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Esse informativo tem por objetivo sensibilizar autorida- des/gestores e orientar o público interno sobre os processos de digitalização e de microfilmagem e suas especificidades de uso no âmbito do Executivo Estadual, bem como sobre a possibili- dade de sua utilização na documentação arquivística da Polícia Militar de Minas Gerais – PMMG. Durante a aplicação das etapas da Gestão de Documentos, a digitalização e a microfilmagem são utilizadas na 2ª fase, ou seja, na fase de utilização dos documentos, pois essa fase envol- ve o controle, o uso e o armazenamento de documentos necessá- rios ao desenvolvimento das atividades de uma organização. Ademais, tal fase está vinculada às formas de recuperação dos documentos e à rapidez no ato de disponibilizar a informação, proporcionando o devido acesso aos solicitantes. A adoção dos processos de digitalização e de microfilma- gem implica no conhecimento dos princípios arquivísticos, como também no cumprimento das atividades inerentes aos pro- cessos, quais sejam: a captura digital, o armazenamento e a disseminação dos representantes digitais. Isto quer dizer que os gestores dos órgãos e entidades do Poder Executivo e os demais profissionais envolvidos deverão levar em consideração os objetivos da digitalização de um deter- minado acervo documental e os custos de implantação do proje- to. Deverão ter a compreensão de que um processo como esse exige, necessariamente, um planejamento com previsão orça- mentária e financeira capaz de garantir a aquisição, a atualiza- ção e a manutenção de software e de hardware, a adoção de for- matos de arquivo digitais e de requisitos técnicos mínimos que garantam a preservação e a acessibilidade a curto, a médio e a longo prazos dos documentos digitalizados. Outro ponto relevante é a possibilidade de ocorrer a obso- lescência da tecnologia empregada em curto prazo. A defasagem tecnológica terá impacto nos custos e na manutenção dos equi- pamentos disponibilizados os quais permitem o acesso dos solicitantes à informação armazenada em repositórios seguros. O que é digitalização? A digitalização é “o processo de conversão de imagens e som de código analógico para código digital, por meio de dis- positivo apropriado. Tem sido utilizada por arquivistas e gesto- res de documentos, nos arquivos correntes, intermediários e permanentes, para facilitar o acesso às informações contidas nos documentos”. (CRUZ, 2013). Basicamente, é a conversão do documento em suporte de papel ou fotograma para imagem digital, com objetivo principal de dar acesso à informação contida no documento. Ocorre da seguin- te forma: primeiro é feita a prepa- ração do conjunto documental para que esse se torne apto à digi- talização; em seguida, os docu- mentos são escaneados, tratados e indexados por lotes e, finalmente, as imagens e dados são migrados para um software próprio de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Nas últimas décadas, a digitalização vinha sendo utilizada por um número restrito de empresas de grande porte, que preci- savam realizar altos investimentos para obter os benefícios provenientes desta tecnologia. Com o passar do tempo, como acontece normalmente no setor tecnológico, as soluções foram sendo aprimoradas e surgiram equipamentos e sistemas com custos mais acessíveis. A utilização de dispositivos eletrônicos, como os escâne- res, permite que documentos originalmente produzidos em suporte papel ou outros suportes, como filmes negativos e posi- tivos, microfilmes e microfichas, sejam convertidos em arqui- vos digitais acessíveis por meio do computador. Com isso, grandes volumes de informação documental podem ser arma- zenados em ambiente digital, o que permite que sejam disponi- bilizados e acessados com mais facilidade. Digitalização de um manuscrito Dunhuang no estúdio IDP Reino Unido Digitalização e microfilmagem: suas aplicações na Gestão de Documentos Arquivísticos Ano 3, edição 7, Setembro de 2015 BOLETIM INFORMATIVO BOLETIM INFORMATIVO BOLETIM INFORMATIVO Centro de Gestão Documental

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Page 1: BOLETIM INFORMATIVO › conteudoportal › ... · 2015-09-18 · Na digitalização, a captura ocorre por meio de escâner e é posteriormente enviada para um software de digitalização

Esse informativo tem por objetivo sensibilizar autorida-

des/gestores e orientar o público interno sobre os processos de

digitalização e de microfilmagem e suas especificidades de uso

no âmbito do Executivo Estadual, bem como sobre a possibili-

dade de sua utilização na documentação arquivística da Polícia

Militar de Minas Gerais – PMMG.

Durante a aplicação das etapas da Gestão de Documentos, a

digitalização e a microfilmagem são utilizadas na 2ª fase, ou

seja, na fase de utilização dos documentos, pois essa fase envol-

ve o controle, o uso e o armazenamento de documentos necessá-

rios ao desenvolvimento das atividades de uma organização.

Ademais, tal fase está vinculada

às formas de recuperação dos

documentos e à rapidez no ato de

disponibilizar a informação,

proporcionando o devido acesso

aos solicitantes.

A adoção dos processos de

digitalização e de microfilma-

gem implica no conhecimento

dos princípios arquivísticos,

como também no cumprimento

das atividades inerentes aos pro-

cessos, quais sejam: a captura

digital, o armazenamento e a

disseminação dos representantes digitais.

Isto quer dizer que os gestores dos órgãos e entidades do

Poder Executivo e os demais profissionais envolvidos deverão

levar em consideração os objetivos da digitalização de um deter-

minado acervo documental e os custos de implantação do proje-

to. Deverão ter a compreensão de que um processo como esse

exige, necessariamente, um planejamento com previsão orça-

mentária e financeira capaz de garantir a aquisição, a atualiza-

ção e a manutenção de software e de hardware, a adoção de for-

matos de arquivo digitais e de requisitos técnicos mínimos que

garantam a preservação e a acessibilidade a curto, a médio e a

longo prazos dos documentos digitalizados. Outro ponto relevante é a possibilidade de ocorrer a obso-

lescência da tecnologia empregada em curto prazo. A defasagem

tecnológica terá impacto nos custos e na manutenção dos equi-

pamentos disponibilizados os quais permitem o acesso dos

solicitantes à informação armazenada em repositórios seguros.

O que é digitalização?

A digitalização é “o processo de conversão de imagens e

som de código analógico para código digital, por meio de dis-

positivo apropriado. Tem sido utilizada por arquivistas e gesto-

res de documentos, nos arquivos correntes, intermediários e

permanentes, para facilitar o acesso às informações contidas

nos documentos”. (CRUZ, 2013).

Basicamente, é a conversão do documento em suporte de

papel ou fotograma para imagem

digital, com objetivo principal de

dar acesso à informação contida

no documento. Ocorre da seguin-

te forma: primeiro é feita a prepa-

ração do conjunto documental

para que esse se torne apto à digi-

talização; em seguida, os docu-

mentos são escaneados, tratados e

indexados por lotes e, finalmente,

as imagens e dados são migrados

para um software próprio de

Gerenciamento Eletrônico de

Documentos (GED).

Nas últimas décadas, a digitalização vinha sendo utilizada

por um número restrito de empresas de grande porte, que preci-

savam realizar altos investimentos para obter os benefícios

provenientes desta tecnologia. Com o passar do tempo, como

acontece normalmente no setor tecnológico, as soluções foram

sendo aprimoradas e surgiram equipamentos e sistemas com

custos mais acessíveis.

A utilização de dispositivos eletrônicos, como os escâne-

res, permite que documentos originalmente produzidos em

suporte papel ou outros suportes, como filmes negativos e posi-

tivos, microfilmes e microfichas, sejam convertidos em arqui-

vos digitais acessíveis por meio do computador. Com isso,

grandes volumes de informação documental podem ser arma-

zenados em ambiente digital, o que permite que sejam disponi-

bilizados e acessados com mais facilidade.

Digitalização de um manuscrito Dunhuang no estúdio IDP Reino Unido

Digitalização e microfilmagem: suas aplicações na Gestão de Documentos Arquivísticos

Ano 3, edição 7, Setembro de 2015

BOLETIM INFORMATIVOBOLETIM INFORMATIVOBOLETIM INFORMATIVOCentro de Gestão Documental

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2 Centro de Gestão Documental - CGDoc . Setembro de 2015

O que é a microfilmagem?

A microfilmagem é “o resultado do processo de reprodução de documentos em filme por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução”. (CRUZ, 2013). Para os docu-mentos de arquivo, temos duas funções de microfilmagem: a microfilmagem de substituição e a microfilmagem de preserva-ção. Na microfilmagem de substituição, os originais são elimina-dos com objetivo do aproveitamento de espaço físico e equipa-mentos, respeitando a legislação vigente sobre a microfilmagem e o previsto na Tabela de Temporalidade. Já a microfilmagem de preservação destina-se a preservar as informações contidas nos documentos originais danificados e protegê-los do desgaste intrínseco ao uso e ao manuseio constantes. Essa é a função mais utilizada pelas instituições arquivísticas.

É importante ressaltar que os documentos de valor perma-nente, ainda que sejam microfilmados, não poderão ser elimina-dos. Ou seja, a microfilmagem de substituição não se aplica a documentos que, conforme a Tabela de Temporalidade, tenham como destinação o recolhimento ao Arquivo Público Mineiro.

A dinâmica da microfilmagem segue as seguintes etapas: a preparação (retirada de grampos, montagem da sequência dos documentos), a fotograma (fotografia do documento), a migra-ção da foto para filmes de rolo, a digitalização em mídia e, poste-riormente, a indexação para facilitar o acesso. Perante a Legisla-ção Brasileira, apenas a microfilmagem tem equivalência quanto ao valor legal dos documentos originais, ou seja, a microfilma-gem tradicional garante a autenticidade dos documentos, preser-vando a sua forma e o seu conteúdo estáveis.

Qual a diferença entre microfilmagem e digitalização?

A microfilmagem é um recurso de preservação verdadeira-mente arquivístico, com o armazenamento em longo prazo para grandes quantidades de documentos. Difere da digitalização pelo fato de que, no primeiro, ocorre a fotograma (foto) do docu-

mento e depois a migração da foto para um filme de rolo (micro-filme) de aproximadamente 16 milímetros. Após a microfilma-gem, é realizada uma digitalização desses filmes em mídia para que seja feita a indexação futura. Esse é o sistema utilizado pela Seção de Microfilmagem do Centro de Gestão Documental, auto-rizado pelo Arquivo Público Mineiro, denominado microfilma-gem de substituição convencional.

Na digitalização, a captura ocorre por meio de escâner e é posteriormente enviada para um software de digitalização – GED - a fim de proceder a indexação, possibilitando, em poucos cli-ques, a localização do documento procurado. A digitalização é aplicada em processos que exigem um maior nível de consulta e compartilhamento, permitindo que o documento seja acessado por vários usuários simultaneamente e a qualquer momento via Web. O processo de digitalização não é uma reformatação que deva ser utilizada com o objetivo de eliminar os documentos originais. E também deve-se ressaltar que, em qualquer projeto de reformatação de documentos, é imprescindível que os documen-tos tenham passado pelos procedimentos de Gestão Documental.

Quais as vantagens da microfilmagem?

O microfilme é durável e relativamente barato; Normas técnicas consolidadas; Equipamento não é passível de obsolescência; Reconhecimento legal das cópias; Meio físico de qualidade arquivística.

Quais seriam as desvantagens da microfilmagem?

Sujeito a arranhões quando manipulado; Cada geração ou cópia perde em resolução; Equipamento exige manuseio do filme; Impressão de baixa qualidade; Produção com variáveis de difícil controle; Controle de qualidade só pode ocorrer no final do pro-

cesso.

Quais são os benefícios da digitalização?

Capacidade de transmissão e distribuição excelentes; Restauração e realce eletrônicos; Cópia de alta qualidade para o usuário; Segurança contra perda. A digitalização previne a perda

de informações devido a deterioração ou acontecimentos como enchentes, incêndios ou até um acidente banal como rasgar um documento durante o manuseio;

Controle de acesso. Somente usuários autorizados podem acessar a informação com diferentes níveis de acesso;

Rapidez no acesso a informação. A rapidez para conse-guir informações é essencial na tomada de decisões estra-tégicas nos dias de hoje;

Gestão

(

Documentos em microficha. Gemeinsame Körperschaftsdatei (GKD)

DIGITALIZAÇÃO E MICROFILMAGEM

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3 Centro de Gestão Documental - CGDoc . Setembro de 2015

Aumento de produtividade; Transmissão das informações via internet, modem ou

impressão em papel.

Quais seriam as desvantagens do processo de digitalização?

Ausência de valor legal, pois se equiparam a fotocópia não autenticada;

Ausência de normatização; Sistemas de drive se tornarão obsoletos com o tempo; Passível de fraude durante o processo; Imagens em gradação de cinza requerem maior espaço

de armazenamento; Custos altos em treinamentos e software relacionado; Exige drives de grande capacidade para armazenamen-

to; Restrições legais ainda a superar.

Quais são as etapas da digitalização?

A digitalização de documentos segue algumas etapas até a conclusão do processo. Antes que ocorra a conversão do suporte, o documento passa pelas seguintes etapas:

Preparação: os documentos passam por uma análise criteriosa de forma que obedeçam a uma sequência pre-viamente determinada. Esta tarefa engloba atividades como retirada de todos os clipes, grampos ou qualquer elemento que prejudique o acesso do documento ao escâ-ner.

Digitalização: o documento é colocado no escâner e é gerada a imagem digital, disponibilizando-a para uma posterior pesquisa, de forma rápida e objetiva.

Indexação: o documento que foi digitalizado ganha uma identidade, para possibilitar que o acesso a ele seja rápido e preciso.

Controle de Qualidade: As imagens geradas a partir do processo de digitalização são revisadas para verificar se estão de acordo com as especificações técnicas determi-nadas pelo projeto.

Quando o documento é considerado digitalizado?

A partir do momento em que a informação é migrada para outro suporte, no caso da digitalização, para o código digital, o documento sofreu a reformatação de sua origem. Esse momento de trasladação de dados deve ocorrer dentro da melhor técnica, de forma a assegurar a qualidade da reprodução e a durabilidade do novo suporte.

O que se discute, no meio arquivístico, é a possibilidade da

perda de dados, de fraude, de edição ou de adulteração do docu-

mento nesse momento de migração de suporte e de armazena-

mento em repositórios, comprometendo a presunção de autentici-

dade dos documentos.

Qual legislação regulamenta a digitalização de documentos?

Para que se possa entender o contexto da digitalização, é importante saber quais são os órgãos fiscalizadores em nível Federal e em nível Estadual, suas competências e responsabilida-des, dentre elas, a incumbência de orientar as instituições públi-cas no tocante a Gestão de Documentos.

A Lei nº 8.159, de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providênci-as. Cita, no art. 1º, “que é dever do Poder Público a gestão docu-mental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvi-mento científico e como elementos de prova e informação”.

O Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, regulamenta a Lei nº 8.159/91. Nele estão as competências do Conselho Nacio-nal de Arquivos – Conarq, que tem por finalidade definir a políti-ca nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orienta-ção normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

Em âmbito estadual, a Lei nº 19.420, de 11 de janeiro de 2011, estabeleceu a política estadual de arquivos, que compreen-de ações do Estado relacionadas à produção, à classificação, ao uso, à destinação, ao acesso e à preservação de arquivos públicos e privados. A gestão de documentos públicos é coordenada pelas instituições arquivísticas, no caso de Minas Gerais, pelo Arquivo Público Mineiro - APM, órgão que autoriza a eliminação dos conjuntos documentais conforme os Instrumentos de Gestão.

A Lei nº 5.433, de 08 de maio de 1968, regula a microfilma-

gem de documentos oficiais e dá outras providências. Já o Decre-

Gestão

Centro de restauração e digitalização do Arquivo Histórico da cidade de Colónia. Digitalização de fotografias

DIGITALIZAÇÃO E MICROFILMAGEM

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concluído o processo de avaliação do conjunto documental, conduzido pelas respectivas Subcomissões Permanentes de Ava-liação de Documentos de Arquivo - SubCPAD, conforme Reso-lução nº 4.246, de 9 de abril de 2013, publicada no BGPM nº 29 de 18/04/13 e a Deliberação n° 4 do Conselho Estadual de Arqui-vos.

Dispõe o parágrafo único do art. 12 do Decreto nº 1.799/96, que a eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na Tabela de Temporalidade do órgão, aprova-da pela autoridade competente na esfera de sua atuação e respei-tado o disposto no art. 9º da Lei nº 8.159/91. Ressalta-se que a finalidade principal da digitalização não é a eliminação e sim

facilitar a disseminação e o acesso, além de evitar o manuseio do original, contribuindo para a sua preservação.

A PMMG utiliza o processo de digitalização ou a microfilma-gem eletrônica?

Atualmente o processo utilizado pela Seção de Microfilma-gem do CGDoc é o da microfilmagem convencional, regulamen-tado pelo Decreto nº 1.799/96. Como ainda não foi pacificado o assunto sobre a utilização da digitalização de documentos públi-cos, o Arquivo Público Mineiro, órgão responsável por planejar e coordenar o recolhimento de documentos permanentes produzi-dos e acumulados pelo Poder Executivo de Minas Gerais, reco-menda o processo convencional de microfilmagem.

O processo de digitalização caminha a passos largos como recurso a ser utilizado em acervos documentais arquivísticos, todavia, por ser um órgão do Poder Executivo, a PMMG, esbarra na limitação legal. Os acervos digitalizados e armazenados em repositórios atendem aos princípios da recuperação e da agilida-de do acesso à informação, mas não substituem os documentos originais.

4 Centro de Gestão Documental - CGDoc. Setembro de 2014

to nº 1.799 de 30, de janeiro de 1996, regulamenta a Lei de Microfilmagem que, no seu art. 3º, autoriza a reprodução, em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.

E especificamente sobre o processo de digitalização, há a Lei n° 12.682, de 9 de julho de 2012, que dispõe sobre a elabora-ção e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéti-cos.

Não obstante as vantagens prometidas pela nova tecnologia, a Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, apontou ressalvas quanto ao processo de digitalização, sob o argumento de que tal disposi-tivo ensejaria a insegurança jurídica, devido a possibilidade de fralde durante processo. Dessa forma, o Projeto de Lei nº 11/2007 sofreu vetos, por contrariedade ao interesse público, em três artigos do texto original, apresentando as seguintes razões:

Ao regular a produção de efeitos jurídicos dos documentos resultantes do processo de digitaliza-ção de forma distinta, os dispositivos ensejariam insegurança jurídica. Ademais, as autorizações para destruição dos documentos originais logo após a digitalização e para eliminação dos docu-mentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente não observam o procedimento previsto na legislação arquivística. A proposta utiliza, ain-da, os conceitos de documento digital, documento digitalizado e documento original de forma assiste-mática. Por fim, não estão estabelecidos os proce-dimentos para a reprodução dos documentos resul-tantes do processo de digitalização, de forma que a extensão de efeitos jurídicos para todos os fins de direito não teria contrapartida de garantia tecno-lógica ou procedimental que a justificasse. (BRASIL, 2012).

A discussão envolvendo a digitalização de documentos de arquivo é objeto de grande controvérsia. O Ministério da Justiça, no parecer nº 736/2006, teceu algumas considerações sobre o tema, porém, após a publicação da Lei nº 12.682/12, de 9 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, ainda não se manifes-tou oficialmente sobre a validade legal da microfilmagem eletrô-nica, carecendo ser provocado sobre o tema.

A digitalização permite a eliminação do documento original?

A digitalização não autoriza a eliminação de documentos, conforme o art. 6° da Lei nº 12.682/12. A eliminação de docu-mentos, nos órgãos e entidades do Executivo Mineiro, ocorrerá mediante autorização do Arquivo Público Mineiro, depois de

DIGITALIZAÇÃO E MICROFILMAGEM

Gestão

Digitalização de um manuscrito Dunhuang. estúdio IDP Reino Unido.

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Quais são as penalidades aplicáveis caso a documentação pública seja eliminada sem autorização do órgão competen-te?

A eliminação de documentos públicos, sem amparo legal e avaliação prévia da Comissão Permanente de Avaliação de Docu-mentos, sujeita o gestor público à responsabilidade penal, civil e administrativa.

Assim, a eliminação de documentos, nos órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais, ocorrerá depois de concluídos os processos de classificação e de avaliação con-duzidos por suas respectivas Subcomissões Permanentes de Avaliação de Documentos de Arquivo. Mediante autorização do Arquivo Público Mineiro, a eliminação ocorrerá seguindo o que determina e orienta a Deliberação nº 04 do Conselho Estadual de Arquivos – CEA, de 17 de dezembro de 1998, que dispõe sobre procedimentos para eliminação de documentos de arquivo no âmbito dos órgãos e entidades integrantes da Administração Pública do Estado de Minas Gerais.

O administrador público que proceder a eliminação sem seguir os trâmites legais poderá responder, dentre outros, pelo artigo 314 do Código Penal Brasileiro que afirma que “Extraviar livro oficial ou qualquer documento, de que tem a guarda em razão do cargo; sonegá-lo ou inutilizá-lo, total ou parcialmente: Pena - reclusão, de 1 (um) a 4 (quatro) anos, se o fato não consti-tui crime mais grave” e pela norma imposta no artigo 316 do Código Penal Militar:

Destruir, suprimir ou ocultar, em benefício pró-prio ou de outrem, ou em prejuízo alheio, docu-mento verdadeiro, de que não podia dispor, desde que o fato atente contra a administração ou o serviço militar: Pena de reclusão, de 2 (dois) a 6 (seis) anos, se o documento é particular. (ANGHER, 2009)

É importante destacar que a responsabilidade penal não ilide o servidor público de ser acionado civil e administrativamente perante a eliminação ilegal.

O Arquivo Público Mineiro autoriza a eliminação após microfilmagem eletrônica de documentos públicos?

Não. Em consulta recente, realizada pela Seção de Orienta-ção Técnica do CGDoc ao Arquivo Público Mineiro - APM, por meio do ofício nº 18/2014, de 29 de agosto de 2014, o órgão res-pondeu que a microfilmagem recomendada é a convencional por substituição. Ainda, no ofício nº 008/2014 – APM, este infor-

5 Centro de Gestão Documental - CGDoc. Setembro de 2014

É importante salientar que processos de reformatação, como a microfilmagem e a digitalização, não tornam dispensáveis os procedimentos de Gestão Documental. O emprego desta tecno-logia não exime a Administração Pública da responsabilidade de avaliar e de dar destinação adequada aos documentos públicos. Reformatar documentos acumulados, sem prévia classificação e ordenação, é um equívoco. Microfilmar e digitalizar massa docu-mental acumulada, apenas, não configura a Gestão Documental e não resulta em um efetivo e adequado tratamento arquivístico dos documentos de arquivo.

A microfilmagem permite a eliminação imediata do docu-mento original?

Não. A eliminação do documento original não pode ser feita apenas porque ele foi microfilmado. A eliminação dos documen-tos, bem como de sua cópia em microfilme, dependerá de uma avaliação prévia que estabeleça o prazo de guarda e a destinação, conforme o previsto na Tabela de Temporalidade. É importante ressaltar que documentos de valor permanente não podem ser eliminados, mesmo com a documentação microfilmada, e devem ser recolhidos ao Arquivo Público Mineiro.

A microfilmagem, por ter valor legal reconhecido, permite a eliminação do documento desde que obedecendo os procedi-mentos previstos na legislação arquivística. Para que isso ocorra, cada órgão deve possuir seus Instrumentos de Gestão e Tabela de Temporalidade, demonstrando os prazos de guarda, deve solici-tar ao Arquivo Público Mineiro a autorização para eliminação dos documentos que passaram pelo processo de Microfilmagem de Substituição e apresentar ao APM o Termo de Inspeção e Atestado/ Declaração de Garantia de Qualidade do Trabalho de Microfilmagem e de armazenamento adequado do Negativo Máster, que é o filme duplicado uma vez para produzir o Máster de Impressão (Printing Master) e que, após isto, é mantido em armazenamento “arquivístico” como cópia de segurança.

DIGITALIZAÇÃO E MICROFILMAGEM

Gestão

“Microfilmar e digitalizar massa documental acumulada, apenas, não configura a Gestão Documental e não resulta em um efetivo e adequado tratamento arquivístico dos documentos de arquivo”.

Eliminação provas do CRS - Arquivo próprio

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6 Centro de Gestão Documental - CGDoc. Setembro de 2014

“Por falta de compreensão

sobre a importância da

gestão de documentos e

informações, muitas

instituições apostam

unicamente na digitalização

(ou em outra forma

de tecnologia) como a

solução para a organização e

recuperação de seus ativos

informacionais. Como a

tecnologia, por si só, não é

capaz de propor soluções

consistentes e de longo prazo

para a gestão informacional,

tais projetos acabam por

resultarem em soluções

ineficazes, ou mesmo, aquém

das possibilidades que a

gestão e tecnologia, quando

aplicadas conjuntamente,

podem oferecer. ”

(Murilo Billig SCHÄFER, Daniel

FLORES, jul./dez. 2013, p.28).

mou que, quanto a microfilmagem eletrônica ou digitalização, solicitou ao Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) um parecer sobre a legalidade da Administração contratar serviços de microfilmagem eletrô-nica.

BRASIL. Presidência da República. Decreto 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências. Diário Oficial da União, 31 jan. 1996. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/Antigos/D1799.htm>. Acesso em: 13 nov. 2014.

BRASIL. Presidência da República. Lei n ° 12.682, de 09 de julho de 2012. Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meio eletromagnéticos. Diário Oficial, Brasília, 27 ago. 2001. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2012/Lei/L12682.htm>. Acesso em: 13 de nov. 2014.

BRASIL. Presidência da República. Lei 5.433, de 8 de maio de 1968. Regula a microfilma-gem de documentos oficiais e dá outras providências. Diário Oficial da União, 10 de maio 1968. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L5433.htm>. Acesso em: 13 nov. 2014.

CRUZ, Emília Barroso. Manual de gestão de documentos. 2 ed rev. e ampli. Belo Hori-zonte: Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais, Arquivo Público Mineiro, 2013. 146 p. (Cadernos Técnicos do Arquivo Público Mineiro, v.3).

MINAS GERAIS. Lei n. 19.420, de 11 de janeiro de 2011. Estabelece a política estadual de arquivos. Diário Oficial , Belo Horizonte, 12 jan. 2011. Disponível em: <http://www.siaapm.cultura.mg.gov.br/acervo/acervo_gestao/lei19420.pdf>. Acesso em: 13 de nov. 2014.

SCHÄFER, Murilo Billig; FLORES, Daniel. A digitalização de documentos arquivísticos no contexto brasileiro. Tendências da Pesquisa Brasileira em Ciência da Informação, Belo Horizonte, v. 6, n. 2, p.01-31, jun. 2013. Semestral. Disponível em: <http://inseer.ibict.br/ancib/index.php/tpbci/article/viewArticle/116>. Acesso em: 28 ago. 2015.

REFERÊNCIAS

Equipe Técnica

MENSAGEM:

Expediente Informativo do Centro de Gestão Documental

Rua Álvares Maciel, 58, Stª Efigênia - Belo Horizonte/MGCEP 30150-250

Telefones: (31) 3307-0415 e (31) 3307-0436Email: [email protected]

Equipe TécnicaChefia: Ten Cel PM Reginaldo Souza

Sub Chefia: Maj PM Joedson F. Gomes

Redação: 1º Ten PM Marilene Nascente

Ferreira, 2º Ten PM Paulo Moisés de S.

Macedo, 3º Sgt PM Helder F. Duarte, 3º Sgt

PM Sandro Ricardo Rocha Ribeiro e FC

Vinícius Lopes Faria, FC Júlio Alves do

Santos.

Diagramação: 3º Sgt PM Helder F.

Duarte

Revisão: Profª Cristina Souza