eSocial Os desafi os do novo ambiente digital

Ernst & Young agora é EY.

O caminho percorrido até agora – e o que há por vir

“É arriscado pensar que poucos mesesde 2015 serão sufi cientes para uma ampla discussão do eSocial, seus impactosna empresa e o adequado endereçamentoda tomada de decisões”

O eSocial – em sua origem batizado de EFD Social, ou ainda eFopag – é aguardado como uma das grandes inovações da Receita Federal do Brasil quando nos deparamos com a quantidade de informações nele consolidadas e a expectativa de extinção, no longo prazo, das obrigações acessórias hoje entregues pelas empresas, a exemplo da GFIP, Dirf, Rais, Caged etc.

Se por um lado a consolidação de diversas obrigações acessórias num único ambiente tende a eliminar a burocracia tributária brasileira – que é um dos grandes gargalos para a atração de investimentos –, por outro permitirá ao Fisco uma grande visibilidade das regras de negócio adotadas pelas empresas que operam no Brasil, seja no processo de contratação, gestão, pagamentoe/ou encerramento de contratos de trabalho.

Preparação das empresas desde julhode 2013

Cientes desse cenário, muitas empresas se anteciparam à publicação do Decreto 8.373/2014, e até mesmo ao Ato Declaratório Executivo 17/2013, e iniciaram uma grande jornada de preparação ao novo ambiente virtual, mapeando os pontos de atenção que poderiam impactar a adesão ao eSocial e identifi cando itens que, se não representavam impedimento, poderiam revelar-se foco de contingências trabalhistas e previdenciárias.

O tempo passou e, depois de quase cinco anos do início do desenho do eSocial, veio, então, a publicação do layout ofi cial e do Manual (versão 2.0), em 24 de fevereiro de 2015, por meio da Resolução 1 do MTE. Essa publicação representa um marco para a entrada em vigor dessa nova obrigação acessória. A partir de agora, os contribuintes têm, rigorosamente, um ano para se adequar ao eSocial.

Neste meio-tempo, as matrizes brasileiras de empresas multinacionais pediram aos seus headquarters a liberação de budget para o projeto de preparação. Algumas até conseguiram bons avanços, com a aquisição de softwares e/ou mudanças de procedimentos internos, mesmo em meio a um cenário econômico mundial de incertezas, permeado por uma forte contenção de custos e – em alguns casos – até mesmo pelo encerramento de operações ou layoffs.

Essas empresas foram pioneiras na obtenção do buy-in de suas matrizes, e certamente hoje se posicionam de forma diferenciada no mercado por terem mapeado com certa folga os seus gaps, tratando deles por meio de discussões multidisciplinares, tal como exige o eSocial.

Os desafi os – e como vencê-los2016 bate à porta – e se torna arriscado pensar que poucos meses de 2015 serão sufi cientes para uma ampla discussão do eSocial, seus impactos na empresa e o adequado endereçamento da tomada de decisões. Se os constantes atrasos em relação à publicaçãodo Decreto 8.373 levaram o benefício da dúvida às empresas, as quais, em sua grande maioria, retardaram o início de preparação para o eSocial, certo é que agora, a partir da publicação do Manual defi nitivo, inicia-se uma corrida contra o tempo.

O momento econômico de incerteza persiste. Sendo assim, largará na frente aquela empresa que tomar vantagem de relatórios de suas auditorias internas, externas e outros trabalhos específi cos de consultoria para, com base em uma matriz de risco, rapidamente identifi car ações e investimentos prioritários para a entrega do eSocial.

Só assim a jornada de preparação tende a ser cumprida com êxito: com mudanças e investimentos dentro da real necessidade de cada empresa.

Início da discussãosobre o eSocial

Reação inicial ao eSocial• Grupo piloto – discussão

e desenvolvimentodo eSocial

• Intensifi cação da fi scalização do Manad

• Desenvolvimento do ambiente Sped/Folha

Julho de 2013Publicação do 1º layout do eSocial

A Ernst & Young apoia mais de uma centena de empresas no diagnósticode adequação ao eSocial, nas frentes:

Compliance• Revisão de políticas de RH

• Benefícios

• Revisão da tabela de incidências e parametrização do evento “De-Para”

• Avaliação de questões relacionadosa segurança, saúde e medicinado trabalho

• Normas coletivas

• Cruzamento de obrigações acessórias com arquivos de folha (últimoscinco anos)

• Contratação de terceiros

• Avaliação de consistência do cadastro de empregados

• Mapeamento de créditos previdenciários

Publicação do Manual Ofi cial – Versão 2.0 (Resolução 1 do MTE e Circular CEF nº 673/2015).

1º semestre após a publicaçãodo layout fi nal

Adequar�Empresas que já tomaram ações de adequação ao eSocial

• Revisão dos gaps já identifi cados

• Revisão e ajustes do plano de ação desenhado para o layout provisório do eSocial

• Diagnóstico nas frentes de tecnologia, processos e compliance para novos eventos do eSocial

• Remapeamento de campos em sistema

• Revisão de base de dados de cadastrode empregados

Identifi car/Diagnosticar�Empresas que não tomaram açõesde adequação ao eSocial

Diagnóstico completo de adequação ao eSocial:

• Análise da existência, estrutura, consistência e convergência de dados

• Avaliação de políticas com potencialexposição trabalhista

• Análise de aderência operacionalaos requisitos de informações

• Revisão de políticas internas e instrumentos coletivos com potencial exposição tributária

• Revisão de procedimento para concessãode benefícios indiretos

• Revisão de incidências de INSS, FGTS e IRRFe “de-para” da tabela de rubricas

• Revisão de gestão de terceiros e suas obrigações acessórias

• Identifi cação de créditos tributários, valores recursais e judiciais

• Análise de convergência de Folha, GFIP, Manad

• Saúde, segurança e medicina do trabalho

• Revisão de processos e procedimentos

2º semestre após a publicaçãodo layout fi nal

EstruturarAjuste e implementação do road map,com foco nas frentes:

• Pessoas

ª Redimensionamento com foco em redesenho de responsabilidades

ª Mensuração de recursos

• Tecnologia da informação

ª Adequação do ambiente de TI

ª Otimização e parametrização de sistemase funcionalidades

ª Defi nição pelo investimento em ferramentasde mensageria ou processamento por terceiros

ª Validações

• Estrutura de negócios

ª Defi nição do modelo operacional

ª Defi nição de matriz de responsabilidades, com:

– Revisão de papéis, responsáveise áreas envolvidas

– Identifi cação de pontos críticosque possam impactar a operação

Censo cadastral

Revisão de controles:// Prontuários// CNAE// CBO// Terceiros

Gestão de arquivos (content management)

Quality Assurance sistêmico

Gestão de testes

Redesenho de processos e políticas

Adequação das tabelas

Revisão de cargos e funções

• Identifi cação de créditos

Transmissão de arquivos ao ambientede teste do eSocial

Demais entregas

Sustentar• Potencial extinção da GFIP

• Testes recorrentes

ª Consistência de dados pós-Go Live

ª Operação assistida

• Ações trabalhistas

ª Consistência de dados pós-Go Live

“Largará na frente aquela empresaque tomar vantagem de relatóriosde suas auditorias internas, externase outros trabalhos específi cosde consultoria”

Publicação do Decreto 8.373/2014: instituição do eSocial – dezembrode 2014

1a entrega

Entregar• Arquivo inicial

ª Cadastro de empregados

• Eventos periódicos e não periódicos

ª Geração contingencial de arquivos

ª Consistência de dados pós-Go Live

ª Implantação de Sped center/data governance/segurança da informação

ª Dashboard de RH

Novos cenários,novos desafi os

“Por um lado, a consolidação de diversas obrigações acessórias num único ambiente tende a eliminar a burocracia tributária brasileira. Por outro, permitirá ao Fisco grande visibilidade das regrasde negócio adotadas pelas empresasque operam no Brasil”

20142009 2015 2016

Nossos contatos paraLabor & Social Security:

Frederico H. God | Sócio-líderfrederico.h.god@br.ey.com+55 11 2573 4495

Carlos Antonaglia | Sóciocarlos.a.antonaglia@br.ey.com+55 11 2573 4495

Adriana Lacombe | Diretora executivaadriana.lacombe@br.ey.com+55 11 2573 4495

Tatiana Carmona | Diretora executivatatiana.carmona@br.ey.com+55 11 2573 4495

Marcelo Godinho | Gerente sênior executivomarcelo.godinho@br.ey.com+55 11 2573 3491

Leonardo Biar | Gerente sênior executivoleonardo.biar@br.ey.com+55 21 3263 7255

• Mapeamento de depósitos recursaise judiciais disponíveis

• Assessoria trabalhistae previdenciária no tratamentodas inconsistências

Processos• Operações e processamentos

• Revisão de prazos, matrizde responsabilidades e acordos de nível de serviço

• Assessoria na defi niçãode modelo operacional

Tecnologia• Mapeamento de campos de cadastro

de empregados

• Landscape de TI

• Análise de volumetria de dados para dimensionamento de infraestrutura

• Avaliação e implementaçãode soluções de mensageria

Ernst & YoungAuditoria | Impostos | Transações Corporativas | Consultoria

Sobre a Ernst & Young

A Ernst & Young é líder global em serviços de Auditoria, Impostos, Transações Corporativas e Consultoria. Nossos insights e os serviços de qualidade que prestamos ajudam a criar confiança nos mercados de capitais e nas economias ao redor do mundo. Desenvolvemos líderes excepcionais que trabalham em equipe para cumprir nossos compromissos perante todas as partes interessadas. Com isso, desempenhamos papel fundamental na construção de um mundo de negócios melhor para nossas pessoas, nossos clientes e nossas comunidades.

No Brasil, a Ernst & Young é a mais completa empresa de Auditoria, Impostos, Transações Corporativas e Consultoria, com 5.000 profissionais que dão suporte e atendimento a mais de 3.400 clientes de pequeno, médio e grande portes.

A Ernst & Young Brasil é Apoiadora Oficial dos Jogos Olímpicos e Paralímpicos Rio 2016 e fornecedora exclusiva de serviços de Consultoria para o Comitê Organizador. O alinhamento dos valores do Movimento Olímpico e da Ernst & Young foi decisivo nessa iniciativa.

Ernst & Young refere-se à organização global e pode referir-se também a uma ou mais firmas-membro da Ernst & Young Global Limited (EYG), cada uma das quais é uma entidade legal independente. A Ernst & Young Global Limited, companhia privada constituída no Reino Unido e limitada por garantia, não presta serviços a clientes.

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