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textO: celsO aRNaldOfOtOs: divulgaçãO

Gerenciamento

Por que o domínio deste tema é tão importante para os proprietários das nossas farmácias?

A aferição do resultado pelo me-nos uma vez por mês, fazendo as devi-das correções de rumo, sempre na di-reção de uma farmácia mais lucrativa, é uma das tarefas mais importantes na rotina de uma farmácia. Muito mais que simplesmente aferir o resultado, preci-samos ganhar habilidade em melhorar continuamente os números, estabele-cer metas, trabalhar nas causas que nos permitem alcançar novos objetivos. Afi-nal, não existe vento a favor para quem não sabe aonde quer chegar. O demons-trativo de resultado será uma espécie de bússola, que irá nos orientar se estamos

ou não no caminho certo. Mas, como em toda trajetória, precisamos primeira-mente saber onde estamos, para então sabermos para onde vamos. É necessá-rio definir o ponto de partida. O começo do ano é um momento maravilhoso para

a farmácia iniciar uma série de observa-ções mensais, baseadas em indicadores de desempenho. Trata-se de um ótimo momento para começar uma gestão que classifico como baseada em dados e fa-tos, aumentando o profissionalismo no processo de gestão da farmácia.

omo saber se 2012 será realmente um ano de progresso para a sua farmácia? Se o conhecimento adquirido estará realmente produzindo os seus efeitos, melhorando o desempenho do seu estabelecimento? Nosso consultor especializado no canal farma, Gilson Coelho, inicia este novo ano presenteando os leitores de ABCFARMA com uma ferramenta cujo conhecimento e aplicação serão imprescindíveis para a aferição do progresso do seu negócio.

Gilson Coelho atua especialmente no Canal Farma. É consultor corporativo, palestrante e especialista em Gestão do

Conhecimento nas empresas. Mais informações, consulte o site

www.gilsoncoelho.com.br

DEMONSTRATIVODREDE RESULTADO

Mas, como em toda trajetória, precisamos primeiramente saber onde estamos, para então

sabermos para onde vamos

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Na hipótese de um resultado líquido negativo, qual seria a prioridade? Começar reduzindo as despesas, o CMV ou aumentando o faturamento?

Numa farmácia independente, onde o proprietário tem condições de visualizar todos os detalhes da opera-ção, a alternativa de trabalhar a des-pesa é talvez a mais simples mas, re-conhecidamente, a menos eficaz para melhorar resultado. Existe limite na redução das despesas, já que a maioria é fixa, com a loja necessitando de uma quantidade mínima de recursos para poder operar. Popularmente, eu diria que o proprietário só pode cortar as gorduras, nada de carne, muito menos o osso, sob pena de comprometer seria-

menor dúvida! Só depois a loja deve se ocupar das ações para aumentar o fa-turamento. Um CVM alto em geral sig-nifica que o volume das vendas pode estar contaminado por produtos com rentabilidade baixa. Nessas circunstân-cias, além da loja já estar operando com margem insuficiente, ela fica também impossibilitada de oferecer certos des-contos, o que acaba contribuindo para aumentar a imagem de careiro junto aos clientes. Quando este é o contexto, fica difícil aumentar o faturamento, já que as condições não são favoráveis. Por outro lado, se a farmácia trabalhar na redução do CVM, aumentando a par-ticipação de produtos mais rentáveis, aumentará também sua margem de descontos. Com fama de barateira, a farmácia consegue navegar com mais naturalidade na busca de um fatura-mento mais robusto. A rentabilidade maior também permitirá fazer mais ações promocionais na perfumaria, com alguns preços mais atrativos, fa-zendo aumentar o fluxo de clientes no ambiente da farmácia.As negociações com fornecedores contribuem para a queda do CVM?

Sim, mas infelizmente isso não ocorre com todas as categorias de pro-dutos. Vale lembrar que a loja faz a re-posição daquilo que está vendendo no dia a dia. O mercado já tem consciência de que é mais fácil negociar com genéri-cos, similares e perfumaria do que com medicamentos de prescrição.Depois de trabalhado o CVM, você então recomenda o incremento do faturamento. É simples assim? A loja vende mais quando quer?

Não é tão simples mas também não podemos aceitar a ideia de que nada pode ser feito sobre o aumento do faturamento. O conceito de loja pró-ativa está relacionado a circunstâncias onde a loja traça seus planos, estabe-lece objetivos e trabalha no sentido de alcancá-los. O destino da farmácia pode e deve ser estabelecido pelo pro-prietário, melhor ainda se em conjunto com seus funcionários, estabelecendo

Quais são os grandes indicadores que compõem o DRE da farmácia?

De acordo com a figura a seguir, são três os principais indicadores sobre os quais a farmácia necessita ganhar habilidade no processo de gestão:

1. Despesas2. CMV (custo da mercadoria vendida): é a parcela que a loja gasta

com fornecedores.3. Faturamento: é o faturamento líquido, deduzido os descontosEstas são as três grandes contas que precisarão ser trabalhadas.

O Lucro Bruto e Resultado Líquido são consequências. Mas deve-se eleger o resultado líquido como o grande medidor de desempenho da farmácia. A seguir, demonstramos duas formas de apresentação que nos auxiliam numa maior compreensão do Demonstrativo de Resultado. Os números são meramente ilustrativos.

mente a funcionalidade da sua farmá-cia. Para citar um exemplo, alguns pro-prietários preferem reduzir o número de atendentes ao público, o que acaba gerando longas filas, piorando o de-sempenho do atendimento e do próprio faturamento, justamente um dos itens que ele mais necessita incrementar. Medidas desse tipo também afetam o moral dos funcionários, nestes tempos em que deveríamos preservá-los em vez de dispensá-los. Entre aumentar o faturamento e trabalhar o CMV, qual é a prioridade?

Na prática, o proprietário vai trabalhando simultaneamente as duas coisas mas, pela lógica, ele deveria primeiro tentar reduzir o CMV, sem a

Popularmente, eu diria que o proprietário só pode cortar as gorduras, nada de carne, muito menos o osso, sob pena de comprometer seriamente a

funcionalidade da sua farmácia

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metas, trabalhando em planos de ação para atingir as metas, vibrando com to-das as conquistas, aperfeiçoando o que não deu certo, e assim por diante. O de-monstrativo de resultado será sempre a grande ferramenta de aferição, apon-tando se o conjunto das ações está ou não melhorando o desempenho da far-mácia. É o placar do jogo, como enfati-zamos em matérias anteriores. Observe que a loja vai traçando seu destino e progredindo, não só via aumento do faturamento mas em todos os funda-mentos. Vale registrar que o aumento do faturamento é um sinal de que nossa proposta está produzindo efeitos junto aos clientes. Melhor ainda quando este aumento é feito com rentabilidade. O que não pode acontecer é a loja ficar parada, só torcendo pra que não chova, reclamando dos concorrentes, ou coi-sas do gênero. É importante o proprietário conhecer o ponto de equilíbrio da sua farmácia? Você poderia explicar este tema?

É muito importante! O ponto de equilíbrio é o volume de faturamento mínimo suficiente para cobrir todas as saídas – despesas, custo de mercadoria, impostos. É pelo DRE que identifica-mos se a loja está ou não no ponto de equilíbrio. Considero muito importante conhecê-lo pois o negativo leva a loja a acumular prejuízo, reduzindo o patri-mônio tão suado dos empreendedores justamente nesse período inicial, sabi-damente tão crítico. O mais grave é que em muitos casos a loja opera no nega-tivo e o proprietário não sabe, simples-mente porque não tem conhecimento e hábito de aferir com a ferramenta do demonstrativo de resultado. Desta for-ma, a loja está rumando para a catás-trofe, as pessoas estão consumindo os seus dias, seus sonhos, em tarefas que não lograrão êxito e tudo isso é muito lamentável.

A loja padece por falta de conhe-cimento. No meu site www.gilsonco-elho.com.br, na seção de downloads, existe uma planilha chamada Ponto de Equilíbrio que pode ser baixada na máquina do proprietário da farmácia.

Ele coloca o volume das despesas e do CVM e a planilha revela o ponto de equilíbrio. Em seguida, coloca o volume das vendas e a planilha revela se a loja está dando lucro ou prejuízo. Me emo-ciono quando faço esta demonstração, partindo de um resultado líquido ne-gativo – por exemplo, de R$ 500,00 por mês, acumulado de R$ 6.000,00 no ano. Começamos então a simulação, fazen-do ações muito simples, reduzindo um pouquinho as despesas, trabalhando melhor o mix de produtos, reduzindo o CMV e o resultado aos poucos vai se transformando e melhorando. Quando incrementamos um pouco o fatura-mento, e com fama de barateiro é mais fácil, verificamos que mesmo uma loja pequena, que fature 35 mil reais, con-segue um resultado surpreendente. Esta planilha é um presente para quem busca conhecimento para melhorar o desempenho da sua farmácia.Usando o DRE como ferramenta, qual é a diferença entre medir e monitorar?

Digamos que o proprietário faça o demonstrativo de resultado da sua farmácia no mês de janeiro e chegue a um determinado resultado. Esta é uma amostragem, é como se fosse uma foto! Ela é o ponto de partida, mas o mais

importante será verificar o comporta-mento de cada item do DRE ao longo do ano. Melhor ainda quando cada indica-dor é colocado na forma de gráfico. Isso facilita a visualização, nos permite ver tendências. O monitoramento é como se fossem fotos sequenciadas ao longo do tempo. É como um filme que vai sendo revelado a cada mês só que o proprie-tário da farmácia não é simplesmente um observador passivo. A meta estabe-lecida é o final desejado e ele vai cons-tantemente agindo e reagindo a tudo o que observa, sempre se dirigindo no sentido da meta ou algo melhor que ela. Se estiver muito fácil, estabelece nova meta, mais ousada.

O conceito de monitoramento é absolutamente essencial nestes tem-pos de mercado muito competitivo, com concorrentes de peso tentando a todo momento conquistar espaço que pode ser justamente o nosso. Nós não controlamos o barco dos concorrentes, mas devemos nos aprimorar e contro-lar cada vez mais o nosso. Me agrada muito a ideia de que somos senhores dos nossos destinos, que navegamos na direção e sentido do nosso propósito. Este é um tema que me emociona.

Portanto seja leme do seu próprio barco! n

É pelo DRE que identificamos se a loja está ou não no ponto de equilíbrio