TABELA DE TEMPORALIDADE DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS

• TABELA DE TEMPORALIDADE

• DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

• GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE

DOCUMENTOS

RESOLUÇÕES CFC Nº 1248/09 E CFC Nº 1.342/11

APROVA A TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS

DO SISTEMA CFC/CRCs E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS

1. ADMINISTRAÇÃO

2. ATIVIDADE-FIM

3. CONSULTORIA JURÍDICA

4. ASSESSORIA PARLAMENTAR

5. COMUNICAÇÃO SOCIAL

6. EVENTOS

7. SISTEMA DE QUALIDADE ISO

• DELIBERAÇÕES, ATAS, RESOLUÇÕES, PORTARIAS - PERMANENTE

• DELIBERAÇÕES DAS CÂMARAS - PELO TEMPO DO PROCESSO

• DECLARAÇÕES DE BENS E DE RENDA - 10 ANOS

• LIVROS CONTÁBEIS - PERMANENTE

• PEDIDOS DE REDUÇÃO, ISENÇÃO, PARCELAMENTOS - 10 ANOS

• CONCURSO PÚBLICO (PROCESSO) - PERMANENTE

• CONCURSO PÚBLICO (PROVAS, EXAMES, MATERIAL APOIO - 5 ANOS

• RECURSOS HUMANOS - PRAZOS VARIÁVEIS

• CONVÊNIOS, PROCESSOS DE LICITAÇÃO, CONTRATOS - 10

ANOS APÓS VIGÊNCIA

• PROCESSOS DE FISCALIZAÇÃO E DE ÉTICA - 5 ANOS DO

TRANSITO JULGADO

• ASSENTAMENTOS DE REGISTRO E CADASTRO -PERMANENTE

• DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL - 5 ANOS

• PROCESSOS JUDICIAIS - 5 ANOS

GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS NA FORMA DIGITAL

O SISTEMA DE GED USA A TECNOLOGIA PARA CAPTAR, ARMAZENAR, LOCALIZAR E GERENCIAR INFORMAÇÕES.

CERCA DE 20% DE UM DIA DE TRABALHO EM UMA EMPRESA É UTILIZADO EM CONSULTA DE INFORMAÇÕES E BUSCA DO MATERIAL ONDE ESSES DADOS SE ENCONTRAM. SENDO ASSIM:

20 % / DIA 5 DIAS ÚTEIS 1 DIA ÚTIL

COM UM SISTEMA GED, ESSE PROBLEMA ACABA, JÁ QUE, POSSUINDO DOCUMENTOS EM FORMATO DIGITAL, A BUSCA AO MATERIAL FÍSICO É DESNECESSÁRIA, PODENDO SER TAMBÉM ACESSADO POR MAIS DE UM FUNCIONÁRIO AO MESMO TEMPO SEM LIMITES GEOGRÁFICOS, PRESERVANDO-SE AINDA, AS QUESTÕES DE SEGURANÇA DE ACESSO DE CADA USUÁRIO.

Como funciona o processo de digitalização?

EM ACERVOS TRATADOS:

• CLASSIFICADOS;

• AVALIADOS;

• HIGIENIZADOS;

• IDENTIFICADOS;

• ORGANIZADOS.

ETAPAS DA DIGITALIZAÇÃO:

PreparaçãoRETIRADA DE CLIPES E GRAMPOS.

DESDOBRAR.

ORDENAR.

ETAPAS DA DIGITALIZAÇÃO:

Preparação

Digitalização TRANSFERÊNCIA DO DOCUMENTO PARA O MEIO ELETRÔNICO.

ETAPAS DA DIGITALIZAÇÃO:

Preparação

Digitalização

Indexação

INTRODUÇÃO DOS ÍNDICES QUE VÃO IDENTIFICAR E ORGANIZAR A BUSCA DO DOCUMENTO.

NESTA ETAPA TAMBÉM É REALIZADO O CONTROLE DE QUALIDADE.

A INDEXAÇÃO PERMITE A INTEGRAÇÃO COM OUTROS BANCOS DE DADOS.

PROJETO DE DIGITALIZAÇÃO:

PLANEJAMENTO, COM PREVISÃO DOS RECURSOS PARA:

• AQUISIÇÃO;

• ATUALIZAÇÃO;

• MANUTENÇÃO DE SOFTWARES E HARDWARES;

• ADOÇÃO DE FORMATOS DE ARQUIVOS DIGITAIS.

• DOCUMENTOS QUE CUMPRIRAM SEU TEMPO DE GUARDA

• PODEM SER ELIMINADOS COM ATENDIMENTO DAS

FORMALIDADES

GUARDA PERMANENTE:

• ELIMINADOS APÓS DIGITALIZAÇÃO E SUBMETIDOS

À CERTIFICAÇÃO DIGITAL.

VALOR HISTÓRICO:

• PODEM SER DIGITALIZADOS;

• PAPEL NÃO SERÁ ELIMINADO.

• CRIAÇÃO DE EQUIPES MULTIDISCIPLINARES (PRESERVAÇÃO

DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS);

• ORGANIZADA POR PROCESSO DE GED;

• OBSERVAR POLÍTICA DE SEGURANÇA.

• COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

(DESCARTE E DIGITALIZAÇÃO);

• DOCUMENTOS QUE CUMPRIREM PRAZOS PODEM SER ELIMINADOS,

SEM DIGITALIZAÇÃO;

• RELAÇÃO DOS DOCUMENTOS ELIMINADOS;

• PUBLICAÇÃO DE EDITAL PARA INTERESSADOS REQUEREREM

CÓPIA;

• CUMPRIDOS OS PRAZOS – DOCUMENTOS SERÃO FRAGMENTADOS;

• TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS PELA COMISSÃO;

• EQUIPAMENTOS DE PROTEÇÃO INDIVIDUAL.

• REDUÇÃO DO TEMPO DAS ATIVIDADES QUE REQUEREM A

ANÁLISE DE DOCUMENTOS.

• REDUÇÃO DE CUSTO COM ARQUIVOS, RECUPERAÇÃO E

DUPLICAÇÃO.

• FACILIDADE, RAPIDEZ, PRECISÃO E CONTROLE DE ACESSO E DE

DISTRIBUIÇÃO.

• SEGURANÇA, GANHO DE ESPAÇO, TEMPO E DINHEIRO.

• BUSCA INDEXADA.

• INTEGRAÇÃO DE DADOS ATIVOS E HISTÓRICOS.

• CONSULTA EM CD, VIA INTRANET E/OU INTERNET.

SEGUE...

• A ECONOMIA VEM COM NÃO-GASTO COM INSTALAÇÕES E

PESSOAL DE BUSCA

• O LUCRO ESTARÁ TAMBÉM NA MELHOR QUALIDADE DE

ATENDIMENTO

DOS PÚBLICOS INTERNO E EXTERNO

• A EFICIÊNCIA, COM CERTEZA DE ESTAR TRABALHANDO COM

INFORMAÇÃO EXATA E NUM MOMENTO QUE O USUÁRIO PRECISA

DA INFORMAÇÃO

• A PAPELADA E A PROCURA DE DOCUMENTOS NÃO MAIS ATRASA

O TRABALHO

ADEUS ÀS PILHAS DE PAPEL