1. WORKSHOP 2 Solues para Digitalizao, Proteo e Armazenamento de Informaes Jurdicas Fsicas e Digitais Por Roslia Paraiso Matta de Paula Scia Diretora da Unidade de Negcios

2. Contedo 1. Por onde comear um projeto de digitalizao quais so os primeiros passos 2. Quais so as opes disponveis para a digitalizao de documentos o que vale mais a pena acompanhe a relao custo benefcio 3. Gesto de contedos fsicos e digitais 4. Organizao e guarda de arquivos 5. Gerenciamento eletrnico de documentos 6. Elaborao da TTD Corporativa e Plano de Contingncia dos registros vitais 7. Desburocratizando a Autenticacao! (apresentao de tecnologia) Vlber Azevdo de Miranda Cavalcanti 3. Por onde comear um projeto dedigitalizao quais so osprimeiros passos 4. imprescindvel contextualizar oprojeto sob a tica do negcio! 5. Os negcios exigem:Maior transparncia nos negcios - Governana Corporativa Mais competncia na Gesto do NegciosMaior controle do Risco OperacionalMaior preciso, seletividade e velocidade deAcesso Informao e Conhecimento 6. Governana Corporativa Cdigo das Melhores Prticas de Governana Corporativa 3.verso. 2004 7. Por que Governana Corporativa?Governana corporativa o conjunto de processos,costumes, polticas, leis, regulamentos e instituies queregulam a maneira como uma empresa dirigida,administrada ou controlada e estuda as relaes entre os diversos atores envolvidos (os stakeholders) e os objetivos pelos quais a empresa se orienta.Os principais atores tipicamente so os acionista, a altaadministrao e o conselho de administrao. Outros participantes da governana corporativa incluem osfuncionrios, fornecedores, clientes, bancos e outros credores, instituies reguladoras (como a CVM, o BaCen,etc.), o meio-ambiente e a comunidade em geral. 8. Objetivos e Princpios Bsicos GOVERNANA CORPORATIVA 9. a obrigao e o desejo de informar - transparncia Informao endgenaInformao exgena 10. Estruturas organizacionais de informao 11. Como gerenciar todas essas INFORMAES? 12. Information Business Framework GESTO DE CONHECIMENTOEstratgiaCompetitiva IntegraoColaboraoInovao Capital IntelectualTECNOLOGIA CORPORATIVA MODELAGEM DE PROCESSO GESTO DA INFORMAOTomadaEstratgia deProcessos Infraestruturade DecisoNegcios de TI GESTO DE DOCUMENTOS Fsicos e EletrnicosOperaesJurdicoFinanceiroAdministrativo OutrasD1 D2 D3 D4BenefciosAcervos Documentaiswww.documentar.com.br 13. Inter-relacionamento para Governana Corporativa 14. Information Business Framework GESTO DE CONHECIMENTOEstratgiaCompetitiva IntegraoColaboraoInovao Capital IntelectualTECNOLOGIA CORPORATIVA MODELAGEM DE PROCESSO GESTO DA INFORMAOTomadaEstratgia deProcessos Infraestruturade DecisoNegcios de TI GESTO DE DOCUMENTOS Fsicos e EletrnicosOperaesJurdicoFinanceiroAdministrativo OutrasD1 D2 D3 D4BenefciosAcervos Documentaiswww.documentar.com.br 15. GERIR Gesto Integrada de Recursos InformacionaisProcesso de implementao 16. GERIR Gesto Integrada de Recursos InformacionaisModelo Viso Corporativa 17. GERIR Gesto Integrada de Recursos Informacionais 18. GERIR Gesto Integrada de Recursos Informacionais 19. GERIR Gesto Integrada de Recursos Informacionais 20. GERIR Gesto Integrada de Recursos InformacionaisImplantao Departamental - por partes do processo - 21. GERIR Gesto Integrada de Recursos Informacionais Mapeamento dos processos, riscos e registros informacionais 22. GERIR Gesto Integrada de Recursos Informacionais Levantamento dos registros informacionais de processos do passado Mapeamento dos processos, riscos e registros informacionais ImplantaoViso da modelagem Departamentalsempre corporativapor processo 23. GERIR Gesto Integrada de Recursos Informacionais Tabela de temporalidadeLevantamentodocumental e Plano dedos registros informacionaisContingncia de processos do passado Mapeamento dos processos, riscos e registros informacionais ImplantaoViso da modelagem Departamentalsempre corporativapor processo 24. GERIR Gesto Integrada de Recursos InformacionaisTaxonomia Tabela deLevantamento dos registros temporalidade informacionais documentalde processos do passado Mapeamento dos processos, riscos e registros informacionais ImplantaoViso da modelagem Departamentalsempre corporativapor processo 25. GERIR Gesto Integrada de Recursos Informacionais Taxonomia Tabela deLevantamentotemporalidade dos registros Procedimentos Operacionaisdocumentalinformacionais Bsicos e especficosde processosdo passado Mapeamento dos processos, riscos e registros informacionaisImplantaoViso da modelagemDepartamentalsempre corporativa por processo 26. GERIR Gesto Integrada de Recursos Informacionais Implantao das Procedimentos tecnolocgias de ECM Taxonomia Tabela de Levantamento Operacionaiscustomizadas aplicveis temporalidadedos registros Bsicos e documental informacionais especficos ENTERPRISECONTENT MANAGEMENTde processosdo passado Mapeamento dos processos, riscos e registros informacionaisImplantaoViso da modelagemDepartamentalsempre corporativa por processo 27. Funcionalidades de ECM Enterprise Content Management http://www.softlinx.com/products/oracle_ecm.html 28. Quais so as opes disponveis para a Digitalizao de Documentos o que vale mais a pena relao de custo x benefcio 29. Opes para digitalizao de Recursos InformacionaisPara cada tipo de registro informacional umtipo de scanner especfico 30. Modelos de scanners perifrico de capture 31. Formatos disponveis para digitalizao (imagens) 32. Escolha do scanners por demanda de processamento Workgroups 10 a 25 ppm Departamentais 26 a 40 ppm Mdia Produo 40 a 120 ppm De Produo acima de 120 ppm Grandes formatos plantas de engenharia, por exemplo Scanners alta velocidade exemplo documentos padronizados cheques Scanners de microfilmes 33. Avaliao de custo x benefcio Qual a razo da demanda de digitalizao?Volume excessivo?Dificuldade de localizao da informao?Distncias considerveis entre o acesso earmazenamento ?Ao de plano de contingncia?Mitigao de risco?Velocidade de acesso informao? 34. Avaliao de custo x benefcioRealizao dos servios in company ou na modalidade de outsourcing? Back file Demanda diria 35. Reconhecimento ptico Podero ser utilizadas as tecnologias de reconhecimentoptico, para aquelas imagens, cujos contedos ofereamvalor de pesquisa para organizao :OCR (Optical character recognition)Zonal (campo especfico de formulrios)Full textICR ( Inteligent character recognition)Cdigo de barras 36. Gesto de contedos fsicos edigitaishttp://eltonvaz.sites.uol.com.br/ 37. Integrao das TecnologiasSite Institucional Intranet/ExtranetWCM ECM * U. I. N. *BPM Unidade de Informao para Negcio ServiosContedo Acervos ColaboraoSistemas Legados EletrnicoFisicos 38. Uso de metodologia e tecnologia da informaoECO-SISTEMA TECNOLGICO ORGANIZACIONAL BPMS processos1. E 2. ONDAS dados 1. ONDAregistros informacionais 2. ONDA ECM 39. Organizao e guarda dedocumentos 40. Ciclo de Vida das Informaes Conceito A identificao e monitoramento da informao desde o momento em que ela produzida at as etapas de processamento,armazenamento e descarte. CriaoProcessamentoArmazenamento Destruio 41. Como Gerenciar o Ciclo de Vida das Informaes Como gerenciar Utilizando mtodos de estruturaodocumental, tcnicas de armazenamento e tecnologia da informao 42. Como Gerenciar o Ciclo de Vida das Informaes Finalidade do gerenciamento Reduo dos custos de gesto documental Reduo dos riscos operacionais Racionalizao do tempo de busca Seletividade e valia da informao 43. Organizao de documentos - fases 44. Guarda de documentos fases rea pblicaDefinida na TTD pela freqncia de uso 45. Guarda de documentos fases- rea privadaDefinida na TTD pela freqncia de uso 46. Gerenciamento eletrnico de documentos 47. GED / ECM Porque implantar?A humanidade gerou a mesma quantidade de informaes nos ltimos 50 anos que nos 5 mil anteriores.Duplicar esse nmero entre os prximos 18 e 36 meses.No ano 2010 a informao duplicar a cada 11 horas. Fonte: Cenadem 48. GED / ECM Porque implantar?Cada vez mais geramos documentos em papel. Essa avalanche de papel gera, a cada dia, maiores problemas, por exemplo: Um executivo gasta em mdia quatro semanas por ano procurando documentos.Em mdia, fazse 19 cpias de cada documento.Gastase US$ 250,00 para recriar cada documento perdido.Fonte: Cenadem 49. GED / ECM Porque implantar? Empresas e organismos governamentais nos mais diversos nveis esto implantando tais sistemas com diversos objetivos. No entanto, as sete principais razes so: Fator diferencial competitivo.Absoluto controle dos processos de negcio.Diminuio no tempo de tramitao dos documentos.Eliminao dos riscos de extravios de documentos.Possibilidade de um mesmo documento ser examinado,simultaneamente, por vrias pessoas e at mesmo diversosdepartamentos.Diminuio dos custos operacionais.Aumento da produtividade que pode chegar a 200%.Fonte: Cenadem 50. Elaborao da TTD e Plano de Contingncia dos Registros Vitais 51. O que so registros vitais? Registros vitais so aqueles que tm valor comprobatrio e evidenciam o relacionamentocomercial da empresa com o seus stakeholders(governo, fornecedores, clientes, parceiros etc.) 52. TTD - uma funcionalidade do sistema de ECM Enterprise Content ManagementConceito de TTD A TTD um instrumento de gesto documental, que determina o prazo de reteno dos registros informacionaisem seu contexto temtico, existentes em um determinadoacervo, levando-se em considerao as exigncias de informao comprobatria do processo de negcio e dalegislao, quando aplicvel. A TTD dever estar associada a todo e qualquer tipo deregistro informacional seja um documento arquivsticoconvencional ou a qualquer outro documento bibliogrfico ou especial. 53. TTD -uma funcionalidade do sistema de ECM Enterprise Content ManagementPorque automatizar a TTD A TTD no dever ser mais um relatrio impresso, mas sim um mdulo do ECM, pois tem um carter absolutamente dinmico e pode sofrer alteraes a cada nova mudana do negcio. A TTD est diretamente relacionada com o Plano deClassificao, com a Taxonomia Corporativa e funcionar deforma automatizada definindo sobre a obsolescncia dainformao. 54. Conceito de Plano de Classificao , TTD e Ao de Contingncia AssociadosPLANO DE CLASSIFICAO 55. Planejamento do Projeto - PMI 56. GERIR Gesto Integrada de Recursos InformacionaisComercial Implantao Viso da modelagemDepartamental sempre corporativa por processo 57. GERIR Gesto Integrada de Recursos Informacionais TcnicoComercial Implantao Viso da modelagemDepartamental sempre corporativa por processo 58. GERIR Gesto Integrada de Recursos Informacionais TcnicoJurdicoComercial Implantao Viso da modelagemDepartamental ou sempre corporativa por processo 59. BENEFCIOSConhecimento ConsistnciaConformidade PrecisoAgilidadeEnvolvimento 60. MONITORES SUAS INFORMAES E CONHECIMENTO E SAIBA DE ONDE REALMENTE VEM SUA MAIOR AMEAA! 61. Autenticao de imagens digitais: Uma soluo para atendimento s aes de contingncia e racionalizao de custos 62. Utilize nosso conhecimento como seu diferencial competitivo. Roslia Paraso Matta de Paularosalia.paraiso@documentar.com.br