DISCIPLINA:

Fundamentos de Arquivologia

PROFESSORA:

Cap PM Mary

Vint Cerf, vice-presidente do Google e co-criador da web

Por Ligia Aguilhar - O Estado de S. Paulo

• “Formatos antigos de documentos que criamos ou

apresentações podem não ser compatíveis com a

última versão de um software porque a

compatibilidade retroativa não é sempre

confiável”, disse Cerf à BBC durante um encontro

da Associação Americana para o Avanço da

Ciência.”

VINT CERF PREVÊ IDADE DAS TREVAS DIGITAL

•Para se ter ideia do tamanho do problema que Cerf

vislumbra, o executivo declarou que teme que as gerações

futuras possam não ter nenhum registro do século XXI, o

que levaria a humanidade a uma “Idade das Trevas Digital”.

•“O que pode acontecer com o tempo é que mesmo que

acumulemos vastos arquivos de conteúdo digital, não

saberemos do que se trata”, afirmou.

CERF PREVÊ IDADE DAS TREVAS DIGITAL

ESTATÍSTICAS E INDICADORES

A humanidade gerou a mesma quantidade de informações

nos últimos 50 anos que nos 5 mil anteriores.

A média diária de tempo gasto na busca de informações é

de 51 minutos.

Os papéis representam 90% da memória corporativa.

De todos os documentos consultados diariamente nas

empresas, 90% são manuseados sem quaisquer cuidados.

Quando um documento é perdido, o custo para sua

recuperação é de 6 vezes o valor da sua elaboração. E para

sua reprodução, o custo é 11 vezes maior.

Mais de 7% de todos os documentos gerados são perdidos.

Profissionais investem entre 5% e 15% de seu tempo

adquirindo informações, mas gastam mais de 50% do tempo

procurando por elas.

ESTATÍSTICAS E INDICADORES

Nos Estados Unidos, estima-se uma média de quatro

trilhões de documentos em papel, aproximadamente, com

uma elevação anual dessa taxa em 22%.

No Brasil, não foram geradas estatísticas sobre o

assunto, mas uma das principais características dos

sistemas é o elevado número de consultas a um mesmo

documento, comprovando a necessidade de preservação e

acesso facilitado às informações.

ESTATÍSTICAS E INDICADORES

Em média, 90% do tempo de vida útil de um documento é

gasto em trânsito. Ou seja, necessita de gerenciamento.

• Fonte: Revista Latin American Document Management, 2009 by Ana Catarina/Spread

ESTATÍSTICAS E INDICADORES

PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS

Conceito de Arquivos Princípios arquivísticos:

• Princípio da Proveniência, ou Princípio do Respeito ao Fundos;

• Princípio da Ordem Original;

• Princípio da Territorialidade.

PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA

Também conhecido como Princípio do respeito aos fundos consite em “ deixar agrupados, sem misturar a outros, os arquivos (documentos de qualquer natureza) provenientes de uma administração, de um estabelecimento ou de uma pessoa física ou jurídica determinada, o que se chama de fundo de arquivo dessa administração, desse estabelecimento ou dessa pessoa. Significa, por conseguinte, não mesclar documentos de fundos diferentes (BELLOTTTO, 2004, p. 130).

Em princípio teve aceitação pelas seguintes razões: 1- Protege a integridade dos documentos no sentido de que as suas origens e os processos pelos quais foram criados se refletem em seu arranjo;

PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA

2- Ajuda a revelar o significado dos documentos, pois os conteúdos de documentos individuais somente podem ser completamente compreendidos, no contexto, com documentos correlatos; 3-Fornece ao arquivista um guia exequível e econômico para o arranjo, descrição e utilização dos documentos sob sua custódia.

PRINCÍPIO DA PROVENIÊNCIA

PRINCÍPIO DA ORDEM ORIGINAL

Consiste no respeito, por parte do arquivista, ao arranjo interno com que esses papéis vieram do órgão de origem. A “ordem original” não foi dada aleatoriamente, “é conseqüência lógica da organização do corpo administrativo de cujo funcionamento o registro é produto” .

PRINCÍPIO DA ORDEM ORIGINAL

( SCHELLENBERG, 2002, p. 249). Ainda que esta ordem não reúna os documentos por assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos pesquisadores, é a única maneira viável de conservar os valores de prova quanto ao funcionamento do governo.

PRINCÍPIO DO RESPEITO AOS FUNDOS

Consiste em deixar agrupados, sem misturar a outros, os arquivos (documentos de qualquer natureza) proveniente de uma administração, de um estabelecimento ou de uma pessoa física ou jurídica determinada.

PRINCÍPIO DA TERRITORIALIDADE

A proveniência territorial ou Princípio da Territorialidade diz respeito ao conceito derivado do princípio da proveniência e segundo o qual arquivos deveriam ser conservados em serviços de arquivo do território no qual foram produzidos, excetuados os documentos elaborados pelas representações diplomáticas ou resultantes de operações militares. (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 141). Segundo esse princípio, os arquivos públicos devem fazer parte do território no qual foram criados, devendo, portanto, a ele pertencer.

CARACTERÍSTICAS DO DOCUMENTOS DE ARQUIVO

• Ciclo vital dos documentos;

• Classificação dos documentos, conforme o

plano de classificação;

• Arquivos correntes;

• Arquivos intermediários;

CARACTERÍSTICAS DO DOCUMENTOS DE ARQUIVO

• Arquivos permanentes.

• Forma de arquivamento;

• Preservação;

• Avaliação e destinação documental;

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Fase Corrente ou primeira idade;

Fase Intermediária ou segunda idade;

Fase permanente ou terceira idade.

FASE CORRENTE OU PRIMEIRA IDADE

•Os documentos são frequentemente consultados e de uso exclusivo de fonte geradora, cumprindo ainda as finalidades que motivam a sua criação;

Aqueles que se conservam nas instituições de origem, em razão de sua vigência e de seu uso para fins administrativos, legais e fiscais.

DOCUMENTOS CORRENTES

Documentos testemunham a política e os procedimentos adotados pelo órgão no desempenho de suas funções.

VALOR ADMINISTRATIVO

Documentos que envolvem proteção de direitos, tanto para o governo quanto para terceiros.

VALOR LEGAL OU JURÍDICO

VALOR FISCAL

• Documentos relativos a operações

financeiras e à comprovação de receitas e

despesas.

FASE INTERMEDIÁRIA OU SEGUNDA IDADE

• Os documentos são de uso eventual pela administração que os produziu, devendo ser conservados em depósitos de armazenagem temporária, aguardando sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente

• Exemplo; MAPPAD, Resoluções.

FASE PERMANENTE OU TERCEIRA IDADE

• Os documentos já cumpriram as finalidades de sua criação, porém, devem ser preservados em virtude do seu valor probatório e informativo para o Estado e para o cidadão.

Avaliação de Massa Acumulada

• A avaliação de uma massa documental acumulada requer procedimentos específicos, já que se trata de um acervo que:

a) Abrange um período extenso;

b) Perfaz um volume considerável;

c) Não tem organização prévia;

d) Aborda as diversas atividade da Instituição.

Avaliação de Massa Acumulada

• O trabalho divide-se em cinco etapas intimamente interligadas.

1) Pesquisa da legislação;

2) Identificação e organização do acervo;

3) Avaliação;

4) Preparação e acondicionamento dos doc.

5) Elaboração de instrumentos de localização.

Classificação dos documentos: o plano de classificação

FORMA DE ARQUIVAMENTO

Ordenação: Consiste na disposição dos documentos de acordo com a sua classificação e codificação;

Arquivamento: Pode ser feito em arquivos de aço com gavetas, estando os documentos em pastas (para documentos corrente). Podem também serem arquivados em estanteiras de aço, estando os documentos acondicionados em caixas (recomendado para arquivos intermediário e permanente).

PRESERVAÇÃO

Podemos definir conservação, como um conjunto de medidas preventivas necessárias à manutenção física de documentos. A conservação preventiva é o conjunto de medidas que atuam contra a deterioração do acervo documental com a finalidade de prevenir danos. Ela abarca o monitoramento das condições ambientais, a higienização, os procedimentos de manutenção e o planejamento para evitar a ocorrência de desastres.

DELIBERAÇÃO N. 4/CEA+

Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos de arquivo no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais.

DELIBERAÇÃO N. 4/CEA

A eliminação de documentos nos órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais ocorrerá depois de concluído o processo de avaliação conduzido por suas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos de Arquivo, responsáveis pela elaboração de tabelas de temporalidade.

030 Gestão de Recursos Logísticos

042 VEÍCULOS

042 VEÍCULOS

AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO DOCUMENTAL

Nenhum documento deve ser conservado por tempo maior do que o necessário para o cumprimento das atividades que o geraram. O processo de avaliação e seleção de documentos tem como objetivo:

•Reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos;

•Aumentar o índice de recuperação da informação;

•Garantir condições de conservação dos documentos de valor permanente;

AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO

DOCUMENTAL

•Controlar o processo de produção documental, orientando o emprego de suportes adequados ao registro da informação;

•Ampliar o espaço físico para arquivamento;

•Aproveitar os recursos humanos e materiais;

•Garantir a constituição do patrimônio arquivístico governamental.

Utilizando o conceito da teoria das três idades dos documentos, ampliam-se critérios de avaliação na fase corrente, a fim de distinguir os documentos de valor eventual (de eliminação sumária) daqueles de valor informativo ou probatório. Deve-se evitar a transferência para arquivo intermediário de documentos que não tenham sido anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do processo de avaliação e seleção nesta fase de arquivamento é extremamente oneroso do ponto de vista técnico gerencial.

O processo de avaliação de documentos de arquivo requer, para o estabelecimento de critérios de valor, a participação de pessoas ligadas às diversas áreas profissionais. Há necessidade de se identificar a utilidade das informações contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, devem-se constituir Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos de Arquivos (CPADs).

Quanto a fixação do prazo de guarda dos documentos vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com:

- A frequência de uso das informações nele contidas;

- A existência de leis ou decretos que regulem a sua prescrição legal;

- A existência de outras fontes com as mesma informações ( documentos recaptulativos);

- A necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas (prazos de precaução).

PROJETO

Referência Bibliográfica

• BELLOTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. 4. ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2009.

• CRUZ, Emília Barroso. Manual de gestão de documentos. 2 ed rev. e ampli. Belo Horizonte: Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais, Arquivo Público Mineiro, 2013. 146 p. (Cadernos Técnicos do Arquivo Público Mineiro, v.3).

• DELMAS, Bruno. Arquivos para quê?: textos escolhidos. Tradução Danielle Ardaillon. São Paulo: iFHC, 2010.

• PAES, M. L. Arquivo: teoria e prática. 3 ed rev. e ampli. Rio de Janeiro: FGV, 2005.

• SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Trad. Nilza Teixeira Soares. 6. ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006.

OBRIGADA! A guarda dos arquivos se inscreve na duração, no

tempo longo da vida dos homens e das instituições, ao contrário das necessidades da comunicação, da informação e, em geral, da documentação, que são

orientadas para a atualidade e o imediato.

Arquivos para quê? (São Paulo, 2010).

DIRETORIA DE RECURSOS HUMANOS

CENTRO DE GESTÃO DOCUMENTAL

CURSO DE CAPACITAÇÃO EM GESTÃO DE DOCUMENTOS

Centro de Gestão Documental Seção de Orientação Técnica

Seção de Gestão de Documentos Digitais

cgdoc@pmmg.mg.gov.br

3307-0415

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