Treinamento sobre Mapeamento de Processos

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  • Treinamento sobre Mapeamento de Processos

    CPEE Coordenadoria de Planejamento e Estudos Estratgicos

  • Mapeamento de Processos

    PR-REITORIA DE PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL

    O que um processo?

    um conjunto de atividades relacionadas que aplicadas s entradas ou inputs do processo, adicionam valor a essas entradas e geram uma sada ou output que ir atender a um cliente, seja ele interno ou externo.

    Exemplo: Processo de matrcula de alunos

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    Quais so os elementos de um processo?

    Sada Bens Produtos Servios Informaes

    Processamento Fabricao Produo Transformao Prestao de Servio

    Entradas Materiais Mo de Obra Equipamentos Utilidades Tecnologia Informaes

    Exemplo: Processo de matrcula de alunos

    Entradas: Dados dos alunos RG, CPF, endereo

    etc.

    Processamento: Digitar os dados dos alunos no sistema e

    arquivar documentos

    Sada: Aluno matriculado.

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    Macroprocessos, processos e subprocessos

    importante entender que existem diferenas e uma hierarquia entre eles:

    MACROPROCESSO

    Grandes conjuntos de atividades pelos quais a organizao cumpre a sua misso, gerando

    valor. Correspondem s funes da organizao

    que devem estar alinhadas aos objetivos

    de suas unidades organizacionais.

    Ex.: Macroprocesso:

    Ensino

    PROCESSO

    Sequencia de atividades que recebe entradas, agrega-lhes valor e as

    transforma em resultados. Tm incio e fim bem determinados, numa

    sucesso clara e lgica de aes interdependentes que geram resultados.

    Ex.: Processo:

    Matrcula de aluno

    SUBPROCESSO

    Processos em um nvel maior de detalhamento,

    que demonstram os fluxos de trabalho e

    atividades sequenciais e interdependentes,

    necessrias e suficientes para a execuo de cada

    processo da organizao.

    Ex.: Subprocesso:

    Arquivo de documentos

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    Visualizando...

    Macroprocesso: Econmico-Financeiro

    Processos: Pagamentos Financeiro e Tesouraria Contbil

    Subprocessos: Pagamento de Nota Fiscal Pagamento de Relao de Despesas Pagamento da Folha

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    Outra questo importante sobre processos:

    Eficincia e Eficcia

    Todo processo pode ser analisado quanto a sua eficincia e sua eficcia.

    Quanto menos recursos so utilizados para resultados semelhantes, maior a eficincia.

    A eficcia est ligada a atingir o resultado esperado um processo s eficaz se atinge o objetivo que o motiva a ser realizado.

    Exemplo:

    Matricular os alunos em menos tempo = aumento na eficincia Matricular alunos = eficcia

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    Qualidade

    Segundo Ishikawa, qualidade satisfazer ao cliente, interno ou externo, atendendo ou excedendo suas expectativas atravs da melhoria contnua.

    A qualidade evoca que haja melhoria contnua dos processos. Resumidamente, necessrio que haja um ciclo PDCA do processo, onde P = planejamento, D = fazer (do), C = checar (se funcionou), A = agir (corrigir eventuais falhas verificadas, melhorar a forma como as coisas so feitas).

    Ou seja, natural (e bom) que os processos mudem ao longo do tempo.

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    Mapeamento de processos

    O Mapeamento de Processo tem a finalidade de ajudar a melhorar os processos existentes ou de implantar uma nova estrutura voltada para processos. O mapeamento tambm auxilia a instituio a enxergar claramente os pontos fortes, pontos fracos (pontos que precisam ser melhorados tais como: complexidade na operao, reduzir custos, gargalos, falhas de integrao, atividades redundantes, tarefas de baixo valor agregado, retrabalhos, excesso de documentao e aprovaes) Para que os processos sejam automatizados / informatizados, precisam ser conhecidos.

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    Benefcios

    Identificao e documentao dos processos existentes na instituio Padronizao modo a garantir determinado nvel de servio / atividade /operao Transformar o conhecimento tcito em explcito Envolvimento dos profissionais Nivelamento de informaes Troca de experincias e conhecimento Comprometimento com qualidade e resultados Levantamentos e identificao de oportunidades de melhoria dos processos Gesto de processos por indicadores de qualidade e de produtividade

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    Tcnicas de Mapeamento de Processos

    Entrevistas, questionrios, reunies e workshops Observao de campo Anlise da documentao existente Anlise de sistemas legados Coleta de evidncias

    A medida em que o mapeamento efetuado, importante registrar as informaes levantadas. Uma das formas de efetuar esta atividade criar uma Tabela de informaes complementares ao mapeamento de processo. Tambm importante sistematizar as conversas relatrios, atas de reunio, questionrios, para que os detalhes levantados no sejam perdidos, ou fiquem tcitos apenas na cabea do mapeador.

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    Tcnicas de Mapeamento de Processos

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    Fluxograma

    Fluxograma um tipo de diagrama, e pode ser entendido como uma representao esquemtica de um processo, sua sequncia operacional, o qual caracteriza: o trabalho que est sendo realizado, o tempo necessrio para sua realizao, a distncia percorrida pelos documentos, quem est realizando o trabalho e como ele flui entre os participantes deste processo.

    Para a utilizao pretendida, o mais usual o fluxograma multifuncional, pois este possui um foco nas unidades organizacionais, permitindo que seja compreendido o fluxo do processo entre os departamentos. muito til para os processos que no se completam em uma nica rea, indicando assim os responsveis por cada etapa e permitindo identificar problemas que acontecem quando os processos passam de uma rea para a outra.

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    Fluxograma Multifuncional Simbologia mais utilizada

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    Fluxograma Multifuncional - Exemplo

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    Business Process Management - BPM

    Podemos entender o conceito de Business Process Management como uma abordagem disciplinada para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negcio automatizados ou no para alcanar os resultados pretendidos consistentes e alinhados com as metas estratgicas de uma organizao (CBOK). Tem por objetivo entender os processos de negcio no escopo da organizao como um todo.

    (O mapeamento de processos proposto neste material alinha-se metodologia BPM)

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    Ferramentas para desenho dos processos

    Microsoft Visio um programa da Microsoft que permite compor diversos tipos de grficos de organizao diferentes, como fluxogramas, organogramas e diagramas em geral. Possui as principais estruturas, como: objetos de fluxo, conectores, artefatos e raias. um software pago.

    BiZagi Em sua verso bsica um software livre para realizar o desenho dos processos. Na tarefa de criar estes modelos, suporta o BPM no seu nvel mais bsico. Tem as principais estruturas, como: objetos de fluxo, conectores, artefatos e raias.

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    Exerccio

    Vamos desenvolver um exerccio prtico, visando consolidar os temas abordados at aqui.

    Lava Rpido Lave bem.

    Jos, dono do lava rpido Lave bem, procura sempre atender bem aos seus clientes. Ele tem notado que muitas vezes, o padro de acabamento dos carros varia, o que tem gerado algumas reclamaes. Visando solucionar este problema, Jos contratou uma consultoria, para mapear o processo de lavagem dos veculos.

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    Exerccio

    Os prximos 3 slides so uma sugesto de resoluo do exerccio que lhe foi entregue.

    Lava Rpido Lave bem.

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    Tabela Complementar ao mapeamento do processo Data do levantamento/validao: 01/03/2015

    Entrevistado(s): Jos, Felipe, Maurcio reas: Gerencia / Atendimento; Operao; Cliente final

    1 Processo Lavagem de veculos

    2 Sada(s) Veculos lavados

    3 Entrada(s) Veculos sujos; gua ; xampu automotivo; cera; pneu pretinho;

    4 reas envolvidas Atendimento; lavagem ; secagem; acabamento

    5 Sistemas auxiliares Sistema de senhas ; sistema de cartes

    6 Durao do processo 30 minutos em mdia, dependendo da espera para incio