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CCDD – Centro de Criação e Desenvolvimento Dialógico
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Tema – Etapas do Processo de Consultoria
Projeto Pós-graduação
Curso MBA em Recursos Humanos
Disciplina Consultoria em Recursos Humanos
Tema Etapas do Processo de Consultoria
Professor Nicole Maccali
Introdução
Quais são as etapas do processo de consultoria? Para que servem?
Neste tema abordaremos etapa por etapa do processo, explicando o que
deve ocorrer em cada uma delas. Será estudada também a etapa de
implementação das ações propostas no planejamento, que pode ser contratada
(ou não) pela empresa-cliente.
Mas, antes de iniciarmos a aula, assista ao vídeo no material on-line no
qual será apresentado os assuntos deste tema.
Problematização
A Empresa Alfa está precisando de uma consultoria em seus assuntos
estratégicos e organizacionais. Essa empresa não tem uma metodologia
estruturada de planejamento estratégico, mas sua equipe de gestores possui
um elevado nível educacional. Entretanto, esses gestores não conseguem
trabalhar juntos. Eles têm dificuldades em conciliar as demandas de suas áreas
e há uma briga de egos entre alguns membros.
Em relação à estrutura organizacional, o presidente da empresa tem
conhecimento que mudanças precisam ocorrer. A principal delas é a
implementação de um planejamento estratégico que abranja toda a
organização e em que todas as áreas sejam contempladas e que trabalhem
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sinergicamente.
A área de produção da empresa trabalha muito bem, seus produtos
possuem boa qualidade e uma excelente aceitação no mercado e com isso, o
gestor da área propôs ao presidente o crescimento da produção, o que
demandaria a aquisição de novos equipamentos e contratação de novos
funcionários.
Em uma reunião para discutirem o assunto com as outras áreas, o
gestor financeiro afirmou que a empresa não tem dinheiro para isso, e o gestor
de recursos humanos disse que a empresa já possui funcionários demais, que
nem mesmo ele sabe o que tantos funcionários fazem lá dentro.
O gestor de marketing afirmou que o mercado possui demanda para
mais produtos e que os investimentos em logística e propaganda não seriam
altos, pois o mercado já está consolidado; mesma opinião do gestor comercial,
que afirmou que só não vendem mais produtos por não produzirem mais.
Sendo você o consultor da Empresa Alfa, quais ações você indicaria
para resolver essas questões?
Não responda agora. Vamos voltar ao conteúdo teórico do nosso tema
e, ao final, retomaremos a nossa história e apresentaremos as possibilidades
de solução para o problema.
Etapas do processo de consultoria
Para qualquer consultoria, é extremamente importante que a proposta
apresentada esteja alinhada com a estratégia da empresa.
No caso da consultoria em recursos humanos, é necessário que o
profissional (consultor), ao iniciar seu processo, conheça a fundo a estratégia
da empresa e a estratégia da área de recursos humanos.
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Etapas do Processo de Consultoria
Etapa 1: Identificação
Esta etapa refere-se ao primeiro contato do consultor com a situação da
empresa-cliente. Normalmente a empresa-cliente vai até a consultoria e relata
a situação/problema. Cabe a empresa de consultoria / o consultor identificar se
possui conhecimento para aceitar o trabalho ou não.
Etapa 2: Entrada
Na etapa 2, deverá ocorrer:
Reunião inicial com o cliente para um levantamento formal da situação
em questão.
Reunião para o estabelecimento das expectativas e dos compromissos
das partes envolvidas (empresa-cliente e consultoria).
Identificação do clima e da cultura organizacional: esta fase é importante
para que se possa identificar as características da empresa e como os
funcionários estão vendo a consultoria. Poderá ser um teste de
receptividade ao que a consultoria irá propor de mudanças.
Sondagem dos problemas, insatisfações.
Elaboração e assinatura do contrato: em alguns casos, a assinatura é
realizada após a elaboração do plano de trabalho aprovado pela
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empresa-cliente, principalmente quando a empresa-cliente contrata
também a execução das atividades propostas pela consultoria
(contratando também o serviço de assessoria – visto no tema de
conceituação).
Etapa 3: Auditoria de Posição (Diagnóstico)
Nesta etapa, o consultor deverá:
Na etapa 3, o consultor deve ter iniciativa e disposição para coletar
informações, montar o diagnóstico e propor as mudanças. Ele deve criar uma
disposição para que as mudanças ocorram na empresa, explicando a razão
pela elas são necessárias e quais os resultados esperados.
Um bom diagnóstico é essencial para a efetividade da consultoria, pois é
por meio dele que se tem uma visão mais aprofundada da situação / do
problema que necessitará mudanças.
A empresa-cliente irá relatar a situação da maneira que vê, e muitas
vezes tentará justificar alguns problemas e amenizar outros. Os consultores
precisam construir uma visão imparcial, buscando a maior quantidade de
informações possíveis e de diferentes fontes (funcionários, colaboradores
externos se tiverem envolvidos com a questão em análise).
Um bom diagnóstico fará toda a diferença para uma boa consultoria!
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Etapa 4: Planejamento
Nesta etapa, o consultor deve elaborar o planejamento, que é o
documento a ser entregue a empresa-cliente. Nele deverão constar, além das
ações, os resultados esperados e os indicadores para que esses resultados
sejam mensurados.
Neste documento, se bem construído, a empresa-cliente terá condições
de implementar o que está sendo proposto. E caso não tenha o conhecimento
necessário, poderá contratar o serviço da própria consultoria.
Vamos pensar que o planejamento é a entrega final a empresa-cliente.
Baseado nisso, um bom planejamento poderá garantir indicações dos serviços
da consultoria / do consultor para outras futuras empresas-clientes. Nesta
etapa, o consultor deve:
Definir estratégias, inclusive as alternativas, para desenvolver e
operacionalizar seu serviço de consultoria.
Definir os participantes e suas responsabilidades no planejamento.
Detalhar o planejamento com:
o Atividades (ações)
o Sequência em que deverão ocorrer
o Tempo (cronograma)
o Recursos Necessários
o Responsáveis
o Resultados esperados
o Indicadores para mensuração dos resultados
Lembrem-se sempre que as ações propostas devem estar alinhadas
com a estratégia da organização e precisam ser passíveis de implementação,
ou seja, a empresa precisa ter condições de colocar em prática o que está
sendo proposto.
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Etapa 5: Ação
Na implementação do planejamento, o consultor deverá:
Operacionalizar o planejamento;
Treinar as pessoas envolvidas;
Implementar as mudanças e incorporá-las no cotidiano da empresa-
cliente.
O foco básico aqui é a viabilização e a implementação das ações
propostas!
A etapa de ação ocorrerá se a empresa-cliente contratar também esse
serviço, pois como vimos, o trabalho de consultoria não está relacionado
diretamente com a execução do planejamento proposto e sim à orientação.
Etapa 6: Acompanhamento e Avaliação
Nesta etapa, ocorrem os seguintes aspectos:
Avaliação dos envolvidos: executivos (donos), funcionários e
consultor(es)
Acompanhamento dos resultados
Estudo das necessidades de uma nova auditoria de posição (etapa 3)
Esta etapa pode ser realizada após a finalização da consultoria. Pode-se
estabelecer um período para que as ações sejam implementadas e após esse
tempo voltar até a empresa para as avaliações e análises. Algumas
consultorias não a realizam, porém ela é importante para a construção de um
relacionamento com as empresas-clientes.
As etapas apresentadas podem ser utilizadas em qualquer tipo de
consultoria, seja de recursos humanos ou em outra área.
No vídeo do material on-line, a professora falará com detalhes sobre as
etapas do processo de consultoria.
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Especificidades de uma consultoria em recursos humanos
Na consultoria em recursos humanos, por envolver diretamente as
pessoas de uma empresa, o consultor deve estar muito atento às resistências
as mudanças, em especial quando as propostas de mudanças estiverem
relacionadas com:
As mudanças propostas podem provocar efeitos sobre as pessoas e a
partir dessa situação, pode-se ter início um processo de resistência às
mudanças. Entre as causas de resistência às mudanças na empresa, pode-se
citar (OLIVEIRA, 2003):
Vamos pensar que quando estamos falando em recursos humanos,
estamos lidando com as expectativas das pessoas, sua segurança e também
seus sonhos. Uma consultoria para implementar um programa de treinamento
e desenvolvimento irá mexer com o comodismo das pessoas, que estão
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acostumadas com a rotina.
Outro exemplo é uma consultoria cujo objetivo é corte de custos, em que
pessoas precisarão ser demitidas e contratou-se a consultoria para definir
quem são essas pessoas. Isso pode ocasionar desmotivação de todos os
funcionários e consequentemente baixa na produtividade.
A consultoria / o consultor deve antever todas as possíveis reações e
preparar as empresas-clientes para possíveis efeitos, bem como já propor
ações no planejamento para reduzi-los.
No vídeo no material on-line conheça as especificidades de uma
consultoria em RH.
Revendo a problematização
Dentre as ações que você como consultor da Empresa Alfa tem, quais
você tomaria? Caso queira ver o problema novamente antes de responder, vá
ao material on-line. Caso contrário, clique em escola uma das alternativas.
Agendaria uma reunião entre os gestores para alinhá-los como equipe;
faria um plano de cargos e salários e um programa de treinamento.
Desenvolveria atividades de integração entre os gestores (em um
ambiente fora da empresa); agendaria uma reunião semanal entre os
gestores para atualizações das áreas e tomada de decisões em equipe;
e criaria um manual de cargos e funções.
Faria uma reunião de equipe para apaziguar os ânimos; desenvolveria
atividades para construção do planejamento da empresa em conjunto
com os gestores; faria uma auditoria dos dados financeiros e de
recursos humanos.
Para consultar o feedback de cada uma das alternativas, acesse o
material on-line.
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Síntese
Neste tema você conheceu as etapas de uma consultoria: a
identificação da situação, um primeiro contato do consultor com a empresa-
cliente; a entrada, em que normalmente ocorre a descrição mais detalhada por
parte da empresa da situação / problema e a assinatura do contrato da
prestação de serviço da consultoria; a auditoria de posição, na qual o
diagnóstico será elaborado com base em diferentes fontes de informação; o
planejamento, em que as mudanças propostas serão descritas em ações; e a
etapa de acompanhamento e de avaliações, em que o consultor irá
acompanhar a efetividade das ações propostas, se estas trouxeram os
resultados esperados e elaborará um documento de avaliação das ações que
deverá ser entregue a empresa-cliente.
Para encerrar, assista ao vídeo no material on-line.
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Referências
ALBUQUERQUE, L. Gestão Estratégica de Pessoas. In: Fleury, M. (org). As
Pessoas na Organização. São Paulo, 2002.
OLIVEIRA, D. P. R. de. Manual de Consultoria Empresarial: conceitos,
metodologia, práticas. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2003.
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Atividades
1. Sobre a etapa de auditoria de posição, é incorreto afirmar:
a. Nesta etapa é elaborado o diagnóstico da situação/ problema;
b. Nesta etapa o consultor deverá fazer o levantamento das
informações, que podem ser coletadas também por entrevistas.
c. Nesta etapa, o consultor elabora o plano de ação.
d. Nesta etapa, o consultor irá avaliar o potencial das mudanças
propostas ocorrerem.
2. Sobre a etapa de ação, é correto afirmar:
a. Nesta etapa as estratégias serão definidas.
b. Esta etapa irá ocorrer se a empresa-cliente contratar a
implementação das ações propostas no planejamento.
c. Nesta etapa o consultor irá coletar informações das diferentes fontes
para elaboração do diagnóstico.
d. Nesta etapa, o consultor irá analisar efeitos, riscos e custos
relacionadas às propostas de mudanças.
3. Sobre consultoria em recursos humanos, é possível afirmar:
I. A consultoria em recursos humanos, ao envolver mudanças nos salários
e benefícios dos funcionários, deve estar atenta além das leis e
legislação vigente, dando atenção à motivação dos funcionários.
II. Mudanças nos relacionamentos com o chefe, com os subordinados e
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com o ambiente não estão entre as ações propostas por uma
consultoria de recursos humanos.
III. Para a efetividade de uma consultoria em recursos humanos, os
gerentes e executivos precisam estar engajados no processo de
mudanças.
IV. Uma consultoria em recursos humanos pode ser contratada para o
desenvolvimento de um Programa de Treinamentos para os
funcionários.
a. I e IV são verdadeiras.
b. II e III são verdadeiras.
c. I, III e IV são verdadeiras.
d. Todas são verdadeiras.
4. Analise as questões relacionadas às etapas do processo de consultoria.
I. Na etapa de ação, o consultor deverá treinar as pessoas para que as
ações sejam implementadas.
II. Na etapa da auditoria de posição que o consultor irá analisar as
possíveis causas da situação / do problema.
III. Na etapa de entrada ocorrerá o estabelecimento das expectativas e dos
compromissos das partes envolvidas (empresa-cliente e consultoria).
IV. Na etapa de planejamento, o consultor deverá propor ações alinhadas
com a estratégia organizacional.
a. I e II são verdadeiras.
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b. I, II e III são verdadeiras.
c. II e III são verdadeiras.
d. I, II, III e IV estão corretas.
5. Sobre as etapas de Identificação e Entrada, analise as alternativas
abaixo:
I. Na etapa de entrada ocorre o primeiro contato da consultoria com a
situação da empresa-cliente.
II. Na etapa de identificação ocorre uma reunião para o estabelecimento
das expectativas e dos compromissos das partes envolvidas.
III. Na etapa de entrada ocorre uma fase de investigação do clima e da
cultura da empresa-cliente.
IV. Na etapa de identificação, os consultores entram em contato com os
funcionários da empresa-cliente para sondagem dos problemas por eles
percebidos e suas insatisfações.
a. Apenas I é verdadeira.
b. Apenas III é verdadeira.
c. II e III são verdadeiras.
d. I e IV são verdadeiras.
Para consultar o gabarito das questões, acesse o material on-line.