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Fusion ECM SuiteCase EADCon

Agenda

O Contexto do ECM O Projeto (GED/Workflow) - Objetivos O projeto - Premissas GED - Visão de Negócio – Abordagem GED - Taxonomia GED - Tipos Documentais Workflow – Abordagem Workflow – Integração Projeto – Visão de ROI Cronograma e riscos Os próximos passos Referências

Contexto de ECM

Fonte: EMC

80% da informação da empresa é não estruturada

Informação não gerenciada inibe produtividade e inovação: 40% do tempo perdido na busca 70% dos casos a informação é simplesmente recriada 60%-80% das pessoas simplesmente não encontra as informações que precisam

Projeto - Objetivos

Realizar a automação dos fluxos de documentos de entrada e de saída da EADCon;

Minimizar custos de logística com o envio em papel de documentos as instituições credenciadas;

Ganho em agilidade no tramite de documentos principalmente referentes a matrícula e posteriormente a todos os documentos de entrada e saída;

Gerar capacidade probatória para os documentos sendo tramitados em formato eletrônico

Início efetiva das estratégias de ECM no contexto da EADCon

Projeto - Premissas

As alterações referentes ao sistema acadêmico ficam sob responsabilidade da EADCon;

Priorizar inicialmente as funcionalidades referentes a matrícula, visto que atualmente é o ponto de maior gargalo

Utilizar o contexto da FAEL para início das operações no novo modelo

Utilizar o Project Server da EADCon para realizar os apontamentos e acompanhamento do projeto

GED – Visão de Negócio - AbordagemDefinir as taxonomias: tabela de conteúdo, precisa e intuitiva que permite aos usuários encontrar mais depressa a informação que necessitam, apresentando um mapa contextual dos resultados da pesquisa (organizando a informação relacionada por “mesmo tema”, “mesmo conceito”, etc.)

Definir as tipologias: Identificar os tipos documentais e seus meta-dados relacionados, com o objetivo de realizar a sua correta indexação e sua devida correlação com a taxonomia

Ferramental: Configurar a ferramenta de gestão documental Neomind Fusion ECM Suite para representar a realidade documental da EADCon

GED - Taxonomia

Taxonomia Sugerida:

GED – Tipos Documentais

Para cada tipo dedocumento:• Segurança• Taxonomia• Template• Tipologia

Não considerado:• Temporalidade• Arquivamento• Legado• Ciclo de Vida

Obs: Tipos em vermelho relacionados a matrícula

Workflow - Abordagem

Definir os fluxos de trabalho: Realizar a definição dos fluxos de trabalho que irão rotear a informação e os documentos pela EADCon

Definir os formulários e integrações: Identificar e especificar dentro de cada atividade x alçada as informações necessárias para realizar o seu trabalho tanto do ponto de vista de dados, documentos e informações provindas de outros sistemas

Ferramental: Configurar a ferramenta de gestão de processos Neomind Fusion ECM Suite para representar a realidade dos processos de negócio da EADCon

Workflow - Abordagem

Fluxos de trabalho (Validação e Guarda Documentos):

Workflow – Abordagem - Integração

Interface de envio de documentos (Referente a atividade de entrega pendente):

Workflow - Abordagem

Fluxos de trabalho (Notificação Externa):

Workflow – Abordagem - Integração

Interface de Recebimento Documentos (Referente a atividade de Receber requeriment):

Sistema Acadêmico integrado ao Neomind Fusion ECM Suite

Visão de ROI

Referências utilizadas

• Glossário da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos – CTDE

• Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

• ISAD-G – Norma Geral internacional de descrição arquivística

• ISDF – Norma internacional para descrição de funções

• Norma Brasileira de descrição arquivística

• Padrões AIIM de taxonomia e definições

• Taxonomy and Content Classification – Delphi Group

• ISO 15489-1 e ISO/TR 15489-2

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