Oficina de GED ECM BPM MG Conclusão

GED

2010

Inovação & Criatividade

Conclusão

Instrutor: Romoaldo Zacarias

Belo Horizonte: 17 a 18 de junho de 2010

12

GED 2010

Métodos obsoletos de trabalho

Inércia Organizacional

Arquivo o depósito de papéis

Ausência de integração – Atividade x Informação

Falta Motivação

Problemas com a formação

Nossa razão de existir - Agradecimentos

GED 2010

Excesso de tarefas

Profissional tarefeiro (Sempre ocupado e com baixa produtividade)

Baixa auto-estima

Foco na produção em detrimento ao relacionamento

com o cliente.

Luta contra o tempo

Ferramentas inadequadas

Nossa razão de existir - Agradecimentos

GED 2010

Métodos alternativos

de

Gestão do Conhecimento,

Informação e Documento.

Busca da informação comprometendo a produtividade:

Projetos

Trabalho braçalBando de Dados

X

Banco de Dados

Processos Produtos Relacionamentos

Nossa razão de existir - Agradecimentos

+ + +

GED 2010

Ausência de Integração

TecnológicaTecnologia sem

Metodologia fica

comprometida

Tecnologia distante da

realidade do usuário

Linguagem a ser

Decifrada.

Nossa razão de existir - Agradecimentos

GED 2010

Quando gerimos Informações e Conhecimento!

Somos Provedores de Solução!

GED 2010

Para acompanharmos a velocidade das mudanças!

Gerimos Informações e Conhecimento para...

Vídeo

GED 2010

Usava-se ficha telefônica.

Para acompanharmos a velocidade das mudanças!

Gerimos Informações e Conhecimento para...

GED 2010

Para consolidarmos a posição de mercado!

Gerimos Informações e Conhecimento para...

Vídeo

GED 2010

Fluxo da Informação – Information Flow

Processo (BPM) integrado do GED / ECM

Gestão Documental – Classificadores.

Gestão Documental – Ciclo de Vida Documental

Painel Prático – Soluções Aplicadas

do Processo Documental

Digitalização Microfilmagem Guarda

GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Formada por duas camadas informacionais:

Levantamento Preliminar de Dados

Diagnóstico e Matriz do Projeto Informacional

Terceirizada

CDI

GED 2010

Fluxo da Informação – Information Flow

Formada por duas camadas informacionais:

Pro

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Levantamento Preliminar de Dados

Diagnóstico + Matriz do Projeto Informacional

Processo (BPM) integrado

do GED / ECM

Gestão Documental

Classificadores.

Gestão Documental –

Ciclo de Vida Documental

Soluções Aplicadas

ao Processo Documental

Produtos Resultado

GED 2010

Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos

CDI / Diretório

/Sub diretório

/ Imagem

CDI 1 ABR 2009 A1 220

GED 2010

Alguns dos Produtos Entregues – Classificação de Documentos

Tabela de Temporalidade

MATRIZ DE ANÁLISE DO ACERVO

CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL – Taxonomia – vocabulário controlado - Thesaurus - Temporalidade

Unidade Organizacional: Medicina do Trabalho

TOPOGRAFIA DOCUMENTAL INFORMACIONAL

NATUREZA DOCUMENTAL TAXONOMIA

CVD INDEX

TIPO / ESPÉCIE DOCUMENTAL / VOCABULÁRIO CONTROLADO PV TA CN FN AD FT H B TD INDEXADOR

ATENDIMENTO DO SERVIÇO MÉDICO 11

anos

CC

Nome

Período

Setor / Área

RELATORIO MENSAL DE_ATENDIMENTO

_MEDICO

02

anos

Nome

Período

Setor / Área

NOTA_FISCAL DE_SERVIÇO MEDICO 11

anos

CC

Fornecedor

CNPJ

Valor

RELATORIO DE_EXAMES_DO_PE

RIODO

02

anos

Nome

Período

Setor / Área

EXAME MÉDICO Per

man

ente

CRM

Empregado

Período

Silva & Silva S.A

GED 2010

Alguns dos Produtos Entregues – Estrutura de GED

Modulo GED

Solicitação

Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação)

Remessa de Documento

Empréstimo de Documento

Autorização

Expurgo de Documento

Visualização

Documento

Modulo GED

Cadastro

Cadastramentos (Espécie Documental – Campo de Indexação - Usuários)

Remessa de Documento

Empréstimo de Documento

Execução

Tabela de Temporalidade

Expurgo de Documento

Visualizações

Expurgo de Documento

Gestão

Localização Física do Documento (Arquivo – Pasta – Caixa)

Visualização dos Documentos

GED 2010

Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental

Espécie documental inclusão ou exclusão

Todo documento pertence a uma espécie documental.

Toda espécie documental possui campos indexadores.

O CDI deve analisar o acervo e, definir e cadastrar a espécie documental e,

os respectivos campos indexadores da mesma.

O usuário deve solicitar a análise de espécies documentais através do formulário

“Ficha de Cadastro de Acervo – FCA disponível no “Portal Corporativo”,

segundo o seguinte modelo:

SOLICITAÇÃO DE CADASTRO DE ACERVO - FCA

ITEM ESPÉCIE DOCUMENTAL

( A) (B)

GED 2010

Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental

Os campos indexadores se dividem em dois grupos:

Campos Indexadores

Universais Específicos

Toda Espécie Documental pertencente ao acervo da

Silva e Silva S.A possui os seguintes campos

indexadores universais:

Toda Espécie Documental possui campos indexadores

específicos. Como exemplificado abaixo:

Exemplo de espécie documental: Nota fiscal.

Nome: [Espécie documental] CNPJ [Indexadores específicos]

Data / Período: dd/mm/aa Valor

Responsável: [Nome do setor / profissional

Silva e Silva S.A]

Origem: “Gerador da Espécie

Documental”, quando for interno

Silva e Silva S.A será o mesmo

que responsável.

GED 2010

Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental

Termo de Expurgo

Os documentos relacionados neste documento denominado

“Termo de Expurgo Documental”

estão com o ciclo de vida prescrito.

E solicitamos a confirmação de descarte conforme estabelecido na

“Tabela de Temporalidade” aprovada na Silva e Silva S.A.

Assinale com o x os documentos que estejam aprovados para descarte.

Os documentos que permanecerem no arquivo devem ser datados

novamente para descarte.

Abertura:

DOCUMENTO DATA DE

ESPURGO

CONFIRMA

EXPURGO

NOVA DATA

PARA

EXPURGO

JUSTIFICATIVA PARA NOVA

DATA DE EXPURGO

[nome do

documento]

__/__/__ ( ) Sim ( ) Não __/__/__

GED 2010

Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Classificação Documental

Nome:

UNO:

Nome:

UNO

Encerramos o termo de expurgo com assinatura

dos responsáveis:

Encerramento:

GED 2010

Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI

GED 2010

Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI

GED 2010

Alguns dos Produtos Entregues – Plano de Ação Informacional - PAI

GED 2010

GED / ECM = Tecnologia & Inovação

Voz sobre IP

Gritar sob uma árvore!

Eu sou do tempo que!

Com você será mais fácil!

Se eu tive remédio!

GED 2010

Inté!

Oficina de GED 2010 SP

08 de Outubro de 2010

romoaldo-unilogos@gmx.net

rzacarias@unilogos.org.br

rzacariaspn@gmail.com

rzacariatec@hotmail.com

Skype: romoaldo.zacarias

Em memória de

Rubens Zacarias

Governador Valadares MG

Panorama SP

OBRIGADO!