Gerencia de projetosCurva S

1. VISO GERAL2. GERAR CURVA-S AUTOMTICANO MS-PROJECT 2010 COM APENAS RECURSOS NATIVOS3. GERAR A CURVA-S DE CUSTO NO MS-PROJECT 20104. GERAR A CURVA S DE PRAZO MANUAL NO MS-PROJECT 2010.5. TRABALHAR COM TRS VARIAES NA CURVA-S6. TRABALHAR COM ACURVA-S DEHORAS6.1 VISO GERAL6.2 CURVA-S DE HORAS6. 3 VARIAES DA CURVA-S DE HORAS

1 - VISO GERAL

O que uma curva S?

Em termos prticos uma curva-s no gerenciamento de projetos tem comoprincipalfoco realizar a melhoraria, o gerenciamento e o controle de um ou mais projetos.

Os pontos fortes de uma curva S so: Identificar os desvios ocorridos em um projeto,sejam eles relacionados a custo ou prazo. uma maneira eficaz de visualizar e administrar tendncias no que se refere a atrasos e adiantamentos. a maneira de melhorar a tomada de deciso de forma a abranger escritrios de projetos e executivos. Realiza a conteno em projetos a fim de garantir eficcia no cumprimento de seus objetivos. a principal ferramenta de acompanhamento durante todas as fases de execuo do projeto.Neste exemplo do contedo, utilizei a curva S de custo que apresenta valores relacionados aos investimentos realizados nos projetos. Entretanto informaes de trabalho que representam as horas consumidas durante a execuo de tarefas e o conhecimento do prazo que representa o tempo aplicado a cada atividade de um projeto,so fatores predominantes para uma boa anlise quantitativa e qualitativa. O organograma lista alguns dos principais valores utilizados durante o processo de decomposio das informaes.

2 - GERAR CURVA-S AUTOMTICANO MS-PROJECT 2010 COM APENAS RECURSOS NATIVOS

A forma de gerar a curva-s automtica de um projeto utiliza recursos nativosno MS-Project 2010.Ela pode ser realizada ao se executar o seguinte procedimento tcnico:2.1 - Com o devido projeto aberto no MS-Project 2010 clique em:Projetos - Relatrios Visuais.2.2 - Escolha a opo:Todos - Valor Acumulado no Relatrio de Horas.2.3 - Defina o nvel a escala de tempo a ser inserido no relatrio.Exemplo Dias.2.4 - E em seguida clique sobre o botoExibir.

Exemplo da tela.

2.5 - Aguarde a criao e o processamento das informaes.Exemplo da tela:

2.6 - Ser carregado de forma automtica, o relatrio de curva-s no Microsoft Excel 2010.

Neste documento exibido os dados sobre o projeto.Exemplo da tela

2.7 - Na segunda guia do Microsoft Excel chamada deUso de Atribuies comVA possvel fazer simulaes. Para realizar esta simulao, altere os dados de exibio dapresente estrutura dorelatrio por outras informaesdo projeto.Exemplo da tela.

3 - GERAR A CURVA-S DE CUSTO NO MS-PROJECT 2010

Uma outra forma de realizar a curva-s de custo utilizar o campo custo da linha da linha de base que representa o custo planejado e o campo custo que expe o custo realizado de um projeto. E para se obter as informaes do projeto necessrio um processo manual utilizado atravs das teclas CTRL + C e CTRL +V, que permite copiar e colar os dados do projeto do Microsoft Project 2010 direto no Microsoft Excel.

Vamos associar os termos que conhecemos aos nomes dos campos nativos do MS-Project. Custo Planejado: corresponde ao custo salvo na linha de base zero do projeto, ou seja, o campo "Custo da Linha de Base". Custo Realizado: corresponde ao custo real, ou seja, aquele custo que acompanhado de forma pontual pelo gerente do projeto no MS-Project ele chamado de "Custo".A forma como voc quer gerar a curva-s de custo feita com as datas obtidas em seu cronograma. Neste exemplo utilizei o campo "Trmino".

Os camposcopiados doMicrosoft Project Professional 2010para o Excel foram esses: Custo. Custo da Linha de Base. Trmino.Exemplo das informaes copiadas para o Excel:

Para gerar a curva-s do custo selecione todos os dados das colunas deTrmino, Custo e Custo da Linha de Baseno Excel 2010 e clique em:Inserir - Grfico - Linhas.

Exemplo:

Resultado final esperado.

4 - GERAR A CURVA S DE PRAZO MANUAL NO MS-PROJECT 2010.

Assim como a curva-s de custo a curva-s de prazo corresponde a uma anlise muito importante a ser feita em qualquer projeto. Nesta situao o processo de avaliao de informaes do projeto utilizar tambm campos nativos do MS-Project, ento vamos fazer a nossa associao de termos do mundo real para as colunas a serem utilizadas no Project Professional 2010.

Prazo Planejado: o prazo planejado corresponde ao campo "durao da linha de base zero" onde aps o fechamento do planejamento o salvamento deve ocorrer de forma automtica.

Prazo Realizado: o prazo realizado corresponde ao campo "durao" do MS-Project 2010 onde geralmente se feita as estimativas e lanamentos de duraono projeto.

Para realizar a criao da curva-s de prazo o processo praticamente igual a curva-s de custo s ir ser modificado os campos, destacamos os seguintes: Durao da Linha de Base Durao Trmino

Os campos descritos acima sero copiados para o Excel paraque sejagerado a curva-s deprazo e ela tambm feita pelas datas obtidas em seu cronograma, utilizei neste exemplo o campo "Trmino".

Exemplo aps copiar os campos para o Excel:

Para queo grfico da curva-s de prazo seja gerado com sucesso no MicrosoftExcel necessriose utilizarnmeros inteiros ou valores reais como o formato moeda utilizado no campo custo citado anteriormente por exemplo,ento ser necessrio retirar o texto "dias" das colunas Durao e Durao da Linha de Base. Uma dica til para facilitar este trabalho utilizar o recurso "Substituir" que permitesubstituir todos os textos "dias" em espaos em branco.

Utilize a tecla CTRL + U para acesso rpido ao recurso Substituir.

Exemplo.

Na tela de substituir informe na opoLocalizar a palavra "dias" e na opo substituir deixe o espao em branco e clique em substituir tudo e clique em OK.

Resultado esperado:

Aps a substituio selecione todos os dados das colunas Trmino, Durao, Durao da Linha de Base eclique novamente no boto Inserir - Grfico - Linhas.

Resultado final esperado com curva-s de prazo devidamente criada.

Importante:

Existe alguns gerentes de projeto que trabalham tambm com durao real e custo real, caso seja este o seu cenrio basta substituir as colunas durao por durao real e custo por custo real.

5 - TRABALHAR COM TRS VARIAES NA CURVA-S

Como havia informado no item 4 - opo "Importante" existem algumas tcnicas de planejamento utilizada por alguns gerentes de projetos que utiliza o custo real e durao real para elaborao da curva de seus projetos. Devido a este cenrio continuo este artigo para mostrar como se elabora a curva-s com vrias opes.

CURVA S DE PRAZO

O primeiro exemplo para mostrar a curva-s de prazo incluindo o campo durao real na anlise e no substituindo a coluna durao.Utilizei neste exemplo os seguintescampos:

Trmino Durao Durao Real Durao da Linha de BaseExemplo da tabela copiada para o Excel com os campos informados:

Selecione as colunas Trmino, Durao, Durao Real e Durao da Linha de Base.

Utilize a opoSubstituir,esta opo utilizada para remover o texto "dias" das colunas. Uma configurao rpida que pode ser realizada executando a tecla CTRL + U.Informe o texto "dias" na colunaLocalizare deixe o campoSubstituir por"em branco", em seguida clique emSubstituir Tudo.

Exemplo:

Com os dados das colunas selecionadas e clique emInserir - Linhas.

Exemplo:

Observe que sua curva-s serautomaticamentegerada com mais de trs linhas correspondendo a durao real que nada mais que informar a real durao das tarefas, durao planejada que corresponde a durao da linha de base e a durao estimada que o campo durao onde so informadas as duraes estimadas.

Exemplo do resultado obtido para curva-s de prazo com trs variaes:

CURVA S DE CUSTO

Osegundo exemplo para mostrar a curva-s de custo incluindo o campocusto real na anlise e no substituindo a coluna custo conforme havia informado no item importante.

Neste exemplo utilizado os seguintes campos:

Trmino Custo CustoReal Custoda Linha de Base

Exemplo da tabela copiada para o Excel com os campos informados:

Como os campos utilizados agora j so numricos no h a necessidade de utilizar a opo Substituir.

Selecione as colunas Trmino, Custo, Custo Real e Custo da Linha de Base e seus respectivos dados e clique em Inserir - Linhas.

Exemplo:

Resultado final esperado.

6- TRABALHAR COM ACURVA-S DEHORAS

6.1 - VISO GERAL

As horas trabalhadas em umprojeto so medidas dianteda insero de pessoas, equipamentos e materiais responsveis por sua execuo. Como estes recursos esto "alocados" em atividades dentro de um projeto a qualquer momento a curva-s de horas pode ser gerada.

Pr requisitos: * necessrio que os recursos (pessoas, materiais e equipamentos) j tenham sido alocados nas tarefas do projeto.

Utilizarei neste exemplo os campos:TrminoDuraoTrabalho

O campo Durao que foi utilizado apenas para saber o prazo da atividade do projeto utilizado pelo MS-Project para calcular a quantidade de horas de trabalho atribudo a cada recurso.

No grfico de Gantt do MS-Project 2010 clique em Grfico Gantt e escolha o modo de exibio Planilha de Recurso e cadastre os recursos caso ainda no o tenha feito, no meu exemplo cadastrei os recursos:JoozinhoMariazinhaAntoninho

Retorne ao Grfico de Gantt e na coluna nomes dos recurso insira os recursos em suas respectivas atividades.Depois que efetuar essa ao clique com o boto direito sobre qualquer uma das colunas e escolha a opo Inserir Coluna, localize a coluna Trabalho e clique sobre para concluir a insero. Observe que ela trar as horas gastas em cada uma das tarefas em que o recurso esteja alocado.

Exemplo do resultado:

Vamos pegar como exemplo para entender melhor o campo Trabalho.

A atividade que possui 15 dias apresenta 360 horas na coluna isso porque esta atividade possui trs recursos "Mariazinha, Joozinho e Antoninho" trabalhando de forma simultnea na mesma atividade.

Exemplo do Clculo:

Joozinho: 15 dias X 8 horas dirias = 120Mariazinha: 15 dias X 8 horas dirias = 120Antoninho: 15 dias X 8 horas dirias = 120

TOTAL: 360 horas

6.2 - CURVA-S DE HORAS

Para gerar a curva-s de horas do Project Professional 2010 utilizaremos apenas as colunas:

TrminoTrabalho

Clique sobre o ttulo da coluna trmino e segure a tecla CTRL e clique sobre o ttulo da coluna trabalho pressione a tecla CTRL + C para copiar os dados do Project 2010. Abra o Microsoft Excel e pressione a tecla mais CTRL + V para colar os dados.

Localize o recurso substituir informe na opolocalizaro texto "hrs" e clique em substituir tudo.

Resultado esperado.

Clique em: Ok e depois Fechar.

No Microsoft Excel selecione as colunas Trmino e Trabalho e clique em Inserir - Linhas - Linhas.Exemplo:

Resultado final esperado.

6. 3 VARIAES DA CURVA-S DE HORAS

A curva-s de horas como podemos perceber obtida atravs do campo trabalho, entretanto se voc precisar obter informaes relacionadas ao planejado e real as informaes sero sero insuficientes. O objetivo agora mostrar como criar a curva-s de forma a envolver vrias outros dados, o campo trabalho real utilizado para que seja informada as horas reais de trabalho, enquanto as horas armazenadas no campo trabalho da linha de base corresponde as horas planejadas.

Neste exemplo utilizado os seguintes campos:

Trmino Trabalho Trabalho Real Trabalho da Linha de BaseExemplo da tabela de campos que sercopiada do MS-Project para o Microsoft Excel:

Aps copiar os dados das colunas Trabalho, Trabalho Real e Trabalho da Linha de Base para o Microsoft Excel necessrio retirar o texto "hrs", nesta situao necessrio utilizar o recursoLocalizar.Como auxilio rpido a opo voc pode utilizar a tecla CTRL + L ou utilizar o recurso Localiza e Substituir - Localizar. Como estamos procurando um texto especfico chamado de "hrs" vamos utilizar o recurso Localizar o mais indicado para encontrar esse texto.

Exemplo:

Informe o texto "hrs" e clique em Localizar.

Exemplo:

Aps localizar o texto selecione a aba Substituir e clique sobre a opo Substituir Tudo.Observe que a palavra foi retirada do contedo das colunas de trabalho, clique em OK e depois Fechar para encerrar a opo Localizar e Substituir.

Exemplo:

Para gerar a curva-s agora selecione os campos Trmino, Trabalho, Trabalho de Linha de Base e Trabalho Real e clique emInserir - Linhas.

Exemplo:

O resultado final ser um grfico do tipo linhas, tendo em sua estrutura as horas realizadas, planejadas e estimadas por suas respectivas datas.

Exemplo: