Procedimento Operacional para Gestão de Contratos. PO para Gestão de... · convocar o licitante vencedor para a assinatura do instrumento de contrato ou equivalente no prazo de

PROCEDIMENTO OPERACIONAL PARA

GESTÃO DE CONTRATOS

Procedimento Operacional para

Gestão de Contratos

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PROCEDIMENTO OPERACIONAL

GESTÃO DE CONTRATOS

NOTA INTRODUTÓRIA

Este Procedimento Operacional visa sistematizar procedimento para a gestão de

contratos, disciplinado pelo Capítulo V do Regulamento de Licitações e Contratos

da Eletrobras.

PROCESSAMENTO DA GESTÃO DE CONTRATOS

FORMALIZAÇÃO

1º PASSO

Após a homologação da licitação, antes da qual já se deu a análise de integridade

promovida pela Diretoria de Compliance, a unidade de gestão de licitação deve

convocar o licitante vencedor para a assinatura do instrumento de contrato ou

equivalente no prazo de 10 (dez) dias úteis, prorrogável por igual período.

- item 3 do Artigo 78 do Regulamento –

- Item 5 do Artigo 71 do Regulamento

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2º PASSO

Para a contratação, a unidade de gestão de licitação deve utilizar-se de instrumento

de contrato, salvo para contratos cujos valores não ultrapassarem os limites

previstos nos incisos I e II do Artigo 29 da Lei n. 13.303/2016 (dispensa em razão do

valor do contrato) e para contratos cujos objetos sejam o fornecimento de bens para

pronta entrega. Nesses casos, se o contrato não for formalizado por meio de

instrumento de contrato, deve ser formalizado por Autorização de Fornecimento,

por Autorização de Serviço ou documento equivalente.

- item 1 do Artigo 78 do Regulamento -

3º PASSO

A assinatura do contrato ou instrumento equivalente pode ser realizada

eletronicamente.


4º PASSO

A unidade de gestão de licitação deve providenciar a publicação do extrato

do contrato no Diário Oficial da União e a publicação da integralidade do

instrumento no sítio eletrônico da empresa em até 30 (trinta) dias a contar

da data da sua assinatura.


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5º PASSO

Concomitantemente com a formalização dos contratos, o gestor da unidade de

gestão técnica deve designar o agente de fiscalização técnica do contrato e o seu

suplente, e o gestor da unidade de gestão de contrato o agente de fiscalização

administrativa e seu suplente. Os atos de designação dos agentes de fiscalização

devem prescrever expressamente a rotina de fiscalização a eles atribuída, dando-se

ciência formal a eles.

- itens 6, 7 e 8 do Artigo 85 do Regulamento -

6º PASSO

Na forma e nas condições do edital e do contrato, se for o caso, o contratado

deve apresentar ao agente de fiscalização administrativa garantia de

execução de contrato no prazo máximo de 10 (dez) dias úteis, prorrogáveis

por igual período, a critério do órgão contratante, contado da assinatura do

instrumento de contrato ou documento equivalente.

- alínea “a” do item 1 do Artigo 83 do Regulamento -

7º PASSO

A eventual inobservância do prazo fixado para apresentação da garantia

acarreta a instauração de processo administrativo para a aplicação de multa

a ser definida em edital e/ou contrato. O atraso superior a 25 (vinte e cinco)

dias, esgotados os prazos de prorrogação, na prestação da garantia pode

importar na tomada das seguintes providências por parte da unidade de

gestão de contrato: (a) promover a rescisão do contrato por

descumprimento ou cumprimento irregular de suas obrigações, (b) ou reter

o valor da garantia dos pagamentos eventualmente devidos ao contratado

até que a garantia seja apresentada.

- alíneas “c” e “d” do Artigo 83 do Regulamento -

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8º PASSO

Quando previsto no Instrumento Contratual, a unidade de gestão de contratos, por

intermédio do(s) agente(s) de fiscalização, após a assinatura do contrato e antes do

início da sua execução, deve promover reunião inicial e, posteriormente, reuniões de

acompanhamento obrigatoriamente registradas em ata, com o esclarecimento das

obrigações contratuais, em que estejam preferencialmente presentes os técnicos

responsáveis pela elaboração do termo de referência ou projeto básico, os agentes

de fiscalização técnica e administrativa do contrato e o preposto da contratada


RECEBIMENTO DO OBJETO DO CONTRATO E PAGAMENTO

1º PASSO

Tendo o contratado executado o objeto do contrato, total ou parcialmente,

conforme previsto no contrato, deve comunicar ao agente de fiscalização técnica,

que deve realizar o recebimento provisório em até 5 (cinco) dias úteis (à exceção dos

recebimentos de materiais de estoque que devem ser realizados pelos respectivos

almoxarifes e devem ser ratificados pelo agente de fiscalização técnica do contrato,

quando couber), salvo disposição diversa no instrumento contratual.

O recebimento provisório deve ocorrer no caso de aquisição de equipamentos e

outros objetos em que seja necessário, para sua avaliação, que a posse dos mesmos

seja transferida à empresa, sem representar qualquer tipo de aceite ou consideração

sobre o adimplemento das obrigações pelo contratado.

- alínea “a” do item 1 e alínea “a” do 2, ambas do Artigo 86 do Regulamento -

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2º PASSO

Com o recebimento provisório e a contar dele, o agente de fiscalização técnica do

contrato (à exceção dos recebimentos de materiais de estoque que devem ser

realizados pelos respectivos almoxarifes e devem ser ratificados pelo agente de

fiscalização técnica do contrato, quando couber) deve, conforme o caso, realizar o

recebimento parcial ou definitivo, nos prazos, respectivamente, de até 5 (cinco) dias

úteis e de até 30 (trinta) dias úteis, salvo disposição diversa prevista no instrumento

contratual. O recebimento parcial é relativo a etapas ou parcelas do objeto,

definidas no contrato ou nos documentos que lhe integram, representando

aceitação da execução da etapa ou parcela. O recebimento definitivo é relativo à

integralidade do contrato, representando aceitação da integralidade do contrato e

liberação do contratado tocante a vícios aparentes.

- alíneas “b” e “c” do item 1 e alíneas “b” e “c” do item 2 do Artigo 86 do

Regulamento -

3º PASSO

Caso o agente de fiscalização técnica ou administrativa verifique o descumprimento

de obrigações por parte do contratado, deve comunicar o preposto deste,

indicando, expressamente, o que deve ser corrigido e o prazo máximo para a

correção.


4º PASSO

O tempo para a correção deve ser computado no prazo de execução de etapa,

parcela ou do contrato, para efeito de configuração da mora e suas cominações.


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5º PASSO

Realizada a correção pelo contratado, abrem-se novamente os prazos para os

recebimentos, que podem, no entanto, ser reduzidos pela metade.


6º PASSO

A unidade de gestão de contrato pode determinar a retenção ou glosa no

pagamento, sem prejuízo das sanções cabíveis, quando o contratado: (a) não

produzir os resultados, deixar de executar, ou não executar com a qualidade mínima

exigida as atividades contratadas; ou (b) deixar de utilizar materiais e recursos

humanos exigidos para a execução do serviço, ou utilizá-los com qualidade ou

quantidade inferior à demandada; ou (c) não arcar com as obrigações trabalhistas e

previdenciárias dos seus empregados, quando dedicados exclusivamente à

execução do contrato; ou (d) não prestar a garantia na forma do item subitem “ii” da

alíena “d” do item 1 do Artigo 83 do Regulamento.


7º PASSO

Com o recebimento parcial ou definitivo do objeto, obedecida à forma prevista no

instrumento do contrato, o contratado emitirá a Nota Fiscal, a Fatura ou documento

equivalente, que deve conter o detalhamento do objeto executado.


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8º PASSO

A unidade de gestão de contrato deve tomar as providências para que o pagamento

seja processado e realizado pelo setor financeiro no prazo previsto no instrumento

de contrato ou documento equivalente, recomendando-se que seja em, no máximo,

30 (trinta) dias úteis. Em caso de atraso, o valor devido deve ser acrescido de

atualização financeira, de acordo com critérios previstos no contrato.

- itens 2 e 3 do Artigo 87 Regulamento -

SUBCONTRATAÇÃO

1º PASSO

O contratado, se previsto no instrumento de contrato ou documento equivalente,

pode solicitar ao agente de fiscalização administrativa a subcontratação de parcelas

do objeto do contrato, desde que não importe na transferência de parcela do objeto

do contrato sobre a qual a Eletrobras exigiu atestado de capacidade técnica durante

o processo licitatório. A subcontratação pode abranger aspectos acessórios e

instrumentais de tais parcelas.

- itens 1 e 2 do Artigo 90 do Regulamento -

2º PASSO

O agente de fiscalização administrativa pode autorizar a subcontratação de parcelas

do objeto de contrato, desde que tecnicamente avalizada pelo agente de

fiscalização técnica.


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PRAZO DO CONTRATO

1º PASSO

O agente de fiscalização administrativa do contrato deve controlar os prazos

contratuais e, nessa perspectiva, decidir sobre renovações contratuais, seja por

extensão do prazo de execução e/ou prorrogação do prazo de vigência, consultando

o agente de fiscalização técnica, quando necessário.


2º PASSO

O agente de fiscalização administrativa deve renovar os contratos seja por

extensão do prazo de execução ou prorrogação do prazo de vigência, por

meio de mero apostilamento, sem necessidade de parecer jurídico ou da

produção de termo aditivo.


3º PASSO

O agente de fiscalização administrativa, em relação ao contrato que previr a

conclusão de um escopo predefinido, deve considerar que o prazo de vigência é

automaticamente prorrogado quando seu objeto não for concluído no período

firmado no contrato. Essa prorrogação automática deve ser formalizada por

apostilamento, sem necessidade de parecer jurídico ou da produção de termo

aditivo.


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4º PASSO

Nos contratos de escopo, quando a não conclusão do escopo no prazo previsto no

contrato decorrer de culpa do contratado, o agente de fiscalização administrativa

deve instaurar processo administrativo de multa, se prevista no instrumento de

contrato ou documento equivalente, multa de mora. No tocante a esse período de

mora, o contratado não tem direito ao reajuste, à repactuação ou à revisão

contratual.

- alíneas “a” e “b” do item 7 do Artigo 79 do Regulamento –

5º PASSO

A Eletrobras, em comum acordo entre os gestores das unidades técnicas e de

gestão de contratos, pode optar pela rescisão do contrato quando a não conclusão

do escopo no prazo previsto no contrato decorrer de culpa do contratado,

respeitando os termos e parâmetros eventualmente estabelecidos no instrumento

de contrato ou documento equivalente.

- alínea “c” do item 7 do Artigo 79 do Regulamento -

PROCESSAMENTO DA SUSPENSÃO DA EXECUÇÃO DO CONTRATO

1º PASSO

A suspensão da execução do contrato pode ser determinada pelo gestor da unidade

técnica em casos excepcionais e motivados tecnicamente pelo fiscal técnico do

contrato.


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2º PASSO

Ao identificar a necessidade de suspensão de execução do contrato, as providências

devem ser tomadas pelo gestor da unidade de gestão de contrato que deve

comunicar a suspensão da execução do contrato ao preposto do contratado,

indicando:

a) prazo da suspensão;

b) se deve ou não haver desmobilização, total ou parcial, e quais as atividades

devem ser mantidas pela contratada;

c) o montante que deve ser pago à contratada a título de indenização em relação a

eventuais danos já identificados e o procedimento ou metodologia para apurar valor

de indenização de novos danos que podem ser gerados à contratada.


ALTERAÇÕES CONTRATUAIS INCIDENTES SOBRE O SEU OBJETO

1º PASSO

Diante da necessidade ou conveniência de promover alteração contratual incidente

sobre o seu objeto, por solicitação do contratado ou de ofício e de acordo com os

critérios e condições do Artigo 92 do Regulamento, o fiscal técnico do contrato deve

produzir memória de cálculo e justificativas técnica que devem avaliar os seus

pressupostos e condições e, quando for o caso, calcular os limites, com anuência

expressa do gestor da unidade técnica.


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2º PASSO

As justificativas do fiscal técnico do contrato devem ser ratificadas pelo gestor de

contratos.

- alínea “b” do item 1 do Artigo 94 do Regulamento –

3º PASSO

A unidade de gestão de contratos deve elaborar a minuta do termo aditivo e

submetê-la, junto com as justificativas e demais documentos pertinentes, à área

jurídica e, quando for o caso, financeira.

- alínea “c” do item 1 do Artigo 94 do Regulamento –

4º PASSO

A alteração incidente sobre o objeto do contrato deve ser formalizada, através de

aditivo, em até 60 (sessenta) dias da data do pedido do contratado. A formalização

da alteração deve ser realizada pela mesma autoridade que firmou o contrato, salvo

regra de alçada de cada empresa, e pelo representante do contratado.

- alínea “d” do item 1 e item 3, ambos do Artigo 94 do Regulamento -

5º PASSO

O extrato do termo aditivo deve ser publicado no sítio eletrônico da empresa em até

30 (trinta) dias a contar das datas das suas assinaturas.

- alínea “e” do item 1 do Artigo 94 do Regulamento -

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REVISÃO

1º PASSO

A revisão, salvo se no interesse das empresas, deve ser precedida de pedido do

contratado, acompanhado da comprovação (a) dos fatos imprevisíveis ou

previsíveis, porém com consequências incalculáveis; (b) da alteração de preços ou

custos, por meio de notas fiscais, faturas, tabela de preços, orçamentos, notícias

divulgadas pela imprensa e por publicações especializadas e outros documentos

pertinentes, preferencialmente com referência à época da elaboração da proposta e

do pedido de revisão;

(c) de demonstração analítica, por meio de planilha de custos e formação de preços,

sobre os impactos da alteração de preços ou custos no total do contrato.


2º PASSO

O agente de fiscalização administrativa do contrato deve avaliar o pedido,

eventualmente, se for o caso, juntamente ou com o apoio do agente de fiscalização

técnica.


3º PASSO

A análise dos agentes de fiscalização deve ser submetida ao gestor de contrato.

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4º PASSO

A unidade de gestão de contratos deve elaborar a minuta do termo aditivo e

submetê-la, junto com as justificativas e demais documentos pertinentes, à área

jurídica e, quando for o caso, financeira.

5º PASSO

A alteração incidente sobre o objeto do contrato deve ser formalizada, através de

aditivo, em até 60 (sessenta) dias da data do pedido do contratado. A formalização

da alteração deve ser realizada pela mesma autoridade que firmou o contrato, salvo

regra de alçada de cada empresa, e pelo representante do contratado.

- alínea “d” do item 1 do Artigo 94 do Regulamento -

6º PASSO

No caso de revisão, o extrato do termo aditivo deve ser publicado no sítio eletrônico

da empresa em até 30 (trinta) dias a contar das datas das suas assinaturas.

- alínea “e” do item 1 do Artigo 94 do Regulamento –

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REAJUSTE E REPACTUAÇÃO

1º PASSO

Os reajustes e repactuações, salvo se no interesse das empresas, deve ser precedida

de pedido do contratado. No caso de reajuste, basta que o contratado formule à

empresa o pedido, que deve ser acompanhado de memória de cálculo. No caso de

repactuação, o pedido do contratado deve ser acompanhado dos seguintes

documentos: (a) demonstração analítica da alteração dos custos, por meio de

apresentação da planilha de custos e formação de preços e do novo acordo,

convenção ou dissídio coletivo que fundamenta a repactuação, conforme a variação

de custos objeto da repactuação; (b) comprovação acerca dos preços praticados no

mercado ou em outros contratos das empresas, de estatais ou da Administração

Pública que destaque as particularidades do contrato em vigência; (c) nova planilha

com variação dos custos apresentada; e (e) apresentação de indicadores setoriais,

tabelas de fabricantes, valores oficiais de referência, tarifas públicas ou outros

equivalentes.


2º PASSO

O agente de fiscalização administrativa do contrato deve avaliar o pedido,

eventualmente, se for o caso, juntamente ou com o apoio do agente de fiscalização

técnica.

3º PASSO

A análise dos agentes de fiscalização deve ser submetida ao gestor da unidade de

gestão de contrato.

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4º PASSO

A unidade de gestão de contratos deve promover o reajuste ou a repactuação por

meio de apostilamento, sem necessidade de parecer jurídico ou de formulação de

termo aditivo.


RESCISÃO E APLICAÇÃO DE SANÇÃO

1º PASSO

O processo administrativo para a rescisão e/ou aplicação de sanção deve ser

instaurado por decisão do gestor de contratos, por meio de documento intitulado

“ato de instauração de processo administrativo”, que deve: (a) descrever os fatos e

as faltas imputados ao contratado; (b) indicar as penas a que ele está sujeito e, se for

o caso, a rescisão contratual e demais cominações legais; (c) designar empregado

ou comissão formada por empregados da Eletrobras para realizar o processo

administrativo; (d) determinar a notificação do contratado para apresentar defesa,

no prazo de até 10 (dez) dias.


2º PASSO

A comissão ou empregado encarregado de conduzir o processo administrativo deve

promover a intimação do contratado, que deve ser realizada na forma prevista no

Artigo 76 do Regulamento ou por qualquer outro meio, desde que haja a

confirmação de recibo por parte do contratado.

- alínea “b” do item 1 do Artigo 97 do Regulamento -

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3º PASSO

O contratado, então, pode apresentar a defesa, que deve ser formalizada,

preferencialmente, por meio de e-mail.

- alínea “c” do item 1 do Artigo 97 do Regulamento -

4º PASSO

O empregado ou comissão deve analisar eventual pedido de produção de prova

realizado pelo contratado, podendo, mediante decisão fundamentada, recusar as

provas quando sejam ilícitas, impertinentes, desnecessárias ou protelatórias.

- alínea “d” do item 1 do Artigo 97 do Regulamento -

5º PASSO

Se for o caso de produzir prova, o contratado tem o direito de acompanhar e

participar da produção da prova, sendo comunicado de quaisquer diligências,

vistorias, avaliações ou oitivas de testemunhas com antecedência mínima de 3 (três)

dias úteis, que devem ser levadas a termo, reduzidas em ata e, se possível, filmadas.


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6º PASSO

Produzida a prova, o contratado dispõe de 10 (dez) dias para a apresentação de

alegações finais.

- alínea “f” do item 1 do Artigo 97 do Regulamento -

7º PASSO

Faculta-se o encaminhamento do processo, com todos os seus elementos, à

assessoria jurídica, para que lavre parecer sobre sua regularidade e repercussões.

- alínea “g” do item 1 do Artigo 97 do Regulamento -

8º PASSO

O processo, devidamente instruído, deve ser enviado à autoridade que firmou o

contrato ou outra definida em regra de alçada da empresa, para que tome a decisão

final, devidamente motivada, podendo-se utilizar como motivação o parecer da

assessoria jurídica.

- alínea “g” do item 1 do Artigo 97 do Regulamento -

9º PASSO

A decisão deve ser publicada no sítio eletrônico da empresa, informada ao Cadastro

Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS), mantido pelo Executivo

Federal, e outros sistemas de cadastro que sejam pertinentes, e comunicada

diretamente ao contratado.

- alínea “h” do item 1 do Artigo 97 do Regulamento -

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10º PASSO

O contratado pode interpor recurso, em até 10 (dez) dias, sem efeito suspensivo,

salvo se concedido excepcionalmente pela autoridade que firmou o contrato ou

outra definida em regra de alçada da empresa.

- alínea “i” do item 1 do Artigo 97 do Regulamento -

11º PASSO

A decisão deve ser publicada no sítio eletrônico da Eletrobras , informada ao Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS), mantido pelo

Executivo Federal, e outros sistemas de cadastro que sejam pertinentes, e comunicada diretamente ao contratado;

- alínea “j” do item 1 do Artigo 97 do Regulamento -

12º PASSO

O recurso deve ser objeto de decisão motivada, que deve ser comunicada

diretamente ao contratado, salvo em caso de mudança de julgamento, em que se

deve proceder conforme o 9º passo.

- alínea “j” do item 1 do Artigo 97 do Regulamento -

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INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES

1 – A retenção de que trata o artigo 83, item 1, alínea “d”, “ii” corresponde a glosa

especificada no art. 87, item 4 do Regulamento, de sorte que os artigos devem ser

aplicados conjuntamente..

2 – A unidade de gestão técnica deve elaborar o termo de referência ou o projeto

básico especificando a subcontratação ou não do objeto, e em que parcela essa

incidirá, os critérios de pagamento que devem seguir os mesmos da empresa

contratada.

3 – A unidade de gestão técnica deve especificar no termo de referência ou no

projeto básico se haverá a subcontratação para as microempresas e empresas de

pequeno porte, prevista na Lei Complementar 123/2006, inc.II do art. 48, no que

tange a exigência relativa aos processos licitatórios destinados à aquisição de obras

e serviços. (Art. 6º, alíneas “a” e “b” do Regulamento).

4 – Nos processos licitatórios para obras e serviços em que haja subcontratação de

microempresas ou empresas de pequeno porte, os empenhos e pagamentos

poderão ser destinados diretamente às mesmas, conf. Art. 48, § 2º da Lei 123/2006,

o que caso ocorra deve ser previsto pela unidade de gestão técnica.

5 – Não caracterizam alteração do contrato e podem ser registrados por simples apostila, dispensando a celebração de termo aditivo, os casos previstos nas alíneas do item 2, do artigo 94: do Regulamento.

6 – A unidade de gestão de contratos deve assegurar que todas as orientações

emanadas pela Diretoria de Compliance ou equivalente, relativas ao Programa de

Integridade da Eletrobras sejam observadas. (alínea “d”, item 2, artigo 2º do

Regulamento)

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