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Proceso de Compras

Índice 1. Objetivos ..........................................................................¡Error! Marcador no definido.

2. Organigrama del área de Compras.................................................................................2

3. Requisición de Compra ....................................................................................................3

3.1. Compras nacionales e importadas ...............................¡Error! Marcador no definido.

3.1.1. Recepción de requisición de compra ...........................¡Error! Marcador no definido.

3.1.2. Modificación de requisición de compra 4

4. Compulsa de Precios ........................................................................................................5

4.1. Compras Nacionales .........................................................................................................5

4.1.1. Pedido de cotización por escrito - Fax o correo............................................................6

4.1.2. Pedido de cotización por Internet ..................................................................................6

4.2. Compras Importadas........................................................................................................7

5. Evaluación de ofertas y adjudicación.............................................................................7

5.1. Compras Nacionales .........................................................................................................7

5.1.1. Registración de ofertas escritas ......................................................................................8

5.1.2. Registración de ofertas recibidos por Internet .............................................................9

5.1.3. Preselección de proveedor telefónico o único proveedor consultado .....................11

5.2. Compras Importadas......................................................................................................12

6. Emisión de Orden de Compra.......................................................................................13

6.1. Compras Nacionales .......................................................................................................13

6.2. Compras Importadas......................................................................................................16

6.3. Modificación de Orden de Compra ..............................................................................19

6.4. Anulación de Orden de Compra ...................................................................................20

7. Activación de Orden de Compra ...................................................................................20

7.1. Compras Nacionales .......................................................................................................21

7.2. Compras Importadas......................................................................................................23

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Organigrama del Área de Compras

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Parte 2 - Procedimientos de Compras Requisición de Compra Secretaria del Área de Compras 1. Recibe:

• Los Listados de Requisiciones de Compra Automáticas desde las áreas de: o Almacenes de Planta San Pedro o Forestal Taller Campana

• Las Requisiciones de Compra Manuales desde las áreas de: o Administración Central o Todas las áreas de Planta San Pedro, excepto Almacenes o Todas las áreas de Forestal, excepto Taller Campana

2. Sella la primera página de la documentación mencionada en el punto anterior,

consignando la fecha de ingreso al área. 3. De las Requisiciones de Compra Manuales, separa las provenientes de

Administración Central e imprime en las mismas el respectivo número correlativo. 4. Envía al Jefe de Compras, o al Jefe Adjunto en ausencia de aquél, los Listados de

Requisiciones de Compra Automáticas y las Requisiciones de Compra Manuales. Jefe de Compras 5. Sobre la documentación recibida, verifica el cumplimiento de los requisitos

relacionados con la emisión y autorización de Requisiciones de Compra y establecidos en la Parte 1 – Normativa de Compras y en la Tabla de Niveles de Aprobaciones Económicas de la Normativa de Papel Prensa S. A. En el caso de que existan Requisiciones de Compra Manuales o Listados de Requisiciones de Compra Automáticas que no se hallen firmados por quien corresponda, los devolverá al área solicitante, a fin de que se regularice la situación.

6. Asigna un Comprador a cada Requisición de Compra Manual y a cada Listado de

Requisiciones de Compra Automáticas, a cuyo fin anota y firma la pertinente identificación, enviando luego los documentos a la Secretaria.

Secretaria del Área de Compras 7. Recibe el Listado de Requisiciones de Compra Automáticas y las Requisiciones de

Compra Manuales, y separa y envía estas últimas al Jefe Adjunto.

Jefe Adjunto

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8. En cada una de las Requisiciones de Compra Manuales recibidas, asigna y anota el

respectivo Código de Rubro, de acuerdo con el Listado de Codificación de Bienes y Servicios. En caso de que se trate de una requisición de bienes o servicios críticos, realiza la asignación de acuerdo con el Listado de Suministros críticos.

9. Envía a la Secretaria las Requisiciones de Compra Manuales codificadas.

******************************

Secretaria del área Compras:

10. Recibe las requisiciones de compra manuales codificadas e ingresa manualmente al sistema “Compras Web” los datos de las mismas junto con los Compradores asignados.

11. A través de dicho sistema, accede a las requisiciones de compra automáticas

ingresando su número total de control que figura en el “Listado de requisiciones de compra automáticas”, registra sus Compradores asignados y las imprime.

12. Ingresa los datos de las requisiciones de compra manuales correspondientes al área de Administración Central en una planilla Excel denominada “Control de OC – RC – MRC”.

13. Distribuye las requisiciones de compra manuales y automáticas a los Compradores

asignados.

1.1.1. Modificación de requisición de compra Secretaria del área Compras: 14. En el caso de que sea necesario modificar una requisición de compra manual o

automática, recibe desde el área solicitante del material el formulario preimpreso “Modificación de requisición de compra” con los datos a modificar y envía el mismo al Jefe de Compras.

Jefe de Compras: 15. Verifica que el formulario “Modificación de requisición de compra” contenga las

firmas correspondientes, en función de la “Tabla de Niveles de Aprobaciones Económicas de la Normativa de Papel Prensa S. A.”

16. Firma el mismo como constancia de la verificación realizada y lo envía a Secretaria. Secretaria del área Compras:

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17. Carga manualmente en el sistema de “Compras Web” los datos contenidos en el formulario de modificación, asociando los mismos al número de requisición de compra a modificar.

18. Ingresa los datos modificados sobre las requisiciones de compra en la planilla Excel

“Control de OC – RC – MRC”. 19. Distribuye el formulario “Modificación de requisición de compra” al Comprador

correspondiente.

NOTA: Las causas de modificación de una requisición de compra pueden deberse a cambios sobre una cantidad previamente solicitada o bien la anulación de la misma requisición.

2. Compulsa de Precios

2.1. Compras Nacionales

Comprador: 20. Recibe las requisiciones de compra manuales y automáticas. 21. Selecciona el medio de cotización -telefónico o escrito- en virtud del tipo de

requerimiento, según lo detallado en el “Cuadro Resumen de Operatoria de la Normativa de Papel Prensa S. A.”

22. Crea el “legajo de compra”: carpeta a la que se incorpora la requisición de compra y

el resto de la documentación relacionada a la compra que será obtenida en el transcurso del presente procedimiento.

23. Selecciona los proveedores que va a invitar a cotizar, teniendo en cuenta

antecedentes previos de compra sobre los ítems solicitados. Para ello, visualiza a través del sistema de compras “Pick” un listado con las últimas compras realizadas por código de producto.

Comprador: 24. En caso en el que se presente espontáneamente un proveedor inscripto en el

“Padrón de Proveedores” administrado por el área Contabilidad General, recibe comunicación del proveedor solicitando participar en la compulsa de precios e incluye al mismo junto con los proveedores seleccionados anteriormente.

25. En el sistema “Pick”, carga el pedido de cotización ingresando los datos de número

de requisición de compra, código de proveedor y medio de envío de dicho pedido -Internet, Fax o correo-. Al registrarse la información, el sistema le asigna automáticamente un número correlativo al pedido de cotización.

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Jefe de Compras: 26. Verifica los proveedores invitados a cotizar y aprueba en el sistema el pedido de

cotización, accediendo al mismo por su número respectivo. Al registrarse dicha aprobación, el sistema automáticamente genera e imprime:

� Una planilla denominada “Pedidos de Cotización”, que es enviada al Comprador

� El formulario “Pedido de cotización”, para el caso de aquellos proveedores que coticen en forma escrita.

2.1.1. Pedido de cotización por escrito - Fax o correo Secretaria del área Compras:

27. Envía por fax o correo el pedido de cotización al proveedor e incorpora la constancia

de envío en el “legajo de compra”, en el primero de los casos.

2.1.2. Pedido de cotización por Internet Comprador: 28. En función de los datos obtenidos de la planilla “Pedidos de cotización”, carga los

datos del pedido de cotización a través del sistema “Proveedores”, sistema Web utilizado para la emisión de pedidos de cotización a los proveedores como así también la recepción de ofertas en respuesta a los mismos.

29. Al ser registrado el pedido de cotización, el sistema envía en forma automática un correo electrónico al proveedor dándole aviso que Papel Prensa S. A. lo invita a cotizar. Dicho correo contiene una clave de seguridad que le permitirá al proveedor visualizar el pedido de cotización a través de la página Web de la Compañía www.papelprensa.com

Proveedor:

30. Accede a la visualización del pedido de cotización a través del vínculo “Login

Proveedores” de la página nombrada, selecciona el tipo de comprobante -en este caso, “Pedido de cotización”- e ingresa el número de pedido y su clave de seguridad correspondiente.

31. Carga y registra por el mismo medio los datos de su oferta en respuesta al pedido de cotización.

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2.2. Compras Importadas

Comprador:

32. Recibe las requisiciones de compra manuales y automáticas. 33. Selecciona los proveedores que va a invitar a cotizar, teniendo en cuenta

antecedentes previos de compra sobre los ítems solicitados. Para ello, visualiza a través del sistema de compras “Pick” un listado con las últimas compras realizadas por código de producto.

34. En el sistema “Pick”, carga el pedido de cotización ingresando los datos de número de requisición de compra, código de proveedor y medio de envío de dicho pedido -Fax o correo-. Al registrarse la información, el sistema le asigna automáticamente un número correlativo al pedido de cotización.

Jefe de Compras: 35. Verifica los proveedores invitados a cotizar y aprueba en dicho sistema el pedido de

cotización, accediendo al mismo por su número respectivo. Al registrarse dicha aprobación, el sistema automáticamente genera e imprime:

� Una planilla denominada “Pedidos de Cotización”. � El formulario “Pedido de cotización”.

36. Envía ambos documentos al Comprador. Comprador: 37. Envía el formulario “Pedido de cotización” por Fax o por correo al representante

comercial, si es que existe el mismo en la Argentina; de lo contrario, se lo envía directamente al proveedor del exterior.

3. Evaluación de ofertas y adjudicación

3.1. Compras Nacionales

Activador:

38. Recibe diariamente las ofertas escritas, registra su fecha de recepción en el sistema “Pick” y en forma manuscrita ingresa sobre las mismas la fecha de vencimiento prevista para su presentación.

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39. En el caso de tratarse de ofertas ingresadas por el proveedor a través de la página Web de la Compañía, realiza un seguimiento diario de la recepción de las ofertas para los distintos pedidos de cotización a través del sistema “Proveedores”.

40. Indica diariamente en el “Listado Diario de Pedidos de Cotización” -obtenido e

impreso a través del sistema “Pick”- las ofertas recibidas en forma escrita y por Internet y archiva las primeras hasta su fecha de vencimiento prevista para su presentación.

41. Una vez recibidas todas las ofertas -escritas o a través de Internet- o bien habiéndose

cumplido el plazo previsto para la presentación de las mismas, la que fuere anterior, comunica dicha situación al Jefe Adjunto y envía al mismo todas las ofertas escritas.

Jefe Adjunto 42. Controla los siguientes aspectos formales de las mismas:

� Que el proveedor haya cotizado todos los ítems requeridos � Que sean legibles los importes cotizados � En caso que no cotice, salva los espacios en blanco, a fin de reflejar que el ítem no

ha sido cotizado. 43. Ingresa en forma manuscrita sobre las ofertas escritas la fecha en que realiza el

control, firma las mismas y envía al Jefe de Compras para su firma.

Jefe de Compras: 44. Firma las ofertas escritas y envía al Administrativo.

Jefe Adjunto 45. En el caso de las ofertas recibidas a través de Internet, ingresa en el sistema

“Proveedores” la fecha de puesta a disposición del Administrativo y le comunica tal situación.

3.1.1. Registración de ofertas escritas

Administrativo

46. Ingresa por medio del sistema “Pick” al pedido de cotización y carga en el mismo los datos de todas las ofertas recibidas por los proveedores en forma escrita.

47. Obtiene, a través de una calculadora manual, un número de control que le permite

validar los datos cargados en el sistema “Pick”.

Nota: El número de control generado en este paso surge de la sumatoria entre el precio unitario de cada uno de los ítems por la cantidad respectiva.

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48. Ingresa en el sistema “Pick” y registra el número de control obtenido, a efectos de

generar de manera automática una planilla denominada “Ofertas Capturadas por Administrativa”, que contiene todas las ofertas recibidas por cada pedido de cotización.

49. Imprime desde dicho sistema la planilla “Ofertas Capturadas por Administrativa”,

adjunta las ofertas escritas a la misma y las envía a Control Administrativo para su revisión.

Control Administrativo

50. Verifica que los datos cargados en dicha planilla (unidad de medida, precio, cantidad, condición de IVA, moneda, condición de pago y plazo y lugar de entrega) coincidan con los datos que figuran en las ofertas escritas. En el caso que no coincidan los datos, indica en forma manuscrita en la planilla los errores encontrados, adjunta a la misma las ofertas escritas y envía al Administrativo para que realice las correcciones necesarias.

Administrativo 51. Conforme a las observaciones indicadas en la planilla “Ofertas Capturadas por

Administrativa”, corrige los datos en el sistema “Pick”, imprime nuevamente la planilla y envía a Control Administrativo.

Control Administrativo 52. En el caso de no existir errores en la carga de datos o habiéndose corregido los

mismos, aprueba en el sistema “Pick” la planilla “Ofertas Capturadas por Administrativa” ingresando el número de pedido de cotización y el número de control que figura al pie de la misma.

53. Ingresa en forma manuscrita sobre la planilla “Ofertas Capturadas por

Administrativa” su fecha de aprobación y firma la misma como constancia de la conciliación realizada.

54. Envía al Comprador dicha planilla.

3.1.2. Registración de ofertas recibidos por Internet Administrativo

55. Ingresa en el sistema “Proveedores” el número de pedido de cotización y realiza, en cada oferta escrita, un ajuste consistente en reducir la cantidad de decimales que

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presentan las cifras cotizadas, a efectos de permitir la exportación de los datos al sistema “Pick”.

56. Imprime a través del sistema “Proveedores” un listado denominado “Cotizaciones

Ingresadas para el Pedido Nro. XXXX”, que contiene cada una de las ofertas recibidas para el pedido de cotización y un número de control -asignado automáticamente por el sistema- en la última hoja del mismo.

57. Firma y envía a Control Administrativo el listado “Cotizaciones Ingresadas para el

Pedido Nro. XXXX” para su revisión. Control Administrativo

58. Recibe el listado “Cotizaciones Ingresadas para el Pedido Nro. XXXX” y controla, de los datos cargados por el proveedor, la moneda ingresada y la alícuota de IVA.

En caso que existan errores en la carga de los mismos, envía el listado al Comprador para que realice los ajustes necesarios.

Comprador

59. Registra en el sistema “Proveedores” el ajuste sobre la moneda y/o alícuota de IVA y

comunica a Control Administrativo.

Control Administrativo

60. Envía al Activador el listado “Cotizaciones Ingresadas para el Pedido Nro. XXXX”,

con el objeto de que adjunte al mismo, de existir, aquellas ofertas escritas recibidas de proveedores que hubiesen sido invitados a cotizar por Internet y hayan elegido otra vía para la presentación de las mismas.

Activador

61. Adjunta las mismas al listado “Cotizaciones ingresadas para el Pedido Nro. XXXX”

y envía al Administrativo. En tal caso, el circuito se remite al Punto 5.1.1. Registración de ofertas escritas.

Control Administrativo: 62. Mediante el ingreso en el sistema “Proveedores” del número de control impreso que

figura al pie del listado “Cotizaciones Ingresadas para el Pedido Nro. XXXX”, aprueba dicho listado en el sistema y exporta sus datos al sistema “Pick”. Adicionalmente, firma el listado como constancia de su revisión.

63. Envía dicho listado al Comprador.

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Comprador

64. Preselecciona un proveedor a través del sistema “Pick” conforme al precio más bajo por cada uno de los ítems, salvo en aquellos casos que por circunstancias particulares -calidad del bien, plazo de entrega, condición de pago o indicación del proveedor por parte del requirente- deba modificar este criterio.

Nota: El sistema “Pick” adjudica por defecto aplicando el criterio del precio más bajo a cada uno de los ítems. Si se decide utilizar otro criterio de adjudicación, deberá aclararlo en el sistema mediante la opción destinada a tal fin.

65. Genera e imprime desde el mismo sistema:

� La “Planilla de Trabajo del Comprador”, que presenta las cotizaciones realizadas

por los proveedores para cada uno de los ítems requeridos, el importe total por proveedor, como así también su condición de IVA, lugar de entrega, plazo de entrega y condición de pago.

� La “Planilla de Adjudicación del Comprador”, que contiene los precios cotizados por los proveedores para cada uno de los ítems requeridos y proveedor preseleccionado por el Comprador y/o por el sistema.

� La “Planilla de Diferencias por Modificaciones del Comprador” con los datos modificados por el Comprador en relación a la aplicación de factores de conversión -que calcula el Comprador cuando existen diferencias entre las unidades de medida que figuran en la requisición de compra y en la oferta recibida- y su justificación.

66. Incorpora en el “legajo de compra” las planillas nombradas en el paso anterior y

envía el mismo al Jefe de Compras para la aprobación de la propuesta de adjudicación.

3.1.3. Preselección de proveedor telefónico o único proveedor consultado

Esta es una opción en el sistema “Pick” que se utiliza en aquellos casos de pedidos de cotización telefónicos o de único proveedor consultado.

Comprador: 67. Ingresa en forma manuscrita los datos de la oferta en una planilla preimpresa

denominada “Análisis de Cotización”, utilizada para realizar la preselección del proveedor.

68. Registra los datos de la planilla en el sistema “Pick”, a efectos de que el mismo

efectúe la adjudicación automáticamente conforme al precio más bajo.

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En caso de tratarse de más de un proveedor que cotiza telefónicamente, la preselección se realiza conforme al precio más bajo por cada uno de los ítems, salvo en aquellos casos que por circunstancias particulares -calidad del bien, plazo de entrega, condición de pago o indicación del proveedor por parte del requirente- deba modificar este criterio.

Jefe de Compras (en caso de ausencia, Jefe Adjunto) 69. Recibe del Comprador el “legajo de compra”, analiza los datos de la “Planilla de

Adjudicación del Comprador” -plazo de entrega de la mercadería, condiciones de pago, precios, moneda y descripción del artículo- y realiza la aprobación en el sistema “Pick” mediante el ingreso del número total de control que aparece al pie de la misma.

70. Firma dicha planilla como constancia de aprobación y envía el “legajo de compra” al

Comprador.

En caso de no aprobar la propuesta realizada, le comunica al Comprador la necesidad de modificar la preselección del proveedor y lo habilita por sistema para efectuar dicha modificación.

3.2. Compras Importadas Activador: 71. Recibe diariamente las ofertas escritas, registra su fecha de recepción en el sistema

“Pick” y en forma manuscrita ingresa sobre las mismas la fecha de vencimiento prevista para su presentación.

72. Indica diariamente en el “Listado Diario de Pedidos de Cotización” -obtenido e

impreso a través del sistema “Pick”- las ofertas recibidas en forma escrita y archiva las mismas hasta su fecha de vencimiento prevista para su presentación.

73. Una vez recibidas todas las ofertas escritas o bien habiéndose cumplido el plazo

previsto para la presentación de las mismas, la que fuere anterior, comunica dicha situación al Jefe Adjunto y envía al mismo todas las ofertas escritas.

Jefe de Compras: 74. Realiza la apertura de las ofertas escritas. 75. Para cada una de las ofertas escritas, controla los siguientes aspectos formales de la

misma: � Que el proveedor haya cotizado todos los ítems requeridos; � Que sean legibles los importes cotizados; � Que no existan tachaduras ni enmiendas;

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� Y, en caso que no cotice, salva los espacios en blanco, a fin de reflejar que el ítem no fue cotizado.

76. Ingresa en forma manuscrita la fecha de apertura sobre cada una de las ofertas

escritas, firma las mismas como evidencia del control realizado y las envía al Comprador.

Comprador: 77. Recibe del Jefe de Compras las ofertas firmadas. 78. Crea una “carpeta de importación”, en la cual incorpora la requisición de compra y

el resto de la documentación de la importación que se obtenga en el transcurso del presente procedimiento. Ingresa de forma manuscrita en la portada de la misma el número de requisición de compra correspondiente.

79. Ingresa en forma manuscrita en el libro “Master de Importaciones” el número de

requisición de compra, ítems y cantidades solicitados y ofertas recibidas por cada importación requerida.

80. Ingresa en forma manuscrita los datos de las ofertas escritas en la planilla

preimpresa denominada “Análisis de cotización” e indica sobre la misma la propuesta de adjudicación más conveniente, teniendo en cuenta el precio y las especificaciones técnicas solicitadas.

81. Incorpora en la “carpeta de importación” la planilla “Análisis de cotización” con el

proveedor seleccionado y envía dicha carpeta al Jefe de Compras. Jefe de Compras: 82. Recibe “carpeta de importación” y aprueba la propuesta de adjudicación firmando la

planilla “Análisis de cotización” y envía al Comprador.

En caso de no aprobar la propuesta de adjudicación, le comunica al Comprador la necesidad de modificar la adjudicación de la compra y lo habilita por sistema para efectuar dicha modificación.

4. Emisión de Orden de Compra

4.1. Compras Nacionales Comprador

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83. En el sistema “Pick”, por medio del ingreso del número de pedido de cotización de la oferta adjudicada, carga los datos para la generación del borrador de orden de compra.

84. Al registrarse todos los datos del borrador de orden de compra, el sistema genera de

manera automática su respectivo número. 85. Ingresa a un sistema llamado “Editor de Notas” en el cual confecciona las notas

vinculadas al número del borrador de orden compra. Las mismas pueden ser, por ejemplo, aclaraciones en la condición de pago.

86. Imprime el borrador de orden de compra, junto a las notas generadas, y

automáticamente se generan en el sistema 2 (dos) planillas:

� “Análisis de cotización para aprobación de borrador” � “Planilla de diferencias de análisis”.

87. Ingresa en forma manuscrita sobre la portada del “legajo de compras”: � El número de requisición de compra asociada � El número de borrador de orden de compra (el número de borrador de orden

de compra generado por el sistema es el mismo para la orden de compra definitiva.)

� Proveedor seleccionado.

88. Incorpora en el “legajo de compras” el borrador de orden de compra, las planillas de “Análisis de cotización para aprobación de borrador” y “Diferencias de análisis” y la requisición de compra”; y envía al Jefe de Compras para su aprobación.

Jefe de Compras 89. Aprueba en el sistema “Pick” el borrador de la orden de compra, generándose

automáticamente la orden de compra.

En caso de no aprobar el borrador de la orden de compra, se comunica con el Comprador a efectos de que éste realice las correcciones correspondientes y lo habilita por sistema para efectuar dicha modificación.

90. Firma el borrador de orden de compra como constancia de aprobación, incorpora el

mismo en el “legajo de compras” y lo envía a la Secretaria. Secretaria del área 91. A través del sistema “Pick”, por medio del ingreso del número de orden de compra,

accede a la misma y la imprime por cuadruplicado. 92. En el caso en que el proveedor seleccionado haya operado por Internet a través el

sistema “Proveedores”, accede al mismo al link “Login Proveedores”, selecciona el

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tipo de comprobante (en este caso, “Orden de Compra”) e ingresa el número de la misma y la clave que correspondan, según el e-mail recibido desde el área de Compras.

En caso contrario, envía por fax la orden de compra original al proveedor y archiva la misma en un bibliorato de órdenes de compra del área.

93. El resto de las copias las incorpora al “legajo de compras” y lo envía al Comprador. 94. Carga los datos en la planilla Excel de control interno “Control de OC – RC – MRC”. Comprador 95. Distribuye las copias de la orden de compra de la siguiente manera:

� Si el proveedor adjudicado no operó por Internet:

� Duplicado: adjunta en “legajo de compras”. � Triplicado: envía al área Planeamiento y Control Presupuestario junto con

el original de requisición de compra. � Cuadruplicado: envía al sector solicitante y/o sector receptor.

� Si el proveedor adjudicado operó por Internet:

� Duplicado: adjunta en “legajo de compras”. � Triplicado: envía al área Planeamiento y Control Presupuestario junto con

el original de requisición de compra. � Cuadruplicado: envía al sector solicitante y/o sector encargado de la

confección del “Informe de recepción”, en el caso de tratarse de las áreas Administración Central o Planta San Pedro.

Nota: En el caso de órdenes de compra generadas por requisiciones provenientes del área Forestal, el Cuadruplicado es archivado en el área de Administración Forestal y se emiten dos ejemplares adicionales: � Quintuplicado: en el caso de servicios, envía al área solicitante para la

confección del “Informe de servicio recibido”. � Sextuplicado: envía al área Taller Campana, como encargado de la

confección del “Informe de recepción”, en el caso de compra de bienes.

Planeamiento y Control Presupuestario 96. Firma la requisición de compra y devuelve la misma al área de Compras. 97. Controla el triplicado de la orden de compra y envía al área de Cuentas a Pagar. Secretaria del área

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98. Recibe el original de requisición de compra, señala con un sello fechador su fecha de reingreso al área de Compras y envía la misma al Comprador para su posterior archivo en el “legajo de compra”.

Comprador 99. Separa el borrador de orden de compra del “legajo de compra” y lo archiva

temporalmente en una carpeta de borradores de orden de compra hasta el cumplimiento total de la orden de compra.

100. Incorpora al “legajo de compra” la requisición de compra y archiva el mismo de

acuerdo al número de orden de compra.

4.2. Compras Importadas Comprador: 101. Confecciona y envía al despachante de aduana el memorando solicitando la

posición arancelaria y la forma de pago. Despachante de Aduana: 102. Comunica por correo electrónico al Comprador la posición arancelaria y

condición de pago. Comprador: 103. Confecciona por triplicado un memorando de solicitud de Banco Local al área

Tesorería. 104. Incorpora en la “carpeta de importación” la impresión del correo electrónico con

la respuesta del despachante de aduana especificando la posición arancelaria y condición de pago asignada.

105. Completa y firma la “Hoja de Circuito de Firmas” – que es utilizada a efectos de

hacer un seguimiento administrativo de la operación de importación, y adjunta la misma a la carpeta.

106. Envía al Jefe de Compras para su aprobación la “carpeta de importación” con la

documentación detallada en los pasos precedentes. Jefe de Compras:

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107. Controla los datos registrados en:

� Orden de compra, � Triplicado del memorando de solicitud de banco local al área de Tesorería, � Correo electrónico de respuesta del despachante de aduana especificando la

posición arancelaria y condición de pago asignada, � “Hoja de circuito de firmas”.

Como constancia de su aprobación, firma la “Hoja de circuito de firmas” y envía la “carpeta de importación” al Comprador.

Comprador: 108. Envía por triplicado memorando de solicitud de banco local al área Tesorería. Tesorería: 109. Recibe y sella una de las copias del triplicado del memorando como constancia de

recepción y envía al Comprador.

En una de las dos (2) copias restantes del triplicado, determina y asigna el banco local y condición de pago seleccionada -carta crédito, transferencia bancaria u otros.- Envía la misma al Jefe de Finanzas para su aprobación mediante firma. Archiva la copia restante del triplicado del memorando como constancia de recepción del mismo por parte del área de Compras y de haber asignado el banco local y condición de pago.

Comprador: 110. Archiva la copia del memorando de solicitud de banco local y condición de pago

sellada, enviada por parte el área Tesorería, y la copia del triplicado del memorando con la firma del Jefe de Finanzas como constancia de la correcta asignación del banco local y de la condición de pago.

111. Confecciona en forma manuscrita el borrador preimpreso de la orden de compra,

señalando el banco local y condición de pago asignados, y lo incorpora a la “carpeta de importación”.

112. Por medio del sistema “Pick”, carga los datos que figuran en el borrador

preimpreso de la orden de compra. 113. Envía por fax al despachante de aduana:

� Memorando comunicando el banco local y condición de pago asignados � Copia del borrador de la orden de compra impresa desde el sistema “Pick”.

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114. Completa y firma la “Hoja de circuito de firmas” como constancia de haber realizado el paso anterior.

115. Envía al Jefe de Compras la “carpeta de importación”. Jefe de Compras: 116. Ingresa en el sistema “Pick” y aprueba el borrador de orden de compra,

generando la orden de compra con dicha registración. 117. Envía la “carpeta de importación” a la Secretaria. Secretaria: 118. Imprime desde el sistema “Pick” la orden de compra original y cuatro (4) copias.

Para acceder a la misma, ingresa en la pantalla su respectivo número asignado por el sistema al momento de ser creada.

119. Envía al Comprador la “carpeta de importación” junto con la orden de compra

original y sus copias incorporadas a la misma. Comprador: 120. Gestiona cuatro (4) fotocopias de la orden de compra original, distribuyéndolas

de la siguiente manera:

� Original: al representante en Argentina ó proveedor exterior. � Fotocopia 1 (uno) y 2 (dos): al área Tesorería. � Fotocopia 3(tres): agente de embarque. � Fotocopia 4 (cuatro): archivo en “carpeta de importación”. � Duplicado: área Compras/archivo correlativo. � Triplicado: área Cuentas a pagar. � Cuadruplicado: al sector solicitante -para la confección del “Informe de

servicio recibido” o sector receptor del material -para la confección del “Informe de Recepción”.

121. Completa en forma manuscrita el registro de los datos de la operatoria en el

“Master de Importaciones”, libro foliado con los registros de todas las compras de bienes importados.

122. Recibe comunicación por correo electrónico del agente de embarque informando

los gastos de embarque vinculados a la orden de compra y la imprime. 123. Compara los gastos de embarque -en función de gastos de embarque anteriores y

valores corrientes-, registra en forma manuscrita sus observaciones en el correo impreso y envía el mismo al Jefe de Compras.

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Jefe de Compras: 124. Aprueba los gastos de embarque vinculados a la orden de compra con su firma

sobre el correo electrónico recibido y envía el mismo al Comprador. Comprador: 125. Envía una copia del correo electrónico al área Tesorería e incorpora la copia

original a la “carpeta de importación”. 126. Archiva temporalmente la “carpeta de importación” hasta el momento de recibir

el “Informe de recepción”, que confirma la entrega de la mercadería. 127. Recibe del área Tesorería y archiva en “carpeta de importación” copia de la

siguiente documentación del despacho: � “Carta de Porte” del agente de embarque, utilizada para transportar

mercadería -desde su envío desde el exterior hasta su ingreso al país. � “Factura de Carga y Transporte” del agente de embarque.

128. Completa en forma manuscrita en el registro respectivo del “Master de

importaciones” los datos de la documentación del punto anterior. 129. Una vez que la mercadería llega al país, recibe del área Tesorería y archiva en la

“carpeta de importación”, copia de la siguiente documentación del embarque recibido:

� “Carta de Porte” del agente de embarque utilizada para transportar mercadería -desde que ingresa al país hasta la planta destino-

� “Factura original del proveedor”.

130. Completa en forma manuscrita en el registro respectivo del “Master de importaciones” los datos de la documentación del punto anterior.

131. Mensualmente realiza un seguimiento y actualización de la operatoria de la

importación por medio de la carga manual de la “Planilla mensual de estado de importaciones” y envía fotocopias de dicha planilla al Jefe de Compras y a las áreas de Administración, Finanzas, Gerencia de Planta, Almacenes y Presupuesto.

4.3. Modificación de Orden de Compra

Los motivos por los cuales se puede modificar una orden de compra ya emitida son los siguientes:

� Cambios en los ítems que la componen (por ejemplo, cantidad y/o precio)

� Cambios en las condiciones pautadas para la operación (por ejemplo, plazo de entrega, lugar de entrega, etc.)

� Cambios a las notas aclaratorias generales de la orden de compra o particulares de algún ítem;

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Comprador 132. En caso que se produzca algunos de los cambios mencionados ingresa en el

sistema “Pick” la modificación de la orden de compra, indicando el motivo por el cual se originó.

133. Envía el “legajo de compra” al Jefe de Compras junto al borrador de orden de

compra impreso con la modificación incorporada. Jefe de Compras 134. Aprueba la modificación de orden de compra en el sistema “Pick”, accediendo a la

misma a través del ingreso de su respectivo número, y envía el “legajo de compra” a la Secretaria.

Secretaria del área 135. Accede a través del sistema “Pick” a la orden de compra modificada, por medio

del ingreso de su respectivo número, repitiendo el mismo procedimiento para la emisión de orden de compra para el caso de Compras Nacionales.

136. Carga los datos de la planilla de control interno “Control de OC – RC – MRC”.

4.4. Anulación de Orden de Compra En el caso de que el Jefe de Compras o Jefe Adjunto, al momento de la aprobación de la orden de compra, detecten algún inconveniente: Jefe de Compras o Jefe Adjunto (en forma indistinta): 137. Registra la anulación de la orden de compra en el sistema “Pick”, accediendo a

dicha función mediante el ingreso de su respectivo número.

Nota: Únicamente los mencionados poseen acceso en el sistema a realizar la anulación de una orden de compra.

138. Ingresa en el mismo sistema el motivo de la anulación y la persona encargada a

quien corresponde la responsabilidad del hecho -E: PP SA o P: Proveedor-, por cuanto es un elemento a considerar toda vez que se evalúa a un proveedor.

5. Activación de Orden de Compra

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5.1. Compras Nacionales Activador:

139. En forma mensual, el primer día hábil de cada mes, a través del sistema “Pick” se

generan los “Listados Automáticos – Activación Compras”, los cuales contienen todos los datos de las operaciones de compra normales y de emergencia realizadas. Los listados se denominan “A”, “B”, “C”, D”, “E” y “Z” y se encuentra distribuidos de la siguiente manera:

� “Listado Automático - Activación Compras A”: órdenes de compra

normales vencidas con una antigüedad de entre 30 a 180 días. � “Listado Automático - Activación Compras B”: órdenes de compra

normales vencidas con una antigüedad de hasta 30 días. � “Listado Automático - Activación Compras C”: órdenes de compra

normales a vencer con una antigüedad de hasta 30 días. � “Listado Automático - Activación Compras D”: órdenes de compra de

emergencia vencidas con una antigüedad de hasta 180 días. � “Listado Automático - Activación Compras E”: órdenes de compra de

emergencia a vencer con una antigüedad de hasta 30 días. � “Listado Automático - Activación Compras Z”: órdenes de compra

normales y de emergencia vencidas con una antigüedad de mayor a 180 días.

Diariamente, el área de Compras recibe de las áreas receptoras de bienes y/o servicios los siguientes documentos:

� En el caso de Planta San Pedro: “Listado de comunicación de informes de

recepción” y el “Informe de recepción”, como confirmación de entrega de la mercadería comprada.

� En el caso de Depósito contratado, Taller Campana y Establecimientos Forestales: Fax de los remitos que respalden las entregas de proveedores.

� En el caso de Sede Central - Compras: los remitos que respaldan las entregas.

140. Diariamente, ingresa en el sistema “Pick” los datos de cada uno de los “Informes

de recepción”, remitos y solicitudes de transporte enviados por los distintos sectores involucrados. Luego envía dicha documentación al Comprador para que archive en el “legajo de compra”.

141. Mensualmente, el primer día hábil de cada mes, imprime los “Listados

Automáticos – Activación Compras A, B, D, E y Z” y se realiza un seguimiento del estado de cada una las órdenes de compra.

Administrativo Ayudante Activación: 142. En el caso del “Listado Automático - Activación Compras C”, realiza un

seguimiento del estado de las órdenes de compra, de la misma forma que el

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Activador, y se comunica telefónicamente con aquellos proveedores cuyo plazo de entrega vence ese mismo día o haya vencido el día anterior.

Activador: 143. Depura cada uno de los listados: en principio, descarta cada una de las órdenes

de compra que tengan asociado un “Informe de recepción”, teniendo en cuenta que las mismas hayan sido ingresadas en el sistema.

A su vez, verifica que los “Informes de recepción”, remitos o solicitudes de transporte recibidos en el día y que aún no hayan sido registrados en el sistema, se correspondan a alguna de las órdenes de compra que aparecen en los listados. Si esto ocurre, depura nuevamente el listado y repite el mismo procedimiento.

144. En el caso de existencia de una orden de compra que no posea un “Informe de recepción”, remito o solicitud de transporte asociado/s a la misma, analiza los posibles inconvenientes: en principio, se comunica por correo electrónico con el área encargada de recibir la mercadería, a efectos de verificar que no haya olvidado enviarle dicho informe, remito o solicitud de transporte y de no efectuar reclamos innecesarios al proveedor posteriormente.

En el caso de que la mercadería no haya sido recibida por el sector encargado, verifica cual de las siguientes alternativas puede estar ocurriendo:

a) se venció el plazo de entrega definido inicialmente y no se cumplió la entrega;

b) se venció el plazo otorgado al proveedor (luego de vencido el plazo especificado en el punto anterior) y no se cumplió la entrega;

c) no se produzca la entrega, luego de ser activado en varias ocasiones.

� Para el caso a): � reclama al proveedor telefónicamente por la entrega vencida; � acuerda con el proveedor una nueva fecha de entrega. En tal caso, se

reinicia la rutina de activación descripta al comienzo; y como recordatorio de la nueva fecha acordada, utiliza la alarma que ofrece el programa Microsoft Outlook para que le dé aviso el día pactado de próxima entrega con el proveedor.

En el caso de que el proveedor no indique una fecha posible de cumplimiento de la entrega o prestación del servicio, se reinicia este proceso de reclamo, pasados 7 días desde la última activación.

Completa manualmente en una hoja preimpresa llamada “Seguimiento Interno de Orden de Compra Nro. XXXX” los datos de reclamos efectuados sobre la orden de compra. La misma es enumerada correlativamente en forma manuscrita.

� Para el caso (b), da aviso al Jefe Adjunto para que ambos analicen el caso (único

proveedor, situación del mercado, carácter de emergencia, anticipo otorgado, bienes importados, etc.). A partir de dicho análisis las conclusiones pueden ser las siguientes:

� Anulación de la orden de compra;

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� Nueva prórroga de plazo de entrega; � Solicitud de anulación de la requisición de compra.

Cualquier sea la conclusión abordada, la deja asentada en la hoja “Seguimiento interno de orden de compra. Nro XXXX”.

� Para el caso (c), se lo comunica al Comprador, quien será el encargado de obtener

una nueva fecha de compromiso de entrega. Vencido el plazo otorgado para la entrega y no habiéndose cumplido, se repite el procedimiento del caso b), detallado anteriormente.

145. Completa mensualmente, en base a la información que contienen los “Listados Automáticos – Activación Compras”, los datos de una planilla Excel denominada “Posición Mensual de Activación”, verifica su contenido junto con el Jefe Adjunto de Compras, y la envía al Gerente del área Compras.

146. No habiéndose vencido aún el plazo de entrega y a pedido del requirente,

gestiona el adelanto de la entrega, para lo cual se comunica telefónicamente o por correo electrónico. Como finalización del proceso de activación, se da conocimiento al responsable del área requirente de lo pautado con el proveedor.

5.2. Compras Importadas Activador: 147. Recibe diariamente por parte de la/s área/s involucrada/s en la recepción, el

documento “Informe de recepción” con el detalle de la mercadería ingresada o servicio recibido.

148. Verifica en el sistema “Pick” que dichos datos hayan sido ingresados. En el caso

en que alguna compra no haya sido registrada en el mismo, ingresa los datos de la misma a dicho sistema.

149. Envía el “Informe de recepción” al Comprador para que lo incorpore en la

“carpeta de importación”. Comprador: 150. Incorpora el “Informe de recepción” en la “carpeta de importación” con el resto

de la documentación de la compra.

151. Archiva la “carpeta de importación”.