UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Thatiani Cristina de Souza.pdf · Este Trabalho de Conclusão de Estágio foi julgado adequado e aprovado em

UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE EDUCAÇÃO DA UNIVALI EM SÃO JOSÉ

CURSO DE ADMINISTRAÇÃO – HABILITAÇÃO GERAL

THATIANI CRISTINA DE SOUZA

PROPOSTA DE FERRAMENTAS ADMINISTRATIVAS PARA ORGANIZAR OS DOCUMENTOS DA EMPRESA: UM ESTUDO DE CASO NA EMPRESA SOTEPA

São José 2007


PROPOSTA DE FERRAMENTAS ADMINISTRATIVAS PARA ORGANIZAR OS DOCUMENTOS DA EMPRESA:

UM ESTUDO DE CASO NA EMPRESA SOTEPA

Trabalho de Conclusão de Curso – projeto de aplicação –

apresentado como requisito parcial para obtenção do grau de

Bacharel em Administração da Universidade do Vale do

Itajaí.

Professor Orientador: Carolina Gomes Costa Masselli

São José

2007


PROPOSTA DE FERRAMENTAS ADMINISTRATIVAS PARA ORGANIZAR OS DOCUMENTOS DA EMPRESA: UM ESTUDO DE CASO NA EMPRESA SOTEPA

Este Trabalho de Conclusão de Estágio foi julgado adequado e aprovado em sua forma final

pela Coordenação do Curso de Administração – Habilitação Geral da Universidade do Vale

do Itajaí, em 30 de Julho de 2007.

Prof (a) MSc.Luciana Merlin Bervian Univali – CE São José

Coordenador (a) do Curso

Banca Examinadora:

Prof (a) MSc. Carolina Gomes Costa Masselli

Univali – CE São José Professora Orientadora

Prof MSc.Dr. Amarildo Kanitz

Univali – CE São José Membro

Prof MSc Dr. Rosalbo Ferreira

Univali – CE São José Membro

iii

Dedico este trabalho aos meus pais, Francisco

Mariano de Souza e Maria das Graças de Souza,

minhas irmãs Maria Hemília de Souza, Maria Gabriela

de Souza e (Márcia Regina de Souza “in memórian”),

ao meu irmão Francisco Carlos de Souza e ao meu

esposo Marcio Donisete Guanabara e as demais pessoas

que estiveram comigo nessa trajetória.

iv

Ao concluir este estudo, é de suma importância agradecer

primeiramente a Deus, à instituição de ensino Univali, a coordenadora

Luciana Merlin.

A empresa SOTEPA, pelo apoio e carinho que me deu desde o

início, aos meus chefes, pela acolhida e disponibilidade em responder às

informações solicitadas, sem as quais este trabalho não poderia ser

realizado.

A minha orientadora professora Dr. Carolina Masseli que, através

de sua disponibilidade e orientações, estimulou continuamente a

pesquisa, possibilitando que este trabalho chegasse a bom termo.

A todos os professores que atuaram durante o curso e que, através

do conhecimento transmitido, formaram uma base conceitual para

desencadear o estudo.

De forma especial, as amigas Rosemeri, Elza, Odinéia, Luciane,

Alexandro e Ademar pela amizade e compreensão.

Aos nossos colegas e amigos de classe, cujo entrosamento

propiciou o aprendizado coletivo.

Aos colegas de trabalho, pelo apoio e ajuda durante essa fase de

minha vida.

Ao meu cunhado Alexandro e amiga Luciane.

À minha família que desde o início do curso me deram apoio,

principalmente meus pais Francisco Mariano e Maria das Graças pelo

incentivo e força na conclusão deste trabalho.

Ao meu esposo que soube com toda a paciência estar ao meu lado

me dando força nos momentos mais difíceis.

Quero agradecer de coração, a todas as pessoas que direta ou

indiretamente, contribuíram para a concretização deste trabalho.

v

"Pros erros há perdão; pros fracassos, chance; pros

amores impossíveis, tempo. De nada adianta

cercar um coração vazio ou economizar alma. O

romance cujo fim é instantâneo ou indolor não é

romance. Não deixe que a saudade sufoque, que a

rotina acomode, que o medo impeça de tentar.

Desconfie do destino e acredite em você. Gaste

mais horas realizando que sonhando, fazendo que

planejando, vivendo que esperando, porque

embora quem quase morre esteja vivo, quem

quase vive já morreu."

Luis Fernando Veríssimo

vi

RESUMO

O objetivo deste trabalho é implantar ferramentas administrativas para organizar os documentos da empresa SOTEPA. Trata-se do sistema de arquivamento de muitos papéis utilizados no dia a dia do profissional, o que implicou na reestruturação do leiaute e de um manual de procedimentos. Ao elaborar as ferramentas, os acervos foram catalogados, ordenados e classificados de modo que possibilitasse a padronização e a sistematização dos referidos acervos. Para tanto, a pesquisa caracteriza-se como um projeto de aplicação, à medida que tentou propor alternativas técnicas que permitem organizar o arquivo e facilite o manuseio dos documentos pelos empregados. Com intuito de enriquecer o trabalho, foi realizada, ainda, uma pesquisa bibliográfica, em que os autores ajudam a encontrar o melhor sistema de arquivamento para empresa. Além disso, a abordagem deste estudo é de natureza descritiva, exploratória, estudo de caso e qualitativa. Sendo assim, a implantação das ferramentas, amplia os recursos e competências necessárias para o enfrentamento de desafios organizacionais. Palavras-chave: Ferramentas Administrativas; Acervos; Arquivo

vii

ABSTRACT

SUMMARY The objective of this work is to implant administrative tools to organize documents of company SOTEPA. The day of the professional is about the filling system of many papers used in the day, what it implied in the reorganization of leiaute and a manual of procedures. When elaborating the tools, the quantities had been catalogued, commanded and classified in way that made possible the standardization and the systematization of the related quantities. For in such a way, the research is characterized as an application project, to the measure that tried to consider alternatives techniques that allow to organize the archive and facilitates the manuscript of documents for the employees. With intention to enrich the work, it was carried through, still, a bibliographical research, where the authors help to find optimum system of filling for company. Moreover, the boarding of this study is of descriptive, exploratória nature, qualitative study of case and. Being thus, the implantation of the tools, extends the resources and necessary abilities for the confrontation of organizacionais challenges. Word-key: Administrative tools; Quantities; Archive

viii

Lista de ilustrações

Figura 1 – Hierarquia das necessidades de Maslow ........................................................... 12

Figura 2 – As principais teorias administrativas ................................................................. 13

Figura 3- Métodos de Aquivamento .................................................................................... 32

Figura 4- Arquivo técnico atual ........................................................................................... 45

Figura 5- Levantamentos dos documentos .......................................................................... 46

Figura 6- Mudanças ............................................................................................................. 47

Figura 7- Alterações no leiaute ............................................................................................ 48

Figura 8 – Novo leiaute ....................................................................................................... 49

Quadro 1 – Vantagens e desvantagens do uso dos manuais ................................................ 23

Quadro 2- Etapas das informações restritas ........................................................................ 30

Quadro 3- Métodos de Aquivamento .................................................................................. 33

Quadro 4- Tabela de temporalidade .................................................................................... 35

ix

Lista de tabelas

Tabela 1 – Numeração dos materiais ................................................................................... 50

Tabela 2 – Codificação dos materiais .................................................................................. 51

Tabela 3 – A busca no computador ..................................................................................... 51

Anexos

Anexo A – Fotos das Obras ................................................................................................. 61

Anexo B – Organograma da empresa .................................................................................. 62

Anexo C – Fotos da pesquisa .............................................................................................. 63

x

SUMÁRIO Resumo ................................................................................................................................................................. vii

Abstract ............................................................................................................................................................... viii

Lista de ilustrações ............................................................................................................................................... ix

Listas de tabelas ..................................................................................................................................................... x

1 INTRODUÇÃO .................................................................................................................. 1

1.1 DESCRIÇÃO DA SITUAÇÃO PROBLEMA .................................................................................... 3

1.2 OBJETIVOS ............................................................................................................................. 3

1.2.1. Objetivo geral ................................................................................................................... 3

1.2.2. Objetivos específicos ....................................................................................................... 3

1.3 JUSTIFICATIVA ....................................................................................................................... 4

1.4 APRESENTAÇÃO GERAL DO TRABALHO .................................................................................. 5

2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ..................................................................................... 6

2.1 AS ORGANIZAÇÕES E AS ABORDAGENS .................................................................................. 6

2.2 ABORDAGENS CLÁSSICAS DA ADMINISTRAÇÃO ..................................................................... 8

2.3 FUNÇÕES DO ADMINISTRADOR ............................................................................................. 13

2.3.1. Planejamento .................................................................................................................. 14

2.3.2. Organizações .................................................................................................................. 14

2.3.3. Direção ........................................................................................................................... 16

2.3.4. Controle ......................................................................................................................... 16

2.4 ORGANIZAÇÃO, SISTEMAS E MÉTODOS (OSM) ................................................................... 17

2.5 FERRAMENTAS DE OSM ..................................................................................................... 18

2.5.1. Quadro de Distribuição de Trabalho (QDT)................................................................... 18

2.5.2. Formulário ...................................................................................................................... 19

2.5.3. Manual ............................................................................................................................ 21

2.5.4. Leiaute ............................................................................................................................ 23

2.5.5. Arquivo ........................................................................................................................... 28

2.5.6. Classificação ................................................................................................................... 29

2.5.7. Descrição ........................................................................................................................ 34

2.5.8. Ordenação e codificação ................................................................................................. 35

2.5.9. Microfilmagem ............................................................................................................... 36

xi

3 DESCRIÇÃO DO MÉTODO .......................................................................................... 38

3.1 CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA .......................................................................................... 38

3.2 COLETA E TRATAMENTO DE DADOS: .................................................................................... 40

4 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA ............................................................................. 41

5 APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS ......................................................................... 45

6 CONSIDERAÇÕES FINAIS .............................................................................................. 53

6.1 SUGESTÕES PARA NOVOS TRABALHOS ................................................................... 54

REFERÊNCIAS ..................................................................................................................... 56

APÊNDICES ........................................................................................................................... 60

ANEXOS ................................................................................................................................. 61

1 INTRODUÇÃO

Desde a antiguidade o homem vem tentando organizar seus pensamentos, métodos,

sociedade, enfim, dentre as mais variadas atividades. Este entendimento começou desde a Pré-

História, quando o homem se comunicava através de desenhos feitos nas paredes das

cavernas. A escrita foi elaborada e criada somente na antiga Mesopotâmia através de placas

de barro, onde cunhavam esta escrita. Os egípcios antigos também desenvolveram a escrita

quase na mesma época que os Sumérios, os quais falavam sobre a vida dos faraós nas paredes

internas das pirâmides.

A Roma Antiga também deu sua contribuição organizacional através do alfabeto

romano que posteriormente, passando por algumas modificações, gerou o estilo de escrita

denominado uncial e foi utilizado na escritura de Bíblias. Registros mais recentes, mais

precisamente no século XV, destacam alguns eruditos italianos, incomodados com os

alfabetos e os estilos muito complexos de escrita, criaram um novo estilo. Em 1522, o

italiano Lodovico Arrighi, foi o responsável pela publicação do primeiro caderno de

caligrafia. Foi ele quem deu origem ao estilo que hoje denomina-se itálico. Com o passar do

tempo outros cadernos também foram impressos, sendo gravados em chapas de cobre. Foi

deste processo que se originou a designação de escrita calcográfica.

Com isso nota-se que a importância da escrita para a história e para a conservação de

registros foi o primeiro passo para permitir o armazenamento e a propagação de informações

não somente entre indivíduos, mas também por gerações.

Dessa forma, Chiavenato (2000) ensina que há uma necessidade de reorganizar as

empresas, que crescem, não apenas em tamanho, mas também em papéis e documentos

escritos que são movimentados de forma contínua em seus setores. Sendo assim, somente a

informação contida nos documentos não basta. É muito importante uma correta organização

destes documentos a fim de ajudar os gestores a avaliar suas decisões, embasados em

informações de fácil acesso e sobretudo consistentes para uma correta tomada de decisão.

Essas informações são oriundas das atividades funcionais das organizações, que são

registradas em documentos fiscais, trabalhistas, administrativo e técnico, as quais definem

questões imprescindíveis para a empresa, ao documentar sua memória histórico-cultural.

(VALENTIM, 1997)

2

Nesse sentido, a documentação das empresas deve ser armazenada à medida que possa

ser utilizada pelas empresas e que facilite a operacionalização dos processos organizacionais.

O arquivo da SOTEPA, entretanto, foi escolhido a partir da necessidade da empresa,

organizar os documentos de forma lógica e racional para facilitar a procura dos mesmos,

visando a um melhor desenvolvimento de sua rotina, pois, o processo de arquivamento é

importante e precisa ser gerenciado a todo o momento.

Dentro deste contexto em que se insere o presente trabalho, a proposta deste estudo é

ajudar a desenvolver uma ferramenta para a organização dos documentos, disponibilizando

essas informações de maneira rápida e precisa para todos os colaboradores da organização.

3

1.1 Descrição da situação problema

A empresa SOTEPA, objeto do presente estudo, caracteriza-se como uma empresa de

consultoria, especializada em projetos e serviços de engenharia, atuando desde 1972 nas áreas

rodoviárias, aeroportuárias, de saneamento, abastecimento de água, meio ambiente, contenção

e estabilização de encostas, obras de arte especiais, túneis, sondagens geológicas,

levantamento topográfico, cadastro técnico multi-finalitário, estudos de viabilidade técnico-

econômica, planos diretores e planejamento em geral, dando maior ênfase na área rodoviária.

Por meio de um diagnóstico realizado na disciplina de estágio I, percebeu-se a

importância de organizar os documentos do arquivo, para facilitar o alcance das informações

por todos os colaboradores da empresa e garantir a operacionalização dos processos da

SOTEPA.

Segundo Souza (apud Paes, 1997, p.19), o “arquivo é o conjunto de documentos

oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de

suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros”.

Nesse sentido, houve a necessidade de criar uma ferramenta para ser utilizado

diariamente na empresa, para orientar a consulta e determinar com exatidão quais são e onde

estão os documentos guardados para que seus colaboradores possam buscar de maneira

rápida, precisa e de fácil compreensão.

O trabalho, portanto, tem o objetivo de propor a utilização de ferramentas

administrativas para organizar os documentos da empresa SOTEPA.

1.2 Objetivos

1.2.1. Objetivo geral

Propor a utilização de ferramentas administrativas para organizar os documentos da

empresa SOTEPA.

1.2.2. Objetivos específicos

• Descrever o leiaute do arquivo;

• Apontar as deficiências/ problemas do leiaute do arquivo;

• Identificar as melhorias do leiaute;

4

• Identificar e ordenar os documentos;

• Escolher o método de codificação dos documentos;

• Elaborar o manual de identificação dos documentos.

1.3 Justificativa

O interesse em estudar um manual para a empresa SOTEPA, surgiu devido à aplicação

de um instrumento de diagnóstico e das dificuldades encontradas no dia a dia. E uma dessas

dificuldades era a localização desses materiais e a outra, as dependências físicas do setor de

arquivo, que se encontrava com o espaço insuficiente, com certa insalubridade, pois em geral,

todos os arquivos são guardados pela empresa para serem utilizados como consulta para a

realização de outros projetos.

Medeiros (1999) afirma que os arquivos são depósitos de papéis velhos que não se

utilizam mais, mas são arquivados por tradição, porque algum dia esse documento pode ser

útil para dar informações desejadas.

Devido às dificuldades encontradas no arquivo da empresa, este projeto vem

viabilizar a construção de ferramentas para facilitarem eventuais consultas com maior rapidez

e exatidão. Dessa forma, não será eliminado nenhum documento, apenas serão classificados e

organizados de uma forma lógica e sistemática para permitir o acesso facilitado aos mesmos.

Atualmente, o arquivo funciona numa área 18,97 m², contendo volumes de projeto,

originais de projeto, normas técnicas, literatura técnica, propostas e editais, originais de

proposta e editais, dentre outros. São armazenadas em prateleiras de madeira, algumas com

altura menor que 297 cm.

Contudo este trabalho será importante para acadêmica, pois irá lhe proporcionar

conhecimentos e experiências, podendo aplicar os conhecimentos da ciência da administração

na empresa, além de garantir a facilidade de acesso aos documentos da mesma. Para a

universidade será importante, porque nenhum trabalho foi realizado nessa área, além de

contribuir com futuros trabalhos que serão desenvolvidos.

A viabilidade deste trabalho se deu com o apoio da diretoria e da facilidade de acesso

às informações que são necessárias para o término desse trabalho.

5

Para a empresa é de grande importância, pois toda a documentação será organizada e

por meio das ferramentas que serão implementadas, seus colaboradores localizarão esses

materiais.

Nesse sentido, buscar-se-á neste projeto, construir, com base na literatura, ferramentas

para organizar os acervos da SOTEPA.

1.4 Apresentação geral do trabalho

Será desenvolvido em capítulos, para melhor compreensão das técnicas de arquivos e

como fazê-los:

Este trabalho apresenta, no capítulo 1 a exposição do tema com a pergunta de

pesquisa, os objetivos, bem como a justificativa da relevância deste estudo para a empresa e

para a acadêmica.

Apresenta-se no capítulo 2 a fundamentação teórica. Nessa parte do trabalho são

apresentadas as idéias dos autores referentes ao tema, dentre eles as funções administrativas,

as organizações e as abordagens, OSM, leiaute, formulário, QDT, manual, arquivo e os

métodos de arquivamento.

No capítulo 3 apresenta-se à metodologia utilizada para realizar a coleta de dados

primários e secundários, o tratamento que estes dados receberam e os instrumentos utilizados

para se chegar à resposta da pergunta da pesquisa. Além da caracterização metodológica do

estudo.

O capítulo 4 apresentará dados sobre a empresa onde foi realizada a aplicação.

Destaca-se, a filosofia da empresa, a sua localização, o seu quadro colaborativo, seu ramo de

atividade, além de um breve histórico da organização.

O capítulo 5 demonstrará os resultados obtidos na aplicação. Esses resultados serão

analisados e comparados com a pergunta de pesquisa e os objetivos gerais e específicos.

No capítulo 6, serão exposta as considerações finais sobre o trabalho, destacando o

cumprimento dos objetivos e a conseqüente resposta a questão problema formulada no início

desta pesquisa.

Por fim, estão apresentadas as referências que foram utilizadas no decorrer do trabalho

e os anexos necessários para a compreensão do leitor.

2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

Após ter apresentado a pergunta problema, os objetivos e os motivos que levaram a

escolha deste tema. Este trabalho tem o propósito de sugerir a implantação de ferramentas

organizacionais para sustentar este objetivo, para isso é necessário analisar alguns conceitos

de outros autores. É preciso compreender também, que as empresas tornaram-se mais

complexas, criando algumas técnicas, métodos para auxiliar a ciência da administração.

Assim, a ciência da administração é dividida em 4 funções para ajudar a empresa: o

planejamento, a organização, a direção e controle. Essas funções são subdivididas e neste

trabalho a função organização será a mais focada em razão das ferramentas organizacionais,

como por exemplo, o leiaute, o manual, o arquivo e OSM.

2.1 As organizações e as abordagens

A administração se desenvolveu num rítmo muito lento até o século XIX, a partir do

século XX passou a se desenvolver com maior eficácia devido à produção de bens ou serviços

que passou a ser confiada nas organizações e administrada por dirigentes. (CHIAVENATO,

2000, p. 17)

O autor comenta que, desde os tempos da antiguidade, a administração recebeu

influência de vários filósofos como Sócrates, Platão e Aristóteles, suscitaram vários conceitos

e práticas da administração na antiguidade.

Com o surgimento da Filosofia Moderna, a qual se destaca o filósofo Francis Bacon e

René Descartes, a administração deixa de receber contribuições e influências, pois o campo de

estudo filosófico passa a se afastar dos problemas organizacionais. Desse momento em diante,

surge à contribuição da Igreja Católica Romana, uma das organizações mais antigas do

mundo. (CHIAVENATO, 2000).

Para Megginson, Mosley e Pietri Jr. (1998, p.38):

A Igreja Católica Romana contribuiu bastante para a evolução da administração. À medida que o cristianismo se espalhava e surgiam diferentes seitas, ela precisava definir com mais clareza sua missão, fins, objetivos, diretrizes, regras e regulamentos, assim como sua hierarquia organizacional.

7

Nesse sentido, é importante ressaltar que, enquanto a igreja estruturou a sua

organização com base na hierarquia de autoridades, sob o comando do Papa, ela não exerceu

nenhuma influência sobre outras organizações, porém, sua estrutura “serviu de modelo para

muitas organizações que incorporaram seus princípios e normas administrativas”.

(CHIAVENATO, (2000, p.19).

No final do século XVIII na Inglaterra, ocorreu uma revolução industrial que, marcou

o contexto industrial, tecnológico, substituindo o trabalho humano pelas máquinas. Assim

pode-se dizer que:

Para Kwasnicka, (1995, p.25):

Com a revolução industrial as empresas crescem, utilizam-se máquinas, emprega-se grande número de pessoas, a produção é em larga escala, atende-se a mercados maiores e mais distantes, e acirram-se as disputas por mercadorias – a concorrência. As empresas foram-se adaptando à nova situação; na medida do possível, por tentativa e erro. Foi nessa ocasião que surgiram as primeiras obras que buscavam a aplicação do método científico no estudo do trabalho. Além disso, tornou-se necessário a especialização e a divisão do trabalho.

Devido ao crescimento das indústrias, houve a necessidade de melhorar o modo como

as organizações eram administradas, já que a estrutura administrativa do governo mostrou-se

imprópria para acompanhar esta nova realidade, por esse motivo surge à teoria da

administração. (KWASNICKA, 1995)

Vários conceitos podem ser atribuídos para entender o significado da palavra

administração, porém, é preciso ir além da interpretação da palavra, uma vez que envolve

diferentes organizações que desempenham funções diversificadas para alcançar os objetivos

de forma eficiente e eficaz.

Dessa forma, cabe ressaltar alguns conceitos para a compreensão da tarefa de

administração: Chiavenato (2000, p.5) ressalta que “a palavra administrar vem do latim ad

(direção, tendência para) e minister (subordinação ou obediência), e significa aquele que

realiza uma função abaixo do comando de outrem, isto é, aquele que presta um serviço a

outro”.

Na linha de pensamento de Montana (2000, p.2) “administração é o ato de trabalhar

com e por meio de pessoas para realizar os objetivos tanto da organização quanto de seus

membros”.

8

Na visão de Megginson, Mosley e Pietri Jr. (1998, p.13) “administração pode ser

definida como trabalho com recursos humanos, financeiros e materiais, para atingir objetivos

organizacionais através do desempenho das funções de planejar, organizar, liderar e

controlar”.

Conforme se extrai dos ensinamentos de Stoner (1999), a administração é entendida

como o processo de planejamento, organização, liderança e controle do trabalho dos

colaboradores da organização e de todos os recursos das empresas para atingir os objetivos

estabelecidos.

Por todo exposto, conclui-se que, a administração está presente diariamente na vida do

ser humano, sendo importante tanto no contexto organizacional como no convívio familiar.

Com o crescimento industrial, as organizações precisavam de administradores qualificados e

capazes para compreender e solucionar os problemas encontrados na empresa foi então, que

surgiram as várias escolas clássicas da administração.

2.2 Abordagens clássicas da administração

A administração científica começou na Europa durante a Revolução Industrial no

século XVIII, e, foi a primeira escola fundada por Frederick Winslow Taylor, considerado o

Pai da Administração científica. Sua ênfase era na tarefa (MAXIMIANO, 2000)

Para Stoner, (1999, p.23):

O uso de novas tecnologias concentrou grandes quantidades de matéria prima e de trabalhadores dentro das fábricas; os bens eram produzidos em quantidade e precisavam ser amplamente distribuídos. A necessidade de coordenar todos esses elementos fez surgir uma abordagem sistemática da Administração.

Taylor defendeu o método científico para analisar o trabalho e também desenvolveu a

melhor opção de se fazer uma tarefa, estudou cientificamente o trabalho humano e o trabalho

da máquina. (MONTANA, 2000).

Nesse mesmo período, final do século XIX e início do século XX, surge a escola

normativa com o engenheiro Henry Fayol, fundador da Teoria Clássica. Era considerado o pai

da administração moderna. Sua ênfase era na estrutura e no funcionamento da organização.

Definiu a teoria administrativa como “uma coleção de princípios, regras, métodos e

procedimentos testados e verificados por experiência geral”. (SILVA, 2002, p.145).

9

Com o intuito de contribuir para o desenvolvimento de uma ciência administrativa, o

autor apresentou catorze princípios da administração, ou seja, que levariam a organização a

operar com maior eficiência: a divisão do trabalho, a autoridade e responsabilidade, a

disciplina, a unidade de comando, a unidade de direção, a subordinação do interesse

individual ao interesse geral, a remuneração do pessoal, a centralização, a hierarquia, a ordem,

a equidade, a estabilidade do pessoal, a iniciativa e espírito em equipe. (MAXIMIANO, 2000)

Segundo Fayol (apud Montana, 2000), administrar uma organização significa prever,

controlar, organizar, comandar e coordenar. Independente do ramo da organização, as funções

administrativas precisam se fazer presentes, já que o sucesso das organizações depende

exclusivamente do modo como estas funções são desempenhadas.

Tanto Taylor como Fayol eram engenheiros e tiveram pela frente o desafio de

entender a lógica das organizações. Enquanto Taylor “começou pelo operário (de baixo para

cima), Fayol começou pelos dirigentes (de cima para baixo)”. O objetivo de Taylor era

padronizar o serviço de modo com que não só operário, mas também as gerências pudessem

se especializar para executar as tarefas com maior eficiência e rapidez, aumentando a

produtividade e o rendimento da empresa. Para ele a administração tinha que ser tratada como

ciência. No sistema de Taylor o operário era quem executava num determinado tempo,

movimentos regulados; preocupava-se com a economia do trabalho humano e com o estudo

do tempo perdido pelo homem e pela máquina. (SILVA, 2002).

Com clara resposta aos problemas enfrentados pela teoria clássica junto aos

trabalhadores, a teoria das relações humanas constitui-se em uma abordagem fortemente

influenciada pelas ciências sociais, em especial pelo desenvolvimento da psicologia industrial.

A partir dos experimentos de Elton Mayo, em 1927 realizaram a experiência de Hawthorne

onde examinaram o comportamento dos empregados, as necessidades psicológicas e sociais,

verificando que o desempenho dos operários era alcançado não somente pela capacidade

física e sim moral, proporcionada pelo ambiente harmônico e sem pressões, onde as pessoas

tinham maior autonomia, o que levara a aumentar o rítmo da produção. (STONER, 1999).

Essa escola surgiu para diminuir a desumanização do trabalho surgida com a aplicação de

métodos rigorosos, nos quais os trabalhados tinham que se submeter para aumentar a

capacidade de produção das empresas. (CHIAVENATO, 2000).

Devido às limitações das escolas anteriores, surge a escola burocrática de Max Weber

que também concentra seu foco na estrutura organizacional.

10

Stoner (1999) desenvolveu uma teoria burocrática que destacava a necessidade de uma

hierarquia estritamente definida e governada por regulamentos e linhas de autoridade

claramente definida.

Essa teoria considera também as metas da organização e não as metas dos

colaboradores, analisando o comportamento humano de uma forma padronizada, isolada e

mecânica.

Devido aos impasses surgidos dentro da administração, por decorrência da oposição

entre a teoria clássica e a teoria das relações humanas, surgiu a teoria estruturalista, “um

desdobramento da teoria burocrática e uma leve aproximação da teoria das relações humanas,

fundada por Amitai Etzioni”. Sua ênfase é na estrutura organizacional, nas pessoas e no

ambiente. Também ressalta que “estrutura é o conjunto formal de dois ou mais elementos e

que permanece inalterado seja na mudança ou na diversidade de conteúdos, isto é, a estrutura

mantém-se mesmo com a alteração de um dos seus elementos ou relações”. (CHIAVENATO,

2000, p.223)

A análise das organizações, do ponto de vista estruturalista, é feita a partir de uma

abordagem múltipla, combinando fundamentos da Teoria Clássica, da Teoria das Relações

Humanas e da Teoria Burocrática. Para os estruturalistas, a sociedade moderna e

industrializada é uma sociedade de organizações diferenciadas, das quais o homem passa a

depender para nascer, viver e morrer. “A Teoria Estruturalista concentra-se no estudo das

organizações principalmente na sua estrutura interna e na sua interação com outras

organizações”. Essa teoria focaliza o homem organizacional como um indivíduo que pode

participar, simultaneamente, de várias organizações, variando os papéis desempenhados. Mas

para ter sucesso é necessário ser flexível, tolerante a frustrações e possuir permanente desejo

de realização. (CHIAVENATO, 2000, p.225).

A Teoria Estruturalista, segundo Chiavenato (2000), também é denominada “Teoria da

Crise” já que trata mais dos problemas e dificuldades das organizações do que de sua situação

normal. Por esse motivo houve a necessidade de ampliar os conhecimentos teóricos o que fez

surgir à Teoria dos Sistemas, formulada e desenvolvida por Kenneth Boulding e pelo biólogo

Ludwig vom Bertalanffy, com o objetivo de “sintetizar as idéias comuns a várias disciplinas”.

(CARAVANTES, 2005, p.147)

11

A teoria de sistemas “não busca solucionar problemas ou tentar soluções práticas, mas

produzir teorias e formulações conceituais para aplicações na realidade empírica”.

(CHIAVENATO, 2000, p.354).

Megginson (1998, p.56) ressalta que, os sistemas podem ser abertos ou fechados. Abertos tende a um relacionamento dinâmico com seu ambiente, recebendo vários inputs, transformando-os de alguma forma, para chegar ao produto final (outputs) e sistema fechado tende a um equilíbrio estático, não interagem com o ambiente externo e, portanto, não é influenciado pelo que está acontecendo nesse ambiente.

Nesse sentido, surge uma nova abordagem, a teoria contigencial, que tem como

objetivo entender a relação da empresa com o ambiente externo. (CHIAVENATO, 2000)

A teoria da contingência surgiu para alcançar a eficácia organizacional, pois a gerência

preocupava-se mais com o ambiente interno, deixando de lado o que acontecia ao seu redor,

tanto a teoria de sistemas quanto a da contingência, reconhecem a importância do ambiente

externo. (CARAVANTES, 2005)

De acordo com Montana (2000, p.26),

o método contigencial enfatiza que não existe uma única solução universal para os problemas em administração, mas que a solução correta dependerá das necessidades especificas da situação. Esse método é eclético e faz uso de técnicas de administração de muitos outros métodos. Ele se distingue como uma metodologia de solução de problemas que começa com uma analise situacional e termina com a geração, avaliação e recomendação de uma solução em potencial para resolver o problema em administração.

Na visão de Chiaventato (2000, p.109), “a teoria neoclássica representa a teoria

clássica colocada em um novo figurino e dentro de um ecletismo que aproveita a contribuição

de todas as demais teorias administrativas”. Surgiu então a necessidade de excluir exageros e

distorções existentes na teoria clássica, utilizando apenas conceitos importantes e necessários.

A teoria do desenvolvimento organizacional (D.O) foi criada pelo cientista Richarde

Beckhard, para ajudar a organização como um todo, seu foco “está em mudar as pessoas, a

natureza e a qualidade de suas relações de trabalho.” (CHIAVENATO, 2000, p.296)

Bennis (apud Silva, 2002, p.400), define desenvolvimento organizacional como uma

resposta à mudança “é um processo sistemático, administrativo, e planejado de mudança de

cultura, sistemas e comportamentos de uma organização, a fim de melhorar a eficácia da

organização na solução dos problemas e no alcance dos seus objetivos.”

12

Em 1947, surge a teoria comportamental ou teoria behaviorista da administração,

fundada por Herbert Alexander Simon, tendo como ênfase as pessoas que estão dentro do

contexto organizacional. Essa teoria “fundamenta-se no comportamento individual das

pessoas”. Para explicar esse comportamento é necessário estudar a motivação humana, foi aí,

que Abraham H. Maslow apresentou uma teoria da motivação segundo as necessidades

humanas, as quais estão organizadas e dispostas em níveis, numa hierarquia de importância e

influência e que pode ser visualizada como uma pirâmide” (CHIAVENATO, 2000, p. 253).

Para Silva (2002), essa escola trouxe mais valorização no comportamento do indivíduo, os

quais se desenvolveram através dos estudos feitos na experiência de hawthorne.

Essa teoria pode ser apresentada por uma escada em que cada degrau é alcançado após

ter sido atingido. Quando essas necessidades não são atendidas, o indivíduo trabalha

insatisfeito, não se comunica e trabalha totalmente desanimado, e com isso produzirá menos.

De acordo com Caravantes (2005):

Necessidades de auto-realização (trabalho criativo, participação nas decisões)

Necessidades de estima (amizade dos colegas, interação com clientes)

Necessidades sociais (orgulho e reconhecimento, promoções)

Necessidades de segurança (estabilidade no emprego, remuneração e benefício)

Necessidades Fisiológicas (intervalos de descanso, conforto físico)

Figura 1 – Hierarquia das necessidades de Maslow

Fonte: CARAVANTES (2005)

Posteriormente à idéia da existência de necessidades humanas lançadas por Maslow,

Douglas McGregor, desenvolveu a teoria X e Y para visualizar o comportamento humano

dentro da empresa.

A teoria X, as pessoas não gostam de trabalhar, são preguiçosas, não aceitam

responsabilidades, são ingênuas, e sem iniciativa e necessitam constante supervisão. Já a

teoria Y, as pessoas gostam de trabalhar, são criativas e competentes, procuram desafios,

13

aceitam responsabilidades e trabalham com vontade quando são recompensadas.

(MONTANA, 2000)

A Teoria Geral da Administração estuda a evolução do pensamento administrativo

destaca a interação e a interdependência de cinco variáveis.

Figura 2 – As principais teorias administrativas

Fonte: Chiaventao (2000)

O gráfico 1 mostra cinco variáveis básicas e primordiais para a organização das

empresas em geral, que dependem e são influenciadas umas pelas outras. As tarefas estão

diretamente ligadas com o ambiente e a tecnologia, a estrutura está ligada com a tecnologia e

as pessoas com o ambiente.

Nesse sentido, é importante e necessário que se conheçam as funções do processo de

gestão (planejamento, direção, organização e controle) para que as organizações sobrevivam

no mercado e alcance os objetivos desejados. (SILVA, 2002).

2.3 Funções do administrador

Com a divisão do trabalho, dividiu-se a autoridade e a responsabilidade de cada

membro dentro da organização. Daí a necessidade de ressaltar o papel dos gerentes, para

planejar, organizar, liderar e controlar. Essas funções constituem o processo administrativo

que devem ser desempenhadas por administradores para alcançar os resultados esperados pela

organização.

Tarefas

Estrutura Pessoas

Ambiente Tecnologia

- Teoria Relações Humanas - Teoria do Comportamento Organizacional - Teoria do Desenvolvimento Organizacional

- Teoria da Contigência - Teoria Estruturalista - Teoria Contingência

- Administração Científica - Teoria Clássica - Teoria Neoclássica - Teoria da Burocracia - Teoria Estruturalista

14

2.3.1. Planejamento

O processo de planejamento é uma ferramenta que as pessoas e as organizações usam

para administrar suas relações com o futuro. “O planejamento segundo Arantes (1998, p.138)

é, entre as funções gerenciais, a que tem primazia”, indicando as diretrizes para a direção e

controle. Dessa forma, é considerada a função mais importante, pois um bom planejamento se

estabelece o alicerce para as outras funções.

Segundo Chiavenato, (2000) a seqüência do planejamento é definida aonde, quando, o

que precisa ser feito para alcançá-los. É necessário ter claro aonde se quer chegar e o que vai

fazer para chegar até lá. Sendo assim, segundo Megginson, Mosley e Pietri Jr. (1998, p.17),

“planejar significa escolher ou estabelecer a missão da organização, seu propósito e objetivos,

e depois diretrizes, projetos, programas, procedimentos, métodos, sistemas, orçamentos,

padrões e estratégias necessárias para atingí-los”.

Os autores Megginson, Mosley e Pietri, (1998) e Schermerhorn (1999) ressaltam que

o processo de planejamento pode ser seguido por algumas etapas: devem ser definidos seus

objetivos ou metas, determinar onde você esta em relação aos objetivos, identificar e avaliar

as condições atuais e futuras que afetam esses objetivos e implementar um plano de ação

eficaz para atingir as metas traçadas e avaliar os resultados.

Para Maximiano (2000), a criação de qualquer organização inicia com decisões

interdependentes de planejamento interno e externo. As decisões de planejamento externo são

as que abrangem a definição dos objetivos da organização. As de planejamento interno são as

que abrangem a escolha de meios (ou recursos) para realizar os objetivos.

De um modo geral, o planejamento aumenta a possibilidade de tomar as melhores

decisões, para no futuro, conseguir o melhor desempenho. (MEGGINSON, MOSLEY E

PIETRI JR., 1998).

Nesse sentido, uma organização utiliza o planejamento para alcançar seus objetivos de

forma eficiente, eficaz e com responsabilidade.

2.3.2. Organizações

A organização caracteriza-se como a segunda função administrativa, cujo propósito

consiste em agrupar as pessoas e as atividades de maneira lógica.

De acordo com Chiavenato (2000, p.131),

15

Nesse sentido organização como função administrativa significa o ato de organizar, estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de sua administração e estabelecer as relações entre eles e as atribuições de cada um. Organizar consiste em determinar as atividades específicas necessárias ao alcance dos objetivos planejados (especializar); agrupar as atividades em uma estrutura lógica (departamentalização) e designar as atividades à especificas posições e pessoas (cargos e tarefas).

A organização para ser eficaz precisa de um administrador que entenda sobre os

conceitos da administração. Essas organizações são ligadas a um grupo de pessoas que tem

como objetivo trabalhar juntas para alcançar o objetivo desejado. Essa função da

administração serve para coordenar os recursos organizacionais de modo que a organização

consiga alcançar seus objetivos. (MEGGINSON, MOSLEY E PIETRI JR., 1998). Mas para

isso é preciso planejar qual colaborador será treinado para colocá-lo em um ambiente de

trabalho produtivo, para desempenhar a sua função na organização, pois cada empresa tem

uma estrutura diferente e conseqüentemente os objetivos são diferentes, por isso os

administradores devem adequar seus colaboradores aos objetivos da empresa.

Para Stoner (1999, p.7), “organizar é o processo de arrumar e alocar o trabalho, a

autoridade e os recursos entre os membros de uma organização, de modo que eles possam

alcançar eficientemente os objetivos da mesma”.

Já para Megginson, Mosley e Pietri Jr. (1998) e Montana (2003), a organização é o

processo de reunir e determinar os recursos físicos e humanos à consecução das atividades

necessárias para se atingir os objetivos da organização, combinar esses recursos e atividades

em grupos práticos, designar a responsabilidade de atingir os objetivos a empregados

responsáveis, e delegar a esses indivíduos a autoridade necessária para realizar essas tarefas.

Chiaventato (2000) ressalta, também, que a função organização pode ser estruturada

no nível global ou institucional, nível departamental ou intermediário e no nível das tarefas e

operações ou operacional. No nível institucional desenvolve o desenho organizacional, no

segundo a função organizacional caracteriza-se pelo estudo dos departamentos e o terceiro e

último pelos cargos e tarefas.

Cabe ressaltar ainda que a organização consiste num processo de dispor pessoas e

outros recursos para realizar tarefas a serviço de um propósito comum. (SCHERMERHORN,

2004)

16

2.3.3. Direção

A direção pode ser considerada como a terceira função administrativa, cujo objetivo é

alcançar os objetivos da organização por meio das atividades das pessoas que trabalham na

organização. Para que a organização seja eficaz, os dirigentes dirigem os gerentes, os gerentes

dirigem os supervisores e os supervisores dirigem os funcionários. Daí a necessidade de se

comunicar, liderar e motivar os seus subordinados para que todos consigam atingir seus

objetivos. (CHIAVENATO, 2000). Cabe ressaltar também, que alguns autores, usam a

palavra direção e outros a liderança, mas ambas têm o mesmo significado.

Já para Chiavenato (2000, p.133), dirigir “significa interpretar os planos para os outros

e dar as instruções sobre como executá-los em direção aos objetivos a atingir”. Segundo o

autor a direção pode se dar em três níveis: nível global ou institucional, nível departamental

ou intermediário e o nível operacional. No nível global ou institucional abrange a organização

como um todo; no segundo nível os departamentos e o terceiro abrangem cargos e tarefas.

Megginson, Mosley e Pietri Jr. (1998, p.18) ressaltam que “liderança é a função do

administrador de influenciar os funcionários para alcançar os objetivos, o que envolve a

qualidade, o estilo e o poder do líder, e também suas atividades relacionadas à comunicação,

motivação e disciplina”. Para Stoner (1999, p.7), “liderar significa dirigir, influenciar e

motivar os empregados a realizar tarefas essenciais”. Nesse sentido, essa função faz com que

os subordinados executem o que deve ser feito.

Assim, pode-se dizer que as pessoas são conduzidas pelos líderes para realizar certos

objetivos, desejos e necessidades tanto dos líderes quanto dos seus seguidores. Cabe ressaltar,

contudo, que só há liderança quando os seus seguidores seguem de forma espontânea o seu

líder. (MAXIMIANO 2000)

2.3.4. Controle

O controle caracteriza-se como a quarta função administrativa, seu objetivo é verificar

se o que foi planejado, organizado e dirigido foi realmente cumprido, e poderá ajudar também

nos objetivos pretendidos. (MAXIMIANO 2000). Segundo Megginson, Mosley e Pietri Jr.

(1998, p.19) “controlar é delinear meios para se ter certeza de que o desempenho planejado

seja realmente atingido”.

O controle, portanto, é muito importante em qualquer área de aplicação na preservação

dos objetivos e na identificação das necessidades de mudar esses objetivos. Dessa forma, é

17

preciso saber o que vai ser controlado, definir qual a informação deve ser produzido, como

deve ser produzida, e em que momento deve ser obtido. Nesse sentido, a tomada de decisão é

muito importante para o processo de controle. (MAXIMIANO 2000)

Sendo assim, o controle é uma função administrativa que garante o que foi planejado,

organizado e dirigido e se ajustem tanto quanto possível aos objetivos pretendidos. Em função

disso, o controle é um processo cíclico composto de quatro fases:

• estabelecimento de padrões ou critérios: os padrões representam o desempenho

desejado e os critérios representam as normas que guiam as decisões;

• observação de desempenho: busca informação precisa a respeito do que está

sendo controlado;

• comparação do desempenho com o padrão estabelecido: toda atividade

proporciona algum tipo de erro ou desvio;

• ação corretiva: visa fazer com que aquilo que é feito seja feito exatamente de

acordo com o que se pretende fazer

Chiavenato (2000) ressalta também, a abrangência do controle também pode ser feita

de três níveis, global, departamental e operacional, respectivamente dentro dos planos:

Estratégico: aborda a organização como um todo;

Tático: aborda cada departamento e;

Operacional: aborda cada tarefa.

As funções da administração, contudo são essenciais para a organização executar suas

atividades e as tarefas de cada departamento que compõe a estrutura organizacional. Cabe a

organização escolher e adaptar técnicas científicas que sistematizam e padronizam as funções

dos seus empregados. Para isso, os gerentes devem observar as variáveis destacas nos estudos

de OSM apresentadas a seguir:

2.4 Organização, Sistemas e Métodos (OSM)

OSM é uma função mista de organização e planejamento, que desenvolve na

construção de uma estrutura de recursos e de operações de uma instituição, assim como na

determinação de seus planos, principalmente de definição dos procedimentos, rotinas e dos

métodos. (ROCHA, 1998)

18

Para Oliveira, (2005, p.82), a organização da empresa é feita por meio da ordenação e

do agrupamento das atividades e recursos, visando ao alcance dos objetivos e resultados

estabelecidos. Também é um conjunto de partes que interagem e interdependente que, em

conjunto, forma um todo unitário com determinado objetivo e efetua determinada função.

O estudo da organização é feito mediante da análise de cada atividade, a fim de criar

procedimentos que venham interligá-las de uma forma sistêmica. Atualmente, o sistema

auxilia a organização a melhorar os procedimentos com a utilização de ferramentas como, por

exemplo, os formulários, organogramas e fluxogramas, tendo como objetivo de facilitar o

desenvolvimento das atividades e eliminar o que não é necessário. (CRUZ, 2002)

Nesse sentido, as ferramentas de OSM são muito importantes para a organização, pois

cada uma permite a organização para alcançar seus objetivos. A seguir, serão apresentadas

algumas dessas ferramentas para facilitar a compreensão.

2.5 Ferramentas de OSM

2.5.1. Quadro de Distribuição de Trabalho (QDT)

O Quadro de distribuição de trabalho implica em uma ferramenta para estabelecer e

manter uma boa distribuição do trabalho. Nesse sentido, sua utilização é essencial para o

estudo da organização, pois está intimamente ligada à qualidade do trabalho, ao desempenho,

à satisfação do empregado e a própria consecução dos objetivos e metas fixadas para o órgão.

O estudo do QDT pretende analisar a efetividade das atividades de cada órgão, a participação

igualitária de todas as pessoas no sentido de atingir os objetivos do órgão e a pertinência das

tarefas de cada empregado. (CHINELATO, 1999)

O objetivo do quadro de distribuição do trabalho é “identificar as atividades

executadas pelos funcionários; quantificar essas atividades; definir quem faz o que; identificar

a tarefa desenvolvida mais importante; estabelecer o fluxo da atividade principal; verificar a

fluência do processo produtivo; detectar sobrecarga ou ociosidade de trabalho; analisar a

compatibilização dos cargos e funções e analisar a formação do pessoal com a tarefa

efetuada” (BALLESTERO, 1997, p.141)

A função do QDT corresponde a uma agregação de atividades análogas,

interdependentes, que se encadeiam num único campo especializado de trabalho, devendo,

consequentemente, para sua maior eficácia, ter o seu desenvolvimento alocado a uma unidade

organizacional especifica, sob uma única direção. (CURY, 1995, p.391)

19

Para construir um quadro QDT, é necessário preencher quatro formulários: elaborar as

relações individuais de tarefas; consolidar a lista diária em lista de tarefas semanais; elaborar

uma lista de atividades dos órgãos e elaborar o quadro de distribuição do trabalho – QDT.

(CURY, 1995, p.392)

A vantagem do QDT é um instrumento fácil de aplicar, simples de entender e aponta o

desequilíbrio da distribuição das tarefas dentro de uma determinada área. A desvantagem é

que as informações são oferecidas numericamente e isso pode atrapalhar um pouco o analista.

(BALLESTERO, 1997)

O estudo do quadro de distribuição do trabalho, todavia, pode ajudar a empresa a

identificar os problemas que existem no momento de desenvolver uma determinada tarefa,

além de analisar o tempo que o empregado levou para fazer. Isso implica em dizer que esta

ferramenta permite que o gerente controle o desempenho dos empregados nas suas respectivas

funções e determinem indicadores de sobrecarga e /ou ociosidade.

O registro das informações é realizado em documentos padronizados pela organização.

Para melhor compreender a importância e os critérios do formulário, faz-se necessário

apresentar na seqüência.

2.5.2. Formulário

O formulário é um veículo de comunicação escrita cujo objetivo é a transmissão de

dados segundo uma ordem preestabelecida, cuja finalidade é conseguir informações

necessárias para processo decisório. (MEDEIROS E HERNANDES, 2003)

De acordo com Rocha, (1995, p.199), formulário pode ser “considerado como

qualquer documento impresso, previamente elaborado dentro de determinadas técnicas e em

obediência a padrões preestabelecidos, objetivando conter espaços denominados “campos”

certo numero de informações”.

Para Chinelato (2000, p.81), o formulário é importante para a organização, pois é

utilizado para “a obtenção e intercâmbio de informações entre o público usuário e os órgãos

da empresa”, e uma das vantagens é evitar “filas para fornecimento de dados e para

solicitação de informações sobre serviços”.

Cury (1995, p.347) conceitua formulário como sendo “um excelente veículo de

transmissão das informações que se tornam indispensáveis para o planejamento, execução e

controle das diferentes atividades desenvolvidas.”

20

Nas empresas modernas, as informações são muito importantes, pois para se ter

sucesso nas atividades desempenhadas é necessário uma série de informações fidedignas, e

grande parte dessas informações é adquirida, processada, classificada e preservada mediante

documentos previamente elaborados. (ROCHA, 1995). Dentre as características básicas que

definem um formulário, destacam-se:

a) Padronização: objetiva atender com eficiência a condição básica de

receptividade da informação e os princípios que regem essa padronização são as

seguintes:

• o controles dos formulários devem estar num único órgão de modo que

evitem a proliferação de documentos idênticos;

• um formulário somente deverá ser criado caso tenha uma finalidade

específica;

• os formulários devem apresentar as melhores características físicas e

disposição gráfica possíveis.

Dentre as diversas vantagens da padronização, Rocha (1995, p.201) destaca as

seguintes:

• facilidade de confecção, é decorrência da produção em série, depois de

planejado e testado, será sempre iguais;

• facilidade de preenchimento: o preenchimento é simples;

• facilidade de utilização: é considerada as pessoas que irão preenchê-lo,

por isso as informações devem ser organizadas e legíveis;

• minimização de possibilidade de erros: os dados devem ser preenchidos

com clareza, para minimizar os erros;

• economia de papel e de impressão: devem ser eliminados formulários

que não são importantes;

• facilidade de manuseio e de guarda: guardar num lugar determinado e

aproveitar ao máximo os espaços existentes.

b) adequação ao fluxo: todo e qualquer formulário é elaborado com o objetivo

previamente estabelecido e deve funcionar como instrumento em uma rotina. O

21

objetivo dessa rotina é verificar o numero das vias, sua utilização, distribuição e

encaminhamento.

No entendimento de Chinelato (2000) os formulários são controlados pelo órgão de

OSM que deve manter um arquivo com os vários modelos de formulários mais utilizados pela

empresa. Os formulários devem ser controlados para melhorar os serviços, economizar tempo

e custo, por isso devem abranger alguns itens: anotação de todos os formulários em utilização;

análise cuidadosa de todos os formulários quanto ao objetivo e conteúdo, com a finalidade de

verificar a validade de cada um; estabelecimento de um desenho (leiaute ) funcional para cada

formulário; e determinação de especificações de acordo com a utilização a ser dada a cada

modelo. (ROCHA, 1995, p.202)

Segundo ainda Chinelato (2000), para ser elaborado um novo formulário é solicitado

ao órgão de OSM, que deve dispor as questões do formulário; deve elaborar questões claras;

atribuir um número de codificação ao novo modelo, marcar apenas um x nas alternativas que

tiver um número limitado, etc. Para elaborar um projeto devem seguir algumas etapas:

necessidade; determinação das funções e do conteúdo; desenho e texto. (ROCHA, 1995)

Já para Oliveira (2005), deve-se observar algumas etapas para a elaboração do

formulário: levantamento e analise das necessidades; elaboração do novo formulário;

trabalhos de gráfica; e recebimento, treinamento e controle.

O formulário, contudo, é importante para a organização, a medida que interfere no

processo decisório. Além disso, sua correta utilização está associada a outra ferramenta

administrativa: um manual, a seguir apresentado.

2.5.3. Manual

Para Chinelato (2000, p.86), o manual “é um conjunto de normas, instruções e

documentos sobre políticas, diretrizes e sistemáticas operacionais”. O manual é muito

importante e deve ser acessível, claro e atualizado.

Segundo Oliveira (2005, p.388) manual é: todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa, bem como a forma como estes devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto.

Dessa forma, Chinelato (2000, p.87) expõe alguns tipos de manuais mais comuns:

manual de organização: define as estruturas;

22

• manual de operação: define as rotinas de certo serviço;

• manual de formulários: define o seu preenchimento, finalidades e outros;

• manual de normas: reúne leis, normas disciplinares.

O autor destaca ainda, várias razões que justificam a elaboração e distribuição dos

manuais:

• crescimento da organização: a organização assume uma amplitude tal que fica

impossível dar instruções para cada funcionário;

• complexidade da operação: as vezes não se tem tempo para explicar uma

determinada tarefa, utiliza-se o manual;

• alta taxa de rotatividade: devido a rotatividade dos funcionários, fica difícil

treinar cada novo funcionário, sendo preferível dar-lhe uma visão geral do

trabalho e orienta-lo a pesquisar no manual para as eventuais dificuldades que

surgisse.

Para elaborar um manual é necessário ter definido: os objetivos; analisar a empresa;

planejar suas atividades; levantar as informações como, por exemplo: entrevistas, análise de

documentação, etc; fase de preparação do manual, redação, formato, codificação; impressão e

encadernação; distribuição (estabelecer a relação dos destinatários); instrução aos usuários e

acompanhar a eficiência e a eficácia do manual. (OLIVEIRA, 2005)

O manual deve ser atualizado por um analista de sistemas, organização e métodos, que

vai verificar três situações: revisão, remissão e cancelamento. O manual é um outro

documento que pode ajudar a organização em vários aspectos, possibilitando um crescimento

na eficiência e eficácia de seus trabalhos a medida que viabiliza a organização de

informações, procedimentos sistematizados da empresa. (OLIVEIRA, 2005)

Nesse sentido o arquivo é muito importante para a organização, por isso são

necessárias a guarda e a preservação desses materiais, como por exemplo nas bibliotecas, nos

arquivos das empresas e museus, partindo de material diverso e através de técnicas diferentes,

que devem estar aptas a fornecer as informações.

Oliveira (2005) ressalta algumas vantagens e desvantagens do uso dos manuais:

23

Vantagens: Desvantagens: - facilita o processo de efetivar as normas; - possibilita treinamento aos novos e antigos funcionários; - possibilita crescimento na eficiência e eficácia dos trabalhos realizados; - aumenta a predisposição dos funcionários para assumir responsabilidades, etc

- o custo de preparação e atualização pode ser elevado; - incluem somente os aspectos formais da empresa deixando de lado os aspectos informais; - seu uso pode fica prejudicado, devido a uma redação pouco clara, inadequada e quando não são usados adequadamente, perdem rapidamente o seu valor.

Quadro 1 – Vantagens e desvantagens do uso de manuais

Fonte: OLIVEIRA (2005)

A eficiência do manual esta relacionada ao conhecimento da estrutura organizacional e

ao fluxo dos processos da empresa. Daí, a necessidade de destacar alguns conceitos de leiaute,

a quarta e última ferramenta apresentada nesse estudo.

2.5.4. Leiaute

Nos últimos anos, tem se observado um crescente interesse por parte das empresas

com referência ao leiaute de suas instalações, criação ou ampliação de alguma instituição,

seja para fim burocrático (escritório) ou industrial (fábricas).

De acordo com Machline, 1971, p.383 (apud Rocha, 1995, p.242) :

Leiaute é a posição relativa dos departamentos, seções ou escritório dentro do conjunto de uma fábrica, oficina ou área de trabalho; das maquinas, dos pontos de armazenamento e do trabalho manual ou intelectual dentro de cada departamento ou seção; dos meios de suprimento e acesso às áreas de armazenamento e de serviços, tudo relacionado dentro do fluxo do trabalho.

Segundo Viana (2000) e Oliveira (2005), o significado de leiaute pode ser explicado

por meio das palavras, desenho, plano, esquema, maquetes, planta baixa e cronograma da

implantação ou seja, é o método pelo qual ao se inserirem figuras e gravuras surge uma

planta, podendo-se afirmar que o leiaute é uma maquete no papel.

Para elaboração de um leiaute, algumas considerações práticas devem ser feitas

inicialmente, por exemplo, planejar o todo e depois as partes e planejar o ideal e depois o

prático, pois determinando o local que será estudado, inicia-se o leiaute com uma visão

global, que será detalhado posteriormente. (MARTINS, 2006, p. 137)

Para Oliveira (2005), a empresa pode decidir em estudar seu arranjo físico atual se

ocorrer alguns dos seguintes problemas:

24

• demora excessiva no desenvolvimento dos trabalhos;

• excessivo acúmulo e concentração de pessoas e formulários;

• fluxo de trabalho inadequado e outros.

Segundo o autor, dentro dos objetivos, destacam-se:

• propor a comunicação entre as unidades organizacionais de maneira eficiente,

eficaz e efetiva;

• melhorar utilização da área disponível da empresa; tornar o fluxo de trabalho

eficiente;

• facilitar na coordenação;

• reduzir a fadiga do funcionário no desempenho de uma tarefa, incluindo o

isolamento contra ruídos;

• propor situações favoráveis a clientes e visitantes;

• ter flexibilidade ampla, tendo em vista as variações necessárias com o

desenvolvimento dos sistemas relacionados e possíveis mudanças nas

tecnologias;

• ter um clima favorável para o trabalho e o aumento da produtividade.

Para Chinelato (2000, p.68), “o estudo do arranjo físico de imóveis e equipamento em

qualquer local de trabalho é de importância indiscutível, pois depende o bem-estar e,

consequentemente, o melhor rendimento das pessoas”. Para o autor, as finalidades do arranjo

físico são as seguintes:

• conseguir a eficiência no fluxo de documentos;

• facilitar a supervisão por parte das chefias;

• melhorar o desempenho dos empregados e;

• otimizar a utilização de máquinas, equipamentos, móveis e espaço físico.

Na visão de Kurt apud Rocha (1995, p.243),

todo planejamento que tem por finalidade uma distribuição do espaço em uma área de trabalho deve atingir os seguintes objetivos: Aparência e conforto: proporcionar um conforto aos funcionários independentes da posição que ocupem; Economia nas operações: economia no tempo, assim como esforço despendido no tempo; Facilitar o fluxo de pessoas e de materiais: proporcionar a distribuição mais racional entre

25

móveis, máquinas etc.; Utilizar a melhor maneira possível à área disponível; Permitir uma futura expansão, através de áreas de reserva; As linhas de instalações elétricas, hidráulica, ar condicionado, comunicação, etc, devem ser traçados do modo mais econômico possível; Permitir um controle qualitativo e quantitativo da produção; Propiciar conforto e segurança aos funcionários, de modo que facilite a supervisão exercida pelas chefias; e dar flexibilidade em caso de modificações.

Para desenvolver um estudo de arranjo físico é necessário seguir algumas etapas:

levantamento da situação atual; estudo das soluções alternativas; consolidação da solução

escolhida, implementação e avaliação do arranjo físico escolhido. (OLIVEIRA, 2005, p.355)

Já para Chinelato (2000, p.73), são necessários também alguns princípios para

elaboração um arranjo físico: agrupar setores que realizem trabalhos similares; alocar

arquivos, armários e outros utensílios perto das pessoas ou setores que deles façam uso

freqüente; alertar para a localização de portas, janelas, tomadas, lâmpadas, dependências de

serviço e outros.

A mudança de arranjo físico é freqüentemente uma atividade difícil e de longa duração

por causa das dimensões físicas dos recursos de transformação movidos. Se o arranjo físico

estiver errado, pode levar a padrões de fluxos longos ou confusos. (SLACK, 2002, p. 201)

A realização de uma operação eficiente e efetiva de armazenagem depende muito da

existência de um bom leiaute, que determina, tipicamente, o grau de acesso ao material, os

modelos de fluxo de material, os locais de áreas obstruídas, a eficiência da mão de obra e a

segurança do pessoal e do armazém. Portanto, “para que haja um projeto perfeito, há que se

ter um planejamento, tem que existir o leiaute .” (VIANA, 2002, p.309),

Para Gaither (2002, p.199) e Moura (1998.p.115), existem cinco tipos de leiautes:

• por processo: usam máquinas de uso geral que podem ser mudadas rapidamente

para novas operações para diferentes projetos de produto. Essas máquinas são

organizadas de acordo com o tipo de processo que é executado. Os leiautes por

processo exigem planejamento contínuo, programação e funções de controle

para assegurar uma quantidade ótima de trabalho em cada departamento e em

cada estação de trabalho;

• por produto: são idealizados para acomodar somente alguns poucos projetos de

produto. Esses leiautes são projetados para permitir um fluxo linear de materiais

ao longo da instalação que faz os produtos. Os leiautes por produto usam

26

máquinas especializadas que são configuradas uma única vez para executar uma

operação especifica durante um longo período de tempo em um produto;

• posição fixa: algumas empresas de manufatura e construção usam um leiaute

para organizar o trabalho, o qual localiza o produto numa posição fixa. Este

leiaute é usado quando um produto é muito volumoso, grande, pesado ou

frágil;

• híbridos: a maioria das instalações de manufatura usa uma combinação de tipos

de leiaute. Os departamentos são organizados de acordo com os tipos de

processos, mas o produto flui através de um leiaute por produto;

• manufatura celular: é a divisão física das maquinas da instalação de manufatura

em células de produção. Cada célula é projetada para fazer uma família de

peças, que é definida como um conjunto de peças que exigem máquinas,

ferramentas, operações de maquinas e dispositivos semelhantes.

Para Rocha (1995, p.252), existem dois tipos de leiaute:

• leiaute burocrático: tem aplicação geral na reforma de escritório, rearranjo de

áreas de trabalho burocrático, de auditórios, salas de aula e outros.

• leiaute industrial: é dividido em dois grupos:

leiaute por produto imóvel: caracteriza-se pelo grande peso ou a

inviabilidade de movimentação do objeto do trabalho, assim os

operários trabalham em pontos diversos do produto, nem sempre

homens e máquinas têm condições de apresentar um ponto fixo de

localização relativo ao conjunto fabril como, por exemplo, os trabalhos

realizados nas torres das refinarias etc.

leiaute por produto móvel: é quando o produto é móvel, e as

seqüências das máquinas são divididas em:

a) leiaute em linha (por produto): as máquinas e os processos

envolvidos na obtenção ou montagem de um produto ou série

de produtos são agrupados juntos e em seqüência, de modo a

proporcionar que os materiais ao entrarem na fase de produção,

sigam sempre a mesma linha entre os pontos de processamento;

27

b) leiaute funcional (leiaute por processo): todas as operações

semelhantes ou máquinas do mesmo tipo são agrupadas para

aproveitar ao máximo sua potencialidade. Possui esta

nomenclatura para determinar sua função, em outras palavras, a

posição das máquinas indicará sua função ou finalidade;

c) leiaute agrupado: resulta do conceito de grupos de peças ou

produtos que passem por processos semelhantes. Dentro dos

grupos, a fábrica pode apresentar um arranjo por produto ou por

processo (em linha ou funcional). Este tipo de leiaute

economiza meios de transporte interno de matérias primas e

dispositivos para maquinas e/ou equipamentos.

Ainda para Rocha (1995), destacam-se alguns fatores ambientais que podem afetar no

bom andamento de uma organização:

• iluminação: afeta na produtividade;

• ruído: afeta na concentração e na produtividade;

• som ambiente: pode gerar insatisfação e baixa produtividade nas

organizações;

• cores: exerce um bem estar nas pessoas;

• ventilação: está ligado na produtividade. Pode ser obtida de duas formas:

Ventilação natural (através das janelas e aberturas para a circulação do ar) e a

ventilação artificial (obtida por meios mecânicos, como por exemplo, o vento,

os circuladores de ar, os compressores e os condicionadores de ar);

• temperatura: tanto o homem como a máquina é sensível ao seu efeito.

Dessa forma, o leiaute pode ajudar a organização a utilizar melhor o seu espaço e

principalmente ajudar no fluxo das pessoas e dos materiais.As ferramentas administrativas

permitem uma melhor organização dos materiais e do fluxo das informações e das pessoas.

Para armazenar as informações e/ou documentos utiliza-se normalmente de técnicas de

arquivo. A seguir será comentado sobre arquivo.

28

2.5.5. Arquivo

A partir da Segunda Guerra mundial, a humanidade vem crescendo científica, cultural

e tecnicamente, provocando um aumento de vários documentos, fazendo com que as

organizações busquem novas técnicas para administrar esses materiais que estão acumulados

nos arquivos. (PAES, 2002).

Schellenberg ( 2004, p.41), conceitua arquivo como: os documentos de qualquer instituição público ou privada que hajam sido considerado de valor, merecendo preservação permanente para fino de referencia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente.

Segundo Prado (1974, p.19), para que a organização não se perca, a informação é

fundamental, sendo necessário que os responsáveis sejam informados sempre que houver

necessidades da busca de um documento.

Paes (2002, p.17) ressalta que a “essência da documentação deixou de ser o

documento, para ser a informação em si mesmo”. Para a autora essas informações irão servir

como fonte de consulta e de tomada de decisões dentro da instituição. “De acordo com suas

características físicas e a significação de seu conteúdo, os documentos devem receber

tratamento distinto, adequado a cada caso”. Nesse sentido o arquivista portanto, deve

organizar esses documentos conforme seu gênero, origem, métodos de avaliação,

classificação e outros. (PAES, 2002).

Para Schellenberg (2004) o arquivista deve registrar seus conhecimentos no papel e

não na cabeça. Sendo assim, o arquivista deve deixar claro todas as anotações que forem

feitas, para que outras pessoas possam se inteirar do conteúdo e fazer sua pesquisa o mais

rápido possível. Convém esclarecer ainda que esses materiais trazem conhecimentos do

passado e essas informações são valiosas e úteis para a tomada de decisão e para fazer

acordos futuros. (GORBEA e DIAZ, 1974).

Segundo Continolo (1975), o arquivo é constituído para realizar algumas funções

como, por exemplo, garantir a conservação dos documentos recolhidos, recolherem

ordenadamente todo o material que circula na empresa, cuidar dos materiais que saem do

arquivo e executar essas funções da melhor maneira e econômica possível.

Cabe ressaltar também que a perda ou o extravio de algum desses documentos

podem trazer sérios problemas para a instituição (BELTRÃO e PASSOS, 1991). Dentre os

29

fatores que podem provocar a perda, destaca-se a umidade, temperatura, poeira, os gases,

ventilação, iluminação e outros.

Assim, a finalidade do arquivo é servir a empresa, com as informações que estão

contidas no acervo documental devendo tomar cuidado com os aspectos citados no parágrafo

anterior, para que o local seja um ambiente agradável e seguro (PAES, 2002). Um arquivo

bem organizado oferece grandes vantagens ao profissional responsável, tais como economia

de tempo e o auxilio na tomada de decisões. Nesse sentido é importante conhecer os métodos

de classificação para ser utilizado na empresa.

2.5.6. Classificação

Classificação é a determinação dos elementos identificatórios do documento, para que

o mesmo seja armazenado nos lugares mais úteis e recuperados com facilidade. (BELTRÃO

E PASSOS, 1991)

O objetivo da classificação, segundo Gonçalves (1998, p.12) é: antes de tudo, lógica: a partir da análise do organismo produtos de documentos de arquivo, são criadas categorias, classes genéricas, que dizem respeito as funções/ atividades detectadas (estejam elas configuradas ou não em estruturas específicas, como departamentos, divisões etc.)

A classificação é traduzida em classes e subclasses, e ao estabelecer essas classes do

plano de classificação devemos seguir dois critérios: funcional (funções) ou estrutural

(estruturas, os setores, departamentos), por exemplo uma classe de departamento financeiro é

subdividida em duas: contabilidade e tesouraria. Nas subclasses serão inseridas as séries

tipológicas: notas de pagamento, ligadas as atividades de despesa, extratos bancários, registro

diário de caixas e bancos etc. As classes e subclasses podem ser numeradas seqüencialmente

ou receber um código alfabético, numérico ou alfanumérico. (GONÇALVES, 1998).

Os arquivos podem ser classificados segundo as entidades mantenedoras, segundo os

estágios de sua evolução, a extensão de sua atuação e a natureza de seus documentos.

(GONÇALVES, 1998).

Segundo as entidades mantenedoras os arquivos por elas produzidas podem ser: públicos (Federal, Estadual e Municipal); institucionais (igrejas, instituições educacionais, corporações não-lucrativas e sociedades, associações); comerciais (firmas, corporações e companhias) e familiais ou pessoais. (PAES, 2002, p.21).

Desse modo, é fundamental avaliar o ciclo de vida dos documentos, para evitar o

armazenamento de materiais obsoletos. Daí a necessidades de identificar e definir prazos de

30

guarda para os documentos de arquivo, independente de seu suporte ser o papel, filme, a fita

magnética, o disquete, o disco ótico ou qualquer outro. (BERNARDES, 1998).

De acordo com Gonçalves, (1998, p.21): é necessário para a organização dos documentos de arquivo, detectar com clareza as funções primordiais assumidas pelo organismo produtor. O conjunto de funções detectadas envolverá necessariamente, atividades que deve cumprir de forma direta (atividade fim), bem como atividades que lhe servem como suporte (atividades-meio)

Por mais variado que sejam os documentos, Gonçalves, (1998) apresenta algumas

características que são importantes para a sua identificação e para sua caracterização como

documento do arquivo:

• suporte: papel, fita magnética

• forma: cópia, minuta

• formato: caderno, cartaz, livro

• gênero: documentação textual, audiovisual

• espécie: (certidão, declaração) e tipo (boletim de ocorrência, certidão de

nascimento).

Já para Angela, Leal e Coelho, (1998), esses documentos podem ser classificados

segundo o seu gênero e a natureza do assunto:

• quanto ao gênero: podem ser escritos ou textuais; cartográficos, cenográficos;

filmográficos; sonoros; macrográficos e informáticos;

• quanto à natureza do assunto: os documentos podem ser ostensivos

(documentos divulgados não prejudica a administração) e sigilosos

(informações restritas) que são divididos em quatro etapas:

ultra-secreto secretos confidencial reservado podem ter acesso

somente às pessoas que estão ligadas a

esse documento

são pessoas que não estão ligadas a esse documento, mas são autorizadas ao seu

manuseio

só deve ter acesso às pessoas

autorizadas

o público em geral não deve ter acesso

às informações

Quadro 2 – Etapas das informações restritas

Fonte: ANGELA, LEAL E COELHO (1998)

31

Gonçalves (1998), ressalta que o documento costuma ser entendido como tudo

aquilo que possa registrar e atestar o cumprimento de deveres do indivíduo, enquanto cidadão,

ou mesmo servir como garantia de direitos e também costuma estar identificado a documento

escrito.

O sistema de organização dos arquivos, conforme Medeiros (2003), é conhecido como

a teoria das três idades, em que se distinguem em três etapas:

• arquivo Corrente: são os documentos que circulam pelos canais decisórios,

buscando solução ou resposta.

• arquivo temporário (intermediário): são os documentos de consulta, embora os

assuntos contidos já tenham sido solucionados

• arquivo permanente: são os documentos que passam a ter valor cultural ou

cientifico.

Para que o arquivo possa cumprir seus objetivos, é essencial a formulação de um plano

arquivística, que leve em consideração as disposições legais e as necessidades da organização

que pretende servir. Daí, a importância de analisar todos os métodos de arquivamento para

escolher o melhor a ser adotado. (PAES, 2002)

Os métodos de arquivamento podem ser divididos, segundo Paes (2002, p.61), em

duas classes, as quais pertencem ao sistema direto (a busca é feita no local) e indireto (a busca

é feita através de um código ou índice).

32

Figura 3 – Métodos de arquivamento

Fonte: Paes (2002)

No quadro 3, estão caracterizados todos esses métodos para melhor entendimento.

Alfabético Geográfico

SimplesNumérico Cronológico

BÁSICO Digito terminal

Alfabético EnciclopédicoDicionário

Ideográfico ou assunto Duplex

Numérico DecimalUnitermo ou indexação coordenada

VariadexAutomático

PADRONIZADO SoundexMnemônicoRôneo

Quadro 3 – Métodos

Fonte: Acadêmica (2007)

ALFABÉTICOSIMPLES CRONO-

LÓGICODIGITO-

TERMINAL

ENCI-CLOPÉ-

DICO

DICIONÁ-RIO

DUPLEX DECIMAL UNI-TERMO

Deve constar o nome das

pessoas e o nome de empresas ou razões

sociais

Atribuir um numero para cada cliente obedecendo a ordem de entrada ou

registro numera-se as pastas, arquivando

os documentos em ordem

alfabética os quais

receberão o numero da

pasta ex:atribui a letra M de

miscelânea arquivando nas pastas

Além de observar a

ordem numérica tem que

observar a data,

numera-se o documento

e não a pasta,

depois de atuado é colocado

numa cartolina

onde alem do numero

de protocolo são

transcritas outras

informações

Os documentos

são colocados

em seqüência mas sua

leitura é da direita para a esquerda ex: 632.412 grupo= 63-

24-12 chama-se

grupo primário o

63, o secundário

24 e o terciário 12 e se tiver

cinco números

acrescenta zero a

esquerda ex: 32.412 grupo = 03-24-12 assim a pasta 3, a

24 e 12

Os assuntos são

agrupados sob títulos gerais e

dispostos alfabeticamente. Com

essa ordenação

enciclopédica surge os primeiros esquemas

de classificação, exemplo:

cursos, especializaç

ão, formação

Os assuntos isolados são

dispostos alfabeticam

ente obedecendo somente a seqüência das letras exemplo:

curso doutorado,

curso especializaç

ão, curso mestrado

É dividido em classes, conforme o

assunto, partindo do seu gênero

para a espécie, exemplo:

uma empresa promove cursos,

pesquisas, seu arquivo

terá inicialmente a seguinte classe: 1.

Pesquisas; 2. Cursos

Divide o setor

humano em nove

classes, cada classe é dividida da mesma forma em

subclasses, as 10

primeiras divisões são denominada

s em classes, as

10 seguintes em

subclasses, e a seguir, divisões, grupos,

subgrupos, subseções,

etc.

Atribui a cada

documento um numero em ordem crescente de acordo com sua

entrada no arquivo,

esse numero é

denominado registro

controlado através de

livro próprio para

localizar o documento

quando solicitado

Usa as letras e os

números e também as cores em

combinação com os

anteriores. A cor é dada

pela segunda letra da

palavra. As cinco cores são: (a.b.c.d = laranja); (e.f.g.h =

amarelo ou rosa);

(i.j.k.l.m.n = verde);

(o.p.q = azul) e

(r.s.t.u.v.w.x.y.z =

violeta); uma guia As a cor

vai ser violeta, Aq é azul e assim

por diante

É baseado no alfabeto e cada letra do

alfabeto recebe um numero,

(A=1; B=2; C=3; D=4; E=5; F=6; G=7; H=8; I=9; J=10;

K=11; L=12; M=13; N=14; O=15; P=16; Q=17; R=18; S=19; T=20; U=21; V=22;

W=23; X=24; Y=25

e Z=26), exemplo: T.

C. S pela tabela:

20.03.19. duas letras, acrescento zero, M.G. 13.07.00

É obsoleto É utilizado 23 letras do

alfabeto com

exceção das letras (I, O, Q), porque pode ser

confundido com o

numero um, zero e nove.

É obsoleto

RÔNEOVARIADEX AUTO-MÁTICO SOUNDEX MNEMO-

NICO

NUMÉRICO NUMÉRICOIDEOGRÁFICO OU POR ASSUNTOALFABÉ-TICO

GEOGRÁ-FICO

2.5.7. Descrição

As atividades de descrição são iniciadas durante a própria classificação dos

documentos. É necessário que a organização tenha sempre em mente a importância dessa

atividade sem desconsiderar informações secundárias, que podem ser imprescindíveis para a

caracterização dos documentos.

A organização arquivística de qualquer acervo pressupõe não apenas das atividades

de classificação como também as de descrição. A descrição garante a compreensão do

conteúdo de um acervo, possibilitando tanto o conhecimento como também a localização dos

documentos que o integram.

É importante lembrar que as atividades de descrição ao lado das de classificação são

etapas importantes para o processo de organização de um arquivo. A primeira atividade de

descrição deve ser a elaboração de uma boa guia que apresente o perfil de cada documento.

Assim, o consulente localizará rapidamente os acervos de seu interesse, utilizando um

inventário. A criação de um guia voltada para o pessoal técnico e para o usuário especializado

é muito adequada, pois esses colaboradores estão interessados com a precisão das

informações e não com a sua disposição estética.

Seria importante que a descrição fosse planejada antes da classificação, devido as

anotações de dados que serão feitas. Caso contrário, é necessário estabelecer uma sistemática

de coleta de informações dos acervos e de seus documentos.

O controle dos documentos implica em identificar os prazos de guarda. Tal controle

deve ser feito no momento da classificação, para evitar acumulação desordenada. Por isso faz-

se o uso da tabela de temporalidade, a qual configura-se como um instrumento aprovado por

autoridade competente que regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda

permanente), que registra o tempo de vida dos documentos, define os prazos de eliminação ou

guarda dos acervos em função de seus valores administrativos, fiscais, jurídicos etc.

(BERNARDES, 1998)

Para ser aplicada na empresa, a tabela de temporalidade deverá ser aprovada junto

com a autoridade competente e divulgada entre os colaboradores da mesma. É um

instrumento dinâmico e precisa ser atualizado periodicamente, a fim de incorporar novos

acervos e eliminar, quando necessário, após a autorização da diretoria, como mostra o quadro

a seguir:

35

DOCUMENTOS PRAZO DE GUARDA· Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho· Aviso Prévio 7 anos· Pedido de Demissão· Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) Permanente· Acordo de compensação· Acordo de prorrogação de horas· Atestado médico· Autorização para descontos não previstos em lei· Cartões, Fichas ou Livros de Ponto. 7 anos· Comprovante de entrega de Comunicação de Dispensa· Guias de mento de Contribuição Sindical e Assistencial· Mapa Anual de acidentes de trabalho· Recibo de abono de férias· Recibo de gozo de férias· Recibo de entrega do Requerimento do Seguro – Desemprego· Recibos de adiantamento· Recibos de pagamento· Solicitação de abono de férias· Vale transporte· Documentos sujeitos à fiscalização do INSS (folha depagamento, recibo e ficha de salário-família, atestados médicosrelativos a afastamento por incapacidade ou salário 10 anosmaternidade, Guias de Recolhimento etc.)· PIS / PASEP – a contar da data prevista para seu recolhimento· Salário-Educação

50 anos(Este tipo de documentação está atrelado à Lei de Previdência

· Documentos relativos ao FGTS Social de Pessoal, podendo, inclusive, ser aumentado esteprazo, como por exemplo: documentos de Militares devem ser

guardados por até 150 anos.)· Livros de Atas da CIPA· Livros de Inspeção do Trabalho Indeterminado· Contrato de Trabalho (podem ser solicitados a qualquer tempo)· Livros ou Fichas de Registro de empregadosRoteiro do prazo de guarda dos documentos.Fonte: Souza apud Alonso (2002, p. 169).

Quadro 4 – Tabela de temporalidade

Fonte: Souza (2002)

2.5.8. Ordenação e codificação

O objetivo da ordenação é facilitar e agilizar a consulta dos acervos. Dessa maneira

cabe a ordenação escolher o melhor método de arquivamento. Após ser separado por tipo ou

espécie, são organizados cronologicamente, alfabética ou numericamente. Para definir como

devemos ordenar os documentos da empresa, devem considerar os tipos de busca, de que

maneira os acervos serão procurados.

Dessa forma é importante também observar a codificação que consiste em ordenar os

materiais da empresa segundo um plano metódico e sistemático, dando a cada um deles

determinado conjunto de caracteres.

O objetivo da codificação é propiciar aos envolvidos, a solicitação de materiais por seu

código, para facilitar a comunicação interna, evitando a duplicidade de itens, facilitando a

padronização e o controle desses materiais.

Existem várias maneiras de se estabelecer um código para os materiais, a numeração

arbitraria e os que catalogam os materiais segundo uma seqüência lógica.

36

Os planos de codificação dividem os materiais em grupos e classes:

• grupo: designa a família, agrupa os materiais com numero de 01 a 99;

• classe: identifica os materiais pertencentes a família do grupo, numerando de 01

a 99;

• número identificador: qualquer que seja o programa, é necessário individualizar

o material, é feito a partir da faixa 001 a 999;

• dígito de controle: é para os sistemas mecanizados, criando um digito de

controle para assegurar a confiabilidade de identificação do programa.

2.5.9. Microfilmagem

A microfilmagem é um sistema de gerenciamento e preservação de informações

mediante a captação das imagens de documentos por processo fotográfico, tendo o mesmo

valor legal do documento original. O microfilme reduz o volume ocupado dos arquivos em

papel, proporcionando acesso eficiente, limpo e seguro às informações arquivadas.

Segundo Paes (1997, p.155) de um lado acreditam ser o microfilme um instrumento

mágico para reduzir massas de arquivo e, do outro, os que alimentam forte preconceito contra

ele. Os adeptos do primeiro grupo, exacerbam a aplicação do microfilme como fator de

economia, colocando em destaque a questão do espaço físico e o segundo grupo só aceitam o

microfilme como instrumento de consulta, visando unicamente preservar os originais do

manuseio.

Já para Rodrigues (1981, p.8), “O microfilme é uma película fotográfica, transparente

e flexível, contendo documentos fotográficos de maneira reduzida, cuja leitura só é possível

através de equipamento apropriado”.

Os documentos a serem microfilmados dificilmente encontram-se prontos, por isso

precisam passar por um processo de preparação:

Os documentos a ser microfilmados dificilmente encontram-se prontos, por isso

precisam passar por um processo de preparação:

Disponível em http://alinebaggiomuniz.vilabol.uol.com.br/etapas.html. Acesso em: 15 de abril

2007.

• conferência das guias de remessa;

37

• desamassar todos os documentos:

• colar e remendar todos os documentos danificados;

• retirar grampos, clips, presilhas e cordões;

• estabelecer o arranjo da documentação

• os documentos escritos a lápis deverão ser reescritos a tinta;

• examinar as condições físicas e o estado de conservação dos documentos

verificando se os mesmos necessitam de restauração;

• a documentação encadernada deverá em princípio ser desencadernada para

evitar problemas de sombreamento, foco e legibilidade;

• separação dos documentos em lotes de acordo com a capacidade da

microforma a ser utilizada:

• confecção de letreiros e sinaléticas;

• preenchimento das imagens de Abertura e Encerramento

• indexação dos filmes.

Os documentos devidamente preparados serão microfilmados utilizando-se

normalmente microfilmadoras rotativas ou planetárias. A opção por um determinado tipo de

equipamento está condicionada a uma série de fatores, como por exemplo, tamanho dos

documentos, estado de conservação, volume total de documentos, legislação etc. Após a

microfilmagem é necessário transformar a imagem latente em visível e isso se dá por meio do

processamento dos filmes.

3 DESCRIÇÃO DO MÉTODO

Este trabalho tem como objetivo criar uma ferramenta para organizar os documentos

da empresa SOTEPA. O estudo caracterizou-se como um projeto de aplicação, cuja finalidade

é oportunizar ao acadêmico uma atividade técnico-científico aplicada a uma realidade

organizacional.

Para desenvolver o método a metodologia compreende cinco (05) etapas, a saber:

1º Passo) Levantamento das informações dos acervos da empresa;

2º Passo) Levantamento bibliográfico de vários autores que descrevem assuntos

pertinentes à pesquisa;

3º Passo) Identificar e ordenar os documentos;

4º Passo) Analisar a estrutura física do arquivo;

5º Passo) Escolher o método de codificação dos documentos;

6º Passo) Elaborar o manual de identificação dos documentos;

7º Passo) Apresentar o manual para os colaboradores e diretores da empresa;

Para que se possa, portanto, definir a metodologia empregada neste trabalho, deve-se

inicialmente caracterizar e classificar a natureza da pesquisa.

3.1 Caracterização da pesquisa

Na perspectiva de Koche, (2000) é descritiva porque procura entender as relações

entre duas ou mais variáveis de um dado fenômeno sem manipulá-las e procura entender e

mostrar como funciona esse fenômeno. Além disso, descritiva por possuir objetivos bem

definidos, procedimentos formais, ser bem estruturada e dirigida para a solução de problemas

ou avaliações de alternativas de curso de ação, de forma a levantar os dados para

posteriormente analisá-los.

Para Richardson, (1999) este estudo é de natureza descritiva, pois propõe-se a

investigar o que é, ou seja, a descobrir as características de um fenômeno como tal. Nesse

39

sentido, são considerados como objeto de estudo uma situação específica, um grupo ou um

indivíduo.

Segundo Lakatos e Marconi, (1999) é exploratória porque busca conhecer e estudar

assuntos pouco abordados nas pesquisas relacionadas com a construção de edifícios e

aumentar o conhecimento sobre o tema. Em uma pesquisa exploratória, é necessária que se

colha a maior quantidade de materiais ou documentos para se possa realizar a pesquisa.

Segundo Mattar (2001), a pesquisa exploratória visa prover ao pesquisador de maior

conhecimento sobre o tema ou problema de pesquisa em perspectiva.

Esta pesquisa também é classificada como sendo um estudo de caso, de natureza

descritiva e exploratória. É um estudo de caso, pois seu objetivo é descrever o comportamento

de uma empresa durante sua existência. Esta metodologia é usada quando buscamos saber

“como” e “por que” certos fenômenos acontecem, com pouca possibilidade de controle sobre

os eventos, através de um questionamento empírico que investiga estes fenômenos dentro do

seu contexto real de vida. (YIN, 1987). Esse método é produtivo para estimular a

compreensão e sugerir hipóteses e questões para pesquisa, além disso, pode envolver também

o exame de registros existentes, a observação da ocorrência do fato, entrevistas estruturadas,

entrevistas não estruturadas etc. O objeto de estudo desse método pode ser um indivíduo, um

grupo de indivíduos, uma organização ou uma situação, que possibilite a ampliação de

conhecimentos. (MATTAR, 2001)

Na metodologia de desenvolvimento do presente trabalho, utilizou-se a abordagem de

pesquisa qualitativa. De acordo com Richardson (1999, p. 90), uma pesquisa é classificada

como qualitativa quando é usada como tentativa de uma compreensão detalhada dos

significados e características situacionais apresentadas pelos entrevistados, em lugar da

produção de medidas quantitativas de características ou comportamentos, para reunir dados

sobre um fenômeno que não pode ser quantificado numericamente.

Para Bervian (1998), a pesquisa qualitativa é caracterizada por ter o ambiente natural

como fonte direta dos dados e os pesquisadores como instrumento-chave. A pesquisa deve ser

um trabalho descritivo, com uma constante preocupação com o processo e não simplesmente

com os resultados e o produto, analisando os dados indutivamente e se preocupando

essencialmente com o significado da pesquisa.

40

3.2 Coleta e tratamento de dados:

A coleta de dados para o desenvolvimento de uma pesquisa pode ser por meio de

dados primários e secundários. Para a obtenção de dados primários será utilizado o método de

observação. Na perspectiva Ruiz (1996) observar é aplicar a atenção de um fenômeno ou

problema, representar com exatidão como se manifesta, que consiste no registro de

comportamentos, fatos e ações relacionadas com o objetivo da pesquisa, e não envolve

questionamentos e respostas verbais ou escritas (MATTAR, 2001). Para obtenção de dados

secundários, a pesquisa também é bibliográfica porque se desenvolve tentando explicar um

problema, utilizando o conhecimento disponível a partir das teorias publicadas em livros ou

obras congêneres. O objetivo é de conhecer e analisar as principais contribuições teóricas

existentes sobre o tema ou problema, tornando-se indispensável para qualquer tipo de

pesquisa. È o investigador que irá levantar o conhecimento disponível na área. (KOCHE,

2000)

Para Richardson (1999) o método científico fundamenta-se na observação do mundo

que rodeia, não está restrita apenas ao que vem, inclui todos os sentidos.

Para Mattar (2001) é de caráter bibliográfico, pois envolve a procura de livros sobre o

assunto, revistas especializadas ou não, dissertações e teses apresentadas em universidades.

41

4 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA

A empresa SOTEPA (Sociedade Técnica de Estudos, Projetos e Assessoria Ltda) atua

no mercado há 35 anos. Foi fundada em 03 de agosto de 1972 pelo Engenheiro Civil João

Batista Vicelli com a finalidade de satisfazer as necessidades do mercado. A direção da

empresa é composta pelo Diretor Presidente João Batista Vicelli, Diretor Administrativo/

Financeiro Manoel Sabino da Silveira e Diretor Técnico Almir José Machado. No

desempenho de suas atividades, a SOTEPA gera mais de 100 empregos diretos e inúmeros

empregos indiretos, entre fornecedores, terceirização e consultores especiais. Atualmente o

quadro funcional consta com 98 colaboradores, alocado ou não no escritório central em

Florianópolis.

A empresa tem sede em Florianópolis-SC, em prédio próprio, localizado na Rua

Joaquim Carneiro, nº 318, bairro Capoeiras. Atua basicamente nas áreas rodoviárias,

saneamento, abastecimento de água, meio ambiente, contenção e estabilização de encostas,

obras de artes especiais, túneis, sondagens geológicas, levantamento topográfico, cadastro

técnico multi-finalitário, estudos de viabilidades técnico-econômica, planos diretores e

planejamento em geral. Atua também, na supervisão de obras e locação de serviços de

mão de obra técnico-administrativa. Buscando ser um referencial na sua área de atuação em

seus mais ousados projetos, conta com a participação de engenheiros consultores. As unidades

de supervisão dispõem ainda de laboratório de solos, concreto e asfaltos, instrumental de

topografia, veículos e equipamentos de informática.

A estrutura organizacional da empresa está dividida em Presidência, área

administrativa (compreendendo os setores jurídico, financeiro, pessoal, apoio, contábil e

almoxarifado), setor técnico (engloba as áreas de projetos, sondagens, laboratório e

topografia) e escritórios de supervisão de obras.

A marca SOTEPA sempre tem sido a CREDIBILIDADE no desempenho de suas

atividades, fato que orgulha muito não apenas a Direção e empregados, mas a sociedade e a

Engenharia Catarinense.

A qualidade dos serviços prestados pela SOTEPA, passa pela equipe técnica de nível

superior e médio. No escritório central da empresa são desenvolvidos os projetos de

engenharia, propostas para licitações e o suporte técnico para atendimento aos escritórios de

42

supervisão de obras. Já as equipes de supervisão atuam no controle tecnológico e contratual

de obras rodoviárias.

A capacitação tecnológica também é destaque na SOTEPA, seja em incentivos a

trabalhos de pesquisa, cursos de pós-graduação ou cursos de especialização, seja nos cursos,

palestras técnicas ou outros eventos, que são periodicamente disponibilizados aos engenheiros

e técnicos. Além de treinamentos e atividades de atualização técnica.

Os equipamentos à disposição da equipe técnica englobam desde computadores e

periféricos de última geração, à softwares específicos a cada especialidade, como topografia,

projetos geométricos, geotécnica, hidrologia, drenagem, saneamento, análise econômica e

pavimentação.

Com o objetivo de ser um referencial na sua área de atuação em seus mais ousados

projetos, a SOTEPA conta com a participação de engenheiros consultores respeitados e

reconhecidos no âmbito nacional e internacional, nas mais diversas especialidades (túneis,

pavimentação, geotecnia, estruturas, transportes, etc.).

Na área administrativa, o pessoal é altamente qualificado para o desempenho de suas

funções. No setor jurídico tem-se a segurança necessária para o cumprimento dos contratos

firmados com os clientes, bem como a assessoria jurídica indispensável às mais variadas

formas de consulta e situações do dia a dia.

Nos setores de contabilidade, financeiro, pessoal, CPD, Compras e Suprimentos e

Apoio, tem-se profissionais experientes e qualificados para desenvolver, com precisão, os

serviços designados nas suas áreas de atuação.

Designada a prestar serviços fora de sua sede, a SOTEPA conta com escritórios

montados para atender as necessidades de fiscalização e supervisão das obras. As equipes de

supervisão contam com uma mini-estrutura operacional constituída de engenheiros residente e

auxiliar, chefe de escritório, calculista, digitador, desenhista, além do pessoal de campo

(topógrafos e laboratoristas). A unidade de supervisão dispõe ainda de laboratório de solos,

concreto e asfaltos, instrumental de topografia, veículos sedam e utilitários, e equipamentos

de informática.

Desde 1979, a SOTEPA realiza prospecções geotécnicas do subsolo. Atualmente, a

área de atuação em prospecção geotécnica conta com sondagens rotativas, mistas, à percussão

43

e à percussão com torque, além de sondagens a trado, a pá e a picareta e ensaios de

permeabilidade “in situ” e “vane test”.

Na área das ciências geodésicas, a SOTEPA atua nos serviços de levantamentos plani-

altimétricos, poligonação e triangulação, cadastros multi-finalitários e loteamentos. Os dados

de campo são descarregados no escritório e manuseados no programa topograph, gerando as

restituições requeridas.

Como subsídio para estudos e projetos na área geotécnica, pavimentação e concreto,

as atividades de ensaios de solos, agregados, asfaltos e concretos são desenvolvidas no

laboratório central da empresa ou nos escritórios de obras, permitindo a precisa avaliação de

comportamento dos materiais e o controle tecnológico de obras, além da emissão de laudos e

pareceres técnicos fundamentos nos ensaios laboratoriais.

Na área de Projetos Rodoviários, a SOTEPA conta com mais de 2.750 km de estradas

projetadas, incluindo inúmeras Pontes e Viadutos.

Na área de Saneamento, a SOTEPA conta com mais de 20.000 km de redes de

abastecimento d’água e tratamento de esgotos projetados, já tendo beneficiado mais de

150.000 habitantes.

Na área de Túneis, a SOTEPA já elaborou o Projeto de 3 túneis Rodoviários e 1

Projeto de Túnel Imerso. Também elaborou estudos para viabilidade de dois túneis na cidade

de Florianópolis, um deles Imerso.

Na área de Cadastro Técnico Multi-finalitário, a SOTEPA atuou nos municípios de

Campos Novos, Canoinhas, Chapecó, Itaiópolis, Lebon Régis, Mafra, Major Gercino, Matos

Costa, Florianópolis e Indaial, totalizando 960.000 km2 de cadastramento imobiliário.

Outra atividade de destaque na experiência da empresa é o acompanhamento e

supervisão de obras rodoviário, que garante a qualidade do serviço executado por meio dos

controles tecnológicos, a observância do Projeto elaborado e a obediência às condições

contratuais.

Na área de saneamento e Meio Ambiente, a SOTEPA atua tanto no projeto e

supervisão de obras de redes de abastecimento d’água e tratamento de esgotos, como também

em estudos e projetos ambientais, elaboração de EIA/RIMA’s e fiscalização de obras no

tocante a integridade ambiental.

44

Dentre os principais clientes da SOTEPA, estão o DEINFRA (antigo DER/SC), DNIT

(antigo DNER), Prefeituras Municipais, DETER, DNOS, CASAN, COMCAP, TELESC,

FATMA, INFRAERO, GERASUL, dentre inúmeros outros clientes públicos e privados.

Além de prestar com qualidade e credibilidade seus serviços, a SOTEPA preocupa-se

ainda em manter com seus funcionários uma relação amistosa e familiar, o que reflete num

clima de descontração e confraternização entre seus empregados e familiares. Um exemplo

disso são as festas anuais promovidas pela SOTEPA, seja em comemoração ao aniversário da

empresa, seja em datas especiais ou de encerramento do ano.

5 APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS

A partir do diagnóstico realizado na disciplina de estágio do curso de administração,

observou-se a necessidade de organizar o arquivo da SOTEPA, cuja estrutura física

dificultava a localização dos documentos. Havia documentos obsoletos, além de móveis

desnecessários que ocupavam o pequeno espaço que também dificultava a locomoção.

Diante da freqüente necessidade de os engenheiros acessarem o arquivo, foi necessário

elaborar um manual para ajudar a empresa na guarda e preservação de seus acervos. Para

fazer essas mudanças foi essencial mudar o leiaute do arquivo. Nesse sentido, a empresa

demonstrou interesse no desenvolvimento desta pesquisa. Iniciava-se, portanto, o primeiro

desafio: criar uma ferramenta para que todos os empregados pudessem encontrar os

documentos necessários no momento oportuno para realização de suas tarefas cotidianas.

No início do desenvolvimento deste trabalho, o arquivo funcionava de maneira que os

volumes estavam encostados na parede, muitos ficavam sobrepostos, pois a altura era menor

que o A4, o que prejudicava o acervo. Havia volumes na frente de uma janela, que dificultava

a ventilação. Os volumes mais recentes, conforme a figura 4, ficavam no lado A e já no lado

B, eram armazenados os acervos mais antigos.

Figura 4 – Arquivo Técnico Atual

Fonte: Acadêmica

46

Na 1º Etapa, foi necessário levantar todo o material que estava no arquivo, iniciando

na estante que está a letra (a), constava um número na parte frontal da prateleira caracterizada

P1 (prateleira 1), foi anotado os dados de cada volume, sendo feito com os demais, como

mostra a figura 5.

Figura 5 – Levantamento dos documentos

Fonte: Acadêmica

Na 2º etapa foi relevante a pesquisa bibliográfica, à medida que os autores

investigados ressaltavam as características, os modelos, as vantagens e desvantagens dos

manuais nas organizações. Na empresa em estudo, entretanto, o objetivo de elaborar o manual

teve como principal obstáculo o leiaute do arquivo. Sendo assim, para que o manual pudesse

ser efetivamente elaborado, eram fundamentais algumas alterações da estrutura física. Afinal,

os autores pesquisados ressaltam alguns requisitos imprescindíveis para a preservação e

disponibilidade dos documentos.

Na 3º etapa, todo o material que foi levantado no arquivo era cadastrado no

computador que constava as prateleiras (P1), a data, o assunto, a obra etc. Depois disso foi

impresso para o controle futuramente.

Na 4º etapa, surgiu o segundo desafio: interferir na estrutura do arquivo em tempo

hábil e sem onerar as despesas da empresa. Sendo necessário rever os modelos das prateleiras,

47

eliminar problemas de infiltração, ventilação, iluminação, pintura, fungos, poeira, mofo,

umidade, são alguns fatores que ajudam na degradação dos papéis.

O arquivo era afetado pela umidade, que está presente no ar atmosférico, resultando a

combinação dos fenômenos de evaporação e condensação da água. Com isso, a fibra do papel

absorve a água e perde água de acordo com a taxa de umidade existente no local, com essa

oscilação de umidade, as fibras se dilatam ao absorver excesso de umidade e se contraiam ao

perder umidade, esse movimento brusco de contração e dilatação é que deteriorisa o papel,

por isso foi colocado os desumidificadores de ar para controlar essa umidade. Além da

umidade do ar, havia também vazamento de água numa parede. Foram observadas também

algumas mudanças conforme mostra a figura 6.

Figura 6 – Observados algumas mudanças

Fonte: Acadêmica

• Passar a mapoteca para o setor técnico;

• Colocar o armário de aço no setor técnico;

• Tirar as prateleiras de madeira que estão as normas alemãs;

• Tirar os projetos das duas prateleiras que estão na janela para ter circulação de ar e

colocar uma tela para proteger contras os insetos;

• Tirar as prateleiras que estão às revistas e colocá-las no arquivo permanente;

48

• Arrumar a altura das prateleiras de madeira;

• Cortar um pedaço sobressalente da estante de madeira;

• Arrumar a infiltração de água da parede ao lado do banheiro;

• Tampar os canos que aparecem e colocar os pisos do chão que estão soltos;

• Colocar algumas prateleiras na última fileira das estantes;

• Pintar as paredes do arquivo com uma tinta clara;

• Pintar as prateleiras com uma tinta clara;

• Afastar as prateleiras da parede para circular o ar;

• Acrescentar mais 6 estantes de aço para ser colocada no arquivo; e

• Colocar o responsável do arquivo junto com os demais colegas de trabalho.

Com a aprovação da gerência, as obras iniciaram-se e o novo leiaute irá permitir a

organização dos documentos conforme os modelos salientados na fundamentação teórica. O

leiaute deverá sofrer os seguintes ajustes como demonstra a figura 7.

Figura 7 – Alterações do leiaute

Fonte: Acadêmica

49

Houve a necessidade de retirar todo o material dentro do arquivo, foram todos

guardados em caixas onde cada caixa foi numerada, sendo utilizada a mesma numeração que

era anotada nas prateleiras quando feito o levantamento do material na época do estágio. A

prateleira 1 tinha 4 caixas, todas elas recebiam a mesma numeração, P1 e assim feito com

todas as outras. No final tínhamos o número 1 até o 60. Nessa etapa foi utilizado o material

que tinha sido digitado para encontrar os arquivos. Retirou-se todas as prateleiras de madeira

e uma parede que dificultava a ventilação e a luz solar dentro da sala. Feito todas as

mudanças, o arquivo foi pintado e as novas estantes metálicas foram montadas e o novo

leiaute como mostra a figura 8, estava pronto, para receber todo o material de volta.

Figura 8 – Novo leiaute

Fonte: Acadêmica

Na 5º etapa a nova estrutura física, apresentada na figura 8, os documentos foram

organizados e distribuídos entre 104 prateleiras. Os dados utilizados para essa ordenação

foram o local da obra, o assunto a que se refere, o documento e a data.

O método escolhido está baseado nos modelos de arquivamento destacado no quadro

na fundamentação teórica. Além disso, a escolha do método teve influência decisiva por meio

de conversas informais com o gerente, bem como a observação participante durante o período

50

de estágio. Nesse sentido, optou-se por uma ordenação seqüencial, cujo código é numeral.

Escolhido o método os materiais foram colocados nos seus respectivos lugares, atendendo aos

critérios do manual. Sendo assim, a codificação caracteriza-se:

Tabela 1 – NUMERAÇÃO DOS MATERIAIS

CODIFICAÇÃO: AA. BBB. CC. DDDD

AA. BBB. CC. DDDD

EST

AN

TE

PRA

TE

LE

IRA

ASS

UN

TO

VO

LU

ME

X

Fonte: Acadêmica (2007)

51

Tabela 2 – CODIFICAÇÃO DOS MATERIAIS

01 ⇒ Estante 1

A 02 ⇒ Estante 2

0n ⇒ Estante n

001 ⇒ Prateleira 1

B 002 ⇒ Prateleira 2

00n ⇒ Prateleira n

01 ⇒ Projetos volume A4

02 ⇒ Projetos volume A3

03 ⇒ Editais

04 ⇒ Propostas

C 05 ⇒ Supervisão

06 ⇒ Literatura Técnica

07 ⇒ Normas Técnicas

08 ⇒ Periódicos

09 ⇒ n

0001 ⇒ Volume 1

D 0002 ⇒ Volume 2

000n ⇒ Volume n

Fonte: ACADÊMICA (2007)

Tabela 3 – A Busca no computador

No computador, a busca vai ser feita da seguinte maneira:

Por assunto:

Por estante:

Por prateleira:

Por volume:

Por descrição: Fonte: ACADÊMICA (2007)

52

Na 6º etapa a elaboração do manual consistirá em uma ferramenta administrativa em

função da codificação que vai permitir a todos os empregados da SOTEPA a identificação e a

localização dos documentos no momento oportuno, para realização de seus trabalhos. Cabe

ressaltar também que o manual só foi possível após a mudança do leiaute.

53

6 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Ao fazer este trabalho teve-se a oportunidade de conhecer um pouco mais sobre como

manusear um sistema de arquivo em uma empresa. Recapitulando sobre a Gestão de

Documentos que é uma área da administração geral que se relaciona com a busca de

economia e eficácia na produção, manutenção, no uso e na destinação final dos mesmos.

Dessa forma, tal gestão, cobre todo o ciclo de existência dos documentos para arquivamento

permanente. São na verdade, todas as atividades inerentes às idades correntes e intermediárias

dos documentos.

Medeiros (1999) afirma que os arquivos são depósitos de papéis velhos que não se

utilizam mais, mas são arquivados por tradição, porque algum dia esse documento pode ser

útil para dar informações desejadas. A maioria dos arquivos é mal organizada e tudo isso

acaba dificultando na hora que precisa fazer uma localização imediata do documento.

Por isso, através do estudo foram observadas algumas dificuldades que a empresa

tinha em encontrar seus acervos, sendo necessário pedir sempre para o responsável encontrar

o mesmo. Foi a partir daí que conversando com o chefe, demonstrou-se o interesse em fazer o

estágio nas dependências do arquivo. Ao iniciar o levantamento dos materiais encontrou-se

alguma dificuldade, como por exemplo, cadastrar os volumes sem perder a ordem pré-

estabelecida. Assim, os documentos foram colocados nas prateleiras devidamente numeradas.

A etapa subseqüente do projeto consistiu em modificar o leiaute do arquivo, para

preservar os acervos e também tornar um ambiente mais agradável para os consulentes.

Infelizmente com a falta de tempo, foi necessário retirar todo o material do mesmo.

Ao iniciar a obra, foram retiradas as estantes de madeira, parede quebrada, portas e

janelas abertas e serviços de acabamento. Com o novo leiaute, foram colocadas as caixas uma

a uma, sendo criada uma lista de materiais para fazer a averiguação dos documentos

cadastrados ou não.

É importante lembrar também que foi a partir deste trabalho que a empresa percebeu a

importância de organizar e modificar esse ambiente. Portanto, com essa obra, foram feitas

outras mudanças nas dependências da empresa e também uma organização e limpeza nos

arquivos inativos. Ressalta-se também que dentre as ferramentas destacadas na

fundamentação, foram utilizados nesse trabalho o leiaute e o manual.

54

O estudo mostrou que foi importante fazer a mudança do leiaute e também a

organização desses documentos, pois permitirá a todos os colaboradores da instituição a

localização rápida dos mesmos.

A facilidade do arquivamento proporcionou que os outros colaboradores que

precisassem achar um acervo não dependessem somente da pessoa responsável,

descentralizando assim, as informações. É necessário também que o profissional responsável

pelo arquivo cadastre tudo que será colocado dentro do mesmo e principalmente se for

retirado algum material dentro do arquivo ativo e ser transferido para o arquivo inativo, é

fundamental que o responsável mude no sistema, para que o consulente na hora de procurar

saiba da nova localização desse acervo.

O problema investigado é que com a falta de um sistema confiável de busca dos

documentos ou informações arquivadas, pode atrasar um serviço, por isso, se for criado um

sistema de busca desses documentos, pode-se agilizar na busca desses materiais, beneficiando

o profissional na administração do seu tempo.

Cabe ressaltar que os resultados provenientes da pesquisa dizem respeito

especificamente ao arquivo em questão. Este fato, porém, não compromete a relevância da

pesquisa visto que as conclusões obtidas têm utilidade na organização de outros arquivos

semelhantes. Os resultados da pesquisa limitam-se a falta de tempo para a organização dos

demais arquivos da empresa.

6.1 SUGESTÕES PARA NOVOS TRABALHOS

É importante destacar que o trabalho pode sugerir algumas alternativas para se adaptar a novas

ferramentas administrativas, como por exemplo, a microfilmagem, a criação de uma tabela de

temporalidade, o 5S, o gerenciamento eletrônico, a atualização e substituição dos mapas existentes por

formato eletrônico.

Há uma tendência em informatizar os documentos das empresas. Diante disso, sugere-se que a

SOTEPA utilize técnicas de microfilmagem para alguns de seus documentos.

Novas pesquisas sobre gerenciamento eletrônico devem ser realizadas, pois a tecnologia hoje

está muito avançada, em uma empresa quanto menos papel tiver, melhor será para ela, para dar

continuidade a essa pesquisa é necessário que pesquisem mais sobre gerenciamento eletrônico, pois é

um sistema que usa a tecnologia da computação para captar, armazenar, localizar e gerenciar versões

eletrônicas dos documentos em papel.

55

Faz-se necessário, entretanto, adotar alguns critérios para evitar que os documentos não se

percam. Nesse sentido sugere-se um programa de busca, microfilmagem e que a organização

implante um processo de gerenciamento total de qualidade (TQM) para que todos os

colaboradores organizem o ambiente de trabalho. Esse primeiro passo tem início no uso dos

conhecidos 5S, que significam a partir das palavras japonesas o seguinte:

• SEIRI que corresponde a eliminar o desnecessário separando-o do necessário.

• SEITON que significa colocar em ordem, guardando de forma ordenada tudo

que é necessário.

• SEISO que significa limpeza, eliminação da sujeira, acabando com as fontes

dos problemas.

• SEIKETSU que significa asseio, padronização, higiene, e também o estágio

onde se evita que as etapas anteriores retrocedam.

• SHITSUKE que significa disciplina, com o cumprimento rigoroso de tudo que

foi estabelecido pelo grupo.

Os 5S somente terão sucesso se forem praticados de forma sistemática e contínua, bem

como sejam resultado do consenso do grupo envolvido neste processo.

Ressalta-se também que a empresa gostou do trabalho, achou importante, pois todos os

acervos ficaram organizados e catalogados, e todo esse material ficou disponível no

computador, com a localização das estantes e prateleiras, sendo mais fácil sua localização.

Referências

ANGELA, Maria N. Lopes, Leal, Maria Leonor de M. S; Coelho, Cláudio Ulysses F. Técnicas de Arquivo e protocolo. Rio Janeiro, 1998. ARANTES, Nélio. Sistemas de gestão empresarial: conceitos permanentes na administração de empresas validas. 2 ed. São Paulo: Atlas, 1998. BALLESTERO - Alvarez, Maria Esmeralda. Manual de Organização, Sistemas e Métodos: abordagem teórica e prática da engenharia da informação. São Paulo: Atlas, 1997. BELTRAO, Mariusa; PASSOS, Elisabeth de Ibarra. Pratica de secretariado: recepção, telefonia, correspondência, arquivistica, 2 ed.1991. BERNARDES, Leda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. Arquivo do Estado, São Paulo: 1998. BERVIAN, Pedro Alcino; Cervo, Amado Luiz. Metodologia cientifica. 4.ed. Sao Paulo: Makron Books, 1998. CARAVANTES, Geraldo. Administração: Teorias e Processo. São Paulo: Pearson, 2005. CHIAVENATO, Idalberto. Introdução a teoria da administração. 2 ed. revista e atualizada, Rio Janeiro: Campus, 2000. CHINELATO Filho, Jô. Integrado à informática. 10 ed. Rio Janeiro: JC, 2000. _____. O & M: integrado a informática. 9 ed. Rio de Janeiro: JC, 1999. CONTINOLO, Giuseppe - Como organizar o arquivo: guia prático para a classificação de documentos e fichas e para a organização dos serviços de arquivo. Lisboa: Editorial Pórtico, 1975. CRUZ, Tadeu. Sistemas, Organização & Métodos: estudo Integrado das novas tecnologias de informática. 2 ed. São Paulo: Atlas, 2002.

57

CURY, Antônio. Organização & Métodos: uma visão holística. 6 ed. São Paulo, 1995. GAITHER, Norman; FRAZZIER, Greg. Administração da produção e operações. 8 ed. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2002. GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998. GORBEA, Josefina Q. de, Eva S. de Garcia, Diaz, Olga M. de Vela. Sistema de arquivo e controle de documentos. 2 ed. São Paulo: Atlas, 1974. KOCHE, José Carlos. Fundamentos de metodologia científica: teoria da ciência e prática da pesquisa . Petrópolis, Rio Janeiro: Vozes, 1997. _____. Fundamentos de metodologia científica: teoria da ciência e prática da pesquisa . Petrópolis, Rio Janeiro: Vozes,, 2000. KWASNICKA, Eunice Lacava. Introdução a administração. 5 ed. São Paulo: Pioneira, 1995. LAKATOS, E.; Marconi, M. Metodologia do trabalho cientifico. 1999. MARTINS, Petronio G. Administração produção. 2 ed. São Paulo: Saraiva, 2006. MATTAR, Fauze Najib. Pesquisa de marketing. 3 ed. São Paulo: Atlas S.A, 2001. MAXIMIANO, Antônio César Amaru. Introdução a administração. 5 ed. São Paulo: Atlas, 2000. MEDEIROS, João Bosco e Hernandes, Sonia. Manual da secretária: Técnicas de trabalho. 4 ed. São Paulo: Atlas, 2003. _____. Manual da Secretária: Técnicas de trabalho. 4 ed. São Paulo: Atlas, 1999. MEGGINSON, Leon C e Donald C. Mosley, Paul H. Pietri, Pietri Jr.. Administração: conceitos e aplicação. 4 ed. São Paulo: Harbra Ltda, 1998.

58

Microfilmagem de documentos. Disponível em: http://www.alinebaggiomuniz.com.br/etapas.html. Acesso em: 15 de abril 2007. MONTANA, Patrick J. Administração. São Paulo: Saraiva, 2000. MOURA, Reinaldo A. Sistema e técnicas de movimentação e armazenagem de materiais. 4 ed. São Paulo: Imam, 1998 OLIVEIRA, Jair Figu. Gestão de Negócios. São Paulo: Saraiva, 2005. OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2005. PAES, Marilena Leite. Arquivo teoria e prática. 3 ed. Rio Janeiro: FGV, 2002. _____. Arquivo teoria e prática. 3 ed. Rio Janeiro: FGV,1997. Prado, Heloisa de Almeida. A Técnica de Arquivar. 5 ed. São Paulo: T.A. Queiroz, 1974. RICHARDSON, Roberto Jarry e colaboradores. Pesquisa Social: métodos e técnicas. 3 ed. Revista e ampliada. São Paulo: Atlas S.A, 1999. ROCHA, Luiz Oswaldo Leal da. Organização & Métodos: uma abordagem prática. 6 ed. São Paulo: Atlas, 1995. _____. Organização & Métodos: uma abordagem prática. 6 ed. São Paulo: Atlas, 1998 RUIZ, João Álvaro. Metodologia científica. São Paulo: Atlas, 1996. SCHELLENBERG, T. R, Arquivos Modernos: princípios e técnicas. 3 ed. Rio Janeiro: FGV, 2004. SCHERMERHORN Jr, John R., Hunt, James G., Osborn, Richard N. Fundamentos de comportamento organizacional. 2 ed. Porto Alegre: Bookman, 1999.

59

_____. Fundamentos de comportamento organizacional. 2 ed. Porto Alegre: Bookman, 2004 SILVA, Reinaldo Oliveira da, Teoria da administração. 2 reimpr. da 1 ed. São Paulo: Thomson, 2002. SLACK, Nigel, Chambers S., Johnston R., Administração da Produção. 2 ed. São Paulo: Atlas, 2002. STONER, James Arthu, Administração. 5 ed. Rio Janeiro: Afiliada, 1999. SOUZA, Morhiana Zanchett de. GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS: UM ESTUDO DE CASO NA COORDENAÇÃO DO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO - UNIVALI – SJ – 2006 - Disponível em: CD VALENTIN, Marta Lígia Pomim, O custo da informação tecnológica. São Paulo: Polis: APB, 1997. VIANA, J.J. Administração de materiais: um estoque prático. São Paulo: Atlas, 2000. YIN, Robert K. Estudo de caso: Planejamento e métodos. 3 ed. Porto Alegre: Bookman, 1987.

60

Apêndices

Apêndice(s) (opcional): texto ou documento elaborado pelo autor, complementar ao

seu trabalho. Os apêndices são identificados por letras maiúsculas consecutivas, seguidas de

travessão e respectivo título (Ex.: APÊNDICE A – Roteiro de entrevista).

61

Anexos: Anexo A

Sede: SOTEPA

Obra: BR-101 - Túnel do Morro do Boi Obra: Viaduto Ivo SilveiraLocalidade: Itapema - Balneário Camboriú / SC Localidade: Florianópolis / SC

Obra: Acesso da Tapera (SC 405) Obra: SC 404Localidade: Florianópolis / SC Localidade: Itacorubi - Lagoa

Obra: SC 401 Obra: Br - 101Localidade: Florianópolis / SC Localidade: Itajaí / SC

Anexo B

ORGANOGRAMA DA EMPRESA SOTEPA LTDAPRESIDÊNCIA

Departamento Jurídico

DIRETOR ADMINISTRATIVO

Departamento de Contabilidade

Departamento Administrativo e Serviços Gerais

Setor de Transportes

Serviços Gerais

Almoxarifado

Departamento Financeiro

Setor de Custos

Setor de Controle de Contratos

Centro de Processamento de Dados

Setor de Digitação

Departamento de Pessoal

Departamento de Estudos e Projetos

Divisão de Geotecnia

Seção de Sondagens

Laboratório Central

Divisão de Topografia

Diversas Equipes de Topografia

Divisão de Documentos e Licitação

Seção de Arq. Técnico

Divisão Técnica

Seção de Engª de Tráfego

Seção de Top., Geom. e terrap.

Seção de Geot., Pav. e Restaut.

Seção de Hidr., Dren. e OAC

Seção de OAE

Seção de Meio Ambiente

Seção de Cartog. e Cadastro

Seção de Quant. e Orçamento

Seção de Obras Compl. e Sinal.

Seção de Apoio Técnico

Setor de Cálculo

Setor de Desenho

Setor de Dig. e Informática

DIRETOR TÉCNICO

Departamento de Supervisãode Obras

Escritório do Túnel do Morro do Boi

Escritório em Lages/SC, trecho: BR 116 - São José do Cerrito -

Vargem - BR 470

Departamento de Informática

Escritório da Duplicação daBR 101/SUL, em Paulo Lopes/SC

Escritório em Florianópolis/SC, obras Rodovias SC 404, SC 405

e SC 406

Escritório de Itaiópolis/SC, obra Rodovia SC 477, trecho: Entr.

SC 419 - Moema

Escritório de Rio Fortuna/SC. obra Rodovia SC 407, trecho: Rio

Fortuna - Santa Rosa de Lima

Escritório em Curitibanos/SC, obra Rodovia SC 451, trecho: Curitibanos - Frei Rogério

Gerência Administrativa/Financeira

Anexo C

FOTO 1: Organização dos documentos devidamente numeradas. Fonte: Pesquisa

FOTO 2 e 3: As primeiras dificuldades encontradas no leiaute: prateleiras de madeira, infiltração e pouca ventilação e luminosidade. Fonte: Pesquisa

FOTO 4 e 5: O início do novo leiaute: retirada das prateleiras. Fonte: Pesquisa

64

FOTO 5 e 6: retirada da parede Fonte: Pesquisa

FOTO 7 e 8: A organização das novas aberturas:portas Fonte: Pesquisa

FOTO 9 e 10: janelas e portas Fonte: Pesquisa

65

FOTO 7 e 8: A organização das novas aberturas:portas

FOTO 9 e 10: janelas e portas FOTO 11 e 12: Fechamento da porta

FOTO 13 e 14: Novo leiaute das estantes.

66

FOTO 15 e 16: Novo leiaute das estantes.

Documents

UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE …siaibib01.univali.br/pdf/Thatiani Cristina de Souza.pdf · Este Trabalho de Conclusão de Estágio foi julgado adequado e aprovado em