Guia Básico de ProcessosCorporativos do Sistema Indústriadircom.portaldaindustria.com.br/cni/processo_de_gestao...1ª Versão 5 CNI / Diretoria de Serviços Corporativos Contas a

1ª Versão

Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria

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CNI / Diretoria de Serviços Corporativos

1ª VersãoCNI / Diretoria de Serviços Corporativos

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PROCESSO GESTÃO DE VIAGENS

Guia Básico de Processos Corporativos do Sistema Indústria

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ÍNDICE

1 - INTRODUÇÃO

2 - VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES

3 - DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO

4 - FLUXOGRAMA DO PROCESSO

4.1 - ATIVIDADES CRÍTICAS DO PROCESSO

4.2 – RECOMENDAÇÕES GERAIS

5 - SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO

6 - EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL


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1 – INTRODUÇÃO

O processo de “Gestão de Viagens” tem como função realizar a gestão e controle na emissão de

passagens, reservas de hospedagem e pagamento de auxílios viagem para os empregados e terceirizados

do Sistema Indústria.

Este processo tem início na atividade receber solicitação de passagens, hospedagem e auxílio viagem e

término na atividade encaminhar planilha consolidada para Gestão da Folha de Pagamento.

Os indicadores propostos para sua medição são: gastos de viagens por colaboradores, saving de viagens,

valor total gasto com viagem, percentual de pedidos recebidos fora do prazo, percentual de prestação de

contas de viagens entregues.

As saídas deste processo têm como destinos: os processos de Contas a Pagar e Contas a Receber,

Gestão Contábil e Gestão da Folha de Pagamento e os solicitantes / terceiros.

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Contas a Pagar

2 – VISÃO SISTÊMICA DOS PROCESSOS E INTERFACES

Auxílios viagens

Gestão de Viagens


Solicitação de passagens,

hospedagem e auxílios viagens

Documentos Fiscais de despesas de

viagens

Pagamento de despesas de viagens

Arquivos de processamento de pagamentos

(CNAB)

Arquivos de retorno e

processamento de pagamento

Passagens, Hospedagens

Agências de viagens / Companhias aéreas

/ Hotéis

Prestação de ContasSolicitantes / Terceiros

Documentos de reservas de passagens e hospedagem

Solicitação de Auxílios viagens

Gestão da Folha de Pagamento

Planilha consolidada com informações e valores das diárias

de viagem

Demissão

Pendências na prestação de contas de viagens

Gestão ContábilPrestação de Contas

Contas a Receber

Ressarcimento

Documentos liquidados

Classificação / escrituração

fiscal e contábil

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ORIGEM ENTRADA

PADRÕES, NORMAS, POLÍTICAS, DIRETRIZES, LEIS

Política de Gestão de Viagens

Gestão de Viagens

INÍCIO FIM

Receber solicitação de passagens,

hospedagem e auxílio viagem

Encaminhar planilha consolidada para Gestão da Folha de

pagamento

FUNÇÃO: Realizar a gestão e controle na emissão de passagens, reservas de

hospedagem e pagamento de auxílios viagem para os empregados e terceirizados do

Sistema Indústria

ÁREA RESPONSÁVEL

Administrativo de Viagens

3 – DIAGRAMA DE ESCOPO DO PROCESSO

SAÍDA DESTINO

Solicitantes

Solicitação de passagens, hospedagem e auxílio

viagem

Solicitante / Terceiros

Documentos de reserva de Passagens

Classificação / Escrituração Fiscal

e Contábil

Documentos Fiscais de despesas de viagens

Agência de Viagens /

Companhias áreas / Hotéis

Informações/reservas sobre passagens e hospedagem

Informações para emissão de passagens


Documentos de reserva de Hospedagem

Gestão da Folha de Pagamento

Planilha consolidada com informações e

valores de diárias

Ressarcimento

Gestão ContábilPrestação de Contas

Reembolso

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4 – FLUXOGRAMA DO PROCESSO


Para melhor visualização do fluxograma, recomenda-se baixar esta

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4 – FLUXOGRAMA DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO)


Para melhor visualização do fluxograma, recomenda-se baixar esta

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4.1 – ATIVIDADES CRÍTICASATIVIDADE CRÍTICA 1 – ANALISAR PRESTAÇÃO DE CONTAS DE VIAGENS


Durante a análise da prestação de contas os seguintes itens devem ser verificados:

• Apresentação do bilhete da passagem utilizado ou outro documento que comprove o deslocamento e

o período de viagem.

• Apresentação de notas fiscais que comprovem os consumos.

• Apresentação de bilhetes e/ou recibos que comprovem os deslocamentos feitos com táxi.

Observações:

• Prestações de contas pendentes impossibilitaram novas solicitações de viagens.

• Despesas extras como frigobar, telefonemas, lavanderias e outros consumos não são de

responsabilidade do Sistema Indústria.

• Despesas extraordinárias só poderão ser reembolsadas quando justificadas pelo titular da unidade e

aprovadas por quem autorizou a viagem, mediante apresentação dos respectivos comprovantes.

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4.2 – RECOMENDAÇÕES GERAIS


Princípios gerais:

• Antes do planejamento da viagem deve ser estudada a possibilidade de utilização da infraestrutura de TI

e telecomunicações (videoconferência, webconference, audioconferência), evitando os deslocamentos

quando for verificada a possibilidade de utilização destes recursos.

• Recomenda-se que as compras das passagens aéreas e terrestres nacionais e internacionais sejam

feitas através de agências de viagens licitadas.

• O solicitante deve prestar todas as informações necessárias para emissão dos bilhetes e hospedagem.

• As solicitações devem ser autorizadas conforme alçadas de aprovação.

• Ao receber as confirmações a respeito da viagem, o empregado deve conferir se as mesmas estão de

acordo com o autorizado em tempo hábil para eventuais ajustes.

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5 – SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO

INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE

1Gastos de viagens por

colaboradores

(total gastos com viagens em R$ / Quantidade de colaboradores que

viajaram) Custo R$

Menor,Melhor

Mensal

2 Saving de viagens(∑ Valor das Tarifas Cheias) - (∑ Valor Gasto)/ (∑ Valor Tarifas

Cheias)Qualidade %

Maior,Melhor

Mensal

COMO VAMOS MEDIR SE O PROCESSO EXECUTA SUA FUNÇÃO?

FUNÇÃO DO PROCESSO: Realizar a gestão e controle na emissão de passagens, reservas de hospedagem e pagamento de auxílios viagem para os empregados e terceirizados do Sistema Indústria


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5 – SUGESTÃO DE INDICADORES DO PROCESSO (CONTINUAÇÃO)

INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO DIMENSÃO UNIDADE POLARIDADE PERIODICIDADE

3 Valor total gasto com viagemTotal de gastos com passagens e

hospedagens (nacionais e internacionais)

Custo R$Menor,Melhor

Mensal

4Percentual de pedidos recebidos fora do prazo

(Número de pedidos recebidos fora do prazo/ Número total de viagem

recebidos no mês) X 100Prazo %

Menor,Melhor

Mensal

5Percentual de prestação de contas de viagens entregues

(Número de prestação de contas de viagens entregues / Número de viagens realizadas) X 100

Qualidade %Maior,Melhor

Mensal


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6 – EQUIPE RESPONSÁVEL PELO PROCESSO NO DEPARTAMENTO NACIONAL


Maurício Vasconcelos de Carvalho - Gerente Executivo da ADINF

Helton Flávio de Camargos - Gerente de Apoio Administrativo e Patrimônio

E-mail: [email protected]

Telefone: (61)3317-9003

Em caso de dúvidas e sugestões:

Jucélia Ferreira Rocha – Analista Administrativo

E-mail: [email protected]

Telefone: (61)3317-9316

mailto:[email protected]

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