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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATOLICA DEL ECUADOR

SEDE AMBATO

MAESTRA: GERENCIA INFORMATICA

Copyright 2011

INSTRUCTOR

ING. MS.C. FERNANDO PROAŇO BRITO

fernanditopb@yahoo.com

Agosto 2011

PLANEACIÓN TECNOLÓGICA

Clase 2

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Agenda clase 2

1. La planificación como estratégia

4. Elementos de la planificación

5. Impacto en la tecnología

3. El estudio técnico

6. El Cuadro de Mando Integral

2. La planificación de las TICs

7. Diseño del CMI

8. Conclusiones y Recomendaciones

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LA PLANIFICACIÓN COMO ESTRATÉGIA

La Planificación como estrategia empresarial comprende

tres aspectos:

• Nivel estratégico donde se definen cursos de acción

para lapsos de tres a cinco años

• Nivel táctico se asignan recursos para garantizar el

desarrollo de proyectos durante uno o dos años

• Nivel operativo se ejecutan las actividades del día a día

que permitan lograr los objetivos de proyectos.

• Una planeación táctica sin una estratégica simplemente

hará ver un sinnúmero de proyectos apuntando para

ninguna parte. Y una planeación operativa sin

recursos, será el resultado de baja funcionalidad.

• En algunos casos la planeación se considera como una

anulación de la creatividad y se omite por

completo, dejando la actividad del día a día sujeta a

“apagar incendios” o “administrar la crisis”.

• Un problema común es que los técnicos siguen tratando

de planificar y al mismo tiempo programar los trabajos

que deberían estar correctamente asignados y

supervisados.

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LA PLANIFICACIÓN DE LAS TICS

Las tareas operativas del área de TIC se pueden clasificar en dos grupos:

• Tareas de planeación : fases de acuerdo a la metodología aplicada, se crea

un DOCUMENTO O PLAN

• Tareas de ejecución: actividades concretas para ejecutar los procesos

planificados.

• Hay que planear también los proyectos que se emprenderán y así completar

toda la planeación táctica.

• Procesos diarios como las copias de respaldo, la creación de usuarios en el

sistema, o el registro de un requerimiento de un usuario son tareas que se

deben ejecutar sin mayor reparo.

• El departamento de TI, no solo deben estar asignados los responsables, sino

tener un sistema de control que permita monitorear el desempeño de estos

proceso para garantizar que la calidad del servicio ofrecida sea la que se

esté entregando.

• Los proyectos para la creación de nuevos servicios o los cambios de

infraestructura tecnológica, deben estar estructurados dentro del marco de

un cronograma.

• La elaboración cronogramas y el detalle de asignación de los recursos

convierte la planeación táctica ya elaborada en la operativa.

• También se debe incluir puntos de control en el desarrollo del proyecto que

permita pronosticar el logro del resultado del proyecto.(Nota revisar apuntes Ing. Ivonne Rodriguez - ESPOCH)

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LA PLANIFICACIÓN DE LAS TICS

Puntos críticos en la preparación de la estrategia de IT.

Selección del equipo de trabajo:

- Responsable

- Equipo de trabajo

- Colaboración de los usuarios responsables de alto nivel

- Director de Sistemas de Información y Comunicaciones

- Eventualmente consultores externos

Reglas de decisión:

- El plan debe de ser viable

- Debe contener las aspiraciones de la Dirección

- Considerar las tecnologías de la IT como estrategia y no táctica.

- Debe de realizarse en un lenguaje conciso

- Debe considerarse a la estrategia como resultado de un estudio.

Contenidos de la propuesta:

- Estar dentro del sentido del negocio o de las funciones de la organización.

- Debe de contener soluciones técnicas.

1. Requerimientos de los sistemas de información y de las Comunicaciones.

2. Prioridades de los sistemas

- Incluirá las aplicaciones de todo tipo que conlleve el plan.

1. Costes estimados

2. Recursos humanos

3. Otras actividades a realizar

4. Etapas sucesivas

Actividades preliminares.

Plan de desarrollo de la estrategia.

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EL ESTUDIO TÉCNICO

Antes de proceder a la aplicación de una herramienta o metodología para la PE

es necesario tener un documento base, en base a un estudio técnico, que deberá

contener los siguientes estudios:

1. Intención del estudio. Verificar la posibilidad técnica de producir el (los) bien (es) o

servicio (s) que hemos definido como oportunidad de negocio. Esto implica definir el tamaño

del negocio, el Know-How y su proceso, localización, las instalaciones y la organización del

negocio que queremos abordar.

2. Definición del tamaño del negocio. Consiste en especificar la capacidad real de producir

bienes o servicios que debe tener el negocio por unidad de tiempo; también se conoce como

capacidad instalada.

En términos prácticos, hemos de determinan la capacidad mínima de la empresa que

posibilite alcanzar las cantidades máximas de producción requeridas. Comúnmente el

tamaño del negocio se define con base en las metas de ventas establecidas en el estudio de

mercado; se recomienda que la capacidad instalada sea superior a la demanda posible.

3. El ciclo operativo. Hace referencia al periodo de tiempo necesario para llevar a

efecto una producción, es decir un lote. Este puede demandar minutos, horas, un día, un

día y unas horas, dos o más días, en cada negocio el ciclo depende del tipo de tecnología

utilizada. Observe que para establecer el ciclo es condición necesaria el tener claramente

definido lo que es o será un lote.

4. EL Know How. Corresponde al saber hacer; este puede ser propiedad del emprendedor o

pagar por él a quien posee esas habilidades. En las empresas modernas no es condición

indispensable que el empresario posea esta habilidad, pero no es recomendable que

desconozca completamente del asunto.

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EL ESTUDIO TÉCNICO

5 Descripción del proceso de producción que se va a desarrollar. Consiste en

describir la forma como se producirá el bien; primero identificamos los diferentes procesos que se

adelantarán (por ejemplo: producción, administración, ventas), al interior de cada proceso podemos

identificar fases o etapas (Diseño, corte, pre-armado, acabado, empacado).

Posteriormente y para cada fase o etapa identificamos las actividades. Cuando la actividad sea muy

general debemos dar un paso más identificando las tareas involucradas en cada actividad.

Adicionalmente se contemplaran los elementos referidos a normas en materia de calidad, seguridad

industrial y medio ambiente.

El producto de esta labor es un diagrama de flujo (flujograma), donde se muestre en forma gráfica la

evolución de los procedimientos desde el punto que se define como inicio hasta la entrega del

producto a los clientes internos o externos.

6 Identificación de recursos. Se hace para cada una de las actividades y tareas identificadas

en el flujograma; en forma minuciosa se identificarán las maquinas, los equipos, los materiales de

cualquier naturaleza que se aplican y las personas que intervienen en la realización.

En forma simultánea se debe cuantificar el uso o aplicación de cada recurso en cada actividad.

Cada recurso debe analizarse en forma separada; Recursos con características particulares deben

contemplarse por separado.

Una vez identificados y cuantificados los recursos se pueden hacer consolidados o sumatorias, por

tarea, actividad y fase, teniendo en cuenta que cada elemento solo puede sumarse con aquellos que

son exactamente iguales.

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EL ESTUDIO TÉCNICO

7 Localización geográfica. Generalmente un negocio se inicia en locales que están

disponibles por parte del emprendedor, ya sea por que destina parte de su vivienda a la

empresa o por que dispone de un local. Esto se constituye en un condicionante para el

funcionamiento adecuado del negocio; algunas veces nos encontramos localizados

distantes de la clientela potencial; si este es el caso, se deben establecer estrategias que

minimicen esta desventaja.

Si existe la posibilidad de seleccionar la localización del negocio, debemos tener en cuenta

que las instalaciones brinden ventaja en términos de cercanía de los posibles

clientes, existencia de mano de obra requerida, que existan estímulos del gobierno para la

creación de empresas, que las condiciones medioambientales se ajusten a la norma, que

sea fácil proveernos de materias primas y sea fácil el transporte.

8 Los locales. Propias o alquiladas las instalaciones han de ser apropiadas en cuanto a

su aspecto y dimensiones al negocio; estar dotadas de redes eléctricas, acueducto y

alcantarillado requeridas; ser apropiadas a las características del proceso de

producción, poseer bodegas para almacenaje, proporcionar seguridad contra robos y

fenómenos naturales (lluvias, deslizamientos, terremotos por ejemplo).

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EL ESTUDIO TÉCNICO

9 La maquinaria y los equipos necesarios. Las características de estos en cuanto a capacidad y

calidad deseadas deben corresponder con el tamaño del proyecto y las características de los procesos. Es

importante conocer las maquinas que posee la competencia, puesto que gran parte de la competitividad

esta definida por estos recursos. Investigue y estudie las condiciones de operación de los equipos, la

existencia de servicio técnico para el mantenimiento y reparaciones futuras, así como el valor de ellos.

Las herramientas deben tenerse en cuenta en este análisis, ellas son parte del equipo de producción.

Estudie la posibilidad del leasing (alquiler de equipos), así evitará hacer grandes inversiones cambiándolas

por pagos mensuales; otra alternativa es comprar equipos usados. Si bien el poseer tecnologías avanzadas

puede brindar ventajas frente a la competencia, recuerde que no siempre las tecnologías de punta son las

ADECUADAS, procure no hacer inversiones sobredimensionadas, adquiera sólo lo necesario, así evitará

costos inútiles.

10 Definición de la estrategia de producción. Se refiere a la inspección de posibilidades para

subcontratar la producción de componentes, partes o totalidad del producto; si se opta por esta

alternativa, es importante hacer el estudio de esas empresas, observando la calidad de lo que producen, las

condiciones en las que ejecutan el trabajo, los costos, el cumplimiento, la materia prima que utilizan, las

formas de pago que exigen, y todos aquellos aspectos que se consideren de importancia, dependiendo de

la naturaleza de nuestro negocio.

11 Definición de las características de calidad. Aquí se deben exponer todos aquellos

elementos que definen la calidad de los bienes y servicios que el proyecto produciría; así mismo se han de

exponer la forma de garantizar la calidad, incorporando procesos de control, tanto de materias primas

adquiridas como de los procesos que adelanta la empresa.

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ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN

Para guiar a una organización hacia el futuro, deben considerarse los

siguientes elementos:

o VISIÓN

o MISIÓN

o VALORES

o MERCADO

o ESTRATEGIAS

o METAS

o OBJETIVOS

o CLIENTES

o COMPETIDORES

o ACCIONISTAS

o ESCENARIOS

o METODOLOGIAS DE TRABAJO

o IMPACTOS

o CONOCIMIENTO DE LS TICS

DISEÑO DEL CMI

FASES GENERALES

1. IDENTIFICACIÓN DE DATOS DE LA

EMPRESA

2. IDENTIFICACIÓN DE LAS

PERSPECTIVAS ESTRATEGICAS

3. DEFINICION DE LOS OBJETIVOS

ESTRATEGICOS

4. IDENTIFICACIÓN DE INDICADORES

5. DISEÑO DEL MAPA ESTRATEGICO

6. IMPLEMENTACIÓN

7. SEGUIMIENTO Y CONTROL

DISEÑO DEL CMI

1.- IDENTIFICACIÓN DE DATOS DE LA EMPRESA

Visión

Misión

Localización

Productos y Servicios (Valores)

Recursos Informáticos

DISEÑO DEL CMI

2.- IDENTIFICACIÓN DE LAS PERSPECTIVAS

ESTRATEGICAS

1.- APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO: relacionado al

personal o empleados

2.- PROCESOS INTERNOS: diagrama de actividades

realizadas por el personal

3.-CLIENTES: estudia los productos y servicios que se

entregan al cliente como su comportamiento

4.- FINANCIERO estudia los aspectos relacionados a

ganancias, inversiones, acciones, entre otras. Privada:

dirigido a los accionistas. Publica /ONGs: intereses de

donantes o contribuyentes

NOTA: En algunos casos se pueden ampliar a otros elementos

como : RECURSO HUMANO, MERCADO , otros.

DISEÑO DEL CMI

3.- DEFINICION DE LOS OBJETIVOS

ESTRATEGICOS

• Son de largo o mediano plazo.

• Deben expresar cambios o mejoras incrementales

en la situación de la empresa o la institución.

• Deben posibilitar la introducción de nuevas

prácticas, nuevas políticas o nuevos sistemas de

trabajo y de gestión.

• Deben ser “innovadores” pero realistas.

• Son cuantitativos aunque en algunos casos pueden

expresarse de manera cualitativa mediante

atributos observables.

• Deben ser verificables.

• Deben tener un responsable

DISEÑO DEL CMI

ESQUEMA DE OBJETIVOS

(A) Sector Público

Modelo Matemático: Grafo Dirigido

DISEÑO DEL CMI

ESQUEMA DE OBJETIVOS

(B) Sector Privado

Modelo Matemático: Grafo Dirigido

DISEÑO DEL CMI

4.- IDENTIFICACIÓN DE INDICADORES

• Un buen indicador no solo deben controlar las acciones

pasadas, sino más bien controlar los nuevos

resultados, durante y después de aplicar la estrategia.

• Kaplan & Norton sugieren un numero de no más de 7

indicadores por perspectiva (total máximo 28)

• Por cada elemento de perspectiva se puede identificar

uno o más indicadores

• Se deben especificar las unidades:

• Dinero ($)

• Tiempo (años /meses / semanas /dias)

• Porcentajes (%)

• Otros

DISEÑO DEL CMI

5.- DISEÑO DEL MAPA ESTRATÉGICO

Se recomienda seguir cuatro fases:

1. Identificación de los objetivos estratégicos

2. Ubicación de los objetivos

3. Creación de enlaces

4. Programación de la estrategia

Modelo de Kaplan & Norton

DISEÑO DEL CMI

6.- IMPLEMENTACIÓN

Se realizaran actividades como:

• Difusión a todo el personal

• Seminarios de socialización

• Organización de programas de capacitación

• Integración al SI de Planificación General de la empresa

• Preparar recursos Web

• Preparar documentos de gestión de la implementación

Nota: Se realizara por parte del grupo comité

«especial» de la empresa, un grupo

interdisciplinario con la participación de

asesores o consultores

DISEÑO DEL CMI

7.- SEGUIMIENTO Y CONTROLSe deberá crear al interno un “comité” de seguimiento del fiel

cumplimiento de las estrategias. Entre sus actividades

principales serán:

• Difundir los logros de la estrategia

• Realizar reuniones periódicas con la gerencia

• Investigar nuevos modelos de estrategias

• Realizar estudio de casos

• Crear estándares sobre:

o Procesos

o Documentación

o Productos

o Práctica profesional y mercado

DISEÑO DEL CMI

7.- SEGUIMIENTO Y CONTROL (cont…)En el caso de la implementación de nuevos SI, se realizaran

actividades de control como:

Verificación y Validación

Gestión de la Configuración del Software

Aseguramiento de la Calidad del Software (SQA)

Gestión de riesgos

Identificación de métricas de la Ingeniería de Software

Procesos de la Ingeniería de Usabilidad

Reciclaje de software

Mejores Prácticas

Otras (Investigar)

CONCLUSIONES

• La PE de la gestión tecnológica debe ser parte de la

estrategia general de desarrollo de un sistema

organizacional, y puede representar una vía eficiente para

construir un futuro con mejores resultados, procesos y

medios de trabajo, incluso en condiciones de restricciones

de recursos;

• Para la PE de la gestión tecnológica, se necesita

desarrollar y validar metodologías apropiadas; cuya

introducción en la práctica organizacional evidencie

debilidades en el diseño e implantación de las

estrategias

• El éxito o fracaso de la PE de la gestión tecnológica, es la

voluntad de cambio de los administradores; que se asocia

con determinados procesos psicológicos y tiene

manifestaciones conductuales diferenciadas.

• Se necesita realizar procesos de control en toda PE

RECOMENDACIONES

• Investigar otros modelos matemáticos para

la creación e implementación de un CMI;

• Investigar casos de estudio de aplicación de

CMI a nivel nacional;

• Investigar sobre curso de capacitación

virtual en el tema del CMI;

• Investigar nuevos modelos (planes) de

presentación de documentos para el CMI

(planes);

• Investigar el tema de «consultores

estratégicos»

• Investigar un CMI para el modelo de

«Empresa Estatal» (modelo de Ecuador)

• Investigar el tema de «mejores prácticas»

… continuará ...