Apostila de Arquivologia

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ARQUIVOLOGIA Professora Giovanna Carranza

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1. CONCEITO DE DOCUMENTAÇÃO Documento é toda informação registrada em suporte material, suscetível de ser utilizado para consulta, estudo,

prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada época ou lugar.

Documentos de arquivo são todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades e se vinculam expressando os atos de seus produtores pelos quais são produzidos, determinando a sua condição de documento de arquivo e não a natureza do suporte ou formato.

Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes; são classificados em dois grupos:

1.1 Quanto ao gênero Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representação nos diferentes suportes:

Textuais: são os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos; Cartográficos: são os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo

representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não,

contendo imagens estáticas.

Filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (types), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento.

Sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros

fotográficos.

Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da microreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas.

Informáticos: são os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador.

1.2 Quanto à natureza do assunto Quando se considera a natureza do assunto tratado em um documento, pode ser:

Ostensivo - A classificação de ostensivo ou ordinário é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a administração.

Sigilosos - os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e,

portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

Graus de sigilo Segundo a necessidade do sigilo e quanto à extensão do meio em que pode circular, são quatro os graus de

sigilo e as suas correspondentes categorias, em ordem do maior para o menor grau de sigilo:

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ultra-secreto; secreto; confidencial; reservado.

A classificação de ultra-secreto é dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

São assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da política governamental de alto nível e segredos de Estado.

Consideram-se secretos os assuntos que requeiram alto grau de segurança e cujo teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou ao seu manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente

São assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a planos, programas e medidas governamentais; os assuntos extraídos de matéria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão, tais como: planos ou detalhes de operações militares; planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras; aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes; dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos; materiais criptográficos importantes que não tenham recebido classificação inferior.

A classificação de confidencial é dada aos assuntos que, embora não requeiram alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não-autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos.

São assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a pessoal, material, finanças e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como por exemplo: informações sobre a atividade de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes; radiofreqüência de importância especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações consideradas importantes para a segurança nacional.

Reservados são os assuntos que não devam ser do conhecimento do público, em geral. Recebem essa classificação, entre outros, partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execução; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes.

2. ARQUIVO 2.1 - CONCEITO DE ARQUIVO Uma visão moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, arquivista dos Estados Unidos: Arquivo é o

conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros

Segundo a Lei nº 81591, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Desses conceitos é importante destacar:

Os documentos de arquivo, além de serem produzidos pela instituição, podem também ser recebidos pela mesma;

Os documentos de arquivo podem estar registrados em qualquer suporte e serem de vários tipos (textual, iconográfico, audiovisual...), ao contrário da idéia básica de que documentos de arquivo seriam basicamente na forma textual e em suporte papel;

Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os documentos de arquivo possuem uma característica chamada organicidade, que significa que o mesmo foi criado em função de uma atividade realizada pela instituição, de forma que o mesmo servirá de prova das transações realizadas pela organização. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, pode-se ter uma idéia clara das atividades realizadas por aquele órgão.

O termo arquivo também pode ser usado para designar:

conjunto de documentos; móvel para guarda de documentos; local onde o acervo documental deverá ser conservado;


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órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação;

títulos de periódicos - geralmente no plural, devido à influência inglesa e francesa 2.2 - FINALIDADE E FUNÇÃO DOS ARQUIVOS Podemos destacar como finalidades do arquivo: 1 – Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que permitam um

arquivamento ordenado e eficiente; 2 – Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em

consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos; 3 – Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da

instituição, de forma a atender rapidamente à demanda pelas informações ali depositadas. Para alcançar estes objetivos é necessário que o arquivo disponha dos seguintes requisitos: a. contar com pessoal qualificado e em número suficiente; b. estar instalado em local apropriado; c. dispor de instalações e materiais adequados; d. utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística moderna; e. contar com normas de funcionamento; f. contar com dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia. Para Marilena Leite Paes, “a principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o

decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. Destaca ainda que a “função básica do arquivo é tornar disponível as informações contidas no acervo documental sob sua guarda”.

2.3 – IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO Os homens quando passaram a um estágio de vida social mais organizados compreenderam o valor dos

documentos e começaram a reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resumo de suas atividades políticas, sociais, econômicas, religiosas e até mesmo em suas vidas particulares. Assim surgiram os arquivos destinados não só à guarda dos tesouros culturais da época mas também com a finalidade de proteger a integridade dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimônios, bem como daqueles que contavam a história de sua grandeza.

Em uma empresa, as informações existentes devem estar devidamente organizadas e, ao mesmo tempo, estabelecer critérios de prioridade quanto a sua manipulação para decidir o que fazer no momento exato. Tudo isso só pode acontecer se existir um arquivo, seja ele convencional, micrográfico ou automatizado, com objetivo de fornecer informações vitais para a manutenção das necessidades empresariais ou de quaisquer outras.

2.4 – TIPOS DE ARQUIVAMENTO A posição em que são dispostos fichas e documentos, e não a forma dos móveis, distinguirá os tipos de

arquivamento. São eles: Horizontal e Vertical.

Horizontal – os documentos ou fichas são colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. É amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como nos arquivos permanentes. Seu uso é, desaconselhável nos arquivos correntes, uma vez que para se consultar qualquer documentos é necessário retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localização da informação.

Vertical – os documentos ou fichas são dispostos uns atrás dos outros, permitindo sua rápida

consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas. 2.5 – DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU Embora arquivo, museu e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardar documentos), seus objetivos são

diferentes, tendo em vista os tipos documentais de que cada instituição trata. Poderíamos assim definir cada instituição:


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Arquivo - É o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituição ou pessoa, no exercício de sua atividade, preservados para garantir a consecução de seus objetivos.

Biblioteca - É o conjunto de material, em sua maioria impresso e não produzido pela instituição em que está

inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente é constituída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos através de compra ou doação, diferentemente dos arquivos, cujos documentos são produzidos ou recebidos pela própria instituição.

Museu - É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar à

disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem finalidade funcional, a finalidade das bibliotecas e dos museus é

essencialmente cultural, embora o arquivo também possa adquirir, como o tempo, caráter cultural, a partir do caráter histórico que alguns de seus documentos podem adquirir.

Destaca-se, ainda que os documentos de arquivo são produzidos em uma única via ou em limitado número de cópias, enquanto que os documentos das bibliotecas são produzidos em numerosos exemplares, de forma a atender suas necessidades.

3. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos são estudados, eles podem ser classificados segundo: as entidades mantenedoras (públicos ou privados); a natureza dos documentos (especial ou especializado); aos estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente); à extensão de sua atuação (setorial e central).

Classificação segundo as entidades mantenedoras Os arquivos podem ser classificados segundo a instituição em que estejam inseridos da seguinte forma: Arquivos públicos: são aqueles mantidos por entidades de caráter público, seja na esfera federal, estadual ou

municipal. Ex.: arquivo do STJ, arquivo da Prefeitura de São Paulo e arquivo do Senado Federal. Arquivos privados: são aqueles mantidos por instituições de caráter particular. Ex.: arquivo do Bradesco,

arquivo das Lojas Americanas e arquivo da Rede Globo. Classificação segundo a natureza dos Documentos Arquivos especiais - Chama-se arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de tipos

diversos – iconográficos, cartográficos, audiovisuais – ou de suportes específicos – documentos em CD, documentos em DVD, documentos em microfilme – e que, por esta razão, merece tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle, conservação etc.

Arquivo especializado - Aquele que guarda documentos de determinado assunto específico,

independentemente da forma física que apresentam, como, por exemplo, os arquivos médicos, os arquivos jornalísticos e os arquivos de engenharia.

Classificação segundo os Estágios de Sua Evolução A Arquivologia adota a chamada Teoria das três idades ou Ciclo vital dos documentos para classificar os

estágios ou fases por que passam os documentos dentro da instituição. Este é com certeza o assunto mais presente em provas de concursos públicos, destacadamente os promovidos pelo Cespe-UnB, que exige do candidato o entendimento de como esta teoria é aplicada na prática.

Essas fases são definidas por Jean-Jacques Valette (1973) como as três idades dos arquivos: corrente, intermediária e permanente, e são assim descritas:

1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos em curso ou consultados

freqüentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos


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tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados .

2. Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de documentos que deixaram de ser

freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. São por isso também chamados de limbo ou purgatório, sendo estes termos adotados na Grã-Bretanha para designar esta fase.

3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de documentos que perderam todo valor de natureza

administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos, pois ali os documentos são arquivados de forma definitiva”

Estas fases são complementares, pois os documentos podem passar de uma fase para outra, e para cada uma corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqüentemente, uma organização adequada, ou seja, as unidades de acondicionamento (pastas, catálogos etc.), adotadas na fase corrente serão substituídas por unidades mais adequadas ao funcionamento da fase intermediária, que, por sua vez, adotara acondicionamento diferente da fase permanente.

Para entender o funcionamento do ciclo vital, torna-se necessário compreender alguns termos técnicos da Arquivologia, como a valoração, prazo de guarda e destinação final dos documentos.

Valoração dos Documentos Basicamente, o documento é guardado pela instituição enquanto o mesmo possuir valor para a mesma, e esse

valor, quando existir, se apresentará em uma das seguintes formas: administrativo ou histórico. Valor administrativo: O valor administrativo, também chamado de primário, refere-se ao valor que o

documento apresenta para o funcionamento da instituição. É o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua criação. É um valor temporário, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existência, perderá seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituição. Este valor também é chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas características.

Valor histórico: O valor histórico, também chamado de secundário, refere-se à possibilidade de uso dos

documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração. O documento, após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perderá.

Enquanto o documento tiver valor administrativo (primário), ele será arquivado, em uma instituição que aplique a Teoria das 3 Idades, nas fases correntes ou intermediária. Quando perde o valor administrativo, o documento pode ser eliminado, desde que não adquira valor histórico (secundário), ou ser recolhido à fase permanente, quando adquirir este valor. Uma vez que o valor histórico é definitivo, podemos concluir que o documento histórico, também chamado de documento permanente ou documento de 3a idade, jamais será eliminado ou destruído.

Prazo de Guarda dos Documentos Prazo de guarda é o período em que o documento deve ser mantido nos arquivos correntes e intermediário. O

prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores: freqüência de uso das informações contidas nos documentos; existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos (prazos prescricionais); existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos); necessidade de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas (prazos

precaucionais).

O período em que o documento deverá ficar arquivado na fase corrente será chamado, tecnicamente, de prazo de guarda na fase corrente e, naturalmente, o período definido para o mesmo na fase intermediária será o prazo de guarda na fase intermediária. O termo prazo de guarda, quando não houver explicitação de fase será, portanto, a soma das duas fases em questão.


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Destinação final dos Documentos Todo documento, ao término de seu ciclo vital, deverá ser encaminhado à sua destinação final, que ocorrerá no

momento em que o mesmo tenha perdido seu valor administrativo. A destinação final do documento poderá ser: eliminação ou guarda permanente .

Eliminação: quando o documento não tiver valor histórico; Guarda permanente: quando o documento tiver valor histórico.

É natural que o candidato, a essa altura, ciente de tais informações, se pergunte: - Quanto tempo um documento deverá permanecer na fase corrente? - Quando o documento sairá da fase corrente para a fase intermediária? - Como saber se o documento tem ou não valor histórico? Tabela de temporalidade É o instrumento resultante da etapa de Avaliação dos documentos e que determina o prazo de guarda dos

documentos nas fases corrente e intermediária (período em que o mesmo será guardado nestas fases), bem como sua destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente). A Tabela de Temporalidade será elaborada por uma Comissão chamada de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de documentos e será aprovada por autoridade do órgão para que possa ser aplicada na instituição.

Cada instituição criará a sua tabela, que deverá contemplar o conjunto de documentos existentes na mesma. Uma vez concluída e aplicada a Tabela de Temporalidade, eventuais alterações ou inclusões deverão ser submetidas à Comissão que a criou, a fim de serem novamente avaliadas. Na tabela, cada documento terá seu próprio prazo para as fases correntes e intermediária, bem como a destinação final (eliminação ou recolhimento para guarda permanente). Portanto, não há prazo de guarda padrão nem máximo para os documentos nas fases corrente e intermediária; cada documento terá seu próprio prazo, de acordo com o estabelecido pela Comissão de Análise quando da elaboração da tabela.

Veja a seguir a estrutura da Tabela de Temporalidade, com alguns dados hipotéticos:

Os prazos acima variarão de acordo com o documento, podendo haver documentos com maior ou menor prazo

de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como documentos destinados à eliminação e à guarda permanente. Em geral, documentos que demonstram a origem da instituição, bem como a forma como esta funciona (normas, regulamentos e outros) têm caráter histórico e serão preservados na fase permanente.

Informações importantes 1) Todo documento será criado na fase corrente; 2) A fase corrente será composta pelos arquivos setoriais, localizados nos próprios setores que produzem os

documentos, e pelo arquivo central, também chamado de arquivo geral, que estará localizado próximo aos setores; 3) Após cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos poderão, de acordo com a Tabela de

Temporalidade da instituição, serem eliminados, transferidos (para a fase intermediária) ou recolhidos (para a fase permanente);

4) Após cumprir seu prazo na fase intermediária, os documentos poderão, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituição, serem eliminados ou recolhidos (para a fase permanente);

5) Os documentos históricos serão recolhidos à fase permanente, onde jamais serão eliminados; 6) A eliminação poderá ocorrer em duas das três fases do ciclo vital (corrente ou intermediária) e nunca na

terceira (permanente);


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4. ADMINISTRAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS CORRENTES Para administrar arquivos correntes é necessária a utilização de uma metodologia para o fim de CONTROLAR

a criação, o uso, a manutenção, a guarda, o descarte ou a preservação dos documentos, visando alcançar a recuperação da informação e a disponibilizar para pesquisa, envolvendo medidas administrativas e operacionais como a coordenação de pessoal, espaço físico e equipamento (material permanente e de consumo).

Os arquivos correntes correspondem às atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentos correntes, por suas atividades encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outras denominações similares.

Embora as atividades de protocolo, expedição e arquivo corrente sejam distintos, o ideal é que funcionem de forma integrada, com vistas à racionalização de tarefas comuns, são distribuídas em cinco setores as atividades dos arquivos correntes:

a) Protocolo – que inclui como setores de recebimento e classificação: Recebimento e Classificação - Receber,

separar e distribuir as correspondências oficiais das particulares; Apor carimbo de protocolo – numerador/datador, sempre que possível, no canto superior direito do documento; anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto, se for o caso; elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo; encaminhar os papéis ao setor de registro e movimentação etc.;

Registro e Movimentação - Preparar ficha de protocolo, em duas vias anotando: número de protocolo, data de entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto, primeira distribuição; anexar a segunda via da ficha ao documento encaminhando-o ao seu destinatário; arquivar as fichas do protocolo em ordem numérica; encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente; etc.

b) Expedição – que como rotina receber a correspondência enviada do protocolo; verificar se não faltam folhas

ou anexos; numerar e completar a data, no original e nas cópias; separa original das cópias; expedir o original, com os anexos se for o caso, malotes ou em mãos;

Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao setor de arquivo. c) Arquivar – a função primordial dos arquivos é disponibilizar as informações contidas nos documentos para

tomada de decisão e comprovação de direitos e obrigações. d) Empréstimo e consulta – sem dúvida é uma das atividades nobre dos arquivos, pois todo o trabalho

arquivístico, do recebimento ao arquivamento, é desenvolvido visando à recuperação rápida e completa da informação. De modo geral, os documentos só podem ser consultados ou cedidos, por empréstimo, aos órgãos que os receberam ou produziram, aos órgãos encarregados das atividades a que se referem os documentos e às autoridades superiores, na mesma linha hierárquica.

e) Destinação – Há documentos que freqüentemente são usados como referência, há outros aos quais se faz

referencia com menos freqüência ou quase não são usados e ainda aqueles que, após a conclusão do assunto, não sofrem nenhum uso ou referência.

Devido a essas diferenças relativas ao valor e à freqüência de uso dos documentos, a avaliação, a seleção, a eliminação de documentos devem ser cuidadosamente estudadas, planejadas e implantadas.

5. ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVO A organização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de fases constituídas em: LEVANTAMENTO DE DADOS

Deve-se buscar na estrutura (organograma) as alterações que a empresa sofreu aprovadas em estatuto e

normas além de buscar entender as finalidades, funções a atividades, o volume da documentação, o gênero dos documentos (escritos, audiovisuais etc), as espécies de documentos mais freqüentes (cartas, relatórios etc), os modelos e os formulários, bem como os métodos de arquivamento adotados e conceito de conservação dos documentos.

Legislação pertinente: - âmbito externo à empresa: leis, decretos, resoluções, normas e procedimentos - âmbito da instituição (interno): estatuto, regimentos, atos normativos - âmbito do arquivo: normas, manuais, regulamentos


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Organização - organograma: gráfico que representa a organização formal da instituição delineada pelo estudo, permitindo a

visualização dos diversos órgãos que integram a organização e seus respectivos níveis hierárquicos. - Funciograma: gráfico que amplia partes setoriais do organograma tornando claras as atividades de cada um

de seus órgãos. Documentação - gênero: textuais, audiovisuais, cartográficos etc; - tipo (espécie): cartas, faturas, relatórios, projetos, atas, listagem de computador; - volume: total e média de arquivamento efetivados por dia, por mês; - estado físico: necessidade de restauração. Processos - rotinas e formulários em uso na empresa; - registros e protocolo (receber, separar, distribuir, encaminhar, classificar a correspondência com base no

código de assuntos adotado, se for o caso, carimbar, data); - arranjo e classificação documental. Recursos - Humanos: todas as pessoas que são usadas para otimizar o funcionamento da empresa (nível das pessoas,

escolaridade); - físico: móveis, edifícios, material de consumo, equipamento; - ambientais: extensão, iluminação, umidade, proteção. ANÁLISE DE DADOS COLETADOS

Em resumo, a etapa de análise dos dados coletados consiste em verificar se a estrutura, as atividades e a

documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional. O diagnóstico aponta os pontos de atrito, as falhas ou lacunas no complexo administrativos onde o arquivo está sendo organizado.

PLANEJAMENTO

Coletados os dados necessários, feita a sua análise e verificada a localização do arquivo na empresa, a

próxima etapa é elaborar o plano arquivístico para que cumpra seus objetivos, em todos os estágios de sua evolução – corrente, intermediário e permanente.

Esse plano precisa contemplar as disposição legais e as necessidades da instituição, devendo estar divido em três partes:

1ª parte – Síntese da situação real encontrada; 2ª parte – Análise e diagnóstico da situação; 3ª parte – Projeto propriamente dito, com prescrições, recomendações, procedimento a serem adotados e

prioridades para sua implantação. IMPLANTAÇÃO E ACOMPANHAMENTO A última fase para a organização de um arquivo é a implantação do projeto arquivístico e seu

acompanhamento. CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS Os acervos de bibliotecas e arquivos são em geral constituídos de livros, mapas, fotografias, manuscritos etc.

que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da informação, além de tintas das mais diversas composições. O papel, por mais variada que possa ser sua composição, é formado basicamente por fibras de celulose

proveniente de diferentes origens. A acidez e a oxidação são os maiores processos de deterioração química da celulose, também há outros agentes de deterioração que são os insetos, roedores e o próprio homem.


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Embora, com muita freqüência, não possamos eliminar totalmente as causa do processo de deteriorização dos documentos, com certeza podemos diminuir consideravelmente seu ritmo, através de cuidados com o ambiente, o manuseio, mas intervenções e a higiene, entre outros.

Estabilizar um documento é, portanto, interromper um processo que esteja deteriorando o suporte e/ou seus agregados, através de procedimentos mínimos de intervenção. Por exemplo: estabilizar por higienização significa que uma limpeza mecânica corrige o processo de deteriorização.

Preservação - É um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que

contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais. Conservação - É um conjunto de ações estabilizadoras que visam desacelerar o processo de degradação de

documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamento específicos (higienização, reparos e acondicionamento).

Neste sentido pode-se verificar que o projeto arquitetônico de um edifício de arquivo, a manutenção das instalações, um plano de emergência, o controle das condições físicas e ambientais, a educação de empregados e a conscientização do usuário em relação ao uso dos acervos são aspectos que devem ser acompanhados e administrados por um arquivista como parte de um programa de conservação.

Restauração - É um conjunto de medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou

químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.

6. MATERIAL DE ARQUIVO Na estrutura de um setor de arquivo devemos considerar, além dos seus objetivos, dois aspectos fundamentais:

o material permanente e o material de consumo; ou seja, o material arquivístico. O material permanente deve ser obrigatoriamente cadastrado e incluído no inventário da instituição, que

relaciona todo o seu patrimônio. Já o material de consumo, denominado arquivístico, não deve ser incluído no inventário, pois tem duração média inferior a três anos e é constantemente substituído.

Material Permanente: Arquivos, estantes ou armações, armários, fichários, etc.

Material de Consumo: Pastas, etiquetas, projeções, fichas, guias e material de escritório (lápis, canetas,

grampos, papeis, etc.).


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7. MICROFILMAGEM A invenção da microfilmagem é atribuída ao inglês John Benjamin Dancer, fabricante de aparelhos óticos que

em 1839, deslumbrou seus amigos, reduzindo um documento tamanho ofício a uma imagem de menos de meio centímetro. Em 1925 George MacCarthy, funcionário de um banco de Nova York, desenvolveu um sistema para microfilmar cheques com o objetivo de preservar na forma do filme os registros das transações bancárias.

Hoje, o microfilme representa um papel significativo na administração pública e particular. Reduzindo custos de manutenção, acelerando o processo de informação, diminuindo as áreas quadradas ocupadas pelos arquivos convencionais, protegendo a documentação contra danos materiais e simplificando as tarefas de rotina administrativa.

O microfilme é uma cópia fotográfica de algum tipo de documento reduzido a uma pequena fração do formato original. Pelo seu tamanho não é legível a olho nu; apesar da extrema redução, mantém as características fiéis do documento e pode ser lida através da ampliação da imagem num vídeo de um leitor ou aparelho de leitura.

São os vários formatos que pode assumir o microfilme na sua apresentação final como instrumento de arquivo ou de recuperação da informação.

Podem ser confeccionados para utilização em forma de rolos de filmes com várias larguras e comprimentos, ou ainda, em forma de fichas de diferentes tipos e tamanhos.

8. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO A finalidade do arquivo é servir à administração. Neste sentido, deve propiciar o acesso imediato a informação

desejada, de modo eficiente e eficaz, facilitando a tomada de decisão; a escolha do método de arquivamento tem que ser determinada pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da Organização.

Pode-se dividir os métodos de arquivamento em básicos e padronizados: BÁSICOS MÉTODO ALFABÉTICO

É o mais simples. O elemento principal a ser considerado é o nome das pessoas físicas ou jurídicas. Neste

método, as fichas ou pastas são colocadas rigorosamente na ordem alfabética, respeitando-se as regras de alfabetação.

REGRAS DE ALFABETAÇÃO O arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetação, e que são as seguintes: 1. Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Exemplo: João Barbosa Pedro Álvares Cabral Paulo Santos Maria Luísa Vasconcelos Sistemas Direto Indireto Arquivam-se: Barbosa, João Cabral, Pedro Álvares Santos, Paulo Vasconcelos, Maria Luísa Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome. Exemplo: Aníbal Teixeira Marilda Teixeira


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Paulo Teixeira Vitor Teixeira Arquivam-se: Teixeira, Aníbal Teixeira, Marilda Teixeira, Paulo Teixeira, Vitor 2. Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam. Exemplo: Camilo Castelo Branco Paulo Monte Verde Heitor Villa-Lobos Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paulo Villa-Lobos, Heitor 3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes

compostos por um adjetivo e um substantivo. Exemplo: Waldemar Santa Rita Luciano Santo Cristo Carlos São Paulo Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar Santo Cristo, Luciano São Paulo, Carlos 4. As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais. Exemplo: J. Vieira Jonas Vieira José Vieira Arquivam-se: Vieira, J. Vieira, Jonas Vieira José 5. Os artigos e preposições, tais com a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados (ver também

regra nº 9) Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo d’Andrade


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Lúcia da Câmara Arnaldo do Couto Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d’ Câmara, Lúcia da Couto, Arnaldo do 6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho são

consideradas parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética. Exemplo: Antônio Almeida Filha Paulo Ribeiro Júnior Joaquim Vasconcelos Sobrinho Henrique Viana Neto Arquivam-se: Almeida Filho, Antônio Ribeiro Júnior, Paulo Vasconcelos Sobrinho, Joaquim Viana Neto, Henrique Obs.: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de

distinção. Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho Jorge de Abreu Neto Jorge de Abreu Filho Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge Abreu Sobrinho, Jorge Abreu Neto, Jorge 7. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre

parênteses. Exemplo: Ministro Milton Campos Professor André Ferreira General Paulo Pereira Dr. Pedro Teixeira Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro) Ferreira, André (Professor) Pereira, Paulo (General) Teixeira, Pedro (Dr.)


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8. Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nº 10 e 11).

Exemplo: Georges Aubert Winston Churchill Paul Müller Jorge Schmidt Arquivam-se: Aubert, Georges Churchill, Winston Müller, Paul Schmidt, Jorge

9. As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-

las como parte integrante do nome quando escritas com letras maiúsculas. Exemplo: Giulio di Capri Esteban De Penedo Charles Du Pont John Mac Adam Gordon O’Brien Arquivam-se: Capri, Giulio di De Penedo, Chales Du Pont, Chales Mac Adam, John O’Brien, Gordon 10. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de

família do pai. Exemplo: José de Oviedo y Baños Francisco de Pina de Mello Angel del Arco y Molinero Antonio de los Ríos Arquivam-se: Arco y Molinero, Andel del Oviedo y Baños, José de Pina de Mello, Francisco Rios, Antonio de los 11. Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam. Exemplo: Al Bem-Hur


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Li Yutang Arquivam-se: Al Bem-Hur Li Yutang 12. Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como

se apresentam, não se considerando, porém, para fins de ordenação, os artigos e preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos iniciais sejam colocados entre parênteses após o nome.

Exemplo: Embratel Álvaro Ramos & Cia. Fundação Getulio Vargas A Colegial The Library of Congress Companhia Progresso Guanabara Barbosa Santos Ltda. Arquivam-se: Álvaro Ramos & Cia. Barbosa Santos Ltda. Colegial (A) Companhia Progresso Guanabara Embratel Fundação Getulio Vargas Library of Congress (The) 13. Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias e assemelhados os números

arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses. Exemplo: II Conferência de Pintura Moderna Quino Congresso de Geografia 3º Congresso de Geologia Arquivam-se: Conferência de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3º) MÉTODO NUMÉRICO

Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o número, devemos adotar os seguintes

métodos: numérico simples ou numérico cronológico. Numérico Simples Atribui-se um número para cada correspondente (pessoa) a quem enviamos ou de quem recebemos

correspondências, sejam de pessoa física ou jurídica.


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Numérico Cronológico Neste método os documentos são numerados em ordem cronológica de emissão. Assim, além da ordem

numérica, observa-se também a data. É adotado em quase todas as repartições públicas. Numera-se o documento e não a pasta. O documento depois de autuado colocado numa capa cartolina, onde além do número de protocolo são transcritas outras informações, em geral, passa a ser denominado de processo.

Além da ficha numérica, também chamada ficha de protocolo, devem ser preparados índices auxiliares (em fichas) alfabético-onomástico, de precedência e de assunto para facilitar a recuperação da documentação.

MÉTODO IDEOGRÁFICO (ASSUNTO)

Não é um método de fácil execução por ser necessário que o arquivista, para elaborar a tabela de classificação

de assunto, conheça bem a organização da instituição, além de ter que possuir a capacidade de interpretação dos documentos a serem analisados. É aconselhado nos casos de grandes massa de documentais. Podem ser adotados dois métodos no arquivamento por assunto: o alfabético e o numérico.

O alfabético pode ser dividido em ordem dicionário e ordem enciclopédica. Alfabético Dicionário Como no dicionário, os assuntos isolados são colocados em rigorosa ordem alfabética. Alfabético Enciclopédico Os assuntos correlatos são agrupados sob títulos gerais e ordenados alfabeticamente. MÉTODO GEOGRÁFICO

O método geográfico é do sistema direto, a busca é feita diretamente ao documento. Este método é preferido

quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a PROCEDÊNCIA ou LOCAL. As melhores ordenações geográficas são:

a) Nome do estado, cidade e correspondente: quando se organiza um arquivo por estados, as capitais

devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independentemente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais.

Exemplo:

ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE

Amazonas Amazonas Rio de Janeiro Rio de Janeiro São Paulo São Paulo

Manaus (capital) Itacoatiara Rio de Janeiro (capital) Campos São Paulo (capital) Lorena

Sobreira, Luísa Santos, Antônio J. Rodrigues, Isa Almeida, José de Corrêa, Gilson Silva, Alberto

b) Nome da cidade, estado e correspondente: quando o principal elemento de identificação é a cidade e não

o estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabética por cidade, não havendo destaque para as capitais.

CIDADE ESTADO CORRESPONDENTE

Campos Itacoatiara Lorena Manaus Rio de Janeiro São Paulo

Rio de Janeiro Amazonas São Paulo Amazonas Rio de Janeiro São Paulo

Almeida, José de Santos, Antônio J. Silva, Alberto Sobreira, Luísa Rodrigues, Isa Corrêa, Gilson

Não é necessário o emprego de guias divisórias correspondentes aos estados, pois as pastas são guardadas

em ordem alfabética pela cidade. É imprescindível, porém, que as pastas tragam os nomes dos estados, em segundo lugar, porque há cidades com o mesmo nome em diferentes estados.


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Exemplo: Brasília (Distrito Federal) Brasília (Minas Gerais) Itabaiana (Paraíba) Itabaiana (Sergipe) Correspondências de outros países – alfabeta-se em primeiro lugar o país, seguindo da capital e do

correspondente. As demais cidades serão alfabetadas em ordem alfabética, após as respectivas capitais dos países a que se referem.

Exemplo:

PAÍS CIDADE CORRESPONDENTE

França França Portugal Portugal Portugal

Paris (capital) Lorena Lisboa (capital) Coimbra

Porto

Unesco Vadim, Roger Pereira, José Albuquerque, Maria Ferreira, Antônio

Método Dígito-terminal

Esse método surgiu em decorrência da necessidade de serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos, cujo elemento principal de identificação é o número. Os documentos são numerados seqüencialmente, mas sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método: os números, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando pares.

Exemplo: o número 831.423, será lido 23.14.83 Quando o número for composto de menos de seis dígitos, serão colocados zeros à sua esquerda para fins de

complementação. São vantagens do método dígito-terminal a redução de erros de arquivamento e rapidez na localização e arquivamento.

Método ideográfico numérico – duplex

Em todos os métodos ideográficos numéricos é necessária a elaboração de um índice alfabético remissivo. São portanto métodos indiretos.

Classifica-se a documentação em classes correspondendo a assuntos, partindo-se do geral para o particular. Exemplo: 0 Administração Geral 1 Pesquisas 1-1 Psicologia 1-1-2 Aplicada ao trabalho 1-1-3 Aplicada à educação 1-2 Ciência política 1-3 Administração 1-4 Economia Em relação ao método decimal (visto a seguir) apresenta a vantagem de permitir a abertura ilimitada de

classes.

Método ideográfico numérico – decimal

Esse método é baseado na técnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey, cuja classificação divide o conhecimento humano em nove classes principais e uma décima reservada para os assuntos inerentemente gerais e que não podem ser incluídos em nenhuma das outras nove classes predefinidas. Cada classe é subdividida em nove


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subclasses e uma décima para generalidades, e assim sucessivamente. A parte inteira do número é composta de três algarismos. A parte decimal, que é facultativa, pode ter um, dois, três ou mais algarismos. As dez primeiras divisões são denominadas classes, as dez seguintes, subclasses, e a seguir, sucessivamente, divisões, grupos, subgrupos, subseções etc.

Suas principais desvantagens são a limitação de dez números para cada nível de classificação o que não ocorre no método duplex e a necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da instituição.

Preservação, conservação e restauração de documentos

Além da guarda do documento, o arquivo deverá se preocupar também com a preservação dos documentos da instituição. A preservação envolverá as atividades de conservação, armazenamento e restauração dos documentos.

O principal objetivo da conservação é o de estender a vida útil dos documentos, procurando mantê-los o mais próximo possível do estado físico em que foram criados.

A restauração tem por objetivo revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do documento. Agentes exteriores que danificam os documentos:

Físicos: - Luminosidade - a luz é um dos fatores mais agravantes no processo de degradação dos materiais

bibliográficos, por isso, deve-se evitar a exposição dos documentos à luz natural (luz solar) e ainda à reprodução, pois tais fatores causam o envelhecimento do papel.

- Temperatura – Temperaturas demasiado altas ou baixas aceleram a degradação do papel, que encontra na

casa aproximada dos 22º sua temperatura ideal. - Umidade - o excesso de umidade, bem como o clima muito seco também contribui para a aceleração do

processo de envelhecimento do documento. Esses dois últimos fatores (temperatura e umidade) são extremamente comuns a nossa realidade de país de

clima tropical. A umidade é o conteúdo de vapor d’água presente no ar atmosférico, resultante da combinação dos fenômenos de evaporação e condensação d’água, que estão diretamente relacionados à temperatura do ambiente.

Todo papel possui uma característica comum: o seu caráter higroscópio, ou seja, toda fibra de papel absorve água e perde água de acordo com a taxa de umidade existente no local em que está sendo mantido. Essa oscilação de umidade faz com que as fibras se dilatem ao absorver excesso de umidade e se contraiam ao perder umidade. Esse movimento brusco de contração e dilatação ocasiona rupturas na estrutura do papel, causando o seu enfraquecimento.

A taxa adequada para a manutenção de um acervo é a seguinte: temperatura de 22º a 25ºC, umidade relativa de 55%. A medição da temperatura se faz com o uso de termômetros, e a de umidade com higrômetros, podendo-se utilizar também o termoigrômetro (junção dos dois equipamentos).

Cuidados gerais na conservação dos documentos:

Documentos em papel: - As estantes e arquivos devem ser de metal pintado (para evitar ferrugem); - Deve-se manter as mãos limpas ao manusear os documentos; - Evitar qualquer tipo de comida junto aos documentos; - Não utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepes, cola branca (PVA) para evitar a perda de um fragmento

de um volume em degradação. Esses materiais possuem alta acidez, provocam manchas irreversíveis onde aplicado ; - Não escrever nos documentos; - Não dobrar as páginas; - Não apoiar os cotovelos ou braços ao ler ou consultar; - Não umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro líquido; - Para a remoção do pó das lombadas e partes externas dos livros, pode-se usar o aspirador com a escova

circular especial para livros, adaptada com tecido de filó ou gaze, para maior proteção do documento; - Para a limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodão; - Durante a limpeza, removem-se grampos metálicos, etiquetas, fitas adesivas, papéis e cartões ácidos; - Quando houver necessidade de observações nos documentos, utilizar lápis, que não agridem tanto o papel

quanto as canetas, e ainda permitem eventuais correções, se necessário.


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Fotografias: - Devem receber proteção individual de boa qualidade; - Devem ser manuseadas com as luvas de algodão e arquivadas em mobiliário de aço; - Não forçar a separação de uma fotografia da outra; - Escrever o necessário somente no verso, com lápis macio. Diapositivos: - Utilizar materiais de acondicionamento adequados (cartelas flexíveis de polietileno ou polipropileno); - Utilizar mobiliário metálico; produzir duplicatas para projeções freqüentes.

Microfilmes - Devem ser armazenados em cofres, arquivos ou armários à prova de fogo e colocados em latas vedadas à

umidade; - Devem ser feitas duplicatas; - A sujeira deve ser removida com um pano limpo que não solte fiapos, umedecido com Kodak Film Cleaner. Disquetes e CD-ROM: - Usar os disquetes de boa qualidade; - Manter os disquetes em local fresco, seco e longe do computador; - Usar programas antivírus; - Proteger o CD contra arranhões e poeira. Caixas de arquivo: - Utilizar caixas de papelão ao invés das de plástico, pois estas últimas tendem a transpirar quando submetidas

a altas temperaturas, observando que as mesmas deverão ser maiores do que os documentos que nelas estejam inseridos e utilizando, quando necessário, calços, evitando que os mesmos se dobrem dentro delas;

- Na identificação das caixas deve-se utilizar etiquetas auto-adesivas impressas eletronicamente ou, na impossibilidade desta impressão, utilizando canetas hidrográficas ou esferográficas .

Finalmente, cabe enfatizar que vistorias no acervo devem ser feitas periodicamente para revisá-lo e manter a limpeza, pois limpeza é um dos fatores prioritários de preservação e deve ser realizada em todas as fases do arquivamento.

Limpeza do assoalho - Para se evitar a umidade, é recomendável que não haja a entrada de água no arquivo, devendo-se optar, para

a limpeza do mesmo, panos úmidos e aspiradores, evitando-se inclusive a limpeza do piso com água; - A remoção da poeira depositada no assoalho deve ser feita com cuidado, a fim de evitar o seu deslocamento

para a superfície das estantes e para os documentos. Idealmente deve ser realizada com o auxílio de aspirador de pó, pois assim evita-se que a poeira fique em suspensão. Não se deve utilizar vassoura ou espanadores como na higienização doméstica, esse procedimento faz com que a poeira se desloque de um local para outro. Procurar utilizar, na impossibilidade de ter aspirador de pó, a vassoura revestida de pano levemente umedecido. É necessário que a poeira grude no pano, evitando o seu deslocamento para outra área do acervo. - Em todo esse processo é fundamental que o pano de chão nunca esteja molhado. Para saber se está no ponto correto de utilização, deve-se torcer o pano até não pingar nenhum excesso líquido. Ao ficar saturado de sujidade, o pano deve ser lavado ou substituído por outro. A utilização do pano sujo causará apenas o deslocamento de sujidade de uma área para outra.


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Questões de Provas

01) (CEFET/RJ) No código de classificação de documentos de arquivo das atividades-meio da administração pública brasileira as funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados de “assuntos”, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com: a) os critérios estabelecidos por cada órgão; b) a espécie documental. c) a tipologia documental. d) o regimento do organismo. e) as funções e atividades desempenhadas pelo órgão. 02) (CEFET/RJ) Os elementos informativos mais comumente tomados como referências para a ordenação dos documentos de arquivo são: a) número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário, objeto ou tema específico do documento. b) Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário, notação. c) Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário, código de classificação. d) Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário, recolhimento e) Número do documento, data, local de procedência, nome do emissor ou destinatário, transferência. 03) (CEFET/RJ)A avaliação é uma função arquivística que visa a identificar o valor primário e o valor secundário de um documento. Respectivamente, o valor primário e valor secundário significam: a) a qualidade do documento primeiramente recebido – a qualidade do documento recebido posteriormente b) a qualidade do documento simples – a qualidade do documento complexo c) a qualidade do documento utilizado apenas por quem o criou – a qualidade do documento utilizado por todos d) a qualidade do documento baseado nas utilizações imediatas e administrativas que lhe deram os seus criadores, ou seja, nas razões para as quais o documento foi criado – a qualidade do documento baseado nas utilizações não imediatas ou científicas , ou seja, de testemunho privilegiado e) a qualidade do documento da idade corrente – a qualidade do documento da idade intermediária 04) (CEFET/RJ)As obras de referência que identificam, resumem e localizam os conjuntos documentais permanentes são chamados de: a) planos de classificação de documentos b) planos de classificação de documentos por assunto c) tabela de temporalidade d) instrumento de localização e) instrumento de pesquisa 05) (CEFET/RJ) O projeto arquitetônico de um edifício de arquivo, a manutenção das instalações, um plano de emergência, o controle das condições físicas e ambientais, a educação de empregados e a conscientização do usuário em relação ao uso dos acervos são aspectos que devem ser acompanhados e administrados por um arquivista como parte de um: a) programa de engenharia b) programa de conservação c) projeto de restauração d) projeto de acondicionamento de acervo e) programa de acervo 06) (CEFET/RJ) Podemos afirmar que Fundo de Arquivo é constituído por um: a) conjunto de coleção de documentos b) conjunto dos documentos de qualquer natureza proveniente de diferentes administrações, pessoas físicas ou jurídicas c) conjunto de textos manuscritos


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d) conjunto de documentos recebidos e) conjunto dos documentos de qualquer natureza provenientes de uma mesma administração, de uma mesma pessoa física ou jurídica 07) (CVM, 2005) As instituições produzem e acumulam documentos que devem ser classificados segundo seus assuntos, o que exige muita atenção na leitura e interpretação dos documentos analisados pelos arquivistas. Observe o seguinte documento:

Rio de Janeiro, 10 de novembro de 2005 Ilmo. Sr. Silva e Silva Departamento de Recursos Humanos Av. Presidente Vargas, 37/808 Rio de Janeiro – RJ Prezado Senhor Encaminho as correspondências e os pareceres, desta Diretoria Comercial, sobre a admissão de pessoal, para início imediato na matriz da nossa empresa. Ressalto que as vagas são referentes à Psicologia do Trabalho e da Educação. Atenciosamente Monteiro e Monteiro Diretor Assistente O documento acima deve ser classificado a partir dos seguintes assuntos principais: a) encaminhamento de correspondência, admissão imediata, Diretoria Comercial b) admissão pessoal, psicologia do trabalho, psicologia da educação c) parecer, comercial, matriz da empresa d) referência, psicologia, trabalho e educação e) Rio de Janeiro, encaminhamento, vagas para psicólogos 08) (Eletrobrás) O conjunto de atividades destinadas a orientar o usuário no acesso aos documentos e aos instrumentos de pesquisa é objetivo de serviço denominado: a) intercâmbio b) disseminação seletiva c) transferência da informação d) referência e) recuperação da informação 09) (Eletrobrás) A adoção de recursos tecnológicos para alteração do suporte da informação requer a observância de critérios fundamentais que levem em consideração: a) legislação em vigor; comutação bibliográfica internacional, aplicação de normas internacionais b) preceitos técnicos da arquivologia, legislação em vigor e relação custo/benefício de sua implantação c) relação custo/benefício de sua implantação; aplicação de normais internacionais; comutação de registros documentais nacionais e internacionais d) comutação bibliográfica; normais internacionais de websites; princípios arquivísticos e) fundamentos arquivísticos, inserção no Programa da Sociedade da Informação; comutação de registros documentais internacionais 10) Nula 11) (CVM, 2005) Uma das lojas de uma grande rede recebeu um auto de infração. Para elucidar-los, os dirigentes da rede precisam encontrar certos documentos, mas a desorganização do arquivo vem lhes causando dificuldades. Alguns de seus problemas são: as várias origens dos documentos foram mescladas; não existe cronologia formal nos volumes de documentos; os documentos correntes estão misturados aos intermediários e permanentes; existem, desordenadamente, várias revistas especializadas, catálogos de


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preços, boletins, folhetos de publicidade, fotografias, disquetes etc. O procedimento correto para iniciar essa organização é: a) solicitar a colaboração do diretor da empresa b) fazer o levantamento documental c) numerar o acervo para eliminar os documentos d) arranjar sistematicamente a documentação e) elaborar os instrumentos de pesquisa 12) (CVM, 2005) O ciclo vital dos documentos administrativos compreende três idades: os arquivos correntes, que mantêm os documentos durante seu uso funcional, administrativo e jurídico; os arquivos intermediários, que guardam os documentos que já ultrapassaram o prazo de validade jurídico-administrativo, mas ainda podem ser utilizados pelo produtor; e os arquivos permanentes, onde os documentos são preservados definitivamente. A especialidade dos arquivos pode ser identificada por sua localização física. Portanto, os arquivos de primeira e segunda idades devem estar localizados, respectivamente: a) fora da cidade, arquivo nacional b) próxima ao corrente, lugar descentralizado c) acima de estrutura, área de segurança d) em torno da capital, perto do centro e) junto ao produtor 13) (BNDES, 2002) A Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. De acordo com ela, os arquivos públicos são os conjuntos de documentos: a) produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoas físicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos b) produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos e privados de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e jurídicas, qualquer que seja o suporte a informação ou a natureza dos documentos c) e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou transferência para guarda permanente, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos d) de mais de 50 anos de idade produzidos e recebidos por instituição pública ou privada, em decorrência de suas atividades ligadas ao serviço público ou não, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos e) pessoais ou administrativos, produzidos e recebidos pelas autoridades do poder executivo em seu respectivo nível de competência, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos 14) (UFRJ, 2004) A natureza dos documentos a serem arquivados e a estrutura da entidade é que determina o: a) conjunto de classificações b) método de arquivamento c) sistema de notações d) descarte de projeções e) instrumento de pesquisa 15) (UFRJ, 2004) A classificação Decimal de Dewey empregada nos arquivos divide o saber humano em: a) cinco classes principais e cinco classes gerais b) seis classes principais e quatro classes gerais c) sete classes principais e três classes gerais d) oito classes principais e duas classes gerais e) nove classes principais e uma classe geral 16) (UFRJ, 2004) Para organização de uma massa documental constituída especificamente de processos, o arquivista deve utilizar o método: a) enciclopédico


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b) numérico c) dicionário d) unitermo e) geográfico 17) (UFRJ, 2004) Assegurar a preservação dos documentos que não mais são utilizados pela administração e que devem ser mantidos, visando a um processo de triagem que estabelecerá a eliminação ou o arquivamento definitivo é a função principal do arquivo: a) onomástico b) permanente c) especializado d) intermediário e) estratégico 18) (UFRJ, 2004) Na mensagem: “informamos que, na reunião ordinária da Sub-Reitoria de Planejamento da UFRJ, foi discutido o orçamento para o ano 2005”, as palavras-chaves principais são: a) informação, reunião e ordinária b) reunião ordinária, Sub-Reitoria de Planejamento e orçamento para 2005 c) informação, Sub-Reitoria e Planejamento da UFRJ d) reunião ordinária, informação e orçamento para 2005 e) informação, UFRJ e ano 2005 19) (UFRJ, 2004) Estabelecer os prazos de vida do documento dentro da instituição, de acordo com os valores informativos e probatórios, é atividade da comissão de: a) avaliação de documentos b) incineração de documentos c) restauração de documentos d) movimentação de documentos e) preservação de documentos 20) (UFRJ, 2004) Antes de eliminar documentos inservíveis para a instituição, o técnico de arquivo deve recorrer ao instrumento de destinação aprovado pela autoridade competente, que é a tabela de: a) operacionalidade b) caducidade c) organicidade d) temporalidade e) originalidade 21) (UFRJ, 2004) O controle de temperatura, de unidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos, com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos, denomina-se: a) monitoração b) climatização c) esterilização d) fumigação e) refrigeração 22) (UFRJ, 2004) O instrumento que procede ao relacionamento das antigas notações para as novas que tenham sido adotadas, em decorrência de alteração no sistema de arranjo, é a tabela de: a) temporalidade b) prescrição c) destinação d) equivalência e) conservação


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23) (UFRJ, 2004) São inalienáveis e imprescritíveis os documentos de valor: a) primário b) permanente c) especial d) intermediário e) corrente 24) (MPEAm, 2002) Os princípios teóricos e práticos de arranjo e descrição consagrados pela Arquivística contemporânea aplicam-se: a) aos acervos arquivísticos públicos e privados b) tanto aos arquivos como às bibliotecas c) aos arquivos, às bibliotecas e aos museus d) às coleções de particulares e de organismos privados e) aos acervos hemorográficos por particulares 25) (MPEAm, 2002) O que um arquivista deve compreender como um plano de classificação de documentos? a) um plano que permita a ordenação intelectual e física dos documentos de um arquivo corrente b) um plano físico que forneça ao órgão as bases para manutenção de documentos com informações significativas e que indique a possível classificação daqueles que não contenham dados relevantes c) um plano de tratamento e de avaliação, sob todos os aspectos possíveis e imagináveis, de uma massa documental acumulada d) um plano de descarte sistemático, acompanhado de um programa de microfilmagem ou de digitalização das imagens dos documentos com o uso de recursos informáticos e) um plano geral de microfilmagem dos documentos mantidos pela instituição 26) Uma das tendências mais expressivas da Arquivística do mundo atual é o enfoque da informação com prioridade sobre o documento. Deste modo, as novas teorias arquivísticas indicam que: a) os documentos registrados em suporte convencionais devem ser imediatamente copiados e sumariamente eliminados b) os documentos registrados em meio magnético são os que realmente importam para o presente e para o futuro c) os conteúdos dos documentos convencionados e não-convencionais vêm ganhando maior significação para o trabalho profissional d) as espécies documentais continuarão a ser o principal vetor para o processo de tratamento arquivístico e) tudo deve ser mantido do mesmo modo que sempre 27) As instituições denominadas arquivos públicos federais, estaduais, municipais e institucionais são locais onde, em situação ideais, guardam-se: a) os documentos de valor corrente, isto é, de uso constante b) os documentos de valor permanente, isto é, de valor informativo c) os documentos de todos os tipos e valores d) os documentos sem valor corrente, porém ainda úteis por algum tempo ou destinados à preservação definitiva e) os documentos que estão esperando a definição de suas situações 28) (MPEAm, 2002)O uso da microfilmagem alcançou ampla difusão nas últimas décadas. Por isso, instituições públicas e privadas utilizam-se em vários casos. Segundo especialistas, este recurso: a) tornam mais barato o tratamento e a manutenção de acervos arquivísticos em suporte papel, fotográfico e videográfico b) tem custos similares aos dos procedimentos mais convencionais c) é indicado somente para os arquivos correntes d) torna bem mais caro o tratamento dispensado aos acervos arquivísticos e) é utilizável em aplicações específicas na preservação de documentos essenciais sob o ponto de vista jurídico e histórico-cultural


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29) (MPEAm, 2002) A digitalização de documentos já chegou ao Brasil. Com ela é possível que se produzam arquivos eletrônicos de imagens mapeadas em bist ou de dados por meio do reconhecimento ótico de caracteres. Sob o ponto de vista arquivístico: a) os documentos a serem digitalizados não precisam ter uma ordenação prévia que permita a recuperação das informações contidas b) os documentos devem ser digitalizados, respeitando-se os padrões nacionais de qualidade c) os documentos a serem digitalizados devem ser objeto de um tratamento técnico-científico preliminar, executado por profissionais d) a digitalização, em qualquer caso, resolve os problemas de arquivo de um órgão, diminuindo o espaço de guarda e facilitando o acesso e) a digitalização substitui a necessidade do tratamento do profissional de arquivo 30) (MPEAm, 2002) De modo geral, os dois registro e suportes dominantes, em termos quantitativos, nos arquivos públicos brasileiros são: a) o documento textual em papel e a fotografia b) a correspondência e os dossiês funcionais c) os microfilmes e os disquetes d) o processo administrativo e a correspondência e) as máquinas digitais contemporâneas e os discos óticos 31) (TJDFT, 2000) A análise acerca da situação do acervo arquivístico existente em uma instituição pública ou privada é obtida mediante a elaboração de um: a) plano de ação b) plano de gestão c) plano de classificação d) programa de gestão documental e) diagnóstico do acervo 32) (TJDFT, 2000) De acordo com a Resolução n. º 10 do CONARQ, os usuários de microfilmes de documentos arquivísticos serão obrigatoriamente informados, por meio da utilização de símbolos específicos, quando o estado físico original dos documentos apresentar a situação de: I – original ilegível II – texto manchado III – numeração incorreta IV – data-limite atribuída V – repetição de imagem Estão certos apenas os itens: a) I, II e IV b) I, II e V c) I, III e V d) II, III e IV e) III, IV e V 33) (TJDFT, 2000) Na terminologia arquivística, o esquema preestabelecido para armazenagem, ordenação e classificação de documentos é um conceito atribuído para aelaboração do plano de: a) ordenação b) destinação c) classificação d) arquivamento e) armazenamento


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34) (TJDFT, 2000) Das atividades abaixo, assinale a que não se caracteriza como atividade de arquivo corrente: a) análise b) ordenação c) descrição d) arquivamento e) empréstimo 35) (TJDFT, 2000) Observe o quadro abaixo: Dissertações Antropologia Antropologia Cultural Teoria Antropológica História Sociologia Monografia Antropologia Historia Historia Antiga Historia Moderna Sociologia Teses Antropologia História Sociologia Sociologia da Educação Sociologia Rural

De acordo com a obra Arquivo: teoria e prática, de Marilena Leite Paes, a forma de ordenação adotada no exemplo acima corresponde à: a) duplex b) enciclopédica c) alfabética d) dicionário e) decimal 36) (TJDFT, 2000)O processo que consiste na ordenação dos documentos em fundos, na ordenação das séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries é: a) a catalogação b) o arranjo c) a análise d) a avaliação e) a descrição 37) Um programa de gestão de documentos eficiente prevê a gestão dos acervos e dos recursos nela empregados. Isso implica planejar a distribuição prévia das áreas de depósito, indicando a utilização atual e futura dos espaços disponíveis. Conforme o Dicionário de Terminologia Arquivística da Associação dos Arquivistas de São Paulo, esse planejamento consubstancia-se no plano de: a) destinação b) arquivamento c) armazenamento d) classificação e) descrição


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38) (TJDFT, 2000)Quanto aos instrumentos de pesquisa utilizados nos arquivos, assinale a opção incorreta: a) o inventário é o instrumento que descreve conjuntos ou unidades documentais na ordem em que foram arranjados b) no catálogo a descrição exaustiva ou parcial de um fundo toma por base a série documental c) o guia de arquivo tem por finalidade oferecer informações básicas sobre um ou mais arquivos e seus fundos d) um inventário pode contemplar um fundo inteiro, uma série, parte dela ou mesmo uma unidade de arquivamento e) o repertório é um instrumento de pesquisa que seleciona documentos pertencentes a um ou mais fundos e os descreve minuciosamente 39) (TJDFT, 2000) O instrumento de pesquisa em que a descrição exaustiva ou parcial de um fundo, ou de uma ou mais de suas subdivisões, toma por base a peça documental, respeitada ou não a ordem de classificação é o: a) catálogo b) inventário c) guia d) repertório e) índice 40) (Folha Dirigida 09 a 15 de julho/2005) No código de classificação de documentos de arquivo das atividades-meio da administração pública brasileira as funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominados de “assuntos”, encontram-se hierarquicamente distribuídos de acordo com: a) os critérios estabelecidos por cada órgão b) espécie documental c) a tipologia documental d) o regimento do organismo e) as funções desempenhadas pelo órgão. 41) (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005) Classifique como verdadeira (V) ou falsa (F) cada afirmação sobre arquivos apresentada abaixo. A ordem correta é: a) ( ) Cada empresa deve adotar a metodologia de arquivamento que atenda às suas necessidades específicas b) ( ) Os arquivos podem passar por três estágios de evolução, que não são complementares c) ( ) A maneira de conservar e organizar os documentos deve mudar de acordo com a idade do arquivo d) ( ) Embora o termo “arquivo” seja usado em referência a qualquer uma das três idades, os arquivos propriamente ditos são os de terceira idade. a) V-V-F-V b) V-V-F-F c) V-F-V-V d) F-F-V-F e) F-V-F-V 42) (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005) Assinale a afirmativa correta a respeito de arquivos intermediários. a) Devem necessariamente ser conservados próximo aos escritórios b) Devem disponibilizar seus documentos para consulta freqüente c) São também chamados de “limbo”, “purgatório” ou “arquivo morto” d) Guardam documentos oficiais ou de valor histórico em caráter permanente e) Reúnem documentos que precisam estar acessíveis, apesar de menos consultados 43) (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005) A respeito dos métodos de arquivamento, são feitas as afirmações abaixo. I – A escolha do método de arquivamento deve ser determinada pela natureza dos documentos e a estrutura da entidade, embora, de modo geral, qualquer sistema possa apresentar resultados satisfatórios se for adequadamente aplicado. II – Em comparação aos demais, o método alfabético é o mais simples, rápido e barato, além de dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando o volume de documentos é grande.


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III – Podem-se dividir os métodos de arquivamento em duas grandes classes, a dos alfabéticos e a dos numéricos; cada uma delas, por sua vez, divide-se em diversas subclasses. a) I, apenas b) II, apenas c) III, apenas d) I e II, apenas e) II e III, apenas 44) (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005)As pastas abaixo deverão ser arquivadas segundo as regras de alfabetação. I – Terceiro Seminário Brasileiro de Pesquisa II – XX Congresso de Biblioteconomia e Ciências da Informação III – 9º Simpósio de Diretores de Bibliotecas Universitárias da América Latina IV – Décimo Sétimo Encontro de Informação e Documentação Jurídica V – 15º Encontro Nacional de Informação e Documentação Jurídica a) I – III – IV – V – II b) I – IV – II – V – III c) II – IV – V – I – III d) II – V – IV – I – III e) IV – V – II – III – I 45) (Folha Dirigida 07 a 13 de julho/2005) Assinale a afirmação incorreta a respeito do método de alfabetação para nomes de pessoas. a) Quando os sobrenomes são iguais, prevalece a ordem alfabética dos prenomes b) Sobrenomes compostos de substantivo e adjetivo (como Monte Verde) não são separados c) Sobrenomes iniciados com a palavra Santa (como Santa Cruz) são compostos e não se separam d) Títulos que acompanham nomes, como General ou Ministro, são considerados na alfabetação e) Os nomes orientais (japoneses ou árabes, por exemplo) são registrados exatamente como se apresentam. GABARITO 1E 2A 3D 4E 5B 6E 7B 8D 9B 10D 11B 12E 13B 14B 15E 16B 17D 18B 19A 20D 21B 22D 23B 24A 25A 26C 27B 28E 29C 30D 31E 32C 33D 34C 35B 36B 37C 38B 39A 40E 41C 42E 43A 44C 45D

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