Auditoría del absentismo

Tema 7

Introducción

n La auditoría del absentismo suele ser consecuencia de las recomendaciones planteadas en el prediagnóstico.

n Aspectos que se tratarán:q Definición del absentismoq Métodos de análisis del absentismo.q Modelo explicativo del fenómenoq Recomendaciones.

Noción de ausencia

n Son múltiples las definiciones propuestas. n Algunas significativas serían:q “La no presencia del empleado en el lugar de trabajo”.q “Un día de trabajo no desempeñado”q “Cuando una persona decide dedicar el tiempo de

trabajo a otras actividades que entran en colisión con éste”.

q “La falta de presencia física de un empleado en un lugar concreto y en un momento dado cuando existe una expectativa social de que esa persona se encuentre allí”.

Clasificaciones del absentismo

n Desde el punto de vista del empleado:

q Absentismo voluntario (culpable)

q Absentismo involuntario (inocente)

n Desde el punto de vista del empleador

q Absentismo sobre el que se puede intervenir

q Absentismo sin posibilidad de intervención

Las medidas del absentismo

n Algunos autores han llegado a contabilizar más de 40 medidas del absentismo.

n En términos generales se suele hacer uso de tres tipos de medidas: duración, frecuencia y ausentes.

n A partir de estos se pueden calcular diversos ratios: de gravedad, de frecuencia, duración media, ausencias…

Medidas

Gravedad

Número de horas (días) de ausencia(1) ------------------------------------------------

Número de horas (días) teóricamente trabajadas

Número de horas/días ausencia – absentismo LD(2) ------------------------------------------------------------------

Número de horas (días) teóricamente trabajadas

Gravedad media

Duración total de las ausencias(3) ------------------------------------------

Plantilla media

MedidasDuración media

Número total de horas (días) de ausencia(4) ------------------------------------------------

Número de ausencias

Frecuencia media

Número de ausencias (5) --------------------------------

Plantilla media

Tasa de frecuencia de los ausentes

Número de ausentes(3) ------------------------------------------

Plantilla media

Medidas

n La elección de los indicadores va a estar condicionada por los objetivos a alcanzar.

n Se ha utilizado normalmente la frecuencia más que la duración.

n Objetivos:q Remuneración ausencias -> duración.q Planificación personal-> número de ausentesq Causas absentismo: frecuencia y duración.

n Las ausencias de corta duración son indicativas de conductas negativas.

Los costes del absentismo

n Pueden ser divididos en costes directos y costes indirectos.n Costes directos:

q Los salarios y cargas socialesq Los costes de la no producción por los ausentesq Costes incurridos para compensar el absentismo.q Costes directos relacionados con los costes organizativos.

n Costes indirectos:q Desviación entre el rendimiento del ausente y el del sustituto.q Disminución de la calidad de los productos/servicios.q Incremento en la tasa de rechazos.q Retrasos en las entregas…

n Plan a adoptar para tener en cuenta estos costes:

Reglas Costes

Sustitución ¿ProductividadAfectada?

Se requierenHorasExtraordinarias

Por personal deSustitución

SustituciónFormado?

Por miembros deOtro servicio

El ausente esPagado? (segúnMotivos)¿Otros departamentosAfectados?

Disminución de la producciónRetrasos• Diferencia P real – P media• Menor uso del material• Aumento de stocks• Disminución de beneficio

Costes en S. (salarios,Primas, beneficios sociales)

Mismo coste que 1a• Sobre salario• Coste de formación y mantenimiento de sustitución.

• Tiempo requerido por la dirección para encontrar sustitutoMismo coste que 1a• Coste adquisición• Tiempo requerido por dirección• Baja productividad real.Mismo coste que 1a• Sobre efectivo• Disminución de producción en elservicio de origen.Salarios + beneficios sociales

Beneficios sociales

Costes en tiempo para preparar yMantener informes en departamento:Contabilidad, Personal, Costes…

1

1a

1b

2

3

no si

sisi

si si

no

si

no

Ejemplo de costesn el número de horas totales de ausencias se ha elevado a

8.700 horas,n el coste de las remuneraciones pagadas a 17.323€, n el coste directo soportado por la empresa a 14.218€, n las horas perdidas resultantes del hecho de reemplazar un

puesto a otro en 1.420 horas, n las horas de retraso de coger el puesto por los sustitutos y los

tiempos de parada de las máquinas en 202 horas. Como las cargas de funcionamiento del taller se elevaban, para el año considerado, a 0,33 millones de euros, para cerca de 100.000 horas de trabajo, el coste horario de carga se establece en 3,35€ y el coste de no producción en 202 x 3,35€ = 667,4€.

n A este coste se debe adjuntar el del tiempo de parada de las máquinas, sea 1420 horas x 3,35€ = 4762€. El coste total de la no producción se eleva así a 5440€.

Ejemplo de costesn Las operaciones administrativas asumidas por los jefes de

equipo y el secretariado se elevaron aproximadamente a 1.298€.

n Las desviaciones de productividad entre sustitutos y los ausentes se han estimado en un 15%. Los costes suplementarios necesarios para realizar una hora de producción con un sustituto serán así aunando todas las categorías, de 2653€.

n En este ejemplo, el coste directo de la ausencia corresponde solamente a 2/3 del coste total de las ausencias, sea 14.186€ frente a 23.577€ (14.186€ + 5.440€ + 1.298€ + 2.653€).

n Es posible calcular el coste del absentismo, sea en masa, sea concretándolo en horas. Así, en este ejemplo, las 8.700 horas de ausencia suponen para la empresa 23.584€ anualmente, sea un coste horario de 2,7€,

Verificación de la fiabilidad

n El uso de indicadores cobra sentido cuando se ha evaluado la fiabilidad de las informaciones recogidas.

n Hay que plantearse quién efectúa el control de las ausencias, verificar si las informaciones se transfieren adecuadamente.

n Verificar si existen procedimientos formalizados.

Métodos de análisis del absentismo: análisis del absentismo medio

n Consiste en poner de manifiesto las características medias de las poblaciones ausentes.

n El absentismo se descompone en función de la edad, género, unidad, departamento, antigüedad, etc.

n Este método permite constituir grupos estadísticos pero no determina los verdaderos ausentes.

n Ayuda al auditor a orientar su investigación.

Métodos de análisis del absentismo: análisis nominativo de los ausentes

n El método anterior considera homogéneos los subgrupos considerados.

n Es necesario indagar dentro de cada subgrupo para ver si se cumple el principio de Pareto.

n Este análisis precisa de la existencia de un fichero individualizado que permita obtener la estadística del número de ausencias, tipo y duración.

n Es útil hacer uso de la curva de distribución de las ausencias en función del 4º cuartil o último decil.

n También se necesita un análisis longitudinal entre al menos dos periodos de tiempo.

Curva acumulativa del reparto de los empleados según el número de ausencias

0

20

40

60

80

100

120

0 4 10 16

10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100 Número de ausencias 2000-2002

Número de ausencias 2003/2004

AB

E

L G

D F

C

J

K

HG

I

Comparación del número de ausencias individuales sobre dos periodos consecutivos(cada estrella representa una persona)

Diagnóstico de las causas de las ausencias

n El absentismo es un fenómeno complejo, influido por gran número de factores, que son, como tales, causas de éste y que nos obliga a concretar en un modelo que nos facilite llegar a un diagnóstico preciso.

n Podemos recurrir al modelo explicativo del absentismo propuesto por Steers y Rhodes(1978).

1. Entorno de trabajo• Cualificación• Responsabilidades• Variedad de tareas• Tamaño del grupo• Estilo de dirección• Dureza del trabajo• Relaciones entre trabajadores• Posibilidades de promoción• Nivel salarial• Horario 5. Restricciones

• Condiciones climáticas• Condiciones económicas y del mercado de trabajo• Legislación S.S.• Actitudes del colectivo médico• Tipo de horarios.• Modo de control y estímulos.• Normas del grupo de trabajo.• Cultura de la ausencia• Presión fiscal.

4. Satisfacciónen el trabajo

6. Motivación aestar presente

8. Presenciadel empleado

7. Capacidad de presencia• Enfermedad• Responsabilidades familiares• Problemas de transporte

2. Valores de los empleados yExpectativas del trabajo

3. Características personales• Formación inicial/Sexo• Tamaño familia/Edad/• Edad de los hijos/ Distancia del domicilio

Los métodos de diagnóstico

n Primer paso: identificación de la población que más se ausenta (último decil o cuartil).

n Segundo: recogida de información más cualitativa, de tipo psicosociológico, de los responsables jerárquicos y de los mismos interesados.

n Tercer paso: jerarquizar las causas obtenidas, para determinar aquéllas que explican en mayor grado el absentimso.

n Cuarto paso: formulación de recomendaciones.

Recomendaciones

n Debe estar precedido de un análisis de las debilidades.

n No debemos olvidar la posible actitud de los sindicatos.

n Las recomendaciones pueden basarse en la mejora del sistema de información o en la adopción de medidas coercitivas o incitativas.

n Las recomendaciones deben ser objeto de estudios en profundidad y de concertación con la función de recursos humanos y los mandos de la empresa.