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MESTRADO EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO
DIGITALIZAÇÃO, PRESERVAÇÃO DIGITAL E
ACESSO EM INSTITUIÇÕES DE MEMÓRIA
CONTRIBUTOS PARA O PROJETO MUSEU DIGITAL DA U. PORTO
JOÃO PEDRO ALMEIDA RUA
M 2016
UNIDADES ORGÂNICAS ENVOLVIDAS
FACULDADE DE ENGENHARIA
FACULDADE DE LETRAS
João Pedro Almeida Rua
DIGITALIZAÇÃO, PRESERVAÇÃO DIGITAL E
ACESSO EM INSTITUIÇÕES DE MEMÓRIA:
CONTRIBUTOS PARA O PROJETO MUSEU
DIGITAL DA U. PORTO
Dissertação realizada no âmbito do Mestrado em Ciência da Informação, orientada pela
Professora Doutora Maria Manuela Gomes de Azevedo Pinto.
Faculdade de Engenharia
Universidade do Porto
Julho 2016
DIGITALIZAÇÃO, PRESERVAÇÃO DIGITAL E ACESSO EM
INSTITUIÇÕES DE MEMÓRIA: CONTRIBUTOS PARA O
PROJETO MUSEU DIGITAL DA U. PORTO
João Pedro Almeida Rua
Dissertação realizada no âmbito do Mestrado em Ciência da Informação,
orientada pela Professora Doutora Maria Manuela Gomes de Azevedo Pinto
Membros do Júri
Professora Doutora Maria Cristina de Carvalho Alves Ribeiro
Faculdade de Engenharia – Universidade do Porto
Professor Doutor Pedro Manuel Rangel Santos Henriques
Escola de Engenharia – Universidade do Minho
Professora Doutora Maria Manuela Pinto
Faculdade de letras – Universidade do Porto
i
“I had rather be first in a village than second in Rome.”
Gaius Julius Caesar
ii
Agradecimentos
E neste culminar de um ciclo não posso não agradecer a todos aqueles que me
ajudaram e apoiaram ao longo de cinco anos de ensino superior.
Quero agradecer especialmente:
Aos meus pais, António e Manuela, que me acompanharam e me deram a
oportunidade de escolher o meu caminho, de fazer este magnifico trajeto e aos quais
estarei sempre grato.
Ao meu irmão, Tino, que sempre me ajudou em tudo o que precisei e com quem
posso sempre contar.
Ao meu grande camarada Filipe Ferreira que apesar de não ser comunista, dividiu
comigo as felicidades e infelicidades desta caminhada no ensino superior, desde as
gargalhadas, às noites de direta na FEUP.
À Mariana e à Rita por me mostrarem a verdadeira cara do pânico académico e
serem o motivo de imenso riso.
À minha orientadora, Professora Dr.ª Manuela Pinto, por ser uma força incansável
que me apoiou em todos os projetos que participei e me deu a oportunidade de participar
no magnifico projeto que acolheu esta dissertação.
À Reitoria da U. Porto por me ter acolhido, e em especial à equipa da sala da GDI,
nomeadamente, ao João Pereira pelo que me ensinou e pelo que me fez rir, à Ana
Gonçalves (hello), Susana Barros, Dr.ª Eugénia Fernandes, Joaquim Carlos Cruz (e à Ana
Malhoa), Sónia Teixeira e Isabel Gerós que tornaram a minha estadia na reitoria um
verdadeiro prazer. À Dr.ª Susana Medina, pela ajuda dada na dissertação e pela boa
disposição, e ao Eng.º Augusto Ribeiro pela paciência e disponibilidade que sempre teve
para me apoiar.
Aos amigos que conheci na Faculdade, aos amigos de Valbom, e a todos os outros,
para os quais necessitaria de mais 100 páginas para nomear e agradecer devidamente,
obrigado por me impedirem de perder (ainda mais) a sanidade mental durante todos estes
meses.
A todos os que mencionei e aos que ficaram por mencionar, Obrigado.
iii
Resumo
A produção informacional digital – nado-digital ou pela via da digitalização - é
indissociável da sociedade contemporânea e reflete o desenvolvimento tecnológico que, ao
longo do século XX, passou a fazer parte do quotidiano de instituições, organizações e
indivíduos. No entanto, acarreta novas problemáticas relacionadas com a quantidade e
qualidade dessa informação, bem como com a acelerada obsolescência tecnológica. Esta é
inerente às plataformas que suportam a produção, processamento, armazenamento e
difusão de informação para uso atual e futuro, como ativo de gestão e memória coletiva. O
emergente âmbito da preservação digital congrega, assim, as iniciativas e os esforços para
garantir o acesso continuado e a preservação da informação e respetivos atributos no longo
prazo.
Esta dissertação aborda a problemática da preservação da informação em meio
digital, na perspetiva da Ciência da Informação e no quadro de uma Gestão da Informação
dirigida a sistemas de informação híbridos e frequentemente geridos por diferentes
unidades/setores orgânicos. Em foco estão os Museus e mais concretamente o Museu
Digital, no contexto da Universidade do Porto. Nas necessidades identificadas surgem como
prioritárias uma rede integrada de serviços, a normalização e uniformização de processos e
uma infraestrutura tecnológica que permita uma eficiente e eficaz gestão dos museus físicos
e respetivas coleções. Visa-se contribuir, por esta via, para a qualidade e sustentabilidade
dos conteúdos a disponibilizar através do Museu Digital da U.Porto.
Identificaram-se como objetivos do projeto de dissertação a elaboração de propostas
de políticas e diretrizes para a gestão de objetos digitais, designadamente para a sua criação
através da digitalização e o seu armazenamento num sistema de preservação a longo prazo.
Como orientação metodológica adotou-se o método quadripolar e a abordagem
cíclica das etapas de diagnóstico, planeamento, ação, observação e reflexão aplicadas,
através dos seus polos técnico e morfológico, ao trabalho desenvolvido no terreno. Em foco
estão três vertentes do projeto do Museu Digital a saber: 1) a validação comparada de
requisitos relativos a sistemas de gestão de coleções e processos de gestão museológica; 2)
a digitalização de artefactos; e 3) o acesso e a preservação dos objetos digitais produzido no
longo prazo.
iv
Integram os resultados obtidos, uma proposta de política de preservação, uma
proposta de guia de digitalização, uma matriz ponderada de requisitos para avaliação de um
sistema de gestão e, por fim, uma súmula de ações a realizar e que atendam aos riscos de
perda de informação, às necessidade de interoperação, acesso e uso à escala global e, a um
nível mais amplo, à promoção do património científico e cultural das universidades.
Palavras-chave
Gestão da Informação; Digitalização; Preservação Digital; Sistema de Preservação Digital;
Instituição de Memória; Museu Digital; Universidade do Porto
v
Abstract
Digital informational production – either native-digital or recurring from digitization
– is unalienable from today’s society and reflects the technological development which
became, throughout the XX century, part of the daily operations of institutions,
organizations and individuals. However, it also raises new questions related to the quantity
and quality of that information, as well as the growing technological obsolescence. This
ever-looming threat of obsolescence is inherit to platforms which support the production,
processing, storage and dissemination of information for current and future use, as an
management asset and a collective memory. The emerging subject of digital preservation
unites the initiatives and efforts which aim to guarantee the continued access and
preservation of information and respective features in the long-run.
This dissertation tackles Information preservation in a digital setting, through the
perspective of Information Science and in the context of Information Management directed
towards hybrid information systems which are frequently administered by different organic
units. Museums and more precisely the Digital Museum, of Universidade do Porto, are the
focus of this paper. The needs which were identified as primary are an integrated service
network, the normalization e uniformization of processes and a technological infrastructure
which allows an efficient and effective management of physical museums and their
collections. The plan is to contribute to the quality and sustainability of contents set to be
made available through the Digital Museum of U. Porto.
The objectives of this dissertation projects are the elaboration of proposals of politics and
guidelines for the management of digital objectives, namely their creation through
digitization and their storage in a long-term preservation system.
The methodological compass of this dissertation was the four-pole method whose
cyclic approach of diagnosis, investigation, planning, action, observation and reflection was
applied throughout the fieldwork. Of the Digital Museum Project three main areas are
highlighted: 1) compared validation of collection management systems and museological
management processes requirements; 2) artefact digitization: and 3) access and
preservation of digital objects produced in the long-term.
vi
The final results of this dissertation are embodied in a digitalization guide proposal,
digital preservation policy proposal, a requirements table for the evaluation of a
management system, and lastly, a sum of actions to be carried out in order to appropriately
respond to the dangers of information loss, to the needs for interoperation, access and use
at a global scale and, in a wider sense, to the promotion of universities’ scientific and
cultural patrimony.
Keywords
Information Management; Digitization; Digital Preservation; Digital Preservation System;
Heritage Institutions; Digital Museum; University of Porto.
1
Sumário Resumo .................................................................................................................................................. iii
Abstract ................................................................................................................................................... v
Lista de abreviaturas ............................................................................................................................... 5
índice de Figuras ..................................................................................................................................... 3
Índice de Tabelas .................................................................................................................................... 4
Introdução ............................................................................................................................................... 5
1. Enquadramento e motivação...................................................................................................... 5
2. Problemas e Objetivos ................................................................................................................ 9
3. Abordagem teórica e metodológica ......................................................................................... 10
4. Estrutura da Dissertação ........................................................................................................... 12
1. Os Museus: Instituições de Memória e serviço orgânico ............................................................. 14
1.1. Biblioteca, Arquivo e Museu: institucionalização e perspetivação dos LAM............................. 15
1.2. O Museu Universitário ............................................................................................................... 18
2. O impacto da Ciência da Informação e dos Sistemas de informação ........................................... 19
2.1. O Sistema(s) de informação em instituições de memória ......................................................... 21
2.2. Uma nova perspetiva dos serviços de informação e o foco na informação .............................. 22
2.3. A pluridimensionalidade da unidade de informação digital ...................................................... 24
2.4. A dimensão essencial e o papel da meta-informação ............................................................... 25
3. A Preservação da Informação ........................................................................................................... 27
3.1. Preservação, conservação e curadoria ...................................................................................... 28
3.2. A preservação sob a perspetiva sistémica ................................................................................. 32
3.3. Estratégias de Preservação em Meio Digital.............................................................................. 34
3.4. Políticas de Preservação em Meio Digital .................................................................................. 35
4. Uma Digitalização para a preservação .............................................................................................. 37
4.1. Digitalização: produção, preservação e acesso a informação digital ........................................ 38
4.2. De ato a processo alinhado com a estratégia de GI .................................................................. 39
4.3. Especificação de requisitos, perfis e modelação de processos ................................................. 40
4.3.1. (re)Produção digital: matrizes e derivadas ............................................................................. 40
4.3.2. Armazenamento, preservação, disponibilização e uso .......................................................... 43
4.3.3. Políticas de Digitalização ......................................................................................................... 44
4.3.4. Normas e diretrizes ................................................................................................................. 45
4.4. Iniciativas e projetos .................................................................................................................. 46
5. Caso de aplicação: Museu Digital da Universidade do Porto ....................................................... 47
2
5.1. Museus e Coleções da Universidade do Porto .......................................................................... 48
5.2. Plataforma Tecnológica Existente .............................................................................................. 54
5.3. O projeto Museu Digital da U.Porto .......................................................................................... 59
6. Plataforma tecnológica de suporte à gestão de coleções e serviços ........................................... 61
6.1. Validação de pesos junto de stakeholders (utilizadores) .......................................................... 62
6.2. Metodologia de validação de requisitos de software ................................................................ 66
6.3. Teste de alternativas .................................................................................................................. 70
6.3.1. Index Rerum ............................................................................................................................ 70
6.3.2. In Patrimonium ....................................................................................................................... 72
6.3.3. Resultados ............................................................................................................................... 74
7. Bases para a criação de um Guia de Digitalização ........................................................................ 76
7.1. Especificação de requisitos de digitalização e perfis de digitalização ....................................... 77
7.2. (re)Produção digital: testes e implementação .......................................................................... 80
7.3. Formatos para captura de imagem com máquina fotográfica .................................................. 87
7.4. Proposta de Guia de Digitalização ............................................................................................. 90
8. Bases para a criação de um Documento de Requisitos de Preservação digital E Politica de
Preservação Digital ............................................................................................................................... 93
8.1. Especificação de requisitos de sistema de preservação digital ................................................. 94
8.2. Esquemas para a representação de meta-informação ............................................................. 97
8.3. Proposta de Política de Preservação Digital ............................................................................ 101
Conclusões e perspetivas futuras ....................................................................................................... 105
Referências Bibliográficas ................................................................................................................... 110
Anexos ................................................................................................................................................. 113
3
índice de Figuras
Figura 1 Fragilidades e Desafios (Pinto, 2009) ......................................................................... 23
Figura 2 "Curation Lifecycle Model” (DCC) .............................................................................. 32
Figura 3 Modelo de G.I. de Pinto (2015) .................................................................................. 33
Figura 4 Digitalização - Processos e ciclo de produção (Pinto M. M., 2013) ........................... 39
Figura 5 Menu Inicial do Portal Museu Virtual ........................................................................ 57
Figura 6 Resultados da pesquisa por todos os itens de mobiliário da FIMS ........................... 57
Figura 7 Infraestrutura tecnológica do Museu Digital ............................................................. 60
Figura 8 Parte Inicial do Inquérito enviado para o grupo de validação (anexo 1) ................... 63
Figura 9 Tabela usada na análise aos resultados dos inquéritos e entrevista (anexo 2) ........ 65
Figura 10 Tabela de Avaliação ................................................................................................. 68
Figura 11 Tabela de comparação (valores só para efeitos de demonstração) ........................ 69
Figura 12 Exemplo de recomendações existentes no guia de digitalização (neste caso para
documentos impressos com imagens ou anotações) .............................................................. 80
Figura 13 POWRR Tool Grid(POWRR) ..................................................................................... 94
Figura 14 Tabela de requisitos (Anexo 12) ............................................................................. 96
4
Índice de Tabelas Tabela 1 Modelos empíricos no modelo teórico de Preservação ........................................... 27
Tabela 2 Tabela de resultados da verificação de requisitos .................................................... 75
Tabela 3 Vantagens e Desvantagens do Formato Raw ............................................................ 87
Tabela 4 Vantagens e Desvantagens do Formato TIFF 6.0 ...................................................... 88
Tabela 5 Vantagens e Desvantagens do formato JPEG ........................................................... 89
Tabela 6 Tabela comparativa de formatos .............................................................................. 89
5
Introdução
Lista de abreviaturas
ADMAS - Associação Divulgadora da Casa-Museu Abel Salazar
ANSI - American National Standards Institute
CD – Compact Disk
CI – Ciência da Informação
DC – Dublin Core
DCC – Digital Curation Centre
DeltCI – Dicionário Eletrónico de Terminologia em Ciência da Informação
Dvd - Digital video disc
EDM – Europeana Data Model
ESE – Europeana Semantic Elements
FADGI - Federal Agencies Digitization Guidelines Initiative
FBAUP – Faculdade de Belas Artes da Universidade do Porto
FIMS – Fundação Instituto Marques da Silva
GI – Gestão de Informação
GIF - Graphics Interchange Format
ICA – International Council on Archives
ICBAS – Instituto Ciências Biomédicas Abel Salazar
ICOM – (International Council of Museums
IFLA - International Federation of Library Associations and Institutions
IMS – Instituto Marques da Silva
ISO - International Organization for Standardization
JPEG - Joint Photographic Experts Group
LAM – Libraries, Archives and Museums (Bibliotecas, Arquivos e Museus)
NISO - National Information Standards Organization
OAI-PMH - Open Archives Initiative - Protocol for Metadata Harvesting
6
OAIS – Open Archival Information System
OECD - Organization for Economic Co-operation and Development
P&C – Preservação e Conservação
PDF - Portable Document Format/File
PNG - Portable Network Graphics
RNOD – Repositório Nacional de Objetos Digitais
SAA – Society of American Archivists
SI – Sistema de Informação
SI-AP – Sistema de Informação Activo e Permanente
SsI - Sistemas de Informação
STI – Sistema Tecnológico de Informação
TIFF - Tagged Image File Format
UNESCO - United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization
XML – Extensible Markup Language
7
1. Enquadramento e motivação
À necessidade de registar e comunicar ideias e emoções o ser humano associa a
necessidade de os preservar constituindo, dessa forma, a memória da sua ação, individual
ou coletiva, inscrita em diversos suportes e que, mais recentemente, se vem a associar à
designação de património que é preciso recolher, salvaguardar, valorizar e difundir.
Com a Era da Informação, o impacto do uso das tecnologias tem, pois, consequências
a este nível. O boom da produção informacional que ocorre no pós 2ª Guerra Mundial,
envolve novos suportes e técnicas de registo, colocando entre o humano e a informação o
mediador tecnológico que vem complexificar os processos de gestão da informação,
nomeadamente no que respeita à sua preservação em meio digital.
Este novo ambiente e contextos de produção informacional caracterizam-se por
ciclos de obsolescência tecnológica muito curtos e por uma maior volatidade, quer ao nível
do hardware, quer de software e dos formatos usados na criação, gestão e disseminação da
informação, que estarão na base de iniciativas que, com a preocupação da preservação e
acesso no longo prazo, darão origem à chamada Preservação Digital. Esta tem os mesmos
objetivos da preservação tradicional, garantir a gestão e acesso à informação no longo
prazo, com a particularidade de se aplicar quer à nada-digital, quer à resultante de
digitalização.
A evolução ocorrida na útlima década permite que, hoje, já nos possamos referir a
soluções e sistemas tecnológicos de preservação digital que controlam o planeamento e a
execução de processos de gestão da pesevação em repostórios digitais, que, por sua vez,
poderão ser certificados como repositórios de preservação, isto é, confiáveis. É necessário
avaliar e controlar a submissão e ingestão da informação digital que se pretende preservar,
aplicar um conjunto pré-definido de ações (como normalização de formatos, criação de
checksums etc.) e proceder ao seu armazenamento e posterior gestão e disseminação
assegurando a autenticidade, integridade, fidedignidade, inteligibilidade, confiabilidade e o
acesso continuado à mesma no longo prazo.
Porém, a preservação digital é mais do que um sistema tecnológico, pois depende de
determinações organizacionais para ser eficiente e eficaz, nomeadamente de uma política
de preservação digital que concretize a visão da organização relativamente à Gestão da
8
Informação, alinhando-a com a estratégia e os objetivos organizacionais no curto, médio e
longo prazo. Nesta Politica são descritos os princípios que guiam a preservação digital e que
regem as decisões relativas à mesma.
Por sua vez, a Digitalização surge associada à Preservação, desde logo considerada
em si mesma uma estratégia de preservação (Matusiak & Johnston) do documento original
em suportes tradicionais perecíveis e fragilizados, procedendo-se à transferência de suporte
que, para além do micro-filme, da fotografia ou mesmo da fotocópia, passa a incluir a
digitalização.
Esta ligação não tem transposição direta para o que se entende por preservação
digital, na medida em que estamos, de facto, perante um processo de produção de
informação digital que terá que ser avaliada e, se for o caso, garantida a sua preservação no
longo prazo. Pode-se, pois, afirmar que a digitalização preserva digitalmente conteúdos do
espectro físico, mas não é uma estratégia de preservação digital. A digitalização pode, no
entanto, ser feita com a preservação digital em mente, pois o processo usado terá impacto
na preservação dos resultados, por exemplo, o formato de imagem que se usa para tirar
uma fotografia vai ter impacto na informação resultante e, consequentemente, na sua
preservação digital, dependendo a escolha do formato e da estratégia de preservação do
uso a que se destina.
Neste contexto, as Instituições de Memória estão vocacionadas para a preservação
da memória, neste caso da memória registada em artefactos. Se numa primeira fase a sua
preocupação era a proteção do original “físico” (papiro, pergaminho ou papel …) e viam na
digitalização um acesso mais rápido e amigável, a par da preservação da espécie física, estão
hoje cada vez mais envolvidas na problemática e práticas de preservação da informação
digital que recolhem e que produzem.
O desafio que se nos coloca é o de perspetivar a digitalização e a preservação dessa
informação em meio digital numa perspetiva holística e integrada da Gestão da Informação.
9
2. Problemas e Objetivos
A Universidade do Porto possui várias unidades museológicas, treze das quais
integraram, em 2007, o então designado Museu Virtual da Universidade do Porto (U.Porto).
Este constituía um portal de acesso às coleções dos museus da U.Porto, suportado pela
plataforma tecnológica Index Rerum, desenvolvida pela empresa FCo, e que ao longo dos
anos foi suscitando reservas acabando por não se impor como solução adequada às
necessidades de gestão de coleções e de serviços.
Este impasse e a necessidade de reavaliar o “Museu Virtual” para partir para a
criação de um “Museu Digital” estão na origem de um projeto que, em 2015, começa com
um diagnóstico aos museus e às plataformas tecnológicas que usam, constituindo-se o
Grupo de Trabalho para a constituição do Museu Digital, em articulação com a Vice-Reitoria
para os Museus, os Diretores das diferentes unidades museológicas, docentes e técnicos da
área da Museologia ou ligados aos Museus.
Neste contexto surge a oportunidade de participar na fase de conceção e
operacionalização do projeto Museu Digital da U.Porto, contribuindo para a atividade chave
de produção de conteúdos digitais através da reprodução digital / digitalização numa
perspetiva integrada da Gestão da Informação (GI) que implicava a sua ponderação em
termos de acesso continuado no longo prazo.
O plano de ação desenvolvido sob o conceito de Museu Digital (Pinto et al., 2015)
visa garantir o acesso online e a interação com os Museus da U.Porto (acervos e serviços)
nas suas diferentes valências, isto é como: 1) suporte ao ensino, à investigação e ligação à
comunidade/público em geral; 2) memória e evidência da Universidade e da sua
missão/ação; 3) memória e evidência da Comunidade U.Porto (Professores,
Investigadores…); 4) memória e evidência da(s) Comunidade(s) em que se insere a U.Porto.
Deste plano é selecionada como tema de um projeto de dissertação a ação que se
insere no domínio da especificação e produção de representações digitais dos bens das
coleções dos Museus da U.Porto e da digitalização de documentação relacionada, com vista
à disponibilização através do Museu Digital da U.Porto, numa perspetiva de preservação e
acesso continuado no longo prazo.
10
Para o efeito identificaram-se e analisaram-se projetos (como o ENUMERATE),
modelos (de digitalização, de preservação, de custos de digitalização) e casos de boas
práticas relacionados com a reprodução digital do Património Científico e Cultural, focando
particularmente os Museus mas situando-os no domínio mais alargado designado na área
da Museologia por LAM (Library, Archives and Museums), que adiante serão abordados na
perspetiva da Ciência da Informação (CI).
A orientação local do projeto de dissertação envolveu elementos da equipa do
projeto Museu Digital da U.Porto e da Universidade Digital, fazendo confluir as áreas da CI e
das Tecnologias com a Museologia.
O principal objetivo fixado prende-se com a elaboração de propostas e a definição de
políticas e orientações que fomentem a produção de objetos digitais e a criação de meta-
informação numa perspetiva de longo prazo, envolvendo, mais concretamente, a
especificação de requisitos e perfis, bem como um Guia de Processos de Digitalização e
Preservação para o Museu Digital da Universidade do Porto.
Como objetivos específicos do projeto identificaram-se os seguintes:
avaliar a plataforma tecnológica existente;
avaliar os registos e as imagens disponibilizados e a disponibilizar via web;
especificar os requisitos e perfis de digitalização, preservação e acesso/uso que
orientarão o processo de produção de representações digitais dos bens das
coleções dos Museus da U.Porto a integrar no museu Digital da U.Porto;
elaborar o Guia de Processos de Digitalização;
elaborar o Guia de Processos de Preservação.
3. Abordagem teórica e metodológica
Este projeto recorre ao Método Quadripolar como guia metodológico que sustenta a
investigação através da constante interação entre seus os polos: epistemológico, teórico,
técnico, morfológico.
Segundo Ribeiro “o método de investigação quadripolar, concebido por Paul de
Bruyne e outros autores, constitui-se, pois, como o dispositivo mais adequado às exigências
11
do conhecimento da fenomenalidade informacional, uma vez que não se restringe a uma
visão meramente instrumental. Pelo contrário, a dinâmica investigativa resulta de uma
interação entre quatro polos o epistemológico, o teórico, o técnico e o morfológico
permitindo uma permanente projeção dos paradigmas interpretativos, das teorias e dos
modelos na operacionalização da pesquisa e na apresentação dos resultados da mesma”
(Ribeiro, 2008).
À semelhança de um projeto investigativo também um projeto de intervenção
operacional ganha com uma linha orientadora caracterizada no DeltCI1 da forma que segue.
No polo epistemológico, opera-se a permanente construção do objeto científico e a
definição dos limites da problemática de investigação, dando-se uma constante
reformulação dos parâmetros discursivos, dos paradigmas e dos critérios de cientificidade
que orientam todo o processo de investigação. Este projeto insere-se na área científica da
Gestão da Informação, com o foco no processo de transferência de suporte, mas também
passando pelo armazenamento, recuperação e preservação da informação, bem como na
área disciplinar aplicada da Museologia e dos Sistemas de Informação.
No polo teórico, centra-se a racionalidade do sujeito que conhece e aborda o objeto,
bem como a postulação de leis, a formulação de hipóteses, teorias e conceitos operatórios e
consequente confirmação ou infirmação do “contexto teórico" elaborado. Tendo este polo
em mente, identifica-se o seguinte problema:
“Como garantir a preservação e acesso continuado à informação a disponibilizar
através de um Museu Digital, no contexto da gestão de um sistema de informação
universitário?”
No polo técnico, consuma-se, por via instrumental, o contacto com a realidade
objetivada, aferindo-se a capacidade de validação do dispositivo metodológico, sendo aqui
que se desenvolvem operações cruciais como a observação de casos e de variáveis, a
avaliação retrospetiva e prospetiva, a infometria e até a experimentação mitigada ou
ajustada ao campo de estudo de fenomenalidades humanas e sociais, sempre tendo em
vista a confirmação ou refutação das leis postuladas, das teorias elaboradas e dos conceitos
operatórios formulados.
1 DeltCI - Dicionário Eletrónico de Terminologia em Ciência da Informação. Disponível em: https://paginas.fe.up.pt/~lci/index.php/1738.
12
Neste polo será usada uma abordagem inspirada na metodologia da investigação-
ação, direcionada à atuação num contexto aplicado. Fica claro o envolvimento no problema
e na realidade em estudo e o processo de resolução ativa em cooperação com as diferentes
equipas de trabalho, envolvendo diagnóstico, análise, experimentação/aplicação,
observação e reflexão.
Socorremo-nos também aqui da Engenharia de Requisitos, na medida em que a
conformidade com os requisitos de integridade, autenticidade, fidedignidade,
inteligibilidade e acesso continuado a informação no longo prazo começa, desde logo, na
especificação de requisitos. Estes suportam a conceção e implementação das plataformas e
das ferramentas que sustentam quer a automatização dos processos de gestão de serviços e
de coleções, quer a desmaterialização/transferência de suporte, a par da aplicação de
técnicas de certificação e autenticação, bem como na criação e captura de meta-informação
e produção/agregação de documentos (Pinto 2009).
No polo morfológico, formalizam-se os resultados do estudo levada a cabo, através
da representação do objeto em análise e da exposição de todo o processo desenvolvido.
Integram os resultados obtidos, uma proposta de política de preservação, uma proposta de
guia de digitalização, uma matriz ponderada de requisitos para avaliação de um sistema de
gestão e, por fim, uma súmula de ações a desenvolver futuramente.
4. Estrutura da Dissertação
O presente documento é composto por uma introdução, sete capítulos, conclusões e
perspetivas futuras.
Na Introdução são definidos o enquadramento e a motivação que justificam o
desenvolvimento desta dissertação, o problema e os objetivos do projeto e, ainda, a
abordagem teórica e metodológica adotada e a estrutura da dissertação.
O primeiro capítulo aborda o papel do museu como Instituição de Memória e Serviço
orgânico. Começa-se por analisar o conceito de Museu, passando pelo movimento LAM e as
definições de Biblioteca e Arquivo e, por fim, centra-se a atenção no caso muito particular
do Museu Universitário.
13
No segundo capítulo explora-se a ligação entre a Ciência da Informação e os
Sistemas de Informação. Começa-se por apresentar várias definições deste último, incluindo
a definição sob a perspetiva de CI. É, também, feita a distinção entre Sistema de Informação
(SI) e Sistema Tecnológico de Informação (STI). Ainda neste capitulo é abordado o papel dos
Sistemas de Informação (SsI) em instituições de memória, o perfil pluridimensional da
unidade de informação digital, sendo focada, ainda, a sua dimensão essencial e o papel da
meta-informação.
Relativamente ao terceiro capítulo, é introduzida a temática da Preservação de
Informação, distinguindo conceitos como conservação, preservação e curadoria e
apresentando um modelo de preservação sob a perspetiva sistémica. Em mais detalhe, são
referenciadas as várias estratégias de preservação digital e efetua-se uma análise de várias
políticas de preservação digital, em instituições internacionais.
O quarto capítulo é dedicado à digitalização. Aborda-se a estreita ligação entre
preservação, digitalização e preservação digital. Exploram-se questões técnicas como
imagens master e derivadas e procede-se a uma análise de políticas de digitalização, com a
enumeração de algumas das normas aplicáveis a este contexto e a apresentação de projetos
relevantes neste domínio.
No quinto capítulo é descrito o contexto de desenvolviemnto do projeto. Apresenta-
se o Museu Digital da U.Porto, bem como os museus e núcleos museológicos da
Universidade do Porto e as plataformas tecnológicas utilizadas.
O sexto capítulo inclui a verificação de requisitos de um sistema de gestão de
coleções e a análise comparativa das duas soluções proprietárias selecionadas.
No sétimo capítulo, sistematizam-se os contributos para uma proposta de Guia de
Digitalização, apresentam-se os testes de digitalização realizados, bem como alguns dos
resultados obtidos.
No oitavo e último capitulo, sistematizam-se os contributos para a definição de uma
Política de Preservação Digital para a Universidade do Porto.
Por fim, são apresentadas as Conclusões e perspetivas futuras, delineando o que foi
feito e o que ainda falta fazer ao nível de digitalização e preservação digital no contexto do
projeto Museu Digital da U.Porto.
14
1. Os Museus: Instituições de Memória e serviço orgânico
O ICOM (International Council of Museums) define museu como:
“a non-profit, permanent institution in the service of society and its development, open to the
public, which acquires, conserves, researches, communicates and exhibits the tangible and
intangible heritage of humanity and its environment for the purposes of education, study and
enjoyment.” (ICOM)
Na perspetiva da Ciência da Informação, a análise a realizar foca o Museu como uma
instituição multifuncional inserida num paradigma pós-custodial, informacional e cientifico2
onde o objetivo passa pela “intervenção teórico-prática na produção, no fluxo, na difusão e
no acesso (comunicação) da INFORMAÇÃO” (DeltCI, 2016) ao invés do tradicional e objetivo
de simplesmente custodiar e manter o documento.
É de acrescer, neste contexto, o conceito de Instituições de Memória que abrange
para além de Museus, as Bibliotecas e os Arquivos3. Usado por Roland Hjerppe em 1994
engloba as “libraries, archives, museums, heritage (monuments and sites) institutions, and
aquaria and arboreta, zoological and botanical gardens”. Por sua vez, Lorcan Dempsey usa-o
em 1999 para agrupar apenas as bibliotecas, os arquivos e os museus, não como resultado
de uma posição científica, mas por uma questão de concisão devido à falta de um termo
globalmente aceite pela comunidade científica para descrever este grupo: “We have no
term in routine use which includes libraries, archives and museums. Again, for conciseness,
we sometimes use cultural institutions and memory institutions in this inclusive sense”
(Dempsey, 2000).
Estamos, assim, perante um conceito que foi evoluindo sem que uma discussão
epistemológica fosse feita sobre o mesmo, verificando-se que, no século XXI, começam a
surgir trabalhos debatendo não só o conceito de Instituições de Memória mas também o
papel dos Museus, Bibliotecas e Arquivos como Instituições de Memória.
2 Paradigma pós-custodial, informacional e científico: https://paginas.fe.up.pt/~lci/index.php/1751 3 Na literatura não existe um consenso claro sobre a totalidade das organizações que são consideradas instituições de memória para além dos Museus, Arquivos e Bibliotecas, até mesmo for falta de consenso sobre as designações das próprias organizações que se perspetivam como instituições de memória.
15
Articulando o conceito de Museu do ICOM com o conceito de Memória é fácil
perceber a razão da inclusão dos Museus nas Instituições de Memória, visto que estes se
assumem como lugares de preservação e manutenção de património memorial, “os
arquivos, as bibliotecas e os museus partilham semelhantes configurações organizacionais,
funções e metas. Na perspetiva da Memória e do Património, estas instituições têm como
uma das suas primordiais funções a preservação da história humana, através dos seus
acervos, o usufruto do público e a educação das comunidades que os albergam.” (Ramos,
Elisa, & Pinto, 2014)
Apesar de sucinta, a definição do ICOM aborda todas (ou grande parte) das facetas
dos Museus, incluindo a sua faceta como serviço orgânico, ao destacar o papel do Museu
como um serviço ao dispor da sociedade e que procura comunicar informação e disseminar
o conhecimento, respondendo, assim, às necessidades da comunidade. No entanto, é no
Museu Universitário que ressalta de forma particular a sua origem orgânica, isto é, surge e
desenvolve-se no seio da Universidade e ao seu serviço.
1.1. Biblioteca, Arquivo e Museu: institucionalização e
perspetivação dos LAM
As Bibliotecas, Arquivos e Museus (Libraries, Archives and Museums) são abrangidos
sob o conceito de Instituições de Memória pois partilham funções e objetivos relacionados
com a preservação da memória coletiva. No entanto, as semelhanças institucionais e
funcionais entre estas três áreas não ficam por aí, sobretudo quando se comparam as
definições de Biblioteca e Arquivo com a definição de Museu previamente apresentada:
Biblioteca
“Serviço criado organicamente numa determinada entidade e/ou uma instituição
cultural (Biblioteca de âmbito nacional, distrital ou municipal, pública ou privada)
destinada a incorporar e tornar acessível INFORMAÇÃO editada e posta a circular
pelo mercado editorial-livreiro, bem como publicada e distribuída por entidades com
objetivos e atividades específicas (Laboratórios científicos e farmacêuticos, Unidades
16
Industriais dos mais diversos ramos, Instituições Culturais, Associações Políticas,
Cívicas e Humanitárias, etc.) (DeltCI)
Arquivo
“Serviço criado organicamente numa determinada entidade e/ou uma instituição
cultural (Arquivo de âmbito nacional, distrital ou municipal, público ou privado)
destinada a incorporar e tornar acessível INFORMAÇÃO produzida/recebida por
terceiros” (DeltCI)
As três definições (com grande pendor na área da Ciência de Informação4), apontam
para o objetivo comum de disponibilizar informação para uma determinada comunidade,
estando aqui patente o já referido paradigma pós-custodial, informacional e científico.
Ramos, Vasconcelos e Pinto, (2014) abordam a questão de uma outra forma,
analisando as missões de cada instituição e identificando um outro ponto comum, para
além da questão da preservação da memória e património já referida: “estas instituições
têm ainda como uma das suas metas a facilitação da educação das suas comunidades
através da disponibilização de informação”. Mas o paralelismo não se fica pelos objetivos,
alargando-se ao nível processual, nomeadamente através de funções como a catalogação
que é desempenhada nas três instituições ainda que não seja feita exatamente da mesma
maneira. As semelhanças são tais que permitem a disponibilização conjunta dos conteúdos,
ou seja, a forma como a catalogação – criação de meta-informação descritiva ao nível do
artefacto - poderá ser é feita nos museus é cada vez mais “compatível” com a que é feita
nas bibliotecas e arquivos. Além disso, com a produção e disponibilização de conteúdos
(digitais) online é, na verdade, um interesse partilhado que potencia o interesse em
normalizar o processo de inventariação/catalogação de forma a otimizar a disponibilização
de conteúdos de forma agregada, constituindo assim um fator encorajador para a
convergência destes serviços e de uma visão sistémica dos acervos que gerem, muitas vezes
no seio de uma mesma entidade.
4 (Apesar de só as duas ultimas terem como base cientifica a Ciência da Informação, a definição de Museu do
ICOM enquadra-se nesta área como já foi referido anteriormente).
17
Outro fator potenciador da convergência entre Bibliotecas, Arquivos e Museus
relaciona-se com o financiamento. Muitas destas instituições encontram-se na mesma
instituição (por exemplo Universidades ou Organismos governamentais) o que resulta
inúmeras vezes numa disputa pelos financiamentos que uma atuação convergente
permitiria quer a racionalização de recursos, quer uma otimização da sua aplicação.
Perante tantos fatores facilitadores e potenciadores da convergência surge a
questão de saber porque é que a mesma se confina a projetos localizados5. Uma das razões
resulta da tradição e da resistência que se verifica no seio das áreas científicas de origem
destas instituições, mas como Ramos, Vasconcelos e Pinto afirmam, (2014) “a comunicação
e entreajuda entre profissionais com diferentes backgrounds (…) permite a otimização dos
recursos humanos e facilita a manutenção dos programas”. Outro fator que afeta
negativamente a convergência e causa receio nos profissionais e instituições prende-se com
a possível perda de controlo sobre a disseminação de informação sigilosa através de um uso
partilhado suportado por plataformas tecnológicas, e, principalmente, por softwares e bases
de dados partilhados. De forma a contornar este problema, vários projetos colaborativos
optam por permitir que as instituições determinem qual a informação que pretendem
disponibilizar de forma coletiva. Por fim, refira-se a variedade de padrões de normalização
ao nível da meta-informação6, não só entre áreas mas também no seio de uma mesma área,
motivando, assim, a necessidade de uma convergência normativa.
O balanço entre fatores de incentivo e de resistência à convergência que hoje é
exigida às Instituições Culturais/Memória traduz-se numa perspetivação positiva no que
toca à convergência e normalização no futuro, também justificada pela crescente enfase
atribuída às tecnologias digitais. Este caminho deverá ser pautado não só por uma
convergência ao nível do sistema tecnológico de informação7 mas também “em termos
teóricos e conceptuais tendo como referência o objeto de estudo e trabalho, a Informação,
e o Sistema de Informação8 que acaba por refletir a atividade e inerente consecução da
Missão da instituição ou organização em causa” (Ramos, Elisa, & Pinto, 2014), seguindo uma
5 Destacam-se os projetos da Universidade de Yale (Yale Collections Collaborative), da Universidade de Edimburgo, Universidade de Princeton, do Instituto Smithsonian e do Museu Victoria and Albert (Zorich, Waibel, & Erway, 2008) 6 Anglo-American Cataloguing Rules (AACR), Machine Readable Cataloguing (MARC), CIDOC e Spectum, Dublin Core (DC) etc. 7 Ver ponto 2 para definição de Sistema tecnológico de informação 8 Ver ponto 2 para definição de Sistema de Informação
18
perspetiva há muito assumida pela Ciência da Informação que se caracteriza pela sua trans e
interdisciplinariedade.
1.2. O Museu Universitário
O Museu Universitário é um tipo muito particular da Museu. Apesar das
características conformes à definição geral de Museu apresentada e da sua integração sob o
conceito de Instituições de Memória, o Museu Universitário apresenta características
singulares que o destacam dos restantes museus.
A primeira prende-se com a natureza de uma missão que resulta dos contextos em
que se inserem. Segundo King os “University museums are increasingly called upon to serve
as a link between the campus and the community and to play an important role in the public
service and outreach mission of the university. At the same time, they must be part of the
central academic mission of the institution and participate fully in the education of students”
(OECD, 2001).
Esta definição do papel dos Museus Universitários expõe a maior particularidade dos
mesmos, o seu papel ativo na educação da comunidade de estudantes que servem. Apesar
da definição de Museu do ICOM englobar na sua missão a participação na educação esta é
exponencialmente mais importante e central na génese e atividade dos Museus
Universitários, sendo um recurso dual, para estudantes e docentes/investigadores. A estes
acresce o público extrauniversidade constituindo os Museus Universitários um recurso
importantíssimo para compreender e promover o desenvolvimento do conhecimento
científico.
Apesar da sua grande importância não só nesta faceta como motor de ensino mas
também na sua missão mais clássica de preservação do património cultural e científico, os
Museus Universitários enfrentam grandes dificuldades derivadas principalmente da falta de
apoios que lhes permitam desempenhar as suas funções de acordo com os padrões exigidos
a um centro de conhecimento: “Universty museums are also facing challenges, many of
which are connected with constraints that are affecting most other sectors of higher
education. Their staff and leaders therefore feel concerned that they are not prioritised as
19
highly as they would have woshed. This particularly regards financial resources and
attention of university management to their needs” (OECD, 2001).
Esta falta de apoio impede, ou no mínimo dificulta, que os Museus Universitários
concretizem a importante tarefa de dar a conhecer e permitir o manuseamento de
artefactos e informação ou mesmo de disponibilizar os conteúdos relativos aos mesmos
numa plataforma online. Fica, assim inviabilizado o acompanhamento das tendências da
Museologia desvalorizando assim o próprio Museu, o que, por sua vez, leva à diminuição de
motivos que justifiquem o necessário investimento por parte da Universidade no seu Museu
criando assim ciclo vicioso.
Um importante passo para ajudar na recuperação do Museu Universitário prende-se
e reflete-se na normalização e no movimento de convergência desenvolvido em torno dos
LAM (Libraries, Archives and Museums). Caso a biblioteca, o museu e o arquivo universitário
convergissem seria possível captar e aplicar fundos que potenciassem uma missão que lhes
é comum, nomeadamente, apoiar a educação e a produção de conhecimento científico das
universidades onde se inserem.
Para além da questão de gestão, esta convergência proporcionaria um serviço
informacional integrado, mais rico e com possibilidade de desenvolvimento exponencial
caso enveredassem pela adoção das Tecnologias de Informação e Comunicação.
2. O impacto da Ciência da Informação e dos Sistemas de informação
No ponto 1.1 foi referida a necessidade da convergência dos LAM não só ao nível do
Sistema Tecnológico de Informação (STI) mas também ao nível do Sistema de Informação
(SI), sendo necessário clarificar estes dois conceitos.
Se usarmos a metodologia aplicada por Silva no seu trabalho de 2015 “Arquivo,
biblioteca, museu, sistema de informação: em busca da clarificação possível…”, e
examinarmos a definição de Sistema de Informação presente no Wikipédia:
“An information system is any organized system for the collection, organization, storage and
communication of information. More specifically, it is the study of complementary networks
20
of hardware and software that people and organizations use to collect, filter, process, create
and distribute data.” (Wikipédia)
Conclui-se que de um modo geral entende-se Sistema de Informação como um
conjunto de recursos humanos e tecnológicos cuja função é gerir informação numa
determinada organização. Esta definição apesar de crowdsourced9 vai ao encontro de
definições criadas em contexto de trabalhos científicos10.
De um ponto de vista da Ciência da Informação, um Sistema de Informação é:
“…uma totalidade formada pela interação dinâmica das partes, ou seja, [que] possui uma
estrutura duradoura com um fluxo de estados no tempo. Assim sendo, um Sistema da
Informação é constituído pelos diferentes tipos de informação registada ou não
externamente ao sujeito, não importa qual o suporte, de acordo com uma estrutura
prolongada pela ação na linha do tempo” (DeltCI)
Comparando as duas definições é possível tirar algumas ilações. Por um lado a
semelhança que existe entre as duas, nomeadamente no que toca ao foco na gestão do
ciclo de vida informação e na articulação entre recursos humanos e tecnológicos e por outro
na grande diferença relacionada com informação que não se encontra externa ao sujeito. O
grande contributo da Ciência da Informação neste conceito passa exatamente pelo englobar
no sistema de Informação do conhecimento implícito e inerente aos sujeitos que pertencem
ao Sistema.
Relativamente aos Sistema Tecnológicos de Informação, apesar de alguma confusão
na literatura acerca da sua definição11, em Ciência da Informação este conceito é definido
como a:
“Mediação tecnológica do sistema de informação, suporta o fenómeno e processo
infocomunicacional, permite uma comunicação assíncrona e multidireccionada e potencia o
acesso à informação” (DeltCI)
Ou seja, o Sistema Tecnológico de Informação é indissociável do Sistema de
Informação. Com esta distinção percebe-se a importância da convergência quer em termos
9 Crowdsourced – processo que envolve a execução de uma tarefa por um grupo de pessoas sem qualquer critério de seleção das mesmas 10 Como por exemplo a definição presente no Web Dictionary of Cybernetics and Systems: http://pespmc1.vub.ac.be/ASC/INFORM_SYSTE.html 11 Por vezes usado como sinónimo de Sistema de Informação abrangendo pessoas e tecnologia e outras, referente somente à componente tecnológica
21
da adoção de um Sistema Tecnológico de Informação que proporcione a partilha, quer ao
nível do Sistema de Informação, que se quer uno e íntegro.
2.1. O Sistema(s) de informação em instituições de
memória
Partindo da definição de Sistema de Informação de um ponto de vista de CI, parece
lógico olhar para as Instituições de Memória como Sistemas de Informação, mas a questão
não se prende com o facto de serem, ou não, um Sistema de Informação mas sim se se trata
de um Sistema ou de um Supersistema, isto porque pode ser considerada a existência de
dois sistemas distintos em cada instituição:
O Arquivo instituição/serviço, a Biblioteca instituição/serviço, o Centro de Documentação
instituição/serviço e o Museu instituição/serviço podem ser encarados como sistemas (semi)
abertos e tendencialmente dinâmicos. Mas, também podemos olhar para o Arquivo, a
Biblioteca e o Museu, mais precisamente para o respetivo «recheio», isto é, os «fundos» e as
coleções que foram incorporadas e destinadas a serem geridas por essas
instituições/serviços, como uma totalidade documental/informacional – um sistema próprio.
(Silva, 2015)
Esta segunda interpretação de sistema foca-se nas coleções de cada instituição e
define este conjunto como um novo sistema “porque esse conjunto de artefatos, articulados
entre si e referenciados através de um produto típico de mediação que se designa de “meta-
informação”, podem ser deslocados a qualquer momento daquele contexto institucional e
transposto para outro, ou seja, tem uma certa «vida própria»” (Silva, 2015)
Encarando este conjunto de artefactos como um sistema singular integrado num
outro sistema então é legítimo definir uma instituição de memória como um supersistema.
Focando no caso particular dos Museus, Isabel da Costa Marques, (2010) apoiada
numa fundamentação teórica de C.I., defende uma “visão integradora do museu partindo
do conceito de Sistema de Informação”, pois afirma que a informação produzida durante a
execução das funções do museu resulta da interação da informação das demais coleções;
defende que uma “visão integradora do acervo do museu” coloca o foco nas
22
potencialidades informativas no acervo contribuindo assim para que a informação seja
devidamente contextualizada, registada, armazenada, interrelacionada, recuperada,
reproduzida e acedida; manifesta a convicção de que ao pensar no museu no sentido de um
Sistema de Informação supera divisões convencionais existentes como por exemplo a
distinção entre coleção museológica, bibliográfica e arquivística; e defende que tal, “Implica
ainda uma reavaliação das práticas habituais (gestão, inventariação, incorporação,
documentação, exposição, administração, etc.) no sentido de se tornarem mais eficientes, e
mais operacionalizáveis num contexto integrador das funções e objetivos do museu
enquanto instituição cultural”.
A autora destaca, da definição de CI de Sistema de Informação, a passagem que
referencia que este “possui uma estrutura duradoura com um fluxo de estados no tempo”
(DeltCI) e identifica o museu como esta estrutura duradoura que serve de base aos
“diferentes tipos de informação registada ou não externamente ao sujeito” (DeltCI). Ainda
segundo Marques, (2010) (e indo ao encontro do que já foi referido anteriormente), o
“museu torna-se, por esta via, uma realidade concebida como um supersistema, uma teia
dinâmica de informações inter-relacionadas, um todo orgânico onde as partes constituem
um todo”.
2.2. Uma nova perspetiva dos serviços de informação e
o foco na informação
Entendendo as instituições de memória como sistemas de informação com o
objetivo partilhado de disponibilizar informação e inseridas num paradigma pós-custodial, é
fundamental não esquecer as origens custodiais das mesmas, pois a necessidade de
preservar o património cultural não só se mantém como assume um papel ainda mais
relevante.
Segundo Pinto, no pós 2ª Guerra Mundial, com a inovação científica e técnica, a
preservação e conservação do património cultural assumiu um papel de relevo no foro da
comunidade internacional, tendo o seu desenvolvimento sido promovido por várias
instituições supranacionais como a UNESCO e instituições profissionais tal como o IFLA e o
23
ICA. É nesta conjuntura que emerge o foco não apenas na Conservação mas também na
Preservação, com um sentido mais estratégico, do artefacto cultural escrito. Ao longo do
século XX a evolução tecnológica vai evidenciar a sua incapacidade para responder às
necessidades da Era da Informação e a necessidade de uma nova forma de ver, pensar e agir
no domínio da Preservação da informação.
Esta mudança ocorre, desde logo, ao nível dos paradigmas e da forma como estas
instituições olham para o seu objeto de estudo, cuja definição é, por si só, um ponto
absolutamente fulcral na resposta às necessidades contemporâneas.
Pinto, apresenta uma comparação entre o paradigma / modelo empírico da
Preservação e Conservação do artefacto cultural escrito e um novo paradigma/modelo, sob
a forma de uma tabela:
Figura 1 Fragilidades e Desafios (Pinto, 2009)
Nesta tabela, Pinto, referencia o facto do foco da ação das instituições deve ser
colocado na informação e não nos documentos, isto porque o meio digital que invade a área
abala as conceções clássicas de informação, documento e suporte e “um novo meio que
agora associa à dimensão física uma dimensão lógica e que condiciona e envolve os
contextos e situações comportamentais relativas à produção, fluxo, gestão, transmissão e
24
uso/reprodução de informação em todo o seu ciclo de vida, em qualquer contexto
organizacional/humano e sem limitações físicas ou espaciais” (Pinto, 2009).
2.3. A pluridimensionalidade da unidade de informação
digital
A nova vaga tecnológica mais do que acrescentar uma dimensão aos termos
existentes, introduz novos termos para designar o documento/informação no meio digital.
O termo “objeto digital” afirma-se progressivamente como foco de profissionais e
investigadores. No entanto, está-lhe subjacente a unidade de informação digital tendo
como definição “qualquer informação que possa ser gerada em, ou convertida para uma
sequência de dígitos binários, armazenada e recuperada sob controlo de um computador e
que é tratada como uma unidade do ponto de vista da informação” (PINTO, 2009). Este
conceito, reflete a relativização do “conceito de documento como o concebemos na
realidade analógica e torna-o um entre diversos tipos de informação em meio digital, o que
faz colocar, definitivamente, a informação no centro das atenções” (PINTO, 2009).
Dada a natureza complexa do meio digital, a unidade de informação digital é
multidimensional e o DLM Fórum identifica-a como sendo constituído por:
Conteúdo – presente em um ou mais documentos eletrónicos/ e ou
tradicionais que veiculam a mensagem;
Contexto – contexto de produção;
Estrutura – os documentos são armazenados de forma a permitir aos futuros
utilizadores compreendê-los, tal implica que um documento contenha,
acrescidas ao conteúdo do seu documento informações relativas à estrutura
do documento;
Apresentação – a apresentação depende de uma combinação dos conteúdos
dos documentos, da sua estrutura e (no caso dos documentos eletrónicos) do
software utilizado para a expor/apresentar (PINTO, 2009).
Nesta mesma linha da pluridimensionalidade, a UNESCO (baseada no trabalho de
Kenneth Thibodeau) define que os objetos digitais sejam abordados como:
Objetos físicos;
25
Objetos lógicos;
Objetos conceptuais;
Como aglomerados de elementos essenciais que representam a mensagem,
propósito, ou características pelas quais o material for escolhido para
preservação.
Em CI reconhece-se esta pluridimensionalidade e complexidade. Relativamente à
dimensão física (inscrições físicas num suporte) está-se perante o registo de informação em
cd’s, dvd’s, discos rígidos etc. A dimensão lógica refere-se ao formato do ficheiro, ou seja ao
código compreensível pelo computador. Segue-se a dimensão conceptual onde o código
adquire um significado para o ser humano e ocorre a transformação dos sinais digitais em
sinais analógicos. Por fim, a dimensão essencial é constituída pela meta-informação,
indissociável da informação propriamente dita, representando o seu contexto e atributos,
entre os quais o da inteligibilidade (Pinto, 2009).
2.4. A dimensão essencial e o papel da meta-
informação
A abordagem à pluridimensionalidade da unidade de informação digital desenvolve-
se se considerarmos na quarta dimensão supra referenciada, a dimensão essencial, uma das
características mais importantes na gestão da informação em meio digital, a questão da
meta-informação. Esta é comummente definida como informação sobre informação,
constituindo um ponto fulcral na manutenção da autenticidade e da fidedignidade dos
objetos digitais, sendo, ainda, fundamental para a sua preservação, isto porque a meta-
informação contida na dimensão essencial de um objeto digital garante “o acesso de futuros
utilizadores à verdadeira essência do objeto digital, a informação” (Pinto M. M., 2009).
São vários os equacionamentos, mas de uma forma simples podemos decompor a
meta-informação em quatro subtipos: a meta-informação descritiva, a meta-informação
técnica, a meta-informação administrativa e a meta-informação de preservação.
Fica claro que a passagem do analógico para o digital não deixa de exigir meta-
informação que descreva o conteúdo do objeto e que permite a sua recuperação através de
26
um serviço de “discovery”, estando esta meta-informação ligada à dimensão conceptual
pois relaciona-se com informação sobre o conteúdo passível de ser interpretado pelo ser
humano.
A meta-informação técnica está ligada à dimensão lógica do ficheiro, por exemplo,
no caso de uma imagem capturada por camara fotográfica a meta-informação técnica inclui
a marca da câmara, zoom, lente usada etc. (a meta-informação técnica de imagens será
abordada no ponto 4.1. juntamente com algumas das normas aplicáveis).
A meta-informação administrativa refere-se a meta-informação relacionada com
questões jurídicas, direitos de uso e reprodução, contactos de possíveis detentores dos
direitos comerciais, etc.
Por fim a meta-informação de preservação é uma construção diretamente
relacionada com a emergência da Preservação Digital, que procura garantir o acesso
continuado aos materiais digitais, e, sob a configuração de sistema de informação, garantir
o acesso continuado aos objetos digitais. No dicionário de meta-informação PREMIS12 é
ressaltado que a meta-informação de preservação:
“Supports the viability, renderability, understandability, authenticity, and identity of
digital objects in a preservation context;
Represents the information most preservation repositories need to know to preserve
digital materials over the long term;
Emphasizes “implementable metadata”: rigorously defined, supported by guidelines
for creation, management, and use, and oriented toward automated workflows;
Embodies technical neutrality: no assumptions made about preservation
technologies, strategies, metadata storage and management” ( PREMIS Editorial
Committee, 2015).
É legítimo afirmar que se são as dimensões lógica e conceptual que permitem,
respetivamente, ao ser humano aceder, via computador, à mensagem do objeto digital, é a
dimensão essencial que garante que essa mesma mensagem será fiável e autêntica
independentemente do local ou altura a que esta seja acedida. Sendo esta dimensão e
12 O PREMIS constitui uma norma para compilação de meta-informação de preservação que será
abordada no ponto 4.1
27
consequentemente a meta-informação de preservação um elemento essencial quando se
aborda a Preservação Digital.
3. A Preservação da Informação
É impossível refletir sobre o papel das instituições de memória e sobre o seu perfil
como sistema de informação sem referir a missão e função da Preservação da Informação,
mas é igualmente impossível continuar com esta reflexão sem abordar concretamente esta
temática.
A Preservação da Informação acompanha a evolução tecnológica e social humana,
em linha com a emergência de novos paradigmas. Este foi o caso da mudança do modelo
empírico da P&C do artefacto cultural escrito para um novo modelo focado na informação
com uma visão holística das características “virtuais” que a informação assume nos dias de
hoje, um modelo de Preservação sistémica que será abordado no ponto 3.2.
Porém, mesmo o modelo da P&C do artefacto cultural escrito foi uma evolução
necessária baseada nas necessidades emergentes. No seu estudo Pinto (2009) apresenta um
quadro que sintetiza os principais modelos empíricos que identificou, isto é, de formas de
ver, pensar e agir em Preservação:
Modelos Período
Proteção do artefacto escrito Da antiguidade ao séc. XVIII
Conservação do artefacto cultural escrito Séc. XVIII – Anos 70 séc. XX
Preservação e Conservação do artefacto
cultural escrito
Anos 70 séc. XX – Inicio séc. XXI
Preservação Sistémica Em construção na atualidade
Tabela 1 Modelos empíricos no modelo teórico de Preservação
28
Como fica patente os conceitos usados para denominar os modelos são o reflexo da
atividade de serviços que se institucionalizam como instituições culturais/memória.
3.1. Preservação, conservação e curadoria
Arquivos, Bibliotecas e Museus partilham a missão de gerir o património cultural de
forma a mantê-lo ao longo do tempo, mas apresentam algumas diferenças.
Preservação
No que respeita à Preservação existem várias visões sobre o conceito de
preservação, para a SAA (Society of American Archivists) (n.d.), a preservação é:
“1. The professional discipline of protecting materials by minimizing chemical and physical
deterioration and damage to minimize the loss of information and to extend the life of
cultural property. - 2. The act of keeping from harm, injury, decay, or destruction, especially
through noninvasive treatment. - 3. Law · The obligation to protect records and other
materials potentially relevant to litigation and subject to discovery.”
Esta definição é claramente dedicada à preservação de documentos físicos não
tendo em consideração o impacto da Era da Informação e da emergência da Preservação
Digital.
Já o Dicionário Eletrónico de Terminologia em Ciência da Informação (n.d.) apresenta
a seguinte definição para o conceito de Preservação:
“Preservação é a aquisição, organização e distribuição de recursos, a fim de impedir posterior
deterioração ou renovar a possibilidade de utilização de um seleto grupo de materiais
(CONWAY, 1997:6). Na ótica da CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO preservação implica três planos
distintos: a conservação e o restauro do suporte, sendo este plano dominado pelo contributo
das Ciências Naturais com suas téncicas e procedimentos testados e padronizados, gerando-
se potenciais estratégias interdisciplinares; a adoção de medidas de gestão (políticas
públicas) através de legislação e de organismos regulamentadores e fiscalizadores; e a
intencionalidade orgânica de preservar para usar face a necessidades e imperativos
orgânico-funcionais vários” (DELTCI).
29
Conservação
O conceito de conservação é muitas vezes usado como sinónimo de preservação,
mas a tendência é para colocar a conservação a um nível mais operacional:
“The repair or stabilization of materials through chemical or physical treatment to ensure
that they survive in their original form as long as possible. - 2. The profession devoted to the
preservation of cultural property for the future through examination, documentation,
treatment, and preventive care, supported by research and education.” (SAA, n.a.)
A diferença prende-se principalmente com o momento das intervenções. A
Preservação pensar estrategicamente a prevenção dos danos, a conservação tenta remediá-
los.
Curadoria
O conceito de curadoria convoca a ideia de cuidar, tratar de uma coleção e surge
muito ligado às instituições de memória, principalmente aos museus onde é associada à
administração e gestão de obras artísticas. Este conceito sofre profundas alterações com a
afirmação da Era da Informação e a emergência das coleções digitais, emergindo a
expressão curadoria digital.
Baseado na perspetiva de J. Gould (1992) de que “the history of life, is a series of
stable states, punctuated at rare intervals by major events that occur with great rapidity and
help to establish the next stable era", Castells (2010) escreve que no fim do século XX
vivemos um destes raros intervalos. Um intervalo pautado pela transformação da nossa
cultura material através da influência de um novo paradigma tecnológico baseado em
tecnologias de informação.
Este intervalo caracterizado por uma revolução tecnológica baseada em tecnologias
de informação, propiciou um boom informacional13 e uma alteração profunda no modo
como essa informação é registada e guardada. Estes fatores atraíram um foco de atenção
para a informação como já foi abordado nos pontos anteriores.
13 Boom de informação – grande aumento na produção de informação
30
Esta revolução na forma de registar a informação e o foco dado reflete-se no
domínio da P&C (Preservação e Conservação da informação) e deu inevitavelmente origem
à expressão Preservação Digital.
Preservação Digital
A Preservação Digital surge como resposta à possibilidade de perda do património
cultural existente em meio digital, face à constante evolução das Tecnologias de Informação
e Comunicação (TIC), e, consequentemente, ao seu sempre permanente risco de
obsolescência.
A UNESCO, (2003) define preservação digital como:
“The processes aimed at ensuring the continued accessibility of digital materials. To do this
involves finding ways to re-present what was originally presented to users by a combination
of software and hardware tools acting on data. To achieve this requires digital objects14 to
be understood and managed at four levels: as physical phenomena; as logical encodings; as
conceptual objects that have meaning to humans; and as sets of essential elements that
must be preserved in order to offer future users the essence of the object”.
Esta definição evidencia a visão pluridimensional da unidade de informação digital,
mas, numa perspetiva CI, em vez de firmar o conceito de Preservação Digital esta requer o
reposicionamento da Preservação e da Conservação, ao considerar a Preservação numa
perspetiva sistémica e como variável da GI, fazendo convergir analógico e digital e
envolvendo “dois planos interrelacionados, a componente estratégica e de gestão
(Preservação) e a componente operacional (Conservação) (Pinto, 2015).
A UNESCO (2003) no seu relatório de Diretrizes para a Preservação do Património
Cultural aborda também a questão da confusão entre Digitalização e Preservação Digital:
“Digital preservation is used to describe the processes involved in maintaining information
and other kinds of heritage that exist in a digital form. In these Guidelines, it does not refer to
the use of digital imaging or capture techniques to make copies of non-digital items, even if
that is done for preservation purposes. Of course, digital copying (also known as digitisation,
or digitalisation), may well produce digital heritage materials needing to be preserved.”
14 - Pinto (PRESERVMAP) define objeto digital como “uma unidade de informação que possa ser representada por uma sequência de dígitos binários, cuja produção, armazenamento e uso envolve necessariamente a codificação de código humano para código binário (e vice-versa), o que a torna dependente do sistema tecnológico intermediário a partir do qual o processo de codificação/descodificação se opera
31
Este comentário assume a digitalização não apenas como a possibilidade de
preservar os artefactos em suportes tradicionais mas também como o momento de criação
de informação nado-digital que também precisa ser preservada.
CURADORIA DIGITAL
Lee e Tibbo (Lee & Tibbo, 2007) definem Curadoria Digital como:
«Digital curation involves selection and appraisal by creators and archivists; evolving
provision of intellectual access; redundant storage; data transformations; and, for
some materials, a commitment to long-term preservation. Digital curation is
stewardship that provides for the reproducibility and re-use of authentic digital data
and other digital assets. Development of trustworthy and durable digital repositories;
principles of sound metadata creation and capture; use of open standards for file
formats and data encoding; and the promotion of information management literacy
are all essential to the longevity of digital resources and the success of curation
efforts».
O DCC (Digital Curation Centre) (n.d.) apresenta uma definição para este conceito:
“Digital curation involves maintaining, preserving and adding value to digital research data
throughout its lifecycle.”
Fica patente que a diferença entre as definições abordadas de Preservação Digital e
Curadoria Digital focam-se claramente no facto de na perspetiva da Curadoria Digital se
focar o domínio dos dados de investigação, apesar de assumir uma perspetiva holística do
ciclo de vida da informação, olhando para a manutenção de conteúdos digitais como mais
uma fase da gestão deste mesmo ciclo de vida.
O DCC apresenta, inclusive, um modelo de Curadoria baseado no ciclo de vida da
informação:
32
Figura 2 "Curation Lifecycle Model” (DCC)
Este modelo usa o conceito de objeto digital e integra o conceito de Preservação
(digital), assumindo este como o processo que afeta os processos de ingestão e
armazenamento e deixado a curadoria (digital) para as restantes etapas do ciclo de vida.
Definindo este modelo como um modelo de curadoria o DCC, por sequência lógica,
define preservação como um importante e complementar fator da área da curadoria.
Considerando as diferentes perspetiva surge, naturalmente, a necessidade de
associar à análise destes conceitos o de Gestão da Informação.
3.2. A preservação sob a perspetiva sistémica
Semelhante ao ponto de vista do DCC sobre a Curadoria digital, a CI procura
introduzir a preservação digital no âmbito alargado da preservação da informação e no
processo de gestão do seu ciclo de vida, isto porque, segundo Pinto, (2015), ao considerar a
componente estratégica e operacional estas têm, necessariamente, de ser efetivadas nos
33
Figura 3 Modelo de G.I. de Pinto (2015)
diferentes processos de gestão da informação de sistemas tendencialmente hhíbridos,
sendo necessário:
Planear estrategicamente a tecnologia;
Planear estrategicamente a produção/captura de informação;
Planear a administração do sistema;
Conhecer, avaliar e planear a estrutura produtora de informação/atores.
Desta forma, é realçada a importância do papel do profissional de informação na
abordagem do Sistema de Informação e na conceção/especificação e parametrização do
Sistema Tecnológico de Informação “o que nos leva a considerar, em matéria de
Preservação, a emergência de um novo modelo – o modelo da preservação sistémica”
(PINTO, 2009) que se refere aos vários níveis, nomeadamente ao da unidade informacional,
do Sistema de Informação, do Sistema Tecnológico de Informação, da Organização, ao nível
Interorganizacional, ao nível Nacional e ao nível Global.
Nesta perspetiva Pinto e Silva (2005) propõem um modelo integrado e apoiado num
único ciclo de gestão de informação
Neste modelo, o profissional de informação tem como competência analisar a
estrutura produtora, o processo de produção e fluxo da informação entre os atores da
34
organização em que se insere (garantindo que a informação produzida é autêntica,
fidedigna, integra, inteligível/utilizável e preservável), assim como avaliar, representar e
descrever informação que, se determinada a necessidade de preservação no longo prazo,
será integrada num sistema de armazenamento, gestão e disseminação responsável
alinhado pelo modelo SI-AP (Sistema de Informação - Ativa e Permanente)15 sendo, depois,
disponibilizada para acesso ou eliminada consoante o necessário.
3.3. Estratégias de Preservação em Meio Digital
Definidos os conceitos e o enquadramento de que se partiu, é necessário apresentar
as estratégias que, hoje, são identificadas no domínio da preservação de informação em
meio digital, quer de informação que foi digitalizada, quer da nado-digital16, a saber:
Migração para suportes analógicos: reprodução de um objeto digital em papel,
microfilme ou outro qualquer suporte analógico;
Preservação de tecnologia: manutenção do hardware e software originalmente
necessário para aceder ao objeto. Bastante problemático devido à questão da
obsolescência tecnológica;
Refrescamento: Atualização do suporte físico onde o objeto se encontra armazenado
(disco rígido, disquete, DVD, etc.), não é uma solução autónoma, mas uma parte
importante dos processos de preservação;
Emulação: Recriação das condições originais de acesso ao objeto recorrendo a
tecnologias recentes. Estratégia focada na fidedignidade do objeto digital e na
manutenção das suas características e funcionalidades;
Migração/Conversão: transporte dos recursos digitais de uma plataforma
tecnológica para outra, adaptando-os aos ambientes de chegada, sempre que o risco
de obsolescência do hardware ou software se aproxima. Devido à natureza deste
transporte, o processo envolve reescrita de parte dos objetos o que põe em causa a
autenticidade do objeto.
15 SI-AP – Sistema de Informação Ativo e Permanente – modelo de repositório de preservação apresentado por Armando Malheiro da Silva e Manuela pinto (Pinto & Silva, 2005) 16 Nados-digitais – Conteúdos que não são resultantes de uma migração do suporte analógico para o sigital, tendo sido criados em contexto digital
35
XML (Extensible Markup Language): pode ser vista como um tipo particular de
migração. Linguagem de enriquecimento de informação sobre estruturas e
significado, é independente da plataforma onde cai correr (padrão aberto) o que
favorece a interoperabilidade.
Encapsulação: Encapsulação do objeto no seu formato original, juntamente com
uma descrição formal do formato do ficheiro e do seu significado, conducentes à
interpretação do original quando for efetivamente necessário para utilizar
conversores, visualizadores ou emaladores.
Pedra de Roseta digital: utilizado como último recurso para os casos em que não se
dispõe de informação suficiente sobre o seu formato, funcionando a partir de
amostras representativas do mesmo, que deverão existir num formato diretamente
interpretado pelo ser humano que deles inferirá as regras (PINTO, 2009).
3.4. Políticas de Preservação em Meio Digital
Contextualizada a Preservação em termos teóricos e identificadas possíveis
estratégias a adotar, é necessário analisar e avaliar a sua tradução em termos práticos, o
que se procurou fazer através da análise de Politicas de Preservação Digital em diversas
instituições de memória.
Os principais pontos comuns encontrados nas politicas que melhor se identificam
como Politicas de preservação digital (visto que muitas se focam demasiado no processo de
digitalização) prendem-se com:
A explicação do que é a preservação digital e os seus desafios;
A necessidade de adoção de normas abertas e, em particular, o uso do modelo
concetual OAIS;
O uso de normas no âmbito da meta-informação e da interoperabilidade;
A existência de um documento extra que guia o processo de digitalização.
36
Escolhido como exemplo do que deve conter uma Politica de Preservação digital17 foi
analisada de forma mais profunda a politica de Preservação e Digitalização do Museu
Nacional da Austrália (2012), tendo em mente que Austrália e Nova Zelância lideraram,
desde a última década do século XX a vanguarda dos estudos e iniciativas relacionadas com
a preservação digital.
Como objetivo deste documento presenta-se o dar a conhecer a todos os elementos
da organização (em primeiro lugar e só depois ao público em geral) os objetivos e diretrizes
para a preservação digital no museu, de forma a unir esforços e atingir os índices de
qualidade exigidos a uma instituição amplamente reconhecida.
Desta forma, o documento começa por fazer uma contextualização da organização
(breve comentário sobre a sua história) passando de seguida a explicitar o seu âmbito: a que
áreas de negócio se aplica, onde entram todas exceto aquelas ligadas aos registos
corporativos; a que tipologias de objetos digitais se aplica, ou seja, a todos os itens da
coleção ou materiais relacionados com coleções em formato digital ou analógico que
tenham sido identificados para preservação e/ou digitalização.
Segue-se a explicação do objetivo desta política, algo fundamental para que todos os
recursos humanos envolvidos percebam não só as necessidades que existem, mas
principalmente o porquê dessas necessidades existirem (por exemplo, não importa só saber
que é preciso digitalizar, é preciso saber porque é que é preciso digitalizar).
No ponto seguinte é feita uma enumeração de princípios tecnológicos e técnicos que
guiam a preservação digital e a digitalização, nomeadamente:
Uso do modelo OAIS;
Uso da norma de meta-informação AGLS;
Garantia da conformidade com os requisitos de normas de interoperabilidade da
meta-informação (AGLS e OAI-PMH);
Garantia do uso de Open-Standards para o processo de digitalização;
Comentários sobre os Direitos de autor e permissões para digitalização e cópia
dos conteúdos.
17 devido à sua estrutura de conteúdos que afirma claramente a politica da organização mantendo a acessibilidade a todos o publico com uma linguagem clara e objetiva sem se perder em termos extensivamente técnicos
37
Exclusão de alguns conteúdos não suportados pelo hardware ou software
disponível, ou que sejam alvo de restrições (como material considerado sigiloso);
Enumeração das estratégias de preservação digital a usar (Migração, emulação e
encapsulamento);
Comentário sobre a prioritização em atividades de preservação;
Comentário sobre a gestão de risco, definindo que os objetos digitais devem ser
guardados para que em nenhuma circunstancia uma falha tecnológica possa
resultar em perda de dados.
Garantir que nenhuma alteração seja feita em imagens master e derivadas sem
que haja autorização para tal;
Definição de um período de retenção para que os objetos digitais só sejam
guardados enquanto forem necessários, implementando o definido aquando da
operação de avaliação e seleção da informação (que relaciona, necessariamente,
informação registada em meio digital e em suportes tradicionais).
Por fim, é efetuada uma definição de termos, de modo a clarificar os conceitos
usados, e a identificação dos responsáveis pela política apresentada.
Esta análise revela os pontos imprescindíveis para conceber uma política de
preservação digital.
4. Uma Digitalização para a preservação
Para a SAA (Society of American Archivists), (n.d.), digitalização é “The process of
transforming analog material into binary electronic (digital) form, especially for storage and
use in a computer.” enquanto que a DIGITALNZ (2009) define digitalização como “digital
content creation by making a digital copy or digital recording of analogue information,
where that information can reside in a document, artefact, sound, performance,
geographical feature or natural phenomena”.
As definições concordam que, no seu sentido mais objetivo, digitalização é a
passagem de informação em estado analógico para o seu estado digital, o que por si só não
pode de maneira alguma ser considerada como um processo, suficientemente extensivo e
38
completo, de preservação digital, isto porque, como referido nos pontos 2.4 e 2.5, um
objeto digital é pluridimensional e necessita de um trabalho a nível de meta-informação que
permita que este se mantenha “autêntico, fidedigno, integro, inteligível/utilizável e
preservável”. (Pinto, 2009)
Desta forma, a digitalização assume-se como uma ferramenta indispensável mas não
suficiente para a Preservação.
4.1. Digitalização: produção, preservação e acesso a
informação digital
Importa determinar, também, quais os benefícios/impactos da digitalização e como
esta deve ser feita. Na linha do já referido, a digitalização é, em primeiro lugar, uma
passagem de um conteúdo analógico para o digital e esse processo acarreta consigo três
dimensões: a preservação do material original apesar de deixar o panorama analógico, a
facilitação e agilização do acesso ao material e por fim constitui-se como uma nova fonte de
informação.
Relativamente à preservação, referiu-se que a digitalização é uma ferramenta da
preservação, isto porque ao digitalizar um objeto analógico estamos a importar para um
outro panorama as características visuais do mesmo permitindo, assim, salvaguardar esta
informação dos riscos que pairam sobre os suportes tradicionais, como o perigo da
degradação e deterioração que inviabilizariam o acesso a esta informação no futuro.
Recuperando o exposto para o paradigma pós-custodial, informacional e científico, a
disponibilização de informação é um valor chave para a Preservação, sendo uma mais-valia
as potencialidades da digitalização, no que toca a disponibilizar informação de uma forma
assíncrona a um público muito maior e de uma forma muito mais ágil e amigável.
Por fim, a digitalização ao produzir representações digitais de objetos analógicos está
a produzir novos objetos informacionais com estreitas ligações com as suas contrapartes no
mundo analógico.
39
4.2. De ato a processo alinhado com a estratégia de GI
Partindo de uma abordagem sistémica da Preservação, a digitalização assume-se
como uma etapa na gestão do ciclo de vida da informação, assim como diz Pinto, “Se
considerarmos o ciclo de vida da informação em meio digital, e não se tratando de
informação nado-digital, a digitalização constitui o primeiro passo para a conversão do
documento “analógico” para o formato digital, iniciando-se com a seleção e preparação
para a digitalização a gestão do ciclo de vida desse novo “produto” informacional”. (Pinto
M. M., 2013).
Nesta linha Pinto, apresenta um processo relativo ao ciclo de digitalização que, não
sendo suficiente por si só, deve estar alinhado com a estratégia de Gestão de Informação:
Tal como a gestão de informação no seu todo, também o processo de digitalização
deve ser pensado sistemicamente, desde a seleção e preparação dos materiais, à seleção de
técnicas e ferramentas para a captura e extração automática de meta-informação e
informação, passando depois pelo registo e descrição mais detalhada dos conteúdos através
de meta-informação pensada numa perspetiva de interoperabilidade, seguindo-se o seu
armazenamento seguro e confiável e “terminando” na disponibilização dos mesmos.
Figura 4 Digitalização - Processos e ciclo de produção (Pinto M. M., 2013)
40
4.3. Especificação de requisitos, perfis e modelação de
processos
Com este enquadramento, o próximo passo será transpor a teoria para a prática
produzindo instrumentos orientadores que guiem o processo de digitalização,
nomeadamente a especificação de requisitos, a construção de perfis de digitalização e a
modelação de processos.
Após avaliação dos materiais que se pretendem digitalizar são definidos requisitos
mínimos de digitalização que servem de guia para a construção dos perfis de digitalizações
que, por sua vez, orientam os trabalhos de digitalização dos objetos pretendidos, evitando,
assim, a duplicação de trabalho decorrente da análise individual dos requisitos para a
digitalização de cada objeto.
A modelação de processos representa, também, um papel muito importante na
digitalização ao permitir sistematizar processos servindo, assim, como uma mais-valia para a
garantia da fiabilidade do objeto.
4.3.1. (re)Produção digital: matrizes e derivadas
A digitalização não se reduz à criação de uma cópia digital a partir do original,
existindo vários propósitos que podem estar na origem da produção de uma ou várias
representações digitais resultantes de um processo de digitalização. A imagem pode ser
usada para efeitos da preservação sendo, assim, necessário evitar qualquer tipo de
compressão, pode servir apenas como imagem de referência num índice necessitando de
muito pouca resolução, pode ser usada para estudar detalhadamente o objeto original
obrigando ao uso de um formato lossless18 ou, até, ser disponibilizada para download
público o que será incomportável se a imagem estiver num formato lossless. Sendo de
salientar que as características técnicas da imagem devem variar consoante o objetivo a que
se destina.
18 Lossless- Método de compressão que não perde informação (ou muito pouca) relativamente ao original, o que resulta num tamanho maior do ficheiro
41
Centrando-nos na produção de imagens digitais, existem, pois, dois tipos resultantes
do processo de digitalização de um objeto: o ficheiro/imagem Matriz (Master) e o
ficheiro/imagem derivada.
Imagens Matriz (Master File)
As imagens Matriz são as imagens com mais qualidade, criadas com o objetivo de
criar uma representação digital (digital surrogate) fidedigna do objeto original para efeitos
de preservação e de criação de imagens derivadas.
Existe, ainda, uma corrente que divide as imagens Matriz em várias categorias,
nomeadamente Imagem Matriz de Arquivo e Imagem Matriz de Produção, ambas são
dotadas de uma grande qualidade, sendo que as Imagens Matriz de Arquivo não sofrem
qualquer tipo de compressão enquanto as Imagens Matriz de Produção podem ser alvo de
compressão lossless.
A FADGI (Federal Agencies Digitization Guidelines Initiative), (n.d.) define Imagem
Matriz de Arquivo como:
“File that represents the best copy produced by a digitizing organization, with best defined as
meeting the objectives of a particular project or program. Archival master files represent
digital content that the organization intends to maintain for the long term without loss of
essential features. Archival master files are the starting point when organizations produce
the production master files and/or derivative files that will in turn support a wide range of
objectives”
Define também, Imagem Matriz de Produção como:
“Files produced by processing the content in one or more archival master files, resulting in a
new file or files with levels of quality that rival those of the archival master.”
Um exemplo de uma Imagem Matriz de Produção pode ser uma imagem resultante
da junção de várias imagens de partes diferentes do mesmo objeto que foram criadas em
separado. Nestes casos surge a questão de saber se uma Imagem Matriz de Produção
42
deveria ser considerada uma derivada, pois para todos os efeitos, é uma derivação de uma
ou mais Imagens Matriz de Arquivo.
O formato mais usual para Imagens Matrix é o TIFF (Tagged Image File Format)
sendo que existem propostas que apontam para o uso dos formatos PNG (Portable Network
Graphics) ou JPEG 2000. Pode, ainda, ser guardada a imagem em formato RAW. Este
formato é a representação direta da imagem capturada pelos sensores de uma câmara mas
apresenta o problema da falta de normalização e interoperabilidade. Cada marca de
câmaras apresenta o seu próprio tipo de formato RAW que apenas pode ser executado em
softwares proprietários da marca criando sérios problemas para a preservação a longo
termo.
Derivadas
As imagens derivadas são, como a própria designação indica, imagens criadas a partir
de outras, nomeadamente, a partir de imagens Matriz. Estas imagens podem assumir várias
características dependendo da sua finalidade.
A FADGI, (n.d.) define Imagens Derivadas como:
“Often called service, access, delivery, viewing, or output files, derivative files are by their
nature secondary items, generally not considered to be permanent parts of an archival
collection. To produce derivative files, organizations use the archival master file or the
production master file as a data source and produce one or more derivatives, each optimized
for a particular use. Typical uses (each of which may require a different optimization) include
the provision of end-user access; high quality reproduction; or the creation of textual
representations via OCR or voice recognition. In many cases, the derivatives intended to serve
end-user access employ lossy compression, e.g., JPEG-formatted images, MP3-formatted
sound recordings, or RealMedia-formatted video streams. The formats selected for derivative
files may become obsolete in a relatively short time.” (Federal Agencies Digitization
Guidelines Initiative)
Os formatos mais usados em imagens derivadas apresentam compressão lossy19 de
forma a reduzir o seu tamanho, como o formato GIF, JPEG e PDF.
19 Lossy - Método de compressão que perde informação relativamente ao original de forma a diminuir o tamanho do ficheiro.
43
A definição do número de matrizes e derivadas a usar, bem como as suas
características técnicas (formato, bit depth, esquema de cores etc.) fica dependente das
necessidades de cada projeto como será abordado no ponto 4.5.3.
4.3.2. Armazenamento, preservação, disponibilização e
uso
De forma a potencializar a preservação, disponibilização e uso, as imagens
resultantes do processo de captura devem ser guardadas num repositório digital que
obedeça a um modelo conceptual direcionado ao armazenamento, gestão e disseminação
de informação digital, sendo o exemplo dominante o do modelo concetual OAIS (Open
Archival Information System) que serviu de base a repositórios digitais como o DSpace ou o
Fedora, que constituem opções open-source que também cumprem requisitos de
preservação não constituindo, de facto, um sistema de preservação.
Existe, porém, uma particularidade que deve ser sublinhada, isto é, o
armazenamento das derivadas que são acedidas pelo público em geral, deve estar separado
do sistema de armazenamento das Imagens de Matriz, para impedir, designadamente,
ataques informáticos através do sistema de disponibilização dos conteúdos.
Esta dimensão do armazenamento é só uma de várias, pois é extremamente
necessário e até vital (assim como em todos os sistemas que envolvam armazenamento de
dados) devem ser feitas várias cópias de segurança de modo a salvaguardar qualquer falha
técnica (hardware ou software), erro humano ou vandalismo propositado. As cópias de
segurança devem de ser atualizadas regularmente, com versões offline e offsite20 de forma
a salvaguardar contra ataques digitais e acidentes físicos.
Relativamente à preservação, esta deve ser composta por dois níveis, a atribuição de
meta-informação às imagens master e derivadas segundo as normas apresentadas
previamente, de forma a poder integrar estes objetos no repositório e consequente gestão
20 Offsite- fora do local de trabalho, neste caso distante das outras cópias de forma a prevenir contra acidentes físicos como incêndios e cheias.
44
e implementação das estratégias de preservação apresentadas no ponto 3.3, de acordo com
o Plano de Preservação definido.
4.3.3. Políticas de Digitalização
Tendo avaliado as Politicas de Preservação Digital no ponto 3.4 é importante focar,
também, as Politicas de Digitalização21, para que sejam identificados pontos que permitam
guiar a criação de uma política de acordo com as características e necessidades do contexto
onde se insere.
Como resultado dessa avaliação identificaram-se três pontos-chave a ter em
consideração na Politica de Digitalização:
Âmbito
Onde é exposto o contexto e os objetivos da digitalização na organização.
Meta-informação
Definição das diretrizes para a atribuição de meta-informação descritiva, técnica,
administrativa e de preservação, bem como as normas a usar.
Abordagem Técnica
Onde são definidos os perfis de digitalização, bem como todos os seus detalhes
técnicos.
Estes pontos são fulcrais para a estruturação de um guia eficiente, sendo
obviamente apenas um ponto de partida, pois este deve ser adaptado ao contexto
especifico em que se insere.
21 Por exemplo foi avaliada a Politica de Digitalização da Universidade de Dublin, apontada pelo guia de melhores exemplos práticos de digitalização em bibliotecas da EUROPEANA( (Sotošek, 2011)) como um exemplo a seguir no que toca à captura e armazenamento de objetos digitais
45
4.3.4. Normas e diretrizes
Com base no exposto, podemos enquadrar algumas normas capazes de guiar as
várias etapas do projeto.
A ISO 14721:201222, define um modelo de referência para criar um Open archival
information system (OAIS), modelo esse considerado basilar em sistemas de
armazenamento e preservação;
A ISO 13028:201023, apresenta recomendações para o processo de digitalização de
forma a ser adequado para uma preservação a longo termo;
A ISO 15801:200924, apresenta recomendações baseadas na totalidade do ciclo de
vida de informação, de forma a garantir a fidedignidade da informação digital;
A ISO/TR 18492:2005, fornece orientações práticas metodológicas para a
preservação a longo prazo e a recuperação de informação autêntica quando o
período de retenção excede a expectativa de vida da tecnologia (hardware e
software) utilizada para criar e manter essa informação.
A ANSI/NISO Z39.87-200625, define um conjunto de elementos de meta-informação
para imagens em bitmap, relativos à garantia de qualidade, processamento de
imagem e preservação a longo-prazo; ligada a esta norma surge o MIX, que constitui
um schema em XML baseado nos elementos apresentados pelo Z39.87.
O PREMIS Data Dictionary26, apresenta um conjunto de elementos de meta-
informação para a preservação de objetos digitais, conjunto esse que pode ser
integrado no standard METS, que se formula como um formato para meta-
informação discritiva, administrativa e estrutural;
O Modelo MoReq2010, é uma especificação de requisitos para um sistema de
gestão de arquivos;
22 Space data and information transfer systems -- Open archival information system (OAIS) -- Reference model
23 ISO/TR 13028:2010, Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records
24 ISO/TR 15801: 2009, Document management -- Information stored electronically -- Recommendations for
trustworthiness and reliability:
25 ANSI/NISO Z39.87-2006, Data Dictionary –Technical Metadata for Digital Still Images
26 PREMIS, Preservation Metadata: Implementation Strategies
46
A ISO 16363:201227, define processos para determinar a fiabilidade de um
repositório digital, servindo igualmente de base para uma potencial certificação.
4.4. Iniciativas e projetos
Recordando o que foi dito no ponto 2.2, a inovação científica e técnica do pós 2ª
Guerra Mundial acarretou consigo um aumento da preocupação com a preservação e
conservação do património cultural por parte da comunidade internacional, esta
preocupação não se esbateu com o passar do tempo, sendo um foco predominante das
políticas comuns da União Europeia e da comunidade internacional em geral que
acompanharam a evolução da área existindo atualmente uma grande preocupação com a
preservação através do meio digital do património cultural.
Uma das mais importantes iniciativas no contexto europeu é a EUROPEANA, um
portal online destinado à disponibilização de coleções digitalizadas, oriundas de várias
instituições da União Europeia, tendo como objetivo alcançar o máximo número de
instituições e coleções. A integração na EUROPEANA é um objetivo a alcançar por qualquer
instituição de memória sendo este um fator de valorização da mesma. De forma a integrar
as suas coleções na EUROPEANA, uma instituição precisa de digitalizar um conjunto de
objetos e agregar-lhes meta-informação sob um padrão reconhecido (ESE, DC, EDM etc.). A
EUROPEANA patrocina, ainda, projetos de digitalização sendo assim uma hipótese a analisar
para obter financiamentos.
A ligação de uma instituição com a EUROPEANA não precisa de ser direta, por
exemplo, no caso português o RNOD28 (Registo Nacional de Objetos Digitais) faz essa ponte
(a ligação ao RNOD é feita através do protocolo OAI-PMH). Ainda ligado à EUROPEANA
surge o projeto ENUMERATE cujo principal objetivo é criar uma base fiável de dados
estatísticos (reutilizável pela comunidade) sobre digitalização, preservação digital e
disponibilização online do património cultural Europeu. O principal contributo do
27 ISO 16363:2012, Space data and information transfer systems -- Audit and certification of trustworthy digital
repositories
28 agregador de conteúdos digitais e digitalizados disponibilizados em rede por entidades portuguesas que visa a coordenação e difusão desses recursos, a nível nacional e internacional
47
MINERVA29 passa pela conjunto de diretrizes e recomendações que agrupa no seu portal
online, que podem servir de apoio nos processos de digitalização e preservação digital. Na
mesma linha existe o DigiCULT que dirige o seu funcionamento para a monotorização e
análise de tecnologias existentes e emergentes que possam estabelecer-se como
oportunidades para otimizar o desenvolvimento, disponibilização, e preservação do
património cultural e cientifico Europeu.
No caso da U.Porto são de referir os contactos com a CyARK, uma organização sem
fins-lucrativos cuja missão passa por garantir que os bens e sitios identificados como
património (cultural) estejam disponíveis para geração futuras, através de um grande foco
em digitalização 3D. O ponto que se destaca aqui é o projeto CyARK 500, ao qual instituições
se podem candidatar de forma a obter apoio para projetos de digitalização 3D.
5. Caso de aplicação: Museu Digital da Universidade do Porto
A Universidade do Porto, sendo uma instituição de valorização e promoção do
conhecimento, é dotada de imensos recursos informacionais os quais disponibiliza não só a
toda a comunidade associada (estudantes, docentes e demais colaboradores) como
também à comunidade nacional e internacional. Um dos seus recursos mais importantes
são os seus centros direcionados ao património cultural, onde se enquadram os Museus e
Núcleos Museológicos, distribuídos pelas várias unidades orgânicas que constituem a
Universidade do Porto.
29Rede de ministérios dos estados membros da União Europeia criada para discutir, articular e harmonizar atividades relacionadas com a digitalização de conteúdos culturais e científicos com a finalidade de criar uma plataforma europeia comum, recomendações e diretrizes sobre digitalização, meta-dados, preservação e acesso a longo-prazo.
48
5.1. Museus e Coleções da Universidade do Porto
Museu de História Natural e da Ciência da U.Porto
O Museu de História Natural, fundado em 1996, “guarda alguns dos mais
impressionantes tesouros museológicos da Universidade, grande parte dos quais remonta à
época da fundação da Academia Politécnica, em 1837, a que se juntaram os acervos
provenientes dos anteriores departamentos de Botânica, Geologia e Zoologia e
Antropologia da Faculdade de Ciências da U.Porto”(Universidade do Porto).
Entre as coleções de zoologia, etnografia, mineralogia e paleontologia, o museu
dispõe de cerca de 44627 objetos museológicos30.
O Museu de Ciência foi fundado em março de 1996, integrando equipamento
científico e didático, cuja origem remonta aos tempos da Academia Real da Marinha e
Comércio, Academia Politécnica e Laboratórios de Física, Química, e Mineralogia/Geologia
da Faculdade de Ciências.
A sua coleção conta, atualmente, com cerca de 4789 objetos museólogos,
constituídos por diversos materiais (vidro, metal, madeira, ebonite, papel, gesso etc.).
O Museu de História Natural e Ciência da Faculdade de Ciência é o resultado da
junção administrativa destes dois museus, em 2016.
Fundação Instituto Arquiteto José Marques da Silva
Precedida pelo Instituto Arquiteto José Marques da Silva (IMS), a Fundação Instituto
Arquiteto José Marques da Silva (FIMS) tem como atribuições a gestão do património e
“legado testamentário da Arquiteta Maria José Marques da Silva e tem por objetivo social a
promoção científica, cultural, formativa e artística, designadamente a classificação,
preservação, conservação, investigação, estudo e divulgação de todo o património artístico
e arquitetónico do Arquiteto José Marques da Silva e, ainda, o acervo literário, artístico,
30 Apenas são considerados os objetos atualmente inventariados
49
arquitetónico e urbanístico dos Arquitetos Maria José Marques da Silva Martins e David
Moreira da Silva”(Fundação Instituto Arquitecto José Marques da Silva).
Para além do património já referido, o Instituto incorpora ainda outras coleções com
“valor patrimonial, histórico, científico, artístico ou documental relativos,
preferencialmente, à arquitetura e ao urbanismo portuense e português”(Fundação
Instituto Arquitecto José Marques da Silva, sem data).
Estes acervos encontram-se repartidos pela Casa-Atelier do Arquiteto José Marques
da Silva, pelo palacete da família Lopes Martins e pelo pavilhão/arquivo situados na Praça
Marquês de Pombal, no Porto. Todos estão disponíveis para consulta pública.
Casa-Museu Abel Salazar
A Casa-Museu Abel Salazar, atualmente uma instituição de utilidade pública, sem fins
lucrativos e sob a alçada administrativa da Universidade do Porto, com o apoio da
Associação Divulgadora da Casa-Museu Abel Salazar com estatutos publicados no Diário da
República nº 17 – III, de 20/01/90.
Tem como missão “promover a investigação, o estudo e a divulgação da obra
científica literária, filosófica e artística de Abel Salazar”(CMAS), recriando o ambiente onde
Abel Salazar viveu grande parte da sua vida.
A nível museológico, coleção da Casa-Museu Abel Salazar é constituída por 2776
objetos relacionados com a vida de Abel Salazar, nomeadamente:
Mobiliário;
Objetos do quotidiano;
Desenhos (esboços, autorretratos, caricaturas, retratos…) em grafite;
Desenhos (esboços, autorretratos, caricaturas, retratos…) em carvão;
Desenhos (esboços, autorretratos, caricaturas, retratos…) em tinta-da-china;
Desenhos (esboços, autorretratos, caricaturas, retratos…) em pena;
Desenhos (esboços, autorretratos, caricaturas, retratos…) em aguada;
Desenhos (esboços, autorretratos, caricaturas, retratos…) em sépia;
Desenhos (esboços, autorretratos, caricaturas, retratos…) em crayon;
50
Desenhos (esboços, autorretratos, caricaturas, retratos…) em técnica mista;
Aguarelas;
Óleos sobre Madeira;
Óleos sobre Cartão;
Óleos sobre tela;
Esculturas (bustos, estatuetas e medalhões em gesso, barro e bronze);
Cobres Martelados;
Gravuras;
Trabalhos de investigação científica;
Manuscritos;
Epistolário;
Livros;
Jornais;
Revistas;
Testemunhos da sua colaboração na Imprensa.
Museu de Botânica
O Museu de Botânica, parte integrante do Departamento de Botânica da Faculdade
de Ciências, é constituído por espaços diversificados nomeadamente a Casa Andresen e seus
jardins, ocupando mais de quatro hectares. Encontra-se em fase de instalação no novo
edifício da Biologia, na Rua do Campo Alegre.
A coleção do Museu de Botânica é constituída por um conjunto de espécimes e
peças resultantes da atividade de botânicos e professores notáveis da Academia Politécnica
e da Faculdade de Ciências, destacando-se:
As coleções documentais de Gonçalo Sampaio e Américo Pires de Lima,
constituídos documentos epistolares, manuscritos de obras publicadas e inéditas,
provas tipográficas, cadernos de campo e de apontamentos, fotografias,
comentários em obras impressas e catálogos;
51
equipamento diverso dos laboratórios de histologia e microbiologia
como microscópios, lupas, micrótomos, aparelhos de desenhar, estufas de
incubação, autoclave, centrífugas, funis metálicos e banhos-maria;
uma xiloteca, constituída por amostras de madeiras portuguesas, das antigas
colónias portuguesas e do Brasil;
um conjunto de sementes de plantas de todas as partes do mundo;
um conjunto de modelos didáticos de cogumelos;
vários conjuntos de preparações microscópicas definitivas. (Museu de Botânica da
Faculdade de Ciências)
Núcleo Museológico da Faculdade de Farmácia
“Inaugurado em 2013, o Museu da Faculdade de Farmácia da Universidade do Porto
apresenta um espólio com objetos emblemáticos da história da farmácia e da ciência em
geral”(Universidade do Porto).
A sua coleção é predominantemente constituída por instrumentos técnicos em metal
e madeira, bem como amostras em frasco de vidro. No total perfazem, aproximadamente,
180 objetos museológicos.
Museu da Faculdade de Belas Artes
O Museu da FBAUP, inaugurado em 1996, tem como principal missão “constituir
como um instrumento de aprendizagem e aperfeiçoamento dos estudantes de Belas
Artes”(Faculdade de Belas Artes da Universidade do Porto, 2006). Sendo assim, a sua
coleção é constituída, principalmente, por desenhos, gravuras e esculturas de mestres
europeus como Dórdio Gomes, Júlio Resende, Soares dos Reis e até Leonardo Da Vinci; por
obras de alguns dos melhores estudantes que passaram pela Academia de Belas Artes; e por
fim por provas de concurso de docentes com vista ao avanço na carreira.
52
Museu de Anatomia da Faculdade de Medicina
O Museu de Anatomia da Faculdade de Medicina da Universidade do Porto foi criado
em 1825 e desde então tem vindo a acumular uma importante coleção composta por
quadros murais, fotografias, radiografias, desenhos, aguarelas e peças anatómicas que
documentavam lições e artigos de investigação.
Em 1959/60 acompanhou a Faculdade de Medicina para o edifício do Hospital de S.
João. Alguns anos mais tarde, foi transferido para o local que atualmente ocupa. Apesar de
se terem perdido com o tempo grande parte dos exemplares de Anatomia Humana que os
fundadores do ensino anatómico na Escola portuense prepararam, o Museu de Anatomia
possui ainda um importante acervo de centenas de peças anatómicas, algumas das quais
centenárias(Faculdade de Medicina da Universidade do Porto, 2015).
Em suma, o museu detém na sua coleção cerca de 2741 objetos museológicos, de
diferentes tipos de materiais (Material Cadavérico, vidro, acrílico, papel, gesso, telas etc.).
Museu da Faculdade de Engenharia
O Museu da FEUP teve como origem uma coleção da Faculdade de Engenharia da
Universidade do Porto, composta por peças que se prolongam desde o século XIX aos dias
de hoje. Esta coleção é constituída por conjuntos de objetos que remontam à Academia
Politécnica do Porto, na sua grande maioria instrumentos científicos.
“Para além do inventário, a atividade do FEUPmuseu centra-se na preservação,
interpretação e divulgação dos testemunhos materiais e imateriais representativos da
história, memória e identidade da Faculdade de Engenharia da U.Porto. O estudo e a
preservação das coleções têm permitido a realização de programas de divulgação do acervo
sob a forma de exposições temporárias e produtos multimédia”(Universidade do Porto).
Na sua totalidade, o museu é composto por cerca de 1200 objetos museológicos,
com diferentes tipologias de materiais, desde materiais orgânicos, a metálicos, cerâmicos,
poliméricos e compósitos.
53
Museu de História da Medicina "Maximiano Lemos" da Faculdade de Medicina
O Museu de História da Medicina fundado em 1933 (Museu de História da Medicina
Maximiano Lemos), como a sua designação indica, procura incorporar na sua coleções todos
os objetos que contribuam para o conhecimento desta ciência. Desta mesma coleção fazem
parte 8118 objetos museológicos. Compostos por diferentes materiais: Material orgânico
(barba de baleia, osso, chifre, cerdas, tartaruga, dente, marfim, espongiário, couro, plumas);
Material vegetal (cartão, papel, madeiras, ébano, cortiça); Material não ferroso (alumínio,
bronze, cobre, prata, latão, prata alemã, ouro, estanho, platina); Materiais ferrosos (ferro,
aço, aço inoxidável);Metal eletrolaminado, Metal esmaltado; Goma Elástica; Borracha;
Plásticos; Tecidos (lã, cetim, veludo, camurça, algodão, flanela); Sirgaria; Pergamóide; Grés;
Cera; Barro; Porcelana; Faiança; Vidro; Mármore; Gesso; Zinco; Mercúrio.
Museu do Desporto da Faculdade de Desporto – MDFADUP
Em termos institucionais o Museu da Faculdade de Desporto existe há cerca de 15
anos, no entanto a sua atividade prática só recentemente começou a ganhar tração, tendo
sido recolhidos artefactos desportivos usados nas aulas dos cursos ministrados pela
Faculdade de Desporto.
O Museu define como objetivos:
Assegurar um rumo digno, coerente e unitário a um conjunto de pelas com um
significado cultural importante;
Inventariar, documentar, conservar, interpretar, expor, divulgar artefactos
desportivos com propósitos científicos, educativos e lúdicos;
Promover o estudo e a investigação do desporto a partir de diferentes contextos
espaciais, temporais e socioculturais.
Atualmente, o acervo do Museu de Desporto é constituído por cerca de 100 objetos
museológicos.
54
Museu de Anatomia Professor Doutor Nuno Grande
O Museu de Anatomia Professor Doutor Nuno Grande tem como principal missão
apoiar e complementar o ensino no ICBAS, mantendo uma coleção com “modelos
anatómicos e peças humanas e de animais mantidas em frascos transparente”(Instituto de
Ciências Biomédicas Abel Salazar).
A sua coleção perfaz um total de 437 objetos museológicos predominantemente
com materiais cadavéricos; polímeros, madeira, gesso.
Outros núcleos
Existem, ainda, três instituições ligadas aos museus da Universidade do Porto e aos
seus projetos:
O Centro de Documentação e Urbanismo e Arquitetura da Faculdade de
Arquitetura, que “assume como função a recolha, aquisição e depósito de
materiais de valor patrimonial, histórico, artístico ou documental, relativos à
arquitetura e urbanismo português e portuense. A sua missão inclui, ainda, o
registo, preservação, investigação e difusão de documentação de valor
patrimonial, histórico ou artístico da Faculdade; bem como a promoção de ações
de extensão cultural.”(Universidade do Porto);
O Observatório Astronómico da Faculdade de Ciências cuja atividade também se
dedica ao apoio ao ensino;
E ainda o Instituto Geofísico da Faculdade de Ciências.
5.2. Plataforma Tecnológica Existente
A atividade dos Museus da Universidade do Porto, não sendo exceção, têm como
base a gestão de coleções31 e, consequentemente, têm necessidade de um sistema
31 Gestão de coleções pode ser definida como "a process of information gathering, communication, coordination, policy formulation, evaluation, and planning" (Johnson, 2009)
55
tecnológico que lhes permita gerir todos os aspetos relacionados com as suas coleções,
desde a inventariação de peças à gestão de empréstimos e exposições.
Neste sentido, e para responder a esta necessidade, existem Sistemas de Gestão de
Coleções (SGC), direcionados a vários contextos e não apenas a “coleções” museologicas.
Como a própria designação indica, um sistema de gestão de coleções tem como função
auxiliar a atividade de um serviço/instituição em tudo o que for relacionado com as suas
coleções. As funcionalidades dos mesmos variam de aplicação para aplicação, mas
invariavelmente apresentam soluções para a inventariação, a ação fulcral da gestão de uma
coleção.
Quando o SGC é aplicado a coleções associadas ao património cultural, como no caso
dos museus, as suas atribuições expandem-se, sendo essencial que estes contribuam
também para:
a disponibilização dos conteúdos para o “exterior”, nomeadamente, para
investigadores que procurem os conteúdos pelo seu valor cientifico, e para o
público em geral;
a conservação dos conteúdos, auxiliando na documentação de necessidades de
ações de conservação e consequentes ações de conservação;
a preservação dos conteúdos, garantido o seu acesso continuado ao longo do
tempo.
Os Museus da Universidade do Porto, apesar de terem uma grande vertente
colaborativa, são dotados de grande autonomia, que herdam da faculdade a que
pertencem, no que toca à adoção de sistemas tecnológicos direcionados ao património
cultural (bibliotecas, arquivos, museus), o que contribuiu para a heterogeneidade dos
sistemas de gestão de coleções usados nos diferentes museus. Algumas destas diferenças
foram motivadas por falta de recursos financeiros e humanos, outras pelas diferentes
características dos vários museus (a diferença no volume de itens de cada museu é muito
significativa) e, também, devido à falta de enfâse atribuída a esta temática.
Face a esta situação, surge o projeto do Museu Virtual, com o objetivo de não só
responder às necessidades dos museus, mas também de normalizar a gestão de coleções a
nível tecnológico e, acima de tudo, permitir um ponto comum de acesso às coleções e
56
informação relacionada através de um portal facilitador da comunicação com o exterior
potenciando e de exposição das valências dos museus universitários.
Este projeto resultou de um grupo de trabalho composto pelo:
Museu de História Natural da Faculdade de Ciências
Museu de Botânica da Faculdade de Ciências
Instituto Geofísico da Faculdade de Ciências
Museu da Faculdade de Belas Artes
Núcleo Museológico da Faculdade de Farmácia
Museu de Ciência da Faculdade de Ciências
Observatório Astronómico da Faculdade de Ciências
Museu da Faculdade de Engenharia
Museu da História da Medicina da Faculdade de Medicina
Centro de Documentação e Urbanismo e Arquitetura da Faculdade de
Arquitetura
Museu da Faculdade de Desporto.
O portal Museu Virtual32, representado na figura 5, passou a servir de front-end para
o acesso por parte de utilizadores externos aos Museus, o público em geral, bem como
porta de acesso ao back-office pois a ferramenta que o sustenta partiu de um interface web
– o Index Rerum33 - a partir do qual também os responsáveis acediam às funcionalidades de
registo e administração.
32 Disponível em https://museuvirtual.up.pt/up/jsp/inicio.faces 33 Criado pela FCo (http://www.fco.pt/)
57
O uso do IndexRerum por parte dos Museus que integravam o grupo de trabalho
acaba por não acontecer (sendo exemplificativa a figura 6), verificando-se a par do pouco
uso pelos serviços envolvidos a progressiva desadequação face à rápida evolução
tecnológica.
Figura 6 Resultados da pesquisa por todos os itens de mobiliário da FIMS
Figura 5 Menu Inicial do Portal Museu Virtual
58
Esta experiência e constatação está, pois, na base da reflexão em que se insere a
presente dissertação, sendo relevante perceber os motivos que impediram o projeto do
Museu Virtual de alcançar os seus objetivos, nomeadamente ao nível da:
a) falta de planeamento eficaz da plataforma tecnológica que suportaria todo este
projeto;
b) do insuficiente levantamento de requisitos juntos dos museus que viabilizasse a
identificação de especificadades inerentes a cada área científica;
c) não participação de alguns serviços (colaboradores/utilizadores) nos testes de
aceitação do software não foi testado pelos vários colaboradores;
d) não consideração de instrumentos normativos, que, à época, estavam a dar os
primeiros passos a nível internacional, dificultando a integração e a participação
colaborativa dos vários museus.
Em 2015 o Index Rerum não era, pois, uma resposta única, eficiente e ficaz,
partilhando a sua existência com o uso de ferramentas Office e da aplicação proprietária In
Arte. No Diagnóstico realizado o Index Rerum é usado por 4 museus34, o In Arte por 335, e as
ferramentas office por 236.
No que respeita à preservação da informação digital, existem vários repositórios
digitais na Universidade do Porto mas não foi desenvolvido nem implementado qualquer
sistema transversal ou específico, refletindo um panorama nacional e internacional em que
os sistemas de gestão da preservação (produto) estão a dar os primeiros passos. Existem,
pois, ferramentas que cumprem alguns dos requisitos de preservação digital, como é o caso
do repositório DSpace (usado, por exemplo, na FEUP) que pode cumprir funções de
armazenamento no modelo de referência OAIS, e do software de descrição arquivística
AtoM (usado, por exemplo, na Fundação Instituto Marques da Silva) que poderia fazer parte
de um sistema de preservação, mais concretamente como portal de disseminação de
conteúdos.
34 Nomeadamente, Museu de História da Medicina "Maximiano Lemos" da FMUP, a Casa-Museu Abel Salazar e o Museu de História Natural e Museu de Ciência da Faculdade de Ciência. 35 Nomeadamente, Museu de História da Medicina "Maximiano Lemos" da FMUP, Museu da FEUP e Museu da FBAUP. 36 Nomeadamente, Museu de Anatomia do Departamento de Anatomia da FMUP e Museu da Faculdade de Desporto.
59
5.3. O projeto Museu Digital da U.Porto
O projeto Museu Digital da U.Porto tem como principal atribuição a conceção,
desenvolvimento e implementação de uma plataforma tecnológica, informacional e de
gestão, que permita o acesso, partilha, disseminação, interação e (re)uso dos conteúdos
digitais existentes e/ou produzidos com base nas coleções dos museus integrantes da
Universidade do Porto, promovendo sua produção, preservação e divulgação no contexto
da promoção do património científico e cultural da U.Porto.
Este projeto integra a criação de um portal digital agregador, suportado por uma
infraestrutura informacional de produção dinâmica de conteúdose de um repositório para a
sua preservação no longo termo, alinhado com a estratégia de gestão da Informação da
U.Porto.
A sua concretização passa obrigatoriamente pela definição de politicas e práticas de
gestão integrada dos acervos e serviços dos diferentes museus e entre estes e serviços
ligados ao património universitário – arquivos, bibliotecas, centros de documentação e o
próprio sistema SIGARRA -, nomeadamente a nível da:
Normalização de procedimentos e de instrumentos para a gestão de coleções e
serviços;
Normalização da produção, armazenamento, gestão e preservação a longo prazo de
conteúdos digitais
Criação de uma plataforma tecnológica (hardware e software) de suporte à
constituição de uma rede colaborativa de gestão de coleções, informação e serviços;
Conceção, desenvolvimento, implementação e manutenção do interface/portal
Museu Digital da U.Porto, ponto privilegiado de acesso ao Museus e Património da
U.Porto;
Promoção da autossustentabilidade do repositório de informação e do portal digital,
designadamente no que respeita aos processos de produção, desenvolvimento,
preservação e comunicação de conteúdos, da meta-informação associada e da
plataforma tecnológica no longo prazo.
60
Este Museu Digital para além de se constituir como uma montra para o
conhecimento da Universidade do Porto, pretende também ser um parceiro relevante no
fortalecimento das redes de comunicação no meio académico e no desenvolvimento das
ligações entre este e as comunidades externas, nacionais e internacionais. Em suma, o
Museu Digital pretende constituir-se como uma ferramenta que permitirá à Universidade do
Porto enriquecer a sua coleção de conteúdos digitais disponibilizando-a num repositório
digital; promover o trabalho colaborativo entre a comunidade académica e os seus museus
através de uma dinâmica OpenLab, sustentada numa plataforma de gestão de
contribuições; e, por fim, facilitar o acesso ao conhecimento.
A produção de conteúdos para Museu Digital será realizada em duas fases:
1. Fase em que serão criados e armazenados conteúdos e recursos para suportar o
lançamento do Museu Digital, proveniente da agregação de informação e meta-
informação já existente e de novos registos;
2. Fase em que se acresce a (re)utilização e desenvolvimento de novos conteúdos a
partir dos já existentes, através do incentivo à colaboração de docentes,
investigadores e estudantes (a perspetiva OpenLab).
Nesta perspetiva de interação e colaboração, o Museu Digital pretende normalizar a
gestão das coleções museológicas da Universidade do Porto, nomeadamente a nível de
procedimentos e de meta-informação registada.
Figura 7 Infraestrutura tecnológica do Museu Digital (Pinto, et al, 2015)
61
A nível tecnológico, e como é representado na figura 7, o Museu digital estará
assente num repositório associado a uma plataforma de gestão, numa plataforma de gestão
de contribuições da comunidade da U.Porto (U.Porto OpenLab) e numa framework que
suportará as restantes aplicações.
A plataforma de gestão de coleções, informação e serviços, alinhará com a definição
estratégica da U.Porto e disponibilizará ferramentas para adicionar, editar e gerir unidades
de informação digital e a respetiva meta-informação, bem como garantir a gestão do numa
perspetiva de longo prazo.
A framework adaptativa potenciará a criação de aplicações que tirem partido da
informação contida no repositório digital.
Por fim, o público poderá aceder aos conteúdos resultantes desta infraestrutura
tecnológica através de um portal único.
6. Plataforma tecnológica de suporte à gestão de coleções e serviços
Como já foi apresentado anteriormente, um dos objetivos do projeto do Museu
Digital passa pela “criação de uma plataforma tecnológica (hardware e software) de suporte
à constituição de uma rede colaborativa e à gestão de coleções, informação e serviços” e
deste modo, como estava no plano do projeto, foi elaborada um Documento de Requisitos
de software a usar na avaliação de potenciais soluções para um sistema de gestão de
coleções e de serviços museologicos.
Para além da identificação e seleção do conjunto de requisitos, foi, também,
atribuído um peso a cada um deles, de forma a quantificar a sua importância para os
objetivos fixados e permitir uma avaliação mais objetiva das diferentes soluções. Estes
pesos foram atribuídos numa escala de um (1) a dez (10), sendo que requisitos com um
peso entre um a cinco seriam considerados secundários, entre seis e nove seriam
considerados primários e por fim, os requisitos cujo peso fosse dez, seriam considerados
62
obrigatórios e, caso o sistema avaliado não corresponda a um deles, seria automaticamente
posto de parte.
Este caracter decisório dos pesos exige que os mesmos sejam atribuídos com o
máximo de cuidado possível, sustentados pela opinião de especialistas e validados junto dos
futuros utilizadores (colaboradores dos museus).
6.1. Validação de pesos junto de stakeholders
(utilizadores)
Os pesos foram atribuidos numa fase inicial com o apoio de especialistas existindo,
ainda, a necessidade de os validar junto dos utilizadores, nomeadamente os colaboradores
dos museus envolvidos no projeto.
Por restrições de janelas temporais, tanto do projeto de dissertação, como dos
próprios colaboradores, envolvidos em processos de deslocação física de acervos, não seria
possível proceder à sua validação junto dos colaboradores de todos os museus e núcleos
museológicos, tendo-se optado pela determinação de uma amostra expressiva e que
representasse a heterogeneidade das necessidades das várias coleções.
Tendo estes critérios em conta foram escolhidos como grupo de validação, os
colaboradores do Museu de História Natural da Faculdade de Ciências, e do Museu de
Ciência da Faculdade de Ciência (agora fundidos no Museu de História Natural e Ciência da
Faculdade de Ciências da Universidade do Porto). Estes dois museus possuem coleções com
tipologias bastante variadas, desde exemplares de instrumentos científicos a espécimes de
zoologia, passando ainda pela mineralogia, paleontologia e numismática, entre outras áreas
diversificadas o suficiente para serem uma representação fiel das necessidades transversais
dos Museus da Universidade.
De forma a validar os pesos junto destes utilizadores, foram definidas duas fases:
primeiro o preenchimento de um inquérito/formulário com os pesos que cada um
considerava apropriados e em segundo reuniões presenciais com o formato de entrevistas
semiestruturadas que permitissem perceber as razões que motivaram as escolhas dos vários
colaboradores.
63
1ª Fase – Inquéritos
Como foi referido anteriormente, a lista de requisitos e pesos preliminares já tinha
sido previamente definida. Para a criação dos inquéritos essa lista foi alterada de maneira a
manter toda a informação relevante para o inquérito, mas retirando o preenchimento dos
pesos de modo a não influenciar as respostas dos participantes.
O resultado final foi um ficheiro Excel (de modo a facilitar comparações e
somatórios) que foi enviado para todos os colaboradores previamente determinados.
Devido às características do projeto e do conhecimento sobre o grupo de validação,
o único dado pessoal requerido é o nome do colaborador, que é informação suficiente para
identificar o tipo de coleção que gere, enquadrando assim as suas respostas. O inquérito
apresenta-se dividido por áreas, seguindo a mesma lógica da lista de requisitos CHIN 37
usada para a construção da lista de requisitos para o Projeto, e apresenta a designação do
requisito bem como uma breve descrição do mesmo.
Por fim, o inquérito apresenta duas formas de preenchimento, ou se preenche o
Peso (segundo a escala apresentada no inico do documento) com os números exatos, ou
então pode-se simplesmente preencher com um “X” a tipologia de requisito que melhor se
37 Disponível em http://canada.pch.gc.ca/eng/1443120174242
Figura 8 Parte Inicial do Inquérito enviado para o grupo de validação (anexo 1)
64
adequa (secundário, primário ou obrigatório). Apesar de o ideal ser o preenchimento do
Peso, foi preciso salvaguardar a indisponibilidade de dispensa de tempo suficiente para esse
preenchimento por parte do grupo de validação38.
Foi pedido aos membros do grupo de validação que atribuíssem pesos aos requisitos
do grupo 1 (Gestão de Objetos) da lista de requisitos pois é o grupo que mais aborda as
necessidades de gestão inerentes à atividade museológica, sendo que os restantes grupos
se prendem mais estreitamente com questões técnicas do sistema. Ainda assim, no
inquérito constavam todos os grupos para que os colaboradores pudessem dar a sua
opinião sobre os restantes requisitos se assim o entendessem.
O objetivo deste inquérito passava por obter as respostas de todos os colaboradores
de modo a comparar os resultados com os pesos que tinham sido anteriormente definidos,
infelizmente apenas se conseguiu obter as respostas de 4 dos 7 elementos pertencentes ao
grupo de verificação.
2ª Fase – Entrevistas
Nesta segunda fase foram agendadas reuniões individuais com os membros do grupo
de validação com o objetivo de obter respostas aos elementos que não preencheram
aquano do inquérito por questionário, bem como averiguar se existiram problemas na
compreensão dos requisitos ou do método de validação que pudessem ter distorcido os
resultados. Atendendo à grande extensão da lista de requisitos não seria realista pensar em
abordar todos os grupos de requisitos existentes na mesma, pelo que, assim como nos
inquéritos, as entrevistas focaram-se apenas no primeiro grupo de requisitos (Gestão de
objetos).
A primeira reunião realizada a 6 de maio, foi realizada no Museu de Ciência da
Faculdade de Ciência com um elemento integrante do grupo de validação. Nesta reunião
tornou-se claro que por um lado existiam problemas de compreensão de alguns requisitos,
derivados da própria linguagem ambígua por vezes empregue na lista de requisitos CHIN, e,
por outro, era impossível recriar esta reunião individualmente com todos os outros
38 É de relembrar que esta validação decorreu em paralelo com o restante trabalho diário nos museus, pelo que a disponibilidade do grupo de validação era um importante fator a ter em conta
65
membros do grupo de validação visto que a mesma durou cerca de cinco horas, o que seria
incomportável para os horários dos restantes colaboradores e para os prazos do projeto do
Museu Digital. Face a estas impossibilidades adotou-se uma nova estratégia que agilizasse
as reuniões sem que os seus resultados fossem afetados, para isso procedeu-se a uma
análise dos resultados das respostas dos inquéritos que já tinham sido respondidos39 bem
como os resultados da entrevista já realizada, comparando-os com os pesos dados antes
desta validação.
Nesta comparação, foi calculado o desvio médio dos pesos atribuídos por cada
requisito, sendo que a primeira coluna corresponde aos pesos atribuídos durante a
elaboração da lista de requisitos, e as três seguintes decorrentes dos inquéritos já recebidos
e da entrevista já realizada.
Pretendia-se com esta comparação reduzir o número de requisitos a rever em cada
uma das reuniões individuais, sendo que para isso avaliou-se cada requisito, marcando:
a azul aqueles cujas respostas demonstravam claramente que os pesos preliminares
estavam errados e que estes deveriam de ser alterados de acordo com as respostas;
39 Nesta altura ainda só dois dos inquéritos tinham sido preenchidos e entregues
Figura 9 Tabela usada na análise aos resultados dos inquéritos e entrevista (anexo 2)
66
a amarelo aqueles que apresentassem um desvio médio superior a 2 pontos ou
suscitassem duvidas de interpretação. Em alguns casos foram marcados a amarelos
apenas algumas respostas em determinados requisitos, pois estas eram bastante
diferentes do que se previa sendo necessária uma clarificação da resposta junto do
inquirido.
Todos os requisitos assinalados a amarelo passaram a integrar o guião das seguintes
entrevista.
Durante as entrevistas seguintes foram discutidos os requisitos assinalados, sendo
feitas alterações ao mesmos quando justificável. Este processo culminou na criação da
tabela do anexo 3, que expõe os resultados dos inquéritos de todos os colaboradores, mas
com as alterações decorrentes das entrevistas realizadas, e por fim, na correção dos pesos
preliminares, agora atualizados com as contribuições do grupo de validação, e que estão
documentados na lista de requisitos final40
6.2. Metodologia de validação de requisitos de
software
Com a lista de requisitos definida e os pesos atribuídos, é possível passar à validação
de requisitos nas soluções de sistemas de gestão de coleções em consideração.
Validação é um conceito comummente aplicado aos processos de desenvolvimento
interno de software e definido como um processo de avaliação de software cujo objetivo é
determinar se o software em avaliação cumpre os requisitos especificados (Wallace & Fujii,
1989), porém este mesmo conceito pode ser aplicado na avaliação de softwares externos à
entidade que executa a validação, com o objetivo de determinar qual o software que mais
se adequa às necessidades identificadas, no caso do Projeto do Museu Digital, a lista de
requisitos.
40 Estes pesos podem também ser vistos nas tabelas de análise de soluções (anexos 6 e 7)
67
É possível de segmentar as técnicas de validação em três categorias separadas,
caracterizadas pelos diferentes focos da sua validação, nomeadamente:
Métodos baseados em documentação, onde se avalia a documentação do
software;
Métodos baseados em testes funcionais, onde se avalia o desempenho do
sistema;
Métodos baseados no código-fonte, onde se avalia a integridade do código-
fonte (Jacobson, 2004).
No caso em análise, onde o objetivo é determinar qual o software que melhor
responde às necessidades existentes, o foco da validação deve ser colocado no desempenho
do sistema, por um lado porque o foco na documentação é insuficiente para comprovar o
cumprimento de requisitos e porque os softwares em análise são proprietários pelo que não
existe acesso ao código-fonte, e por outro porque só com testes funcionais é que se
consegue adquirir informação suficiente do sistema para os diferenciar dos outros
“concorrentes”. Porque na comparação de softwares, mais do que perceber se um requisito
é cumprido, é fulcral perceber como é que é cumprido.
De forma a guiar estes testes funcionais e a aumentar a objetividade das avaliações
foi desenvolvido um método de atribuição de notas ao desempenho dos softwares em cada
um dos requisitos analisados, nomeadamente uma escala de 0 a 2, em que 0 corresponde
ao não cumprimento de um requisito, 1 ao cumprimento parcial e 2 ao cumprimento
integral.
68
Após as avaliações individuais das alternativas em consideração, foi necessário
proceder à comparação de resultados, através de um processo de Análise de Decisão41,
definido como “a logical procedure for the balancing of the factors that influence a
decision”(Howard, 1966). Para auxiliar esta tarefa foi escolhida uma ferramenta
característica deste tipo de processos, uma decision analysis spreedsheet42. Esta ferramenta
enquadra-se na mesma perspetiva de objetividade que pauta este processo de análise,
adequando-se às várias escalas numerais usadas para a avaliação quer dos requisitos (a
escala de 1 a 10 dos pesos) quer das soluções (a escala de 0 a 2).
41 Primeiramente usado por Ronald A. Howard em 1966 42 Tabela de Excel que auxilia, através de operações matemáticas, a tomada de decisões
Figura 10 Tabela de Avaliação
69
Com a tabela apresentada na figura 11 é possível comparar os resultados
quantitativos das diversas avaliações individuais, com a pontuação final a ser o resultado da
soma dos Pesos Relativos que cada software obteve em cada requisito. O Peso Relativo é
alcançando através da divisão dos Pesos dos requisitos consoante o valor da avaliação:
Um valor de 2 na avaliação corresponde ao valor total do requisito (Peso / 1);
Um valor de 1 na avaliação corresponde a metade do valor total do requisito (Peso /
2);
Um valor de 0 na avaliação corresponde a 0 (Peso / 0).
Em casos onde não fosse possível verificar o requisito por falta de informação ou
impossibilidades técnicas, o espaço para resposta é preenchido a laranja.
Esta metodologia de verificação aplica-se somente a requisitos funcionais do
sistema, não sendo avaliados os não-funcionais devido à sua subjetividade.
Figura 11 Tabela de comparação (valores só para efeitos de demonstração)
70
6.3. Teste de alternativas
Apesar desta metodologia de validação e análise de decisão ser a mais indicada para
a seleção de um software neste contexto, a mesma não pode, nem deve, ser aplicada a
todas as soluções disponíveis no mercado, por uma questão de exequibilidade, não existe
por um lado tempo para se fazer uma análise tão profunda de todos os sistemas e por outro
nem todas as soluções têm condições de disponibilizar uma versão demo ou uma instalação
local provisória para que os testes possam ser executados.
Desta forma a lista de soluções a testar foi filtrada usando:
requisitos gerais (como a disponibilização de um sistema na língua portuguesa);
características do fornecedor (grau de confiabilidade do mesmo);
e ferramentas como o CHIN choose-a-CMS43)
Como já foi mencionado, um dos requisitos obrigatórios para a entrada nesta lista de
softwares a testar passa pela disponibilização de mecanismos para a validação de requisitos
(uma instalação local, plataforma web ou uma até mesmo uma demo online). Este requisito
prende-se coim a necessidade já realçada de perceber como é que o software responde aos
requisitos de forma a poder determinar se o faz parcialmente ou integralmente.
Depois deste filtro e análise preliminares44, foram selecionados dois softwares para a
validação de requisitos, nomeadamente o Index Rerum e o InPatrimonium, ambos
softwares que já são usados por diferentes Museus da Universidade do Porto45.
6.3.1. Index Rerum
O Index Rerum é, apesar de tudo, o sistema de gestão de coleções mais usado nos
museus da Universidade do Porto46 e integrou a fase de validação de requisitos, primeiro
para determinar a extensão das suas falhas, segundo para perceber se o mesmo pode ainda
ser considerado como uma solução viável e, por fim, porque a instalação do mesmo já existe
43 Disponível em: http://www.collectionstrust.org.uk/collections-link/collections-management/spectrum/choose-a-cms 44 Desempenhada por outros membros do Projeto Museu Digital 45 A versão do InPatrimonium que é o foco dos testes não é a mesma que está a ser usada em alguns Museus, mas apresenta muitas semelhanças. 46 Como já foi referido, este facto justifica-se com o Projeto do Museu Virtual que tentou implementar o Index Rerum em todos os museus UP
71
e no caso da solução não ser considerada como viável servirá, pelo menos, como base de
comparação com outros softwares.
Informações
Designação: Index Rerum
Apresentação oficial: “O IR é um sistema baseado na web, funcionando em qualquer
navegador de internet moderno sem exigir qualquer instalação nas máquinas-cliente. Sem
limitações ao número de utilizadores e sem custos associados a esse número. Segue todas
as exigências legislativas nacionais e internacionais e é baseado no ISO 21127:2006 que
respeita. É absolutamente parametrizável em função das necessidades das coleções”(FCo.).
Versão: 2.5
Normas seguidas: CIDOC CRM
Fornecedor: FCo. fullservice company in multimedia
Website: http://www.fco.pt/
Outros clientes relevantes: Museu Digital de paredes de Coura, Banco de Portugal
Licença: Proprietária
Ambiente de testes
Não foi necessário seguir nenhum procedimento especial para conseguir executar os
testes no Index Rerum pois este já se encontra em uso na Universidade do Porto e o acesso
ao mesmo consegue-se através do portal on-line do Museu Virtual47.
O sistema encontra-se dividido por Museus, sendo que credenciais de acesso a um
museu não funcionam nos outros sendo assim foi escolhida a parte do Museu de História
Natural como área de testes devido à proximidade dos colaboradores do museu com os
responsáveis pela validação de requisitos (ambos exercem a sua atividade no edifício da
Reitoria da Universidade do Porto).
Bastou contactar o responsável pela administração do sistema que criou contas-
administrador para este Museu, dão total acesso às configurações do Index Rerum (do lado
47 Disponível em https://museuvirtual.up.pt/up/jsp/inicio.faces
72
web, pois muitas configurações só podem ser feitas pela própria entidade fornecedora).
Sendo que os testes iriam ser executados num ambiente em uso, foi com cuidados
redobrados que se procedeu à sua execução, de forma a garantir que não se alterava
informação relevante já existente no sistema, porém esta limitação impediu a verificação de
alguns requisitos que não poderiam ser testados sem que esse processo introduzisse
alterações no sistema.
Antes ainda do desenvolvimento da lista de requisitos a usar, já tinham sido feitos
testes de exportação do Index Rerum que contribuíram para a verificação que se veio a
realizar (anexo 4).
6.3.2. In Patrimonium
O In Patrimonium não é uma típica solução singular, é na verdade a designação
atribuída à integração de duas ou mais aplicações da Sistemas de Futuro (empresa
fornecedora). Existem seis aplicações diferentes:
In Arte, gestão de património cultural móvel;
In Domus, gestão de património cultural imóvel;
In Natura, gestão de património natural;
In Memoria, gestão de património imaterial;
In Doc, gestão de património documental;
In Anthropos, gestão de vestígios osteológicos humanos.
Qualquer configuração que reúna duas ou mais aplicações destas no mesmo sistema,
designa-se como In Patrimonium, no caso do Projeto do Museu Digital e tendo em atenção
as tipologias de coleções existentes, as aplicações relevantes seriam o In Arte e o In Natura.
O In Arte é a parte do In Patrimonium que se encontra atualmente em uso na
Universidade do Porto. As boas indicações obtidas bem como a pré-existência de uma
relação institucional e a disponibilidade para instalação de uma versão de testes foram
fatores que favoreceram o In Patrimonium na decisão relativa a que softwares testar.
73
Informações
Designação: In Patrimonium;
Apresentação oficial:
In Patrimonium – “permitindo uma gestão global do património cultural,
o in patrimonium veio dar continuidade e complementaridade à linha de produtos, com as
mesmas características técnicas, mesmo tipo de interface e qualidade, que a Sistemas do
Futuro tem vindo a desenvolver para a área da gestão do património. Num conceito de
gestão global, o in patrimonium inclui de base pelo menos dois produtos, sendo possível
integrar e combinar num único programa as diferentes aplicações
(in arte, in domus, in doc, in natura e inmemoria) permitindo uma melhor gestão e
integração do património”(Sistemas de Futuro);
In Arte – “Destinado à gestão do património cultural móvel, o in arte foi o primeiro
produto a ser desenvolvido pela Sistemas do Futuro e encontra-se em utilização por um
vasto número de instituições (Museus, Fundações, Universidades, etc) com
responsabilidades nesta área de salvaguarda do património”(Sistemas de Futuro);
In Natura – “O In Natura atua na área do património natural, na qual se assume
como uma solução de gestão global capaz e flexível. Para a investigação e desenvolvimento
deste software, foram estabelecidos protocolos com diversas universidades e instituições,
que contribuíram com o conhecimento e experiência de técnicos especializados. É um
produto tecnologicamente evoluído e cientificamente comprovado, permitindo uma gestão
integrada de informação relativa a espécies e espécimes, complementada com informação
sobre o habitat e localização geográfica, permitindo ainda a integração com Sistemas de
Informação Geográfica”(Sistemas de Futuro);
Versão: In Patrimonium .net;
Normas seguidas: CIDOC CRM, SPECTRUM, Normalizacion documental de museos, Normas
de classificação de património da UNESCO.
Fornecedor: Sistemas de Futuro
Website: http://www.sistemasfuturo.pt/
Outros clientes relevantes: Universidade de Coimbra
Licença: Proprietária
74
Ambiente de testes
Ao contrário do Index Rerum, o teste do In Patrimonium requereu uma instalação
local de uma versão exemplificativa do sistema, ou seja, não foi uma versão final do produto
que seria adquirido pela Universidade do Porto, mas sim uma versão genérica não
parametrizada, mas que poderia ainda assim ser usada como ferramenta de avaliação.
Esta instalação foi feita não só para suportar os testes descritos nesta dissertação,
mas também a experimentação por parte de colaboradores dos vários museus envolvidos
no projeto.
O sistema deveria estar operacional e pronto para ser utilizado em fevereiro, porém
quando finalmente foi possível iniciar os testes práticos em meados de abril, foram
detetados bugs que impossibilitavam o trabalho, tendo sido criados alguns relatórios (anexo
5) sobre os mesmos de forma a agilizar a sua resolução.
Finalmente, em maio, o sistema encontrava-se estável o suficiente para ser testado
apesar de ainda existirem falhas que inviabilizaram a verificação de alguns requisitos como a
questão de importação de ficheiros (PNG, PDF etc.). Paralelamente a estes, existem ainda
outros requisitos que não puderam ser testados, nomeadamente, requisitos geridos pelo
fornecedor, fora do alcance da versão-cliente (o portal on-line) do software.
6.3.3. Resultados
O somatório de todos os pesos definidos no documento de requisitos perfaz 1962,
sendo este o valor máximo que cada software poderia obter no final da verificação, e após o
teste individual de ambos os softwares48, bem como da sua transcrição para a tabela de
comparação, os resultados globais obtidos foram:
48 As analises individuais encontram-se disponíveis nos anexos 6 e 7
75
Resultado Index Rerum Resultado In Patrimonium
Área de Requisitos
Peso
total
Peso % Peso
Obtido
% Peso não-
avaliado Peso
% Peso
Obtido
% Peso não-
avaliado
Total 1962 729 37% 7% 996 51% 30%
Management of
Objetcs 620 284,5 46% 0% 447,5 72% 10%
Management of
Metadata 381 81 11% 10% 215 56% 34%
User Interface 205 52 25% 0% 95,5 47% 8%
Query 174 76 44% 0% 90 52% 23%
Reports 102 25 25% 24% 10 10% 67%
Enhanced Collections
Management 136 59 43% 0% 60,5 44% 37%
Technical
Requirements 193 81,5 42%
4%
44 23% 55%
System
Administration 151 70 46% 37% 33 22% 78%
Tabela 2 Tabela de resultados da verificação de requisitos
O objetivo da metodologia escolhida para esta tarefa era diminuir ao máximo a
subjetividade da análise (ainda que seja impossível elimina-la completamente), e os
resultados matemáticos apresentados são a prova disso.
Nesta tabela é possível observar que o In Patrimonium se destacou como a solução
superior não só olhando para os valores globais, onde alcançou uma pontuação de 996 (51%
do peso total possível) comparativamente com a pontuação de 729 do Index Rerum (37% do
peso total possível), mas também olhando individualmente para cada área de requisitos,
tendo o In Patrimonium dominado as áreas com mais peso e sendo apenas ultrapassado
76
pelo Index Rerum em três áreas menores, onde se registou uma impossibilidade de
verificação de mais de 50% dos requisitos no In Patrimonium.
Podemos verificar que o domínio do In Patrimonium não se deve só à combinação de
resultados das áreas mais pequenas, pois este também domina as áreas de requisitos mais
importantes, mais precisamente, Management of Objects (620) e Management of Metadata
(381). É possível constatar que o In Patrimonium não só teve um excelente desempenho
com os requisitos que foram analisados, mas apresenta também o potencial de aumentar
ainda mais o total de peso obtido quando os restantes requisitos forem verificados.
É ainda de realçar de ambos os softwares se apresentarem como soluções viáveis,
nenhum tendo falhado em qualquer dos requisitos considerados obrigatórios.
7. Bases para a criação de um Guia de Digitalização
Para a construção de um Museu Digital é fulcral a disponibilização de conteúdos
Multimédia, sendo, portanto, sem surpresa que um dos pilares do Projeto Museu Digital
passa pela criação de diretrizes para a sua produção, inclusive um guia de digitalização de
objetos bidimensionais e tridimensionais.
O trabalho executado para os objetivos do Museu Digital constitui também uma
oportunidade para alargar a normalização de diretrizes e procedimentos de digitalização a
toda a Universidade, onde atualmente os trabalhos de digitalização não são apoiados por
uma politica de digitalização definida transversalmente, mas sim definida projeto a projeto.
Esta situação origina questões ligadas à correta representação digital de objetos analógicos
(por exemplo, qual a perspetiva que deve ser usada para fotografar um objeto cientifico),
aos formatos de imagem que devem ser utilizados ou até mesmo a nomenclatura que deve
ser usada nos ficheiros resultantes da digitalização.
Neste sentido procura-se criar um guia de digitalização que aborde a digitalização
por scanner (objetos bidimensionais) e com camara digital (objetos tridimensionais), tendo
noção que a digitalização 3D é uma temática que terá de vir a ser também discutida,
77
atendendo principalmente à democratização do acesso a estas tecnologias que tem vindo a
ocorrer e que se continuará a desenvolver nos próximos anos.
7.1. Especificação de requisitos de digitalização e perfis
de digitalização
Na criação deste guia a primeira tarefa passou pela avaliação de diretrizes e possíveis
normas de digitalização de entidades com credibilidade e renome na área, de forma a
sistematizar conhecimento e criar uma base que sustentasse os testes de digitalização que
seriam feitos posteriormente de forma a validar as especificações feitas nesta fase.
Das referências analisadas as que se apresentaram como mais completas e capazes
de auxiliar este processo foram:
Technical Guidelines for Digitizing Cultural Heritage Materials: Creation of Raster
Image Master Files (Federal Agencies Digitization Initiative (FADGI) - Still Image
Working Group) - 2009
A FADGI, e este documento de 2009 em especifico, serve de base para as politicas de
digitalização de várias instituições assumindo-se como uma referência na área. Bastante
extenso e especifico, este guia apresenta diretrizes para todas as fases do acto de
digitalização, desde diretrizes para a calibração dos aparelhos tecnológicos de captura
(scanners e camaras digitais) a diretrizes sobre as condições de visualização das imagens
resultantes (calibrações do ecrã) passando como é claro pelas diretrizes de captura para as
diferentes tipologias de objetos.
Technical Guidelines for Digitizing Cultural Heritage Materials: Creation of Raster
Image Master Files (Federal Agencies Digitization Initiative (FADGI) - Still Image
Working Group) - 2015
Os constantes ciclos de aparecimento e obsolescência que caracterizam a inovação
tecnológica estão em muito presentes nas práticas de digitalização, por esse mesmo motivo
78
a FADGI está em processo de formulação de um novo conjunto de diretrizes, mudando não
só as características técnicas como também os seus procedimentos.
A principal alteração deste documento comparativamente com o de 2009 prende-se
com o uso de um novo sistema para avaliação das reproduções digitais. Ao invés de
determinar apenas um conjunto de características técnicas para cada tipologia documental,
este documento de 2015 apresenta um sistema de quatro classificações diferentes de
reproduções digitais para cada uma das tipologias documentais, relacionadas com a sua
qualidade/finalidade49.
Esta versão mantém a mesma perspetiva da versão anterior relativamente à
reprodução digital de objetos tridimensionais, não se focando em tipologias diferentes, mas
sim determinando diretrizes gerais para todo o tipo de objetos.
Digitization Standards for the Canadian Museum of Civilization Corporation (2006)
Este documento é um guia de diretrizes de digitalização para os Museus da
Civilização e de Guerra do Canada e destaca-se dos guias da FADGI relativamente às
diretrizes para objetos tridimensionais. Segue a mesma metodologia usada para os
bidimensionais, ou seja, divide-os em várias tipologias e fornece diretrizes para cada uma
delas. Além disto, este documento não se destaca pela informação técnica sobre os
equipamentos que fornece (os da FADGI são muito mais complexos e detalhados no que
toca por exemplo a formatos de imagem, luz ou calibração), mas sim pelo seu foco nas
diretrizes procedimentais (colocação de escalas, perspetivas a capturar, formas de
manipulação da luz para objetos transparentes etc.). Este documento assume uma grande
importância no levantamento teórico pois a fotografia de artefactos é uma área que envolve
muitos processos de tentativa e erro, não sendo possível definir valores específicos para a
luminosidade ou até mesmo para o calibre de brancos na camara digital, decorrente das
diferenças existentes entre os vários lugares onde se fotografa, os diferentes equipamentos
usados e os próprios objetos fotografados. Outro ponto que complica a criação de normas
especificas é o paradigma da “experiência do fotografo” que coloca enfase na experiência
49 “FADGI defines four quality levels of imaging, from 1 star to 4 star. Higher star ratings relate to better image quality, but require greater technical performance of both operator and imaging system to achieve. The appropriate star performance level for a particular project should be carefully considered in the planning stage of the project.”(Federal Agencies Digitization Initiative - Still Image Working Group, 2015)
79
do fotografo deixando que o mesmo guie os trabalhos de digitalização ao invés de normas
pré-estabelecidas.
Depois de uma sistematização e análise dos diferentes perfis de digitalização
apresentados por cada documento (anexo 8), foram definidos os perfis de digitalização num
guia preliminar (anexo 9) que suportaria os testes de digitalização a serem realizados.
Nesta fase preliminar o guia foca-se sobretudo nas diretrizes para cada tipologia
documental sendo que os testes serão focados na digitalização de objetos tridimensionais
devido à sua maior complexidade quer a nível técnico quer a nível logístico, fornecendo
ainda recomendações para os formatos de imagem pois é um fator que interfere nos
processos de digitalização, nomeadamente o formato a usar pela camara digital no
momento de captura.
O guia preliminar encontra-se integralmente em anexo, porém, estes são os perfis de
digitalização contemplados:
1) Documentos Textuais
a. Manuscritos ou artefactos bidimensionais
b. Documentos impressos a preto e branco
c. Documentos impressos com imagens ou anotações
d. Documentos em suportes com transparência ou reluzente
e. Jornais
f. Livros
2) Documentos fotográficos
a. Fotografias
b. Still Film entre 35 mm e 4” x 5”
c. Still Film maior que 4” x 5”
d. Radiografias
e. Microfilme
3) Artefactos
a. Artefactos de tamanho médio
b. Artefactos refletores
c. Artefactos de tamanho pequeno
d. Artefactos redondos
e. Artefactos com selo, assinatura ou marca
f. Artefactos longos em tecido detalhado e colorido
g. Artefactos de tamanho grande
h. Peças de Vestuário
80
i. Artefactos com várias componentes
7.2. (re)Produção digital: testes e implementação
Tendo acabado a pesquisa teórica e sido feita a sistematização da informação num
guia preliminar, a próxima fase lógica é o teste dos diferentes perfis de digitalização (e suas
diretrizes) contempladas no documento.
Ambiente de Testes
O ambiente ideal para fotografia seria um espaço fechado com paredes de cor
neutra para permitir uma correta manipulação da luminosidade, porém, tal não foi possível
devido à inexistência de um local com essas características (e com disponibilidade) nas
várias instalações da Universidade do Porto.
Foi então decidido que o melhor local para estes testes seria nas imediações de um
dos museus pertencentes ao projeto para que as suas peças fossem os objetos de testes de
forma inclusive a diminuir as dificuldades logísticas. Com o auxilio do museu da FEUP, foi
disponibilizado um espaço no departamento de engenharia civil da Faculdade de
Engenharia, nomeadamente, uma sala de reuniões que apesar de deixar muito a desejar em
Figura 12 Exemplo de recomendações existentes no guia de digitalização (neste caso para documentos impressos com imagens ou anotações)
81
termos de luminosidade (três janelas), tinha o tamanho certo, bem como a disponibilidade
necessária.
Infelizmente não foi possível utilizar as escalas de cor durante os testes, pelo que foi
usada uma régua como recurso de improviso de forma a substituir as mesmas.
Peças de Teste
Durante a escolha de artefactos a usar nos testes, as fragilidades dos perfis de
digitalização definidos rapidamente emergiram:
A separação entre objetos pequenos, médios e grandes era demasiado ambígua; a
diferenciação entre os perfis por tamanho (pequeno, médio e grande) e perfis como
redondo e refletor não fazem sentido pois um objeto pode ser grande, redondo e refletor,
situação esta que um conjunto de categorias rigorosas não contempla.
Sendo assim escolheram-se cinco peças com características impares de forma a
identificar todos os obstáculos à sua digitalização e conseguir posteriormente reformular o
guia provisório e principalmente os perfis de digitalização.
Teste 1
Tipologia segundo o guia preliminar: Artefacto Pequeno
Recomendações segundo o guia preliminar:
Fundo Preto ou cinzento neutro
Escala de cor ou cinzentos
Garantir que a escala possa ser excluída caso seja necessário
Usar uma lente macro para objetos muito pequenos
O artefacto deve preencher ao máximo possível, a imagem
Fotografar o artefacto duas vezes com a escala, uma vista frontal e outra traseira
82
Resultados, dificuldades e comentários:
Obtiveram-se duas fotografias (Anexo 10) de perspetivas diferentes, incluindo uma
com a etiqueta do objeto.
A escala presente no próprio objeto exige um cuidado extra para garantir que é
percetível na fotografia.
A recomendação “Fotografar o artefacto duas vezes com a escala, uma vista frontal e
outra traseira” é demasiado restritiva pois duas fotografias podem não ser suficientes para
capturar a totalidade do objeto, ou podem até ser demais dependendo do objeto em
questão.
Teste 2
Tipologia segundo o guia preliminar: Artefacto; Artefactos refletores; Artefactos com selo,
assinatura ou marca
Recomendações segundo o guia preliminar:
Fotografar pelo menos duas vezes de ângulos diferentes
Fundo Preto ou cinzento neutro
Escala de cor ou cinzentos
Garantir que a escala possa ser excluída caso seja necessário
Fundo Preto ou cinzento neutro
Escala de cor ou cinzentos
Garantir que a escala possa ser excluída caso seja necessário
Usar uma lente micro para objetos muito pequenos
Reduzir ao máximo as reflexões no artefacto
Tirar uma primeira fotografia com uma escala de cor e outra sem escala para que
não seja reflectida
Fundo Preto ou cinzento neutro
Escala de cor ou cinzentos
Garantir que a escala possa ser excluída caso seja necessário
Fotografar o artefacto como um todo
83
Fotografar marca (ou assinatura…)
Resultados, problemas e comentários:
Foram fotografadas três perspetivas (Anexo 10), uma frontal, uma com uma
perspetiva de cima para baixo e ainda outra focando no detalhe presente na imagem.
Este objeto em acrílico para além de levantar a questão sobre a sua transparência
que com a configuração atual do local de testes (sala com janelas, e iluminação com flashes)
dificulta a sua correta digitalização, suscita ainda outro ponto a considerar, nomeadamente
qual a perspetiva correta para o capturar. Se por um lado interessa capturar o objeto como
um todo, é também necessária uma perspetiva que representa a funcionalidade do objeto.
Retirando as recomendações de cada perfil onde o objeto se enquadra é facilmente
percetível que muitas destas recomendações são transversais e podem ser sistematizadas
de outra forma. Por outro lado, a recomendação “reduzir ao máximo as reflexões” é,
novamente, uma recomendação demasiado restritiva, pois a fotografia do objeto não pode
ser desprovida de alguns contrastes que lhe dão vivacidade, onde se encontram incluídas as
reflexões.
Teste 3
Tipologia segundo o guia preliminar: Artefacto Médio; Artefactos refletores; Artefactos
com selo, assinatura ou marca
Recomendações segundo o guia preliminar:
Fotografar pelo menos duas vezes de ângulos diferentes
Fundo Preto ou cinzento neutro
Escala de cor ou cinzentos
Garantir que a escala possa ser excluída caso seja necessário
Fundo Preto ou cinzento neutro
Escala de cor ou cinzentos
84
Garantir que a escala possa ser excluída caso seja necessário
Usar uma lente micro para objetos muito pequenos
Reduzir ao máximo as reflexões no artefacto
Tirar uma primeira fotografia com uma escala de cor e outra sem escala para que
não seja refletida
Fundo Preto ou cinzento neutro
Escala de cor ou cinzentos
Garantir que a escala possa ser excluída caso seja necessário
Fotografar o artefacto como um todo
Fotografar marca (ou assinatura…)
Resultados, dificuldades e Comentários:
Neste objeto bastante mais complexo foram tiradas fotografias de várias perspetivas
(anexo 10), pois a sua captura é dificultada pela impossibilidade de expor o objeto de uma
forma que represente a sua funcionalidade, isto pois o objeto necessitaria de uma base que
o segurasse.
Segundo o guia preliminar o procedimento para captura deste objeto tem as
mesmas diretrizes que o procedimento para a captura do objeto do teste 2, no entanto as
diferenças entre os mesmos são notáveis, tanto a nível do material (com várias cores e
diversos graus de reflexão) como das perspetivas que deverão ser capturadas. Questiona-se
novamente a configuração preliminar dos perfis de digitalização quando agrupam nas
mesmas categorias objetos tão diferentes.
Teste 4
Tipologia segundo o guia preliminar: Artefacto Grande; Artefacto com selo, assinatura ou
marca
85
Recomendações segundo o guia preliminar:
Fundo Preto ou cinzento neutro
Escala de cor ou cinzentos
Garantir que a escala possa ser excluída caso seja necessário
Fotografar o artefacto a partir de cima
Para evitar distorção do objeto, a parte traseira da camara deve estar paralela ao
artefacto
Um quadro ou mobília podem também ser colocados de maneiras que os cantos
estejam a 90 graus da camara
Várias perspetivas são aceitáveis, no mínimo uma frontal e outra traseira
Fundo Preto ou cinzento neutro
Escala de cor ou cinzentos
Garantir que a escala possa ser excluída caso seja necessário
Fotografar o artefacto como um todo
Fotografar marca (ou assinatura…)
Resultados dificuldades e Comentários:
Foram tiradas fotografias de três perspetivas diferentes (anexo 10) tendo em conta
as limitações encontradas.
Este objeto suscitou um aspeto que ainda não tinha sido considerado no guia
preliminar (nem nos documentos que lhe serviram de referência), a impossibilidade de
transportar um artefacto para o estúdio/local de fotografia. No caso de objetos de grandes
dimensões existe por uma razão logística uma grande dificuldade em proceder à sua
manutenção, sendo necessário fotografar o artefacto no mesmo sitio onde está
exposto/armazenado, e por vezes sem ser sequer possível alterar a orientação do objeto
para se possibilitar a captura de todas as perspetivas.
Outra característica deste objeto prende-se com a existência de uma base,
sendo necessário determinar se a base deve ser contemplada na digitalização ou não.
86
Teste 5
Tipologia segundo o guia preliminar: Artefacto Grande; Artefactos refletores; Artefacto
com selo, assinatura ou marca
Recomendações segundo o guia preliminar:
Escala de cor ou cinzentos
Garantir que a escala possa ser excluída caso seja necessário
Usar uma lente micro para objetos muito pequenos
Reduzir ao máximo as reflexões no artefacto
Tirar uma primeira fotografia com uma escala de cor e outra sem escala para que
não seja refletida
Fundo Preto ou cinzento neutro
Escala de cor ou cinzentos
Garantir que a escala possa ser excluída caso seja necessário
Fotografar o artefacto como um todo
Fotografar marca (ou assinatura…)
Fundo Preto ou cinzento neutro
Escala de cor ou cinzentos
Garantir que a escala possa ser excluída caso seja necessário
Fotografar o artefacto a partir de cima
Para evitar distorção do objeto, a parte traseira da camara deve estar paralela ao
artefacto
Um quadro ou mobília podem também ser colocados de maneiras que os cantos
estejam a 90 graus da camara
Várias perspetivas são aceitáveis, no mínimo uma frontal e outra traseira
Resultados, dificuldades e comentários:
Desta peça apenas uma imagem exemplificativa foi anexada (anexo 10) devido à
impossibilidade de alterar as condições de fotografia.
87
Para além das questões já referidas anteriormente esta peça apresenta um
obstáculo que ainda não foi mencionado, a existência de uma vitrine da qual os objetos não
podem ser retirar. Este caso difere dos simples objetos refletores pois o processo de
manipulação de luminosidade é ainda mais critico pões pretende-se evitar reflexões na
vitrine, mas mesmo assim capturar o objeto de forma percetível. Como podemos ver nestas
condições, muitas das recomendações são impraticáveis.
7.3. Formatos para captura de imagem com máquina
fotográfica
Ao nível dos formatos partiu-se dos referenciados inicialmente.
RAW
Este formato armazena a imagem de uma forma totalmente inalterada, é a mais fiel
representação daquilo que a máquina captura, é um formato verdadeiramente lossless, o
que quer dizer que o tamanho dos ficheiros resultantes é o maior entre todos os formatos
disponíveis.
*O formato raw não é necessariamente um formato tradicional, é muito mais uma
designação para o conjunto de formatos proprietários que cada marca usa nas suas
máquinas, sendo assim para trabalhar estas imagens são necessários softwares
proprietários o que acarreta consigo novas preocupações a nível de preservação pois para
garantir o acesso a estes ficheiros é preciso preservar também os softwares proprietários.
Existem, porém, duas possíveis soluções:
Vantagens Desvantagens
Verdadeiramente Lossless
Grande tamanho dos ficheiros
Não é um formato homogéneo
Grande dependência de softwares
proprietários*
Tabela 3 Vantagens e Desvantagens do Formato Raw
88
Soluções open-source que permitem visualizar/editar e converter estas imagens
(Exemplo: IrFanView50)
Estes softwares são, no entanto, bastante mais limitados que os softwares
proprietários e terão também que ser preservados de forma a garantir o acesso continuado
Conversão para o formato DNG (formato RAW proprietário da Adobe, criado com o
intuito de se tornar um standard para ficheiros Raw), que não só normaliza a
variedade de formatos raw com perdas mínimas (quando comparado com outros
formatos), como também resulta em ficheiros com tamanho inferior.
Esta possibilidade apresenta, no entanto, desvantagens, nomeadamente obriga à
conversão da imagem antes de qualquer edição, aumentando a morosidade do processo, e
o facto de não ser um formato universalmente aceite pelos softwares de pós-
processamento leva a um downgrade da qualidade de imagem bastante percetível quando
comparado com as versões raw (depende também da máquina usada para fotografar).
TIFF 6.0 (Exif se existente)
Este formato apresenta-se como o mais usado para efeitos de preservação (Ver por
exemplo diretrizes FADGI51 ou recomendações da biblioteca do congresso52),
50 Disponível em: http://www.irfanview.com 51 Disponível em: http://www.digitizationguidelines.gov/guidelines/FADGI_Still_Image_Tech_Guidelines_2015-09-02_v4.pdf 52 Disponível em: http://www.digitalpreservation.gov/formats/content/still_preferences.shtml
Vantagens Desvantagens
Formato (quase) Lossless Grande tamanho dos formatos
Universalmente aceite Perda de alguma qualidade
Recomendado como formato para
preservação Perda de informação
Tabela 4 Vantagens e Desvantagens do Formato TIFF 6.0
89
nomeadamente o TIFF_UNC. Apresenta uma qualidade de imagem inferior aos formatos
raw.
O tratamento de imagens TIFF é muito mais generalizado aos softwares de edição
pois é um standard adotado globalmente não estando em causa (pelo menos pra já) a sua
obsolescência a curto prazo.
O TIFF_Exif é um subtipo deste formato que acrescenta meta-dados técnicos sobre a
máquina usada para fotografar, o que não só melhora os processos de pós-produção como
também permite um maior controlo sobre a produção.
JPEG
O formato JPEG sendo um formato Lossy não deve ser considerado para a produção
de ficheiros master, não só pela perda de informação na altura da captura como também
pela perda de informação continuada derivada do seu constante uso.
Existe, no entanto, dentro do espectro JPEG outra solução, o JPEG 2000 que se
assume como um potencial concorrente ao formato TIFF, no entanto é um formato que
ainda não convenceu o mercado sendo que o número de máquinas que suporta JPEG 2000 é
muito reduzido.
Formato Tamanho Qualidade Pós-Produção Preservação
RAW 1 10 5 4
TIFF 3 8 10 10
JPEG 10 4 5 2
Tabela 6 Tabela comparativa de formatos
Vantagens Desvantagens
Pequeno tamanho dos ficheiros Formato Lossy
Universalmente aceite Perda de muita qualidade
Rapidez de processamento Perda de informação
Tabela 5 Vantagens e Desvantagens do formato JPEG
90
Escala comparativa de 1 a 10, sendo que primeiro foi escolhido o melhor dos
formatos em cada categoria, sendo-lhe atribuída a classificação “10”, e depois foram
definidas as classificações dos restantes formatos quando comparados com o melhor.
Com está análise verifica-se que o formato raw é o mais aconselhado para obter a
representação mais fiável do objeto a digitalizar. É, no entanto, o formato que menos
garantias apresenta a nível de preservação e que mais dificuldades cria a nível de edição e
armazenamento (acesso a softwares e armazenamento de ficheiros). O formato TIFF sendo
um open standard é passível de ser editado por uma grande variedade de softwares open
source, mas mesmo assim mantendo um elevado padrão de qualidade. Visto que no
processo de digitalização tem que ser considerada a preservação dos objetos digitais, o
formato JPEG é pouco aconselhável devido ao seu formato Lossy.
7.4. Proposta de Guia de Digitalização
O Guia em anexo (anexo 11) é resultado da atualização do guia provisório, com a
informação recolhida nos testes práticos e contempla os seguintes campos:
Âmbito
Nesta parte são determinados quais as tipologias de material a que o guia se aplica
assim como que instituições da Universidade do Porto procura servir.
Objetivos
Para obter sucesso e adesão na implementação deste guia é necessário explicitar
quais os objetivos do mesmo, informando assim o porque da necessidade da sua criação e
uso.
Formatos
É preciso determinar quais os formatos usados para captura de imagem bem como
para o armazenamento das mesmas. Este ponto baseia-se no estudo feito no ponto 7.3 bem
91
como em recomendações definidas em exemplos de referência como é o caso da Biblioteca
do Congresso. É de realçar que o formato de captura pode não ser uniformizado devido às
diferentes condições existentes para digitalização.
Meta-informação
Todas as imagens resultantes de digitalização devem ser acompanhadas por um
ficheiro de meta-informação que descreve as características técnicas da mesma. Nesta
secção do guia de digitalização são descritas recomendações para a criação destes ficheiros
com base na pesquisa realizada no ponto 7.2. desta dissertação, e em trabalhos pré-
existentes realizados para a Universidade do Porto.
Nomenclatura dos ficheiros
A nomenclatura dos ficheiros é um ponto essencial em qualquer projeto de
digitalização, apesar da existência de meta-dados ser suficiente para identificar um ficheiro,
o seu nome para além de facilitar a identificação pode ser uma salvaguarda em casos em
que o ficheiro de meta-dados se separe da imagem. Este ponto foi baseado nas
recomendações das bibliotecas de Standford53.
Perfis de digitalização
Nesta secção manteve-se a dicotomia entre objetos bidimensionais e
tridimensionais.
Não tendo sido feitos testes usando os perfis de digitalização previamente definidos,
os perfis para objetos bidimensionais mantiveram-se inalterados, incluindo o sistema de
avaliação que define quatro categorias de imagem baseadas na sua finalidade:
53 Disponível em http://library.stanford.edu/research/data-management-services/data-best-practices/best-practices-file-naming
92
1 Estrela – Digitalização resultante em imagem que não se assume como um possível
“substituto” do documento original, sendo apenas usado pelo seu valor informacional
2 Estrelas – Digitalização resultante em imagem que não se assume como um
possível “substituto” do documento original, sendo apenas usado pelo seu valor
informacional embora sendo de maior qualidade do que a categoria anterior
3 Estrelas – Digitalização resultante em imagem com uma qualidade profissional
suficiente para a maioria dos fins.
4 Estrelas – Digitalização resultante em imagem da melhor qualidade possível
Este sistema pode ser útil não só para guiar o processo de digitalização como
também para a avaliação das imagens já existentes. Por outro lado, a escolha de um só
padrão mínimo pode simplificar todo esse processo, permitindo assim uma maior
homogeneidade nos processos de digitalização dos Museus/UP, sendo este um ponto a
debater e aprofundar futuramente.
Tendo os testes sido feitos com artefactos tridimensionais, a grande maioria das
alterações efetuadas neste documento prendem-se precisamente com os perfis de
digitalização e recomendações para objetos tridimensionais.
E a principal alteração passa pela eliminação dos perfis de digitalização.
A criação de representações digitais recorrendo ao uso de máquinas fotográficos é
um processo muito menos mecânico e estandardizável do que a criação através de
scanners, isto porque não só os objetos capturados podem apresentar um infindável
número de configurações como também as condições de captura variam imenso (espaço de
fotografia, camara usada, fotografo responsável etc). Por estas razões a criação de perfis de
digitalização para objetos tridimensionais na Universidade do Porto seria um trabalho
infrutífero pois nunca culminaria na sua aplicação prática nos processos de digitalização da
Instituição.
Sendo assim são definidas recomendações gerais, técnicas e procedimentais com
base não só nas diretrizes previamente extraídas dos cados de referência identificados, mas
também nos resultados dos testes realizados.
93
Guias Específicos de digitalização
Apesar de não existirem normas universais para digitalização, existem por vezes
guias obrigatórios para a colaboração com bases de dados externas, com outras instituições
ou projetos. Como exemplo, o Museu de História Natural da Faculdade de Ciências, têm as
suas coleções de botânica no herbário da STOR, a Global Plants54, e a única forma destas
serem aceites é seguindo as suas diretrizes de digitalização.
Este ponto servirá futuramente para a indexação de links/informação sobre guias
específicos usados na Universidade.
8. Bases para a criação de um Documento de Requisitos de Preservação digital E
Politica de Preservação Digital
Como ficou patente no ponto 5.2. não existe atualmente na Universidade do Porto
um sistema de preservação digital transversal, para além de alguns repositórios de objetos
digitais espalhados pelas várias unidades orgânicas, no entanto, um dos objetivos do Museu
Digital passa pela introdução de um destes sistemas de forma a combater a perda de
informação e acompanhar as grandes universidades europeias e mundiais que já têm estes
procedimentos definidos.
Este é um processo complexo que exige várias etapas, duas delas são abordadas
nesta dissertação, nomeadamente, uma lista de requisitos capaz de servir de base para uma
primeira análise aos softwares disponíveis no mercado, e um documento que guie este
processo sob a forma de uma Politica de Preservação Digital.
54 Disponível em http://plants.jstor.org/
94
8.1. Especificação de requisitos de sistema de
preservação digital
Não existe atualmente uma lista de requisitos para sistemas de preservação
universalmente aceite, nem mesmo uma cujo uso seja generalizado, foi então necessária a
criação de uma lista para que se pudesse fazer uma primeira triagem dos softwares
disponibilizados no mercado.
Apesar de não existir uma lista de requisitos, existem entidades que comparam
softwares de referência e uma delas é a Digital POWRR55 (Preserving digital Objects with
Restricted Resources) que desenvolveu uma tabela para comparação de ferramentas de
preservação:
Esta tabela segue as diferentes etapas do modelo de referência OAIS56, obrigatório
para sistema de preservação, desta forma as etapas desta tabela deverão estar
representadas no documento de requisitos que se pretende formular.
Um dos pontos a ter em consideração quando se pretende implementar um sistema
de preservação passa pela possibilidade de certificação do repositório incorporado nesse
sistema, e atualmente esta certificação é um must-have para garantir que o sistema de
preservação em uso está a desempenhar as suas funções corretamente garantido a
preservação da fidedignidade da informação armazenada ao longo do tempo. Esta
certificação é conseguida após a avaliação do repositório segundo um conjunto de
requisitos já estabelecidos, nomeadamente, a lista TRAC (que deu origem à ISO 16363). Esta
lista encontra-se dividida em três tipologias diferentes de critérios:
55 http://digitalpowrr.niu.edu/ 56 Descrito na ISO 14721:2012 e já referido nos capítulos inicias desta tesa
Figura 13 POWRR Tool Grid(POWRR)
95
Infraestrutura organizacional;
Este conjunto de critérios foca-se no contexto organizacional do repositório
incluindo existência de documentação, recursos humanos e financeiros.
Gestão de objetos digitais;
Este conjunto de critérios foca-se nas operações tecnológicas necessárias para a
correta gestão de objetos digitais, mas também inclui aspetos organizacionais.
Infraestrutura tecnológica e de segurança;
Este conjunto de critérios foca-se em boas práticas para a correta gestão de meta-
dados e segurança do sistema (OCLC - Online Computer Library Center, CRL - The
Center for Research Libraries, & NARA - National Archives and Records
Administration, 2007).
Apesar de não ter sido criada com o intuito de ser incorporada num caderno de
requisitos para um sistema de preservação, muitos dos pontos da TRAC são passiveis de se
traduzir em requisitos funcionais para um sistema que procure, em determinado ponto do
seu ciclo de vida, ser certificado
A junção dos requisitos elaborados com base na grelha POWRR e na TRAC,
acrescidos ainda de outros requisitos funcionais adaptados ao contexto do Museu Digital,
deu origem à seguinte tabela:
96
Esta tabela apresenta não só os requisitos como também a sua correspondência aos
referenciais usados para os definir. É ainda possível observar que esta tabela foi posta em
prática para avaliar três softwares de preservação digital contemplados pela Universidade
do Porto para colmatar as suas necessidades, nomeadamente, o Rosetta, o LibSafe e ainda o
Roda.
O propósito deste capítulo da dissertação não se prende com a elaboração de um
parecer sobre software a usar, pelo que os resultados desta avaliação, executada com base
em informações públicas disponibilizadas on-line e ainda com base nas apresentações que
cada uma das empresas fez na Universidade do Porto, não deverão ser usados como uma
ferramenta informativa o suficiente para a escolha entre os três analisado.
Ressalva-se ainda, que um sistema de preservação digital pode não ser constituído
apenas por uma aplicação, sendo aqui importante entender sistema como o conjunto de
funcionalidades tecnológicas que permitam uma eficiente e eficaz preservação digital
independentemente da sua arquitetura. A título de exemplo, um sistema de preservação
digital pode ser edificado através de um grupo de aplicações open-source que em conjunto
cumpram as mesmas funções que uma aplicação única como é o caso do Rosetta.
Figura 14 Tabela de requisitos (Anexo 12)
97
8.2. Esquemas para a representação de meta-
informação
Com base no modelo referencial OAIS, um objeto digital é constituído pelos ficheiros
com a informação que se pretende preservar (imagens, textos, vídeos etc.), e por ficheiros
de meta-informação que descrevem o conteúdo do objeto digital, através de meta-
informação. Como foi abordado nos capítulos inicias desta dissertação, a distribuição dos
tipos de meta-informação varia consoante a perspetiva/ferramenta usada, porém, o OAIS
contempla informação sobre propriedade intelectual, informação descritiva, informação
sobre fixidez, origem e informação estrutural(CCSDS, 2012), campos estes que devem estar
salvaguardados independentemente dos esquemas de meta-informação usados.
Segundo a formulação apresentada no capitulo 2.4. sobre os vários sub-tipos de
meta-informação, podemos estabelecer um paralelo entre estes e os apresentados no OAIS:
Meta-informação descritiva = Meta-informação descritiva
Meta-informação técnica = Meta-informação técnica
Meta-informação administrativa= Informação sobre propriedade intelectual
Meta-informação de preservação= Informação sobre fixidez, origem e informação
estrutural
Numa nota mais prática, a Biblioteca do Congresso, define três tipos de meta-
informação:
Descritiva;
Administrativa, que por sua vez se divide em três subtipos:
o Técnica;
o Fonte digital/eventos;
o Propriedade intelectual;
Estrutural.
E sendo esta instituição um motor na pesquisa, desenvolvimento e implementação de
esquemas de meta-informação, é esta a configuração que se deve ter em conta durante a
análise de esquemas de meta-informação a usar.
98
Meta-informação descritiva
Existem várias opções para o registo de meta-informação descritiva em XML,
destacam-se atualmente (Hillmann, 2008):
DC
Dublin Core57, apresenta-se como um standard internacional, é genérico o suficiente
para ser transversal a todas as áreas do conhecimento. A sua existência é um
requisito mínimo para o uso do protocolo de comunicação OAI-PMH.
EAD
Encoded Archival Description, é um standard para a codificação eletrónica de auxílios
de busca (finding aids). É particularmente direcionado para as necessidades dos
arquivos.
MODS
Metadata Object Description Schema, este standard é um derivado do MARC,
voltado principalmente para recursos digitais. Apresenta um espectro de descrição
mais completo que o Dublin Core, mas mais simples que o MARC. A sua
implementação é recomendada pela Biblioteca do Congresso, tendo sido já feita em
instituições como a Biblioteca da Universidade de Chicago e a Biblioteca Nacional da
Austrália.
MARCXML
Representação do standard MARC 21 em XML, beneficia do uso generalizado do
MARC 21, com mais de 30 anos de desenvolvimento e implementações.
Devido à variedade das tipologias de coleções que existem na Universidade do Porto,
o standard usado na informação descritiva deve-se adaptar à coleção que se pretende
descrever, pelo que não se deverá definir um só standard para toda a universidade, nem
sequer um só standard para cada instituição pertencente à U.Porto.
57 Existem duas versões, Dublin Core: Simples e Dublin Core: Qualificado, este último apresenta opções de descrição mais complexas mas as características referidas no texto aplicam-se às duas versões.
99
Meta-informação administrativa
Técnica (Hillmann, 2008):
Existem esquemas genéricos para a descrição de meta-informação técnica como o
PREMIS (abordado posteriormente), porém a melhor prática passa pelo uso de standards
específicos para o material que se pretende descrever, sendo que os mais comuns são texto,
imagens, áudio e vídeo.
A NISO Z39.87 define regras para a descrição de meta-informação técnica de
imagens, regras que se traduziram no standard MIX, desenvolvido pela Biblioteca do
Congresso. Este esquema de XML é o standard com maior apoio internacional devido à sua
facilidade de integração com outros esquemas de meta-informação. Para texto, áudio e
vídeo existem os esquemas textMD, audioMD e videoMD respetivamente, todos
recomendados pela Biblioteca do Congresso.
Fonte digital/eventos (Hillmann, 2008):
Este subtipo de meta-informação está diretamente ligado à preservação digital do
objeto que descreve, surge então, como opção, o esquema PREMIS.
Este esquema pode ser usado para meta-informação técnica, Fonte digital/eventos e
propriedade intelectual, e é recomendado pela Biblioteca do Congresso para o efeito.
Propriedade intelectual (Hillmann, 2008):
Vários esquemas podem ser usados para a descrição de meta-informação sobre
direitos de autor e propriedade intelectual, como o PREMIS, o Creative commons e inclusive
o METS (abordado posteriormente).
Meta-informação estrutural (Hillmann, 2008):
Pode também ser considerada como um subtipo de meta-informação administrativa,
e pode ser representada de várias formas, com METS, PREMIS ou ainda EAD.
100
Este capítulo apresenta um grande foco nas recomendações da Biblioteca do
Congresso, facto explicado não só pelo seu estatuto como instituição de referência, mas
também com o objetivo de introduzir o standard METS, criado e mantido pela Biblioteca do
Congresso.
Apesar da meta-informação poder ser registada separadamente, existem
ferramentas que podem agrupar conjuntos de meta-informação, como o caso do METS, um
standard para a codificação de meta-informação em XML58. O METS apresenta-se como um
esquema de meta-informação capaz de representar meta-informação descritiva,
administrativa e estrutural, bem como um esquema capaz de integrar outros esquemas,
apresentando-se assim como um contentor (container) de meta-informação.
O METS, para além de ter sido criado por um instituto de referência como a
Biblioteca do Congresso, é dotado de um assegurador historial de utilização por parte de
várias instituições internacionais e nacionais. A nível nacional é usado por exemplo pela
Universidade do Porto e pela Câmara Municipal do Porto, nos seus processos de
digitalização e armazenamento de informação. Apesar de existirem alternativas, como o
XFDU59, nenhuma outra apresenta o grau de confiabilidade e validação apresentado pelo
METS, tornando-o como o único esquema do género com aceitação transversal.
Todos os esquemas de representação de meta-informação descritiva, administrativa
e estrutural apresentados, são compatíveis com o METS, o que deixa em aberto a questão
de quais esquemas utilizar para cada uma das partes do METS, trabalho esse não abordado
no âmbito desta dissertação. É, no entanto, de referir que a conjugação de METS, PREMIS e
MIX é o esquema que faz mais sentido no caso especifico dos objetivos do Museu Digital, e
no caso da particular da digitalização abordado nesta dissertação.
58 “XML is the de-facto standard for metadata descriptions on the Internet” (Hillmann, 2008) 59 Deu origem à ISO 13527:2010
101
8.3. Proposta de Política de Preservação Digital
Os esforços de preservação digital numa instituição só darão resultados positivos se
todos os envolvidos contribuírem para a mesma com base em objetivos e trajetos bem
definidos.
Neste sentido é irrefutável a necessidade da criação de uma Politica de Preservação
Digital que informe a comunidade do caminho adotado pela Universidade e que guie os
processos de Preservação Digital.
Assente na análise desenvolvida no estado da Arte, foi criada uma proposta de
Politica de Preservação Digital (anexo 13) que servirá de base para a versão final a
implementar pela instituição. É constituída por cinco ponto (mais as referências),
concretamente, a introdução e objetivos, o âmbito, os princípios, a definição de conceitos e
responsabilidades.
Introdução, Objetivos e Âmbito
Neste capitulo é feita a contextualização da Politica de Preservação, de forma a
sensibilizar a comunidade para as necessidades de uma eficaz preservação digital e a
descrever o modo como esta politica poderá afetar a sua atividade.
Os objetivos foram determinados tendo como referencial os objetivos gerais da
preservação digital e os objetivos específicos do Projeto do Museu Digital.
Princípios
Nesta parte são enumerados os princípios técnicos e procedimentais que guiam os
processos de preservação digital, foram escolhidos após a análise de várias politicas de
preservação digital60 e do contexto organizacional e técnico da Universidade do Porto,
nomeadamente:
60 Extraídas do trabalho “Analysis of Current Digital Preservation Policies: Archives, Libraries and Museums” (LeFurgy, 2013)
102
1. Modelo de Referência OAIS para o sistema de preservação
Este principio é aceite universalmente como obrigatório, o modelo de referência
Open Archival Information System é um marco da preservação digital e um guia para
sistemas de preservação digital em todo o mundo.
2. Standards abertos de meta-informação
Para potenciar a preservação digital na Universidade, é necessário, utilizar, sempre
que possível, standards abertos e bem documentados que não ponham em risco a
preservação e acesso a longo-termo.
3. Protocolos de comunicação
A Universidade é uma instituição que transcende a sua comunidade, sendo um
importante foco de conhecimento para toda a Europa, neste sentido é crucial que os seus
sistemas automáticos sejam dotados de protocolos de comunicação que facilitem a disseminação
de informação. Atualmente, no caso dos museus o protocolo mais comum é o OAI-PMH,
usado por exemplo na ligação com a Europeana.
4. Formatos
A Universidade de procurar normalizar o uso de formatos abertos que facilitem não
só a troca de informação como também a sua preservação. Este principio deve ser
suportado por documentação extra, esta dissertação contribui para este ponto através do
guia de digitalização criado que enumera os formatos desejáveis.
5. Direitos de autor
O respeito pela propriedade intelectual é um pilar de qualquer instituição de ensino,
e a preservação digital, apesar da sua grande importância, deve submeter-se às regras
estabelecidas para o material que pretende preservar. Este principio poderá impedir a
correta preservação de materiais através por exemplo da migração, sendo necessário
considerar outros métodos de preservação nesses casos, como o encapsulamento.
103
6. Exclusões
Este principio básico existe para legitimar a não-preservação de conteúdos, quando
esta não é possível por motivos externos à faculdade.
7. Métodos de preservação digital
Como foi possível constatar no estado da arte, o método mais comum, mais prático e
mais eficaz de preservação digital é a migração, que apesar do seu grau de intrusão continua
a ser o método que oferece mais garantias. É o método standard para sistemas de
preservação digital comerciais como é o caso do Rosetta ou LibSafe. Ainda assim, em casos
em que se justifique, podem ser utilizados outros métodos de preservação (por exemplo,
para não infringir direitos de autor ou para garantir completamente que os objetos a
preservar permanecem inalterados).
8. Priorização de atividades de preservação
Este principio é também bastante universal e foi incorporado na politica de forma a
guiar de forma genérica as atividades de preservação.
9. Gestão de Risco e Recuperação em caso de desastre
Uma diretriz universal da preservação digital, este principio é crucial pois é uma das
medidas que mais contribui para que se evite perdas de informação. É inclusive um dos
pontos obrigatórios para a certificação de repositórios.
10. Segurança
Este principio é também obrigatório para a certificação, pois garante a existência de
um histórico de alterações feitas aos objetos digitais, o que permite comprovar a sua
autenticidade.
11. Retenção
Este ponto existe para garantir que existe um paralelo entre as politicas de
documentação da Universidade e do sistema de preservação digital, relativamente a não só
prazos estabelecidos pela Universidade, mas também prazos legais para o seu
armazenamento.
104
12. Documentação
Documentar politicas, procedimentos e diretrizes é não só, um fator obrigatório para
a certificação, mas também uma prática recomendada para facilitar o uso dos sistemas. Um
dos grandes problemas nas instituições públicas é que muita informação está centrada em
colaboradores singulares e quando existe necessidade de renovar os recursos humanos esta
informação perde-se, este requisito garante também a agilização na transição entre
recursos humanos.
13. Certificação
Como uma entidade que procura sempre melhorar os serviços oferecidos à
comunidade, a Universidade do Porto deve sempre procurar que os seus esforços sejam
reconhecidos de forma a não só garantir que os seus processos são os ideais, mas também
de forma a elevar a imagem da Universidade para o exterior.
Definição de conceitos
Este capitulo é composto por definições de termos usados ao longo da politica de
preservação de forma a garantir a compreensão deste documento por indivíduos que não
estejam familiarizado com a área.
Responsabilidades
Nesta secção são definidos os elementos da instituição responsáveis pela
manutenção desta politica de preservação. Por norma são referidos cargos e não nomes de
colaboradores específicos. Esta informação deve ser preenchida posteriormente assim que
as atribuições sejam decididas pela instituição.
105
Conclusões e perspetivas futuras
Em termos teóricos o projeto em que se inseriu esta dissertação procura ir mais
longe do que a convergência dos LAM, assumindo a Ciência da Informação e a relação
estreita entre áreas disciplinares como a Arquivistica, a Biblioteconomia, a Documentação e
a Museologia.
Os paradigmas tradicionais da gestão de coleções, com padrões descritivos rígidos
para bibliotecas, arquivos ou museus estão a assumir-se cada vez mais como instrumentos
do passado, sendo progressivamente substituídos por lógicas fluidas de gestão
interdisciplinar, motivadas por crescentes apelos à interoperabilidade, por sua vez
originados na necessidade de providenciar mais e melhores serviços de informação à
comunidade. O projeto do Museu Digital da Universidade do Porto é um exemplo desta
mudança de paradigmas ao apostar na interoperabilidade através da normalização da
gestão das coleções museológicas da Universidade do Porto com o objetivo de aumentar
exponencialmente os serviços oferecidos à comunidade U.P. (tanto interna como externa).
Porém, um projeto desta envergadura obriga a um planeamento e execução detalhado e
longo mas que não pode ser ignorado.
É neste sentido que surge o projeto sintetizado na presente dissertação, tendo todos
os trabalhos executados durante a mesma contribuído para o estabelecimento de bases que
permitirão tomadas de decisão informadas por parte dos responsáveis pelas mesmas.
Aliada à lista de requisitos pré-existente, a verificação de pesos junto do grupo de
teste garantiu que a implementação do sistema de gestão de coleções não será perturbada
pelos colaboradores pois estes foram consultados durante o processo de decisão. Permitiu,
também, estabelecer uma base para o desenvolvimento de uma metodologia de validação
de requisitos que se traduz numa avaliação objetiva (ou o menos subjetiva possível) das
alternativas consideradas pela Universidade do Porto para o sistema de gestão de coleções.
Os testes realizados permitiram concluir objetivamente que o Index Rerum no seu estado
atual não colmata de forma alguma as necessidades dos museus da Universidade do Porto e
que existe uma necessidade urgente da implementação de um novo sistema. Ainda
resultante da avaliação feita, é possível concluir que o In Patrimonium é uma opção válida, e
que dentro do leque de soluções consideradas pela Universidade, é claramente a única
106
capaz de responder às necessidades existentes. Estes resultados são fundamentais para
uma tomada de decisão objetiva.
Assente na linha da normalização da gestão das coleções museológicas, um dos
objetivos desta dissertação prendia-se com a necessidade de normalizar os processos de
captura de imagem, de digitalização, em toda a Universidade, para isso deveria ser criado
um guia de digitalização que fornecesse as indicações necessárias. Através da simbiose
entre o levantamento de informação teórica e a produção de nova informação através de
testes práticos, foi elaborado um guia que contempla digitalização por scanner e por
câmara, fornecendo indicações não só a nível técnico e procedimental da captura de
imagem, mas também sobre meta-informação a guardar, que formatos de imagem usar e
que nomenclatura usar para os ficheiros. Apesar deste guia ser já uma boa base, o trabalho
no mesmo precisa de continuar, sendo necessário: testar os perfis de digitalização para
objetos bidimensionais; acrescentar recomendações para a captura de detalhes de imagem
sob uma perspetiva de conservação; acrescentar e descrever os guias específicos utilizados
na universidade; e por fim atualizar continuadamente o guia de forma a manter o mesmo a
par dos padrões de qualidade praticados internacionalmente.
O Projeto do Museu Digital patrocina ainda a potencialização de uma preservação
digital transversal a toda a Universidade do Porto, fator que deu origem à terceira parte
desta dissertação. De forma a contribuir para a edificação de um sistema de preservação
digital, foi definido um conjunto de requisitos, formulados através da combinação de
documentos de referência, nomeadamente a grelha POWRR e a lista de requisitos TRAC,
que permite avaliar diferentes soluções de preservação digital. Apesar de ter sido feita uma
avaliação preliminar de três sistemas de preservação digital, esta foi feita por necessidade
da instituição não sendo, à partida um dos objetivos desta dissertação. É agora necessário
fazer uma avaliação mais aprofundada das soluções disponíveis, procurando inclusive testar
os mesmos como foi feito no caso do software de gestão de coleções. No caso da
preservação digital é ainda importante considerar a possibilidade do uso de uma
combinação de software open source de forma a implementar um sistema mais flexível e
menos dispendioso.
Ainda na preservação digital, qualquer sistema tecnológico que seja implementado,
não colmatará as necessidades transversais da Universidade a não ser que esta disponha de
107
um documento que guie o processo de preservação digital, uma politica de preservação
digital.
Neste sentido foram analisadas diversas políticas de preservação digital de onde se
extraiu uma base que guiou a criação da proposta de politica de preservação apresentada
nesta dissertação.
Este documento providencia um conjunto de princípios que definem o modus
operandi da Universidade do Porto relativamente à preservação digital, foram definidos
com base na avaliação de outras políticas de preservação, no contexto da Universidade e
nas necessidades para futura certificação. Foram ainda estudados esquemas de meta-dados
que poderiam sustentar as necessidades para preservação digital, tendo-se definido quatro
tipos de esquemas para quatro tipos de documentos, nomeadamente, textual, áudio, vídeo
e imagem.
No domínio da preservação digital ainda existe muito trabalho pela frente antes de
ter um sistema de preservação operacional: é necessário definir a configuração exata dos
ficheiros de meta-informação a usar, nomeadamente que conjunto de campos usar no MIX,
no audioMD, no videoMD e no textMD; é necessário definir qual a configuração e qual o
conteúdo que os SIP’s devem ter; definir um plano de preservação para as várias tipologias
de documentos; assegurar a interoperabilidade entre sistemas para que se possa
automatizar workflows; e estes são só alguns dos exemplos do que ainda é necessário fazer
para serem alcançados os objetivos do projeto do Museu Digital relativamente à
preservação digital.
Outro ponto relevante que deve estar presente no planeamento de cada aspeto dos
sistemas é a certificação, tudo deve ser feito de acordo com as diretrizes internacionais de
forma a garantir que quando a altura certa chegar, a Universidade consegue obter
certificações de qualidade não só no sistema de preservação digital/repositório, como
também em todos os outros sistemas implementados.
O Museu Digital é um projeto amplo e que comporta inúmeros riscos. Seja
concretizado, ou não, está a dar oportunidades de reflexão e de trabalho colaborativo que
já tem consequências. Se for concretizado poderá servir como referência apresentando na
sua base não uma instituição de memória mas grupos de colaboradores não docentes e
docentes da Universidade do Porto empenhados no seu sucesso.
108
O objetivo final será a convergência da informação que integra o sistema de
informação da U.Porto e que constitui, para além de recurso de gestão, a memória da
Universidade do Porto e o seu património científico e cultural.
Referências Bibliográficas
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Anexos
Anexo 1 - Inquérito enviado para o grupo de validação
Escala: 1-5 (Secundário); 6-9 (Primário); 10 (Obrigatório)
Contributo de: <Nome>
Requisito Descrição Obrigatório Funcional Primário
Funcional Secundário
Peso Total
de pesos
1 Management of Objects 0 0
1.1 Object Entry Process
The management and documentation of the receipt of objects that are not currently part of the collections. These objects may or may not eventually be accessioned.
0
1.1.1 Uniquely identify objects on deposit
The system can uniquely identify newly received objects or object lots, and assign a unique local deposit number which can be differentiated from accession numbers.
1.1.2 Acquisition or loan records
The system can use entry records as a basis for acquisition or loan records.
1.1.3 Account for objects
The system can ensure that the institution is able to account for all objects or object lots on deposit with identifying data (e.g. owner name, depositor name, location, unique identifier, number of lots, return date).
1.1.4 Receipts
The system can provide a receipt for the owner of the objects or object lots on deposit.
1.1.5 Establish an institution's liability
The system can help to establish the extent of the institution's liability for deposited objects or object lots (e.g. reference to paper file with signed deposit documents).
1.1.6 Record reason for deposit of object
The system can link the deposit of the objects or object lots to a type of event (e.g. valuation, conservation treatment, identification or potential acquisition.)
1.1.7 Finite end to deposit
The system can allow the user to designate a finite end to the period that objects or object lots are temporarily deposited with an institution.
1.1.8 Notification of end to deposit
The system can provide notification about the end of a deposit (e.g. a reminder that the user has to do something, or generate a report).
1.1.9 Objects returned to owner
The system can record that deposited objects or object lots have been returned to the owner as required (e.g. track that the objects have been returned with a return date).
1.2 Acquisition Process
The management and documentation of the addition of objects or object lots to the collection.
0
1.2.1 Basic Information captured
The system records basic information, determined by the institution, about the object or object lot, e.g. Object number, object name, brief description, number of objects, acquisition date, acquisition method, acquisition source, transfer of title, current location, location data and permanent collection
1.2.2 Accession by lot
The system can accommodate accessioning by object lot. This means that it can assign a unique local number to a group of objects that are being accessioned together. The separate objects in the lot may eventually be numbered separately.
1.2.3 Unique system number assigned
The system can ensure that a unique system number is assigned to all objects or object lots.
1.2.4 Local unique numbers
The system can accommodate non-system local unique numbering systems (e.g. accession numbers in a wide variety of formats, Borden numbers).
1.2.5 Previous number
The system can document previous number(s) assigned to the acquired objects or object lots.
1.2.6 Source
The system can record source information (e.g. acquisition source, title, surname, address) about objects or object lots.
1.2.7 Justification of acquisition
The system can record the justification for acquisition of an object or object lot (e.g. reason for acquisition, supporting documentation).
1.2.8 Title transfer
The system can note the transfer of title to the acquiring institution (e.g. method of acquisition, evidence of original title, signature confirming transfer of title, brief description of objects or object lots, and previous owner information).
1.2.9 Accessions register maintained
The system can ensure that an accessions register is maintained, describing all acquisitions and listing them by number.
1.3 Inventory Control Process
The maintenance of up-to-date information identifying all objects or object lots for which the institution has a legal responsibility, including objects on loan, not-yet-accessioned, or previously undocumented items and enquiries.
0
1.3.1 Object location
The system can document details about the current location of objects or object lots.
1.3.2 Object status
The system can indicate the status of all objects or object lots. For example, indicate whether the object or object lot is accessioned, not-yet-accessioned, loaned, exhibited, deaccessioned or missing).
1.3.3 Basic physical inventory
The system can record basic physical inventory information (e.g. record location, date inventoried, staff name).
1.3.4 Spot-checking (verifying inventory information)
The system can document the process of spot-checking to verify the location of an object or object lot, and other inventory information (e.g. record the date checked, checker's name).
1.3.5 Distinguish between spot check and inventory
The system can distinguish between information that has been gathered during an inventory, and during a spot check (e.g. field identifying whether the information was gathered during inventory or during spot check, or separate fields for inventory and spot check information).
1.4 Location & Movement Control Process
The documentation and management of information concerning the current and past locations of all objects/object lots in the institution's care to ensure that the institution can locate any object at any time.
0
1.4.1 Record of permanent location
The system can provide a record of the location where an object or object lot is normally displayed or stored (e.g. permanent location).
1.4.2 Location field
The location field can be made mandatory, even if a location is ‘unknown’.
1.4.3 Location search
The system can retrieve information about objects or object lots by location.
1.4.4 Unique local number search
The system can enable access to location information by unique local number (e.g. Borden number, accession number).
1.4.5 Record of displaced objects
The system can provide a record of the location of an object or object lot when it is not in its previously assigned location (e.g. current location).
1.4.6 Previous location field
The system can ensure that when an object or object lot is relocated the previous location details, including date, are automatically transferred to a previous location field.
1.4.7 Date moved field The "date moved” field is maintained automatically.
1.4.8 Override date moved field
There is a provision to override the "date moved" field.
1.4.9 Location of parts
The system can attach distinct locations to parts of a single object, or single items within an object lot (e.g. indicate that the teapot is on display, but the rest of the tea set is in storage).
1.4.10 Group relocation
The system allows for the relocation of a group of objects, including parts of a single object or items within an object lot, by globally changing the location while still maintaining controls and authorizations.
1.4.11 Temporary location
The system can issue a notification when temporary time limits on locations have been reached.
1.4.12 Person responsible The system can record the person who moved objects or object lots.
1.4.13 Authorizing movements
The system can note the members of staff responsible for authorizing movements of objects or object lots.
1.4.14 History of authorization for object movement
The system can record the history of authorization of movements of objects or object lots.
1.4.15 Transfer
The system allows the transfer of responsibility for objects or object lots between collections within the institution (e.g. transfer from costume to ethnology collection).
1.4.16 Movement audit trail
The system can provide an audit trail for any movement of objects or object lots across the physical or administrative boundaries of the organization.
1.4.17 Handling and packing
The system can document information about the handling, packing, storage and display of objects or object lots.
1.4.18 History of movement
The system can record an unlimited number of previous locations for an object or object lot.
1.5 Cataloguing Process
The compilation and maintenance of primary information describing, formally identifying, or otherwise relating to objects in the collection.
0
1.5.1 Ownership The system can provide reference to ownership of the object or object lot.
1.5.2 Object history
The system can document the history of the object or object lot (e.g. historical data).
1.5.3 Ownership history The system can document the history of the ownership of objects or object lots.
1.5.4 Scholarly research
The system allows information produced by researchers to be recorded (e.g. reference to research files, or actual research data).
1.5.5 Publication history The system can record references to the object that appear in publications.
1.5.6 Frames and other supports
The system can document information about frames and other supports.
1.5.7 Reference to files
An object record can include references to documents or records outside of the collections system.
1.5.8 Whole or parts relationships
The system allows for the management of information about relationships between parts of a single object, between single items within an object lot, and between multiple objects.
1.6 Conservation Management Process
The documentation and management of information about the conservation of objects from a curatorial and collections management perspective.
0
1.6.1 Request for conservation
The system can record request or recommendations about conservation work for an object, object part, or object lot.
1.6.2 Examinations
The system can record the process and results of conservation examinations and any supporting documentation held by the institution, such as archival materials or contracts.
1.6.3 Preventive measures
The system can record any preventative measures that are taken and any supporting documentation held by the institution, such as archival materials or contracts.
1.6.4 Treatments
The system can record any remedial treatment and any supporting documentation held by the institution, such as archival materials or contracts.
1.6.5 Conservation history
The system can document the history of the conditions and treatments of an object.
1.6.6 Notification of treatment call-backs
The system can send an email or other notification triggered by an event in the conservation workflow (e.g. 5 years after an object is repaired or examined).
1.6.7 Access to information by unique local number
The conservation information is accessible via the object's unique local number (Borden number, accession number, etc.).
1.7 Risk Management Process
The management and documentation of information relating to potential threats to an institution's own collection and the objects and object lots for which it is temporarily responsible.
0
1.7.1 Information on threats
The system can document information relating to potential threats to an institution’s collections.
1.7.2 Preventative measures
The system can document information on preventive measures.
1.7.4 Accountability
The system can enable accountability for any object or object lot during and after a disaster (e.g. generate lists of objects by location, condition, or institution's liability).
1.8 Insurance Management & Valuation Control Process
The documentation and management of the insurance needs of objects in an institution's permanent collection, and those for which it is temporarily responsible (such as loans or deposits).Valuation control is the management of information relating to the valuations placed on individual objects or groups of objects, normally for insurance/indemnity purposes.
0
1.8.1 Appraisal The system can document information about appraisals.
1.8.2 Appraiser The system can document information on people who perform appraisals.
1.8.3 Value history
The system can document information relating to the history of valuation placed on individual objects, object lots or other groupings of objects.
1.8.4 Valuation information confidentiality
The system can help to ensure that valuation information is treated in confidence and not released to anyone without the appropriate authority (e.g. only authorized users can access the valuation information).
1.8.5 Objects appropriately insured
The system can check that all the objects in an institution's care are appropriately insured (e.g. report on insurance values, policy numbers, and policy expiry dates).
1.8.6 Insurance claim
The system can document all decisions and actions in the institution's response to insurance claim(s) including cross reference to paper files.
1.8.7 Notification of renewal
The system can provide notification when insurance policies need to be reviewed and renewed (e.g. a reminder that the user has to do something or generate a report).
1.9 Exhibition Management Process
The management and documentation of temporary exhibitions and permanent displays from the curatorial and collections management perspective.
0
1.9.1 Exhibitions & Displays process
The system supports the management and documentation of both analog and digital exhibitions.
1.9.2 Analog and Digital Exhibitions
Analog and digital exhibits can be coordinated or managed separately.
1.9.3 Object reservation
The system can place notices of reserves of objects or object lots for special events.
1.9.4 Document research The system can document research for an exhibition or display.
1.9.5 Exhibition tracking The system can document information about an exhibition's itinerary.
1.9.6 Object exhibition history
The system can document the history of exhibition activities.
1.9.7 Exhibition history of objects
The system can document the exhibition history of specific objects.
1.9.8 Online Exhibit Management
The system can create accessible web pages for online/digital exhibits.
1.10 Dispatch Process
The management and documentation of objects or object lots leaving the institution's premises.
0
1.10.1 / 1.10.2 Location information about accessioned and un-accessioned objects
The system can maintain location information for accessioned and un-accessioned objects or object lots leaving the institution's premises.
1.10.3 Responsibility
The system can record information about persons responsible for authorization of the dispatch of objects or object lots.
1.10.4 Transportation
The system can document details about transportation of objects or object lots.
1.11 Borrowing and Loaning
0
1.11.1 Borrowing
Managing and documenting the borrowing of objects for which the institution is responsible for a specific period of time and for a specified purpose, such as display, research, education, or photography.
0
1.11.1.1 Automatic loan number
For incoming loans, the system can automatically assign a unique loan number to objects or object lots within the loan.
1.11.1.2 Establish periods The system can designate fixed periods for incoming loans.
1.11.1.3 Special considerations
The system can document special considerations regarding borrowed objects or object lots (e.g. maintain information about security requirements).
1.11.1.4 Loaned objects
The system can manage individual objects within an incoming loan (e.g. one object from a group of loaned objects to be returned sooner than the rest).
1.11.1.5 Generate loan-in agreements
The system can generate incoming loan agreements to be signed by both borrower and lender before the loan commences.
1.11.2 Loaning
Managing and documenting the loaning of objects to other institutions for a specific period of time and for a specific purpose, such as display, research, education, or photography.
0
1.11.2.1 Automatic loan number
For outgoing loans, the system can automatically assign a unique loan number to objects or object lots within the loan.
1.11.2.2 Establish periods The system can designate fixed periods for outgoing loans.
1.11.2.3 Special considerations
The system can document special considerations regarding loaned objects or object lots (e.g. maintain information about security requirements).
1.11.2.4 History
The system can document the history of outgoing loans for each object or object lot within the loan.
1.11.2.5 Loaned objects
The system can manage individual objects within an outgoing loan (e.g. one object from group of loaned objects to be returned sooner than the rest).
1.11.2.6 Generate loan agreements
The system can generate outgoing loan agreements to be signed by both borrower and lender before the loan commences.
1.11.2.7 Record of loans
For outgoing loans, the system can maintain a record of all loans, including details of the borrower, the venues, the loan period and the purpose of the loan.
1.11.2.9 Overdue loans
For outgoing loans, the system can track any objects or object lots within an outgoing loan that are overdue.
1.11.3 Logistics of Loans The handling and insuring of objects loaned or borrowed.
0
1.11.3.1 Insurance activities
For incoming and outgoing loans, the system can record insurance activities such as requirements, insurer, appraisers, valuation, etc.
1.11.3.2 Shipping activities
For incoming and outgoing loans, the system can record shipping activities such as schedules and references to files.
1.11.3.3 Link objects to cases
For incoming and outgoing loans, the system can link objects to packing cases.
1.11.3.4 Location tracking
For incoming and outgoing loans, the system can track the location of objects or object lots while on loan.
1.11.3.5 Packing cases
For incoming and outgoing loans, the system can track the location of packing cases.
1.11.3.6 Packing list For incoming and outgoing loans, the system can generate packing lists.
1.11.3.7 Associated costs
The system can record and calculate costs associated with incoming and outgoing loans.
1.12 Process of Deaccession & Disposal
The management of object disposals (transfer, sale, exchange, or destruction) and deaccessions (documentation of the disposal).
0
1.12.1 Transfer of title The system can record the transfer of title to any receiving institution.
1.12.2 Approval
The system can ensure that deaccessioning does not occur without approval being recorded.
1.12.3 Legal title
The system can ensure that the institution has legal title to the object or object lot before commencing with deaccession or disposal (e.g. will not allow user to fill in deaccession or disposal fields unless the institution has demonstrated legal title).
1.12.4 Audit trail
The system can keep an audit trail on objects or object lots that have been disposed of.
1.12.5 Reason for disposal The system can document the reason for disposal
2 Management of Metadata 0
2.1 Metadata Administration
The way in which metadata is stored, tracked and recognized
0
2.1.2 Metadata import/export
The metadata about multimedia files can be imported/exported (e.g. EXIF).
2.1.3 Metadata search
The metadata about multimedia files can be searched (e.g. the user wants to find all the images created with a Canon scanner).
2.1.4 Recognition of metadata
The system can recognize existing metadata produced by digital equipment (e.g. recognize and automatically read in metadata produced by a digital camera).
2.1.5 Language of metadata
The system flags the language of the metadata.
2.1.6 Display of metadata
Users can view metadata for specified data fields, such as classification fields, and files, such as image files.
2.2 Multimedia Files The support and handling of metadata for multimedia files.
0
2.2.1 Indexing Multimedia files are indexed.
2.2.2 Sound files
The system supports sound files (*.wav, *.au, etc.). List the formats supported.
2.2.3 Associated sound files
The system can associate (link) sound files to an object.
2.2.4 Image Files
The system supports image files (*.jpg, *.gif, *.tif, etc.). List the formats supported.
2.2.5 Associated image files
The system can associate image files to an object and the image files can be viewed within the system.
2.2.6 Streaming Data files The system can accept and deliver streaming data.
2.2.7 Associated streaming data files
The system can associate link streaming data files to an object.
2.2.8 Animation files The system supports Flash and non-Flash content.
2.2.9 Associated animation files
The system can associate (link) animation files to an object.
2.2.10 3-D images The system supports 3-D imaging. (*.mov, *.dwg).
2.2.11 Associated 3-D files The system can associate (link) 3-D files to an object or object lot.
2.2.12 Other files
Other multimedia formats are supported, including any file format currently in use by the institution. [Note: Formats to be listed by the institution.]
2.2.13 View both images and text
The system allows images and text to be viewed together on the same screen.
2.2.14 Automatic production of multiple image resolutions
They system can automatically produce images into multiple resolutions for display within the system, for reports generated by the system or for export.
2.2.15 Options for display of images
Users have access to non-destructive editing features, such as dynamic rotate or resizing, that only change the way the image is displayed.
2.2.16 Image captions The system can record a caption that is to be displayed with the image.
2.2.17 Images per object The system can associate multiple images with an object.
2.2.18 Maximum images
The supplier can provide the institution with information about the maximum number of images that can be associated with an object.
2.2.19 Tiling of images The system can tile multiple images on the screen.
2.2.20 Images stored in CMS
The database is capable of containing image files.
2.2.21 Convert images
The system allows images to be converted to multiple image file formats and resolutions.
2.2.22 Reference to original images
The system can document information about the original image (e.g. image reference number, classification, storage location).
2.2.23 Retrieval by image characteristic
The system can enable image retrieval by image characteristic (e.g. find images of objects that are a certain colour (blue), shape (round) or layout (portrait/landscape)).
2.2.24 Search object and image info
The system can search object information and image information at the same time (e.g. search for the name of a photographer in both object record and image record).
2.2.25 Image editing
The system can provide functionality for editing digital images (e.g. colour correct, rotate, resize, resample).
2.2.26 Management of digital files
The system can rename, move, copy digital object files (.WAV, .AVI, .JPG, etc.).
2.2.27 Multimedia plug-ins The system can use plug-ins required by the institution.
2.3 Data Field Structure The way in which data fields are defined.
0
2.3.1 Date Date format can be defined by the institution (yyyymmdd etc.).
2.3.2 Money
Money ($99999.99) with the number of characters (e.g. 12) required by the institution.
2.3.3 Variable-length fields All fields can be stored as variable length fields.
2.3.4 Fixed length fields A field can be defined as fixed length when needed.
2.4 Data Validation 0
2.4.1 Numeric
Numeric values can be validated (e.g. integer only for a specific field such as number of items in a lot).
2.4.2 Real The system can validate real values (e.g. decimal numbers).
2.4.3 Alphabetic Alphabetic values can be validated.
2.4.4 Upper/lower case
The system can validate that values are the correct mix of upper or lower case (e.g. Borden number = AaAa).
2.4.5 Date The system can validate date values as defined by the institution.
2.4.6 Data Entry Tools
The system supports data entry tools to facilitate validation (e.g. date pickers).
2.4.7 Time The system can validate time data type (e.g. hh:mm:ss).
2.4.8 Fixed-length
The system can validate fixed length values (e.g. enter data which exceeds the field length, update, retrieve and display).
2.4.9 Minimum/maximum value
The system can validate minimum/maximum values (e.g. minimum value is 1 and/or maximum value is 10).
2.4.10 Pattern matching
Values can be matched against a pre-defined pattern (e.g. Canadian postal codes, US zip codes).
2.4.11 Input masks and smart data validation
The System supports input masks and/or smart data validation.
2.5 Data Update Refers to the manner in which the system keep data current.
0
2.5.1 Real-time updates Updates are processed as soon as they are made.
2.5.2 Batch updates
Updates can be grouped and processed in a designated sequence (e.g. several changes made to different records and processed in a batch).
2.5.3 Global updates
Updates can be processed against all records (e.g. one change made to all records).
2.5.4 Validation batch updates
Validation can be applied to batch updates.
2.5.5 Validation global updates
Validation can be applied to global updates.
2.6 Indexing of Fields
Refers to the processing of data indexing tasks performed by the system.
0
2.6.1 Multiple fields to one index
One index can be used to search on many fields (e.g. the index name could be location and under the index named location would be all the location fields like room, cabinet, drawer).
2.6.2 Concatenation of fields and character string
A field and a character string can be concatenated to create a single entry in the index.
2.6.3 Updates indices automatically
Indices are updated automatically and immediately whenever a change (addition, update, deletion) in an indexed field occurs.
2.7 Vocabulary Control 0
2.7.1 Authority Control
For the purposes of this document, "authority" should be taken to mean a simple list of permissible terms (not arranged hierarchically) to be used during data entry and/or retrieval.
0
2.7.1.1 Authority control with software
Authority control is available within the software.
2.7.1.2 Update authority lists procedure
The system can provide a separate procedure to update an authority list.
2.7.1.3 Develop authority lists
Authority lists can be developed within the software.
2.7.1.4 Fields with authority control
The user can choose the fields for authority control.
2.7.1.5 Integrate pre-built authority lists
External pre-built authority lists can be integrated into the software at any time.
2.7.1.6 Authority lists for entry and validation
Authority lists can be used to assist in the entry and validation of data (e.g. user can select from the authority list during data entry).
2.7.1.7 Authority lists included in the system
The supplier can provide a list of authority lists that are included in the system.
2.7.1.8 Authority lists for search
Authority lists can be used to assist in the formulation of search criteria (e.g. user can select from the authority list to help select terms to enter as search criteria).
2.7.1.10 Authorization to alter authority lists
The system can control permissions to add, change, and delete terms in an authority list to ensure that a specific user is authorized to make changes.
2.7.1.11 Print authority lists
All authority lists can be printed.
2.7.1.12 Several authority lists used within one field
Several different authority lists can be used within a single field (e.g. Object Name field has separate term list for Textile department, Ethnology department).
2.7.1.13 Deletion/change of terms - implications for records
The system can handle the change or deletion of an authority term if the term is currently used in the records.
2.7.2 Thesaural Control
For the purposes of this document, "thesaurus" is taken to mean a list of terms showing hierarchical, synonymous, and other relationships.
0
2.7.2.1 Thesaural control with software
Thesaural control is available within the software.
2.7.2.2 Update thesaurus files procedure
The system provides a procedure to update a thesaurus file.
2.7.2.3 Developed thesauri Thesauri can be developed within the software.
2.7.2.4 Fields with thesaural control
The user can choose the fields for thesaural control.
2.7.2.5 Integrate pre-built thesaural files
External pre-built thesauri (e.g. Thesaurus of Geographic Names, Art & Architecture Thesaurus, or a locally-built thesaurus that is already in use by the museum) can be imported and integrated with the system.
2.7.2.6 Thesauri for entry and validation
Thesauri can be used to assist in the entry and validation of data (e.g user can browse and select from the thesaurus during data entry).
2.7.2.8 Thesauri for search
Thesauri can be used to assist in the formulation of search criteria (e.g. user can browse and select from the thesaurus to help select terms to enter as search criteria).
2.7.2.9 Thesauri for term expansion during retrieval
Thesauri are used during the retrieval process to expand a users’ search to include synonyms and narrower terms (e.g. if a user searches for “Painting”, the system invokes the thesaurus to include narrower terms like “Watercolour”).
2.7.2.11 Authorization to alter thesaurus
The system can provide a control over who can add, change, and delete terms in a thesaurus file.
2.7.2.12 Homonyms within thesaurus
The system can handle homonyms within the thesaurus and prompt users towards options (e.g. "drum" as a percussion instrument or as a container).
2.7.2.13 Thesaurus viewed hierarchically
The terms in the thesaurus can be viewed and browsed hierarchically.
2.7.2.14 Unauthorized term
The system can create and use an unauthorized term which can then be marked for review at a later date.
2.7.2.15 Print thesauri files All thesaurus files can be printed.
2.7.2.16 Display all thesaurus information
The system can display all information associated with a thesaurus term (e.g. relationships, definition, scope notes, etc.).
2.7.2.17 Several thesauri used within one field
More than one thesaurus can to be used with a single field (e.g. Object Name field has separate thesauri for Textile department, Ethnology department, etc.).
2.7.2.18 Monolingual and multilingual thesaurus, ISO standard
The system can support ISO 25964-1:2011 - Information and documentation -- Thesauri and interoperability with other vocabularies -- Part 1: Thesauri for information retrieval.
2.7.2.19 Development of multilingual thesauri
Multilingual thesauri can be developed within the software.
2.7.2.20 Development of monolingual thesauri
Monolingual thesauri can be developed within the software.
2.7.2.21 Change of terms - implications for records
The system can handle the change of a thesaurus term if the term is currently used in the records.
2.7.2.22 Change of terms - implications for narrower terms
The system can handle the change of a thesaurus term which has narrower terms linked to it.
2.7.2.23 Deletion of terms - implications for records
The system can handle the deletion of a thesaurus term if the term is currently used in the records.
2.7.2.24 Prevent deletion of terms which have narrower terms
The system will prevent the user from deleting a thesaurus term which has narrower terms linked to it.
3 User Interface 0
3.1 Help Features 0
3.1.2 Tutorial available The system has an integrated tutorial.
3.1.3 On-line help The system can provide on-line Help.
3.1.4 Help on request The system only offers Help when requested.
3.1.5 Context-sensitive help
When the help function is invoked, the information displayed always relates to the process being executed (e.g. while in query invoke help).
3.1.6 Help at the field level
Help is available to describe the proper content of a field during data entry or retrieval.
3.1.7 Self-explanatory help
The on-line help is self-explanatory (must not consist only of codes that requires the operator to consult a manual).
3.1.8 User-defined help The system allows users to add to or change the current help information.
3.1.9 User-built help file
The system allows users to build their own help files (e.g. adding help for a field which currently does not have help).
3.2 Data Entry 0
3.2.1 Repeatable field
The system allows a field entry to be flagged as being repeatable for subsequent entries until the flag is removed.
3.2.2 Repeatable multiple entries
The system allows multiple entries to be flagged as being repeatable for subsequent entries until the flag is removed.
3.2.3 Record duplication
The system allows data duplication to be performed automatically at the record level.
3.2.4 Default Values
The system allows any data field to be assigned a start-up default value that will be automatically entered for new entries (e.g. department name).
3.2.5 Mandatory fields The system allows any number of fields to be flagged as mandatory.
3.2.6 Override mandatory fields
The system allows mandatory fields to be temporarily overridden.
3.2.7 Calculated fields
The system allows field entries to be calculated from other field entries or constants (e.g. taxes are set at a fixed rate and calculated automatically).
3.2.8 Cut and paste
The system allows cut and paste operations (e.g. cut a field and paste it to another field within the same document).
3.2.9 Fields copying
The system allows copying of fields selectively from one record to another (e.g. copy two fields from an existing document into a new document).
3.2.10 Data formatting
The system can support text format standards (italic, bold, underline, etc.).
3.2.11 Macros
The system can record information inside macros to speed data entry (e.g. create a new document, update, retrieve and display).
3.2.12 Hot-key
The macros can be executed for data entry purposes by pressing special key combinations (e.g. Ctrl + R will execute a macro to print the document that has been entered).
3.2.13 Search and replace within record
The system can offer a search and replace function within a single record during the data entry process (e.g. identify a source name, search for the name within one record only, and replace with new text).
3.2.14 Search and replace between records
The system can offer a search and replace function between records during the data entry process (e.g. identify a source name, search for the name across the database, and replace with new text).
3.2.15 Import data from other sources for part/entire records
The system can draw date from required formats, such as Microsoft Office, open source files, etc.
3.2.16 Field level controls
The system allows the institution to set controls over mandatory/optional settings for each field to set the default value of a field and to apply input masks.
3.2.17 Date pickers The system includes a date-picker.
3.2.18 Spell checker There is an on-line spell checker.
3.2.19 Language of spell checker
Users can choose the language of the spell checker.
3.2.20 Add terms to spell checker
Users can add terms to the spell checker.
3.3 Date Formats 0
3.3.2 Date entry The system supports date pickers and pop-up calendars.
3.3.3 Date searching The system can specify the date format for searching.
3.3.4 Date display The system can specify the date format for display.
3.3.5 Date output The system can specify the date format for output (e.g. reports).
3.3.6 Attribution dates
The system supports approximate dates (e.g. prior to, later than, circa, ?, BC, AD).
3.3.7 Date conversion
The system can convert dates to a standard format (e.g. when entering dates different formats (050596, 05 MA 96, 05 May 1996, 19960505, 960505) can be entered and the system will convert to a standard format).
3.3.8 Unknown dates The system allows unknown dates to be entered as such (e.g. unknown).
3.4 User Customization 0
3.4.1 Data entry screen(s) The system allows users to customize the layout of data entry screens,
3.4.2 Data retrieval screen(s)
The system allows users to customize data retrieval screens (e.g. on the data retrieval screen change a field label, retrieve and display a document).
3.4.4 Error messages
The system allows users to customize error messages (e.g. generate an error message, change the wording in the error message, invoke new error message).
3.5 Bilingual (English/Portuguese)
0
3.5.1 Alternate language The system can function in an alternate language.
3.5.2 Language selection at login time
The system allows an alternate language to be selected at login time.
3.5.3 Language selection on any screen
The system allows an alternate language to be selected from any screen.
3.5.4 English or Portuguese information
The system allows all information to be displayed in either language (e.g. English or Portuguese).
3.5.5 English and Portuguese information
The system allows all information to be displayed in both languages (e.g. English and Portuguese).
3.6 Other Languages 0
3.6.1 UTF-8 The Unicode UTF-8 character-set standard is supported.
3.7 Web Interface 0
3.7.1 Access via Internet The system can provide access through a web browser.
3.7.2 Consistent between platforms
The system can provide full functionality through a web browser.
3.8 Accessibility
The system supports tools for ensuring the user interface and content is accessible to people with disabilities.
0
3.8.1 Alternative formats The system supports alternate formats for accessibility.
3.8.2 Input methods The system offers a choice of input methods.
3.8.3 Output methods The system offers a choice of output methods.
4 Query 0
4.1 General Requirements 0
4.1.1 Query using native language
A query can be executed using the query native language.
4.1.2 Formatted screens The system can use formatted screens to execute a query.
4.1.3 Query any field A query can be run against any field.
4.1.4 / 4.1.5 / 4.1.6 Boolean AND; OR; NOT
The boolean operator AND is accepted.
4.1.7 Nesting expressions
The system can enter nested searching expressions in the command line or search box (e.g. First Name=TOM AND ((Surname=SMITH) OR (Surname=BROWN)) to a level required by the institution.
4.2. Range Searches 0
4.2.1 Search operators
Range searches using the =,<,> operators are accepted (e.g. find artists whose birth dates are greater than or equal to 1950).
4.2.2 Range searches on numeric fields
Range searches on numeric values are accepted (e.g. find all objects in the database that have a value between $5,000 and $10,000).
4.2.3 Range searches on date fields
Range searches on date fields are accepted (e.g. find all objects that were accessioned between May 12, 1999 and June 14, 2000).
4.2.4 Using attribution dates
Date arithmetic can be performed on date fields with attributions (e.g. there is data that is c1945. Find everything from 1920-1944 will be including a search of ‘c1945’).
4.2.5 Range searches on character fields
Range searches on alphanumeric fields are accepted.
4.3 Wilcard Searching 0
4.3.3 Wildcard on any field The use of wildcards on any field is accepted.
4.3.4 Character substitution
The use of wildcards for any character substitution is accepted (e.g. "sm*th" finds both "smith" and "smyth").
4.4 Query Results 0
4.4.1 Save results
The system allows the results from a query be saved for future use. (Not saving the query, but saving the results from the query).
4.4.2 View results in alternative format
The results of the query can be displayed and formatted in the data entry screen.
4.4.3 Default format The system has a default record display order.
4.4.4 Object display order The system has a default field display order.
4.4.5 Define default field display order
The system allows the default field display order to be changed.
4.4.6 Field display The system can select the fields to be displayed.
4.4.7 Forward, backward browsing
The system can browse forward and backward through individual records and/or groups of records.
4.4.8 Carry forward
When viewing a record that has many screens, the system can carry forward basic information which identifies the record (e.g. unique key, accession/catalogue number, object lot).
4.4.9 Relative position
The system can indicate the relative position of the current screen within the record or set of records being displayed (e.g. Screen N of N or Record N of N).
4.4.10 Access to related objects
The system can retrieve and display related objects based on their whole/part relationship (e.g. retrieve a record with a whole/part relationship, display all related information).
4.4.11 Sort results
The results from a query can be sorted by various fields (e.g. perform a query, sort results on 3 different fields and display the documents).
4.4.12 / 4.4.13 Ascending and Descending
The results from a query can be sorted by various fields in ascending/descending order (e.g. perform a query, sort the results in ascending/descending order, and display the documents).
4.5 Features 0
4.5.4 Presence/absence searching
The system allows searches for the presence of a value or expression or for the absence of a value or expression (e.g. search for the presence of a value, then search for the absence of a value).
4.5.5 Non-indexed fields Searches can be performed on non-indexed fields.
4.5.6 Multiple field searches
The system allows a search to be performed on multiple indexed and not-indexed fields.
4.5.7 Query hit list The system can browse through lists of previous queries.
4.5.8 Number of hits The system can inform the user of the number of hits (query results).
4.5.10 Search refinement
The system can refine search results with new search criteria (e.g. a search was done for Tom Thomson paintings; a new criterion is used to find the Emily Carr paintings in the same result set, narrowing it).
4.5.12 Search history The system can provide a facility for displaying previous search results.
4.5.13 Review results in query mode
The system can view the results from a query without having to exit the query function.
4.5.14 Modify query Once a query has been executed, it can be modified for re-execution.
4.5.15 Save query A query can be saved for future use.
4.5.16 Print query results Query results can be printed.
4.5.17 Simple (Google style) search
A simple Google-type search interface is available to the public.
5 Reports 0
5.1 Pre-defined Reports
Reports that have been designed and created in a specific layout format and that are available within the software.
0
5.1.1 Pre-defined reports provided
The system comes with a series of pre-defined reports that can be generated in file formats required by the institution.
5.1.2 List pre-defined reports
List the pre-defined reports available (e.g. accession/catalogue number, artist/maker, object, source).
5.1.3 Change pre-defined reports
The system can change a pre-defined report.
5.1.4 Save changed reports The system can save a changed report as a new report for future use.
5.1.5 Specify sort order
The system allows the user the flexibility to specify the sort order of a pre-defined report.
5.1.6 Frequency report
The system can provide a frequency report for any field (e.g. Object Name - 10 dolls, 5 chairs).
5.1.7 Concatenated fields
The system can provide a frequency list for any concatenation of fields (e.g. Object Name, Object Type (10 chairs; rocking, 11 chairs; arm)).
5.1.8 Count of terms
The system can provide a frequency report on a count of unique terms (e.g. a query for Tom Thomson finds 300 works. Provide a frequency list for the object name field - 100 paintings, 200 sketches).
5.1.9 Records processed
The system can provide a frequency report with totals (e.g. total number of records processed).
5.1.10 Offline object worksheets
The user can work off-line on printed or electronic worksheets and use the system to synchronize changes for the database.
5.1.11 User input
The system can provide a pre-defined report in columnar format with user input required (e.g. pre-defined report with six columns, user specifies the fields, headings, and the width of columns).
5.1.12 Modify report format
The system allows users to temporarily change a pre-defined report.
5.2 User Defined Reports 0
5.2.1 General Requirements
Ways in which users can choose and limit data for reporting.
0
5.2.1.1 User defined reports
The system allows users to define reports.
5.2.1.2 Copy and modify reports
The system allows the user to copy an existing report, modify it and create a new report.
5.2.1.3 Labels The system can create labels using any fields defined by the user.
5.2.1.4 Generate form(s) The report generator can generate a form (e.g. legal form).
5.2.1.5 Include/exclude fields
The report generator allows any field(s) to be included or excluded from a report in administrator mode.
5.2.1.6 Full boolean search The report generator allows the use of boolean searches.
5.2.1.7 Sort on any field The report generator sorts on any field.
5.2.1.8 / 5.2.1.9. Ascending / Descending sort
The report generator sorts fields in ascending / descending sequence.
5.2.1.10 Calculates totals
The report generator calculates totals (e.g. total insurance value for the entire collection).
5.2.1.11 Calculate sub-totals
The report generator calculates sub-totals (e.g. total insurance value for entire collection by department with sub-totals).
5.2.1.12 Columnar reporting
The report generator produces columnar reports (e.g. select a group of records, sort by object number, print these fields in columns - object number, object, location).
5.2.1.13 Redefine field names
The report generator allows for field names to be customized when printed (e.g. Object Name field name changed to Name of Object).
5.2.1.14 Report browsing The system allows users to browse reports.
5.2.1.15 Indication of progress
When a report is run on-line, the system displays an indication of progress (e.g. scale or percentage completed).
5.2.1.16 Report display on screen
The user can view the output from a report on the screen.
5.2.1.17 Reports printed The user can print the output from a report.
5.2.1.18 Reports saved on disk
The system allows users to save reports on disk (e.g. save output form report, retrieve report from disk and display).
5.2.1.19 Reuse saved output
The system allows the saved output from the report to be reused (e.g. retrieve the saved report from 5.2.1.19 and display in a Word Processing Package).
5.2.2 Formatting Features Ways in which users can define the look of reports.
0
5.2.2.1 Text formatting
The system supports text format standards including diacritics and different fonts.
5.2.2.2 Document formatting
The system supports document formatting including headers and footers, margin control.
5.2.2.3 Date produced The report generator outputs the date that the report was generated.
5.2.2.4 Date formats The report generator outputs the date that the report was generated in various date formats selected by the user.
5.3 Document Production Ways in which users can define the outputs of system-created reports.
0
5.3.1 Templates
The system has the functionality to edit report and other templates by administrators. It is possible to change report templates without system customization.
5.3.2 Web Reports The system can create reports in accessible HTML.
5.3.3 Emails The system can generate emails based on user-defined triggers.
5.4 Visual representation of data
Features that would allow users to see broad data categories through visual representations, rather than through lists.
0
5.4.1 Browsing taxonomies
The system can highlight or visually represent characteristics of taxonomies, such as taxonomy structures, or usage and search statistics.
5.4.2 Temporal data
Temporal data can be rendered through timelines or other forms of visualization.
5.4.3 Geographic data
The system can render geographic data through maps, floor plans or other visualization formats.
6 Enhanced Collections Management 0
6.1 Rights and Reproductions
The documentation and management of information about the reproduction of objects, including the preparation of images, casts, and models.
0
6.1.1 Rights and Reproductions Management
The system integrates a variety of rights management schemes (Canadian copyright, CC, other jurisdictions) into its workflow.
6.1.2 Record copyright ownership
The system can document ownership of copyright of an object.
6.1.3 Ownership of copyright of reproductions
The system can document the ownership of copyright of any reproduction.
6.1.4 Document information about reproductions
The system can document information about reproductions of objects, including images, casts and models.
6.1.5 Access to reproductions by unique local number
The system allows reproductions to be accessed via the unique local number (e.g. if any type of reproduction exists can it be documented and searched via the unique number (accession number, reproduction number, Borden number).
6.1.6 Illegal Reproduction
The system can incorporate features to discourage the illegal reproduction of the digital image (watermarks).
6.1.7 Copyright
The system can record the copyright information for both the master digital image and its surrogates.
6.1.9 Print images The system can print any image.
6.1.10 Print image/text and copyright
Notification of copyright is provided upon printing of images/text.
6.1.11 Sale of images
The system can deal with the sale of images (digital/printed) (e.g. Client name, address, order quantity and price).
6.1.12 E-commerce The system connects to a third party e-commerce service.
6.1.13 Receipt The system can produce a receipt for the sale of images.
6.1.14 Link to Object record
The system can link the sale of image to the object record (e.g. does the object record now indicate that one reproduction of the object exists?).
6.1.15 Physical characteristics
The system can document the physical characteristics of the image file (e.g. resolution, colour depth or compression).
6.2 Public Access and Engagement
The system’s capacity to support public viewing of and input into information accessed by the public.
0
6.2.1 Searching module The system can provide a searching module for public access.
6.2.2 Internet public access The system can provide public access via Internet.
6.2.3 Subset access Public users can define subsets at a level controlled by the institution.
6.2.5 Alternate language The system allows the selection of an alternate language by the public.
6.2.7 Multiple databases
The system allows the public to select the database of choice (e.g. If an institution has many departments, can the public select only one or two?).
6.2.8 View selected fields The system allows viewing only selected fields.
6.2.9 Search refinement The system allows the public to refine searches, both by including other search criteria and amending existing ones.
6.2.10 Save searches The public can create accounts to save searches and results.
6.2.11 Collect information from public
The system can collect information from the public.
6.2.12 Print results The system allows the public to print the results from searches.
6.2.13 Print control
The system allows the institution to control the format, content and the number of records to print.
6.2.15 Printing of images The system allows images to be printed by the public over the web.
6.2.16 Visitor statistics The system can run statistics on visitors, hits, etc.
6.3 Customization Customization of workflows, data entry fields, reports, controlled vocabularies, event types, and access control levels.
0
6.3.1 Customization by the supplier
The software can be customized by the supplier.
6.3.2 Customization by the user
The software can be customized by the user.
7 Technical Requirements 0
7.1 Import/Export Functions
0
7.1.1 Import Files 0
7.1.1.2 Field selection available
The system can import ASCII files and load the information into specific fields (e.g. create a word processing file containing information for Accession Number and Object Name; import to specific fields).
7.1.1.3 Summary report
The system can generate a summary report for the import function listing such things as number of records read, rejected, accepted, etc.
7.1.1.4 Field validation The system can perform field validation when importing data.
7.1.1.5 Duplicate checking When importing records, the system can check for duplicate records.
7.1.1.7 Bypass field validation
The system can permit bypassing of field validation during imports and generate appropriate error reports.
7.1.1.8 Hold for verification
For records that have failed data validation during import, the system can produce an error report or hold these records for user verification (e.g. import data with an invalid term to an authority-controlled field).
7.1.1.9 Long fields
The system can provide a report if data has been rejected or truncated on import.
7.1.1.10 Import XML The system can import in XML.
7.1.2 Export Files 0
7.1.2.3 Field selection available
The export function allows the selection of fields to be exported (e.g. export the Accession Number and Object Name data from records imported).
7.1.2.4 Summary report
The system can generate a summary report for the export function listing such things as number of records read, number of records exported, etc.
7.1.2.5 Flag data records The system can flag the record(s) that have been exported.
7.1.2.6 Flag data fields The system can flag the fields that have been exported.
7.1.2.8 Object linking
The system supports object linking or equivalent (e.g. link to a Word document within a text field).
7.1.2.10 Export XML
The system can export in XML in a standard (e.g. Dublin Core or SPECTRUM) or customizable format.
7.1.3 Interface with Other Software
0
7.1.3.1 Word processor
The system allows data to be imported from and exported to word processing software.
7.1.3.2 Spreadsheet
The system allows data to be imported from and exported to spreadsheet software.
7.1.3.4 ODBCCompliant
The system allows queries to be performed from outside the institution using ODBC (Open Database Connectivity).
7.1.3.5 Interoperability The system can exchange data with other systems based on interoperability standards (e.g. OAI, Dublin Core).
7.2 Documentation & Support
0
7.2.1 User documentation
The supplier can describe options for user documentation, release notes and updating documentation.
7.2.3 On-line documentation
All documentation is available on-line.
7.2.4 Documentation for new users
A ‘quick start’ version of the full documentation is available to support new users.
7.2.5 System documentation
The supplier can fully describe the components of the system, including base software.
7.2.7 Data dictionary formats
The data dictionary is available electronically or online, and it is included as part of the documentation package.
7.2.8 Customized modules
The system can be customized to add functions specific to disciplines (e.g. separate module for ethnology, history or fine arts).
7.2.9 Source code provided Does the vendor provide access to the source code?
7.2.10 Protection
The supplier agrees to have a machine-readable copy of the full source code for all the purchased software, plus necessary supporting documentation, delivered to an agreed third party at the time of installation and with each new release.
7.2.11 Institution’s rights if the supplier withdraws from business
The supplier can confirm and provide proof that the institution will have the right to maintain and develop the collections management system itself if the supplier withdraws from business or from supplying the system.
7.3 Training 0
7.3.1 Training included with software
The supplier can describe and provide costs related to all training options, including specialized and customized training (e.g. security and control, backups, and system administration).
7.3.2 Third-party training Third-party suppliers are in place to provide training.
7.3.3 On-site training The training will be provided at the client site.
7.3.4 Train-the-trainer option
The supplier can provide or support a train-the-trainer program.
7.4 Features
Data fields and tasks related to specialized collections, topics or disciplines relevant to collections.
0
7.4.1 Discipline
The system has built-in modules or functions specific to discipline (e.g. separate module for ethnology, history or fine arts).
7.5 Special Features
Data fields and tasks related to special forms or types of information relevant to collections
0
7.5.1 Customized sort table
The system allows sort tables to be customized to change the order (collating sequence) of the results (e.g. sort accession numbers in a logical order).
7.5.2 Saving sort table The system allows a modified sort table to be saved for further use.
7.5.3 Multi-tasking
The system lets the user interrupt what they are doing to perform other tasks.
7.5.4 Reminder function The system can interrupt a user to do other tasks.
7.5.5 Measurement conversion
The system can automatically convert and display imperial and metric measurements.
7.5.6 Converts measurements on reports
The system can automatically convert imperial and metric measurements for reports.
7.5.7 Selection of measurements
The system allows users to select preferred measurement units for data entry, display, reports, etc.
7.5.8 Overrides converted measurements
The system can change the values of the converted measurements (e.g. change converted measurements while in data entry mode).
7.5.9 Support bar codes The system supports bar code information.
7.5.10 Bar code labels The system can produce bar code labels.
7.5.11 Bar code software Bar code support software comes with the system.
7.5.12 Support bar-code scanners
The system allows information scanned by a bar code scanner to be loaded into the collections management system at a later time.
7.5.13 Supports OCR The system supports Optical Character Recognition (OCR).
8 System Administration 0
8.1 Security The way in which the system handles the identity of users and the control and tracking of permissions to change data.
0
8.1.1 Multi-level security
The system provides security for different levels of user (e.g. Administrator, Data Entry clerk, Curator, Public Access, Scholarly research).
8.1.2 User ID security The system requires user-id for access to the system.
8.1.3 Password security The system requires all users to enter a password for access to the system.
8.1.4 Password administration
The system has procedures for initiating and changing passwords.
8.1.5 User function security
The system allows system administration to define security at the function level (e.g. allow a user to access data entry functions only).
8.1.6 File security
The system allows system administration to control access, for different levels of user, to one or more specific files.
8.1.7 Field(s) security
The system provides controls to limit access to one or more specific fields within the system (e.g. amending location information).
8.1.8 Record(s) security
The system provides controls to limit access to a specific record or group of records within the system.
8.1.9 Security by discipline
The system provides controls to limit access to one or more specific disciplines within the system.
8.1.10 Record amendment security
When a record is being amended by a user, that record is protected from being changed or deleted by other users.
8.1.11 / 8.1.12 Record locked & available
When a record is being amended by a user, that record is available to other users in read-only mode or unavailable to other users.
8.2 Index(s) The administration of indexing activities. 0
8.2.1 Change of index System administration can change the index of any field.
8.2.2 Restructuring of affected indexes
System can be used while indexes are being rebuilt.
8.3 Backup
The system’s role in creating and storing back-ups of data, interfaces, configurations, metadata, data structures, reports etc.
0
8.3.1 Backup and recovery process
The software has a built in backup and recovery process.
8.3.2 Back-end database back-up and recovery
The standard functionality of the back-end database will completely back-up and recover the system. This includes data, settings, transactions, users, interface, etc…
8.3.5 Backup process
The system has a built-in backup process or can use the standard functionality of the back-end database for backups.
8.3.6 Recovery process
The system has a built-in recovery process or can use the standard functionality of the back-end database for recovery.
8.3.9 Automate backups
The backup process can be automated. Briefly describe how the backup process is automated.
8.3.10 Automate recovery
The recovery process can be automated. Briefly describe how the recovery process is automated.
8.4 Audit Reports Options for reporting on the system itself, rather than the data in the system.
0
8.4.1 Audit report on data
The system provides a report of all newly created/amended/deleted records (e.g. display the report of all newly created/amended/deleted records).
8.4.2 Deleted records For deleted records, the audit report contains all contents.
8.4.3 Audit report on changes
The system provides a report of all changes in a record.
8.4.4 User access profiles The system provides a report of all user access profiles.
8.4.5 Audit report on user activity
The system provides a report by user id of login/logout time on the system over a specific period (e.g. list login/logout times for each user).
8.4.6 Audit report on module activity
The system provides a report of functional usage by user ID of system activity over a specific period (e.g. list the number of times each type of system activity (report, query, accession) was accessed on a certain day by a user.
8.4.7 Audit module usage
The system provides a report by system activity on user access over a specific period (e.g. for each system activity (report, query, accession, etc.) list each user who accessed on a particular day).
8.4.8 Query report The system provides a report of the queries performed by users.
8.4.10 System limits
The system can support the number of objects managed now and anticipated to be managed in # years.
Anexo 2 - Análise de Respostas aos inquéritos por
Questionário
J&F Rita Marisa Simão Desvio Médio
1 Management of Objects 541 930 581 570 137,25
1.1 Object Entry Process
The management and documentation of the receipt of objects that are not currently part of the collections. These objects may or may not eventually be accessioned.
36 56 41 40
6,38
1.1.1 Uniquely identify objects on deposit
The system can uniquely identify newly received objects or object lots, and assign a unique local deposit number which can be differentiated from accession numbers.
3 10 3 3
2,63 1.1.2 Acquisition or loan records
The system can use entry records as a basis for acquisition or loan records. 9 9 9 10 0,38
1.1.4 Receipts The system can provide a receipt for the owner of the objects or object lots on deposit. 2 8 2 4
2,00
1.1.6 Record reason for deposit of object
The system can link the deposit of the objects or object lots to a type of event (e.g. valuation, conservation treatment, identification or potential acquisition.)
9 4 9 7
1,75
1.1.7 Finite end to deposit
The system can allow the user to designate a finite end to the period that objects or object lots are temporarily deposited with an institution.
4 8 9 7
1,50
1.1.8 Notification of end to deposit
The system can provide notification about the end of a deposit (e.g. a reminder that the user has to do something, or generate a report).
2 9 2 4
2,38
1.1.9 Objects returned to owner
The system can record that deposited objects or object lots have been returned to the owner as required (e.g. track that the objects have been returned with a return date).
7 8 7 5
0,88
1.2 Acquisition Process The management and documentation of the addition of objects or object lots to the collection.
57 81 64 71 7,75
1.2.1 Basic Information captured
The system records basic information, determined by the institution, about the object or object lot, e.g. Object number, object name, brief description, number of objects, acquisition date, acquisition method, acquisition source, transfer of title, current location, location data and permanent collection
10 10 10 10
0,00
1.2.2 Accession by lot
The system can accommodate accessioning by object lot. This means that it can assign a unique local number to a group of objects that are being accessioned together. The separate objects in the lot may eventually be numbered separately.
4 8 4 7
1,75
1.2.3 Unique system number assigned
The system can ensure that a unique system number is assigned to all objects or object lots. 10 10 10 10
0,00
1.2.4 Local unique numbers
The system can accommodate non-system local unique numbering systems (e.g. accession numbers in a wide variety of formats, Borden numbers).
4 7 4 4
1,13
1.2.5 Previous number The system can document previous number(s) assigned to the acquired objects or object lots. 8 10 10 10
0,75
1.2.6 Source The system can record source information (e.g. acquisition source, title, surname, address) about objects or object lots.
7 10 10 10 1,13
1.2.7 Justification of acquisition
The system can record the justification for acquisition of an object or object lot (e.g. reason for acquisition, supporting documentation).
6 9 8 6
1,25
1.2.8 Title transfer
The system can note the transfer of title to the acquiring institution (e.g. method of acquisition, evidence of original title, signature confirming transfer of title, brief description of objects or object lots, and previous owner information).
3 9 3 8
2,75
1.2.9 Accessions register maintained
The system can ensure that an accessions register is maintained, describing all acquisitions and listing them by number.
5 8 5 6 1,00
1.3 Inventory Control Process
The maintenance of up-to-date information identifying all objects or object lots for which the institution has a legal responsibility, including objects on loan, not-yet-accessioned, or previously undocumented items and enquiries.
33 50 42 46
5,25
1.3.1 Object location The system can document details about the current location of objects or object lots. 9 10 9 9
0,38
1.3.2 Object status
The system can indicate the status of all objects or object lots. For example, indicate whether the object or object lot is accessioned, not-yet-accessioned, loaned, exhibited, deaccessioned or missing).
7 10 7 9
1,25
1.3.3 Basic physical inventory The system can record basic physical inventory information (e.g. record location, date inventoried, staff name).
7 10 10 10 1,13
1.3.4 Spot-checking (verifying inventory information)
The system can document the process of spot-checking to verify the location of an object or object lot, and other inventory information (e.g. record the date checked, checker's name).
7 10 9 9
0,88
1.3.5 Distinguish between spot check and inventory
The system can distinguish between information that has been gathered during an inventory, and during a spot check (e.g. field identifying whether the information was gathered during inventory or during spot check, or separate fields for inventory and spot check information).
3 10 7 9
2,25
1.4 Location & Movement Control Process
The documentation and management of information concerning the current and past locations of all objects/object lots in the institution's care to ensure that the institution can locate any object at any time.
99 166 106 126
21,75
1.4.1 Record of permanent location
The system can provide a record of the location where an object or object lot is normally displayed or stored (e.g. permanent location).
8 10 10 9
0,75
1.4.2 Location field The location field can be made mandatory, even if a location is ‘unknown’. 7 10 7 9 1,25
1.4.3 Location search The system can retrieve information about objects or object lots by location. 5 10 5 7 1,75
1.4.4 Unique local number search
The system can enable access to location information by unique local number (e.g. Borden number, accession number).
5 9 4 5 1,63
1.4.6 Previous location field
The system can ensure that when an object or object lot is relocated the previous location details, including date, are automatically transferred to a previous location field.
6 10 6 6
1,50
1.4.7 Date moved field The "date moved” field is maintained automatically. 4 10 2 5 2,38
1.4.8 Override date moved field There is a provision to override the "date moved" field. 9 9 9 7 0,75
1.4.9 Location of parts
The system can attach distinct locations to parts of a single object, or single items within an object lot (e.g. indicate that the teapot is on display, but the rest of the tea set is in storage).
7 10 10 9
1,00
1.4.10 Group relocation
The system allows for the relocation of a group of objects, including parts of a single object or items within an object lot, by globally changing the location while still maintaining controls and authorizations.
6 10 8 7
1,25
1.4.11 Temporary location The system can issue a notification when temporary time limits on locations have been reached.
2 10 2 7 3,25
1.4.12 Person responsible The system can record the person who moved objects or object lots. 8 10 6 9 1,25
1.4.13 Authorizing movements The system can note the members of staff responsible for authorizing movements of objects or object lots.
4 10 8 7 1,75
1.4.14 History of authorization for object movement
The system can record the history of authorization of movements of objects or object lots.
4 9 4 9 2,50
1.4.15 Transfer
The system allows the transfer of responsibility for objects or object lots between collections within the institution (e.g. transfer from costume to ethnology collection).
6 10 6 9
1,75
1.4.16 Movement audit trail
The system can provide an audit trail for any movement of objects or object lots across the physical or administrative boundaries of the organization.
7 10 8 7
1,00
1.4.17 Handling and packing The system can document information about the handling, packing, storage and display of objects or object lots.
4 10 4 8 2,50
1.4.18 History of movement The system can record an unlimited number of previous locations for an object or object lot. 7 9 7 6
0,88
1.5 Cataloguing Process The compilation and maintenance of primary information describing, formally identifying, or otherwise relating to objects in the collection.
52 76 42 37
12,25
1.5.1 Ownership The system can provide reference to ownership of the object or object lot. 8 9 8 9 0,50
1.5.2 Object history The system can document the history of the object or object lot (e.g. historical data). 8 10 10 8
1,00
1.5.3 Ownership history The system can document the history of the ownership of objects or object lots. 7 9 7 6 0,88
1.5.4 Scholarly research The system allows information produced by researchers to be recorded (e.g. reference to research files, or actual research data).
10
0,00
1.5.5 Publication history The system can record references to the object that appear in publications. 8 9 0,50
1.5.6 Frames and other supports
The system can document information about frames and other supports. 7 10 7 4 1,50
1.5.7 Reference to files An object record can include references to documents or records outside of the collections system.
7 9 1,00
1.5.8 Whole or parts relationships
The system allows for the management of information about relationships between parts of a single object, between single items within an object lot, and between multiple objects.
7 10 10 10
1,13
1.6 Conservation Management Process
The documentation and management of information about the conservation of objects from a curatorial and collections management perspective.
43 68 45 40
9,50
1.6.1 Request for conservation The system can record request or recommendations about conservation work for an object, object part, or object lot.
8 10 7 8
0,88
1.6.2 Examinations
The system can record the process and results of conservation examinations and any supporting documentation held by the institution, such as archival materials or contracts.
7 10 7 6
1,25
1.6.3 Preventive measures
The system can record any preventative measures that are taken and any supporting documentation held by the institution, such as archival materials or contracts.
8 10 8 5
1,38
1.6.4 Treatments
The system can record any remedial treatment and any supporting documentation held by the institution, such as archival materials or contracts.
7 10 10 4
2,25
1.6.5 Conservation history The system can document the history of the conditions and treatments of an object. 8 9 8 8
0,38
1.6.6 Notification of treatment call-backs
The system can send an email or other notification triggered by an event in the conservation workflow (e.g. 5 years after an object is repaired or examined).
2 10 2 6
3,00
1.6.7 Access to information by unique local number
The conservation information is accessible via the object's unique local number (Borden number, accession number, etc.).
3 9 3 3 2,25
1.7 Risk Management Process
The management and documentation of information relating to potential threats to an institution's own collection and the objects and object lots for which it is temporarily responsible.
11 28 19 12
6,00
1.7.1 Information on threats The system can document information relating to potential threats to an institution’s collections.
2 10 6 4 2,50
1.7.2 Preventative measures The system can document information on preventive measures. 2 9 6 4 2,25
1.7.4 Accountability
The system can enable accountability for any object or object lot during and after a disaster (e.g. generate lists of objects by location, condition, or institution's liability).
7 9 7 4
1,38
1.8 Insurance Management & Valuation Control Process
The documentation and management of the insurance needs of objects in an institution's permanent collection, and those for which it is temporarily responsible (such as loans or deposits).Valuation control is the management of information relating to the valuations placed on individual objects or groups of objects, normally for insurance/indemnity purposes.
27 67 26 47
15,25
1.8.1 Appraisal The system can document information about appraisals. 7 10 7 8 1,00
1.8.2 Appraiser The system can document information on people who perform appraisals. 2 9 2 7 3,00
1.8.3 Value history
The system can document information relating to the history of valuation placed on individual objects, object lots or other groupings of objects.
2 9 2 7
3,00
1.8.4 Valuation information confidentiality
The system can help to ensure that valuation information is treated in confidence and not released to anyone without the appropriate authority (e.g. only authorized users can access the valuation information).
7 10 7 7
1,13
1.8.5 Objects appropriately insured
The system can check that all the objects in an institution's care are appropriately insured (e.g. report on insurance values, policy numbers, and policy expiry dates).
3 10 3 7
2,75
1.8.6 Insurance claim
The system can document all decisions and actions in the institution's response to insurance claim(s) including cross reference to paper files.
4 9 3 5
1,88
1.8.7 Notification of renewal
The system can provide notification when insurance policies need to be reviewed and renewed (e.g. a reminder that the user has to do something or generate a report).
2 10 2 6
3,00
1.9 Exhibition Management Process
The management and documentation of temporary exhibitions and permanent displays from the curatorial and collections management perspective.
26 76 26 25
18,88
1.9.1 Exhibitions & Displays process
The system supports the management and documentation of both analog and digital exhibitions.
10 0,00
1.9.2 Analog and Digital Exhibitions
Analog and digital exhibits can be coordinated or managed separately. 9 0,00
1.9.3 Object reservation The system can place notices of reserves of objects or object lots for special events. 8 10 7 5 1,50
1.9.4 Document research The system can document research for an exhibition or display. 3 9 3 5 2,00
1.9.5 Exhibition tracking The system can document information about an exhibition's itinerary. 2 9 2 5 2,50
1.9.6 Object exhibition history The system can document the history of exhibition activities. 5 10 5 5 1,88
1.9.7 Exhibition history of objects
The system can document the exhibition history of specific objects. 8 10 9 5 1,50
1.9.8 Online Exhibit Management
The system can create accessible web pages for online/digital exhibits. 9 0,00
1.10 Dispatch Process The management and documentation of objects or object lots leaving the institution's premises.
19 30 17 25 4,75
1.10.1 / 1.10.2 Location information about accessioned and un-accessioned objects
The system can maintain location information for accessioned and un-accessioned objects or object lots leaving the institution's premises.
7 10 8 8
0,88
1.10.3 Responsibility The system can record information about persons responsible for authorization of the dispatch of objects or object lots.
8 10 5 8 1,38
1.10.4 Transportation The system can document details about transportation of objects or object lots. 4 10 4 9 2,75
1.11 Borrowing and Loaning 104 184 105 72 33,88
1.11.1 Borrowing
Managing and documenting the borrowing of objects for which the institution is responsible for a specific period of time and for a specified purpose, such as display, research, education, or photography.
30 49 29 18
8,75
1.11.1.1 Automatic loan number
For incoming loans, the system can automatically assign a unique loan number to objects or object lots within the loan.
8 10 8 4 1,75
1.11.1.2 Establish periods The system can designate fixed periods for incoming loans. 8 9 8 4 1,63
1.11.1.3 Special considerations
The system can document special considerations regarding borrowed objects or object lots (e.g. maintain information about security requirements).
7 10 7 4
1,50
1.11.1.4 Loaned objects
The system can manage individual objects within an incoming loan (e.g. one object from a group of loaned objects to be returned sooner than the rest).
4 10 3 4
2,38
1.11.1.5 Generate loan-in agreements
The system can generate incoming loan agreements to be signed by both borrower and lender before the loan commences.
3 10 3 2 2,75
1.11.2 Loaning
Managing and documenting the loaning of objects to other institutions for a specific period of time and for a specific purpose, such as display, research, education, or photography.
47 79 47 30
14,13
1.11.2.1 Automatic loan number
For outgoing loans, the system can automatically assign a unique loan number to objects or object lots within the loan.
8 10 8 4 1,75
1.11.2.2 Establish periods The system can designate fixed periods for outgoing loans. 8 10 8 4 1,75
1.11.2.3 Special considerations
The system can document special considerations regarding loaned objects or object lots (e.g. maintain information about security requirements).
7 9 7 4
1,38
1.11.2.4 History The system can document the history of outgoing loans for each object or object lot within the loan.
8 10 8 4 1,75
1.11.2.5 Loaned objects
The system can manage individual objects within an outgoing loan (e.g. one object from group of loaned objects to be returned sooner than the rest).
3 10 3 4
2,50
1.11.2.6 Generate loan agreements
The system can generate outgoing loan agreements to be signed by both borrower and lender before the loan commences.
3 10 3 2 2,75
1.11.2.7 Record of loans
For outgoing loans, the system can maintain a record of all loans, including details of the borrower, the venues, the loan period and the purpose of the loan.
7 10 7 4
1,50
1.11.2.9 Overdue loans For outgoing loans, the system can track any objects or object lots within an outgoing loan that are overdue.
3 10 3 4 2,50
1.11.3 Logistics of Loans The handling and insuring of objects loaned or borrowed. 27 56 29 24 11,00
1.11.3.1 Insurance activities
For incoming and outgoing loans, the system can record insurance activities such as requirements, insurer, appraisers, valuation, etc.
7 10 7 4
1,50
1.11.3.2 Shipping activities For incoming and outgoing loans, the system can record shipping activities such as schedules and references to files.
6 9 6 4 1,38
1.11.3.3 Link objects to cases For incoming and outgoing loans, the system can link objects to packing cases. 3 9 3 4 2,13
1.11.3.4 Location tracking For incoming and outgoing loans, the system can track the location of objects or object lots while on loan.
4 10 3 4 2,38
1.11.3.5 Packing cases For incoming and outgoing loans, the system can track the location of packing cases. 4 9 3 4
2,00
1.11.3.6 Packing list For incoming and outgoing loans, the system can generate packing lists. 3 9 7 4 2,25
1.12 Process of Deaccession & Disposal
The management of object disposals (transfer, sale, exchange, or destruction) and deaccessions (documentation of the disposal).
34 48 48 29
8,25
1.12.1 Transfer of title The system can record the transfer of title to any receiving institution. 7 10 10 4 2,25
1.12.2 Approval The system can ensure that deaccessioning does not occur without approval being recorded.
8 10 10 6 1,50
1.12.3 Legal title
The system can ensure that the institution has legal title to the object or object lot before commencing with deaccession or disposal (e.g. will not allow user to fill in deaccession or disposal fields unless the institution has demonstrated legal title).
8 9 9 6
1,00
1.12.4 Audit trail The system can keep an audit trail on objects or object lots that have been disposed of. 4 9 9 5
2,25
1.12.5 Reason for disposal The system can document the reason for disposal 7 10 10 8 1,25
Anexo 3 - Pesos finais atribuídos pelo grupo de validação
J&F Rita José Marisa Simão Francisco Cristiana Elsa Desvio Médio
1 Management of Objects 541 914 94 581 570 90 745 801 225,25
1.1 Object Entry Process
The management and documentation of the receipt of objects that are not currently part of the collections. These objects may or may not eventually be accessioned.
36 47 10 41 40 5 46 50 13,44
1.1.1 Uniquely identify objects on deposit
The system can uniquely identify newly received objects or object lots, and assign a unique local deposit number which can be differentiated from accession numbers.
3 3 3 3 3 3 3 5 0,44
1.1.2 Acquisition or loan records The system can use entry records as a basis for acquisition or loan records. 9 9 9 10 10 9 0,44
1.1.4 Receipts The system can provide a receipt for the owner of the objects or object lots on deposit. 2 5 2 4 5 8 1,67
1.1.6 Record reason for deposit of object
The system can link the deposit of the objects or object lots to a type of event (e.g. valuation, conservation treatment, identification or potential acquisition.)
9 4 9 7 5 7 1,56
1.1.7 Finite end to deposit The system can allow the user to designate a finite end to the period that objects or object lots are temporarily deposited with an institution.
4 8 9 7 7 7 1,00
1.1.8 Notification of end to deposit The system can provide notification about the end of a deposit (e.g. a reminder that the user has to do something, or generate a report).
2 10 7 2 4 2 7 4 2,44
1.1.9 Objects returned to owner
The system can record that deposited objects or object lots have been returned to the owner as required (e.g. track that the objects have been returned with a return date).
7 8 7 5 9 10 1,33
1.2 Acquisition Process The management and documentation of the addition of objects or object lots to the collection. 57 80 32 64 71 19 67 75 16,59
1.2.1 Basic Information captured
The system records basic information, determined by the institution, about the object or object lot, e.g. Object number, object name, brief description, number of objects, acquisition date, acquisition method, acquisition source, transfer of title, current location, location data and permanent collection
10 10 10 10 10 10 0,00
1.2.2 Accession by lot
The system can accommodate accessioning by object lot. This means that it can assign a unique local number to a group of objects that are being accessioned together. The separate objects in the lot may eventually be numbered separately.
4 8 9 4 7 7 7 10 1,50
1.2.3 Unique system number assigned The system can ensure that a unique system number is assigned to all objects or object lots. 10 10 10 10 10 9 0,28
1.2.4 Local unique numbers The system can accommodate non-system local unique numbering systems (e.g. accession numbers in a wide variety of formats, Borden numbers).
4 7 9 4 4 4 6 7 1,63
1.2.5 Previous number The system can document previous number(s) assigned to the acquired objects or object lots. 8 10 10 10 10 8 0,89
1.2.6 Source The system can record source information (e.g. acquisition source, title, surname, address) about objects or object lots.
7 10 10 10 7 8 1,33
1.2.7 Justification of acquisition The system can record the justification for acquisition of an object or object lot (e.g. reason for acquisition, supporting documentation).
6 9 8 6 5 8 1,33
1.2.8 Title transfer
The system can note the transfer of title to the acquiring institution (e.g. method of acquisition, evidence of original title, signature confirming transfer of title, brief description of objects or object lots, and previous owner information).
3 8 7 3 8 3 5 8 2,13
1.2.9 Accessions register maintained The system can ensure that an accessions register is maintained, describing all acquisitions and listing them by number.
5 8 7 5 6 5 7 7 1,00
1.3 Inventory Control Process
The maintenance of up-to-date information identifying all objects or object lots for which the institution has a legal responsibility, including objects on loan, not-yet-accessioned, or previously undocumented items and enquiries.
33 46 0 42 46 0 37 39 15,19
1.3.1 Object location The system can document details about the current location of objects or object lots. 9 10 9 9 10 10 0,50
1.3.2 Object status
The system can indicate the status of all objects or object lots. For example, indicate whether the object or object lot is accessioned, not-yet-accessioned, loaned, exhibited, deaccessioned or missing).
7 10 7 9 9 10 1,11
1.3.3 Basic physical inventory The system can record basic physical inventory information (e.g. record location, date inventoried, staff name).
7 10 10 10 6 7 1,67
1.3.4 Spot-checking (verifying inventory information)
The system can document the process of spot-checking to verify the location of an object or object lot, and other inventory information (e.g. record the date checked, checker's name).
7 8 9 9 7 6 1,00
1.3.5 Distinguish between spot check and inventory
The system can distinguish between information that has been gathered during an inventory, and during a spot check (e.g. field identifying whether the information was gathered during inventory or during spot check, or separate fields for inventory and spot check information).
3 8 7 9 5 6 1,67
1.4 Location & Movement Control Process
The documentation and management of information concerning the current and past locations of all objects/object lots in the institution's care to ensure that the institution can locate any object at any time.
99 164 22 106 126 30 125 140 38,38
1.4.1 Record of permanent location The system can provide a record of the location where an object or object lot is normally displayed or stored (e.g. permanent location).
8 10 10 9 10 10 0,67
1.4.2 Location field The location field can be made mandatory, even if a location is ‘unknown’. 7 10 7 7 9 8 9 10 1,13
1.4.3 Location search The system can retrieve information about objects or object lots by location. 5 9 7 5 7 7 9 10 1,47
1.4.4 Unique local number search The system can enable access to location information by unique local number (e.g. Borden number, accession number).
5 9 4 5 8 10 2,17
1.4.6 Previous location field The system can ensure that when an object or object lot is relocated the previous location details, including date, are automatically transferred to a previous location field.
6 9 6 6 8 9 1,33
1.4.7 Date moved field The "date moved” field is maintained automatically. 4 10 2 5 5 7 2,00
1.4.8 Override date moved field There is a provision to override the "date moved" field. 9 9 9 7 6 5 1,50
1.4.9 Location of parts
The system can attach distinct locations to parts of a single object, or single items within an object lot (e.g. indicate that the teapot is on display, but the rest of the tea set is in storage).
7 10 10 9 10 10 0,89
1.4.10 Group relocation
The system allows for the relocation of a group of objects, including parts of a single object or items within an object lot, by globally changing the location while still maintaining controls and authorizations.
6 10 8 7 10 10 1,50
1.4.11 Temporary location The system can issue a notification when temporary time limits on locations have been reached. 2 10 3 2 7 7 3 6 2,50
1.4.12 Person responsible The system can record the person who moved objects or object lots. 8 10 6 9 6 6 1,50
1.4.13 Authorizing movements The system can note the members of staff responsible for authorizing movements of objects or object lots. 4 10 8 7 8 6 1,50
1.4.14 History of authorization for object movement
The system can record the history of authorization of movements of objects or object lots. 4 9 4 9 4 5 2,11
1.4.15 Transfer
The system allows the transfer of responsibility for objects or object lots between collections within the institution (e.g. transfer from costume to ethnology collection).
6 10 5 6 9 8 6 10 1,75
1.4.16 Movement audit trail The system can provide an audit trail for any movement of objects or object lots across the physical or administrative boundaries of the organization.
7 10 8 7 8 8 0,67
1.4.17 Handling and packing The system can document information about the handling, packing, storage and display of objects or object lots.
4 10 4 8 9 8 2,11
1.4.18 History of movement The system can record an unlimited number of previous locations for an object or object lot. 7 9 7 6 6 10 1,33
1.5 Cataloguing Process The compilation and maintenance of primary information describing, formally identifying, or otherwise relating to objects in the collection.
52 76 7 42 37 2 65 76 22,63
1.5.1 Ownership The system can provide reference to ownership of the object or object lot. 8 9 8 9 10 10 0,67
1.5.2 Object history The system can document the history of the object or object lot (e.g. historical data). 8 10 10 8 7 10 1,17
1.5.3 Ownership history The system can document the history of the ownership of objects or object lots. 7 9 7 6 5 10 1,44
1.5.4 Scholarly research The system allows information produced by researchers to be recorded (e.g. reference to research files, or actual research data).
10 8 10 0,89
1.5.5 Publication history The system can record references to the object that appear in publications. 8 9 10 10 0,75
1.5.6 Frames and other supports The system can document information about frames and other supports. 7 10 7 7 4 2 8 10 1,94
1.5.7 Reference to files An object record can include references to documents or records outside of the collections system. 7 9 7 6 0,88
1.5.8 Whole or parts relationships
The system allows for the management of information about relationships between parts of a single object, between single items within an object lot, and between multiple objects.
7 10 10 10 10 10 0,83
1.6 Conservation Management Process The documentation and management of information about the conservation of objects from a curatorial and collections management perspective.
43 68 19 45 40 23 49 61 12,25
1.6.1 Request for conservation The system can record request or recommendations about conservation work for an object, object part, or object lot.
8 10 7 8 6 8 0,89
1.6.2 Examinations
The system can record the process and results of conservation examinations and any supporting documentation held by the institution, such as archival materials or contracts.
7 10 9 7 6 8 7 10 1,25
1.6.3 Preventive measures The system can record any preventative measures that are taken and any supporting documentation held by the institution, such as archival materials or contracts.
8 10 8 5 6 10 1,56
1.6.4 Treatments The system can record any remedial treatment and any supporting documentation held by the institution, such as archival materials or contracts.
7 10 10 4 10 10 2,00
1.6.5 Conservation history The system can document the history of the conditions and treatments of an object. 8 9 8 8 10 10 0,83
1.6.6 Notification of treatment call-backs
The system can send an email or other notification triggered by an event in the conservation workflow (e.g. 5 years after an object is repaired or examined).
2 10 3 2 6 7 3 6 2,38
1.6.7 Access to information by unique local number
The conservation information is accessible via the object's unique local number (Borden number, accession number, etc.).
3 9 7 3 3 8 7 7 2,16
1.7 Risk Management Process
The management and documentation of information relating to potential threats to an institution's own collection and the objects and object lots for which it is temporarily responsible.
11 28 0 19 12 0 15 20 7,38
1.7.1 Information on threats The system can document information relating to potential threats to an institution’s collections. 2 10 6 4 3 5 2,00
1.7.2 Preventative measures The system can document information on preventive measures. 2 9 6 4 7 7 1,89
1.7.4 Accountability The system can enable accountability for any object or object lot during and after a disaster (e.g. generate lists of objects by location, condition, or institution's liability).
7 9 7 4 5 8 1,44
1.8 Insurance Management & Valuation Control Process
The documentation and management of the insurance needs of objects in an institution's permanent collection, and those for which it is temporarily responsible (such as loans or deposits).Valuation control is the management of information relating to the valuations placed on individual objects or groups of objects, normally for insurance/indemnity purposes.
27 67 0 26 47 0 45 48 19,25
1.8.1 Appraisal The system can document information about appraisals. 7 10 7 8 7 6 1,00
1.8.2 Appraiser The system can document information on people who perform appraisals. 2 9 2 7 6 6 2,22
1.8.3 Value history The system can document information relating to the history of valuation placed on individual objects, object lots or other groupings of objects.
2 9 2 7 3 5 2,33
1.8.4 Valuation information confidentiality
The system can help to ensure that valuation information is treated in confidence and not released to anyone without the appropriate authority (e.g. only authorized users can access the valuation information).
7 10 7 7 7 5 0,94
1.8.5 Objects appropriately insured
The system can check that all the objects in an institution's care are appropriately insured (e.g. report on insurance values, policy numbers, and policy expiry dates).
3 10 3 7 8 10 2,56
1.8.6 Insurance claim The system can document all decisions and actions in the institution's response to insurance claim(s) including cross reference to paper files.
4 9 3 5 8 10 2,50
1.8.7 Notification of renewal
The system can provide notification when insurance policies need to be reviewed and renewed (e.g. a reminder that the user has to do something or generate a report).
2 10 2 6 6 6 2,22
1.9 Exhibition Management Process The management and documentation of temporary exhibitions and permanent displays from the curatorial and collections management perspective.
26 76 0 26 25 0 69 71 26,53
1.9.1 Exhibitions & Displays process The system supports the management and documentation of both analog and digital exhibitions. 10 10 10 0,00
1.9.2 Analog and Digital Exhibitions Analog and digital exhibits can be coordinated or managed separately. 9 10 10 0,44
1.9.3 Object reservation The system can place notices of reserves of objects or object lots for special events. 8 10 7 5 10 8 1,33
1.9.4 Document research The system can document research for an exhibition or display. 3 9 3 5 7 8 2,17
1.9.5 Exhibition tracking The system can document information about an exhibition's itinerary. 2 9 2 5 6 9 2,50
1.9.6 Object exhibition history The system can document the history of exhibition activities. 5 10 5 5 9 10 2,33
1.9.7 Exhibition history of objects The system can document the exhibition history of specific objects. 8 10 9 5 9 10 1,33
1.9.8 Online Exhibit Management The system can create accessible web pages for online/digital exhibits. 9 8 6 1,11
1.10 Dispatch Process The management and documentation of objects or object lots leaving the institution's premises. 19 30 17 25 3 20 15 5,80
1.10.1 / 1.10.2 Location information about accessioned and un-accessioned objects
The system can maintain location information for accessioned and un-accessioned objects or object lots leaving the institution's premises.
7 10 8 8 6 1,04
1.10.3 Responsibility The system can record information about persons responsible for authorization of the dispatch of objects or object lots.
8 10 5 8 8 8 0,94
1.10.4 Transportation The system can document details about transportation of objects or object lots. 4 10 4 4 9 3 6 7 2,13
1.11 Borrowing and Loaning 104 184 0 105 72 0 160 156 55,22
1.11.1 Borrowing
Managing and documenting the borrowing of objects for which the institution is responsible for a specific period of time and for a specified purpose, such as display, research, education, or photography.
30 49 0 29 18 0 42 41 15,09
1.11.1.1 Automatic loan number For incoming loans, the system can automatically assign a unique loan number to objects or object lots within the loan.
8 10 8 4 7 10 1,56
1.11.1.2 Establish periods The system can designate fixed periods for incoming loans. 8 9 8 4 9 7 1,33
1.11.1.3 Special considerations The system can document special considerations regarding borrowed objects or object lots (e.g. maintain information about security requirements).
7 10 7 4 7 7 1,00
1.11.1.4 Loaned objects The system can manage individual objects within an incoming loan (e.g. one object from a group of loaned objects to be returned sooner than the rest).
4 10 3 4 10 7 2,67
1.11.1.5 Generate loan-in agreements The system can generate incoming loan agreements to be signed by both borrower and lender before the loan commences.
3 10 3 2 9 10 3,50
1.11.2 Loaning
Managing and documenting the loaning of objects to other institutions for a specific period of time and for a specific purpose, such as display, research, education, or photography.
47 79 0 47 30 0 71 69 24,66
1.11.2.1 Automatic loan number For outgoing loans, the system can automatically assign a unique loan number to objects or object lots within the loan.
8 10 8 4 10 10 1,67
1.11.2.2 Establish periods The system can designate fixed periods for outgoing loans. 8 10 8 4 6 7 1,50
1.11.2.3 Special considerations The system can document special considerations regarding loaned objects or object lots (e.g. maintain information about security requirements).
7 9 7 4 10 7 1,44
1.11.2.4 History The system can document the history of outgoing loans for each object or object lot within the loan. 8 10 8 4 8 10 1,33
1.11.2.5 Loaned objects The system can manage individual objects within an outgoing loan (e.g. one object from group of loaned objects to be returned sooner than the rest).
3 10 3 4 9 7 2,67
1.11.2.6 Generate loan agreements The system can generate outgoing loan agreements to be signed by both borrower and lender before the loan commences.
3 10 3 2 9 10 3,50
1.11.2.7 Record of loans For outgoing loans, the system can maintain a record of all loans, including details of the borrower, the venues, the loan period and the purpose of the loan.
7 10 7 4 10 10 2,00
1.11.2.9 Overdue loans For outgoing loans, the system can track any objects or object lots within an outgoing loan that are overdue. 3 10 3 4 9 8 2,83
1.11.3 Logistics of Loans The handling and insuring of objects loaned or borrowed. 27 56 0 29 24 0 47 46 15,88
1.11.3.1 Insurance activities For incoming and outgoing loans, the system can record insurance activities such as requirements, insurer, appraisers, valuation, etc.
7 10 7 4 10 10 2,00
1.11.3.2 Shipping activities For incoming and outgoing loans, the system can record shipping activities such as schedules and references to files.
6 9 6 4 7 8 1,33
1.11.3.3 Link objects to cases For incoming and outgoing loans, the system can link objects to packing cases. 3 9 3 4 8 7 2,33
1.11.3.4 Location tracking For incoming and outgoing loans, the system can track the location of objects or object lots while on loan. 4 10 3 4 8 7 2,33
1.11.3.5 Packing cases For incoming and outgoing loans, the system can track the location of packing cases. 4 9 3 4 6 7 1,83
1.11.3.6 Packing list For incoming and outgoing loans, the system can generate packing lists. 3 9 7 4 8 7 1,89
1.12 Process of Deaccession & Disposal The management of object disposals (transfer, sale, exchange, or destruction) and deaccessions (documentation of the disposal).
34 48 4 48 29 8 47 50 14,88
1.12.1 Transfer of title The system can record the transfer of title to any receiving institution. 7 10 10 4 10 10 2,00
1.12.2 Approval The system can ensure that deaccessioning does not occur without approval being recorded. 8 10 10 6 10 10 1,33
1.12.3 Legal title
The system can ensure that the institution has legal title to the object or object lot before commencing with deaccession or disposal (e.g. will not allow user to fill in deaccession or disposal fields unless the institution has demonstrated legal title).
8 9 9 6 10 10 1,11
1.12.4 Audit trail The system can keep an audit trail on objects or object lots that have been disposed of. 4 9 4 9 5 8 7 10 2,00
1.12.5 Reason for disposal The system can document the reason for disposal 7 10 10 8 10 10 1,11
Anexo 4 - Relatório de exploração da exportação com OAI-
PMH do Index Rerum
Resumo
Relatório de exploração da exportação com OAI-PMH do Index Rerum no contexto do Museu Virtual, com
listagens das funcionalidades da mesma bem como uma explicação sucinta de cada operação executada.
João Rua
Exploração da documentação oficial do OAI-PMH disponibilizada em http://www.oaforum.org/
1. Teste dos vários pedidos ao repositório do museu virtual:
Identify
Descrição: Serve para recuperar a descrição do arquivo
Pedido: ”https://museuvirtual.up.pt/up/oai?verb=Identify”
Resultado:
Elemento Restrições Conteúdo
repositoryName 1 A
baseURL 1 A
protocolVersion 1 A
adminEmail + A
earliestDatestamp 1 A
deletedRecord 1 A
granularity 1 A
compression * A
description * A
Legenda:
1-Obrigatório, único/ +-Obrigatório/ *-Não obrigatório, um ou mais
A-Existente com conteúdo aparentemente correto/ B-Existente com conteúdo aparentemente errado/ C-Inexistente
ListMetadataFormats
Descrição: Serve para recuperar os formatos de metadados disponíveis no arquivo
Pedido: ”https://museuvirtual.up.pt/up/oai?verb=ListMetadataFormats”
Resultado:
Dois formatos, dublin core (prefixo- oais_dc) e europeana (prefixo- ese)
ListSets
Descrição: Serve para recuperar a estrutura de “sets” de um repositório
Pedido: https://museuvirtual.up.pt/up/oai?verb=ListSets
Resultado:
Erro, mensagem “This repository does not support sets”
ListIdentifiers
Descrição: Serve para recolher apenas os “headers” dos registos
Pedido: “https://museuvirtual.up.pt/up/oai?verb=ListIdentifiers&metadataPrefix=oai_dc”
Resultado:
Lista de 100 identifiers e o resumptionToken necessário à recuperação dos próximos 100,
acompanhado de um indicador do número total de registos (completeListSize=”2312”)
Este resumptionToken deve ser incluído no pedido de forma a recuperar os próximos 100 identifers
Novo pedido:
https://museuvirtual.up.pt/up/oai?verb=ListIdentifiers&metadataPrefix=oai_dc&ResumptionToken=3mj5T
Resultado:
Lista de 100 identifiers e o resumptionToken necessário à recuperação dos próximos 100,
acompanhado de um indicador do número total de registos (completeListSize=”2312”)
(…)
Parâmetros disponíveis:
Parâmetro Condição Estado
from Opcional Funcional
until Opcional Funcional
metadataPrefix Obrigatório Funcional (oais_dc ou esse)
set Opcional Não suportado
resumptionToken Exclusivo Funcional
ListRecords
Descrição: Serve para recuperar os registos do repositório
Pedido: https://museuvirtual.up.pt/up/oai?verb=ListRecords&metadataPrefix=oai_dc
Resultado:
Lista de 100 registos e o resumptionToken necessário à recuperação dos próximos 100,
acompanhado de um indicador do número total de registos (completeListSize=”2312”)
Este resumptionToken deve ser incluído no pedido de forma a recuperar os próximos 100 identifers
(…)
Parâmetros disponíveis:
Parâmetro Condição Estado
from Opcional Funcional
until Opcional Funcional
metadataPrefix Obrigatório Funcional (oais_dc ou esse)
set Opcional Não suportado
resumptionToken Exclusivo Funcional
GetRecord
Descrição: Serve para recuperar um registo específico do repositório
Pedido:
https://museuvirtual.up.pt/up/oai?verb=GetRecord&identifier=oai:museuvirtual.up.pt:70&metadataPrefix=o
ai_dc
Resultado:
Lista o registo com o identifier especificado.
Parâmetros disponíveis:
Parâmetro Condição Estado
identifier Obrigatório Funcional
metadataPrefix Obrigatório Funcional
Anexo 5 - Relatório de Bugs do InPatrimonium
Data de verificação: 30/03/2016
Browser usado: Google Chrome
Sempre que se tentam acrescentar campos na catalogação, a sessão expira.
Quando se tenta aceder ao dashboard obtém-se o seguinte erro
Quando se tenta aceder ao relatório de visibilidade dos campos obtém-se o seguinte erro
Quando se tenta aceder aos procedimentos obtém-se o seguinte erro
Quando se tenta proceder ao upload de imagens por via normal obtém-se o seguinte erro
Quando se tenta proceder ao upload de imagens por drag and drop o upload fica encravado como se
pode ver na imagem seguinte
Na atribuição de um responsável a um evento “exposição”, quando se muda de página na lista de
autoridades, obtemos o seguinte erro
Ao criar eventos por vezes acontecem erros a salvar os mesmos, sem apresentar justificação
Anexo 6 - Avaliação do Index Rerum
Avaliação Index Rerum
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
Total: 1962 211
1 Management of Objects 620 79
1.1 Object Entry Process 44 9
1.1.1 Uniquely identify objects on deposit
3 2
1.1.2 Acquisition or loan records 7 1
1.1.4 Receipts 5 0
1.1.6 Record reason for deposit of object
9 2
1.1.7 Finite end to deposit 7 2
1.1.8 Notification of end to deposit 5 0
1.1.9 Objects returned to owner 8 2
1.2 Acquisition Process 68 12
1.2.1 Basic Information captured 10 2
1.2.2 Accession by lot 7 0
1.2.3 Unique system number assigned
10 2
1.2.4 Local unique numbers 5 0
1.2.5 Previous number 10 2
1.2.6 Source 9 2
1.2.7 Justification of acquisition 7 2
1.2.8 Title transfer 5 2
1.2.9 Accessions register maintained
5 0
1.3 Inventory Control Process 38 4
1.3.1 Object location 9 2
1.3.2 Object status 7 0
1.3.3 Basic physical inventory 10 2
1.3.4 Spot-checking (verifying inventory information)
7 0
1.3.5 Distinguish between spot check and inventory
5 0
1.4 Location & Movement Control Process
113 10
Avaliação Index Rerum
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
1.4.1 Record of permanent location
8 2
1.4.2 Location field 9 2
1.4.3 Location search 7 0
1.4.4 Unique local number search 1.2.4 5 0
1.4.6 Previous location field 7 0
1.4.7 Date moved field 4 0
1.4.8 Override date moved field 1.4.7 9 0
1.4.9 Location of parts 1.5.8 9 0
1.4.10 Group relocation 8 0
1.4.11 Temporary location 5 0
1.4.12 Person responsible 8 2
1.4.13 Authorizing movements 4 1
1.4.14 History of authorization for object movement
4 1
1.4.15 Transfer 7 0
1.4.16 Movement audit trail 7 0
1.4.17 Handling and packing 5 1
1.4.18 History of movement 7 1 Histórico do objeto, não é especifico
1.5 Cataloguing Process 55 3
1.5.1 Ownership 8 0
1.5.2 Object history 8 2
1.5.3 Ownership history 7 0
1.5.5 Publication history 8 0
1.5.6 Frames and other supports 7 1
1.5.7 Reference to files 7 0
1.5.8 Whole or parts relationships 10 0
1.6 Conservation Management Process
45 9
1.6.1 Request for conservation 8 0
1.6.2 Examinations 7 2
1.6.3 Preventive measures 8 2
1.6.4 Treatments 7 2
1.6.5 Conservation history 8 1
1.6.6 Notification of treatment call-backs
4 0
Avaliação Index Rerum
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
1.6.7 Access to information by unique local number
1.2.4 3 2
1.7 Risk Management Process 18 0
1.7.1 Information on threats 5 0
1.7.2 Preventative measures 6 0
1.7.4 Accountability 7 0
1.8 Insurance Management & Valuation Control Process
31 6
1.8.1 Appraisal 7 1 Apenas quando registadas deslocações dos objetos
1.8.2 Appraiser 2 1 Apenas quando registadas deslocações dos objetos
1.8.3 Value history 2 1 Apenas quando registadas deslocações dos objetos
1.8.4 Valuation information confidentiality
7 1 Apenas quando registadas deslocações dos objetos
1.8.5 Objects appropriately insured
5 1 Apenas quando registadas deslocações dos objetos
1.8.6 Insurance claim 4 1 Apenas quando registadas deslocações dos objetos
1.8.7 Notification of renewal 4 0
1.9 Exhibition Management Process
29 0
1.9.3 Object reservation 8 0
1.9.4 Document research 3 0
1.9.5 Exhibition tracking 5 0
1.9.6 Object exhibition history 5 0
1.9.7 Exhibition history of objects 8 0
1.10 Dispatch Process 21 4
1.10.1 / 1.10.2 Location information about accessioned and un-accessioned objects
7 0
1.10.3 Responsibility 8 2
1.10.4 Transportation 6 2
1.11 Borrowing and Loaning 119 14
1.11.1 Borrowing 35 4
1.11.1.1 Automatic loan number 8 0
Avaliação Index Rerum
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
1.11.1.2 Establish periods 8 2
1.11.1.3 Special considerations 7 2
1.11.1.4 Loaned objects 5 0
1.11.1.5 Generate loan-in agreements
7 0
1.11.2 Loaning 56 6
1.11.2.1 Automatic loan number 8 0
1.11.2.2 Establish periods 8 2
1.11.2.3 Special considerations 7 2
1.11.2.4 History 8 0
1.11.2.5 Loaned objects 5 0
1.11.2.6 Generate loan agreements
7 0
1.11.2.7 Record of loans 7 2
1.11.2.9 Overdue loans 6 0
1.11.3 Logistics of Loans 28 4
1.11.3.1 Insurance activities 7 2
1.11.3.2 Shipping activities 6 2
1.11.3.3 Link objects to cases 3 0
1.11.3.4 Location tracking 5 0
1.11.3.5 Packing cases 4 0
1.11.3.6 Packing list 3 0
1.12 Process of Deaccession & Disposal
39 8
1.12.1 Transfer of title 7 2
1.12.2 Approval 8 2
1.12.3 Legal title 8 0
1.12.4 Audit trail 7 2
1.12.5 Reason for disposal 9 2
2 Management of Metadata 381 22
2.1 Metadata Administration 15 0
2.1.2 Metadata import/export 3 0
2.1.3 Metadata search 3 0
2.1.4 Recognition of metadata 3 0
Avaliação Index Rerum
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
2.1.5 Language of metadata 3 0
2.1.6 Display of metadata 3 0
2.2 Multimedia Files 77 6
2.2.1 Indexing 8 0
2.2.2 Sound files 2 0
2.2.4 Image Files 10 2
2.2.5 Associated image files 10 2
2.2.11 Associated 3-D files 6 0
2.2.14 Automatic production of multiple image resolutions
4 0
2.2.15 Options for display of images
2 0
2.2.16 Image captions 2 0
2.2.17 Images per object 9 2
2.2.20 Images stored in CMS 8
2.2.21 Convert images 4 0
2.2.22 Reference to original images
4 0
2.2.23 Retrieval by image characteristic
3 0
2.2.25 Image editing 3 0
2.2.26 Management of digital files 2 0
2.3 Data Field Structure 18 6
2.3.1 Date 7 2
2.3.3 Variable-length fields 7 2
2.3.4 Fixed length fields 4 2
2.4 Data Validation 24 0
2.4.1 Numeric 3 0
2.4.2 Real 3 0
2.4.3 Alphabetic 3 0
2.4.5 Date 4 0
2.4.6 Data Entry Tools 5 0
2.4.7 Time 4 0
2.4.10 Pattern matching 2 0
2.5 Data Update 24 1
2.5.1 Real-time updates 8 1
Avaliação Index Rerum
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
2.5.2 Batch updates 7 0
2.5.3 Global updates 9 0
2.6 Indexing of Fields 14 2
2.6.1 Multiple fields to one index 7 2
2.6.3 Updates indices automatically
7 0
2.7 Vocabulary Control 209 7
2.7.1 Authority Control 78 0
2.7.1.1 Authority control with software
8 0
2.7.1.2 Update authority lists procedure
8 0
2.7.1.3 Develop authority lists 4 0
2.7.1.4 Fields with authority control
5 0
2.7.1.5 Integrate pre-built authority lists
9 0
2.7.1.6 Authority lists for entry and validation
9 0
2.7.1.7 Authority lists included in the system
3 0
2.7.1.8 Authority lists for search 3 0
2.7.1.10 Authorization to alter authority lists
8 0
2.7.1.11 Print authority lists 3 0
2.7.1.12 Several authority lists used within one field
9 0
2.7.1.13 Deletion/change of terms - implications for records
9 0
2.7.2 Thesaural Control 131 7
2.7.2.1 Thesaural control with software
8 2
2.7.2.2 Update thesaurus files procedure
8 2
2.7.2.3 Developed thesauri 4 0
2.7.2.4 Fields with thesaural control
5 0
Avaliação Index Rerum
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
2.7.2.5 Integrate pre-built thesaural files
9 0
2.7.2.6 Thesauri for entry and validation
9 0
2.7.2.8 Thesauri for search 4 0
2.7.2.9 Thesauri for term expansion during retrieval
5 0
2.7.2.11 Authorization to alter thesaurus
8 1
2.7.2.12 Homonyms within thesaurus
7
2.7.2.13 Thesaurus viewed hierarchically
8 0
2.7.2.14 Unauthorized term 3 0
2.7.2.15 Print thesauri files 3 2
2.7.2.16 Display all thesaurus information
4 0
2.7.2.17 Several thesauri used within one field
4
2.7.2.18 Monolingual and multilingual thesaurus, ISO standard
8 0
2.7.2.19 Development of multilingual thesauri
2 0
2.7.2.20 Development of monolingual thesauri
2 0
2.7.2.21 Change of terms - implications for records
9
2.7.2.22 Change of terms - implications for narrower terms
9
2.7.2.23 Deletion of terms - implications for records
4
2.7.2.24 Prevent deletion of terms which have narrower terms
8
3 User Interface 205 17
3.1 Help Features 27 4
3.1.2 Tutorial available 5 2
3.1.3 On-line help 3 2
Avaliação Index Rerum
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
3.1.4 Help on request 1 0
3.1.5 Context-sensitive help 3 0
3.1.6 Help at the field level 7 0
3.1.7 Self-explanatory help 4 0
3.1.8 User-defined help 2 0
3.1.9 User-built help file 2 0
3.2 Data Entry 85 3
3.2.1 Repeatable field 4 0
3.2.3 Record duplication 3 0
3.2.4 Default Values 8 1 Através de fichas padrão
3.2.5 Mandatory fields 9 2
3.2.6 Override mandatory fields 4 0
3.2.7 Calculated fields 2 0
3.2.9 Fields copying 9 0
3.2.10 Data formatting 5 0
3.2.11 Macros 5 0
3.2.12 Hot-key 7 0
3.2.13 Search and replace within record
7 0
3.2.15 Import data from other sources for part/entire records
6 0
3.2.16 Field level controls 8 0
3.2.17 Date pickers 4 0
3.2.18 Spell checker 2 0
3.2.19 Language of spell checker 2 0
3.3 Date Formats 43 0
3.3.2 Date entry 3 0
3.3.3 Date searching 7 0
3.3.4 Date display 4 0
3.3.5 Date output 3 0
3.3.6 Attribution dates 9 0
3.3.7 Date conversion 8 0
3.3.8 Unknown dates 9 0
3.4 User Customization 5 1
3.4.1 Data entry screen(s) 2 0
3.4.2 Data retrieval screen(s) 2 1 Alterar para miniaturas
3.4.4 Error messages 1 0
Avaliação Index Rerum
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
3.5 Bilingual (English/Portuguese) 25 4
3.5.1 Alternate language 9 2
3.5.2 Language selection at login time
5 0
3.5.3 Language selection on any screen
5 2
3.5.4 English or Portuguese information
5 0
3.5.5 English and Portuguese information
1 0
3.6 Other Languages 8 1
3.6.1 UTF-8 8 1 A extração de dados demonstra erros na codificação
3.7 Web Interface 12 4
3.7.1 Access via Internet 5 2
3.7.2 Consistent between platforms
3.7.1 7 2
3.8 Accessibility 0 0
3.8.1 Alternative formats 4 0
4 Query 174 25
4.1 General Requirements 20 0
4.1.1 Query using native language 6 0
4.1.3 Query any field 5 0
4.1.4 / 4.1.5 / 4.1.6 Boolean AND; OR; NOT
5 0
4.1.7 Nesting expressions 4 0
4.2. Range Searches 29 2
4.2.1 Search operators 7 0
4.2.2 Range searches on numeric fields
7 0
4.2.3 Range searches on date fields
7 2
4.2.4 Using attribution dates 4 0
4.2.5 Range searches on character fields
4 0
4.3 Wilcard Searching 8 0
4.3.3 Wildcard on any field 4 0
Avaliação Index Rerum
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
4.3.4 Character substitution 4 0
4.4 Query Results 67 10
4.4.1 Save results 3 0
4.4.2 View results in alternative format
2 0
4.4.3 Default format 7 2
4.4.4 Object display order 7 2
4.4.5 Define default field display order
7 2
4.4.6 Field display 9 2
4.4.7 Forward, backward browsing 7 2
4.4.8 Carry forward 7 0
4.4.9 Relative position 4 0
4.4.10 Access to related objects 3 0
4.4.11 Sort results 4 0
4.4.12 / 4.4.13 Ascending and Descending
7 0
4.5 Features 50 13
4.5.4 Presence/absence searching 2 2
4.5.5 Non-indexed fields 7 2
4.5.6 Multiple field searches 7 2
4.5.7 Query hit list 3 0
4.5.8 Number of hits 8 2
4.5.10 Search refinement 4 0
4.5.12 Search history 3 0
4.5.13 Review results in query mode
3 0
4.5.14 Modify query 4 0
4.5.15 Save query 3 2
4.5.16 Print query results 4 2
4.5.17 Simple (Google style) search 2 1 Tem um campo para pesquisa simples mas é muito limitado
5 Reports 102 14
5.1 Pre-defined Reports 27 2
5.1.1 Pre-defined reports provided 3 2
5.1.3 Change pre-defined reports 3
Avaliação Index Rerum
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
5.1.4 Save changed reports 3
5.1.5 Specify sort order 2
5.1.6 Frequency report 3
5.1.7 Concatenated fields 3
5.1.8 Count of terms 3
5.1.9 Records processed 3
5.1.10 Offline object worksheets 4
5.2 User Defined Reports 58 10
5.2.1 General Requirements 47 8
5.2.1.1 User defined reports 4 0
5.2.1.2 Copy and modify reports 2 0
5.2.1.3 Labels 3 0
5.2.1.4 Generate form(s) 4 0
5.2.1.5 Include/exclude fields 4 0
5.2.1.6 Full boolean search 2 0
5.2.1.7 Sort on any field 3 0
5.2.1.8 / 5.2.1.9. Ascending / Descending sort
2 0
5.2.1.10 Calculates totals 2 0
5.2.1.11 Calculate sub-totals 2 0
5.2.1.12 Columnar reporting 2 0
5.2.1.13 Redefine field names 2 0
5.2.1.14 Report browsing 3 2
5.2.1.15 Indication of progress 1 0
5.2.1.16 Report display on screen 3 2
5.2.1.17 Reports printed 3 2
5.2.1.18 Reports saved on disk 3 2
5.2.1.19 Reuse saved output 5.2.1.18 2 0
5.2.2 Formatting Features 11 2
5.2.2.1 Text formatting 1 0
5.2.2.2 Document formatting 1 0
5.2.2.3 Date produced 7 2
5.2.2.4 Date formats 2 0
5.3 Document Production 7 0
5.3.1 Templates 3 0
5.3.2 Web Reports 2 0
5.3.3 Emails 2 0
Avaliação Index Rerum
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
5.4 Visual representation of data 10 2
5.4.1 Browsing taxonomies 3 0
5.4.2 Temporal data 4 0
5.4.3 Geographic data 3 2 Inclusão de googlemaps
6 Enhanced Collections Management
136 16
6.1 Rights and Reproductions 59 3
6.1.1 Rights and Reproductions Management
9 0
6.1.2 Record copyright ownership 9 1 Apenas informação
6.1.3 Ownership of copyright of reproductions
8 0
6.1.4 Document information about reproductions
4 0
6.1.5 Access to reproductions by unique local number
4 2
6.1.6 Illegal Reproduction 7 0
6.1.7 Copyright 7 0
6.1.9 Print images 7 0 Impressão de Imagens só com o resto das informações do registo
6.1.10 Print image/text and copyright
4 0
6.2 Public Access and Engagement 58 10
6.2.1 Searching module 4 2
6.2.2 Internet public access 10 2
6.2.3 Subset access 5 2
6.2.5 Alternate language 9 2
6.2.7 Multiple databases 9 0
6.2.8 View selected fields 8 2
6.2.9 Search refinement 5 0
6.2.12 Print results 4 0
6.2.16 Visitor statistics 4 0
6.3 Customization 19 3
6.3.1 Customization by the supplier
10 2
6.3.2 Customization by the user 9 1 Apenas parte do software
7 Technical Requirements 193 15
Avaliação Index Rerum
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
7.1 Import/Export Functions 108 10
7.1.1 Import Files 47 2
7.1.1.2 Field selection available 2 0
7.1.1.3 Summary report 7 0
7.1.1.4 Field validation 7 0
7.1.1.5 Duplicate checking 5 0
7.1.1.7 Bypass field validation 4 0
7.1.1.8 Hold for verification 5 0
7.1.1.9 Long fields 8 0
7.1.1.10 Import XML 9 2
7.1.2 Export Files 38 4
7.1.2.3 Field selection available 7 2
7.1.2.4 Summary report 7 0
7.1.2.5 Flag data records 3 0
7.1.2.6 Flag data fields 3 0
7.1.2.8 Object linking 8 0
7.1.2.10 Export XML 10 2
7.1.3 Interface with Other Software
23 4
7.1.3.1 Word processor 2 0
7.1.3.2 Spreadsheet 8 2
7.1.3.4 ODBCCompliant 4
7.1.3.5 Interoperability 9 2
7.2 Documentation & Support 46 3
7.2.1 User documentation 7 2
7.2.3 On-line documentation 3 1 Apenas parte está disponivel online
7.2.4 Documentation for new users
2 0
7.2.5 System documentation 4 0
7.2.7 Data dictionary formats 4
7.2.8 Customized modules 8 0
7.2.9 Source code provided 5 0
7.2.10 Protection 4 0
7.2.11 Institution’s rights if the supplier withdraws from business
9 0
7.4 Features 9 0
7.4.1 Discipline 9 0
Avaliação Index Rerum
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
7.5 Special Features 30 2
7.5.3 Multi-tasking 4 0
7.5.5 Measurement conversion 3 0
7.5.7 Selection of measurements 3 0
7.5.8 Overrides converted measurements
8 0
7.5.9 Support bar codes 3 2
7.5.10 Bar code labels 3 0
7.5.11 Bar code software 2 0
7.5.12 Support bar-code scanners 2 0
7.5.13 Supports OCR 2 0
8 System Administration 151 23
8.1 Security 71 15
8.1.1 Multi-level security 8 1 Apenas administrador e superadministrador
8.1.2 User ID security 9 2
8.1.3 Password security 8 2
8.1.4 Password administration 4 2
8.1.5 User function security 7 2
8.1.6 File security 7
8.1.7 Field(s) security 5
8.1.8 Record(s) security 8
8.1.9 Security by discipline 4 2
8.1.10 Record amendment security 7 2
8.1.11 / 8.1.12 Record locked & available
4 2 Apenas em modo de leitura
8.2 Index(s) 11 2
8.2.1 Change of index 8 2
8.2.2 Restructuring of affected indexes
3
8.3 Backup 33 0
8.3.1 Backup and recovery process 4
8.3.2 Back-end database back-up and recovery
4
8.3.5 Backup process 8
8.3.6 Recovery process 7
8.3.9 Automate backups 7
Avaliação Index Rerum
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
8.3.10 Automate recovery 3
8.4 Audit Reports 36 6
8.4.1 Audit report on data 6 1 Apenas para registos apagados
8.4.2 Deleted records 6 2
8.4.3 Audit report on changes 7 0
8.4.4 User access profiles 4 2
8.4.5 Audit report on user activity 4 1 Apenas o tempo de sessão atual
8.4.6 Audit report on module activity
2 0
8.4.7 Audit module usage 3 0
8.4.8 Query report 4 0
Anexo 7 - Avaliação InPatrimonium
Avaliação InPatrimonium
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
Total: 1962 309
1 Management of Objects 620 130
1.1 Object Entry Process 44 10
1.1.1 Uniquely identify objects on deposit
3 2
1.1.2 Acquisition or loan records
7 1
1.1.4 Receipts 5 0
1.1.6 Record reason for deposit of object
9 2
1.1.7 Finite end to deposit 7 2
1.1.8 Notification of end to deposit
5 1
1.1.9 Objects returned to owner
8 2
1.2 Acquisition Process 68 16
1.2.1 Basic Information captured
10 2
1.2.2 Accession by lot 7 1
1.2.3 Unique system number assigned
10 2
1.2.4 Local unique numbers 5 2
1.2.5 Previous number 10 2
1.2.6 Source 9 2
1.2.7 Justification of acquisition
7 2
1.2.8 Title transfer 5 2
1.2.9 Accessions register maintained
5 1
1.3 Inventory Control Process
38 6
1.3.1 Object location 9 2
1.3.2 Object status 7 0
1.3.3 Basic physical inventory
10 2
Avaliação InPatrimonium
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
1.3.4 Spot-checking (verifying inventory information)
7 1
1.3.5 Distinguish between spot check and inventory
5 1
1.4 Location & Movement Control Process
113 26
1.4.1 Record of permanent location
8 1
1.4.2 Location field 9 2
1.4.3 Location search 7 2
1.4.4 Unique local number search
1.2.4 5 2
1.4.6 Previous location field 7 2
1.4.7 Date moved field 4 0
1.4.8 Override date moved field
1.4.7 9 0
1.4.9 Location of parts 1.5.8 9 2
1.4.10 Group relocation 8 2
1.4.11 Temporary location 5 0
1.4.12 Person responsible 8 2
1.4.13 Authorizing movements
4 2
1.4.14 History of authorization for object movement
4 2
1.4.15 Transfer 7 2
1.4.16 Movement audit trail 7 2
1.4.17 Handling and packing 5 1
1.4.18 History of movement 7 2
1.5 Cataloguing Process 55 12
1.5.1 Ownership 8 2
1.5.2 Object history 8 2
1.5.3 Ownership history 7 2
Avaliação InPatrimonium
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
1.5.5 Publication history 8 2
1.5.6 Frames and other supports
7 1
1.5.7 Reference to files 7 2
1.5.8 Whole or parts relationships
10 1
1.6 Conservation Management Process
45 12
1.6.1 Request for conservation
8 2
1.6.2 Examinations 7 2
1.6.3 Preventive measures 8 2
1.6.4 Treatments 7 2
1.6.5 Conservation history 8 2
1.6.6 Notification of treatment call-backs
4 0
1.6.7 Access to information by unique local number
1.2.4 3 2
1.7 Risk Management Process
18 4
1.7.1 Information on threats 5 1
1.7.2 Preventative measures 6 2
1.7.4 Accountability 7 1
1.8 Insurance Management & Valuation Control Process
31 7
1.8.1 Appraisal 7 2
1.8.2 Appraiser 2 2
1.8.3 Value history 2 2
1.8.4 Valuation information confidentiality
7
1.8.5 Objects appropriately insured
5
1.8.6 Insurance claim 4 1
1.8.7 Notification of renewal 4
Avaliação InPatrimonium
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
1.9 Exhibition Management Process
29 7
1.9.3 Object reservation 8 0
1.9.4 Document research 3 1
1.9.5 Exhibition tracking 5 2
1.9.6 Object exhibition history
5 2
1.9.7 Exhibition history of objects
8 2
1.10 Dispatch Process 21 6
1.10.1 / 1.10.2 Location information about accessioned and un-accessioned objects
7 2
1.10.3 Responsibility 8 2
1.10.4 Transportation 6 2
1.11 Borrowing and Loaning 119 16
1.11.1 Borrowing 35 0
1.11.1.1 Automatic loan number
8
1.11.1.2 Establish periods 8
1.11.1.3 Special considerations
7
1.11.1.4 Loaned objects 5
1.11.1.5 Generate loan-in agreements
7
1.11.2 Loaning 56 12
1.11.2.1 Automatic loan number
8
1.11.2.2 Establish periods 8 2
1.11.2.3 Special considerations
7 2
1.11.2.4 History 8 2
1.11.2.5 Loaned objects 5 1 Através das fichas relacionadas
1.11.2.6 Generate loan agreements
7 1 Através dos relatórios
1.11.2.7 Record of loans 7 2
1.11.2.9 Overdue loans 6 2
Avaliação InPatrimonium
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
1.11.3 Logistics of Loans 28 4
1.11.3.1 Insurance activities 7 2
1.11.3.2 Shipping activities 6 2
1.11.3.3 Link objects to cases
3 0
1.11.3.4 Location tracking 5 0
1.11.3.5 Packing cases 4 0
1.11.3.6 Packing list 3 0
1.12 Process of Deaccession & Disposal
39 8
1.12.1 Transfer of title 7 2
1.12.2 Approval 8 2
1.12.3 Legal title 8
1.12.4 Audit trail 7 2
1.12.5 Reason for disposal 9 2
2 Management of Metadata 381 69
2.1 Metadata Administration
15 0
2.1.2 Metadata import/export
3
Não foi possivel testar a importação de ficheiros,
impedidndo a verificação deste requisito
2.1.3 Metadata search 3
2.1.4 Recognition of metadata
3
2.1.5 Language of metadata 3
2.1.6 Display of metadata 3
2.2 Multimedia Files 77 11
2.2.1 Indexing 8
2.2.2 Sound files 2
2.2.4 Image Files 10 2
2.2.5 Associated image files 10 2
2.2.11 Associated 3-D files 6 2
2.2.14 Automatic production of multiple image resolutions
4 2
Avaliação InPatrimonium
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
2.2.15 Options for display of images
2
Não foi possivel testar a importação de ficheiros, impedidndo a verificação deste requisito
2.2.16 Image captions 2
Não foi possivel testar a importação de ficheiros, impedidndo a verificação deste requisito
2.2.17 Images per object 9 2
2.2.20 Images stored in CMS 8
Não foi possivel testar a importação de ficheiros, impedidndo a verificação deste requisito
2.2.21 Convert images 4 1
2.2.22 Reference to original images
4
Não foi possivel testar a importação de ficheiros, impedidndo a verificação deste requisito
2.2.23 Retrieval by image characteristic
3 0
2.2.25 Image editing 3 0
2.2.26 Management of digital files
2
Não foi possivel testar a importação de ficheiros, impedidndo a verificação deste requisito
2.3 Data Field Structure 18 6
2.3.1 Date 7 2
2.3.3 Variable-length fields 7 2
2.3.4 Fixed length fields 4 2
2.4 Data Validation 24 12
2.4.1 Numeric 3 2
2.4.2 Real 3 2
2.4.3 Alphabetic 3 2
2.4.5 Date 4 2
2.4.6 Data Entry Tools 5 2
2.4.7 Time 4 2
2.4.10 Pattern matching 2
2.5 Data Update 24 0
2.5.1 Real-time updates 8
2.5.2 Batch updates 7
2.5.3 Global updates 9
Avaliação InPatrimonium
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
2.6 Indexing of Fields 14 4
2.6.1 Multiple fields to one index
7 2
2.6.3 Updates indices automatically
7 2
2.7 Vocabulary Control 209 36
2.7.1 Authority Control 78 14
2.7.1.1 Authority control with software
8 2
2.7.1.2 Update authority lists procedure
8 2
2.7.1.3 Develop authority lists
4 2
2.7.1.4 Fields with authority control
5 2
2.7.1.5 Integrate pre-built authority lists
9 2
2.7.1.6 Authority lists for entry and validation
9 2
2.7.1.7 Authority lists included in the system
3 2
2.7.1.8 Authority lists for search
3 0
2.7.1.10 Authorization to alter authority lists
8 0
2.7.1.11 Print authority lists 3 0
2.7.1.12 Several authority lists used within one field
9
2.7.1.13 Deletion/change of terms - implications for records
9
2.7.2 Thesaural Control 131 22
2.7.2.1 Thesaural control with software
8 2
2.7.2.2 Update thesaurus files procedure
8 2
2.7.2.3 Developed thesauri 4 2
2.7.2.4 Fields with thesaural control
5 2
Avaliação InPatrimonium
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
2.7.2.5 Integrate pre-built thesaural files
9 2
2.7.2.6 Thesauri for entry and validation
9 2
2.7.2.8 Thesauri for search 4
2.7.2.9 Thesauri for term expansion during retrieval
5
2.7.2.11 Authorization to alter thesaurus
8 2
2.7.2.12 Homonyms within thesaurus
7 2
2.7.2.13 Thesaurus viewed hierarchically
8 2
2.7.2.14 Unauthorized term 3 0
2.7.2.15 Print thesauri files 3 0
2.7.2.16 Display all thesaurus information
4 2
2.7.2.17 Several thesauri used within one field
4 2
2.7.2.18 Monolingual and multilingual thesaurus, ISO standard
8
2.7.2.19 Development of multilingual thesauri
2
2.7.2.20 Development of monolingual thesauri
2
2.7.2.21 Change of terms - implications for records
9
2.7.2.22 Change of terms - implications for narrower terms
9
2.7.2.23 Deletion of terms - implications for records
4
2.7.2.24 Prevent deletion of terms which have narrower terms
8
3 User Interface 205 37
3.1 Help Features 27 4
3.1.2 Tutorial available 5 0
Avaliação InPatrimonium
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
3.1.3 On-line help 3 0
3.1.4 Help on request 1 2
3.1.5 Context-sensitive help 3 0
3.1.6 Help at the field level 7 0
3.1.7 Self-explanatory help 4 2
3.1.8 User-defined help 2 0
3.1.9 User-built help file 2 0
3.2 Data Entry 85 12
3.2.1 Repeatable field 4 2
3.2.3 Record duplication 3 2
3.2.4 Default Values 8
3.2.5 Mandatory fields 9 2
3.2.6 Override mandatory fields
4 0
3.2.7 Calculated fields 2
3.2.9 Fields copying 9 0
3.2.10 Data formatting 5 0
3.2.11 Macros 5 0
3.2.12 Hot-key 7 0
3.2.13 Search and replace within record
7 0
3.2.15 Import data from other sources for part/entire records
6 0
3.2.16 Field level controls 8 2
3.2.17 Date pickers 4 2
3.2.18 Spell checker 2 1 Visto ser web-based, usa o corretor do browser
3.2.19 Language of spell checker
2 1 A do browser
3.3 Date Formats 43 12
3.3.2 Date entry 3 2
3.3.3 Date searching 7 2
3.3.4 Date display 4 2
3.3.5 Date output 3 2
3.3.6 Attribution dates 9 2
3.3.7 Date conversion 8 0
3.3.8 Unknown dates 9 2
Avaliação InPatrimonium
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
3.4 User Customization 5 0
3.4.1 Data entry screen(s) 2 0
3.4.2 Data retrieval screen(s) 2 0
3.4.4 Error messages 1 0
3.5 Bilingual (English/Portuguese)
25 4
3.5.1 Alternate language 9 2
3.5.2 Language selection at login time
5 0
3.5.3 Language selection on any screen
5 0
3.5.4 English or Portuguese information
5
3.5.5 English and Portuguese information
1
3.6 Other Languages 8 2
3.6.1 UTF-8 8 2
3.7 Web Interface 12 3
3.7.1 Access via Internet 5 2
3.7.2 Consistent between platforms
3.7.1 7 1
a configuração atual apresenta algumas diferenças entre o chrome e o firefox apesar de que esta situação possa ser um simples erro de configuração
3.8 Accessibility 0 0
3.8.1 Alternative formats 4 0
4 Query 174 30
4.1 General Requirements 20 6
4.1.1 Query using native language
6 2
4.1.3 Query any field 5 2
4.1.4 / 4.1.5 / 4.1.6 Boolean AND; OR; NOT
5 2
4.1.7 Nesting expressions 4
4.2. Range Searches 29 4
4.2.1 Search operators 7
4.2.2 Range searches on numeric fields
7 2
Avaliação InPatrimonium
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
4.2.3 Range searches on date fields
7 2
4.2.4 Using attribution dates 4
4.2.5 Range searches on character fields
4
4.3 Wilcard Searching 8 0
4.3.3 Wildcard on any field 4 0
4.3.4 Character substitution 4 0
4.4 Query Results 67 8
4.4.1 Save results 3 0
4.4.2 View results in alternative format
2 0
4.4.3 Default format 7 2
4.4.4 Object display order 7 2
4.4.5 Define default field display order
7 2
4.4.6 Field display 9 2
4.4.7 Forward, backward browsing
7
4.4.8 Carry forward 7
4.4.9 Relative position 4
4.4.10 Access to related objects
3
4.4.11 Sort results 4 0
4.4.12 / 4.4.13 Ascending and Descending
7 0
4.5 Features 50 12
4.5.4 Presence/absence searching
2 2
4.5.5 Non-indexed fields 7 2
4.5.6 Multiple field searches 7 2
4.5.7 Query hit list 3 0
4.5.8 Number of hits 8 2
4.5.10 Search refinement 4 1 Filtrar pela existencia de imagem
4.5.12 Search history 3 0
Avaliação InPatrimonium
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
4.5.13 Review results in query mode
3 0
4.5.14 Modify query 4 0
4.5.15 Save query 3 0 Através do browser
4.5.16 Print query results 4 1
4.5.17 Simple (Google style) search
2 2
5 Reports 102 4
5.1 Pre-defined Reports 27 2
5.1.1 Pre-defined reports provided
3 2
5.1.3 Change pre-defined reports
3
5.1.4 Save changed reports 3
5.1.5 Specify sort order 2
5.1.6 Frequency report 3
5.1.7 Concatenated fields 3
5.1.8 Count of terms 3
5.1.9 Records processed 3
5.1.10 Offline object worksheets
4
5.2 User Defined Reports 58 2
5.2.1 General Requirements 47 0
5.2.1.1 User defined reports 4
5.2.1.2 Copy and modify reports
2
5.2.1.3 Labels 3
5.2.1.4 Generate form(s) 4
5.2.1.5 Include/exclude fields
4
5.2.1.6 Full boolean search 2
5.2.1.7 Sort on any field 3
5.2.1.8 / 5.2.1.9. Ascending / Descending sort
2
5.2.1.10 Calculates totals 2
Avaliação InPatrimonium
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
5.2.1.11 Calculate sub-totals 2
5.2.1.12 Columnar reporting 2
5.2.1.13 Redefine field names
2
5.2.1.14 Report browsing 3
5.2.1.15 Indication of progress
1
5.2.1.16 Report display on screen
3
5.2.1.17 Reports printed 3
5.2.1.18 Reports saved on disk
3
5.2.1.19 Reuse saved output 5.2.1.18 2
5.2.2 Formatting Features 11 2
5.2.2.1 Text formatting 1 0
5.2.2.2 Document formatting
1 0
5.2.2.3 Date produced 7 2
5.2.2.4 Date formats 2 0
5.3 Document Production 7 0
5.3.1 Templates 3
5.3.2 Web Reports 2
5.3.3 Emails 2
5.4 Visual representation of data
10 0
5.4.1 Browsing taxonomies 3
5.4.2 Temporal data 4
5.4.3 Geographic data 3
6 Enhanced Collections Management
136 13
6.1 Rights and Reproductions
59 7
6.1.1 Rights and Reproductions Management
9
Avaliação InPatrimonium
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
6.1.2 Record copyright ownership
9 2
6.1.3 Ownership of copyright of reproductions
8 1
É possivel acrescentar informação sobre direitos de autor, e guardar um documento anexo ao registo, porém não existe ligação entre esta informação e documento.
6.1.4 Document information about reproductions
4 2
6.1.5 Access to reproductions by unique local number
4
Não foi possivel testar a importação de ficheiros, impedidndo a verificação deste requisito
6.1.6 Illegal Reproduction 7 0
6.1.7 Copyright 7 2
6.1.9 Print images 7
Não foi possivel testar a importação de ficheiros, impedidndo a verificação deste requisito
6.1.10 Print image/text and copyright
4
Não foi possivel testar a importação de ficheiros, impedidndo a verificação deste requisito
6.2 Public Access and Engagement
58 6
6.2.1 Searching module 4 2
6.2.2 Internet public access 10 2
6.2.3 Subset access 5
6.2.5 Alternate language 9
6.2.7 Multiple databases 9
6.2.8 View selected fields 8 2
6.2.9 Search refinement 5
6.2.12 Print results 4
6.2.16 Visitor statistics 4
6.3 Customization 19
6.3.1 Customization by the supplier
10 2
6.3.2 Customization by the user
9 1 Não totalmente
Avaliação InPatrimonium
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
7 Technical Requirements 193 16
7.1 Import/Export Functions 108 4
7.1.1 Import Files 47 0
7.1.1.2 Field selection available
2
7.1.1.3 Summary report 7
7.1.1.4 Field validation 7
7.1.1.5 Duplicate checking 5
7.1.1.7 Bypass field validation
4
7.1.1.8 Hold for verification 5
7.1.1.9 Long fields 8
7.1.1.10 Import XML 9
7.1.2 Export Files 38 2
7.1.2.3 Field selection available
7
7.1.2.4 Summary report 7
7.1.2.5 Flag data records 3
7.1.2.6 Flag data fields 3
7.1.2.8 Object linking 8
7.1.2.10 Export XML 10 2
7.1.3 Interface with Other Software
23 2
7.1.3.1 Word processor 2
7.1.3.2 Spreadsheet 8
7.1.3.4 ODBCCompliant 4
7.1.3.5 Interoperability 9 2
7.2 Documentation & Support
46 8
7.2.1 User documentation 7 2
7.2.3 On-line documentation 3 2
7.2.4 Documentation for new users
2
7.2.5 System documentation 4 2
Avaliação InPatrimonium
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
7.2.7 Data dictionary formats
4
7.2.8 Customized modules 8 2
7.2.9 Source code provided 5 0
7.2.10 Protection 4
7.2.11 Institution’s rights if the supplier withdraws from business
9
7.4 Features 9 2
7.4.1 Discipline 9 2
7.5 Special Features 30 2
7.5.3 Multi-tasking 4 0
7.5.5 Measurement conversion
3 0
7.5.7 Selection of measurements
3 2
7.5.8 Overrides converted measurements
8 0
7.5.9 Support bar codes 3
7.5.10 Bar code labels 3
7.5.11 Bar code software 2
7.5.12 Support bar-code scanners
2
7.5.13 Supports OCR 2
8 System Administration 151 10
8.1 Security 71 8
8.1.1 Multi-level security 8
8.1.2 User ID security 9 2
8.1.3 Password security 8 2
8.1.4 Password administration
4 2
8.1.5 User function security 7
8.1.6 File security 7
8.1.7 Field(s) security 5
8.1.8 Record(s) security 8
8.1.9 Security by discipline 4 2
8.1.10 Record amendment security
7
Avaliação InPatrimonium
Escala 0-2
Requisito Dependências Peso Avaliação Comentários
8.1.11 / 8.1.12 Record locked & available
4
8.2 Index(s) 11 2
8.2.1 Change of index 8 2
8.2.2 Restructuring of affected indexes
3
8.3 Backup 33 0
8.3.1 Backup and recovery process
4
8.3.2 Back-end database back-up and recovery
4
8.3.5 Backup process 8
8.3.6 Recovery process 7
8.3.9 Automate backups 7
8.3.10 Automate recovery 3
8.4 Audit Reports 36 0
8.4.1 Audit report on data 6
8.4.2 Deleted records 6
8.4.3 Audit report on changes
7
8.4.4 User access profiles 4
8.4.5 Audit report on user activity
4
8.4.6 Audit report on module activity
2
8.4.7 Audit module usage 3
8.4.8 Query report 4
Anexo 8 - Análise Diretrizes Digitalização
(Diretrizes presentes no documento da Fadgi de 2015 - Excerto do excel integral)
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF, JPEG 2000 TIFF, JPEG 2000 TIFF, JPEG 2000 TIFF, JPEG 2000
Derivada de acesso Todas Todas Todas Todas
Resolução 150 ppi 300 ppi 300 ppi 400 ppi
Bit Depth 8 8 8 ou 16 8 ou 16
Espaço de CorGrey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2Adobe 1998, ECIRGBv2 Adobe 1998, ECIRGBv2 Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor Escala de Cinzentos ou CorEscala de Cinzentos ou
Cor
Escala de Cinzentos ou
CorEscala de Cinzentos ou Cor
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners Documentais
Scanners Flatbed
Mapas, Desenhos ou Originais de grande tamanho
Tecnlogias de Captura
recomendadas
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso Todas Todas Todas Todas
Resolução 100 ppi 200 ppi 400 ppi 600 ppi
Bit Depth 8 8 8 ou 16 16
Espaço de Cor Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998, ECIRGBv2Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2Adobe 1998, ECIRGBv2 Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor Escala de Cinzentos ou Cor Escala de Cinzentos ou Cor Cor Cor
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners Flatbed
Tecnlogias de Captura recomendadas
Fotografias
Anexo 9 - Guia de digitalização pré-testes
Guia de digitalização
Gestão do serviço e coleções dos Museus da U. Porto
2
Informação do Documento
Revisões
Revisão 1
Data da Revisão Editor(s)
dd/mm/aaaa Primeiro ultimo Nome
Razão da revisão e alterações
dd/mm/aaaa …
Titulo Guia de Digitalização
Responsabilidade Universidade do Porto
Autor João Rua
Tipo de Documento Guia Técnico
Data de Publicação …
3
SUMÁRIO
1 Introdução ............................................................................................................................. 5
1.1 Âmbito ........................................................................................................................... 5
1.2 Objetivos ........................................................................................................................ 5
2 Formatos ................................................................................................................................ 6
3 Meta-informação ................................................................................................................... 8
4 Nomenclatura ...................................................................................................................... 11
5 Perfis de digitalização .......................................................................................................... 11
5.1 Documentos Textuais .................................................................................................. 12
5.1.1 Manuscritos ou artefactos Bi-Dimensionais ........................................................ 12
5.1.2 Documentos impressos a preto e branco ............................................................ 13
5.1.3 Documentos impressos com imagens ou anotações .......................................... 14
5.1.4 Documentos em suportes com transparência ou reluzente ............................... 15
5.1.5 Jornais .................................................................................................................. 16
5.1.6 Livros .................................................................................................................... 17
5.2 Documentos Fotográficos ............................................................................................ 18
5.2.1 Fotografias ........................................................................................................... 18
5.2.2 Still Film entre 35 mm e 4" x 5" ........................................................................... 19
5.2.3 Still Film maior que 4" x 5" .................................................................................. 25
5.2.4 Radiografias ......................................................................................................... 31
5.2.5 Microfilme ........................................................................................................... 32
5.3 Artefactos .................................................................................................................... 33
5.3.1 Artefactos de tamanho médio ............................................................................. 33
5.3.2 Artefactos refletores ............................................................................................ 34
5.3.3 Artefactos de tamanho pequeno......................................................................... 35
5.3.4 Artefactos redondos ............................................................................................ 36
4
5.3.5 Artefactos com selo, assinatura ou marca .......................................................... 37
5.3.6 Artefactos longos em tecido detalhado e colorido ............................................. 38
5.3.7 Artefactos de tamanho grande ............................................................................ 39
5.3.8 Peças de vestuário ............................................................................................... 40
5.3.9 Artefactos com várias componentes ................................................................... 41
6 Guias específicos de digitalização ........................................................................................ 42
7 Referências .......................................................................................................................... 43
8 Anexos ................................................................................................................................. 44
5
1. Introdução
Este Guia de Digitalização procura definir diretrizes e práticas para a uniformização dos processos de
digitalização na Universidade do Porto, assegurando a sua conformidade com os princípios de qualidade e
preservação digital assumidos pela Universidade.
As recomendações apresentadas com neste guia são o resultado da simbiose entre as normas e
práticas de referência existentes nesta área, e testes práticos realizados pela própria Universidade.
Esta é ainda uma versão em construção pelo que questões como a conservação ainda não são
considerados, nem processos emergentes de digitalização como é o caso a digitalização 3D.
1.1 Âmbito
Este documento procura auxiliar todos os processos de digitalização na Universidade do Porto,
incluindo aqueles incluídos no Projeto do Museu Digital.
1.2 Objetivos
O principal objetivo destas diretrizes é suportar os processos de digitalização assegurando que são
escolhidos os melhores parâmetros para as finalidades das diversas digitalizações, e que os ficheiros
resultantes contêm a meta-informação necessária para a sua correta ingestão no sistema de preservação da
Universidade.
Paralelamente, este documento procura também normalizar a produção de representações digitais em
toda a Universidade, assegurando que dois objetos da mesma tipologia são digitalizados da mesma forma
independentemente do local de digitalização ou do responsável pela mesma.
Procura-se ainda, garantir que existem as diretrizes necessárias para a criação de representações
digitais que respondam às necessidades dos diferentes membros da comunidade UP e público externo,
nomeadamente, investigadores, docentes, alunos e público em geral.
Por fim, a criação de nados-digitais deve também tirar partido deste guia, especialmente, das secções
de meta-informação e nomenclatura.
6
2. Formatos
A digitalização de objetos envolve a criação de vários ficheiros para a mesma fotografia ou
digitalização. Estes ficheiros dividem-se em duas categorias: Imagens Master e Imagens Derivadas.
Imagens Master
As imagens Master são os originais, as imagens diretamente resultantes do processo de digitalização
e partir das quais são criadas as imagens derivadas.
Estas imagens têm como objetivo ser a representação mais fidedigna do objeto sendo assim
necessário o uso de um formato de imagem que lhes permita reter e apresentar o máximo de qualidade
possível evitando formatos Lossy.
Neste sentido são recomendados os seguintes formatos:
TIFF
JPEG 2000
PDF/A
RAW
Porém, os formatos seguintes apresentam-se como as melhores soluções de um ponto de vista
global:
PDF/A – para reprodução de documentos textuais/nativos digitais textuais
O PDF/A não é um formato de imagem, mas é apropriado para digitalizações de documentos
administrativos ou de arquivo, onde o interesse resida no conteúdo dos mesmos e não no documento em si.
TIFF – para as restantes reproduções/produções (nativos digitais)
A escolha do formato Master está também depende das características do projecto, objeto a
digitalizar e finalidade da digitalização pelo que a variações no formato são aceitáveis quando necessárias.
7
No caso da fotografia digital, estas devem ser tiradas em formato RAW sendo esse ficheiro guardado,
e duplicado. Na duplicação são executados os processos de pós-produção e a imagem final é guardada em
formato TIFF.
Imagens Derivadas
As imagens derivadas, resultantes das imagens Master, servem uma variedade de propósitos e
possuem uma variedade de características dependentes dos fins para que são utilizadas, neste sentido, os
formatos a usar estão muito dependentes desses fins sendo recomendado uma escolha caso a caso, dos
formatos das imagens derivadas.
No entanto é aconselhável a criação de pelo menos duas derivadas por cada imagem (no caso dos
ficheiros TIFF), uma versão para disponibilização online e ainda outra para usar como thumbnail.
8
3. Meta-informação
Todas as imagens resultantes de digitalização devem ser acompanhadas por um ficheiro de meta-
informação que descreve as características técnicas da mesma.
O standard MIX, derivado da NISO Z39.87-2006 e expresso em XML, oferece um conjunto de
elementos dedicados à representação de meta-informação técnica de imagens, sendo o seu uso generalizado
tendo inclusive o patrocínio da Biblioteca do Congresso. É recomendada a adoção deste standard em
conjunto com PREMIS e METS para garantir uma correta preservação das imagens criadas, no entanto, visto
que a implementação deste conjunto de standards está ainda dependente de investigação mais profunda,
pode-se tirar partido de uma especificação feita anteriormente para a Universidade do Porto61 onde a meta-
informação a recolher segue o esquema EXIF em XML.
A seguinte tabela expõe os elementos deste esquema bem como valores exemplificativos
Campo Preenchimento
ExifTool Version Number 7.39
File Name 6513_TM_01_0001.tif
Directory \RUP\Teses\6513_TM_01
File Size 23 MB
File Modification Date/Time 14
File Type TIFF
MIME Type image/tiff
Exif Byte Order Little-endian (Intel, II)
Image Width 2324
Image Height 3456
Bits Per Sample 8 8 8
61 Esta especificação foi realizada pela Professora Manuela Pinto em 2007
9
Compression Uncompressed
Photometric Interpretation RGB
Fill Order Normal
Document Name \RUP\Teses_B\6513_TM_01\00000001\6513_TM_01_0.tif
Strip Offsets (Binary data 29504 bytes, use -b option to extract)
Orientation Horizontal (normal)
Samples Per Pixel 3
Rows Per Strip 1
Strip Byte Counts (Binary data 17279 bytes, use -b option to extract)
X Resolution 300
Y Resolution 300
Planar Configuration Chunky
Resolution Unit inches
Page Number 0 41
Software //www.imagemagick.org
Image Size 2324x3456
Empresa Microfil
Departamento DPR
Responsavel Máximo Manuel Fardilha
Operadores Luis Silva
Data e Hora 26-06-2009 15:54
Programa Utilizado Kodak capture software
10
Versão do Programa Utilizado 6.11
Plataforma
Sistema Operativo Windows XP
Empresa Desenvolvedora Kodak
Modelo de Scanner i840
Tipo de Scanner i800 series
Fabricante de Scanner Kodak
Muita da informação técnica aqui presente é passível de ser extraída automaticamente do
equipamento usado para digitalização, desde que este suporte o standard EXIF nativamente
11
4. Nomenclatura
A nomenclatura atribuída aos ficheiros resultantes de processos de digitalização deve ter um caracter
consistente e descritivo, de maneira a que seja possível identificar e contextualizar um ficheiro apenas pelo
seu nome.
Informação obrigatória a incluir no nome do ficheiro:
Nome ou Acrónimo do Museu/Projeto ou Projeto/Exploração
Nome ou Iniciais do fotógrafo/responsável pela digitalização
Data da digitalização
Estas informações são transversais a todas as digitalizações pelo que devem estar espelhadas no nome
dos ficheiros produzidos.
Alguns tipos de informação potencialmente relevante a incluir nos nomes dos ficheiros:
Código Único do objecto digitalizado
Código indicativo da perspectiva da fotografia (Casos em que sejam tiradas várias fotos ao mesmo
objecto)
Código indicativo da componente fotografada (Casos em que o objecto se divida em várias
componentes)
As informações adicionais a incluir no nome do ficheiro variam de projecto para projecto e de objecto
para objecto consoante o que for necessário e adequado.
Recomendações
O formato AAAAMMDD para a data garante que os ficheiros permaneçam em ordem cronológica.
Nomes muito grandes podem originar problemas em alguns softwares
Evitar caracteres especiais (~ ! @ # $ % ^ & * ( ) ` ; < > ? , [ ] { } ‘ “)
Não usar espaços para separar as informações, usar underscore [ _ ]
Criar um ficheiro de texto separado com a explicação da nomenclatura usada
5. Perfis de digitalização
O sistema de classificação em estrelas apresentado neste documento e baseado no da mesma tipologia
da FADGI divide-se em quatro categorias:
12
1 Estrela – Digitalização resultante em imagem que não se assume como um possível “substituto” do
documento original, sendo apenas usado pelo seu valor informacional
2 Estrelas – Digitalização resultante em imagem que não se assume como um possível “substituto” do
documento original, sendo apenas usado pelo seu valor informacional embora sendo de maior qualidade do
que a categoria anterior
3 Estrelas – Digitalização resultante em imagem com uma qualidade profissional suficiente para a maioria dos
fins.
4 Estrelas – Digitalização resultante em imagem da melhor qualidade possível
Este sistema pode ser útil não só para a avaliação das imagens já existentes como também para guiar o
processo de digitalização. Por outro lado a escolha de um só padrão mínimo pode simplificar todo esse
processo, permitindo assim uma maior homogeneidade nos processos de digitalização dos Museus/UP.
5.1 Documentos Textuais
5.1.1 Manuscritos ou artefactos Bi-Dimensionais
Exemplos: Manuscritos antigos, Postais, mapas, desenhos, livros de edições especiais
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Scanners Manuais de Livros
Câmaras Digitais com suporte para livros
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato Master
TIFF, JPEG 2000, PDF/A
TIFF, JPEG 2000, PDF/A TIFF, JPEG 2000, PDF/A
Derivada de acesso
Todas Todas Todas
Resolução 300 ppi 300 ppi 400 ppi
Bit Depth 8 8 ou 16 16
Espaço de Cor Adobe 1998,
ECIRGBv2 Adobe 1998, ECIRGBv2 Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor Cor Cor Cor
13
Recomendações
A digitalização deste tipo de documentos deve ser levada a cabo por profissionais com treino e
experiencia no manuseamento dos mesmos;
Os ficheiros master não devem ser retocados
Escala de cor ou de cinzentos
Procedimento
5.1.2 Documentos impressos a preto e branco
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF, JPEG 2000,
PDF/A TIFF, JPEG 2000,
PDF/A TIFF, JPEG 2000, PDF/A TIFF, JPEG 2000, PDF/A
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 150 ppi 300 ppi 300 ppi 400 ppi
Bit Depth 8 8 8 ou 16 8 ou 16
Espaço de Cor Grey Gamma 2.2,
SRGB, Adobe 1998, ECIRGBv2
Adobe 1998, ECIRGBv2
Adobe 1998, ECIRGBv2 Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor Escala de Cinzentos Escala de Cinzentos Escala de Cinzentos Escala de Cinzentos
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners Documentais
Scanners Flatbed
Recomendações
Escala de cor ou de cinzentos
Procedimento
14
5.1.3 Documentos impressos com imagens ou anotações
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF, JPEG 2000,
PDF/A TIFF, JPEG 2000,
PDF/A TIFF, JPEG 2000, PDF/A TIFF, JPEG 2000, PDF/A
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 150 ppi 300 ppi 300 ppi 400 ppi
Bit Depth 8 8 8 ou 16 8 ou 16
Espaço de Cor Grey Gamma 2.2,
SRGB, Adobe 1998, ECIRGBv2
Adobe 1998, ECIRGBv2
Adobe 1998, ECIRGBv2 Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor Escala de Cinzentos
ou Cor Cor Cor Cor
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners Documentais
Scanners Flatbed
Recomendações
Escala de cor ou de cinzentos
Procedimento
15
5.1.4 Documentos em suportes com transparência ou reluzente
Exemplos: Documentos em papel de cebola, papel vegetal, papel de arroz
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF, JPEG
2000, PDF/A TIFF, JPEG 2000,
PDF/A TIFF, JPEG 2000, PDF/A TIFF, JPEG 2000, PDF/A
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 150 ppi 300 ppi 300 ppi 400 ppi
Bit Depth 8 8 8 ou 16 8 ou 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Adobe 1998, ECIRGBv2
Adobe 1998, ECIRGBv2 Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor Escala de
Cinzentos ou Cor
Cor Cor Cor
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners Documentais
Scanners Flatbed
Recomendações:
Escala de cor ou de cinzentos
Procedimento
16
5.1.5 Jornais
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF, JPEG
2000, PDF/A TIFF, JPEG 2000,
PDF/A TIFF, JPEG 2000, PDF/A TIFF, JPEG 2000, PDF/A
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 150 ppi 300 ppi 300 ppi 400 ppi
Bit Depth 8 8 8 ou 16 8 ou 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Adobe 1998, ECIRGBv2
Adobe 1998, ECIRGBv2 Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor Escala de
Cinzentos ou Cor
Escala de Cinzentos ou Cor
Escala de Cinzentos ou Cor
Escala de Cinzentos ou Cor
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners Documentais
Scanners Flatbed
Recomendações
Escala de cor ou de cinzentos
Procedimento
17
5.1.6 Livros
Tecnologias de captura recomendadas:
Scanners Manuais de Livros
Câmaras Digitais com suporte para livros
Recomendações:
Escala de cor ou de cinzentos
Procedimento
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF, JPEG
2000, PDF/A TIFF, JPEG 2000,
PDF/A TIFF, JPEG 2000, PDF/A TIFF, JPEG 2000, PDF/A
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 150 ppi 300 ppi 300 ppi 400 ppi
Bit Depth 8 8 8 ou 16 8 ou 16
Espaço de Cor SRGB, Adobe
1998, ECIRGBv2 Adobe 1998,
ECIRGBv2 Adobe 1998, ECIRGBv2 Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor Escala de
Cinzentos ou Cor
Escala de Cinzentos ou Cor
Escala de Cinzentos ou Cor
Cor
18
5.2 Documentos Fotográficos
5.2.1 Fotografias
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 100 ppi 200 ppi 400 ppi 600 ppi
Bit Depth 8 8 8 ou 16 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998,
ECIRGBv2 Adobe 1998, ECIRGBv2 Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor Escala de
Cinzentos ou Cor
Escala de Cinzentos ou Cor
Cor Cor
Tecnologias de captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners Flatbed
Recomendações:
Escala de cor ou de cinzentos
Procedimento
19
5.2.2 Still Film entre 35 mm e 4" x 5"
5.2.2.1 Negativos a preto e branco
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners de Filme
Scanners Flatbed
Recomendações:
Se o negativo permitir, digitalizá-lo de forma a preservar a margem bem como quaisquer anotações
que aí se encontrem
Procedimento
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 1000 ppi 2000 ppi 3000 ppi 4000 ppi
Bit Depth 8 8 8 ou 16 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
20
5.2.2.2 Negativos de cor
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 1000 ppi 2000 ppi 3000 ppi 4000 ppi
Bit Depth 8 8 8 ou 16 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor
Escala de Cinzentos ou Cor conforme
for apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners de Filme
Scanners Flatbed
Recomendações:
Se o negativo permitir, digitalizá-lo de forma a preservar a margem bem como quaisquer anotações
que aí se encontrem
Negativos de cor não serão digitalizados corretamente a não ser que seja usado um scanner com
software sofisticado de conversão de negativos de cor.
Procedimento
21
5.2.2.3 Negativos em vidro
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners de Filme
Scanners Flatbed
Recomendações:
Se o negativo permitir, digitalizá-lo de forma a preservar a margem bem como quaisquer anotações
que aí se encontrem
Procedimento
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 1000 ppi 2000 ppi 3000 ppi 4000 ppi
Bit Depth 8 8 8 ou 16 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor
Escala de Cinzentos ou Cor conforme
for apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
22
5.2.2.4 Slides
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 1000 ppi 2000 ppi 3000 ppi 4000 ppi
Bit Depth 8 8 8 ou 16 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor
Escala de Cinzentos ou Cor conforme
for apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners de Filme
Scanners Flatbed
Recomendações:
Se o negativo permitir, digitalizá-lo de forma a preservar a margem bem como quaisquer anotações
que aí se encontrem
Procedimento
23
5.2.2.5 Acetatos
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 1000 ppi 2000 ppi 3000 ppi 4000 ppi
Bit Depth 8 8 8 ou 16 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor
Escala de Cinzentos ou Cor conforme
for apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners de Filme
Scanners Flatbed
Recomendações:
Se o negativo permitir, digitalizá-lo de forma a preservar a margem bem como quaisquer anotações
que aí se encontrem
Procedimento
24
5.2.2.6 Slides de Lanterna
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 1000 ppi 2000 ppi 3000 ppi 4000 ppi
Bit Depth 8 8 8 ou 16 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Escala de Cinzentos ou Cor conforme
for apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners de Filme
Scanners Flatbed
Recomendações:
Se o negativo permitir, digitalizá-lo de forma a preservar a margem bem como quaisquer anotações
que aí se encontrem
Procedimento
25
5.2.3 Still Film maior que 4" x 5"
5.2.3.1 Negativos a Preto e Branco
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 500 ppi 1500 ppi 2000 ppi 4000 ppi
Bit Depth 8 8 16 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor
Escala de Cinzentos ou Cor conforme
for apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners Flatbed
Recomendações:
Se o negativo permitir, digitalizá-lo de forma a preservar a margem bem como quaisquer anotações
que aí se encontrem
Procedimento
26
5.2.3.2 Negativos a Cor
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 500 ppi 1500 ppi 2000 ppi 4000 ppi
Bit Depth 8 8 16 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor
Escala de Cinzentos ou Cor conforme
for apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners Flatbed
Recomendações:
Se o negativo permitir, digitalizá-lo de forma a preservar a margem bem como quaisquer anotações
que aí se encontrem
Negativos de cor não serão digitalizados corretamente a não ser que seja usado um scanner com
software sofisticado de conversão de negativos de cor.
Procedimento
27
5.2.3.3 Negativos a Vidro
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 500 ppi 1500 ppi 2000 ppi 4000 ppi
Bit Depth 8 8 16 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor
Escala de Cinzentos ou Cor conforme
for apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners Flatbed
Recomendações:
Se o negativo permitir, digitalizá-lo de forma a preservar a margem bem como quaisquer anotações
que aí se encontrem
Procedimento
28
5.2.3.4 Slides
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 500 ppi 1500 ppi 2000 ppi 4000 ppi
Bit Depth 8 8 16 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor
Escala de Cinzentos ou Cor conforme
for apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners Flatbed
Recomendações:
Se o negativo permitir, digitalizá-lo de forma a preservar a margem bem como quaisquer anotações
que aí se encontrem
Procedimento
29
5.2.3.5 Acetatos
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 500 ppi 1500 ppi 2000 ppi 4000 ppi
Bit Depth 8 8 16 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor
Escala de Cinzentos ou Cor conforme
for apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners Flatbed
Recomendações:
Se o negativo permitir, digitalizá-lo de forma a preservar a margem bem como quaisquer anotações
que aí se encontrem
Procedimento
30
5.2.3.6 Slides de Lanterna
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 500 ppi 1500 ppi 2000 ppi 4000 ppi
Bit Depth 8 8 16 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor
Escala de Cinzentos ou Cor conforme
for apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners Flatbed
Recomendações:
Se o negativo permitir, digitalizá-lo de forma a preservar a margem bem como quaisquer anotações
que aí se encontrem
Procedimento
31
5.2.3.7 Radiografias
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato JPEG, JPEG 2000, TIFF,
DICOM
JPEG, JPEG 2000, TIFF, DICOM
TIFF, DICOM TIFF, DICOM
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 300 ppi 400 ppi 500 ppi 500 ppi
Bit Depth 8 8 16 16
Espaço de Cor Grey Gamma
2.2 Grey Gamma 2.2 Grey Gamma 2.2 Grey Gamma 2.2
Cor Escala de Cinzentos
Escala de Cinzentos Escala de Cinzentos Escala de Cinzentos
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Flatbed
Scanners Especializados para Radiografias
Procedimento
32
5.2.3.8 Microfilme
Recomendações:
Se o negativo permitir, digitalizá-lo de forma a preservar a margem bem como quaisquer anotações
que aí se encontrem
Procedimento
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 300 ppi 300 ppi 300 ppi 400 ppi
Bit Depth 8 8 8 8
Espaço de Cor Grey Gamma
2.2 Grey Gamma 2.2 Grey Gamma 2.2 Grey Gamma 2.2
Cor Escala de Cinzentos
Escala de Cinzentos Escala de Cinzentos Escala de Cinzentos
33
5.3 Artefactos
Os detalhes técnicos da fotografia são transversais aos vários perfis de artefactos, nomeadamente:
Recomendado Mínimo
Resolução Entre 10 a 16 megapixéis em modo de
imagem RGB 24-bit
6 Megapixéis em modo de
imagem RGB 24-bit
Formato Formato RAW/TIFF Formato RAW/TIFF
Espaço de Cor Adobe 1988 Adobe 1988
Balanço de
Brancos
Usar o modo automático da camara ou ajustar manualmente conforme a luz
5.3.1 Artefactos de tamanho médio
Exemplo: Prato, ferramenta
Recomendações:
Fotografar pelo menos duas vezes de ângulos diferentes
Fundo Preto ou cinzento neutro
Escala de cor ou cinzentos
Garantir que a escala possa ser excluída caso seja necessário
Procedimento
34
5.3.2 Artefactos refletores
Exemplo: Objetos de vidro; espelho; cerâmica; prata;
Recomendações:
Fundo Preto ou cinzento neutro
Escala de cor ou cinzentos
Garantir que a escala possa ser excluída caso seja necessário
Usar uma lente micro para objetos muito pequenos
Reduzir ao máximo as reflexões no artefacto
Tirar uma primeira fotografia com uma escala de cor e outra sem escala para que não seja reflectida
Procedimento
35
5.3.3 Artefactos de tamanho pequeno
Exemplos: moedas; pins.
Recomendações:
Fundo Preto ou cinzento neutro
Escala de cor ou cinzentos
Garantir que a escala possa ser excluída caso seja necessário
Usar uma lente macro para objetos muito pequenos
O artefacto deve preencher ao máximo possível, a imagem
Fotografar o artefacto duas vezes com a escala, uma vista de frontal e outra traseira
Procedimento
36
5.3.4 Artefactos redondos
Exemplos: Vaso; cálice.
Recomendações:
Fundo Preto ou cinzento neutro
Escala de cor ou cinzentos
Garantir que a escala possa ser excluída caso seja necessário
Se não houver variação no padrão, apenas se fotografa um lado
Procedimento
37
5.3.5 Artefactos com selo, assinatura ou marca
Exemplo: Garrafa; prato.
Recomendações:
Fundo Preto ou cinzento neutro
Escala de cor ou cinzentos
Garantir que a escala possa ser excluída caso seja necessário
Fotografar o artefacto como um todo
Fotografar marca (ou assinatura…)
Procedimento
38
5.3.6 Artefactos longos em tecido detalhado e colorido
Exemplo: Carpete, tecido.
Recomendações:
Fundo Preto ou cinzento neutro
Escala de cor ou cinzentos
Garantir que a escala possa ser excluída caso seja necessário
Fotografar o artefacto a partir de cima
Para evitar distorção do objeto, a parte traseira da camara deve estar paralela ao artefacto
Se o padrão for uniforme é aceitável dobrar o artefacto de forma a mostrar apenas uma secção
Fotografar duas vezes, uma perspetiva frontal e outra traseira
Procedimento
39
5.3.7 Artefactos de tamanho grande
Exemplo: Quadro; mobília
Recomendações:
Fundo Preto ou cinzento neutro
Escala de cor ou cinzentos
Garantir que a escala possa ser excluída caso seja necessário
Fotografar o artefacto a partir de cima
Para evitar distorção do objeto, a parte traseira da camara deve estar paralela ao artefacto
Um quadro ou mobília podem também ser colocados de maneiras que os cantos estejam a 90 graus
da camara
Várias perspetivas são aceitáveis, no mínimo uma frontal e outra traseira
Procedimento
40
5.3.8 Peças de vestuário
Exemplo: Roupas; disfarces
Recomendações
Fundo Preto ou cinzento neutro
Escala de cor ou cinzentos
Garantir que a escala possa ser excluída caso seja necessário
Fotografar o artefacto a partir de cima
Para evitar distorção do objeto, a parte traseira da camara deve estar paralela ao artefacto
Fotografar pelo menos duas vezes, uma perspetiva frontal e outra traseira
Fotografar detalhes sendo que nestes casos a inclusão da escala não é obrigatória
Colocar o artefacto num manequim
Procedimento
41
5.3.9 Artefactos com várias componentes
Exemplo: Jogo de tabuleiro, puzzle
Recomendações
Fundo Preto ou cinzento neutro
Escala de cor ou cinzentos
Garantir que a escala possa ser excluída caso seja necessário
Fotografar várias vezes de forma a captar todas as componentes
Procedimento
42
6. Guias específicos de digitalização
43
7. Referências
CARLI Digital Collections Users’ Group. (2014). GUIDELINES FOR THE CREATION OF DIGITAL COLLECTIONS.
Illinois, EUA: Consortium of Academic and Research Libraries in Illinois.
LIBRARY, ARCHIVES AND DOCUMENTATION SERVICES. (Março de 2006). Digitization Standards for the
Canadian Museum of Civilization Corporation. Canadian Museum of Civilization Corporation.
Stanford University Libraries. (s.d.). Case study: File naming done well. Obtido em 11 de 12 de 2015, de
Stanford University Libraries.
Still Image Working Group. (2009). Technical Guidelines for Digitizing Cultural Heritage Materials: Creation of
Raster Image Master Files. Federal Agencies Digitization Initiative (FADGI).
Still Image Working Group. (2015). Technical Guidelines for Digitizing Cultural Heritage Materials: Creation of
Raster Image Master Files. Federal Agencies Digitization Initiative (FADGI).
44
8. Anexos
Anexo 10 - Fotografias de teste
Teste 1
Perspetiva frontal
Perspetiva com foco no detalhe (escala)
Teste 2
Perspetiva frontal
Perspetiva de cima para baixo
Perspetiva com foco no detalhe
Teste 3
Perspetiva frontal
Perspetiva traseira
Perspetiva com foco no detalhe
Perspetiva Funcional
Teste 4
Perspetiva frontal
Perspetiva lateral (lado esquerdo do fotógrafo)
Perspetiva lateral (lado direito do fotógrafo)
Teste 5
Anexo 11 - Guia de Digitalização
Guia de digitalização
Gestão do serviço e coleções dos Museus da U. Porto
Informação do Documento
Revisões
Revisão 1
Data da Revisão Editor(s)
20/06/2016 João Rua
Atualização de perfis de digitalização após testes práticos
Titulo Guia de Digitalização
Responsabilidade Universidade do Porto
Autor João Rua
Tipo de Documento Guia Técnico
Data de Publicação …
3
Sumário 1 Introdução ............................................................................................................................. 4
1.1 Âmbito ........................................................................................................................... 4
1.2 Objetivos ........................................................................................................................ 4
2 Formatos ................................................................................................................................ 5
3 Meta-informação ................................................................................................................... 6
4 Nomenclatura ........................................................................................................................ 9
5 Perfis de digitalização .......................................................................................................... 10
5.1 Objetos Bidimensionais ............................................................................................... 10
5.1.1 Documentos Textuais .......................................................................................... 11
5.1.2 Documentos Fotográficos .................................................................................... 17
5.2 Objetos Tridimensionais .............................................................................................. 32
6 Guias específicos de digitalização ........................................................................................ 34
7 Referências .......................................................................................................................... 35
4
1. Introdução
Este Guia de Digitalização procura definir diretrizes e práticas para a uniformização dos processos de
digitalização na Universidade do Porto, assegurando a sua conformidade com os princípios de qualidade e
preservação digital assumidos pela Universidade.
As recomendações apresentadas com neste guia são o resultado da simbiose entre as normas e
práticas de referência existentes nesta área, e testes práticos realizados pela própria Universidade.
Esta é ainda uma versão em construção pelo que questões como a conservação ainda não são
considerados, nem processos emergentes de digitalização como é o caso a digitalização 3D.
1.1 Âmbito
Este documento procura auxiliar todos os processos de digitalização na Universidade do Porto,
incluindo aqueles incluídos no Projeto do Museu Digital.
1.2 Objetivos
O principal objetivo destas diretrizes é suportar os processos de digitalização assegurando que são
escolhidos os melhores parâmetros para as finalidades das diversas digitalizações, e que os ficheiros
resultantes contêm a meta-informação necessária para a sua correta ingestão no sistema de preservação da
Universidade.
Paralelamente, este documento procura também normalizar a produção de representações digitais em
toda a Universidade, assegurando que dois objetos da mesma tipologia são digitalizados da mesma forma
independentemente do local de digitalização ou do responsável pela mesma.
Procura-se ainda, garantir que existem as diretrizes necessárias para a criação de representações
digitais que respondam às necessidades dos diferentes membros da comunidade UP e público externo,
nomeadamente, investigadores, docentes, alunos e público em geral.
Por fim, a criação de nados-digitais deve também tirar partido deste guia, especialmente, das secções
de meta-informação e nomenclatura.
5
2. Formatos
A digitalização de objetos envolve a criação de vários ficheiros para a mesma fotografia ou
digitalização. Estes ficheiros dividem-se em duas categorias: Imagens Master e Imagens Derivadas.
Imagens Master
As imagens Master são os originais, as imagens diretamente resultantes do processo de digitalização
e partir das quais são criadas as imagens derivadas.
Estas imagens têm como objetivo ser a representação mais fidedigna do objeto sendo assim
necessário o uso de um formato de imagem que lhes permita reter e apresentar o máximo de qualidade
possível evitando formatos Lossy.
Neste sentido são recomendados os seguintes formatos:
TIFF
JPEG 2000
PDF/A
RAW
Porém, os formatos seguintes apresentam-se como as melhores soluções de um ponto de vista
global:
PDF/A – para reprodução de documentos textuais/nativos digitais textuais
O PDF/A não é um formato de imagem, mas é apropriado para digitalizações de documentos
administrativos ou de arquivo, onde o interesse resida no conteúdo dos mesmos e não no documento em si.
TIFF – para as restantes reproduções/produções (nativos digitais)
A escolha do formato Master está também depende das características do projeto, objeto a digitalizar
e finalidade da digitalização pelo que a variações no formato são aceitáveis quando necessárias.
No caso da fotografia digital, estas devem ser tiradas em formato RAW sendo esse ficheiro guardado,
e duplicado. Na duplicação são executados os processos de pós-produção e a imagem final é guardada em
formato TIFF.
6
Imagens Derivadas
As imagens derivadas, resultantes das imagens Master, servem uma variedade de propósitos e
possuem uma variedade de características dependentes dos fins para que são utilizadas, neste sentido, os
formatos a usar estão muito dependentes desses fins sendo recomendado uma escolha caso a caso, dos
formatos das imagens derivadas.
No entanto é aconselhável a criação de pelo menos duas derivadas por cada imagem (no caso dos
ficheiros TIFF), uma versão para disponibilização online e ainda outra para usar como thumbnail.
3. Meta-informação
Todas as imagens resultantes de digitalização devem ser acompanhadas por um ficheiro de meta-
informação que descreve as características técnicas da mesma.
O standard MIX, derivado da NISO Z39.87-2006 e expresso em XML, oferece um conjunto de
elementos dedicados à representação de meta-informação técnica de imagens, sendo o seu uso generalizado
tendo inclusive o patrocínio da Biblioteca do Congresso. É recomendada a adoção deste standard em
conjunto com PREMIS e METS para garantir uma correta preservação das imagens criadas, no entanto, visto
que a implementação deste conjunto de standards está ainda dependente de investigação mais profunda,
pode-se tirar partido de uma especificação feita anteriormente para a Universidade do Porto62 onde a meta-
informação a recolher segue o esquema EXIF em XML.
A seguinte tabela expõe os elementos deste esquema bem como valores exemplificativos
Campo Preenchimento
ExifTool Version Number 7.39
File Name 6513_TM_01_0001.tif
Directory \RUP\Teses\6513_TM_01
File Size 23 MB
File Modification Date/Time 14
62 Esta especificação foi realizada pela Professora Manuela Pinto em 2008
7
Campo Preenchimento
File Type TIFF
MIME Type image/tiff
Exif Byte Order Little-endian (Intel, II)
Image Width 2324
Image Height 3456
Bits Per Sample 8 8 8
Compression Uncompressed
Photometric Interpretation RGB
Fill Order Normal
Document Name \RUP\Teses_B\6513_TM_01\00000001\6513_TM_01_0.tif
Strip Offsets (Binary data 29504 bytes, use -b option to extract)
Orientation Horizontal (normal)
Samples Per Pixel 3
Rows Per Strip 1
Strip Byte Counts (Binary data 17279 bytes, use -b option to extract)
X Resolution 300
Y Resolution 300
Planar Configuration Chunky
Resolution Unit inches
Page Number 0 41
Software //www.imagemagick.org
Image Size 2324x3456
Empresa Microfil
Departamento DPR
Responsavel Máximo Manuel Fardilha
8
Campo Preenchimento
Operadores Luis Silva
Data e Hora 26-06-2009 15:54
Programa Utilizado Kodak capture software
Versão do Programa Utilizado 6.11
Plataforma
Sistema Operativo Windows XP
Empresa Desenvolvedora Kodak
Modelo de Scanner i840
Tipo de Scanner i800 series
Fabricante de Scanner Kodak
Muita da informação técnica aqui presente é passível de ser extraída automaticamente do
equipamento usado para digitalização, desde que este suporte o standard EXIF nativamente
9
4. Nomenclatura
A nomenclatura atribuída aos ficheiros resultantes de processos de digitalização deve ter um caracter
consistente e descritivo, de maneira a que seja possível identificar e contextualizar um ficheiro apenas pelo
seu nome.
Informação obrigatória a incluir no nome do ficheiro:
Nome ou Acrónimo do Museu/Projeto ou Projeto/Exploração
Nome ou Iniciais do fotógrafo/responsável pela digitalização
Data da digitalização
Estas informações são transversais a todas as digitalizações pelo que devem estar espelhadas no nome
dos ficheiros produzidos.
Alguns tipos de informação potencialmente relevante a incluir nos nomes dos ficheiros:
Código Único do objecto digitalizado
Código indicativo da perspectiva da fotografia (Casos em que sejam tiradas várias fotos ao mesmo
objecto)
Código indicativo da componente fotografada (Casos em que o objecto se divida em várias
componentes)
As informações adicionais a incluir no nome do ficheiro variam de projecto para projecto e de objecto
para objecto consoante o que for necessário e adequado.
Recomendações
O formato AAAAMMDD para a data garante que os ficheiros permaneçam em ordem cronológica.
Nomes muito grandes podem originar problemas em alguns softwares
Evitar caracteres especiais (~ ! @ # $ % ^ & * ( ) ` ; < > ? , [ ] { } ‘ “)
Não usar espaços para separar as informações, usar underscore [ _ ]
Criar um ficheiro de texto separado com a explicação da nomenclatura usada
10
5. Perfis de digitalização
5.1 Objetos Bidimensionais
O sistema de classificação em estrelas apresentado neste documento baseia-se mesma tipologia da
FADGI e divide-se em quatro categorias:
1 Estrela – Digitalização resultante em imagem que não se assume como um possível “substituto” do
documento original, sendo apenas usado pelo seu valor informacional
2 Estrelas – Digitalização resultante em imagem que não se assume como um possível “substituto” do
documento original, sendo apenas usado pelo seu valor informacional embora sendo de maior qualidade do
que a categoria anterior
3 Estrelas – Digitalização resultante em imagem com uma qualidade profissional suficiente para a
maioria dos fins.
4 Estrelas – Digitalização resultante em imagem da melhor qualidade possível
Esta matriz pode ser usada não só para guiar a criação de novas imagens mas também para avaliar
imagens pré-existentes.
11
5.1.1. Documentos Textuais
5.1.2 Manuscritos ou artefactos Bidimensionais
Exemplos: manuscritos antigos, postais, mapas, desenhos, livros de edições especiais
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Scanners Manuais de Livros
Câmaras Digitais com suporte para livros
Recomendações
A digitalização deste tipo de documentos deve ser levada a cabo por profissionais com treino e
experiencia no manuseamento dos mesmos;
Os ficheiros master não devem ser retocados;
Escala de cor ou de cinzentos.
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato Master
TIFF, JPEG 2000, PDF/A
TIFF, JPEG 2000, PDF/A TIFF, JPEG 2000, PDF/A
Derivada de acesso
Todas Todas Todas
Resolução 300 ppi 300 ppi 400 ppi
Bit Depth 8 8 ou 16 16
Espaço de Cor Adobe 1998,
ECIRGBv2 Adobe 1998, ECIRGBv2 Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor Cor Cor Cor
12
5.1.3 Documentos impressos a preto e branco
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF, JPEG 2000,
PDF/A TIFF, JPEG 2000,
PDF/A TIFF, JPEG 2000, PDF/A TIFF, JPEG 2000, PDF/A
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 150 ppi 300 ppi 300 ppi 400 ppi
Bit Depth 8 8 8 ou 16 8 ou 16
Espaço de Cor Grey Gamma 2.2,
SRGB, Adobe 1998, ECIRGBv2
Adobe 1998, ECIRGBv2
Adobe 1998, ECIRGBv2 Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor Escala de Cinzentos Escala de Cinzentos Escala de Cinzentos Escala de Cinzentos
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners Documentais
Scanners Flatbed
Recomendações
Escala de cor ou de cinzentos
13
5.1.4 Documentos impressos com imagens ou anotações
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF, JPEG 2000,
PDF/A TIFF, JPEG 2000,
PDF/A TIFF, JPEG 2000, PDF/A TIFF, JPEG 2000, PDF/A
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 150 ppi 300 ppi 300 ppi 400 ppi
Bit Depth 8 8 8 ou 16 8 ou 16
Espaço de Cor Grey Gamma 2.2,
SRGB, Adobe 1998, ECIRGBv2
Adobe 1998, ECIRGBv2
Adobe 1998, ECIRGBv2 Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor Escala de Cinzentos
ou Cor Cor Cor Cor
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners Documentais
Scanners Flatbed
Recomendações
Escala de cor ou de cinzentos
14
5.1.5 Documentos em suportes com transparência ou reluzente
Exemplos: Documentos em papel de cebola, papel vegetal, papel de arroz
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF, JPEG
2000, PDF/A TIFF, JPEG 2000,
PDF/A TIFF, JPEG 2000, PDF/A TIFF, JPEG 2000, PDF/A
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 150 ppi 300 ppi 300 ppi 400 ppi
Bit Depth 8 8 8 ou 16 8 ou 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Adobe 1998, ECIRGBv2
Adobe 1998, ECIRGBv2 Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor Escala de
Cinzentos ou Cor
Cor Cor Cor
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners Documentais
Scanners Flatbed
Recomendações:
Escala de cor ou de cinzentos
15
5.1.6 Jornais
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF, JPEG
2000, PDF/A TIFF, JPEG 2000,
PDF/A TIFF, JPEG 2000, PDF/A TIFF, JPEG 2000, PDF/A
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 150 ppi 300 ppi 300 ppi 400 ppi
Bit Depth 8 8 8 ou 16 8 ou 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Adobe 1998, ECIRGBv2
Adobe 1998, ECIRGBv2 Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor Escala de
Cinzentos ou Cor
Escala de Cinzentos ou Cor
Escala de Cinzentos ou Cor
Escala de Cinzentos ou Cor
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners Documentais
Scanners Flatbed
Recomendações
Escala de cor ou de cinzentos
16
5.1.7 Livros
Tecnologias de captura recomendadas:
Scanners Manuais de Livros
Câmaras Digitais com suporte para livros
Recomendações:
Escala de cor ou de cinzentos
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF, JPEG
2000, PDF/A TIFF, JPEG 2000,
PDF/A TIFF, JPEG 2000, PDF/A TIFF, JPEG 2000, PDF/A
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 150 ppi 300 ppi 300 ppi 400 ppi
Bit Depth 8 8 8 ou 16 8 ou 16
Espaço de Cor SRGB, Adobe
1998, ECIRGBv2 Adobe 1998,
ECIRGBv2 Adobe 1998, ECIRGBv2 Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor Escala de
Cinzentos ou Cor
Escala de Cinzentos ou Cor
Escala de Cinzentos ou Cor
Cor
17
5.1.2 Documentos Fotográficos
5.1.2.1 Fotografias
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 100 ppi 200 ppi 400 ppi 600 ppi
Bit Depth 8 8 8 ou 16 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998,
ECIRGBv2 Adobe 1998, ECIRGBv2 Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor Escala de
Cinzentos ou Cor
Escala de Cinzentos ou Cor
Cor Cor
Tecnologias de captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners Flatbed
Recomendações:
Escala de cor ou de cinzentos
18
5.1.2.2 Still Film entre 35 mm e 4" x 5"
5.1.2.2.1 Negativos a preto e branco
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners de Filme
Scanners Flatbed
Recomendações:
Se o negativo permitir, digitalizá-lo de forma a preservar a margem bem como quaisquer anotações
que aí se encontrem
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 1000 ppi 2000 ppi 3000 ppi 4000 ppi
Bit Depth 8 8 8 ou 16 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
19
5.1.2.2.2 Negativos de cor
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 1000 ppi 2000 ppi 3000 ppi 4000 ppi
Bit Depth 8 8 8 ou 16 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor
Escala de Cinzentos ou Cor conforme
for apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners de Filme
Scanners Flatbed
Recomendações:
Se o negativo permitir, digitalizá-lo de forma a preservar a margem bem como quaisquer anotações
que aí se encontrem
Negativos de cor não serão digitalizados corretamente a não ser que seja usado um scanner com
software sofisticado de conversão de negativos de cor.
20
5.1.2.2.3 Negativos em vidro
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners de Filme
Scanners Flatbed
Recomendações:
Se o negativo permitir, digitalizá-lo de forma a preservar a margem bem como quaisquer anotações
que aí se encontrem
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 1000 ppi 2000 ppi 3000 ppi 4000 ppi
Bit Depth 8 8 8 ou 16 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor
Escala de Cinzentos ou Cor conforme
for apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
21
5.1.2.2.4 Slides
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 1000 ppi 2000 ppi 3000 ppi 4000 ppi
Bit Depth 8 8 8 ou 16 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor
Escala de Cinzentos ou Cor conforme
for apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners de Filme
Scanners Flatbed
Recomendações:
Se o negativo permitir, digitalizá-lo de forma a preservar a margem bem como quaisquer anotações
que aí se encontrem
22
5.1.2.2.5 Acetatos
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 1000 ppi 2000 ppi 3000 ppi 4000 ppi
Bit Depth 8 8 8 ou 16 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor
Escala de Cinzentos ou Cor conforme
for apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners de Filme
Scanners Flatbed
Recomendações:
Se o negativo permitir, digitalizá-lo de forma a preservar a margem bem como quaisquer anotações
que aí se encontrem
23
5.1.2.2.6 Slides de Lanterna
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 1000 ppi 2000 ppi 3000 ppi 4000 ppi
Bit Depth 8 8 8 ou 16 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Escala de Cinzentos ou Cor conforme
for apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners de Filme
Scanners Flatbed
Recomendações:
Se o negativo permitir, digitalizá-lo de forma a preservar a margem bem como quaisquer anotações
que aí se encontrem
24
5.1.2.3 Still Film maior que 4" x 5"
5.1.2.3.1 Negativos a Preto e Branco
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 500 ppi 1500 ppi 2000 ppi 4000 ppi
Bit Depth 8 8 16 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor
Escala de Cinzentos ou Cor conforme
for apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners Flatbed
Recomendações:
Se o negativo permitir, digitalizá-lo de forma a preservar a margem bem como quaisquer anotações
que aí se encontrem
25
5.1.2.3.2 Negativos a Cor
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 500 ppi 1500 ppi 2000 ppi 4000 ppi
Bit Depth 8 8 16 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor
Escala de Cinzentos ou Cor conforme
for apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners Flatbed
Recomendações:
Se o negativo permitir, digitalizá-lo de forma a preservar a margem bem como quaisquer anotações
que aí se encontrem
Negativos de cor não serão digitalizados corretamente a não ser que seja usado um scanner com
software sofisticado de conversão de negativos de cor.
26
5.1.2.3.3 Negativos a Vidro
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 500 ppi 1500 ppi 2000 ppi 4000 ppi
Bit Depth 8 8 16 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor
Escala de Cinzentos ou Cor conforme
for apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners Flatbed
Recomendações:
Se o negativo permitir, digitalizá-lo de forma a preservar a margem bem como quaisquer anotações
que aí se encontrem
27
5.1.2.3.4 Slides
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 500 ppi 1500 ppi 2000 ppi 4000 ppi
Bit Depth 8 8 16 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor
Escala de Cinzentos ou Cor conforme
for apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners Flatbed
Recomendações:
Se o negativo permitir, digitalizá-lo de forma a preservar a margem bem como quaisquer anotações
que aí se encontrem
28
5.1.2.3.5 Acetatos
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 500 ppi 1500 ppi 2000 ppi 4000 ppi
Bit Depth 8 8 16 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor
Escala de Cinzentos ou Cor conforme
for apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners Flatbed
Recomendações:
Se o negativo permitir, digitalizá-lo de forma a preservar a margem bem como quaisquer anotações
que aí se encontrem
29
5.1.2.3.6 Slides de Lanterna
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 500 ppi 1500 ppi 2000 ppi 4000 ppi
Bit Depth 8 8 16 16
Espaço de Cor
Grey Gamma 2.2, SRGB,
Adobe 1998, ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, SRGB, Adobe 1998,
ECIRGBv2
Grey Gamma 2.2, Adobe 1998, ECIRGBv2
Cor
Escala de Cinzentos ou Cor conforme
for apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Escala de Cinzentos ou Cor conforme for
apropriado
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Planetários
Câmaras Digitais
Scanners Flatbed
Recomendações:
Se o negativo permitir, digitalizá-lo de forma a preservar a margem bem como quaisquer anotações
que aí se encontrem
30
5.1.2.3.7 Radiografias
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato JPEG, JPEG 2000, TIFF,
DICOM
JPEG, JPEG 2000, TIFF, DICOM
TIFF, DICOM TIFF, DICOM
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 300 ppi 400 ppi 500 ppi 500 ppi
Bit Depth 8 8 16 16
Espaço de Cor Grey Gamma
2.2 Grey Gamma 2.2 Grey Gamma 2.2 Grey Gamma 2.2
Cor Escala de Cinzentos
Escala de Cinzentos Escala de Cinzentos Escala de Cinzentos
Tecnologias de Captura recomendadas:
Scanners Flatbed
Scanners Especializados para Radiografias
31
5.1.2.3.8 Microfilme
Recomendações:
Se o negativo permitir, digitalizá-lo de forma a preservar a margem bem como quaisquer anotações
que aí se encontrem
1 estrela 2 estrela 3 estrela 4 estrelas
Formato TIFF TIFF TIFF TIFF
Derivada de acesso
Todas Todas Todas Todas
Resolução 300 ppi 300 ppi 300 ppi 400 ppi
Bit Depth 8 8 8 8
Espaço de Cor Grey Gamma
2.2 Grey Gamma 2.2 Grey Gamma 2.2 Grey Gamma 2.2
Cor Escala de Cinzentos
Escala de Cinzentos Escala de Cinzentos Escala de Cinzentos
32
5.2 Objetos Tridimensionais
A criação de representações digitais recorrendo ao uso de máquinas fotográficos é um processo muito
menos mecânico e estandardizável do que a criação através de scanners, isto porque não só os objetos
capturados podem apresentar um infindável número de configurações como também as condições de
captura variam imenso (espaço de fotografia, camara usada, fotografo responsável etc). Por estas razões a
criação de perfis de digitalização para objetos tridimensionais na Universidade do Porto seria um trabalho
infrutífero pois nunca seriam aplicados na prática e no dia-a-dia da Instituição.
Com este ponto em mente foram definidas recomendações, diretrizes e pontos gerais a considerar
durante o processo de digitalização.
Detalhes técnicos:
Recomendado Mínimo
Resolução Entre 10 a 16 megapixéis em modo de
imagem RGB 24-bit
6 Megapixéis em modo de
imagem RGB 24-bit
Formato Formato RAW/TIFF Formato RAW/TIFF
Espaço de Cor Adobe 1988 Adobe 1988
Balanço de
Brancos
Usar o modo automático da camara ou ajustar manualmente conforme a luz
Recomendações Ambiente de digitalização:
Espaço que permita o máximo de manipulação da luminosidade, ou seja um local com o mínimo
possível de iluminação natural;
Gerais: Usar Fundo Neutro;
Usar Escala de cor e cinzentos, de forma a que possa ser excluída caso seja necessário;
No caso de o objeto ser refletor, tirar fotografias com escala para efeitos de documentação e sem
escala para efeitos de presentação (evitando assim, a reflexão da mesma no objeto);
Usar uma lente macro para objetos muito pequenos.
33
No caso da existência de etiqueta do objeto, capturar a mesma de forma a que possa ser excluída da
imagem caso seja necessário.
Perspetivas:
O artefacto deve preencher ao máximo possível, a imagem;
Tirar fotografias das perspetivas necessárias à representação integral do objeto, incluindo uma
perspetiva que represente a funcionalidade do objeto. (Por exemplo, no caso de um vaso cilíndrico);
No caso de objetos compostos, fotografar às vezes necessárias para correta captura de todas as
componentes;
Em casos de marcas, assinaturas, inscrições ou outro tipo de detalhes, tirar fotografia centrada no
detalhe ou garantir que uma fotografia de o objeto como um todo, tem qualidade o suficiente para
permitir a inspeção do detalhe.
Extra:
No caso de vestuário, colocar o artefacto num manequim
Objetos cuja digitalização tenha de ser feita no local de armazenamento/exposição:
Nestes casos, as recomendações podem ser impossíveis de seguir, deferindo assim o processo de
digitalização para o julgamento dos responsáveis pelo menos.
34
6. Guias específicos de digitalização
(Em curso).
35
7. Referências CARLI Digital Collections Users’ Group. (2014). GUIDELINES FOR THE CREATION OF DIGITAL COLLECTIONS.
Illinois, EUA: Consortium of Academic and Research Libraries in Illinois.
LIBRARY, ARCHIVES AND DOCUMENTATION SERVICES. (Março de 2006). Digitization Standards for the
Canadian Museum of Civilization Corporation. Canadian Museum of Civilization Corporation.
Stanford University Libraries. (s.d.). Case study: File naming done well. Obtido em 11 de 12 de 2015, de
Stanford University Libraries.
Still Image Working Group. (2009). Technical Guidelines for Digitizing Cultural Heritage Materials: Creation of
Raster Image Master Files. Federal Agencies Digitization Initiative (FADGI).
Still Image Working Group. (2015). Technical Guidelines for Digitizing Cultural Heritage Materials: Creation of
Raster Image Master Files. Federal Agencies Digitization Initiative (FADGI).
Anexo 12- Lista de requisitos de preservação e comparação
de softwares
LEGENDA S=Sim N=Não IND=Informação não disponivel
Referenciais Soluções
Nome Descrição Trac POWRR ROSETTA LIBSAFE RODA
Configuração
Configuração de conteúdos obrigatórios
Disponibilizar mecanismos para a definição de campos/conteúdos obrigatórios para a submissão de ficheiros no sistema
B 1.2. IND IND S
Ordem de Submissão de SIP
O sistema deve permitir a definição de regras para ordenamento de submissão de SIP (Ex:. Data)
IND IND S
Definição de tipos de AIP
O sistema deve permitir definir diferentes tipos de AIP (Ex:. Os ficheiros que constituem determinado AIP, o propósito do objeto digital etc.)
B2.1. B2.2.
IND IND IND
Planeamento de preservação
O sistema é dotado de mecanismos que permitam definir um plano de preservação que guiará as ações de preservação do sistema
B3.1. B3.3. B3.4.
S S S
Gestão de Notificações
O sistema deve fornecer mecanismos para a configuração de notificações automáticas nos vários pontos do workflow do sistema (falhas na ingestão, riscos, pedidos de eliminação…)
B1.6. B1.7. B3.2.
IND IND IND
37
Períodos de retenção
O sistema deve permitir a configuração de períodos de retenção e consequente eliminação de objetos digitais
IND N IND
Ingestão
Extração de informação de sistemas externos
Extrair informação de sistemas externos para criação de SIP (Exemplo:. Sigarra)
S IND IND
Atribuição de identificador Único
Atribuir identificadores únicos a todos os objetos digitais
B2.5. X S IND IND
Ignorar Ficheiros Duplicados
O sistema deve identificar e ignorar ficheiros duplicados na mesma submissão
X S S IND
VIrus Check
O sistema deve realizar uma análise aos SIP durante a ingestão para garantir a inexistência de Vírus.
X S IND S
Mecanismos de autênticação do material recebido
Repository has mechanisms to authenticate the source of all materials.
IND IND IND
Validação CheckSum
O sistema deve gerar checksums durante a ingestão (caso estas não existam), de forma a criar uma base de comparação para garantir a sua autenticidade no futuro.
X S S S
Criação de master e cópia de acesso
O sistema deve gerar automáticamente uma versão master e outra de acesso, dos objetos
X S IND IND
Ingestão - Features
Interface de status de pacotes em pré-submissão
Disponibilizar um interface que permita ao utilizador examinar o status dos pacotes em preparação para
IND IND IND
38
submissão
Preservação dos identificadores únicos Originais dos Objetos
O sistema deve garantir a manutenção das
ligações dos objetos digitais ingeridos com os
seus identificadores únicos anteriores
B2.6. IND IND IND
Processamento
Gestão da criação de SIP
O Sistema deve disponibilizar mecanismos para gerir a criação de pacotes de submissão (SIP’s)
X S S S
Standards de Metadados
O sistema deve suportar schemas de metadados estandardizados (PREMIS, METS MODS…)
X S S S
Gestão de Direitos
O sistema permite definir permissões de acesso, uso e alteração, dos objetos digitais
X S S i
Gestão manual de meta-informação
O sistema deve permitir o acréscimo de meta-informação manual durante o processamento do SIP
X S S S
Identificação de metadados em sistemas externos
Identificar metadados relevantes em sistemas externos para adição a SIP’s
X S IND IND
Criação automática de meta-informação
O sistema deve gerar meta-informação com base em dados embebidos nos objetos
X S IND IND
Identificação de Formatos
O sistema deve identificar os formatos (exatos) dos ficheiros contidos no SIP
S S S
Validação de Formatos
O sistema deve validar os ficheiros pertencentes ao SIP de
B1.4. IND S S
39
forma a garantir que não existem erros na sua construção
Validar Conteúdo
Garantir que os SIP são constituídos pelos conteúdos estipulados na configuração de ingestão
IND IND IND
Normalização
O sistema deve permitir normalizar formatos de ficheiros de acordo com as politicas de preservação
IND S S
Processamento - Features
Garantia de lista atualizada de formatos para validação
O sistema deve possuir mecanismos que garantam a actualização da lista de formatos de ficheiros (ex:. PRONOM)
B2.7. S S IND
Acesso
Criação automática de DIPs
O sistema deve criar automáticamente DIPs como resposta aos pedidos realizados
X S IND S
Interface para utilizador-final
O sistema deve fornecer um interface para disponibilizar ao utilizador-final
X S IND IND
Comunicação entre sistema e plataformas de acesso
O sistema deve fornecer mecanismos para responder a pedidos oriundos de plataformas de acesso, de forma automática e segura
S S S
OAI-PMH O sistema deve suportar o protocolo OAI-PMH
S S IND
Pesquisa por qualquer Campo de Metadados
O sistema deve permitir que seja feita pesquisa por qualquer campo
IND S IND
Armazenamento Estratégia de Saída
O sistema é dotado de mecanismos capazes de exportar toda a informação contida no mesmo.
X S IND IND
40
Criação de cópias
O sistema deve automaticamente gerar cópias dos objetos digitais submetidos, a armazenar em localizações diferentes consoante as politicas de preservação definidas
C1.3 X IND S IND
Comunicação entre camadas de armazenamento
O sistema deve comunicar entre as várias camadas de armazenamento para permitir a actualização das cópias de segurança dos objetos digitais
IND S IND
Criação de AIP
O sistema deve gerar automaticamente pacotes informacionais de arquivo (AIP) para armazenamento, resultantes do processo de ingestão
X S IND IND
Migração
O sistema é capaz de executar acções de migração (de formato) nos objetos digitais
X S IND S
Captura de meta-informação de Preservação
O sistema deve capturar meta-informação de preservação
B2.9. IND IND IND
Eliminação ad-hoc
Permitir a eliminação manual de objetos do sistema
IND N IND
Armazenamento - Features
Retenção de objetos “eliminados”
Reter objetos eliminados durante um período configurável, possibilitando a sua restauração se necessário
IND N IND
Manutenção de objetos originais
O sistema retém os objetos digitais originais (antes de qualquer ação de migração) mesmo
IND IND S
41
após uma migração
Manutenção
Recuperação Automática
Quando o sistema encontra um objeto corrompido, este deve proceder automáticamente à substituição do mesmo por uma das cópias de segurança
X S IND IND
Checksums continuadas
O sistema deve criar checksums novas sempre que um objeto digital é modificado
IND IND IND
Validações periódicas por Checksum
O sistema executa validações periodicas dos objetos digitais para garantir a sua integridade
B4.4. C1.5.
X S S IND
Monotorização dos formatos
O sistema deve possuir mecanismos para monotorizar os formatos usados, de forma a alertar para possiveis riscos de obsolescencia
B3.2. S IND IND
Atualização de meta-informação
O sistema deve actualizar automaticamente metadados que tenham sido recolhidos de sistemas externos, quando estes são alterados no sistema de origem
IND IND IND
Histórico como Metadado de preservação
O sistema deve guardar toda a informação sobre actividades e ações relacionadas com os objetos digitais como metadados de preservação (como ingestão, eliminação de
B1.8. B2.13. B4.5.
IND IND IND
42
objetos ou metadados, validações por checksum…)
Utilizador como Metadado de preservação
O sistema deve incluir na informação sobre actividades e ações, o utilizador responsável pelas mesmas
IND S IND
Modificações em Lote
O sistema deve permitir a alteração/actualização de campos de metadados para vários objetos digitais simultaneamente
IND S IND
Gestão de Risco O sistema identifica riscos para a preservação dos objetos
S S S
Manutenção - Features
Interface de Gestão
O sistema deve ter um interface integrado para a visualização e gestão de objetos digitais e metadados
S S S
Registos
Registo de alterações entre o SIP e o AIP
Qualquer alteração feita aos objetos digitais na passagem de SIP a AIP deve ser registada (Ex:. Normalização de formatos)
B2.3. B2.4.
I I I
Histórico
Manter histórico de todas as alterações feitas aos objetos digitais
B1.8. B2.13. B4.5. C1.6.
S IND S
Histórico de Acessos
O sistema deve manter um registo de acessos ao sistema, bem como um registo das acções dos utilizadores (Inciuldo acessos e ações falhadas)
B6.3. B6.4. B6.5. B6.6.
IND S IND
43
Histórico de Objetos acedidos
O sistema deve manter um registo dos pedidos feitos e respostas dadas (DIP)
B6.7. B6.8. B6.9.
IND IND IND
Controlo de Permissões
Gestão de Contas
O sistema deve fornecer mecanismos para a criação e gestão de contas de utilizadores (ou então integração com serviços já existentes)
B6.4. B6.5. C.3.3.
S IND S
Restrições de Utilizadores
O sistema deve permitir restringir as permissões de acesso/utilização com base em grupos de utilizadores/papéis de utilizadores
B6.3. B6.4. C3.3.
S IND S
Genéricos
Bases de sistema operacional e software estrutural
O sistema deve funcionar em sistemas operativos e outro softwares estruturais, bem documentados e suportados
C1.1 S S S
Disponibilização de APIs e Documentação
O sistema deve ter APIs disponiveis para facilitar desenvolvimentos in-house
S IND IND
Open Source O sistema deve ser Open Source
N N S
Total 32 23 22
44
Anexo 13- Proposta de Política de Preservação
Política de Preservação Digital
Universidade do Porto
2
Informação do Documento
Titulo Política de Preservação
Responsabilidade Universidade do Porto
Autor João Pedro Almeida Rua
Tipo de Documento Política
Data de Publicação …
3
Conteúdo
1 Introdução ............................................................................................................................. 4
1.1 Objetivos ....................................................................................................................... 4
2 Âmbito................................................................................................................................... 5
3 Princípios ............................................................................................................................... 5
3.1 Modelo de Referência OAIS para o sistema de preservação ........................................ 5
3.2 Standards de meta-informação .................................................................................... 5
3.3 Protocolos de comunicação .......................................................................................... 5
3.4 Formatos ....................................................................................................................... 6
3.5 Direitos de autor ........................................................................................................... 6
3.6 Exclusões ....................................................................................................................... 6
3.7 Métodos de preservação digital ................................................................................... 6
3.8 Priorização de atividades de preservação .................................................................... 6
3.9 Gestão de Risco e Recuperação em caso de desastre .................................................. 7
3.10 Segurança ...................................................................................................................... 7
3.11 Retenção ....................................................................................................................... 7
3.12 Documentação .............................................................................................................. 7
3.13 Certificação ................................................................................................................... 7
4 Definição de Conceitos ......................................................................................................... 7
5 Responsabilidades................................................................................................................. 9
6 Referências .......................................................................................................................... 10
4
Introdução
A Universidade do Porto é uma instituição dedicada ao conhecimento, à sua produção e à
sua disseminação, constituída por diversas unidades orgânicas todas com diferentes incumbências,
mas sempre com o objetivo central de promoção do conhecimento.
Tal dedicação à criação de conhecimento acarreta consigo uma responsabilidade acrescida
de garantir que o mesmo não se perde com o passar do tempo, assegurando a sua manutenção e
preservação.
Objetivos
Esta politica procura assegurar a manutenção do acesso à informação digital produzida na
Universidade independentemente do formato original em que foi criada, através da definição de
diretrizes que asseguram que as práticas da universidade estão de acordo com os standards
internacionais de preservação digital.
Como pontos exatos, a política de preservação pretende:
Minimizar o risco de perda permanente de informação devido a obsolescência
tecnológica e/ou erosão tecnológica63
Garantir a correspondência das práticas da Universidade com os standards
internacionais
Garantir que a meta-informação de objetos digitais é capturada
Garantir que direitos de autor e outros pontos legais são respeitados durante os
processos de preservação
63 Comummente designada como bit loss
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Âmbito
A politica de preservação digital deverá aplicar-se a todas as coleções e itens digitais da
orbita legal da Universidade do Porto tidos como relevantes e cuja preservação a longo termo é
valorizada. Esta politica deve também ser considerada durante a gestão de objetos físicos cuja
informação deve ser preservada digitalmente de forma a facilitar o acesso ao mesmos e evitar
detioração. A natureza do objeto é irrelevante, ou seja, tanto objetos nados-digitais como objetos
resultantes de projetos de digitalização estão sob a alçada desta política. Bem como sistemas
vocacionados para o armazenamento de informação da Universidade, sendo necessária uma correta
interligação com o sistema de preservação.
De forma a suportar os princípios estabelecidos nesta politica, existem documento de
suporto que guiaram mais detalhadamente os processos abordados nesta politica de preservação.
Princípios
Modelo de Referência OAIS para o sistema de preservação
O sistema de preservação digital da Universidade deverá seguir os padrões internacionais de
qualidade, e neste caso o standard aceite homogeneamente pela comunidade internacional é o
Open Archival Information Systems (ISSO 14721:2003) que define as várias etapas da gestão de
objetos digitais incluindo a ingestão, distribuição e armazenamento, assegurando ainda o acesso à
informação através de processos de preservação eficientes.
Standards de meta-informação
A Universidade do Porto irá usar standards abertos, bem documentados e aceites na
comunidade internacional.
Protocolos de comunicação
A Universidade irá garantir o suporte a protocolos de comunicação destinados à partilha de
recursos digitais, como o protocolo OAI-PMH.
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Formatos
A Universidade irá usar formatos abertos e bem documentados de forma a potenciar a
preservação de ficheiros produzidos. Os formatos recomendados nos vários documentos da
Universidade (incluindo o guia de digitalização) deverão ser atualizados sempre que necessário.
Direitos de autor
A Universidade irá respeitar todas as obrigações legais em todos os processos de preservação
digital.
Exclusões
A Universidade admite que possa ser impossível preservar alguns conteúdos devido a
restrições alheias à Universidade
Métodos de preservação digital
Todas as cópias de ficheiros digitais deverão ser autênticas e passiveis de serem ligados ao
original através da sua meta-informação.
A migração para formatos mais recentes será o método de preservação preferido.
Outros métodos de preservação poderão ser adotados em casos em que a migração não
consiga cumprir a sua função assegurando que não existe perda (ou que exista perda negligenciável)
de dados.
Os repositórios onde os ficheiros digitais serão armazenados devem obedecer às politicas e
procedimentos determinados pela Universidade.
Priorização de atividades de preservação
Nos casos em que se aplique, a Universidade irá priorizar itens para preservação, de acordo
com a sua importância institucional, cientifica, histórica, necessidades operacionais e o risco de
perda que enfrentam.
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Gestão de Risco e Recuperação em caso de desastre
Os ficheiros digitais devem ser armazenados de forma a que um único desastre (falha técnica
ou acidente físico) não possa resultar numa perda permanente de informação.
Segurança
Nenhum ficheiro de preservação deve ser modificado sem autorização, e mesmo quando
existe autorização estas mudanças devem ser feitas em cópias do ficheiro original.
Retenção
Nos casos em que se aplique, a Universidade deverá definir um período de retenção para os
objetos digitais, cuja manutenção deve ser revista quando esse período findar.
Documentação
A Universidade irá documentar políticas e procedimentos, revendo-os regularmente de
forma a garantir o uso dos procedimentos mais eficientes e eficazes.
Certificação
A Universidade admite que a certificação de repositórios digitais é uma importante meta a
alcançar e pretende obtê-la sempre que possível.
Definição de Conceitos
audioMD
Schema para a descrição de detalhes técnicos para ficheiros áudio. É um standard aceite
universalmente, inclusive adotado pela Biblioteca do Congresso, muitas vezes usado em sintonia
com o Premis e Mets.
Meta-Informação
Tradução do termo metadata. Neste contexto refere-se à informação descritiva,
administrativa, técnica e de preservação relativa ao(s) objeto(s) digital(ais).
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METS
Schema para a criação de meta-informação descritiva, administrativa e estrutural de objetos
digitais. É um standard aceite universalmente, inclusive adotado pela Biblioteca do Congresso.
Migração
Transporte dos recursos digitais de uma plataforma tecnológica para outra, adaptando-os
aos ambientes de chegada, sempre que o risco de obsolescência do hardware ou software se
aproxima. Comummente explicada como a conversão de um ficheiro de um formato para outro.
MIX
Schema para a descrição de meta-informação técnica, para imagens. É um standard aceite
universalmente, inclusive adotado pela Biblioteca do Congresso.
OAI-PMH
Protocolo de comunicação entre repositórios, usado universalmente inclusive pelo portal
Europeana.
Modelo de Referência OAIS
O Open Archival Information Sistem (ISO 14721:2003) é uma standard que detalha um
modelo para o arquivo (e preservação) de informação em formato digital e físico.
Objeto Digital Ficheiro ou conjunto de ficheiros a preservar. Pode ser nado-digital ou o resultado de uma
digitalização.
PREMIS Standard para a descrição de meta-informação de preservação que suporta a preservação de
objetos digitais. É um standard aceite universalmente, inclusive adotado pela Biblioteca do
Congresso.
Preservação Digital Processos e ações associados à manutenção da acessibilidade a objetos digitais e sua
autenticidade, a longo termo.
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textMD Schema para a descrição de detalhes técnicos para ficheiros de texto. É um standard aceite
universalmente, inclusive adotado pela Biblioteca do Congresso, muitas vezes usado em sintonia
com o Premis e Mets.
videoMD Schema para a descrição de detalhes técnicos para ficheiros de vídeo. É um standard aceite
universalmente, inclusive adotado pela Biblioteca do Congresso, muitas vezes usado em sintonia
com o Premis e Mets.
Responsabilidades
Em progresso.
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Referências
CCSDS. 2012. Reference Model for an Open Archival Information System (Oais).
LeFurgy, Bill. 2013. «Analysis of Current Digital Preservation Policies: Archives, Libraries and
Museums».
http://citeseerx.ist.psu.edu/viewdoc/download?doi=10.1.1.400.9350&rep=rep1&type=pdf.
National Museum Australia. 2012. «Digital preservation and digitisation policy».
Open Archives Initiative, e Protocol for Metadata Harvesting. 2016. «pmh». Acedido Junho 4.
https://www.openarchives.org/pmh/.
The Library of Congress. 2015. «Standards at the Library of Congress».
https://www.loc.gov/standards/.
DIGITALIZAÇÃO,PRESERVAÇÃO DIGITALE ACESSO EM INSTITUIÇÕESDE MEMÓRIA CONTRIBUTOS PARA O PROJETO MUSEU
DIGITAL DA U.PORTO
João Pedro Almeida RuaOrientação: Prof.ª Dr.ª Manuela PintoDissertação em Ambiente Institucional - Reitoria U.Porto
A reitoria da Universidade do Porto em parceria com os museus da U.Porto, apresentam uma iniciativa com o propósito de disponibilizar on-line as coleções dos museus, de uma forma atrativa e funcional. É neste contexto que surge o projeto do Museu Digital da Universidade do Porto
Especificação e produção de representações digitais dos bens das coleções dos Museus da U.Porto
disponibilização através do Museu Digital da U.Porto
perspetiva de preservação e acessocontinuado no longo prazo.
com vista à
numa
NECESSIDADE CRONOGRAMAMÉTODO E METODOLOGIAS
Método Quadripolar Investigação Ação
POLOEPISTEMOLÓGICO
POLO TEÓRICO
POLO MORFOLÓGICO
POLO TÉCNICO
MÉTODO QUADRIPOLAR
DIAGONÓSTICO PLANEAMENTO
REFLEXÃOEXPERIMENTAÇÃO
INVESTIGAÇÃO - AÇÃO
Análise de registos e imagensdisponibilizadas via Index Rerume In Arte (FEUP, FMUP E FBAUP);
Avaliação da plataformatecnológica existente
Análise de procedimentos/práticasde reprodução/digitalização,armazenamento, disponibilizaçãoe preservação
identificação e análise de referenciais sob a forma de normas, directrizes, exemplospráticos e projetos nacionais/internacionais
Criação de uma política de Digitalização e PreservaçãoDigital para o Museu digital da Universidade do Porto
Especificação de Requisitos e Perfis de Digitalização
Elaboração do Guia de Processos de Digitalizaçãoe Preservação
orienta a orienta a
contribui para contribui para contribui para contribui para
suporta a
OBJETIVOS E RESULTADOS ESPERADOS
