GED - Primedoc

Conheça o GED

O que é GED?

Os sistemas GED permitem acessar os documentos de forma ágil e segura, normalmente via um navegador Web, local ou via Internet.

É uma tecnologia que provê um meio fácil de gerar, controlar, arma-zenar, compar lhar e recuperar informações em documentos.

Porque utilizar? Para usuários e clientes

Elimina o manuseio de papel no arquivo sico.

Acesso imediato à qualquer documento.

Melhor atendimento ao cliente, com respostas instantâneas!

Para proteção da empresa Reduz custos com novos escritórios/depósitos de arquivos.

Protege o acervo contra catástrofes naturais (incêndio, enchente).

Proteção contra processos (trabalhistas, fiscais).

Para a gestão documental

Reduz espaço sico de armazenagem.

Possibilita implantar Tabela de Temporalidade.

Minimiza perda e extravio de documentos importantes.

Para o setor de TI Possibilidade de integração com outros sistemas

e tecnologias (CRM, ERP).

Criação de Workflows, automa zando processos complexos.

Redução de custos

Gera 19 cópias de cada documento.

Gasta 32 reais com mão de obra procurando, de forma errada, cada documento.

Perde 1 em cada 20 documentos .

Demora 25 hrs recuperando cada documento perdido.

Gasta 400 hrs/ano procurando documentos perdidos.

UMA EMPRESA EM MÉDIA

7,5% de todos os documentos são perdidos.

3% são arquivados de forma errada .

Profissionais gastam até 15% de seu tempo lendo documentos, porém gastam 50% dele procurando-os.

+ DESPERDÍCIOS

Ganho de espaço físico O GED fornece uma maneira mais inteligente de armazenar seus documentos

Já que a maioria dos documentos passa a ser tratado em meios digitais, via GED, armários e arquivos sicos não são mais necessários dentro do

escritório. Tudo fica nos servidores para consulta imediata.

Algumas empresas, depois que implantam o GED, optam inclusive por remover os documentos sicos de sua sede, deixando para que sejam armazenados em locais especializados para isto.

+ RAPIDEZ E AGILIDADE: localizar e compar lhar documentos rapida-mente no ambiente de trabalho traz um valor ines mável para qual-quer empresa. O GED permite manipular documentos em uma fração de tempo do que levaria para fazer a mesma coisa com documentos em papel.

PRODUTIVIDADE E EFICIÊNCIA: O tempo gasto na procura de documentos em arquivos sicos é eliminado! Todos os docu-mentos ficam disponíveis instantaneamente, a um clique do mouse. A produ vidade do pessoal fica visível com o GED.

Benefícios

+ SEGURANÇA: Elimina o risco de extravio de documentos; protege o acervo contra catástrofes (enchentes, incêndios).

FÁCIL ACESSO: com o GED não é preciso recorrer ao arquivo -sico a todo momento, basta fazer uma pesquisa no sistema e a

imagem do documento fica disponível em segundos!

Benefícios

REDUZ CUSTO COM PAPEL: de acordo com o RegisteredRep.com, em-presas com faturamento anual entre R$ 700 mil e R$ 1,5 milhão podem economizar até R$ 60 mil por ano através da u lização do GED!

+ DOCUMENTOS ACESSÍVEIS A QUALQUER HORA OU LUGAR: é impossível transportar pilhas de documentos em viagens de negócios ou para fora do escritório. Com o GED, o acesso aos documentos pode ser feito de qualquer lugar!

Benefícios

O GED pode dar um fim ao caos documental na sua empresa.

As etapas envolvidas em um projeto de GED Como funciona?

Quem pode usar? Pequenas, médias ou grandes empresas.

Em médias e grandes empresas, pode ser aplicado por setores:

Recursos Humanos.

Contabilidade.

Financeiro.

Importação/Exportação.

Jurídico.

Ao implantar o GED, avalia-se as necessidades específicas do cliente, o que possibilita a implantação grada va do sistema.

Cada cliente possui uma pificação diferente de

documentos, e o sistema é implantado para tratar TODAS as par cularidades.

Quem pode usar? Segmentos de mercado específicos

CONSTRUÇÃO CIVIL - Construtoras - Incorporadoras - Escritórios Engenharia

CONTÁBIL - Escritórios contabilidade - Deptos contábeis

JURÍDICO - Escritórios advocacia - Dptos jurídicos

EDUCAÇÃO - Escolas - Universidades - Centros de ensino

IMÓVEIS - Imobiliárias

Segmentos!

+13

Inúmeros fatores mostram que é a melhor solução Porque terceirizar?

Falta de recursos internos.

Trabalho realizado com maior transparência.

Foco nas competências-chave, e não nas periféricas.

Custos reduzidos: economia de escala com mão-de-obra.

Menor inves mento em infraestrutura interna.

Ajudamos você a sair do caos documental!

Meio ambiente 6 RAZÕES SUSTENTÁVEIS PARA ADOTAR O GED

1. Economia de dinheiro com consumo de papel e transporte:

com o GED, é visível es mar o quanto de economia os processos geram em apenas alguns meses.

2. Aumento da eficácia dos processos: o GED permite que processos que geram um grande consumo de papel, sejam cortados em até 10 vezes.

3. Integrar pontos: a captura distribuída de documentos, aliada ao armazenamento remoto, se pagam apenas com a economia feita nos custos de transporte e logís ca.

4. Reduz custos com espaço: menos papel significa menos área de depósitos, que significa liberar espaço dentro da empresa.

5. Melhorar a produ vidade: ao digitalizar o máximo de documentos, evita-se deslocamentos desnecessários e facilita a busca por documentos.

6. Reduz custos com armazenamento: armazenamento representa despesa! Coma digitalização, elimina-se um ônus significa vo sobre o que não é necessário guardar.

Estratégia de mercado 6 RAZÕES ESTRATÉGICAS PARA ADOTAR O GED

1. A onda de informação: estamos vivendo a era de sobrecarga de informações.

2. Computação onipresente: computadores e smartphones estão por toda parte! Logo, informação instantânea torna-se necessária.

3. A era da agilidade: o pessoal não quer somente soluções inteligentes, quer também agilidade!

4. O tempo da sustentabilidade já chegou: as empresas devem tomar ações que diminuam o impacto ambiental.

5. Você não pode fazer isso manualmente: é preciso soluções inteligentes e automa zadas.

6. A falta de gerenciamento gera riscos: é preciso mudar antes que seja tarde.

Menos papel, mais produ vidade. www.primedoc.com.br