MANUAL TÉCNICO DO FORMANDO · De um modo geral, os colaboradores de uma organização continuam a receber a sua remuneração quando estão em formação já que, na maior parte

��MANUAL TÉCNICO DO FORMANDO MÓDULO IV O ROI NUM SISTEMA DE ELEARNING

MÓDULO IV – O ROI NUM SISTEMA DE ELEARNING

2

Projecto: Kit eLearning, SAF/ Novabase, S.A. Equipa de Coordenação Mário Figueira, SAF/Novabase Coordenação Técnico-Pedagógica Teresa Santos, SAF/Novabase Suporte didáctico: Manual Técnico do Formando “O ROI num Sistema de eLearning” Autores Luis Lavado Design Gráfico Rui Lourenço, SAF/ Novabase, S.A Avaliação Técnica Carina Américo Produção apoiada pelo Programa Operacional Emprego, Formação e Desenvolvimento Social (POEFDS)

do Ministério das Actividades Económicas e do Trabalho, co-financiado pelo Estado Português e pela

União Europeia, através do Fundo Social Europeu.

SAF/Novabase, Portugal, Lisboa Edição: Maio, 2007.

MANUAL TÉCNICO DO FORMANDO

3

ÍNDICE

Listagem dos ícones utilizados _________________________________________________________________ 4

1. Introdução_________________________________________________________________________________ 5

2. Conteúdo Programático _____________________________________________________________________ 6

2.1. Objectivos gerais:________________________________________________________________________ 6

2.2. Unidades do Módulo – Resumo e objectivos___________________________________________________ 7

3. Unidades do módulo________________________________________________________________________ 9

3.1. Unidade 1 – Proveitos em formação__________________________________________________________ 9

3.2. Unidade 2 – Custos em Formação___________________________________________________________ 10

3.3. Unidade 3 – Os diferentes tipos de custos em formação__________________________________________ 11

3.4. Unidade 4 – ROI (Return on Investiment) _____________________________________________________ 21

3.5. Unidade 5 – ROI aplicado ao eLearning______________________________________________________ 24

3.6. Unidade 6 – A poupança em termos percentuais________________________________________________ 29

3.7. Unidade 7 – A reutilização dos conteúdos_____________________________________________________ 30

3.8. Síntese________________________________________________________________________________ 33

3.9. Caso prático____________________________________________________________________________ 35

Índice Remissívo ____________________________________________________________________________ 44


4

LISTAGEM DOS ÍCONES UTILIZADOS

Índice Note bem

Objectivos Recurso a diapositivos ou transparências

Resumo Estudo de caso ou exemplo

Ajuda Actividades

Artigo de referência Bibliografia

Link Avaliação

Conceito


5

1. INTRODUÇÃO

A tomada de consciência das necessidades de formação e a iniciativa inicial parte de

níveis hierárquicos intermédios ou inferiores, no entanto, a decisão de avançar com a

formação depende sempre dos níveis hierárquicos superiores.

A formação é requerida pelo departamento de Recursos Humanos, quando se sente

escassez e/ou necessidades de aquisição de conhecimentos, por parte dos

colaboradores, em determinadas matérias.

A decisão de formar os colaboradores é apoiada em vários factores, sendo o factor

económico, o que tem um maior peso para a maioria da Organizações.

É fundamental identificar os custos e os proveitos associados a uma acção de

formação, de modo a determinar se existe uma vantagem económica em administrar

formação aos colaboradores da organização. O saldo entre custos e proveitos é um

ponto de partida para a decisão dos gestores das organizações na tomada de decisão

quanto à formação dos seus colaboradores1.

Estas questões são abordadas neste módulo IV – O ROI num Sistema de eLearning.

O Manual Técnico do Formando apresenta os conteúdos programáticos do módulo,

em complemento aos conteúdos apresentados na aplicação informática.

.

1 A decisão de formar os colaboradores é apoiada em variados factores, sendo que o factor económico tem um peso forte na maioria das organizações.


6

2. CONTEÚDO PROGRAMÁTICO

2.1. OBJECTIVOS GERAIS:

No final deste módulo, o formando deverá estar apto a:

• Identificar os diferentes tipos de custos de eLearning;

• Comparar os custos de eLearning com a formação presencial;

• Calcular o ROI de um projecto de eLearning.


7

2.2. UNIDADES DO MÓDULO – RESUMO E OBJECTIVOS

Unidade 1: Proveitos em Formação

Resumo

Apresenta os principais proveitos de uma acção de formação.

Objectivos:

No final desta unidade, o formando deverá estar apto a:

• Listar os proveitos da formação.

Unidade 2: Custos em Formação

Resumo

Indica os principais custos inerentes à formação.

Objectivos:


• Identificar os principais custos inerentes à formação.

Unidade 3: Os Diferentes Tipos de Custos em Formação

Resumo

Apresenta as especificidades dos diferentes tipos de custos (de concepção e

desenvolvimento, com formandos e de funcionamento).

Objectivos:


• Caracterizar os diferentes tipos de custos em formação.

Unidade 4: O que é o ROI

Resumo

Apresenta o conceito Retorno do Investimento e as três variáveis que comporta, à luz

de um caso prático.


8

Objectivos:


• Definir o conceito de “Return on Investment” - ROI;

• Reconhecer a aplicação prática do ROI.

Unidade 5: ROI Aplicado ao eLearning

Resumo

Aplica o conceito de retorno do investimento ao eLearning, apresentando uma

fórmula de cálculo e um caso prático.

Objectivos:


• Reconhecer a formação a distância como forma de reduzir custos;

• Saber aplicar o ROI a um projecto formativo.

Unidade 6: A Poupança em Termos Percentuais

Resumo

Apresenta o cálculo da poupança em termos percentuais.

Objectivos:


• Calcular a diferença de custos em termos percentuais entre a formação

presencial e a formação online.

Unidade 7: A Reutilização dos Conteúdos

Resumo

Aborda a questão da reutilização dos conteúdos, que também deve ser considerada

no cálculo do ROI.

Objectivos:


• Considerar a reutilização de conteúdos no cálculo do ROI.


9

3. UNIDADES DO MÓDULO

3.1. UNIDADE 1 – PROVEITOS EM FORMAÇÃO

Os proveitos ou benefícios em formação são muitas vezes difíceis de calcular e estimar

pois alguns dependem de um elevado nível de subjectividade ou só se contabilizam a

longo prazo, após a conclusão da acção de formação.

Podemos listar os seguintes como os principais proveitos de uma acção de formação2:

• Aumento da produtividade dos colaboradores;

• Melhorias na relação com os clientes;

• Melhorias na qualidade do trabalho;

• Aumento da motivação e do bem-estar dentro da empresa;

• Transição para novas tecnologias;

• Adaptação a normas e legislação;

• Garantia da segurança no trabalho.

Estes elementos traduzem-se em ganhos económicos que, apesar de não serem

impossíveis de contabilizar, implicam cálculos frequentemente morosos que, dada a

sua falibilidade, podem não reflectir os benefícios reais da formação.

2 Consulte o documento “Measuring e-Learning's Benefits”.


10

3.2. UNIDADE 2 – CUSTOS EM FORMAÇÃO

Os custos em formação são mais fáceis de calcular do que os proveitos, já que o seu

efeito é imediato e os seus valores são facilmente estimáveis e calculáveis antes,

durante e depois da formação.

No entanto, há que olhar para a formação como um investimento, uma verba que a

empresa despende para obter benefícios a curto, médio ou longo prazo. Este

investimento pode ser medido em:

• Melhorias estruturais;

• Melhorias operacionais;

• Redução ou eliminação de custos ou futuros custos.

Porque são de avaliação complexa, a maioria das empresas encaram a formação como

um custo e não um investimento3.

SÍNTESE

Os custos em formação, comparados com os proveitos, têm efeito imediato e são

facilmente estimáveis e calculáveis antes, durante e depois da formação.

A formação deve ser encarada como um investimento e não como um conjunto de

custos.

3 Consulte o documento “Measuring the Financial Returns of e-Learning”


11

3.3. UNIDADE 3 – OS DIFERENTES TIPOS DE CUSTOS EM FORMAÇÃO

Ao planear-se uma acção de formação há que ter presente os diferentes tipos de

custos envolvidos, sempre por curso:

Custos de funcionamento (por grupo de formandos)

Custos com formandos

(por formando)

Custos de concepção e desenvolvimento

(por curso)


12

� Duração do curso

� Custo da hora de desenvolvimento

� Hora de desenvolvimento

dependem dos seguintes factores:

1.1. Custos de concepção e investigação sobre as metodologias a utilizar:

1. Custos de concepção e desenvolvimento (por curso)4

São os custos que a organização vai despender para criar determinado curso. São

únicos, não se repetindo após a primeira acção de formação. Ou seja, são os custos

necessários para colocar um curso em funcionamento. Dentro deste tipo de custos

podemos contabilizar vários níveis de custos.

São os custos do desenvolvimento do conteúdo que será leccionado ao longo do

curso. No fundo, trata-se da matéria-prima do curso, aquilo que deverá ser

apreendido pelos formandos. Em muitos casos, este custo não é contabilizado pois os

conteúdos poderão já existir, cedidos pelo formador ou mesmo pelo departamento

que pretende promover a formação dentro da organização e que é detentor daquela

área de conhecimento.

4 Consulte o documento “How Much Will It Cost? Estimating e-Learning Budgets”.

1.1. Custos de concepção e investigação sobre as metodologias

a utilizar

1.2. Custos de concepção e desenvolvimento do curso (em

formato electrónico)


13

1.2. Custos de concepção e desenvolvimento do curso (em formato electrónico):

Note bem: Para efeitos de comparação de custos entre formação presencial e

eLearning, não faz sentido determinar estes custos, já que são exactamente idênticos

entre os dois sistemas de formação.

Trata-se dos cusos que implicam o esforço de transpor os coneúdos disponíveis (no

ponto anterior) para um formato electrónico utilizável em eLearning. É o investimento

de criação de conteúdos electrónicos e que passa por um vasto leque de elemenos,

desde a concepção do storyboard ou guião, aos trabalhos de programação informáica,

webdesign, animação, modelação, validação, etc.

� Duração do curso

O número de horas de duração do curso está intimamente ligado ao tempo de

concepção e desenvolvimento do mesmo e, consequentemente, aos seus custos de

concepção e desenvolvimeno. Uma previsão de cusos para formação online baseada no

número de horas de formação parece ser um pouco ficção, uma vez que o ritmo de

aprendizagem dos formandos é variável. Sendo assim, qual a duração de um curso

online?

Normalmente, os cursos têm um conjunto de percursos e recorrem a interacções que

não permitem calcular este número de um forma linear. Uma abordagem simples

consiste em determinar a duração do curso, com base no número de horas que um

participante demora a percorrer todos os recursos disponíveis.No caso de actividades

mais interactivas, como, por exemplo, jogos ou simulações, faz-se uma previsão com

base numa média de utilização desse tipo de recursos didácticos.

� Custo da hora de desenvolvimento

Representa o custo de cada hora de trabalho dos membros da equipa de

desenvolvimento. Este valor é muitas vezes inferior nas equipas de desenvolvimento

internas, quando comparadas com as externas. No entanto, as equipas internas

manêm-se para além do projecto e muitas vezes não se consideram os custos gerais


14

que lhe estão associados. Além disso, o conhecimento das equipas internas pode ser

comparável com o de equipas especializadas no desenvolvimento de formação online.

Quanto mais complexos forem os conteúdos, mais complexo e exigente irá ser o

desenvolvimento dos mesmos, obrigando a que façam parte da equipa elementos com

competências especializadas e/ou mais experienes e, como tal, encarecendo a hora de

desenvolvimento.

� Hora de desenvolvimento

O número de horas de desenvolvimeno por cada hora de formação online inclui o

número de horas despendido pela equipa de desenvolvimento. Este rácio depende da

complexidade do projecto e da experiência da equipa de concepção. Evidentemente

que quanto maior for a duração do período de desenvolvimento dos conteúdos do

curso, maiores serão estes custos.

2. Custos com formandos (por formando)

Estes são os custos variáveis da formação, que dependem do número de formandos.

Ou seja, por cada formando que adicionemos à acção de formação, estamos a

acrescentar X euros ao custo global da acção de formação. Podemos considerar os

seguintes custos com formandos:

� Remuneração dos formandos

De um modo geral, os colaboradores de uma organização continuam a receber a sua

remuneração quando estão em formação já que, na maior parte das vezes, as sessões

decorrem durante o horário de trabalho. O número de horas de ausência do local de

trabalho por motivos de formação tem um impacto directo na sua disponibilidade e

necessariamente nos custos. Estes custos são considerados nos custos totais de

formação.


15

� Deslocações dos formandos

Nas organizações dispersas geograficamente, este custo tem um grande impacto nos

custos globais de formação. Um sistema de eLearning reduz significativamente este

custo, uma vez que reduz a necessidade de deslocações.

� Honorários dos formadores

Nesta categoria de custos, os honorários com formadores devem ser considerados

quando existe um acompanhamento personalizado por parte do formador. Em

situações de coaching ou práticas no posto de trabalho deve considerar-se este tipo de

custos, que pode também ser reduzido se este acompanhamento for efectuado através

de um sistema de eLearning.

3. Custos de funcionamento (por grupo de formandos)

É o tipo de custos que ocorrem durante o funcionamento de cada curso. É nesta

categoria de custos que o eLearning é vantajoso, uma vez que os custos de

funcionamento são reduzidos. Nem sempre existem vários grupos numa acção de

formação em eLearning; a acção é administrada a todo o universo de formandos em

simultâneo durante um determinado período de tempo.

Estes são alguns dos elementos normalmente contabilizados enquanto custos de

funcionamento:

� Honorários dos formadores

Os custos com os formadores são normalmente idênticos na formação presencial e

online em termos do seu valor/hora. As diferenças nos custos com formadores podem

resultar da duração do curso em regime presencial ser diferente do eLearning

� Deslocações dos formadores

Num sistema misto, com formação presencial e online, o número de deslocações dos


16

formadores vai ser reduzido. Num sistema que consista unicamente em eLearning,

em princípio, não existirão deslocações de formadores. Assistimos, por isso, a uma

redução dos custos.

� Instalações de formação

Para a formação presencial são necessárias salas de formação devidamente equipadas.

Pode recorrer-se ao arrendamento de instalações ou manter um centro de formação.

Mesmo utilizando instalações próprias e já existentes na organização, há sempre o

custo associado da utilização e ocupação das mesmas durante o período de formação.

No caso da formação online pode recorrer-se a um LSP (Learning Service Provider) que

prestará todos os serviços de gestão do sistema de eLearning, não sendo, portanto,

necessárias instalações específicas para formação e localização de equipamentos mais

complexos, tais como servidores e bases de dados.

� Material de apoio necessário às sessões

Trata-se de um custo exclusivo das sessões presenciais e diz respeito ao aluguer ou

aquisição de equipamentos ou bens necessários para a boa prossecução pedagógica

das sessões de formação. Poderão ser: videoprojectores, mobiliário, consumíveis e

artigos de papelaria, computadores, quadros de projecção, etc..

� Dimensão do grupo de formação

Na formação presencial existe uma maior rigidez no número de formandos por grupo

devido às restrições impostas pelos espaços físicos. Na formação online existem

condicionantes nos acessos em simultâneo para sessões síncronas (largura de banda),

não existindo quaisquer condicionantes nas sessões assíncronas.

Do ponto de vista pedagógico não é aconselhável trabalhar em eLearning com grupos

muito grandes. Caso o grupo seja muito grande, a situação pode ser contornada

recorrendo-se a mais tutores.


17

Os custos com a plataforma de eLearning

Na implementação de eLearning numa organização, pode optar-se por adquirir uma

plataforma de eLearning (LMS – Learning Management System) ou, simplesmente,

adquirir licenças temporárias de utilização de uma plataforma instalada num servidor

externo, ao qual se acede de forma remota.

5 Consulte o documento “E-Learning Analytics”.

• Vivemos numa fase onde é necessária uma revisão ao modo como os processos de

aprendizagem são suportados pelas empresas! Os elevados custos dos sistemas

de formação presencial obrigam a um novo olhar sobre a formação, pelo menos

no que diz respeito aos seus custos.

• Aprender em situação de eLearning é reduzir grande parte dos custos da

formação. Daí que o interesse das organizações em investir na formação dos seus

colaboradores através do eLearning tenha aumentado, apesar de esse aumento

ainda não ser visível.

• O ROI – Return on Investment é a forma de cálculo amplamente utilizada na

tomada de decisão, por parte das organizações, entre a formação presencial e o

eLearning.

• O eLearning traz inúmeras vantagens à formação e a redução de custos é das mais

evidentes; há empresas que conseguem obter um óptimo retorno do investimento

através da utilização do eLearning5.

Alguns aspectos a ter em conta…


18

• Aquisição da plataforma

A aquisição de uma plataforma tem sempre um custo associado e, normalmente,

só se justifica em organizações com um ritmo elevado de acções de formação e

onde exista um universo de formandos com uma dimensão significativa.

As plataformas comerciais são geralmente mais fiáveis, apresentando um

conjunto de serviços associado, assim como uma garantia de actualização

periódica, correcções de erros de versões anteriores e apoio técnico.

No entanto, têm a desvantagem de apresentar preços de aquisição bastante

elevados, principalmente as plataformas mais bem cotadas no mercado. Esses

preços tornam-se incomportáveis para muitas empresas de menor dimensão.

Outra opção na aquisição de uma plataforma são as plataformas de software

livre (Open Source).

Nestas plataformas, o código de programação (instruções fundamentais que

fazem o software funcionar) encontra-se disponível ao público para observação,

modificação e utilização de forma livre, sem custos. Faz parte de uma tendência

bem disseminada de desenvolvimento de software que tem tido sucesso na


19

produção de software robusto e seguro.

Dois exemplos de plataformas de eLearning de software livre são a Moodle e a

Sakai.

http://www.moodle.org

http://www.sakaiproject.org

As vantagens do software livre para as organizações, do ponto de vista económico,

são:

o a aquisição a custo zero;

o a possibilidade de, internamente, poderem ser feitas todas as alterações e

customizações necessárias.

Contudo, há que contabilizar, neste caso, os custos da existência de uma equipa

especializada na linguagem de programação utilizada pela plataforma, os

eventuais erros que este tipo de software possa ter e o facto de, em muitos casos,

não existirem actualizações a estes produtos, acabando por ficar obsoletos.

Para o cálculo do ROI, antes de se investir em eLearning, há que ter em conta

todos estes factores. A aquisição de uma plataforma implica sempre um custo que

deve ser amortizado no tempo, pelo conjunto das acções de formação que a

organização irá realizar.

• Aquisição de licenças

A aquisição de licenças revela-se menos dispendiosa para organizações que

efectuam acções de formação mais esporádicas e não de forma intensiva e em que

o número de colaboradores não é excessivamente grande.


20

Nestes casos, o custo de utilização da plataforma implica normalmente um valor

unitário por formando, durante determinado período de tempo, que coincide

normalmente com a duração da acção de formação. Os conteúdos, neste caso, são

o aspecto principal a ter em conta em termos de custos.

SÍNTESE

Os três tipos de custos principais resumem-se da seguinte forma:

Custos de concepção e

desenvolvimento (por curso)


Custos de concepção e investigação sobre as metodologias a utilizar

Custos de concepção e desenvolvimento do curso (em formato electrónico)

Duração do cursoHoras de desenvolvimentoCusto da hora de desenvolvimento

Honorários dos formadoresDeslocações dos formadoresInstalações de formação Aluguer/aquisição de material de apoio às sessões Dimensão do grupo de formação

Custos com formandos (por formando)

Salários dos formandosDeslocações dos formandosHonorários dos formadores

Custos de concepção e

desenvolvimento (por curso)


Custos de concepção e investigação sobre as metodologias a utilizar

Custos de concepção e desenvolvimento do curso (em formato electrónico)

Duração do cursoHoras de desenvolvimentoCusto da hora de desenvolvimento

Honorários dos formadoresDeslocações dos formadoresInstalações de formação Aluguer/aquisição de material de apoio às sessões Dimensão do grupo de formação

Custos com formandos (por formando)

Salários dos formandosDeslocações dos formandosHonorários dos formadores


21

3.4. UNIDADE 4 – ROI (RETURN ON INVESTIMENT)

1. Definição

Return on Investment (ROI), ou taxa de retorno do investimento, é um indicador

financeiro tradicional baseado em dados históricos, que serve para determinar a que

taxa determinado investimento efectuado está a remunerar o investidor. Calcular o

ROI é compreender de que forma um investimento gerará lucros ao longo de um

período de tempo.

Para calcular o ROI é necessário ter presentes três variáveis:

Variáveis

Custo Total - valor monetário total despendido pela organização ao

efectuar um determinado investimento

Benefício Total

- inclui todos os valores monetários poupados,

realizados e quaisquer outros proveitos obtidos pela

organização cuja origem esteja directamente relacionada

com o investimento efectuado

Benefício Líquido - benefício total subtraído ao custo total; é o resultado ou

lucro líquido que se obtém com o investimento

Como vimos anteriormente, algumas organizações começam a investir

na formação em eLearning.

Será que existe algum cálculo que possamos fazer que nos ajude a

tomar a decisão entre formação eLearning e presencial?


22

Para melhor explicar este conceito, vejamos um exemplo prático:

O Miguel decidiu investir 150.000 euros na aquisição de um imóvel para arrendar.

Após a aquisição teve diversas despesas com o mesmo imóvel antes de o poder

arrendar, totalizando 25.000 euros.

A renda mensal será de 1.000 euros, sendo que a casa estará arrendada por um ano,

findo o qual Miguel pretende vendê-la por mais 20.000 do que o valor que esta

custou.

• Custo Total: o valor despendido com a aquisição do imóvel + despesas

• Benefício Total: rendas dos 12 meses do ano + valor de venda do imóvel

• Benefício Líquido: Benefício total - custo total

Calculemos cada uma das variáveis:

• Custo Total = 150.000 + 25.000 = 175.000 euros

• Benefício Total = 12 x 1.000 + 170.000 = 182.000 euros

• Benefício Líquido = 182.000 – 175.000 = 7.000 euros

Assim, para calcular o ROI:

1. Identifique o benefício financeiro que a organização obtém de determinado

investimento;

2. Subtraia o montante despendido com o investimento efectuado para obter o

benefício líquido;

3. Depois divida o resultado pelo montante dispendido:


23

4. Para calcular o ROI em termos percentuais (uma vez que se trata de uma taxa),

multiplique o resultado por 100:

Podemos interpretar o resultado do exemplo anterior de duas formas:

� Por cada euro investido, Miguel obteve um retorno ou benefício líquido de 4

cêntimos;

� A taxa a que foi remunerado o investimento foi de 4% ao ano (como se tratou de

um investimento com um período de um ano, trata-se de uma taxa anual).

� Miguel terá agora de decidir se este investimento (pressupondo que os dados são

realistas e realizáveis) tem rentabilidade suficiente para que valha a pena avançar.

SÍNTESE

O ROI (Return On Investment) ou taxa de retorno do investimento, consiste numa

taxa que mede a rentabilidade de determinado investimento efectuado num

determinado período de tempo.

Para o efeito, é necessário ter em conta todos os proveitos obtidos com o investimento,

assim como todos os custos. Da diferença entre todos os proveitos e os custos do

investimento obtém-se o benefício líquido.

O ROI obtém-se dividindo o benefício líquido pelos custos totais. O resultado do

cálculo será a taxa a que é remunerado o investimento referente ao período de tempo

em causa.


24

A questão que se coloca é: eLearning ou formação presencial?

3.5. UNIDADE 5 – ROI APLICADO AO ELEARNING

1. A organização vai investir em formação, seja ela presencial ou eLearning;

2. O benefício gerado pela formação é exactamente idêntico entre os dois sistemas

de formação.

Deste modo, anularemos todo o esforço com a dificuldade dos cálculos subjectivos

para determinação do benefício da formação. Portanto, a empresa irá mesmo avançar

para formação e, caso decida pelo eLearning, os benefícios provenientes da formação

terão de ser iguais aos da formação presencial.

Como já vimos, a decisão de formação passa na maioria dos casos pelos aspectos

financeiros (benefícios e custos gerados). O ROI é o instrumento comummente

utilizado pelos decisores de topo de uma organização para este efeito.

Para calcular o ROI há que calcular todos os benefícios de um programa de formação

e subtrair todo o investimento efectuado com o mesmo programa, incluindo os custos

de análise, planeamento, desenho, desenvolvimento, implementação, avaliação, entre

outros. Obtemos assim o benefício líquido, que é depois divido pelos custos totais

com a formação.

Calma! Não te podes esquecer que é necessário partir de dois

pressupostos:

Agora podemos calcular o ROI e decidirmos pela formação em eLearning ou

presencial!


25

É de salientar, como já vimos anteriormente, a dificuldade de cálculo do benefício

total, dada a sua natureza subjectiva e difícil de concretizar no tempo.

«Qual o retorno que obtenho se mudar de um sistema

de formação presencial para eLearning?».

A partir do ROI podemos determinar se o retorno é positivo ou não; ou seja, se vale a

pena mudar de sistema de formação. Valerá a pena se a organização poupar dinheiro.

Vamos realizar esse cálculo analisando o custo de um projecto de formação presencial

em comparação com o de um sistema de eLearning.

Ao passar de uma solução de formação presencial para um sistema de eLearning,

devemos avaliar o retorno do investimento, encontrando o rácio entre a poupança

obtida (diferença entre os custos totais dos dois sistemas de formação) e o

investimento adicional para a implementação de um sistema de eLearning. Ou seja,

há que determinar o investimento adicional para obtermos determinada redução nos

custos de formação.

Tendo em mente a fórmula do ROI atrás analisada:

Mas assim, os benefícios da formação ficam fora do cálculo do ROI…

Pois é… trata-se de um ROI centralizado nos custos; ou seja, na poupança

entre as duas alternativas de custos (presencial e eLearning). Por isso, deves

partir sempre da seguinte pergunta:


26

Observe agora a mesma aplicada ao caso concreto do eLearning:

Ao invés do Benefício líquido temos a Poupança, já que se trata de uma redução de

custos (se o Custo totalpresencial for maior que Custo totaleLearning).

Então a Poupança = Custo totalpresencial – Custo totaleLearning

Logo:

� Custo Total Presencial

Desculpa Joana, mas fiquei com algumas dúvidas…

Não te preocupes! É natural!

Vamos ver agora as variáveis mais em detalhe…

Pode ser?

Custo total (presencial) = Custos de funcionamento (presencial) + Custos com formandos (presencial)

- Custos totais despendidos com o curso em sistema de formação presencial,

nomeadamente os custos de funcionamento (grupos de formandos) e os custos com

formandos.


27

� Custo Total eLearning

� Custos de Desenvolvimento

Recapitulando, eis o tipo de custos inerentes a cada um dos sistemas

em análise:

Custos Presencial eLearning

Desenvolvimento X V

Funcionamento V X

Com formandos V V

= =

Custo total presencial Custo total eLearning

Custo total (eLearning) = Custos com formandos (eLearning) + Custos de desenvolvimento

- Custos totais despendidos com o curso em eLearning, nomeadamente os custos com

formandos e os custos de desenvolvimento.

- Investimento de desenvolvimento de conteúdos electrónicos e integração dos

mesmos numa plataforma de eLearning. São exclusivos da concepção de um curso

em eLearning.


28

• É necessário não esquecer que o custo de desenvolvimento é o investimento que

a empresa terá de efectuar para poder estar apta a administrar um curso em

eLearning aos seus colaboradores! Ou seja, é o investimento adicional necessário

para implementar um sistema de eLearning, daí que estes custos se encontrem no

denominador da fracção de cálculo do ROI.

• Nesta análise comparativa (presencial vs eLearning) não faz sentido determinar o

valor dos custos de concepção e investigação sobre as metodologias a utilizar,

pois são idênticos entre os dois sistemas de formação; a informação a transmitir

será a mesma e apenas varia a forma como é transmitida6.

SÍNTESE

No cálculo do ROI para decisão entre os dois sistemas de formação, assume-se que os

benefícios provenientes da formação serão idênticos entre os dois sistemas de

formação. A comparação entre formação presencial e eLearning é, então, na maioria

das vezes centrada nos custos.

O benefício líquido será a poupança obtida entre os custos totais em formação

presencial e os custos totais em eLearning.

Devemos avaliar o retorno do investimento (ROI) encontrando o rácio entre a

poupança obtida (diferença entre os custos totais dos dois sistemas de formação) e o

investimento adicional para a implementação de um sistema de eLearning (custo de

desenvolvimento).

6 Consulte o documento “Measuring the Total Cost of e-Learning”.

Mais algumas notas…


29

3.6. UNIDADE 6 – A POUPANÇA EM TERMOS PERCENTUAIS

Para além do cálculo do ROI podemos determinar a poupança em termos percentuais,

ou seja, a percentagem dos custos totais que é possível poupar quando se muda de

uma situação de formação presencial para eLearning.

Para calcular a poupança em termos percentuais divide-se o valor da poupança

(diferença entre os custos dos dois sistemas de formação) pelo custo total da formação

presencial.

O valor obtido é a percentagem poupada, relativamente à situação inicial (formação

presencial) pelo facto de mudarmos para uma situação de eLearning.

SÍNTESE

A poupança em termos percentuais é a percentagem dos custos totais que é possível

poupar quando se muda de uma situação de formação presencial para eLearning.

Divide-se o valor da poupança (diferença entre os custos dos dois sistemas de

formação) pelo custo total da formação presencial.


30

3.7. UNIDADE 7 – A REUTILIZAÇÃO DOS CONTEÚDOS

Até agora, vimos o cálculo do ROI perante uma situação onde os conteúdos do curso

são administrados uma única vez, ou seja, para uma única acção de formação sem

qualquer reutilização.

No entanto, várias organizações reutilizam constantemente os conteúdos, nas diversas

acções de formação que ministram. Assim, podemos identificar dois tipos de

reutilização: infinita e finita.

1. A reutilização infinita

Em muitos casos os conteúdos são reutilizáveis e a organização utiliza-os

continuamente para várias acções de formação. É o caso, por exemplo, de centros de

formação que utilizam os mesmos conteúdos para muitas acções de formação

ministradas a diferentes organizações.

Perante esta situação, em que a utilização dos conteúdos não se extingue com uma

acção de formação e se repete indefinidamente, a fórmula do ROI passa a ser:

Exactamente! E a reutilização de conteúdos pode ser Infinita ou Finita!

Vamos ver um pouco melhor?

Lembrei-me agora de uma outra situação…

Na organização onde trabalho, os conteúdos são reutilizados em várias

Acções de Formação!


31

Ou seja, para efeitos de cálculo do Custo total eLearning deixa de se ter em conta os

custos de desenvolvimento, já que estes são amortizados por um conjunto infinito de

acções de formação.

2. A reutilização finita

Existe ainda a situação em que uma organização poderá reutilizar os

conteúdos um número limitado de vezes. Isto poderá acontecer

quando, por exemplo, a organização decide voltar a relembrar os seus

colaboradores dos conteúdos, repetindo a acção de formação, ou

quando a empresa opta por formar os colaboradores em grupos separados.

Numa situação semelhante, a fórmula passa a ser:

n é o número de vezes de utilização de conteúdos (ou número de acções de formação).

� Caso Prático

Analisemos uma situação concreta. Imaginemos que seria previsível uma reutilização

infinita dos mesmos conteúdos formativos numa determinada empresa cujo cálculo

do ROI seria efectuado da seguinte forma:


32

Imaginemos agora que seria previsível a empresa vir a realizar futuramente mais uma

acção de formação com os mesmos conteúdos. Vejamos então o cálculo do ROI:

(2 acções de formação → n = 2)

SÍNTESE

Se se pretender reutilizar os conteúdos de um curso de eLearning de forma infinita,

na fórmula de cálculo do ROI, nos custos totais de eLearning não se incluem os custos

de desenvolvimento.

Se os conteúdos forem reutilizados não infinitamente mas sim n vezes, na fórmula de

cálculo do ROI os custos totais com o eLearning deverão conter os custos de

desenvolvimento, mas estes deverão ser divididos por n.


33

3.8. SÍNTESE

Realmente, todos estes conceitos são um pouco

complicados e a informação é bastante…

Vamos fazer uma pequena síntese?

Vimos que a formação implica um investimento que gera proveitos mais ou

menos contabilizáveis, o que origina, para efeitos de determinação da sua

viabilidade económica, uma grande complexidade no cálculo do Retorno do

Investimento (ROI).

Os tipos de custos são fundamentais para se comparar os dois sistemas de

formação para as organizações que ainda não optaram pelo sistema que melhor

as servirá para realizar formação. O método comummente utilizado – o cálculo

do ROI – na decisão do sistema de formação é, neste caso, centrado nos custos,

mais especificamente numa filosofia de redução de custos (ou poupança)

aquando da mudança de um sistema de formação presencial para eLearning.

Para o efeito desta análise consideram-se os benefícios, ou proveitos da

formação, idênticos nos dois sistemas de formação.

É necessário ter em conta que o cálculo do ROI é muitas vezes residual

relativamente aos restantes factores que contribuem para a tomada de decisão

entre os dois sistemas de formação. Não podemos esquecer um importante

pressuposto da utilização do ROI: o método de cálculo do ROI deverá ser

utilizado apenas quando os benefícios esperados entre os dois sistemas de

formação são idênticos, ou seja, é um método exclusivamente baseado nos

custos e não tem em conta os benefícios económicos provenientes da formação.


34

Para além dos indicadores quantitativos, não podemos esquecer o impacto

dos sistemas de eLearning no desenvolvimento do capital estrutural da

organização. Comparativamente com a formação presencial, estes sistemas

permitem transformar o capital humano em capital estrutural – uma mais

valia para qualquer organização da sociedade do conhecimento.

A decisão não deve passar apenas por uma análise de custos, nomeadamente

em situações em que os benefícios de um sistema são claramente vantajosos,

tais como na dispersão geográfica de um grande número de formandos, ou

em casos de formandos deficientes e com dificuldades de mobilidade.

Contudo, num plano genérico, este cálculo do ROI não deixa de ter utilidade,

já que desta forma conseguimos colocar os investimentos em formação ao

mesmo nível dos outros investimentos existentes na organização. As

direcções financeiras e as administrações percebem bem a linguagem do

custo/benefício, da redução de custos e do ROI.


35

3.9. CASO PRÁTICO

Observemos um caso prático para compreender melhor a forma de calcular o ROI

num projecto de eLearning. De salientar que este caso é um mero exemplo; casos reais

poderão dispor de dados significativamente diferentes e de outras variáveis!

A Situação

Uma empresa decidiu formar 500 trabalhadores sobre um novo sistema de

informação que irá implementar.

Antes de optar pela solução formativa, a empresa procedeu ao cálculo do ROI para

perceber se este curso seria menos dispendioso em eLearning ou em formação

presencial.

A dúvida persiste: eLearning ou formação presencial?

Dados importantes:

• Na solução eLearning está prevista uma tutoria personalizada de cerca de

uma hora por formando;

• 20% dos formandos estão dispersos pelo país e os custos médios de

deslocação, com estadia, são de 75 € por dia;

• Após uma análise ao mercado considerou-se um custo médio de 50 € por

utilizador para licenciamento de um LMS (Learning Management System) e

utilização do servidor da organização;

• Na formação presencial existe ainda um custo relativo a recursos didácticos e

consumíveis por formando: 5 €;

• Para a correcta definição dos custos, considerou-se o número de dias úteis por

mês (20) e um dia de trabalho com 8 horas.


36

• Se optarmos pelo sistema presencial, a formação terá a duração de 35 horas;

7 sessões de 5 horas cada;

• E se optarmos por um sistema de eLearning teremos apenas 10 horas,

repartidas por 14 sessões de 45 minutos;

• São 500 colaboradores, repartidos por grupos de 12 elementos;

• Os honorários dos formadores/tutores são de 25€/hora;

• O aluguer das salas é de 10€/hora. O mesmo para o aluguer do projector;

• A formação é realizada em horário de trabalho pelo que devemos

contabilizar também todos os custos relativos à remuneração (1500€/mês);

• Para determinar o custo de desenvolvimento e integração dos conteúdos

numa plataforma de eLearning devemos contabilizar 20 horas de

desenvolvimento por cada hora do curso, sendo que o custo de cada hora

de desenvolvimento é de 350 euros.

Fazendo agora uma análise detalhada de vários elementos:


37

Comecemos então os cálculos. O primeiro passo é calcular os custos de

desenvolvimento.

Observe a tabela:

Custos por curso Presencial eLearning

Duração do curso (em horas) 35 10

Duração de cada sessão (horas) 5 0,75

Tempo de desenvolvimento (horas de

desenvolvimento / horas de curso)

0 20

Custo da hora de desenvolvimento

(€ / hora de desenvolvimento)

0 350

TOTAL 0 70.000

Portanto, multiplica-se a duração do curso pelo tempo de desenvolvimento e pelo

custo de uma hora de desenvolvimento:

10 x 20 x 320 = 70.000 → estes são os custos de desenvolvimento!

Depois, devemos calcular os custos de funcionamento; analise a tabela:

Custos de funcionamento (por grupo de

formandos)

Presencial eLearning

Honorários do formador (€ / hora) 25 0

Deslocações do formador (€ / sessão) 0 0

Sala de aula com computadores (€ / hora) 10 0

Vídeo–projector (€ / hora) 10 0

TOTAL por grupo 1.575 0


38

O custo de cada grupo de formação (presencial) foi calculado da seguinte forma:

25€ x 35h + 0€ x 5 sessões + 10€ x 35h + 10€ x 35h = 1.575€

Temos assim o custo por grupo. Tendo em conta que são 500 formandos, distribuídos

por grupos de 12 elementos, temos 42 grupos em formação presencial, o que implica

um custo de funcionamento total de 66.150€!

Note bem: Primeiro calculou-se o número de grupos: 500 / 12 = 41,6667 » 42 grupos

em formação presencial; depois encontrou-se o custo da totalidade dos grupos: 1.575 x

42 = 66.150. Temos assim os custos de funcionamento (formação presencial).

Observemos agora esta tabela para calcular os custos por formando:


% de formandos deslocados 20 0

Custo por deslocação

(€ / formando deslocado)

75 0

Remuneração mensal (€ / formando) 1.500 1.500

Horas de tutoria por formando 0 1

Horários dos tutores (€ / hora) 0 25

Licenças LMS (€ / formando) 0 50

Recursos didácticos e consumíveis (por

formando)

5 0

TOTAL (por formando) 20 0


39

Notas:

• Deslocações na formação presencial: 20% de formandos deslocados x 75€ por

deslocação x 7 sessões; o que dá 105;

• Devemos calcular a parte da remuneração afecta às horas de formação; em

formação presencial: 1.500€ / (8h x 20 dias) x 35 h = 328,125€. Em eLearning:

1.500€ / (8h x 20 dias) x 10 h = 93,75€;

• Somando os custos da formação presencial obtém-se 438,125€, enquanto que

os custos do eLearning são de 168,75€.





75

0






formando)

5 0



40

Notas:


deslocação x 7 sessões; o que dá 105


formação presencial: 1.500€ / (8h x 20 dias) x 35 h = 328,125€.

• Em eLearning: 1.500€ / (8h x 20 dias) x 10 h = 93,75€.







75 0






formando)

5 0



41

Notas:





1.500€ / (8h x 20 dias) x 10 h = 93,75€;



Para calcular a parte da remuneração afecta às horas de formação: em formação

presencial: 1.500€ / (8h x 20 dias) x 35 h = 328,125€; em eLearning: 1.500€ / (8h x 20

dias) x 10 h = 93,75€.





75

0






formando)

5 0



42

Notas:





1.500€ / (8h x 20 dias) x 10 h = 93,75€;



Para calcular a totalidade dos custos com formandos, devemos multiplicar o valor o

total de custos por formando por 500 formandos! Presencial: 219.063; eLearning:

84.375.

Somando os custos da formação presencial obtém-se 438,125€, enquanto que os custos

do eLearning são de 168,75€.

Calculemos, finalmente, o ROI. Comecemos por calcular cada uma das variáveis:

• Custo totalpresencial = 66.150 + 219.063 = 285.213

• Custo totaleLearning = 70.000 + 84.375 = 154.375

• Poupança = 285.213 – 154.375 = 130.838

• Custos de desenvolvimento = 70.000

Identificados os custos e a poupança, há que calcular o Retorno do Investimento

(ROI), que será dado pela seguinte fórmula:


43

Para um custo de desenvolvimento de 70.000€, conseguir-se-ia poupar 130.838€.

Calculemos a poupança em termos percentuais. Para o fazer, dividimos a poupança

pelo Custo total da formação presencial:

Por cada euro investido em desenvolvimento numa solução de eLearning, a empresa

terá um retorno de 1,86 €; isto é, terá um retorno global de 186%. Para não falar, claro

está, de uma redução de custos na ordem dos 46%.


44

ÍNDICE REMISSÍVO

Aquisição de licenças...........................................19 Caso prático ...........................................................37 Custo Total eLearning .........................................28 Custo Total Presencial .........................................28 Custos com a plataforma de eLearning ............19 Custos com formandos (por formando)............15 Custos de concepção e desenvolvimento (por

curso) ..................................................................13 Custos de Desenvolvimento...............................28 Custos de funcionamento (por grupo de

formandos) ........................................................16

Moodle....................................................................19 Plataformas comerciais ........................................19 Plataformas de software livre (Open Source) ...19 Poupança em termos percentuais ......................31 Proveitos.................................................................10 Reutilização dos conteúdos ................................32 ROI (Return on Investiment)...............................23 ROI aplicado ao eLearning .................................26 Sakai........................................................................19

Documents

MANUAL TÉCNICO DO FORMANDO · De um modo geral, os colaboradores de uma organização continuam a receber a sua remuneração quando estão em formação já que, na maior parte