ANEXO C - Atividade Corrente · Controlo Interno, da Direção de Serviços de Coordenação e Gestão Orçamental, da Divisão de Gestão Financeira e ainda da Divisão de Arquivos

2019

SGMF

ANEXO C - Atividade Corrente

PLANO DE ATIVIDADES DA SGMF/2019 1

Os processos de suporte e de negócio relativos à atividade corrente, a prosseguir ou a

encetar em 2019, reúnem-se neste documento, que procura sintetizar a operacionalização

das competências das unidades orgânicas nucleares e flexíveis da SGMF, matéria que foi

objeto de alteração, operada pela Portaria nº 26/2018, de 19 de janeiro e pelo Despacho nº

799/2018, de 19 de janeiro, salientando-se a criação da Direção de Serviços de Auditoria e

Controlo Interno, da Direção de Serviços de Coordenação e Gestão Orçamental, da Divisão

de Gestão Financeira e ainda da Divisão de Arquivos e Biblioteca.

A identificação dos destinatários/clientes internos ou externos de cada unidade orgânica, a

par da programação das atividades e tarefas a desenvolver por cada elemento das equipas

pode permitir um acompanhamento mais eficaz do desempenho da UO.

Em suma, estas fichas, preenchidas ou atualizadas anualmente pelos dirigentes

intermédios, não só servem de garante do cumprimento das obrigações estatutárias, como

também, especificamente, prosseguem objetivos de transparência, eficácia e (auto)

responsabilização de todos os colaboradores da SGMF.


DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE INOVAÇÃO E QUALIDADE (DSIQ) DIRETORA DE SERVIÇOS

Regina Lopes

SÍNTESE DAS ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS DA UNIDADE ORGÂNICA

PROCESSOS – CARACTERIZAÇÃO SUMÁRIA Quantificação/Destinatários

TIPOS DE PROCESSOS

Nº IDENTIFICAÇÃO DOS DESTINATÁRIOS (“clientes”)

Clientes Internos N º Clientes Externos Nº

Processos internos

10 GSG e UO da SGMF 10

Processos externos

Processos mistos (internos e externos)

10 GSG e UO da SGMF 10 Gabinetes Governamentais; Comissões (UTAM; UTAP; CNC; CRESAP); GAF e AG

TOTAL 20 TOTAL 20 TOTAL

OPERACIONALIZAÇÂO DAS COMPETÊNCIAS DA UNIDADE ORGÂNICA

Listagem dos processos desenvolvidos

Destinatário(s)/ cliente(s)

PROCESSOS DE NEGÓCIO Internos (X) Externos (X)

Processo nº 1 Coordenação e Planeamento Anual

(Plano de Atividades; Siadap 1)

X

Processo nº 2 Controlo de Execução

(Plano de Atividades; Siadap 1)

X

Processo nº 3 Administração da Central Telefónica X X

Processo nº 4 Gestão de Incidentes (ServiceDesk) X X

Processo nº 5 Desenvolvimento Aplicacional X X

Processo nº 6 Gestão do Parque Informático X X

Processo nº 7 Gestão de Conteúdos em sites X X

Processo nº 8 Administração de Sistemas, Rede e Bases de Dados X X

Processo nº 9 Gestão do Centro de dados (CPD) X

Processo nº 10 Gestão de Formação X

Processo nº 11 Gestão de Portais de Serviços X X

Processo nº 12 Gestão de Projetos X


PROCESSOS DE SUPORTE

Processo nº 13 Criação de novo utilizador X

Processo nº 14 Saída de utilizador X

Processo nº 15 Backup X

Processo nº 16 Inscrição em ações de formação X

Processo nº 17 Manutenção Corretiva/Evolutiva de Sistemas X X

Processo nº 18 Suporte Aplicacional X X

Processo nº 19 Suporte ao utilizador X X

Processo nº 20 Gestão da Unidade Orgânica X

RECURSOS HUMANOS: AFETAÇÃO À ATIVIDADE CORRENTE PREVISTA

Cargo ou Categoria Processo(s) nº Total (%) afetação

Diretora de Serviços 1 a 20 50

Técnico Superior 1, 2, 10, 16 70

Especialista de Informática 4,11,12, 17 50

Especialista de Informática 3, 6, 9, 12, 13, 14 100

Técnico de Informática 5, 7, 11,12, 15, 17, 18 100

Técnico de Informática 4, 6, 14, 17 100

Técnico de Informática 4, 6, 14, 17 100

Técnico Superior (mobilidade) 4, 6, 14, 17 70

Técnico Superior 4, 6, 12, 14, 17 50

Técnico Superior 11, 12, 18, 19 100


DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE APOIO JURÍDICO E CONTENCIOSO (DSAJC)

DIRETORA DE SERVIÇOS Fátima Almeida


Assegurar o apoio técnico-jurídico e contencioso aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MF e aos demais órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho nele integrados que não disponham de meios apropriados. Analisar e instruir os processos resultantes de reconstituição de bens do Estado ou de indemnizações devidas a funcionários ou terceiros, nos termos definidos na lei


TIPOS DE PROCESSOS



Processos internos

1 SGMF 2

Processos externos

1 TRIBUNAIS 27


1 Outras entidades, Serviços do MF e Outras Tutelas

25

TOTAL TOTAL 2 TOTAL 52


Listagem dos processos desenvolvidos Destinatário(s)/ cliente(s)


Processo nº 1 Assessoria Jurídica X X

Processo nº 2 Contencioso X

Processo nº 3 Indemnizações X X


Processo nº 4 Receção, Identificação do Processo e Distribuição ao responsável direto (Técnico Superior/Assistente técnico)

60

Processo n.º 5 Acompanhamento do movimento processual em tribunal e apoio à gestão em matéria de custas, cobranças, execuções e aferição de sucesso no patrocínio

130



Diretora de Serviços Coordenação; 1-2 20-20-60

Técnico Superior 1 -2 20-80

Técnico Superior 1 -2 20-80


Técnico Superior 1-2 60-40

Técnico Superior (a preencher) 1-2 40-60




Técnico Superior 3-4-5 20-20-60

Assistente Técnico 3-4 40-60


DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE INFORMAÇÃO E RELAÇÕES PÚBLICAS (DSIRP)

DIRETOR DE SERVIÇOS João Carlos Fernandes Luís



TIPOS DE PROCESSOS

(N.B.)



Processos internos

2 Secretaria-Geral

Processos externos

1 Gabinetes e organismos

Processos mistos (internos

e externos)

13 Gabinetes, organismos do MF e público em geral

TOTAL TOTAL TOTAL




Processo nº 1 Elaboração, coordenação e distribuição do Anuário MF

X X

Processo nº 2 Gestão da central telefónica X X

Processo nº 3 Organização, acompanhamento e coordenação de eventos

X X

Processo nº 4 Organização, acompanhamento e coordenação de viagens e estadias no estrangeiro e em Portugal

X X

Processo nº 5 Assegurar o serviço de receção dos gabinetes X

Processo nº 6 Organização, acompanhamento e coordenação de atividades de Responsabilidade Social

X X

Processo nº 7 Criação e divulgação revista de imprensa nacional e estrangeira

X X

Processo nº 8 Gestão dos questionários de avaliação X X

Processo nº 9 Tratamento de pedidos de informação e reclamações X X

Processo nº 10 Gestão do património cultural X

PROCESSOS DE SUPORTE E DE GESTÃO

Processo nº 11 Elaboração/Manutenção de Listas Telefónicas (Gabinetes Governamentais, Organismos de MF, Secretaria-Geral e coordenação da lista telefónica interna do edifício sede

X X


Processo nº12 Gestão e divulgação de Informação (oficial, caráter geral e lúdico)

X X

Processo nº13 Acolhimento de novos trabalhadores X

Processo nº14 Gestão de Espaços, de meios audiovisuais e tratamento gráfico

X X

Processo nº 15 Gestão da Reprografia e encadernação X X



Diretor de Serviços 3-10-Gestão 20-10-70

Técnica Superior 3-4-6-8-9-12-apoio à gestão 20-20-20-10-10-10-10

Técnica Superior 4-6-8-10-12 10-25-40-10-15

Técnica Superior 1-3-4-6-10-13 10-20-20-10-20-20

Técnica Superior* 1-7-11 60-20-20

Assistentes Operacionais 2 4*100

Assistente Técnica 5 2*100

Assistente Técnica 3-4-9-12-13 20-20-20-10-10

Assistente Técnico 14-15 40-60

Assistente Técnico 10-14-15 10-80-10

Observações

* A Técnica Superior em questão tem estado de licença por doença desde outubro de 2017, tendo solicitado teletrabalho.


UNIDADE MINISTERIAL DE COMPRAS (UMC) DIRETOR DE SERVIÇOS João Baptista


A UMC tem como principal função, a aquisição centralizada de bens e serviços para todos os serviços da administração direta e indireta do Estado, integrados no Ministério. Compete ainda, à UMC; Conduzir os procedimentos para a formação de contratos públicos para os organismos integrados no Ministério das Finanças; Proceder à agregação de necessidades relativas aos bens móveis e serviços abrangidos pelas categorias definidas pela Portaria n.º 772/2008, de 6 de Agosto, na redação que lhe foi dada pela Portaria n.º 420/2009, de 20 de Abril, efetuando a sua contratação centralizada; Funcionar como apoio de primeira linha dentro do Ministério relativamente aos Acordos Quadro ou outros contratos públicos celebrados pela Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública - ESPAP; Efetuar a agregação de informação de compras ao nível do Ministério, nos moldes definidos pela ESPAP; Pugnar pelo cabal e pontual cumprimento contratual; Promover uma efetiva poupança na despesa pública, designadamente através da redução de custos unitários face a anteriores termos contratuais.


TIPOS DE PROCESSOS



Processos internos

Processos externos

Processos mistos

(internos e externos)

5 SGMF 1 GMF, ESPAP, AT, INA, SSAP, IGCP, GPEARI, IGF, DGO, DGAEP, DGTF, UTAM, UTAP, CRESAP, UNILEO, CNC

16

TOTAL 5 TOTAL 1 TOTAL 16



PROCESSOS DE NEGÓCIO Internos (X)

Externos (X)

Processo nº 1 Plano Anual de Compras Agregadas X X

Processo nº 2 Agregação de Necessidades e Processo Aquisitivo

X X

Processo nº 3 Monitorização X X


Processo nº 4 Esclarecimentos do funcionamento da plataforma X X

Processo nº 5 Esclarecimentos contratuais X X

Processo nº 6 Organização, acompanhamento e coordenação de atividades de Responsabilidade Social

X X

Processo nº 7 Criação e divulgação revista de imprensa nacional e estrangeira

X X


Processo nº 8 Gestão dos questionários de avaliação X X

Processo nº 9 Tratamento de pedidos de informação e reclamações

X X

Processo nº 10 Gestão do património cultural X

Processos de suporte e de gestão

Processo nº 11 Elaboração/Manutenção de Listas Telefónicas (Gabinetes Governamentais, Organismos de MF, Secretaria-Geral e coordenação da lista telefónica interna do edifício sede

X X



Diretor de Serviços Todos 100

Técnico superior Todos 100




DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE COORDENAÇÃO E GESTÃO ORÇAMENTAL (DSCGO)

DIRETORA DE SERVIÇOS Paula Leal



TIPOS DE PROCESSOS

(N.B.)



Processos internos

Processos externos

52 SI, SFA e EPR (todos os organismos do MF)

52


33 Unidades orgânicas da SG e GSG

9 Gabinetes governamentais, Comissões, serviços partilhados, DGO, Tribunal de Contas, IGCP

19

TOTAL 85 TOTAL 9 TOTAL 71

OPERACIONALIZAÇÃO DAS COMPETÊNCIAS DA UNIDADE ORGÂNICA



Processo nº 1 Preparar o Orçamento de Estado do Programa Orçamental

X

Processo nº 2 Acompanhar do controlo orçamental do Programa Orçamental

X

Processo nº 3 Elaborar documentos técnicos no âmbito do Programa Orçamental

X

Processo nº 4 Elaborar o Orçamento da SGMF, SP, Comissões e da AG

X X

Processo nº 5 Acompanhar a execução das candidaturas comunitárias

X X

Processo nº 6 Constituir/Reconstituir/Liquidar dos Fundos de Maneio

X X

Processo nº 7 Elaborar informações com vista à racionalização e rentabilização dos recursos financeiros

X X

Processo nº 8 Elaborar Pedido de Libertação de Créditos X X

Processo nº 9 Assegurar o cumprimento, de acordo com as disposições legais aplicáveis e com os Princípios de boa gestão, dos procedimentos técnicos, administrativos e contabilísticos na execução dos orçamentos da SGMF, SP, Comissões e da AG

X X

Processo nº 10 Elaborar a Conta de Gerência da SGMF, SP, Comissões e da AG

X X


Processo n.º 11 Acompanhar a liquidação/cobrança de receitas

próprias e fundos comunitários X X

Processo n.º 12 Elaborar relatórios de execução orçamental

Processo n.º 13 Elaborar previsões orçamentais X X

Processo n.º 14 Propor as alterações orçamentais necessárias ao regular funcionamento dos serviços

Processo n.º 15 Prestar informação estabelecida anualmente no decreto de Execução Orçamental

X X


Processo nº 1 Analisar as necessidades orçamentais financiadas por receitas gerais;

X

Processo nº 2 Preparação do Quadro Plurianual de Programação Orçamental

X

Processo nº 3 Proceder à divulgação dos “plafonds” dos orçamentos aos diversos serviços do MF

X

Processo nº 4 Informar os indicadores, definidos politicamente, de economia, eficiência e eficácia do programa, nomeadamente os respetivos objetivos e metas

X

Processo nº 5 Proceder à repartição regionalizada ao nível de Nomenclatura de Unidade Territorial, do PO

X

Processo nº 6 Assegurar a fiabilidade da informação X X

Processo nº 7 Acompanhar e prestar esclarecimentos sobre os objetivos, indicadores e metas do Programa Orçamental

X

Processo nº 8 Apresentar, mensalmente, as previsões de despesa/ receita para o conjunto do programa, incluindo a validação das previsões mensais dos respetivos organismos

X

Processo nº 9 Analisar os desvios de execução relativamente ao programado, elaborando para o efeito um relatório do programa, o qual deve incluir análise dos riscos da execução orçamental para o conjunto do ano

X X

Processo nº 10 Emitir parecer prévio sobre a inscrição de novas medidas, projetos e reinscrições de projetos

X

Processo nº 11 Propor as alterações indispensáveis ao cumprimento dos objetivos do programa orçamental, tendo em conta as competências definidas na lei

X

Processo nº 12 Emitir parecer prévio sobre as alterações orçamentais que careçam de autorização do membro do Governo responsável pela área das finanças ou do membro do Governo da tutela

X

Processo nº 13 Distribuição mensal, pelas diversas entidades do PO, do limite de FD de Receitas Gerais (RG), oportunamente comunicado pela DGO

X

Processo nº 14 Validação dos FD das entidades que integram o PO (no âmbito da aplicação da LCPA)

X

Processo nº 15 Informação sobre o grau de realização de medidas de política

X

Processo nº 16 Acompanhamento do reporte da execução física dos projetos das entidades do PO

X


Processo nº 17 Elaboração relatórios de execução, do PO,

explicitando os resultados obtidos face aos objetivos e metas traçadas e os recursos utilizados, de acordo com o determinado na LEO

X

Processo n.º 18 Proceder ao carregamento na Plataforma SIGO/SOE de todas as propostas de orçamentos, da SGMF, SP, Comissões e da AG

X X

Processo n.º 19 Acompanhar e avaliar a execução material e financeira dos orçamentos

X X

Processo n.º 20 Auditar internamente os documentos de despesa X X

Processo n.º 21 Garantir, atempadamente, a receita própria/ financiamento comunitário, para proceder ao pagamento das despesas

X X

Processo n.º 22 Emitir, registar e expedir guias de reposição X X

Processo n.º 23 Manter atualizado o registo dos movimentos de caixa;

X X

Processo n.º 24 Arquivar os documentos comprovativos da receita cobrada e talões de depósito

X X

Processo n.º 25 Elaborar guias de receita e respetivo lançamento no GERFIP

X X

Processo n.º 26 Proceder aos pedidos de adiantamento/reembolso dos fundos comunitários

X X

Processo n.º 27 Manter atualizadas as contas correntes do Homebanking

X X

Processo n.º 28 Emitir e expedir avisos de pagamentos aos interessados

X X

Processo nº 29 Divulgação de Informação X X

Processo nº 30 Reconciliações Bancárias das Contas de HomeBanking

X X

Processo nº 31 Deveres de prestação de informação por obrigatoriedade legal

X X



Diretor de Serviços Todos 75

Chefe de Divisão Todos 75

Técnico Superior 1,2,3 90



Técnico Superior (*) 1,2,3 90

Técnico Superior 4,6,7,8,9,10,11,12,13,14 90

Técnico Superior 4,5,6,7,9,10,12,13,14 90

Técnico Superior 4,6,7,8,9,12,13,14 90

Técnico Superior 4,6,7,8,9,12,13,14 90

Técnico Superior 4,6,7,9,12,13,14 90

Técnico Superior 4,5,6,7,8,9,11,12,13,14 90


Técnico Superior (*) 4,6,7,9,12,13,14 90

Assistente Técnico 4,6,9,11 90

Assistente Técnico 6,8,9, 90




Assistente Técnico (*) 4,6,9, 90

Observações Considerei como Processos de suporte, subprocessos dos Processo de Negócio. Assim os Processos de Suporte n.ºs 1 a 18 são subprocessos dos Processos de Negócio n.ºs 1 a 3. Os Processos de Suporte n.ºs 19 a 31 são subprocessos dos Processos de Negócio n.ºs 4 a 15.


DIREÇÃO DE SERVIÇOS DE AUDITORIA E CONTROLO INTERNO (DSACI)

DIRETOR DE SERVIÇOS João António Rodrigues


propor anualmente um plano de atividades de auditoria e controlo interno na SGMF, que, em função dos fins a alcançar e da avaliação do risco, possa incidir na atividade de qualquer unidade orgânica da SGMF;

realizar ações de auditoria e controlo nos domínios operacional, contabilístico, financeiro, patrimonial, informático e de recursos humanos, visando, em conjunto com as demais unidades orgânicas, promover uma cultura rigor, segurança e qualidade, de acordo com a especificidade das áreas de atividade prosseguidas;

elaborar um relatório sobre cada auditoria ou verificação realizadas, apresentando recomendações para a correção de procedimentos considerados incorretos, ineficazes ou ilegais, tendo em vista a melhoria do funcionamento dos serviços, bem como acompanhar a implementação das recomendações apresentadas;

analisar a salvaguarda dos ativos, desde o seu registo contabilístico até à verificação física;

analisar o processo de utilização dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de encargos;

verificar o nível de cumprimento, por parte de toda a estrutura orgânica, das diretrizes emanadas pela direção da SGMF e avaliar sobre a sua compreensibilidade e adequação aos objetivos de economia, eficiência e eficácia;

Avaliação dos mecanismos de controlo com vista à promoção de um controlo interno eficaz;

avaliar o nível de confiança, exatidão e integridade dos registos contabilísticos e aferir a fiabilidade da informação financeira produzida e dos instrumentos de gestão;

analisar a fiabilidade, adequação e eficácia dos sistemas de informação organizacional com vista à identificação das áreas de risco e apresentação de recomendações que melhorem o funcionamento destes sistemas;

acompanhar as auditorias realizadas à SGMF por entidades externas;

emitir parecer sobre medidas tendentes a melhorar a eficiência dos serviços e a modernização do seu funcionamento, quando tal lhe for determinado pela Direção;

desenvolver ações de sensibilização no sentido da promoção do maior aperfeiçoamento dos procedimentos adotados;

apoiar na elaboração do plano de prevenção de riscos de gestão, corrupção e infrações conexas e monitorizar a sua execução, contribuindo para a elaboração dos relatórios periódicos da sua implementação;

fomentar e monitorizar a implementação das medidas de Simplificação e Modernização Administrativa;

elaborar um relatório anual da atividade desenvolvida.


TIPOS DE PROCESSOS



Processos internos

9 UO da SGMF e Direção 10

Processos externos

0


1 UO da SGMF e Direção 10 Entidades externas NA

TOTAL 10 TOTAL 10 TOTAL NA



Listagem dos processos desenvolvidos

Destinatário(s)/ cliente(s)


Processo nº 1 Elaboração do Plano Anual de auditoria e controlo

interno da SGMF

X

Processo nº 2 Realização de auditorias e ações de controlo interno X

Processo nº 3 Elaboração de relatórios de auditoria X

Processo nº 4 Monitorização da aplicação das recomendações X

Processo nº 5 Acompanhar auditorias externas X X

Processo nº 6 Elaboração do relatório anual de atividades auditoria

e controlo interno da SGMF

X

Processo nº 7 Realizar ações de sensibilização X

Processo nº 8 Emissão de pareceres X


Processo nº 9 Gestão administrativa X

Processo nº 10 Elaboração de mapas de apoio à Direção X



Diretor de Serviços 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 100

Técnico Superior 2, 3, 4, 5, 7 50

Técnico Superior 2, 3, 4, 5, 7 e 8 100

Técnico Superior 2, 3, 4, 5, 7 e 8, 100

3 Técnicos superiores (a recrutar*)

2, 3, 4, 5, 7 e 8 100

Observações - Uma técnica superior deixará, em princípio, ainda este ano de 2018, de exercer funções na SGMF; - Um técnico superior desenvolve também as funções de coordenador da equipa de ESST.


DIVISÃO DE GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS (DGRH) CHEFE DE DIVISÃO Rute Pinto


Assegurar a prossecução das ações necessárias à gestão e administração de recursos humanos dos Serviços Partilhados, AG e dos órgãos e estruturas a que a SG presta apoio. Elaborar os instrumentos de gestão de recursos humanos da SG e transversais do Ministério, nomeadamente em matéria de SIADAP, Balanço Social e SIOE. Assegurar o processamento de remunerações e outros abonos ao pessoal dos Serviços Partilhados e AG, bem como dos órgãos, e outras estruturas do MF a que a SG presta apoio. Promover a análise dos processos resultantes de acidentes de trabalho e doenças profissionais e o respetivo processamento de despesa. Praticar os atos de administração relativos ao pessoal oriundo do QEI, QGA e em funções transitórias em Macau. Assegurar o serviço de entrada e distribuição da correspondência da SG e o serviço de expedição da correspondência dos Gabinetes Governamentais, bem como dos órgãos, e outras estruturas do MF a que a SG presta apoio.


TIPOS DE PROCESSOS

(N.B.)

Nº IDENTIFICAÇÃO DOS DESTINATÁRIOS (“clientes”) Clientes Internos N º Clientes Externos Nº

Processos internos

11 Unidades orgânicas da Secretaria-Geral; Trabalhadores da SG

175

Processos externos

10 DGAEP, UTAP,CNC, UNILEO, EMSPOS,GABSEAEP, Pessoal QEI e Macau

318


e externos)

34 Unidades orgânicas da Secretaria-Geral; Trabalhadores da SG

175 N.A.

TOTAL 55 TOTAL 175 TOTAL N.A.




Processo nº 1 Elaboração do projeto orçamento de pessoal X X

Processo nº 2 Elaboração do Relatório de Balanço Social X

Processo nº 3 Elaboração do Relatório de Balanço Social Consolidado

X

Processo nº 4 SIOE X

Processo nº 5 Informação para Intranet e Extranet X X

Processo nº 6 SIADAP X

Processo nº 7 Elaboração do Relatório SIADAP X

Processo nº 8 Elaboração do Relatório SIADAP Consolidado X

Processo nº 9 Recrutamento e Seleção de Pessoal X X

Processo nº 10 Gestão de Contratos de Avença X


Processo nº 11 Informações X X

Processo nº 12 Contratos de Trabalho X

Processo nº 13 Licenças sem vencimento X X

Processo nº 14 Registo e Distribuição de Correspondência - Saídas X X

Processo nº 15 Registo e Distribuição de Correspondência - Entradas

X

Processo nº 16 Reencaminhamento de Correspondência X

Processo nº 17 Renovação de licença especial (em Macau) X

Processo nº 18 Regularização de ponto X

Processo nº 19 Declarações X X

Processo nº 20 Despesas para ADSE X X

Processo nº 21 Notas Biográficas X X

Processo nº 22 Processo individual X X

Processo nº 23 Contagem do Tempo de Serviço X X

Processo nº 24 Marcação/alteração Individual de Férias X

Processo nº 25 Mapa Anual de Férias X

Processo nº 26 Acumulação de Férias X

Processo nº 27 Guias de vencimento X X

Processo nº 28 Submissão a Junta Médica X X

Processo nº 29 Pedido de horário especial X X

Processo nº 30 Horas extraordinárias X X

Processo nº 31 Penhoras Fiscais X X

Processo nº 32 Penhoras Judiciais X X

Processo nº 33 Criação/Alteração cadastro em GeRHup X X

Processo nº 34 Atribuição de Subsídios X X

Processo nº 35 Processamento de Vencimentos X X

Processo nº 36 Processamento de Descontos X X

Processo nº 37 Reembolsos X

Processo nº 38 Reposições X X

Processo nº 39 Submissão mapas legais (SAPE/SR) X X

Processo nº 40 Inscrição/Reinscrição/Cessação ADSE/CGA/SS X X

Processo nº 41 Elaboração do Modelo 10 X X

Processo nº 42 Elaboração e Distribuição das Declarações de Rendimentos para efeitos de IRS

X X

Processo nº 43 Aposentação X X


Processo nº 44 Subsídio morte/funeral X X

Processo nº 45 Despesas de funeral X X

Processo nº 46 Publicações em Diário da República X X

Processo nº 47 Controlo das Greves X

Processo nº 48 Acidentes em trabalho e doenças profissionais X X

PROCESSOS DE SUPORTE Internos (X) Externos (X)

Processo nº 1 Elaboração de mapas (SAPE/SR) X

Processo nº 2 Elaboração de mapas (Divisão) X

Processo nº 3 Elaboração de mapas (NATDP) X

Processo nº 4 Atendimento presencial, telefónico e por correio eletrónico (SAPE/SR)

X X

Processo nº 5 Atendimento presencial, telefónico e por correio eletrónico (Divisão)

X X

Processo nº 6 Atendimento presencial, telefónico e por correio eletrónico (NATDP)

X X

Processo nº 7 Atendimento presencial, telefónico e por correio eletrónico (Pessoal do QEI e Macau)

X


Cargo ou Categoria Processo (s) nº Total (%) afetação

Chefe de Divisão 1 a 12 (neg.) 1,2,4 a 7 (sup.) 50 (1;2)

Técnico Superior 5, 9 a 13 (neg.) 2 e 5 (sup.) 98 (2)

Técnico Superior 2 a 4, 9 e 11 (neg.) 2 e 5 (sup.) 98 (2)

Técnico Superior 6 a 9 e 11 (neg.) 2 e 5 (sup.) 98 (2)

Técnico Superior 1, 4, 9 e 11 (neg.) 2 e 5 (sup.) 98 (2)

Técnico Superior 48 (neg.) 3 e 6 (sup.) 100






Assistente Técnico 48 100

Assistente Técnico 48 100

Coordenador Técnico 31,32,37 a 39,41,46 (neg) 1 e 4 (sup.) 50 (2;3)

Assistente Técnico 13,18, 23 a 45 (neg) 1 e 4 (sup.) 100









Assistente Técnico (*) 13,18, 23 a 47 (neg) 1 e 4 (sup.) 100



Assistente Técnico 17,19 a 22 (neg.) 7 (sup. 100

Assistente Técnico 18 a 22 (neg.) 4 (sup.) 100

Assistente Técnico 14 a 16 (neg.) 1 e 4 (sup.) 100



Assistente Operacional 14 e 15 100



Observações 1) Assegurar outras funções inerentes ao cargo de direção intermédia.

2) Assegurar outras funções, designadamente de júri de procedimentos concursais;

3) Assegura funções inerentes ao cargo de coordenação técnica;

(*) A recrutar


DIVISÃO DE GESTÃO DE APROVISIONAMENTO E PATRIMÓNIO (DGAP)

CHEFE DE DIVISÃO Conceição Ribeiro


Compete à DGAP: Promover a gestão racional, adequada e segura às necessidades humanas e materiais de

conservação, reparação e manutenção, do património e imobilizado afeto à SGMF, aos Gabinetes e aos organismos a quem a SGMF presta Serviços Partilhados de acordo com as políticas superiormente determinadas, aplicando critérios de economia, eficiência e eficácia;

a aquisição dos bens, serviços e empreitadas necessários e a gestão e manutenção do parque de viaturas e serviços de telecomunicações;

aquisições de bens, serviços e empreitadas de conservação e reabilitação dos edifícios do MF;

monitorizar o ciclo de vida dos contratos celebrados pela SGMF, aos Gabinetes e aos organismos da GAF gestão da segurança e limpeza das instalações do edifício sede do MF;

promover e garantir higiene, segurança e saúde no trabalho;

o cadastro do todo o imobilizado afecto à SGMF, aos Gabinetes e aos organismos da GAF

acompanhar e controlar o PGPI através da UGP e garantir o cumprimento do princípio de onerosidade;

promover o Programa Eco AP através da implementação do Plano de eficiência energético e hídrico para o edifício sede do MF.


TIPOS DE PROCESSOS



Processos internos

Direções de Serviços e Unidades orgânicas da SGMF

10 17

Processos externos

Gabinetes Ministeriais, comissões, grupos de trabalhos e todos os serviços do MF

18


e externos)

Direções de Serviços e Unidades orgânicas da SGMF

10 Gabinetes Ministeriais, comissões, grupos de trabalhos e todos os serviços do MF

18

TOTAL TOTAL 10 TOTAL 18



PROCESSOS DE NEGÓCIO SUBPROCESSOS Internos (X) Externos (X)

Processo nº 1 Compras Agregadas pela UMC

Processo pré-contratual Agregação de necessidades, despachos, relatórios, assinatura contratos, processo em GERFIP

X X

Processo nº 2 Processos aquisitivos bens/serviços/empreitadas

2.1 Aquisições Agregadas (Serviços Partilhados 2.2 Aquisições de Bens/Serviços 2.3 Empreitadas

X X


Processo nº 3 Comunicações 3.1 Gestão de equipamentos de

telecomunicações X X

Processo nº 4 Gestão do Património

4.1 Inventário/etiquetagem X X

4.2 Alteração da Localização de Bens X X

4.3 Contratos de Comodato/Cedências X X

4.4 Valorização de Bens X X

4.5 Abate de Bens X X

Processo nº 5 Parque de viaturas

5.1 Multas/Coimas X X

5.2 Gestão dos espaços de estacionamento

X X

5.3 Gestão/atualização do SGPVE X X

5.4 Gestão de Acidentes de veículos X X

5.5 Gestão da Frota dos

SP/SGMF/Comissões/AG

X X

Processo nº 6 Unidade de Gestão Patrimonial

6.1 Elaboração/ atualização anual do Plano Setorial do MF (regularização jurídica, avaliação, ocupação e conservação e reabilitação) dos serviços e organismos sob a sua tutela. 6.2 Apoio, monitorização e fiscalização de obras no âmbito de candidaturas ao FRCP 6.3 Aplicação do Princípio da Onerosidade 6.4 Acompanhamento e controlo da execução do PGPI em cada Organismo ou Entidade do MF

X X

Processo nº 7 Manutenção /conservação do edifício

7.1 Pedidos/Intervenções 7.2 Pareceres/Especificações Técnicas 7.3 Acompanhamento e fiscalização das empreitadas 7.4 Gerir, manter, conservar, reparar e beneficiar o património (móvel e imóvel) afecto à SGMF, Comissões, Serviços Partilhados e AG, bem como os espaços comuns do edifício sede do MF (limpeza, segurança, manutenção áreas verdes, etc), do Arquivo contemporâneo e das instalações das Comissões, a quem presta apoio

X X

Processo nº 8 Segurança no Trabalho

8.1 Plano de emergência Interno X X

Processo n.º 9 Eficiência energética

9.1 Plano de eficiência energética do edifício sede MF

X X



Processo nº 10

Gestão do Armazém: Receção e armazenagem do material de economato em condições adequadas; Gestão dos stocks e encomendas de materiais Fornecimento de bens – Pedidos/armazém

X X

Processo nº11 Gestão administrativa Gestão dos contratos (Requisições (UMC)/Negociação/Denúncia/Renovações/Adendas de Contratos) Portal do Cliente Elaboração de mapas de apoio à Direção/Gabinetes.

X X

Processo nº12 Assistências técnicas X X

Processo n.º 14

Prestar apoio logístico aos Gabinetes e organismos da GAF

Processo n.º 15

Gestão do Fundo de maneio da SGMF X



Chefe de Divisão 1-14 100

Técnico Superior 2,11 100






Técnico Superior 2,7 50/50 Grupo de trabalho Segurança e saúde

Técnico Superior 2,7,8,9 100



Coordenador Técnico 1,2,4,7,10, 11,12, 13 100

Coordenador Técnico 1,2,3,5,11,13 100

Assistente Técnico 2,11, 12,13 100

Assistente Técnico 2,11, 12,13 100

Assistente Técnico 1,2,4,9,10,11, 12,13 100

Assistente Técnico 2,11,12 100

Assistente Técnico 1, 2,11,12 100

Assistente Técnico 2,11, 12 100

Assistente Técnico 1,2,3, 5,11,13 100




Assistente Técnico 2,13 100

Assistente Operacional 9,13 100

Assistente Operacional 10,13 100

Assistente Operacional 10,12, 13 100

Assistente Operacional 13 100

Assistente Operacional 13 100


DIVISÃO DE ARQUIVOS E BIBLIOTECA (DAB) CHEFE DE DIVISÃO Ana Maria Gaspar


Organizar e gerir a Biblioteca Central e o Arquivo Contemporâneo do Ministério das Finanças, garantindo a recolha, conservação, tratamento e disponibilização dos fundos bibliográficos e documentais. Prestar apoio técnico aos serviços do Ministério das Finanças na área da documentação e da informação


TIPOS DE PROCESSOS

(N.B.)



Processos internos

4 Direções de serviço da SG 2

Processos externos

Processos mistos

(internos e externos)

16 Direções de serviços da SG

8 Gabinetes governamentais, organismos do MF, organismos da AP, cidadãos e público em geral

n.a.

TOTAL 20 TOTAL 10 TOTAL



PROCESSOS DE NEGÓCIO COMUNS – BIBLIOTECA CENTRAL e ARQUIVO CONTEMPORÂNEO DO MF

Internos (X) Externos (X)

Processo nº 1 Atendimento a utilizadores internos e externos X X

Processo nº 2 Disponibilização da informação no “Arquivo e Biblioteca Digital”

X X

Processo nº 3 Disponibilização de informação legislativa X X

Processo nº 4 Transferência de suportes X X

PROCESSOS DE SUPORTE COMUNS – BIBLIOTECA CENTRAL e ARQUIVO CONTEMPORÂNEO DO MF


Processo nº 5 Entrega mensal de receitas próprias X

Processo nº 6 Manutenção e gestão do material X

Processo nº 7 Elaboração da newsletter / Boletim da Biblioteca Central

X X

Processo nº 8 Divulgação da informação e do serviço X X

PROCESSOS DE NEGÓCIO - BIBLIOTECA CENTRAL DO MF Internos (X) Externos (X)

Processo nº 9 Tratamento bibliográfico da documentação X X

Processo nº 10 Gestão de empréstimos X X


PROCESSOS DE SUPORTE – BIBLIOTECA CENTRAL DO MF Internos (X) Externos (X)

Processo nº 11 Aquisição por compra de publicações X

Processo nº 12 Gestão da base de dados bibliográfica X X

Processo nº 13 Gestão da base de dados jurídica X X

PROCESSOS DE NEGÓCIO – ARQUIVO CONTEMPORÂNEO DO MF


Processo nº 14 Incorporação de documentação X X

Processo nº 15 Tratamento de fundos documentais X X

Processo nº 16 Administração dos instrumentos de gestão documental do MF

X X

Processo nº 17 Apoio técnico a gabinetes, direções de serviço e organismos do MF

X X

Processo nº 18 Gestão do Arquivo Intermédio da SGMF X X

PROCESSOS DE SUPORTE - ARQUIVO CONTEMPORÂNEO DO MF


Processo nº 19 Controlo do espaço e do depósito X

Processo nº 20 Controlo dos serviços prestados geradores de receitas próprias

X X



Chefe de Divisão 1, 5, 6, 8,11, 14, 16, 17 e 20 76

Técnico superior 1, 2, 5, 7, 8, 15 80

Técnico superior 1, 2, 8, 9,10, 12 e 18 100

Técnico superior 1, 2, 3, 4, 13, 15, 16, 17 e 18 60

Técnico superior 1, 2, 3, 4 e 13 100

Técnico superior 1, 2, 15 100

Técnico superior 1, 2, 4, 15, 16 80

Técnico superior 1,2, 4, 15, 16, 17 80

Técnico de informática 1, 2, 4 e 15 80

Assistente técnico 1, 5, 6, 7, 9, 10 e 12 100

Assistente técnico 1, 4, 15, 16 100

Assistente técnico 2, 4, 15 e 19 100

Assistente técnico 15 100

Assistente técnico 15 100

Documents

ANEXO C - Atividade Corrente · Controlo Interno, da Direção de Serviços de Coordenação e Gestão Orçamental, da Divisão de Gestão Financeira e ainda da Divisão de Arquivos