processos analisados 10 10

Tempo médio tramitação dos 134 dias 104 dias



8

processos

Processos Completos

(solicitação até pagamento ao

fornecedor)

3

7 (Status final: aguardando

NF para pagamento)

5

5 ((Status final: aguardando

NF para pagamento)

Principal gargalo Setor de compras – média

de 58 dias de tramitação

dos processos contra 16

dias do campus Bom Jesus

Setor de contabilidade –

média de 18 dias de

tramitação dos processos

contra 7 dias do campus

Macaé

Existência de critérios de

sustentabilidade nos editais

1,41% 1,19%

Fonte: Elaborado pela própria autora

Como análise do quadro 1, o mesmo aponta para lentidão nos processos de compras, ao

considerar 134 dias para a tramitação dos processos de compras no campus Macaé e de 104

para o campus Bom Jesus, a quase inexistência de critérios de sustentabilidade nos editais de

licitação de ambos os campi, ineficiência nos processos do campus Macaé, ao considerar que

apenas 30% dos mesmos foram finalizados. O principal entrave encontrado na análise dos

processos foi no setor de compras do campus Macaé, ao considerar 58 dias na tramitação dos

processos e de 18 dias no setor de contabilidade do campus Bom Jesus.

O quadro 2 representa resumo das principais informações obtidas na tabulação dos

questionários relacionados aos setores analisados do campus Macaé, considerando a média

dos servidores e dos gestores.

Quadro 2 – Análise questionários dos setores do IF Fluminense: campus Macaé.

Compras Contabilidade

Tecnologia da

Informação

Patrimônio e

Almoxarifado

Pon

tos

Fort

es

*Média de eficiência

do setor: 7,4

*Follow up

*Utilização de TI

*Especificação correta

nos editais de licitação.

*Média de

eficiência do

setor: 7,6

*Feedback aos

setores

*Utilização de TI

*Média de

eficiência do

setor: 7

*Feedback aos

setores



9

Pon

tos

fraco

s *Processos lentos

* Média de 27% que

conhecem o conceitos

de compras públicas

sustentáveis

* Processo de

aquisição eficiente:

22,5%

*Processos lentos

* Processo de

aquisição

eficiente: 22,5%

* Processo de

aquisição

eficiente: 22,5%

*Média de

eficiência do setor:

5,8

* Processo de

aquisição eficiente:

22,5%

Des

con

hec

imen

to

*Licitações

sustentáveis

*Manuais de

procedimentos

*Manuais de

procedimentos

*Suporte técnico

ágil

*Manuais de

procedimentos

*Armazenagem

eficiente

*Gestão de estoque

*Utilização de TI

*Manuais de

procedimentos

*Controle de

inventário

*Procedimentos

para alienação Fonte: Elaborado pela própria autora

Como análise do quadro 2, pode-se verificar a existência de muitos critérios de

desconhecimentos por parte dos respondentes, o que demonstra a falta de integração e

comunicação entre os setores, sendo o desconhecimento de manuais de procedimentos uma

realidade para a maioria dos respondentes. Como destaque dos pontos fortes, foi o feedback

ao setor de compras, quando da existência de algum problema com os materiais e ou serviços

adquiridos, e a eficiência individual dos setores.

Como destaque dos pontos fracos, os respondentes apontaram para a ineficiência dos

processos logísticos envolvidos com aquisições de bens e serviços, correspondendo a 75% dos

respondentes e para o desconhecimento do conceito de compras públicas sustentáveis,

correspondendo a 73% dos respondentes.

6. Propostas de melhorias

Este artigo tem o intuito de propor ações de melhorias para os processos de aquisições de bens

e serviços do IF Fluminense, campus Macaé.

Seguem as propostas de melhorias para os setores objetos de estudo deste artigo, de forma a

abordar o IF Fluminense em sua totalidade, porém com as especificidades do campus Macaé,

no qual pretende-se implementar as propostas.

Executar no início de janeiro de cada ano, planejamento estratégico para compras

compartilhadas com outros campi (ex. mobiliário) e específicas do campus Macaé (ex. livros),



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de acordo com orçamento anual, de forma integrada com diretorias e coordenações, definindo

objetivos de compras, metas e prazos;

Elaborar planejamento contábil, de gestão de estoques, gestão patrimonial, e de

tecnologia da informação, em conjunto com planejamento de compras, a fim de integrar

objetivos, metas e prazos;

Elaborar cronograma dos setores conforme planejamento estratégico;

Implementar e oferecer suporte de sistemas de informação referentes aos processos

logísticos envolvidos com aquisições de bens e serviços, já existentes no Instituto, como o

SIAFI, CAP, SUAP, SIDEC, dentre outros;

Aumentar quantitativo de servidores para os setores de almoxarifado e patrimônio;

Idealizar espaço físico e estruturas de armazenagem adequadas para o campus;

Fazer reunião com os demais servidores e expor o planejamento estratégico dos

setores envolvidos com aquisições, de forma a incentivar sugestões de melhorias e críticas;

Elaborar e divulgar manual de procedimentos e rotinas dos setores envolvidos com

aquisições de bens e serviços, de acordo com o manual elaborado pelo Setor de Auditoria

Interna do IF Fluminense, incluindo as especificidades do campus Macaé;

Organizar os servidores dos setores, de acordo com perfil técnico-profissional, para a

execução das atividades;

Realizar treinamento detalhado para os servidores dos setores em questão;

Realizar treinamento genérico para todos os servidores do campus Macaé, com o

objetivo de informar os principais procedimentos dos setores envolvidos com aquisições de

bens e serviços;

Realizar treinamento genérico para os gestores do Instituto sobre conceitos de

compras públicas sustentáveis, legislação de compras e contratos e gestão da cadeia de

suprimentos;

Executar os processos inerentes ao setores em questão, de acordo com as metas e

prazos estabelecidos;

Manter sistema de acompanhamento de processos internos atualizados;

Fazer reuniões mensais com diretores, coordenadores e servidores dos setores em

questão, com o objetivo de avaliar os processos de aquisição de bens e serviços, comparar as

metas estabelecidas com o executado e fazer ajustes quando for necessário;

Emitir relatório anual, de forma a comparar o ano atual com o anterior, com o público

alvo de gestores, servidores e alunos, das compras planejadas x realizadas x pagas; orçamento



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planejamento x executado; itens estocados e bens permanentes, considerando variedade e

quantidade; recursos tecnológicos utilizados; melhorias realizadas, pontos negativos

encontrados e superados, pontos negativos a serem enfrentados no próximo ano, dentre outras

informações que irão servir como base para o planejamento estratégico da Instituição para o

próximo ano;

Planejar metodologia para tornar os fornecedores mais participativos e parceiros com

os processos de aquisição de bens e serviços do IF Fluminense;

Criar cultura de diminuição da politização na área técnica;

Criar cultura de disseminar a importância das licitações sustentáveis, tanto para os

servidores da Instituição, como para os fornecedores.

7. Considerações finais e conclusão

O objetivo deste artigo foi de desenvolver propostas de melhorias que visam a eficiência dos

processos logísticos envolvidos com as aquisições sustentáveis de bens e serviços do Instituto

Federal Fluminense, através da metodologia utilizada. O artigo se baseou na hipótese de que

os processos em questão são ineficientes.

Considerando essa hipótese, o resultado da pesquisa apontou que as mesmas são afirmativas,

pois no campus Macaé, 80% dos respondentes dos questionários do grupo de servidores

administrativos e docentes e 75% do grupo de gestores consideraram o processo de aquisição

de bens e serviços ineficientes.

O aumento da eficiência é possível com a implementação das propostas de melhorias, que

tiveram como base a identificação dos principais pontos fortes e fracos dos processos em

questão, na percepção dos servidores, gestores, fornecedores, observação direta nos setores,

avaliação dos processos de compras e revisão da literatura.

Mesmo considerando as dificuldades encontradas na pesquisa, a cultura do pouco apreço ao

formalismo e a tendência a improvisação na administração pública, a falta de interesse em

alguns servidores de participar da pesquisa, conclui-se que a pesquisa alcançou o objetivo

proposto.

Como sugestão, espera-se que a equipe gestora do IF Fluminense, campus Macaé, adote as

práticas sugeridas e que novos pesquisadores possam ampliar os estudos nas áreas de gestão

da cadeia de suprimentos no serviço público, incluindo as suas especificidades, de forma a

aumentar a eficiência, e que a administração pública brasileira possa ser vista como



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referência nos processos logísticos envolvidos com aquisição de bens e serviços, de forma

sustentável.

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