Volume III: MANUAL DE GESTÃO FINANCEIRA E CONTABILÍSTICA DO PROJECTO DO ENSINO SUPERIOR CIÊNCIA E TECNOLOGIA - HEST
República de MoçambiqueMINISTÉRIO DA CIÊNCIA E TECNOLOGIA
MANUAL DE GESTÃO FINANCEIRA E
CONTABILÍSTICA DO PROJECTO DO ENSINO SUPERIOR CIÊNCIA E
TECNOLOGIA - HEST
Crédito /Moz
PROJECTO DO ENSINO SUPERIOR CIÊNCIA E TECNOLOGIA
1Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
ÍNDICE
1. GESTÃO FINANCEIRA E CONTABILIDADE
2. FINANCIAMENTO DO BANCO MUNDIAL/ IDA
3. SISTEMA DE GESTÃO FINANCEIRA
3.1. Definição3.2. Estrutura do Sistema de Gestão Financeira3.3. Quadro de Pessoal da Gestão Financeira
3.1.1. Responsabilidades do Quadro de Pessoal na Gestão Financeira3.4. Critérios de Valorimetria
3.4.1. Definição 3.4.2. Princípios Contabilísticos
3.5. Período Contabilístico3.6. Organização do Trabalho Contabilístico
3.6.1. Documentos de Suporte 3.6.2. Arquivo dos Documentos Contabilísticos 3.6.3. Trabalho Diário 3.6.4. Trabalho mensal 3.6.5. Trabalho Anual
3.7. Gestão de Compromissos3.8. Informação de Gestão
4. DESEMBOLSOS4.1.
4.1.1. Gastos elegíveis 4.1.2. Gastos não elegíveis 4.1.3. Cuidados a ter com a Conta Designada4.1.4. Sanções previstas na Conta Designada
4.2. Medidas de Controlo Interno e Segurança4.2.1. Objectivos4.2.2. Medidas de Controlo Interno4.2.3. Fundo de maneio4.2.4. Pagamentos e recepção de serviços4.2.5. Segurança dos documentos contabilísticos4.2.6. Cópias de Segurança 4.2.7.4.2.7. Crédito do IDA/Conta do Crédito (em Washington)
4.3. Ajudas de Custo
2Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
5. FORMAS DE PAGAMENTO
5.1. Definição5.2. Requisição de Fundos (anexo14)5.3. Condições para se realizarem pagamentos5.4. SISTAFE – Sistema de Administração Financeira do Estado5.5. Procedimentos para Pagamentos a partir da Conta do Crédito – Pagamentos
Directos 5.6. Procedimentos para Pagamentos e Realimentação de Fundos
6. SISTEMA DE REGISTO E CONTROLO DOS MEIOS IMOBILIZADOS
6.1. Definição6.2. Registo6.3. Inventário6.4. Abates6.5. Salvaguarda
7. PLANEAMENTO E ORÇAMENTAÇAO
8. RELATÓRIOS FINANCEIROS DE GESTÃO
8.1. Fontes e Aplicações dos Fundos do Projecto8.2. Aplicação dos Fundos por Actividades do Projecto 8.3. Mapa de Desembolsos8.4. Reconciliação da Conta Designada 8.5. Plano de Tesouraria do Projecto 8.6. Sumário do Progresso do Projecto
9. AUDITORIAS
10. ANEXOS
3Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
Anexo 1: Control of payment.
Anexo 1a: Control of payment.
Anexo 2: Summary Statement of IDA Expenditures not subject to Prior Review..
Anexo 3: Expenses by category.
Anexo 3a: Expenses by components and subcomponents.
Anexo 4: Execution.
Anexo 5: Uses funds by Activity for the Quarter Ending ......... (USD).
Anexo 6: Consolidated Sources and Uses Funds and Cash Forecast - for the Quarter Ending .....(USD).
Anexo 7: Payents Made during Rporting Periond ......... Agains Contract to the Bank´s priorReview.
Anexo 8:
Anexo 9:
Anexo 10:
Anexo 11: Statement of Expenditure (SOE).
Anexo 11a: Bank Reconciliation.
Anexo 12: World Bank Disbursement ISBURSEMENT Guidelines for Projects.
Anexo 13: Diploma Ministerial Sobres a Tabela de Subsídios de Viagem dos Funcionários do Estado em Serviço no Exterior
Anexo 14: Informação Proposta para Solicitação de Pagamento da Despesa
4Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
GESTÃO FINANCEIRA E CONTABILÍSTICA DO PROJECTO HEST
1. GESTÃO FINANCEIRA E CONTABILIDADE
A Gestão Financeira do Projecto tem a tarefa principal de organizar a contabilidade de modo a torná-la a base da gestão sã e eficaz no Projecto. Em termos gerais compreende as políticas e procedimentos como suporte para a gestão e controlo eficiente e normando no uso dos recursos do projecto. Para tirar partido dela, é preciso organizar um esquema racional de informações exactas e precisas de modo a permitir à Gestão/Coordenação do Projecto tomar decisões atempadas.
A contabilidade serve de suporte para o uso do pessoal a quem estão acometidas de responsabilidades na gestão financeira do Projecto.
A contabilidade deverá assegurar um controlo interno eficiente e eficaz que permita o estudo do desenvolvimento do Projecto e sua dinâmica.
A contabilidade deverá ser suficientemente detalhada de forma a demonstrar claramente os desembolsos realizados, registar todas as operações efectuadas ao longo da vida do Projecto
5Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
2. Financiamento do Banco Mundial/IDA
A IDA, através da proposta de Crédito nº /MOZ para Higher Education, Science and Technology Project disponibilizará doze milhões e trezentos mil Dólares Americanos (US $ 12.3 Milhões) equivalente em SDR…. Milhões. O quadro que a seguir, retirado do PAD, descreve com rigor a forma como irão ser financiadas as despesas do Projecto.
Higher Education ($27.7m) (MEC)
Science and Technology (12.3m) (MCT)
Component A: Strengthening System Governance and Management (US$9.5m including US$3m for project management)
Consolidate and implement reforms started under HEP by: (a) provision of technical assistance and training to the staff of the newly created regulatory institutions, namely the National Council of Accreditation and Quality and the National Institute of Distance Learning; (b) implementation of the accreditation and credit transfer pilots; (c) development of national higher education qualifications framework; and (d) piloting and evaluation of higher education financing reforms.Strengthen capabilities for policy development, monitoring, and evaluation within the National Directorate of Higher Education. Support continued development of the Mozambique Distance Learning Network and build a Distance Education Training Center.
Support MCT and regional capacity building in policy development, monitoring, and evaluation.Improve the administrative and technical capacity of MCT’s scientific councils and the National Academy of Science through provision of technical assistance and goods. Provide technical assistance and goods to support the continued implementation of the Mozambique Research and Education Network (MORENET).Continue to provide technical assistance, goods, and operational costs for the implementation of the “Scientists for Tomorrow” program,
Component B: Improve Quality of Teaching, Learning and Research through Competitive Funding (US$11m)
Provide grants and loans to qualified Mozambican public and private higher education institutions.
Provide grants to qualified Mozambican research institutions and individual researchers.
Component C: Targeting Scholarships for Equity and Competitiveness (US$4.5m)
Provide scholarships for undergraduate study for poor/disadvantaged but qualified students from the provinces
Provide scholarships for postgraduate studies for qualified faculty from research institutes and HEIs in strategic areas
6Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
3. SISTEMA DE GESTÃO FINANCEIRA
3.1. Definição
O Sistema de Gestão Financeira (SGF) é um processo cujos mecanismos permitem o registo, processamento e organização dos factos contabilísticos e patrimoniais, com vista a produzir informação financeira útil. Ele deve reflectir as necessidades do projecto e ser concebido para prestar a informação financeira requerida por todas as partes interessadas, incluindo o Governo da República de Moçambique e o Banco Mundial, e observar as políticas e regulamentos dos mesmos.
Deste modo, o SGF tem como objectivo principal apoiar a coordenação do projecto na sua distribuição de recursos com vista a economia, eficiência e efectividade na prestação dos serviços necessários para alcançar os objectivos pretendidos.
O SGF compreende o planeamento, a planificação, orçamentação, desembolsos, contabilidade, controlo interno, “procurement”, “reporting”, auditoria, avaliação, desempenho físico do projecto, sendo o objectivo principal a gestão eficiente e racional dos recursos.
Sendo o sistema contabilístico um factor critico de sucesso do sistema de gestão financeira, este deve preencher os seguintes requisitos:
- Proporcionar informação compatível com os padrões contabilísticos aceitáveis;
- Ser simples e “user friendly”;- Ser de fácil assimilação, implementação e ser de fácil compreensão dos
seus utilizadores;- Proporcionar documentação adequada e base para os serviços de
auditoria;- Proporcionar informação fiável e consistente.
3.2. Estrutura do Sistema de Gestão Financeira
O projecto irá implementar o e-sistafe (sistema electrónico de Administração Financeira do Estado) é um pacote informático cujo objectivo é responder com total segurança, fiabilidade e rapidez, às necessidades de processamento de informação do HEST e em de folhas de cálculo “spreadsheets” e que obedecerá à seguinte estrutura:
N.º Título Nome da Spreeadsheet
Forma de Registo
1 Justificativo de Despesa
Expenditure Voucher Neste quadro são registados sequencialmente todos os justificativos de despesas preenchidos para todos os movimentos financeiros do Sistema. Para o efeito é utilizado o formulário Próprio.
7Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
2 Diário dos movimentos da Conta Designada, e Realimentações (anexo 1)
Global IDA – Withdrawal Applications in Foreign Currency
Nesta folha são registados todos os movimentos financeiros ocorridos em moeda estrangeira referentes à Conta Designada e realimentações.Nota: O registo da informação em XDR ocorre logo que seja emitido o “Payment Advise” pela Divisão de Desembolsos do Banco Mundial.
3 Tabela de câmbios Exchange Currency Rate São registados câmbios das diversas moedas que serão utilizadas de forma automática pelo sistema. Nota: Os câmbios definitivos são directamente inseridos nos campos apropriados das diferentes folhas de cálculo.
4 Registo dos Desembolsos por Categoria em US$ (Anexo 2
Categoria US$ Record Este quadro é preenchido automaticamente a partir dos dados registados no Diário Global-IDA, bem como apurados automaticamente os respectivos saldos.
5 Registo dos movimentos financeiros da Conta Designada (anexo 4)
Designated Account Neste quadro são registados automaticamente a partir do Diário Global-IDA todos os movimentos financeiros da conta designada bem como apurados automaticamente os respectivos saldos.Nota: A Débito são registados o saldo inicial e as realimentações e a crédito todas as despesas elegíveis.
6 Registo dos Desembolsos por Categoria em SDR(anexo 2)
Category_XDR Record Este quadro é preenchido automaticamente a partir dos dados registados no Diário Global-IDA bem como apurados automaticamente os respectivos saldos.
7 Apuramento dos custos por categoria e por Componente em US$ (anexo 3 e anexo 3a)
Category_US$ Disbursed_ Este quadro é preenchido automaticamente, a partir dos dados registados no Diário Global-IDA e do Diário da Conta Designada, bem como apurados automaticamente os montantes desembolsados por categoria pela IDA.
8 Apuramento dos custos por categoria e por Componente em SDR (anexo 3 e anexo 3a)
Category_XDR Disbursed_ Este quadro é preenchido automaticamente, a partir dos dados registados no Diário Global-IDA e do Diário da Conta Designada, bem como apurados automaticamente os montantes desembolsados por categoria pela IDA.
9 Resumo dos Desembolsos por Componente em US$ (anexo 3a)
A designar Este quadro é preenchido automaticamente a partir dos dados registados no Diário Global-IDA e do Diário Conta Designada bem como apurados automaticamente os montantes desembolsados por componente em US$ no qual são mostrados separadamente a origem dos fundos (IDA)assim como são apurados os respectivos acumulados.
10 Controlo dos Desembolsos por Componente e por actividade em US$ (anexo 5)
Component_US$_Disbursed
Este quadro é preenchido automaticamente a partir dos dados registados no Diário Global-IDA e do Diário da Conta Designada bem como apurados automaticamente os montantes desembolsados por componente e por actividade em US$ no qual são mostrados separadamente a origem dos fundos (IDA e GOA) assim como são apurados os respectivos acumulados.
8Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
11 Controlo dos Desembolsos por Componente e por actividade em SDR (anexo 5)
Component_SDR_Disbursed
Este quadro é preenchido automaticamente a partir dos dados registados no Diário Global-IDA e do Diário da Conta Designada bem como apurados automaticamente os montantes desembolsados por componente e por actividade em SDR no qual são mostrados separadamente a origem dos fundos (IDA e GOA) assim como são apurados os respectivos acumulados.
12 Previsão Anual de Desembolsos (anexo 6)
Annual Forecast US$ Compara os desvios anuais entre os desembolsos previstos e os realizados.
13 Listagem de contratos (Anexo 7)
List of Contrats Listagem sequencial de contratos incluindo o apuramento dos montantes comprometidos.
14 Gestão de Individual de Contratos
Contract Management Para cada contrato é aberta uma ficha de gestão onde são registados todos os factos patrimoniais e financeiros que ocorreram com o mesmo.
15 Registo dos meios fixos (Anexo 8)
Fixed Assets Registo dos meios fixos incluindo o número do pagamento, fornecedor, custo, localização e data de compra.
16 Custos estimados do Projecto por componente em SDR
Estimated_by_Component_SDR A partir do Global-IDA e da Conta Designada são apurados os custos desembolsados e os custos disponíveis por cada componente do Projecto relativamente ao previsto no Acordo de Financiamento e no PAD em SDR.
17 Custos estimados do Projecto por Componente em US$
Estimated_by_Component_US$ A partir do Global-IDA e da Conta Designada são apurados os custos desembolsados e os custos disponíveis por cada componente do Projecto relativamente ao previsto no DCA e no PAD em US$.
18 Registo de Desembolsos por Componente e base Anual em US$
Record Activities Annual US$ A partir do Global-IDA são apurados os custos desembolsados anualmente por cada componente do Projecto relativamente ao previsto no Acordo de Financiamento e no PAD em US$.
3.3. Quadro de Pessoal da Gestão Financeira
A implementação do “Financial Management System” (FMS) do HEST será da responsabilidade da Direcção de Administração e Recursos do Ministério da Ciência e Tecnologia através do (e-SISTAFE), de acordo com as normas e procedimentos do Governo da República de Moçambique e do Banco Mundial.
A direcção e orientação das operações de Gestão Financeira do HEST serão da responsabilidade do Coordenador do Projecto, apoiado pelo Gestor do projecto do projecto (baseado no MCT), assistido um especialista de gestão financeira e especialista de aquisições e demais pessoal julgado necessário, com formação e experiência adequada.
9Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
3.3.1. Responsabilidades do Quadro de Pessoal na Gestão Financeira
Intervenientes Grau de Responsabilidade Relativa a pagamentos
Grau de Responsabilidade Relativa às Tarefas de Controlo
Coordenador do Projecto(Na sua ausência é substituído pelo Gestor do projecto)
Aprova os pagamentos.
Aprova os pedidos de realimentação da Conta Designada.
- Aprova os relatórios financeiros semanais, mensais e anuais.
- Submete os Relatórios ao CNS para aprovação.
-Assegurar uma gestação administrativa e financeira eficiente do projecto
-Assegurar o uso eficiente dos fundos e das despesas do projecto dentro dos prazos previstos.
Especialista em Gestão Financeira
Prepara orçamentos para planificação e coordenação das actividades incluindo a implementação das componentes do projecto bem como custos operacionais.
Prepara o pagamento incluindo o preenchimento do Justificativo de Despesa, conforme documento próprio, verifica a validade para efeitos contabilísticos e se cumpre com o previamente estabelecido.
Obtém as autorizações necessárias para a realização dos pagamentos.
Procede aos registos devidos no Sistema de Gestão Contabilística e Financeira.
Prepara as aplicações de levantamento e respectivo plano de desembolso
- Preenche o justificativo das despesas e ou movimentos financeiros de acordo com o formulário indicado.
- Classifica os documentos contabilísticos.
- Procede ao Registo nos diários e nas contas apropriadas no Sistema de Gestão Financeira.
- Procede ao arquivo dos documentos Contabilísticos nas pastas apropriadas contabilísticos de acordo com a Matriz de Arquivo.
- Preparar, apura e reconcilia os
10Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
saldos contabilísticos de todas as agências executoras.
- Procede à Segurança dos registos em coordenação com o CDRD do MCT. - Prepara os pedidos de realimentação da Conta Designada.
- Prepara os Relatórios periódicos financeiros e de Gestão do projecto previstos nos termos do Acordo de Financiamento e outros relatórios.
-Trabalhar com as missões do Banco Mundial disponibilizando toda informação relevante.
-Mantém o registo do activo fixo em colaboração com todas as agencias executoras.
-Realiza quaisquer outras tarefas periódicas atribuídas pelo coordenador do projecto
Fiscalizar aspectos de FM relacionados com as componentes do projecto em todas as agências implementadoras
Directora do DAR Assessoria e pareceres técnicos em do âmbito do Projecto.
Supervisiona os mecanismos de controlo relativos à contabilidade e gestão financeira do Projecto.
- Preparação da versão inicial do Manual de Procedimentos do Projecto e do Manual de Gestão Financeira e Contabilidade.- Supervisão das operações contabilísticas e financeiras, de acordo com o Manual de Procedimentos e do Acordo de
11Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
Financiamento.- Implementação e monitorização do sistema informático de Gestão Financeira e Contabilística do Projecto.- Verificar os Relatórios de Gestão do projecto previstos nos termos do Acordo de Financiamento e outros relatórios.- Formação “on job” dos técnicos em gestão financeira e contabilidade e outras matérias relevantes.- Elaborar Relatórios de Progresso relativos à Gestão Financeira do Projecto.- Dar assistência às missões do Banco Mundial / IDA em conjunto com a equipa de gestão;
Especialista em Procurement
Nos casos em que os pagamentos estão relacionados com os contratos, verifica se o montante solicitado está de acordo com os termos contratuais.
Indica claramente a categoria de desembolso do pagamento.
-Desenvolver o plano de procurement, a estratégia e os manuais em conformidade com as leis e os regulamentos de procurement do Governo de Moçambique e com as linhas de orientação do Banco Mundial
- Supervisão de todos os processos de Procurement.
- Elaboração de um Programa de Formação para os técnicos da UGEA´s e das Componentes.
- Estabelecer uma ligação com o Banco Mundial no procurement do projecto e manter as linhas de orientação delineadas para reger o processo de procurement e Dar assistência às missões do Banco Mundial / IDA.
12Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
- Preparar o Plano de Procurement e apoiar a elaboração do Plano relativo às actividades de Procurement.
- Elaborar Relatórios de Progresso da área de Procurement.
-Manter a coordenação das actividades do projecto e ser responsável pelo seguimento com a gestão no alcance de todos os objectivos do procurement relacionados com o projecto.
Apoiar o coordenador do projecto na proposta de medidas para ultrapassar atrasos críticos (caso se verifiquem) na conclusão do projecto e em conformidade com os procedimentos acordados.
13Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
3.4. Critérios de Valorimetria
3.4.1. Definição
Um Sistema de Gestão Financeira requer que a informação fornecida seja útil no melhor interesse dos financiadores, credores e outros “stakeholders” a fim de que estes possam, de forma racional, conceder financiamentos, afectar fundos, conceder crédito e tomar outras decisões.
A existência de um sistema contabilístico e de controlo interno é fundamental, pois permitirá ao DAR produzir informação atempadamente, que seja compreensível, relevante, consistente e fiável, para planificar, implementar, fazer o acompanhamento e avaliar o progresso global do Projecto - HEST tendo em vista a realização plena dos seus objectivos.
Estes requisitos, juntamente com os critérios de valorimetria adequados aos princípios contabilísticos geralmente aceites, medidas de controlo interno e auditoria, permitirão obter demonstrações financeiras geralmente descritas, como representando a imagem verdadeira e apropriada da posição financeira e do resultado das actividades da instituição.
3.4.2. Princípios Contabilísticos
O Sistema de Gestão Financeira do HEST é regido pelo seguinte princípio contabilístico fundamental:
Princípio de contabilização na “Base de Caixa”O Projecto adopta o princípio de contabilização na “base de caixa”. De acordo com este princípio, os efeitos financeiros das transacções são reconhecidos no momento em que são recebidos ou pagos, independentemente dos períodos em que ocorreram os respectivos compromissos. Este método é frequentemente usado para a preparação de demonstrações financeiras de entidades públicas, pois o principal objectivo da contabilidade é identificar os propósitos e fins para os quais tenham sido recebidos dentro de um determinado período, e manter o controlo orçamental sobre a actividade desenvolvida.
O princípio da contabilização na “base de caixa” é contrário ao da especialização de exercícios, em que os efeitos das transacções são reconhecidos nos períodos em que eles ocorrem, independentemente do seu pagamento ou recebimento.
3.5. Período Contabilístico
O ano fiscal do Projecto - HEST coincide com o ano civil, ou seja, o encerramento das contas tem lugar a 31 de Dezembro de cada ano.
14Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
3.6. Organização do Trabalho Contabilístico
O trabalho contabilístico é constituído fundamentalmente:
a) Recepção da documentação e preparação dos documentos para os pedidos de autorização
b) Obtenção das autorizações devidas para que sejam efectuados os pagamentos, conforme procedimentos referidos mais adiante;
c) Preenchimento do justificativo das despesas e dos movimentos financeiros, de acordo com formulário próprio;
d) Classificação dos documentos contabilísticos;
e) Lançamento dos movimentos nos diários e nas fichas das contas apropriadas;
f) Arquivo da documentação nas pastas apropriados de acordo com a matriz de arquivo definida;
g) Apuramento e reconciliação dos saldos.
h) Validação dos registos e
i) Segurança dos registos.
3.6.1. Documentos de Suporte
A documentação de suporte à organização do trabalho contabilístico compreende o seguinte:
Ordem de pagamento; Requisição de fundos Cheque ou bordereau de débito/crédito; Original de recibo; factura e de Vendas a Dinheiro Guia de Remessa ou Guia de Recepção; Cotações solicitadas ou facturas pró-formas se for o caso de
compras locais e internacionais; Notas de débito ou de crédito Contratos devidamente assinados; “No Objection ” do Banco Mundial (se aplicável). Garantia bancária (se aplicável)
Considerando que são conhecidos os diversos documentos utilizados na vida comercial, nomeadamente os seus emitentes e destinatários e, sobretudo, as funções por eles exercidas, resta-nos estabelecer a distinção entre os documentos de movimento externo e documentos de movimento interno:
15Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
Documentos de movimento externo: provêm ou destinam se ao exterior (facturas, recibos, notas de débito ou de crédito, etc.).
Documentos de movimento interno: são elaborados no seio da instituição e para o uso interno (Requisições de Fundos, notas ou Conferência de Pagamentos, Verbetes de Lançamento, etc.).
3.6.2. Arquivo dos Documentos Contabilísticos
O arquivo de documentos tem como objectivo assegurar que os documentos sejam conservados numa sequência lógica para servir de suporte aos relatórios financeiros e ajudar a estabelecer condições claras para a auditoria e assegurar a fiabilidade dos relatórios financeiros.
Os documentos contabilísticos devem estar organizados e de fácil consulta, conforme a “MATRIZ DO SISTEMA DE CLASSIFICAÇÃO DA INFORMAÇÃO”, da Secção I do presente Manual de Procedimentos.
3.6.3. Trabalho Diário
Diariamente, o trabalho da contabilidade do Projecto deverá ser o de registar os factos patrimoniais do Projecto HEST a partir de documentos que suportam os movimentos contabilísticos.
Nunca deverá ser registado qualquer movimento sem existir um suporte documental e comprovativo da respectiva operação bem como preenchido o respectivo justificativo da despesa.
Antes de contabilizar um documento deve-se certificar: Se está emitido em nome da instituição; Se o documento é original e autêntico; Se não contêm rasuras; Se o pagamento cumpre com as regras definidas mais adiante,
ou foi aprovado pelo coordenador do projecto; Se a informação contida no documento permite à Contabilidade
fazer registos nas contas apropriadas; Se o documento está cancelado (com o carimbo de Pago com a
data de pagamento) para evitar que seja reapresentado para pagamento futuro.
Se é fiscalmente aceite
Depois destas verificações, os documentos devem ser arquivados de acordo com o sistema de arquivo e finalmente registados nas contas adequadas.
No final do dia, o contabilista deverá imprimir todos os diários do sistema, independentemente de terem ocorrido movimentos contabilísticos ou não. Esses diários
16Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
deverão ser assinados pelo Contabilista e pelo Gestor do Projecto e Arquivados na Pasta de Diários.
Caso não tenham ocorrido movimentos contabilísticos deverá ser escrito nos Diários a frase “Sem Alterações no Dia”.
3.6.4. Trabalho Mensal
Mensalmente, deverá extrair-se o mapa de despesas (pagamentos) e os extractos das contas que se pretendam analisar e proceder-se às seguintes verificações:
Reconciliação dos saldos das Contas Bancárias
A Reconciliação bancária consiste na “picagem” de todos os movimentos constantes dos extractos bancários com os constantes dos respectivos extractos da contabilidade, com intuito de se detectarem eventuais discrepâncias.
A Reconciliação bancária deve ser realizada em modelo concebido para o efeito (Anexo 9), averiguando-se as causas dos valores em aberto, tomando em atenção as seguintes situações:
Movimentos reflectidos no extracto bancário e não registados na Contabilidade;
Movimentos registados na Contabilidade e não reflectidos no extracto bancário;
A reconciliação da conta especial deve ser apresentada ao departamento financeiro do MCT até ao dia 10 do mês seguinte ao coordenador deve providenciar no sentido de obter de cada um dos Bancos com que opera, os respectivos extractos de movimento das contas referentes ao findo.
Para a reconciliação bancária deve ser utilizados fotocopias dos extractos bancários e restantes documentos necessários neste processo, de modo a permitir conservar em arquivo os originais dos documentos.
As Reconciliações Bancárias devem ser preparadas de forma que, partindo dos saldos finais evidenciados pelos extractos bancários e pelas respectivas contas correntes de Bancos, se obtenham os saldos efectivamente disponíveis em cada uma das contas de depósitos detidas pelo Projecto.
Os movimentos incluídos nas reconciliações bancárias devem ser registados um a um nos respectivos Anexos dos Mapas de Reconciliação Bancária, não sendo permitido o registo por agregados e devem identificar:
i) Caso se trate de movimentos registados em conta corrente e não registados no extracto bancário, o número do respectivo documento suporte;
ii) A data do movimento;iii) A descrição do movimento;iv) O beneficiário;
17Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
v) O respectivo valor.
Relativamente aos movimentos registados nos extractos bancários e não registados nas correspondentes contas correntes de Bancos deve-se diligenciar, de imediato, junto das respectivas instituições bancárias no sentido de se identificarem tais movimentos.
Se ao fim de trinta (30) dias, os movimentos registados nos extractos bancários e não registados nas correspondentes contas correntes de Bancos não tiverem sido identificados, deve-se proceder à emissão e registo de documentos internos de suporte (Notas de Lançamentos) de tais movimentos. Seguidamente, devem ser enviadas cópias dos documentos emitidos ao Gestor do Projecto, com uma nota explicativa sobre a impossibilidade de identificação dos referidos movimentos, em simultâneo fazer diligências, de imediato, junto das respectivas instituições bancárias com vista à identificação dos mesmos.
Depois de concluída a preparação dos Mapas de Reconciliação Bancária, estes devem ser:
Datados e assinados por quem os tiver preparado; Submetidos à revisão e aprovação superior; e Datados e assinados por quem tiver procedido a sua revisão e
aprovação.
Os Mapas das Reconciliações Bancárias efectuados, devem ser devidamente assinados e aprovados, juntamente com as cópias dos extractos bancários recebidos e dos mapas de reconciliação bancária do mês anterior e depois conservados nos arquivos da contabilidade do Projecto.
3.6.5. Trabalho Anual
Anualmente, para além das tarefas mensais, deverão ser observados os seguintes procedimentos:
Providenciar que sejam efectuados os inventários físicos dos consumíveis mantidos em armazém e com base nos mesmos proceder-se-á à sua conferência com as fichas existentes para o efeito;
Providenciar que seja efectuado o inventário dos meios imobilizados e com base no mesmo proceder-se-á à conferência com as fichas respectivas (preparar Cadastros dos meios imobilizados no acto de aquisição dos mesmos). (anexo 8)
Proceder ao apuramento dos Saldos das contas dos fundos das
unidades beneficiárias.
Preparar os relatórios que se destinam ao Banco Mundial, de acordo com os requisitos estipulados (Relatório Anual de Gestão do projecto; Relatório Anual de Actividades; Plano de Desembolsos por Actividades; etc.).
18Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
3.7. Gestão de Compromissos
A gestão de terceiros visa assegurar que todos os compromissos do Projecto estejam reflectidos na contabilidade e assegurar ainda que os pagamentos sejam efectuados atempadamente.
De modo a assegurar um controlo efectivo das contas de terceiros, devem-se elaborar mapas de controlo.
Os mapas anteriormente referidos devem ser actualizados, diariamente, com base em facturas e recibos enviados pelos fornecedores.
Mensalmente, deverão ser emitidos extractos ou mapas dos compromissos e proceder-se à análise dos movimentos. Sempre que possível deverá ser efectuada a reconciliação com o extracto de conta enviado pelo beneficiário.
3.8. Informação de Gestão
A contabilidade deverá enviar periodicamente informação de gestão ao Coordenador do Projecto, nomeadamente:
a) Informação DiáriaA1) Diários dos movimentos contabilísticos independentemente de terem ocorrido alterações ou não.
A2) Informação MensalMensalmente deverá ser enviada a seguinte informação: Balancetes; Mapa de reconciliações bancárias; Mapa de antiguidade de compromissos; Mapa de execução orçamental.
d) Informação TrimestralTrimestralmente, deverá ser enviada a informação mensal acumulada da posição financeira do projecto através dos Relatórios de Gestão do Projecto (ver capítulo relativo ao Reporting).
e) Informação AnualAnualmente, para além da informação mensal, trimestral acumulada, deverão ser enviados os Relatórios de Gestão do Projecto Completo (ver capítulo relativo ao Reporting).
19Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
4. DESEMBOLSOS
Os desembolsos efectuados através dos fundos da IDA observarão os procedimentos de desembolsos do “Manual de Desembolsos do Banco Mundial e o definido do Acordo de Financiamento e Carta de Desembolsos”.O projecto HEST terá uma conta especial em USD no Banco de Moçambique que será gerida pelo MCT. Os fundos dessa conta serão transferidos para a Conta Única do Tesouro (CUT) em meticais ou em Dólares trimestralmente com base no plano de tesouraria em função das necessidades do projecto. A seguir uma ilustração de como os fundos será canalizada da CUT (Conta única do Tesouro).
Diagrama de desembolso dos Fundos
O fluxo de fundos, na base do HEST, segue o mecanismo que a seguir se indica:1. O Banco Mundial canaliza para Conta Forex, que tem como assinante o Banco de
Moçambique ou a Conta de Trânsito que tem como assinante o Ministério das Finanças;
2. No caso da canalização para a Conta Forex, estas são posteriormente canalizadas a Conta em Trânsito;
3. Os fundos existentes na Conta em Trânsito são canalizados a Conta Única do Tesouro que tem como executora a Direcção Nacional do Tesouro;
4. Os fundos existentes na Conta Única do Tesouro são canalizados aos beneficiários via directa.
20Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
Fundos Do Banco Mundial
Adiantamento
MCT Conta HESTAssinante: Banco de
MoçambiqueUSD/EURO
MCT Conta de TrânsitoAssinante: Ministério das
FinançasMZM
CUT – Conta Única do Tesouro
Executor: Direcção Nacional do Tesouro
BeneficiáriosDo projecto
HEST
O pagamento das despesas do projecto serão efectuados a partir da CUT via e-SISTAFE, permitindo que o especialista financeiro e o gestor do projecto tenham acesso a toda a Informação. O projecto HEST irá usar procedimentos de desembolsos baseados em relatórios de forma a operar eficientemente através da CUT. Os desembolsos e os IFRs serão feitos trimestralmente (ver ponto 8 relatórios).
Depois de aprovada a efectividade do acordo de financiamento, será feito um adiantamento, mediante um pedido do governo e baseado numa estimativa de despesas para 6 meses, que será desembolsado na conta designada para cobrir despesas elegíveis. Para os pagamentos via directa, compromissos especiais e reembolsos, o desembolso estará disponível para pagamentos que excedam a 20% do valor adiantado a conta designada.
4.1.1. Gastos elegíveis
Os desembolsos serão efectuados com base nas despesas elegíveis ao pagamento através de fundos do Banco Mundial/IDA e do Governo da República de Moçambique, conforme estipulado no Acordo de Financiamento.
4.1.2. Gastos não elegíveis
Das despesas consideradas não-elegíveis destacam-se: Salários dos funcionários do Estado; Itens não incluídos no projecto e na descrição das categorias
definidas no Acordo de Financiamento; Multas por mora de pagamento impostas por fornecedores; Pagamentos adiantados em excesso; Itens não adquiridos nos termos das Normas para Aquisições
pelos créditos da IDA e serviços de consultoria não contratados de acordo com as Normas para o uso de consultores por Mutuários do Banco Mundial como entidade executora.
4.1.3. Cuidados a ter com a Conta Designada:
Não é permitido o uso dos fundos da Conta Designada para o adiantamento a outras contas abertas pelo mutuário sem a autorização do Banco Mundial.
Não é permitido o pagamento de gastos não elegíveis a partir das Conta Designada, sob pena de o Governo ser obrigado a reembolsar os valores em causa e apresentar os comprovativos ao Banco Mundial/IDA juntamente com o pedido de realimentação seguinte.
Os juros auferidos pelos saldos da Conta Designada, serão registados numa conta em separado (Conta de Juros). Os juros da Conta Designada serão fundamentalmente para cobrir as despesas de operação e manutenção dos movimentos da Conta Designada.
21Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
4.1.4. Sanções previstas na Conta Designada
Os financiamentos do Banco Mundial / IDA prevêem sanções, caso os fundos não sejam aplicados dentro dos prazos previstos, e de acordo com as linhas orçamentais acordadas. Por outro lado, se a Conta Designada se mantiver inactivas por mais de seis (6) meses, o Governo poderá ser chamado a reembolsar o Banco Mundial / IDA do valor não movimentados.
O projecto deverá conservar todos os documentos de suporte dos gastos vindos das componentes e colocá-los ao dispor das missões de supervisão do Banco Mundial/IDA, Governo e Auditores do Projecto.
4.2. Medidas de Controlo Interno e Segurança
4.2.1. Objectivos
O Controlo Interno é um processo levado a cabo pelos gestores em coordenação com outros níveis de hierarquia, tendo em vista assegurar que os objectivos sejam alcançados, nomeadamente:
Assegurar a conformidade com as políticas e melhores práticas de gestão;
Assegurar que as actividades do Projecto sejam executadas de forma eficiente e eficaz em benefício de todas as partes envolvidas;
Salvaguardar os recursos económicos e financeiros do Projecto; Assegurar a fiabilidade, consistência e integridade da informação
contabilística; Prever a descoberta de fraudes e erros; Disponibilidade nos prazos da informação financeira.
4.2.2. Medidas de Controlo Interno
Em seguida são apresentadas algumas medidas de controlo interno e segurança para adequar a gestão financeira do Projecto HEST:
Antes da realização de qualquer despesa é necessário que esta tenha sido autorizada por uma pessoa com competência para o efeito em conformidade com o estabelecido mais adiante nesta Secção;
A autorização de despesas é da competência do Ministro e coordenador do projecto com base nas despesas elegíveis aprovadas pelo Governo e Banco Mundial.
22Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
Só devem ser efectuados pagamentos contra a apresentação de documentos originais e definitivos e nunca de cópias, fotocópias, Cotações ou facturas Pró-forma.
Os documentos de suporte devem conter evidência de terem sido examinados pelos intervenientes nos desembolsos;
Na medida do possível, os pagamentos devem ser todos efectuados por transferência bancária.
A Requisição de Fundos sendo o documento que permite proceder ao pagamento de despesas pelo sistema e-Sistafe, deve ser assinada pelo coordenador do projecto ou gestor do projecto e mantida em arquivo próprio, anexado aos justificativos da despesa; (ver ponto 5.2) e (anexo 14).
O preenchimento da requisição de fundo deve ser cuidadosa, sem rasuras e contendo todas as informações de disponibilidade e cabimentação orçamental conforme exigido no preenchimento da requisição de fundos;
Quando, por qualquer motivo, se anula um cheque já emitido e assinado, o mesmo deve ser arquivado depois de lhe inutilizarem as assinaturas.
O DAR do MCT deve dispor de uma ficha de conta corrente para cada conta bancária relacionada com o projecto;
A ficha de conta corrente deve ser preenchida diariamente, via informática.
A Ficha de Conta Corrente da conta em Dólares Americanos deveA Ficha de Conta Corrente da conta em Dólares Americanos deve ser sempre escriturada em Dólares Americanos. Caso hajaser sempre escriturada em Dólares Americanos. Caso haja recebimentos em moeda estrangeira que não sejam em Dólaresrecebimentos em moeda estrangeira que não sejam em Dólares Americanos, na altura em que é feito o depósito, deve serAmericanos, na altura em que é feito o depósito, deve ser solicitada junto do Banco a informação, por escritosolicitada junto do Banco a informação, por escrito,, referente ao referente ao contravalor em Dólares Americanos do depósito efectuado,contravalor em Dólares Americanos do depósito efectuado, devendo ser esse valor a registar na respectiva ficha de contadevendo ser esse valor a registar na respectiva ficha de conta correntecorrente
A cada registo deve corresponder sempre um e um só movimento (cheque, débito, crédito ou depósito);
Para cada conta de Depósitos à Ordem, os respectivos registos devem ser numerados sequencialmente, desde o início até ao fim do ano;
Diariamente, deve ser feita e evidenciada (data, nome, cargo e assinatura) nos documentos de Bancos, a conferência de que todos os movimentos estão correctamente registados na respectiva ficha
23Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
Periodicamente, deve ser feita e evidenciada (data, nome, cargo e assinatura) nas Fichas de Conta Corrente de Bancos a conferência das somas e do transporte de saldos;
Sempre que um aviso de crédito ou de débito bancário seja recebido, deve-se:
i) No caso de o documento de suporte do movimento efectuado pelo Banco nas contas do Projecto HEST não identificar os motivos subjacentes a esse movimento, investigar e inscrever os referidos motivos no documento recebido;
ii) Conferir e evidenciar (data, nome, cargo e assinatura) no documento recebido os respectivos cálculos, bem como a conformidade do movimento efectuado com eventuais contratos e/ou condições previamente negociadas;
iii) Submeter o documento recebido à aprovação superior;
iv) Depois de aprovado superiormente, registar o documento naDepois de aprovado superiormente, registar o documento na respectiva conta corrente do Banco e arquivá-lo na respectivarespectiva conta corrente do Banco e arquivá-lo na respectiva pasta de bancospasta de bancos
v) No final do mês, devem ser efectuadas as conciliações bancárias.No final do mês, devem ser efectuadas as conciliações bancárias.
4.2.3. Fundo de maneio
O fundo de Maneio é estabelecido para pagar gastos, através de valores disponíveis nas caixas criados no projecto. Por definição, incluindo o estabelecido na administração financeira pública, destina-se apenas à cobertura de gastos menores ao nível dos consumos correntes nos escritórios. O limite do valor do fundo de maneio por cada levantamento é de 6.000, 00Mts.
4.2.4. Pagamentos e recepção de serviços
Todas as aquisições/fornecimentos de bens devem estar confirmadas que foram recebidas efectivamente em boas condições, através das Guias de Remessa dos fornecedores ou pela emissão de Autos de Recepção ou sobre a factura ou documento correspondente, no caso de pequenos fornecimentos de consumíveis;
Todos os serviços (reparação de viaturas, equipamentos, instalações) devem ser confirmados que foram realizados, com boa qualidade, de acordo com o valor que foi despendido. A confirmação deverá ser efectuada sobre a factura ou documento equivalente;
24Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
Atendendo às características do Projecto, em que a divisão de funções, nem sempre é a mais adequada, deverão ser assegurados controlos que ultrapassam a desvantagem que tal ocasiona.
4.2.5. Segurança dos documentos contabilísticos
Todos os documentos que podem implicar responsabilidades financeiras do Departamento Financeiro (livro de cheques, cheques em branco, cartões de combustível, etc.), devem estar à guarda do contabilista e no cofre sendo o acesso a este restrito apenas ao responsável acima indicado.
4.2.6. Cópias de Segurança
Toda a informação produzida e arquivada (segundo uma árvore/estrutura devidamente hierarquizada a definir oportunamente) em computadores, deve ser guardada em discos CD-RW e depositados no cofre do DAR. O acesso a essas cópias deverá ser sempre autorizada pelo Coordenador ou pelo coordenador adjunto do Projecto (O MCT possui um Centro de Documentação e Recursos Digitais que será responsabilizado em fazer o back up da informação)
Conjuntamente com o CDRD deverão ser asseguradas: Diariamente: cópia de toda informação para o servidor do projecto.Semanalmente: Todas as sextas-feiras no final do expediente as cópias em disco CD-RW (ou um back up do sistema).Mensalmente: duas cópias em discos CD-RW com protecção contra escrita (ou um back up do sistema).
Nota: O acesso ao sector financeiro deverá ser limitado, se possível as pessoas poderão ser atendidas na recepção ou pela Secretária do projecto.
4.2.7. Crédito do IDA/Conta do Crédito (em Washington)
Empréstimo da IDA/Conta do Crédito (em Washington), em SDR’s, que mostrará:
Custo das transferências para a Conta Designada; Custo de pagamentos directos a fornecedores; Saldos de abertura e de encerramento.
O projecto, através do “Client Connection”, terá acesso aos seguintes documentos para que esta se mantenha actualizada com respeito ao crédito:
Confirmação de Pagamento, isto é, quando o banco efectua um pagamento, solicitado pelo projecto, vem reportado com os respectivos detalhes;
Resumo dos Desembolsos Mensais “Monthly Disbursements 25
Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
Summary”, contendo a seguinte informação:i) Parte 1: saldos de abertura e listagem de todas as
transacções, ao abrigo do crédito, com referência ao mês anterior, incluindo todos os pagamentos ou reembolsos processados, juntamente com as datas dos valores, moeda e montantes, categorias das despesas imputados ao crédito.
ii) Saldos de fim do mês, por categoria, e em relação ao empréstimo bem como os valores reservados para Compromissos Especiais.
iii) Esta informação também se poderá obter em online através do endereço: http://info.worldbank.org mediante senha de acesso própria, que deverá ser solicitada ao Banco Mundial.
4.3.Ajudas de Custo
O Projecto HEST ira adoptar o Diplomas Ministerial e o despacho de 10 de Outubro de 2006 do Ministerio das Finanças para pagamento de ajudas de custo dentro e fora do Pais respectivamente. Ver anexos 12 e 13.
5. FORMAS DE PAGAMENTO
5.1. Definição
O pagamento a terceiros, bens ou serviços pode ser efectuado por transferência bancária (via directa pelo e-sistafe) com excepção de algumas despesas (Ex: Pagamento de ajudas de custo fora do pais em moeda estrangeira e pequenas outras despesas). Em qualquer destas formas, exige-se que o requerente faça o pedido de fundos através de uma Requisição de Fundos e este seja submetido à aprovação superior.
5.2. Requisição de Fundos (anexo14)
A Requisição de Fundos deve observar os seguintes procedimentos:
Todos os valores concedidos a título de adiantamentos deverão ser sempre com carácter temporário;
A Requisição de Fundos (RF) deve ser sempre datada e assinada pela pessoa que a emite e pelo responsável do serviço requisitante e, em última instância, pelo responsável que autoriza os pagamentos;
A Requisição de Fundos, depois de assinada por quem se responsabilizar pela regularização deve ser mantida em arquivo próprio (ex. suporte de documentos por Regularizar);
26Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
Conferir os documentos recepcionados com a Requisição correspondente;
Conferir os documentos justificativos recebidos quanto a requisitos legais, quantidades, cálculos e somas;
No caso de os fundos tiverem sido adiantados por cheque, o número deste bem como o banco sacado devem ser inscritos em toda a documentação de suporte;
Cancelar os documentos justificativos recepcionados com o carimbo de “PAGO”;
No caso de respeitarem a aquisição de bens, fazer a menção aos números das respectivas requisições de compra e guias de entrada;
Os originais das Requisições de Fundo referentes aos valores regularizados devem permanecer junto dos respectivos documentos justificativos, sendo o processo conservado na Contabilidade;
A regularização de valores em aberto deverá ser efectuada no prazo máximo de 48 horas após o regresso, não sendo permitida a manutenção de mais do que um valor em aberto por um beneficiário
5.3. Condições para se realizarem pagamentos
Os pagamentos só serão efectuados depois de se realizarem as seguintes condições:
a) Aprovação do contrato pelo IDA/BM (no objection salvo não se tratar de post review)
b) Aprovação de relatórios exigidos contratualmente pelos Coordenadores das Componentes.
c) A Factura e outros documentos contratuais devem estar devidamente visados e contendo a inscrição “pague-se”, e rubricada pelos Coordenadores das Componentes.
d) Validação do Procurement indicando que os documentos apresentados para pagamento estão de acordo com o contrato, nos pagamentos a eles relacionados.E cabimento pelo gestor financceiro
e) Visto conferido pelo gestor do projecto
g) Aprovação do Pagamento pelo Coordenador do Projecto.
27Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
5.4. SISTAFE – Sistema de Administração Financeira do Estado
Todos os pagamentos a serem realizados no âmbito do HEST, obedecem às regras estabelecidas no SISTAFE – Sistema de Administração Financeira do Estado. Uma vez que o SISTAFE ate à data, criado pela Lei 09/2002, de 12 de Fevereiro e regulamentado pelo Decreto 23/2004, de 20 de Agosto, estabelece e harmoniza as regras e os procedimentos de programação, gestão, execução e controlo do erário público, de modo a permitir o seu uso eficaz e eficiente, bem como produzir a informação de forma integrada e atempada concernente à administração financeira dos órgãos e instituições do Estado.O SISTAFE compreende um conjunto de órgãos, subsistemas, normas e procedimentos administrativos que tornam possível a obtenção de receita, a realização da despesa e a gestão do património do Estado, incluindo suas aplicações e correspondentes registos. Compreende também a obtenção e gestão das receitas que não determinam alterações no património do Estado.
O SISTAFE aplica-se a todos os órgãos e instituições do Estado, incluindo instituições do Estado com autonomia administrativa e financeira.
O exercício económico, no âmbito do SISTAFE, coincide com o ano civil.
Para suportar o SISTAFE, foi criado o e-SISTAFE, que é o seu Sistema Informático, dividido em módulos, a fim de atender a todos os procedimentos previstos no mesmo.
São os funcionários públicos que têm a prerrogativa de operar o sistema informático com o objectivo de executar um ou mais procedimentos do SISTAFE, cadastrado num único órgão ou instituição do Estado, sendo este um Unidade de Supervisão, Intermédia, Gestora Executora Especial.
O funcionário cadastrado deve ser vinculado a um perfil de operação, o qual agrupa diferentes transacções do e-SISTAFE, destinadas a possibilitar a execução de tarefas específicas e correlacionadas.
Uma vez que o projecto HEST será gerido no DAR uma unidade do Ministério da Ciência e Tecnologia que já opera no sistafe desde 2006, todos os pagamentos a serem efectuados, salvo os casos de provinciais, obedecem aos requisitos exigidos nos termos da Lei previstos no SISTAFE.
O órgão dentro do Ministério da Ciência e Tecnologia (MCT) a quem cabe a responsabilidade de realizar os pagamentos, através do e-SISTAFE, é o DAR.
O MODUS OPERANDI para todos os pagamentos será, após a sua aprovação pelo Coordenador do Projecto ou Gestor do projecto (baseado no MCT), o processo é enviado ao DAR a quem cabe a responsabilidade de realizar o “saque de fundos” no Tesouro, que se encontram alocados ao Projecto. Após a operação realizada pelo DAR o beneficiário receberá a informação de que o mesmo foi processado com sucesso e posteriormente receberá a informação de que o mesmo foi efectuado lhe será entregue a ordem de pagamento imprimida pelo sistema.
28Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
5.5. Procedimentos para Pagamentos a partir da Conta do Crédito – Pagamentos Directos
Uma vez cumpridas com as condições previstas no ponto 5.3. anterior, deve-se preencher o pedido de pagamento individual (formulário eforms no Client Connection” do Banco Mundial) referente ao que se pretende pagar, por beneficiário bem como o Justificativo de Despesa “Expenditure Voucher” e realizar as seguintes acções:
a) Juntar cópia da factura a pagar; b) Juntar cópia de “no objection” proveniente do Banco Mundial;c) Juntar cópia de autorização de pagamento da Componente;d) Obter a aprovação através de assinatura do Coordenador ou
Coordenador em Exercício na instrução de pagamento individual;e) Preparar carta para remeter o pedido de pagamento ao Banco
Mundial, Divisão de Desembolsos;f) Entregar a carta com os documentos de suporte e enviar toda
documentação para Banco Mundial através da DHL ou ainda outro correio especial;
g) Efectuar registo provisório na ficha de registo de pedidos de pagamento e de reposição em US$ e no mapa de controlo da Conta Crédito;
h) Após recepção do extracto de conta corrigir o lançamento efectuado no mapa de controlo da conta crédito registar o débito no mapa de controlo da conta crédito por categoria
i) Deve se assegurar que o contrato tenha sido enviado ao Banco Mundial e este por sua vez tenha sido introduzido no sistema do BM «client connection» (se aplicavel).
5.6. Procedimentos para Pagamentos e Realimentação de Fundos
Os procedimentos para pagamentos bem como o processo de realimentação de fundos obedecem aos seguintes princípios:
a) Confirmar a correcção do saldo do extracto de conta com o valor registado na contabilidade do Projecto;
b) Preparar mapas por categoria (FMR) das despesas a reembolsar em US$;
c) Juntar cópias de todos justificativos, como factura e a “no objection” de cada despesa; se aplicavel
d) Preparar mapa de reconciliação da Conta Designada em US$;e) Preencher on line o eform no Client Connection;f) Obter assinatura do Coordenador do Projecto no eform no Client
Connection ou por outro responsável superiormente autorizado; (Quatro assinaturas sendo duas do tipo A e as do tipo B abonas pelo Banco de Moçambique reconhecidas pelo banco mundial);
g) Preparar carta para remeter ao Banco Mundial, Divisão de Desembolsos;
h) Enviar a carta e os documentos de suporte pela mala diplomática ou enviar toda documentação através de DHL ou ainda outro correio especial;
29Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
i) Efectuar registo provisório na ficha de registo de pedidos de pagamento e de reposição em US$ e no mapa de controlo da conta crédito;
j) Após recepção do extracto de conta “Payment Advice ou Monthly Disbursement Summary” corrigir o lançamento efectuado no mapa de controlo da conta crédito e registar o débito no mapa de controlo da conta crédito por categoria de despesa.
30Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
6. SISTEMA DE REGISTO E CONTROLO DOS MEIOS IMOBILIZADOS
6.1. Definição
No âmbito do Projecto – HEST, consideram-se meios imobilizados, todos os bens e valores propriedade do projecto que nele deverão permanecer por um período superior a um ano, que conservam a sua forma natural e que se destinam ao uso dos serviços administrativos na implementação do projecto. Fazem parte dos meios imobilizados do projecto as viaturas, mobiliário e equipamento informático. Os meios imobilizados cujo valor unitário esteja abaixo de US$ 100 ou o equivalente em Meticais não deverão ser registado como imobilizado.
De acordo com o princípio de contabilização na base de caixa, o qual é adoptado pelo Projecto, os relatórios financeiros não evidenciam os bens imobilizados. Não obstante, existe uma necessidade óbvia para o seu controlo e registo. Por outro lado, é de notar que em regra, os meios imobilizados do projecto não são passíveis de amortização, visto que, em particular, não são apurados lucros na contabilidade do projecto.
6.2. Registo
O registo dos meios imobilizados deverá passar pela criação e manutenção de um ficheiro informático ou organização de fichas independentes para cada bem existente. O ficheiro ou as fichas deverão ter colunas para o registo da seguinte informação sobre o bem imobilizado (anexo 8):
Número de registo sequencial; Código do Pagamento; Fornecedor; Valor de aquisição; Descrição (designação); Beneficiário; Localização; Data de aquisição; Observações.
6.3. Inventário
Com base nas Fichas de Registo dos Meios Imobilizados, deverá ser emitida uma listagem contendo o código e a designação do bem. Periodicamente, e pelo menos no fim de cada ano, esta lista deve ser verificada fisicamente por quem tem a responsabilidade do controlo dos meios imobilizados, acompanhado por uma pessoa independente.
Os meios imobilizados inventariados e que ainda não se encontram registados nas contas do projecto, devem ser valorizados, recorrendo-se para o efeito, aos preços de aquisição, do mercado ou estimados.
31Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
6.4. Abates
Os bens do HEST são adquiridos para servir única e exclusivamente o Projecto, não sendo de prever qualquer tipo de alienação salvo no final do referido Projecto. Contudo, caso ocorra um abate por roubos, destruição ou obsolescência do bem deve ser feita a actualização do ficheiro.
6.5. Salvaguarda
Todos os bens sujeitos a registo de propriedade deverão estar devidamente registados em nome dos beneficiários e os respectivos títulos arquivados em locais seguros.
Para cada bem, ou grupo de bens, deverá estar claramente definido um responsável pela sua manutenção e segurança. A atribuição dessa responsabilidade deverá ser formalizada por uma “Nota de Entrega” onde sejam descritos os procedimentos e cuidados a ter ao longo da utilização dos bens.
7. PLANEAMENTO E ORÇAMENTAÇÃO
Neste ponto estabelecem se os procedimentos a seguir para a programação do projecto e a consequente programação orçamental, com objectivo de:
Cumprir com o estabelecido no acordo de financiamento, de submeter para aprovação do Banco Mundial o plano de trabalho e o respectivo orçamento para cada ano fiscal com os detalhes e abrangência exigidos;
Submeter as necessidades de informação pragmática e financeira para a preparação da proposta anual de plano e orçamento do HEST nos tempos e exigências metodológicas exigidos na metodologia de elaboração do OE;
Estabelecer de forma articulada, no processo de programação anual, a interligação da programação das actividades, procurement, necessidades financeiras e indicadores de acompanhamento e avaliação, com a desagregação trimestral.
Nesta programação serão tidas em conta os indicadores estabelecidos no Plano de Implementação do Projecto e no “Project Appraisal Document”, nomeadamente como se assegurará o cumprimento dos objectivos específicos, metas, indicadores de performance e a obediência dos níveis financeiros estabelecidos.
Com a correcta programação e orçamentação criam-se as condições para a compatibilização em processo único da resposta as exigências do SISTAFE/gestão financeira nacional e o sistema de relatórios do FMR.
8. RELATÓRIOS FINANCEIROS DE GESTÃO
O objectivo dos relatórios é a produção de informação suficiente, detalhada e regular sobre a gestão e monitoria do projecto. Recorrendo ao e-SISTAFE especialista financeiro de projecto é responsável pela consolidação de todas as actividades e pagamentos num único relatório. O IFR tem de permitir uma fácil consolidação dos relatórios financeiros e de monitoria de cada uma das instituições.
32Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
Trimestralmente, no formato acordado durante as negociações, será preparado e submetido ao Banco Mundial em 45 dias depois do trimestre. O relatório deve incluir:
Fontes e aplicações dos fundos por categoria projecto; Aplicação dos fundos por actividades do projecto; Mapa de desembolsos ou sumário das despesas pagas pela conta designada sujeitas
a “prior review e as não sujeitas; Reconciliação da Conta Designada; Plano de Tesouraria das despesas do projecto; Sumário narrativo do progresso do projecto.
8.1. Fontes e Aplicações dos Fundos do Projecto
Este relatório apresenta o sumário das fontes de financiamento do projecto, sendo o sumário da aplicação dos fundos apresentada nas categorias de desembolso, conforme o Acordo de Financiamento. Estas categorias de desembolso, estão geralmente limitadas às categorias às categorias “standard” sob as quais todos os gastos são reportados no Relatório Anual do Banco: bens, obras, serviços de consultoria e outros. A categoria “outros” pode ser desenvolvida, de acordo com os requisitos estabelecidos no Acordo de Financiamento. O HEST é financiado pelo Banco Mundial.
8.2. Aplicação dos Fundos por Actividades do Projecto
O relatório deve apresentar o sumário das despesas por componentes e sub-componentes (actividades), de acordo com o PAD – Project Appraisal Document. As sub-componentes são necessárias apenas para aqueles itens considerados significativos para o acompanhamento do Projecto, devendo as componentes pequenas ser agregadas, conforme julgado conveniente. O total das despesas actuais, planificadas e acumuladas no relatório devem conferir com aquelas que são mostradas como aplicação de fundos no Relatório.
8.3. Mapa de Desembolsos
O relatório deve apresentar o sumário por categorias de desembolsos, os gastos do trimestre corrente, mostrando o valor dos gastos dos vários itens pagos através dos fundos do Banco Mundial.
8.4. Reconciliação da Conta Designada
O relatório deve apresentar o sumário do movimento na Conta Designada. Qualquer discrepância entre o saldo adiantado para a Conta Designada e o total dos adiantamentos registados é explicada no relatório.
33Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
8.5. Plano de Tesouraria do Projecto
O relatório deve apresentar o sumário das despesas totais do Projecto e despesas elegíveis do IDA/IBRD por categorias de desembolso para os dois trimestres seguintes desde a recepção do último Relatório de Gestão, com base no Plano de Procurement previsto para o semestre seguinte. Tendo em conta qualquer remanescente da Conta Designada e qualquer valor a pagar por outros métodos de desembolso (pagamento directo e compromissos especiais), ele estabelece o valor solicitado como adiantamento para a Conta Designada.
8.6. Sumário do Progresso do Projecto
O Relatório de Gestão deve conter um sumário do progresso físico, o qual:
Faz a análise e comentário sobre as razões para variações significativas entre o planeado e o realizado, conforme reflectido no relatório financeiro do Relatório de Gestão;
Procura avaliar o impacto das tendências identificadas e variações no resultado final do Projecto;
Procura identificar acções correctivas julgadas necessárias.
9. AUDITORIAS
A Auditoria é o processo de aferição da aplicação dos procedimentos, práticas, etc., no desenvolvimento das actividades numa determinada organização com vista a verificar a eficácia e eficiência das disposições planeadas ou previamente estabelecidas. Esta, é desenvolvida a nível interno e externo, dando corpo a Auditoria Interna e Externa.
A nível interno, a auditoria é desenvolvida pela Inspecção Sectorial do MCT e pela Inspecção-geral de Finanças (IGF) ao abrigo do Decreto 23/2004 de 20 de Agosto.
A auditoria interna focaliza os seguintes aspectos: Certificar e registar no e-Sistafe a conformidade das normas de gestão orçamental; Acompanhar e avaliar a execução orçamental e financeira do MCT; Planificar e controlar a execução dos procedimentos estabelecidos nos processos
realizados no MCT; e Controlar o processo de administração do orçamento de Estado e fundos externos a
locados ao MCT.
O Ministério das Finanças através da IGF é responsável pela auditoria interna das despesas efectuadas pelas entidades do Governo que realizam despesas públicas via e-Sistafe ou por adiantamento de fundos. Qualquer auditoria realizada por esta entidade é para complementar a supervisão dos parceiros de cooperação e dar as direcções para uma melhor auditoria externa.
34Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
A auditoria externa verifica o fluxo financeiro dos fundos ocorridos na CUT em moeda estrangeira e as contas que não passam pela CUT, todas elas referentes ao MCT.
A auditoria externa focaliza os seguintes aspectos: Análise dos extractos bancários das contas; Análise dos mapas contabilísticos (razão) do e-SISTAFE que evidenciam os fluxos
financeiros nas CUTs virtuais das unidades; e Verificação dos demonstrativos da execução orçamental da despesa emitida pelo
sistema.
O Tribunal Administrativo (TA) é constitucionalmente mandatado para auditar todos os projectos e fundos do governo. Para a realização da auditoria externa poderá ser subcontratada uma empresa competente e independente, desde que se cumpram as normas, procedimentos e os requisitos do Governo da República de Moçambique e dos Parceiros de Cooperação.
Uma vez que as empresas privadas não têm autorização para aceder ao e-SISTAFE, é preciso que haja um trabalho conjunto com o TA. O MCT é responsável por preparar os termos de referência (ToR) em consulta com o Banco Mundial. A auditoria deverá cobrir todas as actividades do plano acordado com o Banco Mundial.A auditoria às contas do projecto inclui, para além do relatório, a carta de recomendações (Management Letter), contendo as recomendações sobre as melhorias a serem introduzidas no sistema de gestão contabilística e financeira.
A gestão do projecto, ao receber o Relatório de Auditoria Externa e a Carta à Gestão, analisa esses documentos e envia ao Auditor os seus comentários. Posteriormente, envia ao Banco Mundial duas (2) cópias dos relatórios de auditoria, da Carta de recomendações, e a Carta que a Unidade implementadora enviou ao Auditor Externo contendo os comentários, até ao dia 30 de Junho de cada ano.
35Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
ANEXOS
36Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
Anexo 1: Control of payment
República de MoçambiqueMinistério da Ciência e Tecnologia
World Bank IDA Credit no.4601/MozHEST
Control of paymentMês Anexo 1
Date Description Check/Transf Amount Paid Balance
Saldo Inicial -
-
Prepared by : Date:
Verified by:
37Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
Anexo 1a: Control of payment..
República de MoçambiqueMinistério da Ciência e TecnologiaWorld Bank IDA Credit no. /Moz
HESTAnexo 1a
Month Payment Check/Transf Amount Balance
Supplier Debit Credit -
-
Prepared by : Date:
Verified by:
38Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
Summary Statement of IDA Expenditures not subject to Prior ReviewQuarter Ending ................. Anexo 2
Disbursement category Sources of supplier
Country of foreign supplier
Total expenditure
% IDA Eligible for the Bank financig
IDA share paid from DA
Government/Other share
(Col.1) (Col.2) (Col.3) (Col.4) (Col.5) (Col.6) (Col.7) (Col.8)Strengthening System Governance and Management Improve Quality of Teaching, Learning and Research through Competitive Fundin Targeting Scholarships for Equity and Competitiveness Refund for PPF
Prepared by :
Verified by:
Date:
39Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
República de MoçambiqueMinistério da Ciência e Tecnologia
World Bank IDA Credit no.4601/MozHEST
Anexo 2: Summary Statement of IDA Expenditures not subject
República de Moçambique
Ministério da Ciência e Tecnologia
World Bank IDA CREDIT Nr. /MOZ
HEST
Expenses by category Anexo 3 Expenses Budget aproved
Description of category Current Year Cumulative Balance
1.Strengthening System Governance and Management 2. Improve Quality of Teaching, Learning and Research through Competitive Funding 3. Targeting Scholarships for Equity and Competitiveness 4. Refund of the preparation Advance TOTAL
Prepared by : Date:
40Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
Anexo 3: Expenses by category
República de Moçambique
Ministério da Ciência e Tecnologia
World Bank IDA CREDIT Nr. /MOZ
HEST
Expenses by components and subcomponentsAnexo 3a-Pag1
Decriptions of components ans Subomponents ExpensesBudget
approved
Current
Year Cumulative Balance
Component 1 Techical Assistance
Subcomponent 1a a) b) c) Subcomponent 1b a) b) c) Others: Additional technical assistance and capacity building not defined ex ante
Anexo 3a-pag2
41Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
Anexo 3a: Expenses by components and subcomponents.
Component 2 Connectivity
a) b) c) Component 3 Subcomponent 3a a) b) c) Subcomponent 3b a) b)
Component 4Project Management
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Verified by:
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43Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
44Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
Execution Anexo 4 Description Budget approved Expenses Balance Execution
1. e 2. 3. 4. Refund of the preparation Advance TOTAL
11 Date: _______________
Verified by:
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World Bank IDA CREDIT Nr. 4601/MOZ
HEST
Anexo 4: Execution.
Uses funds by Activity for the Quarter Ending ......... (USD)
Anexo 5
DESCRIPTION OF ACTIVITIES
Quarter
Cumulative
% Planned Total Cost
Total planned Cost (Whole Project)
Total Revised
Comments
Actual Planned Variance Actual Planned Variance Component 1
Component 2
Component 3
Component 4
Total
Note:
a)The exchanges rates aplicable to planned
expenditure is in MTs/USD Prepared by ________________ Verified by: ______________________b) The itns under «project components /activities» are
those agreed with the World Bank at the time of the
project appraisal ans as stated in the PAD.
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Anexo 5: Uses funds by Activity for the Quarter Ending ......... (USD).
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Consolidated Sources and Uses Funds and Cash Forecast - for the Quarter Ending .....(USD) Anexo 6
Quarter Cumulative Planned Forecast Next 6 months
Actual Planned Variance Actual Planned Variance Original Planned Revised Planned
Opening Balance
IDA - Designated Account
project Account (in commercial banks)
Total
Add: Sources of funds (received during period)
IDA - Designated Account
Total cash available
Less
Uses of funds
Category 1
Category 2
Total Expenditure
Cash available less Expenditure
Closing Balance
IDA - Designated Account
Project Accounts (in commercial banks)
Total closing Balance
Notes US$ = MT
The following rates were used for conversion: US$ = MT Prepared by : a) Opening Balance of Designated Account i Quarter ...................
b)Funds received and expended converted at the rate of exchange ruling on the date of the transaction Verified by: c)Closing balance of the Designated Account in Quarter...............
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Anexo 6: Consolidated Sources and Uses Funds and Cash Forecast - for the Quarter Ending.....(USD)
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Anexo8Registration
numberPayment
codeSupplier Acquisition
ValueAcquisition
DateDescription Beneficiary Location OBS
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Anexo 7: Payments Made during Reporting Period....... Against Contract to the Bank´s Prior Review
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Account Number:Bank reconciliation of:Bank:
Anexo 9Description Amount Description Amount
Sub-Total
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Anexo 10Designated Account Activity Statement - IDA For the period Ending................................. Account no. ............................................. Part I
1 Cumulative advances to the end of current reporting period 2 Cumulative expenditures to end of the last reporting period 3 Outstanding advanced to be accounted for (1-2)
Part II
4Opening DA Balance at beginning of reporting period (as of beginning of quarter)
5 Add/Subtract: Cumulative adjustments (if any ) 6 Advances form World Bank during period 7 Lines 5 and 6 8 Outstanding balances to be accounted for ( 4+7)
9Closing DA balance at end current reporting period (as of quarter)
10 Add/Subtract: Cumulative adjustments 11 12 Add lines 10 and 11 13 Add lines 9 and 12 14 Difference (in any) (lines 8 less line 13) Part III 15 Total forecasted amount to be paid World Bank 16 Less: Closing DA balance after adjustments 17 Direct payments/special Commitments 18 Add lines 16 and 17
19Cash requirement from World Bank for the next two reporting period
(lines 15 less lines 18)
Prepared by ________________Verified by: ______________________
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Anexo 11a1 Total Advanced by World Bank (Or Co financier)
2 Less: Total Amount Recovered by World Bank
3 Present Outstanding Amount Advanced to the Designated Account
4 Balance of Designated Account per Attached Bank
5 Plus: Total Amount Claimed in this Application Number
6 Plus: Total Amount Withdrawn and not yet Claimed
Reason
7 Plus: Total Claimed in previous Application not yet Credit at Date of Bank Statement
Application Number Amount*
8 Minus: Interest Earned
9 Total Advanced Accoutered for (Nr.4 through N.9)
10 Explanation of any difference between the totals appearing on lines 3 and 9:
11 Date: _______________ Signature: _________________________
Prepared by:_______________ Title: _________________________
* All items should be indicated on the Bank Statements
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Anexo 11: Bank Reconciliation
Date:Application No.:
STATEMENT OF EXPENDITURE (SOE) IDA Credit No.:
SOE Sheet No.:Category:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Item
No.
Cat
egor
y N
o. *
Name of Supplier, Contractor or Consultant
Brief Description of Goods, Works or
Services
Total Amount of Contract (Include
all currencies)
Cu
rren
cy o
f E
xpen
dit
ure
Total invoice amount
covered by this application
(net of retention) E
ligi
ble
% o
f fi
nan
cin
g Currency and eligible
amount paid (7)x(8)
US$ Equivalent paid from
Special Account**
Dat
e of
Pay
men
t
Supporting documents for this SOE retained at:____________________________________________.
Note: (*)
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ANexo 11a: Statement of Expenditure (SOE)
Anexo 14: Informação Proposta para Solicitação de Pagamento da Despesa
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Informação/Proposta n.º /_______/MCT-HEST/20____
Parecer:
____/____/20__
Despacho:
Senhor Coordenador do Projecto
HEST
____/____/20__
Data: ____/____/_____ Senhor Coordenador do Projecto HEST,
Assunto: Pedido de Autorização para pagamento da factura da ___________referente a____________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
À consideração superior,
___________________
( )
54Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
Anexo 12: World Bank Disbursement Guidelines for Projects.
Anexo 13: Diploma Ministerial Sobres a Tabela de Subsídios de Viagem dos Funcionários do Estado em Serviço no Exterior
55Manual de Gestão Financeira do projecto HEST
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