ACCESS 2013 Guía del usuario

Recopilador:

Gilberto Israel Hernández Portillo

Segundo Técnico

Colegio La Asunción

GUIA DEL USUARIO DE

ACCESS 2013

Recopilado por Gilberto Hernández

A todos aquellos que deseen aprender un poco mas

¿Qué es ACCESS?

En pocas palabras, es un programa para crear y manejar bases de datos.

¿Qué es una base de datos? Casi tan fácil como la respuesta anterior.

¿Alguna vez has buscado en una guía telefónica un número de teléfono? Seguro que sí; Primero coge en su mano la voluminosa guía telefónica de la provincia, que no es más que una "base de datos" que está impresa.

En sus páginas están todos los números de teléfonos, pero usted no lee uno a uno todos ellos para encontrar uno en particular, así que "filtramos" la guía buscando una población en concreto e ignorando todas las demás. Aun así el volumen de páginas es demasiado para leerlo enteras. Por suerte a alguien se le ocurrió poner al lado de los números de teléfonos otra columna con el nombre del abonado y su dirección.

Cada página es una "tabla", en la que cada columna es un "campo", las tablas de la guía están ordenadas, o "indexadas", siguiendo el orden alfabético por el campo apellido. Es decir que el campo apellido es la "clave" de la tabla.

Ahora, un poco más técnico:

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete de programas de Microsoft Office. Es igualmente un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música. Access es un programa informático en entornos de empresa, que permite la creación y gestión de bases de datos, así como su modificación, control y mantenimiento.

ENTRAR AL PROGRAMA

Al instalar el OFFICE, se creará automáticamente una entrada de Microsoft Office en la

opción Todos los programas, del Menú Inicio de Windows.

De tal forma que para entrar en la pantalla principal de Access, seguiremos los siguientes pasos:

Menú Inicio

Clic sobre el botón o Menú Inicio de la barra de tareas de Windows, y clic sobre Todos los

programas.

Dentro del menú que nos ofrece todos los programas, elegiremos Microsoft Office (en la versión

que hayamos instalado).

Esta última opción nos dará acceso a otro menú desplegable dentro del que encontraremos la

aplicación que estamos estudiando, como Microsoft Office Access.

Si hemos utilizado el programa recientemente, nos aparecerá un acceso al mismo de manera

directa al hacer clic sobre el Menú Inicio.

Estas son las diferentes formas de acceder a la aplicación, tanto a través del Menú Inicio como

mediante un acceso directo.

Ahora, al ejecutarlo, y tras aparecer en pantalla unos instantes el logotipo de Microsoft Access

llegaremos a la pantalla principal del programa.

SALIR DEL PROGRAMA

Clic en el botón cerrar

Para salir del mismo se hará un clic sobre la de la ventana exterior (arriba a la derecha

del todo)

Cerrar base de datos

O bien pulsando sobre la opción Cerrar base de datos del menú de que se despliega desde la Ficha

Archivo.

Salir de Access

Si utilizamos la opción Salir, que se encuentra en la Ficha Archivo, cerramos el documento pero

además, salimos del programa Access.

CREANDO MI PRIMERA BASE DE DATOS

Existen múltiples maneras de organizar la información por medio de una computadora.

Sin embargo, una de las más eficientes y sencillas de hacerlo es mediante la utilización de

Access 2013, aplicación que integra la última versión de la suite Microsoft Office. Esta

poderosa herramienta permite almacenar y organizar datos para que luego podamos

administrarlos y realizar con ellos diversas tareas de acuerdo con nuestras necesidades de

información y análisis. Una base de datos se define como una colección de datos

organizados sistemáticamente en formato de tablas. Estas nos permiten generar nueva

información a partir de dichos datos y a través de diversos procesos, haciendo uso de

campos (columnas) y registros (filas). Si bien una base puede contener infinitas tablas, es

conveniente que definamos previamente su estructura, para no generar datos duplicados.

Lo primero que debemos hacer es tomar lápiz y papel y realizar un esquema de las

actividades que queremos registrar, teniendo en cuenta la forma de distribución de la

información en tablas. Debido a que estas son los elementos más importantes de una

base de datos, gran parte de nuestro trabajo se centrará en su apropiada construcción y

posterior mantenimiento.

CONCEPTOS BÁSICOS

Dato: Es la unidad mínima de información que puede existir en una BASE DE DATOS. Un

dato es cualquier información particular, por ejemplo; la edad de una persona, la cantidad

de artículos en un almacén, el sueldo de un empleado, el largo de una pieza de madera,

etc.

Campo: Es un nombre genérico que se asigna para indicar o representar un dato o

conjunto de datos. Cada campo contiene un fragmento de información que describe una

parte única de un registro.

Registro: Un registro es un conjunto de campos relacionados con un mismo ente de

información, así por ejemplo: los datos personales de un alumno. Los datos sobre una

pieza específica en un inventario también conforman un registro. Es decir, que se obtiene

un registro cuando se han completado los datos en todos los campos existentes en una

tabla determinada.

Tabla: Una tabla es un conjunto de registros que tratan sobre un tema específico, por

ejemplo: una TABLA de productos o proveedores. Las tablas organizan los datos en

columnas (Denominadas campos) y filas (Denominadas registros). Cada fila de una tabla

contiene un solo registro y es único.

Base de Datos: Una base de datos es todo un conjunto de información que se organiza en

tablas y además se relaciona con un asunto o tiene una finalidad, por ejemplo, si desea

llevar el control de vendedores de una empresa o dar el seguimiento de los pedidos de

clientes o también administrar el control de videos, etc.

Crear una base, en Access es muy sencillo, sin embargo le sugerimos diseñar previamente

a lápiz y papel la estructura que tendrá dicha base de datos, con el objetivo de que la

creación le resulte más sencilla, entendible y rápida.

Trabajar con una base de datos de Access implica dos modos distintos o fases de

funcionamiento:

La fase de diseño y la fase de administración de datos. Las tablas son lo primero que debe

de existir en una Base de Datos, estás permitirán guardar los datos de una manera más

estructurada. En las tablas se incluyen datos que hablan sobre algún mismo tema o

aspecto y los datos se almacenan en forma de una cuadricula, es decir en Filas (llamadas

registro) y columnas (llamados campos). Algo que se debe de tomar en cuenta es que,

durante la creación de tablas de una Base de datos es necesario especificar el nombre de

cada uno de los campos que tendrá la tabla y además las características de estos, adelante

se detalla.

Al momento de diseñar una base de datos, se deben de tomar en cuenta los siguientes

ítems:

Nombre del Campo: Es un nombre genérico que se asigna a cada uno de los campos para

identificarlos. Este nombre preferentemente tiene que ser corto para que sea fácil de

identificarlo (el nombre puede tener hasta un máximo de 64 caracteres).

Tipo de Dato: Determina qué tipo de datos se almacenará en el campo creado, por

ejemplo: Números, Letras, etc. Esto depende de la naturaleza del campo y los propósitos

de éste; por omisión aparecerá siempre que el campo es de tipo Texto

Iniciar el trabajo con Access.

1. Dar clic al botón de INICIO.

2. Del menú seleccionar la opción TODOS LOS PROGRAMAS.

3. Dar clic en Microsoft Office.

4. Seleccionar con un clic el icono de Microsoft Access.

5. Clic en Base de datos del escritorio en blanco

6. Nos aparece la pantalla para colocarle el nombre a nuestra base de datos. Aquí

digitaremos Mi Primera Base, no olvidar darle clic al foldercito para seleccionar el

Escritorio de nuestra computadora y le damos clic en Crear.

Ahora debemos de cerrar el programa de Access y nos vamos al Escritorio de la

computadora para ver si se ha creado la base de datos. Si está bien, entonces le damos

doble clic a nuestro archivo para continuar con la práctica

7. El siguiente paso es la creación de cada una de las tablas que posee nuestra base

de datos, pero antes de seguir con ese paso, debemos de conocer como es el

diseño en papel de cada una de ellas:

8. La base de datos a crear llevara el control de contactos de una empresa “X”, con la

idea de ir determinando las llamadas que este contacto realiza a la empresa. Dicha

información se controlara en 3 tablas.

Las tablas a crear son:

Contactos: Almacena la información de los contactos.

Tipo Contacto: Almacena la información de los tipos de contactos.

Llamadas: Aquí se almacena las llamadas que hacen los contactos.

CREACION DE TABLAS EN UNA BASE DE DATOS

1. Nos iremos al menú principal del programa y le damos un clic a la opción de Crear

y a continuación un clic en Diseño de tabla

2. Ahora tenemos que ir digitando cada uno de los campos que posee la tabla. La

primera sería la de Contactos. Para ello debemos de ir diseñándola con mucho

cuidado, fijándose adonde escribimos y lo que escribimos, pues un error en el

diseño arruina toda la base de datos. En la siguiente figura se pueden notar 3

elementos que son importantes

3. Eso quiere decir que en ellos hay que tener cuidado. A digitar los datos.

4. Cuando hemos digitado todos los campos, es necesario que algunas tablas posean

una Llave principal, que para esta tabla es el campo IdContacto. Para ser esto le

damos un clic al nombre de IdContacto y en el menú le damos clic al botón de

Clave principal y se le colocara una llavecita al lado izquierdo del nombre.

5. Ahora que terminamos de digitar debemos de guardar nuestra tabla en la base de

datos, pare ello le damos un clic derecho donde se muestra la palabra Tabla1

6. Y le damos clic en Guardar, digitamos el nombre de la tabla que es Contactos

7. Y clic en Aceptar

8. Ahora volvemos a dar clic en Crear y en Diseño de Tabla para crear la otra tabla

que es Tipo Contacto.

9. Realizar lo mismo para la tabla de Llamadas

10. Hasta aquí hemos aprendido a diseñar tablas en una base de datos, si lo has hecho

bien date una palmadita de felicitación.

OBJETOS QUE CONTIENE UNA BASE DE DATOS:

Access posee una serie de herramientas y objetos para almacenar y gestionar información. Dentro de un archivo de base de datos, de un fichero .accdb, pueden existir elementos llamados objetos de tipos o naturalezas:

Tablas Son las encargadas de almacenar los datos. El almacenamiento de los mismos se realiza de

forma organizada gracias a la estructura de las tablas, la buena estructuración de las

tablas es imprescindible para realizar con eficacia todas las operaciones necesarias. Las

tablas son los elementos principales. Si no hay tablas, no tienen sentido el resto de los

elementos propios de una base de datos.

Las tablas de Microsoft Access pueden abrirse en la Vista Hoja de datos, que es la vista que se

muestra en la imagen siguiente, haciendo clic en el botón , situado en la barra de estado, en

la parte inferior de la ventana, o en la Vista Diseño, mostrada en la segunda imagen, haciendo clic

en el botón .

En la Vista Hoja de datos, introducimos los datos de cada registro de la tabla. La Vista Hoja de

datos es similar a una hoja de cálculo. Las columnas en la hoja de datos representan campos de la

tabla. Las filas representan los registros guardados en la base de datos.

En la Vista Diseño, definimos cómo será la tabla. En la Vista Diseño de la aplicación podemos

establecer propiedades de toda la tabla y de cada campo individual. Estas propiedades son los

nombres de los campos, el tipo de datos utilizado en cada campo, los índices definidos para la

tabla, etc.

En la Vista Tabla dinámica, es donde podemos resumir y analizar los datos de una hoja de datos o

formulario. Podemos utilizar diferentes niveles de detalle u organizar los datos arrastrando los

campos y elementos o mostrando y ocultando elementos de las listas desplegables de los campos.

En la Vista Gráfico dinámico, podemos mostrar un análisis gráfico de los datos de una hoja de

datos o formulario. Podemos utilizar diferentes niveles de detalle u organizar los datos arrastrando

los campos y elementos o mostrando y ocultando elementos de las listas desplegables de los

campos.

En Access 2013 la posibilidad de crear tablas y gráficos dinámicos no existe, por lo que, las vistas

Tabla dinámica y Vista Gráfico dinámico no tienen

utilidad y desaparecen.

Consultas

Permiten dar respuesta a preguntas que se puedan plantear respecto a los datos

almacenados en las tablas, además permiten realizar cálculos y operaciones con los datos

almacenados. De esta forma se pueden filtrar los datos para trabajar únicamente con

aquellos que se precisen en cada momento. Permiten establecer una serie de criterios que

aplicados sobre una o varias tablas devuelven ciertos datos de éstas. Estos criterios, de

cara a utilizarlos en sucesivas ocasiones, se pueden guardar, en lo que se ha dado en

llamar una consulta. Los formularios pueden utilizar las consultas para que únicamente la

información pertinente aparezca en pantalla. Los informes pueden utilizar las consultas

para imprimir sólo los registros de interés. Las consultas pueden estar basadas en tablas o

en otras consultas, y pueden utilizarse para seleccionar, modificar, añadir o eliminar

registros de la base de datos.

Igual que las tablas, las consultas tienen también las vistas siguientes: Vista Hoja de datos, Vista

Tabla dinámica, Vista Gráfico dinámico, y Vista Diseño, pero además cuentan con la Vista SQL. La

Vista SQL, permite modificar el código utilizado para definir una consulta por medio del lenguaje

SQL (Structure Query Lenguaje, Lenguaje de consulta estructurado), el lenguaje informático

utilizado para crear consultas de bases de datos. La información que proporciona esta vista, es la

misma que está representada en la cuadrícula de diseño, pero en el lenguaje utilizado por Access

para ejecutar la consulta.

Access 2013

Del mismo modo que para las tablas de Access 2013 desaparecen las vistas Tabla

dinámica y Gráfico dinámico en las consultas

también se suprimen estas dos vistas.

Formularios

Se encargan de presentar los datos procedentes de tablas o consultas con un formato

personalizado y elegante. De esta forma se presentan los datos de forma atractiva, pudiendo al

mismo tiempo realizar todas las operaciones habituales con registros: añadir, modificar, eliminar,

etc. Es mejor trabajar con los datos de las tablas viéndolos a través de un formulario en vez de en

forma de tabla de filas y columnas. Son la interfaz de los trabajos.

Una de las funciones más potentes de Access, es la capacidad de crear formularios. Los

formularios pueden utilizarse de varias formas, pero su uso más común es para introducir datos y

mostrarlos. Los formularios de introducción de datos se utilizan para ayudar a los usuarios a

escribir datos en las tablas con precisión y eficacia. Los formularios de visualización de datos se

emplean para mostrar de forma selectiva determinada información de una tabla dada.

Además de la Vista Diseño, que tenemos en las tablas y las consultas, los formularios cuentan con

la Vista Formulario y laVista Presentación.

La Vista Formulario es el tipo de vista, en la que podemos ver los datos tal y como serían vistos en

la tabla o consulta subyacente.

La Vista Presentación del formulario, es una vista intermedia entre la Vista Formulario y

la Vista Diseño, ya que podemos ver los datos igual que si estuviésemos en Vista

Formulario, pero también podemos realizar algunos cambios al diseño del formulario.

Informes

Crean resúmenes y presentan los datos de tablas y consultas con un formato

personalizado, fundamentalmente de cara a visualizarlos impresos. Las posibilidades para

ello son inmensas. De este modo los datos pueden ser analizados e impresos con una gran

calidad en cuanto a diseño, formato y distribución. Lo interesante de los datos es

compartirlos. Los informes nos permiten enviar los datos a diferentes destinos, como una

impresora, o un email, con un formato fácil de leer.

Los informes, como los formularios, utilizan un origen de datos subyacentes, como una

tabla o una consulta, para proporcionar los datos. El diseño del informe determina cómo

se presentarán los datos al imprimir, exportar u obtener la vista preliminar del informe.

Los informes también pueden estar basados en múltiples tablas y consultas para mostrar

relaciones complejas existentes entre los datos.

Macros

Son pequeños programas que permiten realizar una serie de operaciones repetitivas en

una sola acción, sin necesidad de conocimientos de programación (no es preciso conocer

un lenguaje de programación como por ejemplo Visual Basic u otro). Se integran en

aplicaciones Access. Proporcionan métodos para actuar sobre las tablas, consultas,

formularios e informes de una base de datos. Podemos definir una macro para que abra

un informe específico en la Vista Preliminar, por ejemplo.

Módulos

Conjunto de instrucciones y procedimientos de programación, escritos con Visual Basic

para Aplicaciones (VBA), que permiten personalizar la base de datos. Para diseñar

módulos sí es necesario saber programar. En Access se utiliza el mismo el mismo lenguaje

de programación que en las otras aplicaciones de Microsoft Office. VBA es un subgrupo

del lenguaje estándar Visual Basic que, en Access, nos permite crear nuestras propias

funciones y procedimientos.

Vista Hoja de Datos

La Vista Hoja de Datos es muy parecida a lo que observamos en una hoja de Excel, mostrando datos en una cuadricula formada por filas y columnas, como podemos ver aquí:

Las columnas representan los campos que tendrá nuestra tabla, y las filas representan los registros de datos que serán almacenados en la tabla. Aquí es donde podremos añadir los distintos registros a nuestra Tabla. La diferencia que podemos observar entre esta tabla de Access y una hoja de Excel es que por ejemplo, sólo se puede agregar un registro a cada campo en una hoja de datos y se debe escribir un tipo de datos específico en un campo determinado, como valores de fecha y hora o valores Sí/No. Un campo también puede imponer límites en el tamaño o la longitud de los datos, algo que Excel no hace de forma predeterminada. Por ejemplo, en algunos campos de texto se puede escribir un máximo de 256 caracteres. Vista Tabla Dinámica En la vista Tabla Dinámica puedes ver los datos de forma resumida organizando los campos en las áreas de filtros, filas, columnas y detalles, según tú estimes conveniente. Esto podemos verlo de la siguiente manera:

Esta opción permite que puedas personalizar un informe de las siguientes maneras:

- Agregar, mover o quitar campos: Puedes agregar campos a las áreas de

filtros, filas, columnas y detalles. También puedes mover campos de un área

a otra y quitar campos de la vista.

- Filtrar registros: Puedes filtrar los datos mostrados en la vista agregando o

moviendo un campo al área de filtros. También puedes filtrar un campo en el

área de filas y columnas.

- Ordenar registros: Puedes ordenar los elementos de los campos de fila y

columna en orden ascendente o descendente, también puedes ordenar los

elementos en un orden personalizado.

- Agrupar registros: Puedes agrupar por intervalos los elementos en los

campos de fila o columna, o crear grupos personalizados.

- Dar formato a los elementos y cambiar títulos: Puedes cambiar la

configuración de la fuente, alineación, color de fondo y formato de número

de un campo. También puedes cambiar los títulos de los campos y grupos

personalizados.

Vista Gráfico Dinámico

La vista Gráfico Dinámico, es muy similar a la vista anteriormente descrita al permitir organizar los diferentes campos de nuestra Tabla de la manera que sea mas cómoda para nosotros, pero esta vez de una forma visual, seleccionando el tipo de gráfico que deseemos.

Vista Diseño

La Vista de Diseño de Access permite crear campos y configurar el diseño de la tabla. Cada campo tiene sus propias propiedades, como por ejemplo el tipo de dato que determina la clase de datos que podrás almacenar en ese campo, es decir, si el tipo de dato almacenado en un campo es Texto, podrás ingresar aquí caracteres de texto o numéricos, mientras que si el tipo de dato es Numero, solo podrás almacenar datos numéricos. También puedes determinar muchas otras cualidades en un campo, como el tamaño máximo de un valor de campo o el formato. Esta vista podemos observarla de la siguiente manera:

Sin duda en el mundo laboral, tendremos diariamente que trabajar con muchos datos con el fin de obtener información útil para tomar decisiones. Esta herramienta nos ayuda a realizar lo anterior de una manera rápida según lo que queramos desarrollar, crear una tabla, dar formato a una tabla, seleccionar datos a observar en una tabla o datos a ver en un gráfico Disminuyendo horas de trabajo con un programa de fácil acceso.

TIPOS DE DATOS Y SU CONFIGURACION

Los tipos de datos pueden parecer confusos, por ejemplo, si un tipo de datos es Texto, puede almacenar datos que constan de caracteres de texto o numéricos. Pero un campo cuyo tipo de datos es Número solo puede almacenar datos numéricos. Por lo tanto, deberá conocer qué propiedades se usan con cada tipo de datos. El tipo de datos de un campo determina muchas otras cualidades importantes del mismo, entre otras:

Los formatos que se pueden usar con el campo. El tamaño máximo de un valor del campo. Cómo se usa el campo en las expresiones. Si el campo se puede indizar.

Formato Se usa para mostrar

Texto Valores alfanuméricos cortos, como un apellido o una dirección.

Número Valores numéricos, como distancias. Tenga en cuenta que existe un tipo

de datos independiente para la moneda.

Moneda Valores monetarios.

Sí/No Valores Sí y No, y campos que contienen uno de dos valores posibles.

Fecha/Hora Valores de fecha y hora para los años 100 a 9999.

Texto

enriquecido

Texto o combinación de texto y números a los que se puede aplicar

formato mediante controles de color y de fuente.

Campo

calculado

Resultado de un cálculo. El cálculo debe hacer referencia a otros campos

de la misma tabla. Para crear el cálculo se usa el Generador de

expresiones.

Datos

adjuntos

Imágenes, archivos de hoja de cálculo, documentos, gráficos y otros tipos

de archivos admitidos adjuntos a los registros de la base de datos, de

forma similar a adjuntar archivos a los mensajes de correo electrónico.

Hipervínculo Texto o combinación de texto y números almacenados como texto y

usados como dirección de hipervínculo.

Memo Bloques de texto largos. Una utilidad típica de un campo Memo sería una

descripción de producto detallada.

Búsqueda

Muestra una lista de valores recuperada de una tabla o una consulta, o un

conjunto de valores especificado en el momento en que se creó el campo.

Se inicia el Asistente para búsquedas y se puede crear un campo

Búsqueda. El tipo de datos de un campo Búsqueda es Texto o Número,

según las opciones seleccionadas en el asistente.

Nota Los campos de búsqueda tienen un conjunto adicional de

propiedades de campo, que se encuentra en la ficha Búsqueda del panel

Propiedades del campo.

FORMULARIOS EN ACCESS

Los formularios son como los expositores de una tienda, que hacen que sea más fácil ver u obtener los artículos que se buscan. El diseño de los formularios es importante, dado que son objetos con los que los usuarios agregan, editan o visualizan los datos almacenados en la base de datos de Access. Si son varios los usuarios que van a usar la base de datos, será fundamental disponer de unos formularios bien diseñados con los que ser eficaces y poder especificar datos con precisión.

Existen diversos modos de crear un formulario en una base de datos de escritorio de Access.

Crear un formulario a partir de una tabla o consulta existente

Para crear un formulario a partir de una tabla o consulta de la base de datos, en el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contenga los datos del formulario y, en la pestaña Crear, haga clic en Formulario.

Access crea un formulario y lo abre en la vista Presentación. En caso necesario, se pueden realizar cambios de diseño, como ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos.

Crear un formulario en blanco

1. Para crear un formulario sin controles ni elementos con formato previo: en la pestaña Crear, haga clic en Formulario en blanco. Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.

2. En este Lista de campos panel, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que quiera ver en el formulario.

3. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. Después, arrástrelos todos juntos hasta el formulario.

Nota El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar según qué parte del formulario esté seleccionada en ese momento. Si no puede agregar un campo al formulario, pruebe a seleccionar otra parte distinta e intente agregar el campo de nuevo.

1. Use las herramientas del grupo Controles en la pestaña Herramientas de presentación de formulario para incluir en el formulario un logotipo, un título, números de página o la fecha y la hora.

2. Si desea agregar una mayor variedad de controles al formulario, haga clic en Diseño y use las herramientas del grupo Controles.

Crear un formulario dividido

Un formulario dividido proporciona dos vistas de los datos al mismo tiempo: una vista Formulario y una vista Hoja de datos. Este formulario reporta las ventajas de ambos tipos de formularios en uno solo. Por ejemplo, se puede usar la parte correspondiente a la hoja de datos para buscar rápidamente un registro y, después, usar la parte correspondiente al formulario para verlo o editarlo. Las dos vistas están conectadas al mismo origen de datos y están en todo momento sincronizadas entre ellas.

Para crear un formulario dividido con la herramienta Formulario dividido, en el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos. Después, en la pestaña Crear, haga clic en Más formularios y en Formulario dividido.

Access crea el formulario, en el que podrá realizar cambios de diseño. Así, por ejemplo, puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos en caso necesario. Para aprender a usar un formulario dividido, vea el artículo sobre cómo crear un formulario dividido.

Crear un formulario que muestre varios registros

Un formulario de varios elementos (también denominado formulario continuo) resulta útil si se desea disponer de un formulario que muestre varios registros, pero que sea más personalizable que una hoja de datos. Para crearlo se usa la herramienta Varios elementos.

1. En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos

que desee ver en el formulario.

2. En la pestaña Crear, haga clic en Más formularios > Varios elementos.

Access crea el formulario y lo abre en la vista Presentación. En esta vista puede realizar cambios de diseño en el formulario mientras visualiza los datos. Así, puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos. Para más información, vea Crear un formulario mediante la herramienta Varios elementos.

Crear un formulario que contiene un subformulario

A menudo, cuando trabaja con datos relacionados almacenados en tablas distintas, necesita ver los datos de varias tablas o consultas en el mismo formulario. Los subformularios son un buen modo de lograrlo. Dado que existen varios modos de agregar un subformulario según las necesidades, vea el artículo Crear un formulario que contiene un subformulario para obtener más información.

Crear un formulario de navegación

Un formulario de navegación es, simplemente, un formulario que contiene un control de navegación. Este tipo de formularios constituye un enorme aliciente en cualquier base de datos, pero crear uno resulta especialmente importante si tiene previsto publicar una base de datos en la web, ya que el panel de navegación de Access no se muestra en un explorador.

1. Abra la base de datos a la que vaya a agregar un formulario de navegación. 2. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Navegación y elija el

estilo de navegación que desee.

Access crea el formulario, le agrega el control de navegación y abre el formulario en la vista Presentación.

INFORMES EN ACCESS

Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida en la base de datos de Microsoft Access. Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe de números de teléfono de todos los contactos o un informe del total de ventas en distintas regiones y períodos de tiempo.

En este artículo se proporciona información general acerca de los informes en Access. Aquí aprenderá las nociones básicas para crear un informe y a usar opciones como ordenar, agrupar y resumir datos, además de a obtener una vista previa de un informe e imprimirlo.

Crear un informe

Haga lo siguiente para crear informes para la base de datos de escritorio de Access:

Paso 1: Elegir un origen de registros

El origen de registros de un informe puede ser una tabla, una consulta con nombre o una consulta incrustada. El origen de registros debe contener todas las filas y columnas de datos que se vayan a mostrar en el informe.

Si los datos proceden de una consulta o tabla existente, seleccione la tabla o consulta en el panel de navegación y continúe con el paso 2.

Si el origen de registros no existe aún, siga uno de estos procedimientos: o Continúe con el paso 2 y use la herramienta Informe en blanco

O bien

o Cree la consulta o las tablas que contengan los datos necesarios. Seleccione la tabla o consulta en el panel de navegación y continúe con el paso 2.

Paso 2: Elegir una herramienta de informe

Las herramientas de informes se encuentran en la pestaña Crear de la cinta, concretamente

en el grupo Informes. En la siguiente tabla se describen las opciones:

Herramienta Descripción

Informe

Crea un informe sencillo y tabular que contiene todos los campos en el

origen de registros seleccionado en el panel de navegación.

Diseño de

informe

Abre un informe en blanco en vista Diseño, en el que se pueden agregar

los campos y controles necesarios.

Informe en

blanco

Abre un informe en blanco en la vista Presentación y muestra la lista de

campos desde la que se pueden agregar campos al informe.

Asistente para

informes

Muestra un asistente de varios pasos que permite especificar campos,

niveles de ordenación y agrupación y opciones de diseño.

Etiquetas

Muestra un asistente que permite seleccionar tamaños de etiqueta

personalizados o estándar, así como los campos que se van a mostrar y la

forma en que se van a almacenar.

Paso 3: Crear el informe

Haga clic en el botón de la herramienta que quiera usar. Si aparece un asistente, siga los pasos y haga clic en Finalizar en la última página.

Access muestra el informe en la vista Presentación.

Aplique formato al informe hasta obtener el aspecto deseado:

o Para cambiar el tamaño de los campos y etiquetas, selecciónelos y arrastre los bordes hasta que alcancen el tamaño deseado.

o Para mover un campo, selecciónelo (así como su etiqueta, si está presente) y, a continuación, arrástrelo a la nueva ubicación.

o Haga clic con el botón secundario en un campo y use los comandos del menú contextual para combinar o dividir celdas, eliminar o seleccionar campos, así como para realizar otras tareas de formato.

Además, se pueden usar las características descritas en las siguientes secciones para hacer que el informe sea más atractivo y legible.

Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales

La forma más rápida de agregar agrupaciones, ordenaciones o totales a una base de datos de escritorio es hacer clic con el botón secundario en el campo en el que se va a aplicar el grupo, orden o total y, después, hacer clic en el comando correspondiente en el menú contextual.

También se pueden agregar agrupaciones, ordenaciones o totales mediante el panel Agrupación, orden y total, cuando el informe se abre en vista Presentación o en vista Diseño:

1. Si el panel Agrupación, orden y total no está abierto todavía, en el grupo Agrupación y totales de la pestaña Diseño, haga clic en Agrupar y ordenar.

2. Haga clic en Agregar un grupo o Agregar un orden y, a continuación, seleccione el campo en el que desea agrupar u ordenar.

3. Haga clic en Más en una línea de ordenación o agrupación para establecer más opciones y agregar totales.

Resaltar valores con formato condicional

Access incluye herramientas para resaltar los datos de un informe. Se pueden agregar reglas de formato condicional para cada control o grupo de controles y, en los informes de cliente, también se pueden agregar barras de datos para comparar datos.

Para agregar formato condicional a los controles:

1. Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación y, después, haga clic en Vista Presentación .

2. Seleccione los registros que desee y, en el grupo Controlar formato de la pestaña Formato, haga clic en Formato condicional.

Sugerencia Para seleccionar varios controles, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los que desee.

3. En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales, haga clic en Nueva regla.

4. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, seleccione un valor en Seleccionar un tipo de regla:

o Si desea crear una regla que se evalúe para cada registro de forma individual, seleccione Compruebe los datos en el registro actual o use una expresión.

o Para crear una regla que compare registros entre sí mediante barras de datos, haga clic en Compare con otros registros.

1. En Editar una descripción de regla, especifique la regla que rige el momento en que se debe aplicar el formato, así como el formato que se va a aplicar, y haga clic en Aceptar.

Obtener una vista previa e imprimir un informe

1. Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación y haga clic en Vista preliminar. Los comandos de la pestaña Vista preliminar sirven para hacer lo siguiente:

o Imprimir el informe o Ajustar el diseño o tamaño de la página o Acercar, alejar o ver varias páginas a la vez o Actualizar los datos del informe o Exportar el informe a otro formato de archivo

2. Haga clic en Cerrar vista preliminar.

Imprimir un informe

Para imprimir un informe sin visualizarlo en la vista previa:

Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación y haga clic en Imprimir. El informe se envía a la impresora predeterminada.

Nota Si selecciona el informe en el panel de navegación y selecciona Imprimir en la pestaña Archivo, podrá escoger entre más opciones de impresión, como el número de páginas y de copias o la posibilidad de especificar una impresora.

o Para abrir un cuadro de diálogo donde pueda seleccionar una impresora, especifique el número de copias, etcétera y, a continuación, haga clic en Imprimir.

Bibliografía

http://www.adrformacion.com/cursos/accesb2013/leccion1/tutorial4.

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http://www.udb.edu.sv/udb/archivo/guia/informatica-

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http://www.adrformacion.com/cursos/accesb2013/leccion1/tutorial5.

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http://www.adrformacion.com/cursos/accesb2013/leccion1/tutorial6.

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