1 IPCA-Escola Superior de Gestão A Função de Controlo Controlo: Compreende todas as actividades que o gestor desenvolve para tentar assegurar que os resultados

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IPCA-Escola Superior de Gestão

A Função de Controlo

Controlo: Compreende todas as actividades que o gestor desenvolve para tentar assegurar que os resultados obtidos se adequam aos resultados previstos.

É um processo de comparação entre o desempenho actual e os standards (padrões) previamente definidos com vista à execução das medidas correctivas eventualmente necessárias.

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A Função de Controlo

Sintomas:

redução dos índices de produtividade,

excessivas paragens das máquinas,

aumento da taxa de absentismo,

redução dos índices de qualidade de produção,

aumento das taxas de reclamações,

elevados custos de mão de obra,

...

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O Controlo e o Planeamento

Qual o interesse em fazer planos, por muito bem

elaborados que sejam, se a sua execução não for

sistematicamente acompanhada e não se tomarem as

medidas correctivas para evitar ou corrigir um

afastamento entre o que se planeou e o que se realiza?

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4.1 Processos de Controlo

Fases do Processo de Controlo:

• Definição de padrões;

• Avaliação de desempenho;

• Acções correctivas.

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1) Definição de Padrões

Os standards ou padrões são níveis de qualidade ou quantidade

preestabelecidos como orientações do desempenho.

Para serem mensuráveis e reduzirem a subjectividade na

avaliação devem, tanto quanto possível, ser numéricos.

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Padrões Mais Frequentemente Usados

1) Padrões de tempo

2) Padrões de produtividade

3) Padrões de custo

4) Padrões de qualidade

5) Padrões de comportamento

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Nível de Tolerância

Definir os níveis de tolerância: a quantidade de desvio (face ao padrão estabelecido) permitida sem que haja lugar para qualquer acção correctiva. Exemplos:

Padrão Nível de tolerância

Peça com 3cm de diâmetro

Absentismo nulo

Início do trabalho às 9h00

Produção de 200 unidades/hora

0,05 cm

1 falta por trimestre

5 minutos de atraso

- 4 unidades/hora (2%)

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2) Avaliação de Desempenho

Consiste em:

• comparar os padrões com as realizações,

• calcular os desvios,

• verificar se os níveis de tolerância foram ou não

ultrapassados.

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3) Acções Correctivas

Uma vez detectados os desvios, torna-se necessário:

• determinar quais as causas dos desvios (não basta

detectar os desvios),

• considerar as acções correctivas a desenvolver, de

modo a eliminar as causas dos desvios e,

consequentemente, os desvios.

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3) Acções Correctivas

Tipos de Acções Correctivas

imediatas

permanentes

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Configurações de controlo

Supervisão directa

Padronização de processos

Controlo por premissas/cultura

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Tipos de Controlo: Critérios

Existem vários tipos de controlo possíveis numa organização. Estes

podem-se agrupar, fundamentalmente, de acordo com 3 critérios de

classificação:

Critério da fase do processo

Critério da amplitude

Critério da posição relativa do controlado em relação ao controlador

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Critério da Fase do Processo

De acordo com este critério, podemos considerar três

tipos de controlo:

Controlo dos Inputs ou Preliminar

Controlo do Processo ou de Acompanhamento

Controlo dos Outputs ou Retroactivo

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Critério da Fase do Processo: Controlo dos Inputs

Controlo dos recursos utilizados no processo produtivo (matérias

primas, pessoal, etc.).

Esses procedimentos incluem a implementação de políticas

(orientações para acção futura) e o preenchimento do conteúdo de

tarefas (predeterminação de todas as actividades de cada

membro).

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Critério da Fase do Processo: Controlo do Processo

→ Como? Observação e análise do processo de produção de bens e

serviços.

→ Para quê? Oportunidade de detectar e corrigir problemas antes

que estes afectem os outputs.

O aspecto mais importante deste tipo de controlo talvez seja mesmo

a observação e a correcção do comportamento dos trabalhadores.

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Critério da Fase do Processo: Controlo do Output

É o controlo à posteriori, em relação ao que já ocorreu e,

por isso, também designado feedback.

Centra-se na qualidade e quantidade dos produtos ou

serviços produzidos.

Resultados históricos → Acções correctivas futuras

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Critério da Amplitude

De acordo com este critério podemos considerar três tipos de controlo:

Controlo Estratégico (ao nível da gestão de topo)

Controlo Táctico (ao nível da gestão intermédia)

Controlo Operacional (ao nível da gestão operacional)

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Critério da Posição Relativa

De acordo com este critério podemos considerar três tipos de controlo:

Auto-controlo

Hetero-controlo

Controlo Lateral

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Pontos Estratégicos de Controlo

É inviável para quem não realiza as tarefas controlar todos os

momentos do processo.

Solução: seleccionam-se os pontos estratégicos de controlo.

A eficiência e eficácia do sistema de controlo são resultado da

escolha dos pontos estratégicos.

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Reacções Negativas ao Controlo

As reacções negativas ao controlo resultam fundamentalmente da

ocorrência de alguma ou algumas das seguintes situações:

Controlos inapropriados;

Padrões inatingíveis ou indefinidos;

Existência de variáveis incontroláveis ou padrões

contraditórios.

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Processo de Acção Disciplinar: Orientações

Ser disciplinado

Comunicar as regras

Escolher a ocasião, o lugar e a acção disciplinar apropriados

Conservar as emoções sob controlo

Ser consistente

Analisar os factos

Ser justo, mas firme

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A Função de Controlo: Conclusão

A função de controlo relaciona-se com a função de planeamento,

como fonte de padrões, e a função de organização, como fonte de

informação.

A principal responsabilidade da gestão consiste em integrar as 3

funções num processo de gestão coerente.

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