Embed Size (px)
Citation preview
• O que fazemos com o nosso tempo?• Estou utilizando da melhor forma?• Gestão x Desperdiçadores do tempo• Dicas e Insights
AGENDAAGENDA
Para quê quero mais tempo?
Qual é a minha essência?
O que faço bem?O que gosto de fazer e me realiza?
Que resultados conscientes quero (ob)ter?
REFLEXÃO
Ser Fazer Ter
Nada se extingue mais rápido que o TEMPO
Só você pode julgar se está usando seu tempo da melhor forma.
Gestão do Tempo
Qual o seu nível de satisfação atual com os resultados da sua vida em cada uma das áreas ?Marque na escala de 1 a 10, onde um é nenhum e 10 representa 100% satisfeito.
Roda da Vida
O que você
gosta de fazer?
O que te realiza quando você
faz?
O que te
dá prazer?
Você gostaria de ter mais tempo para fazer o quê?
O que só você pode fazer e que, se for bem feito, fará uma grande
diferença para a realização de seus objetivos e sonhos ?
Qual das áreas que avaliou nasua roda que ao receber mais foco,irá influenciar positivamentenum maior número de outras áreas?
Pergunta Chave
Categorias: PE- ssoal; PR-ofissional; RE-lacionamentos; Q-ualidade de vida
Prazos: CP – Curto (1 a 2 anos); MP – Médio (2 a 5 anos); LP – Longo (>5 anos)
Desejos e metas Data Alvo Categoria Prazos
Ampliar meu networking – iniciar 5 novos contatos por semana linkedinou encontro.
14-06-16 PR CP
Fazer contato com amigos – ligar ou encontrar pelo menos 1x/mês
17-06-16 RE CP
Tirar férias – viabilizar 15 dias em 2016 11-08-16 PE CP
Fazer atividade física – 3 x por semana 20-06-16 Q CP
Lista de Desejos e Metas
Legenda:
ANÁLISE PLANEJAMENTO ACOMPANHAMENTO
A Execução é automática uma vez que o tempo é ininterrupto.
Fases da Gestão do Tempo
ANÁLISE PLANEJAMENTO ACOMPANHAMENTO
1 - Como você usa o seu tempo?
trabalho lazer família amigos esportes espiritualidade saúde ações solidárias atividades rotineiras
Não substime o tempo gasto em atividades de menor importância.
Fases da Gestão do Tempo
2 - Identifique os principais desperdiçadores de tempo?
Exemplos mais comuns:
interrupções distrações – whatsapp, redes sociais, ... e-mails telefonemas formulários, relatórios e análises reuniões sem planejamento excesso de planejamento perfeccionismo
“Tempo é a coisa mais valiosa que um homem pode
gastar”.Diógenes
ANÁLISE PLANEJAMENTO ACOMPANHAMENTO
Fases da Gestão do Tempo
3 - Existem padrões ou comportamentos prejudiciais que podem ser alterados?
Principais pontos à observar:
O tempo gasto está de acordo com as atividades mais importantes? O foco está correto? Existem responsabilidades à delegar ou compartilhar? Você tem disciplina? Você sabe dizer “não”?
Você obtém bons resultados?
Seus hábitos e ações apoiam suas metas e prioridades ou provocam perda de tempo?
ANÁLISE PLANEJAMENTO ACOMPANHAMENTO
Fases da Gestão do Tempo
Matriz do Tempo
Engano- Interrupções inúteis- Telefonemas fora de hora - Relatórios desnecessários- Algumas correspondências- Atividades populares- Assuntos estressantes
Necessidade- Crises- Reuniões urgentes- Problemas inadiáveis- Cronogramas apertados - Emergências- Atos heróicos
Desperdício- Perfeccionismo- Tarefas triviais- Correspondência sem importância- Atividades de fuga- Perda de tempo
Liderança- Planejamento- Aprendizado- Relacionamentos- Prevenção- Delegação de poderes- Lazer- Novas oportunidades
Urgente
Importante
Não urgente
Não importante
I
III
II
IV
ANÁLISE PLANEJAMENTO ACOMPANHAMENTO
Fases da Gestão do Tempo
1- O que é planejamento:
Tarefa de gestão e administração para preparação, organização e estruturação de um determinado trabalho.
Essencial na tomada de decisões e na orientação da execução do trabalho.
Utilizado posteriormente para confirmação se as decisões tomadas foram acertadas (feedback).
ANÁLISE PLANEJAMENTO ACOMPANHAMENTO
Fases da Gestão do Tempo
2- Benefícios de um bom planejamento:
Ajuda a visualizar com antecedência onde quer chegar. Melhora a performance da vida. Disciplina e coordena os esforços. Ordena as idéias Racionaliza as atividades e as atitudes. Favorece que seja feito certo da primeira vez e evita retrabalho.
ANÁLISE PLANEJAMENTO ACOMPANHAMENTO
Fases da Gestão do Tempo
O que preciso fazer? Estabelecer objetivos, o que se quer, o que se deseja. Quantifique os objetivos!
Como atingirei o resultado? Definir estratégias para cada objetivo listado.
Quando fazer? Estabelecer prazos para cada objetivo. Priorizar!
Quais os recursos necessários? Pessoas? Financeiros? Materiais?
3. Como se Planejar?
ANÁLISE PLANEJAMENTO ACOMPANHAMENTO
Fases da Gestão do Tempo
Pirâmide da Produtividade
PlanejeDiariamente
PlanejeSemanalmente
IdentifiqueValores
EstabeleçaMetas
1 Reveja os valores2 Escolha as Pedras
Grandes3 Programe a semana
1 Confira os compro-missos de hoje
2 Faça uma lista realista3 Defina as prioridades
ANÁLISE PLANEJAMENTO ACOMPANHAMENTO
Fases da Gestão do Tempo
AvaliaçãoVerifique se as suas metas estão sendo atingidas dentro do tempo programado.
Principais pontos à observar:
Os resultados são compensadores?
Existem melhorias para os próximos planejamentos?
Possíveis sintomas de exaustão e stress foram reduzidos ou eliminados?
Você se sente melhor e mais feliz?
ANÁLISE PLANEJAMENTO ACOMPANHAMENTO
Fases da Gestão do Tempo
Comemore!
Faça valer o esforço para alcançar a meta.
ANÁLISE PLANEJAMENTO ACOMPANHAMENTO
Fases da Gestão do Tempo
Dicas & Insights para Gestão do Tempo
Grande número de atividades
Crie uma lista
Faça o planejamento
Priorize com a visão de resultado
Dicas Importantes
A visão de resultado gera compromisso – Foco no Objetivo,a visão de tarefa gera intenção – Foco na possibilidade.
A tarefa que está fazendo vai levá-lo ao seu resultado esperado, ao seu objetivo?
Utilize como ferramenta de formalização Mantenha sua caixa de entrada sempre vazia Assunto claro e objetivo (subject) Campos TO (ação) e CC (informação) Use adequadamente Listas de distribuição Se for se ausentar use OUT-OF-OFFICE Crie pastas pessoais (File/Open/PST) Crie sub-pastas por assunto (personalização) Se necessário use encaminhamento automático (Tools/RulesWizard)
Dicas Importantes
Reuniões
Agendar previamente e de preferência em uma ferramenta corporativa. Deixar claro o objetivo e as metas da reunião Preparar bem o local da reunião (recursos adequados)
Chamar apenas as pessoas necessárias Enviar pauta previamente Na condução da reunião
o Respeitar os horários (inicio, duração de cada assunto, fim)
o Objetividade, seguir a pautao Seja assertivo, não dominanteo Incentivo a participação de todoso Controlar conversas paralelaso Fechamento com decisões e compromissoso Emissão de Ata (Definições, próximas ações, responsáveis e prazos)
O coordenador da reunião deve fazer follow-up com os responsáveis pelas ações acordadas durante a reunião.
Dicas Importantes
Reuniões
Educação e respeito para com todos os participantes são fundamentais como agilizadores do uso do tempo
o Todos os convidados devem confirmar presença, declinar ou escolher substituto tão logo seja convidado.oTodos os convidados devem estar no local da reunião na hora marcada.oTodos os convidados devem se preparar para a reunião, de acordo com a pauta.o O coordenador da reunião deve começar a reunião na hora combinadao Todos devem colocar seus celulares no silencioso ao entrar numa reunião.o Os participantes devem ouvir atentamente todas as colocações.o Todos devem ter a oportunidade de apresentar os seus pontos de vista.o O uso de laptops deve ser restrito ao teor da reunião.
Dicas MUITO Importantes
Dicas Importantes
Boas reuniões são
eventos programados!
Elas requerem planejamento e preparo
de quem conduz e de quem participa!
Dicas Importantes
Procrastinação
Não acumule tarefas Negocie o desnecessário Se tem que fazer, faça logo Se pode não fazer, tire da lista e saia da posição de devedor
Conclusões
Não deixe para depois o que pode ser feito em 2 minutos Não deixe para outro dia o que pode ser feito
hoje Intenção sem ação é enrolação Colhemos o que semeamos Procrastinar não resolve Falta de tempo quase sempre é falta de
método É melhor prevenir que remediar O tempo não pára!!!!!!
Leve em consideração a importância da suaqualidade de vida em tudo que fizer, nemsempre as tarefas são agradáveis, mas amelhor maneira de fazê-las são umaescolha SUA.
