Apostila concurso UFU

Apostila ArquivologiaARQUIVODe um modo geral, arquivo aquele local que utilizamos paraguardar documentos. No entanto, preciso destacar alguns detalhes queservem para complementar este conceito. Podemos afirmar, de formamais precisa, que: Arquivo o conjunto organizado de documentos acumulados por umapessoa ou instituio ao longo de suas atividades.

Note que o arquivo pode ser pessoal ou institucional, e formadoa partir da necessidade que essas pessoas (fsicas ou jurdicas) tm deguardar documentos que comprovem as atividades que desenvolveramao longo da vida.

O conjunto de documentos mantidos sob a guarda de um arquivo denominado acervo.

DIFERENAS BSICAS ENTRE ARQUIVO E BIBLIOTECA

O arquivo guarda e organiza os documentos comobjetivos funcionais (atender a administrao a sua principalfinalidade)

Informaes orgnicas (que comprovam asatividades da instituio e so criadas em decorrncias destas atividades)so organizadas e conservadas nos arquivos

Os documentos de arquivo so produzidos pela prpriainstituio, no desempenho de suas atividades, ou recebidos de outrasinstituies, sempre num contexto administrativo ou funcional, ou seja,no interesse das atividades orgnicas da instituio.

Os documentos de arquivo caracterizam-se por serem produzidosem um nico exemplar, tendo, no mximo, um limitado nmero de cpiaspara atender a eventuais necessidades administrativas.

Existem vrias maneiras diferentes para se organizar osdocumentos, como veremos no item Mtodos de arquivamento, sendoque uma delas atravs da classificao ou codificao (anotao deum cdigo em cada documento) a fim de orden-los nas pastas, estantesou prateleiras.

Conceitos:

Informao: pode ser definida como idia ou conhecimento.

Suporte: meio no qual a informao registrada. Entende-se por suporte qualquer meio utilizado para gravar a informao. O papel hoje o suporte mais utilizado, mas no o nico. Dentre os meios mais utilizados, podemos destacar: disquete, CD, DVD e fita VHS.Documento: toda informao registrada em um suporte material, suscetvel de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar.

FUNO DO ARQUIVO: guardar e organizar os documentos acumulados pela instituio a que pertence, de forma a facilitar a localizao destes documentos, quando necessrio. Uma boa organizao dos arquivos permite que a instituio ganhe tempo e otimize seus recursos.

FINALIDADES DO ARQUIVO: Finalidade administrativa:Num primeiro momento, as informaes contidas nos arquivos servem de base ao dia-a-dia daempresa, onde os usurios seriam, basicamente, os funcionrios, osclientes, os administradores e quaisquer outros indivduos que busqueminformaes relativas s atividades da instituio.

Finalidade histrica:Num segundo momento, o arquivo podetambm preservar, atravs de sua documentao, aspectos histricosrelativos instituio a que est inserido e mesmo sociedade em geral.

A principal finalidade dos arquivos servir administrao constituindo-se, consequentemente, em base do conhecimento da Histria. Guarda dos documentos que circulam na instituio, utilizando para isso tcnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente; Garantir a preservao dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em considerao temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos; Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituio, de forma a atender rapidamente a demanda pelas informaes ali depositadas.

Caractersticas do arquivo

a) o arquivo possui essncia funcional/administrativa, constituindo-se na maioria das vezes de um nico exemplar ou de um limitado nmero de cpias;

b) contedo exclusivamente formado por documentos produzidos e/ou recebidos por uma entidade, famlia, setor, repartio, pessoa, organismo ou instituio;

c) tem origem no desempenho das atividades que o gerou (servindo de prova) e;

d) possui carter orgnico, ou seja, relao entre documentos de arquivo pertencentes a um mesmo conjunto (um documento possui muito mais valor quando est integrado ao conjunto a que pertence do que quando est desagregado dele).

Arquivos Pblicos: Segundo a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art.7, Captulo II, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias: Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do distrito federal e municipal, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias".

Arquivos Privados: Segundo o art. 11 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991: Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades.

TEORIA DAS TRSIDADES

Corrente ou 1 idade: composto pelos documentos em tramitao ou que so frequentemente consultados devido ao seu uso administrativo, fiscal e/ou jurdico. Precisam ficar prximo ao seu produtor/ acumulador, possuem valor primrio.Corrente: arquivo ativo, de uso freqente, geralmente uso administrativo. E a nica idade obrigatria pela qual passam todos documentos, que podem migrar tanto para fase intermediaria, quanto para fase permanente.Corrente (1 idade): idade administrativa, documentos vigentes efrequentementeconsultados.

ARQUIVOS CORRENTES: A primeira idade corresponde produo do documento, sua tramitao, a finalizao de seu objetivo, conforme o caso, e a sua primeira guarda. O contedo desse documento, o chamado valor primrio, coincide com as razes de sua criao. As funes ou tarefas arquivsticas dessa fase so o apoio produo e tramitao, a classificao o servir consulta administrativa (que freqente), a primeira guarda, a conexo do documento com seus prazos de destinao, estabelecidos pelas Tabelas de Temporalidade e as atividades de Protocolo.

INTERMEDIRIO OU 2 IDADE: constitudo por documentos consultados ocasionalmente e originrios dos arquivos correntes. Nesta etapa os documentos aguardam o trmino do seu prazo prescricional para eliminao ou encaminhamento ao arquivo permanente, ainda possuem valor primrio.Intermedirio: arquivo semi-ativo, de uso administrativo. o limbo, na qual os documentos tanto podem voltar para a fase corrente, como migrar para a fase permanente.

Intermedirio (2 idade): idade intermediria, final da vigncia; documentos que aguardam prazos longos de prescrio e precauo; raramente consultados e aguardam a destinao final (eliminao ou guarda permanente).Arquivos intermedirios: A passagem do documento da primeira segunda idade denomina-se transfernciae indica o fim de seu valor primrio; quando j terminaram os direitos produzidos por sua criao. Os documentos passam, ento, a semi-ativos, podendo, entretanto, ser usados dentro de seu valor primrio, mas, por razes mais jurdicas que administrativas.Vantagens para implantao de depsitos de arquivamento intermedirio:Devem ser simples e funcionais, permitindo a guarda de grandes volumes de documentos, proporcionando: Economia de espao, pessoal, equipamento e tempo;Maior e melhor colaborao entre arquivistas e administradores; Racionalizao da guarda e preservao dos acervos documentais; Resposta imediata e precisa s questes impostas pela administrao; Garantia de recolhimento aos arquivos permanentes dos documentos que devem ser conservados definitivamente.

PERMANENTE OU 3 IDADE: formado por documentos de valor secundrio, que devem ser guardados permanentemente, ou seja, no podem ser eliminados/ descartados de forma alguma em decorrncia de seu valor probatrio e/ou informativo para o Estado ou sociedade.Permanente: arquivo inativo, de valor histrico, que ser recolhido. Jamais ser eliminado, emprestado ou passar para fases anteriores.Permanente (3 idade): idade histrica, documentos que perderam a vigncia administrativa, porem so providos de valor secundrio ou histrico-cultural.

ARQUIVOS PERMANENTES: A passagem de documentos do arquivo intermedirio para o arquivo permanente denomina-se recolhimento. Arquivos Permanentes so o conjunto de documentos custodiados em carter definitivo, em funo do seu valor secundrio. Valor Secundrio: refere-se possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados. O documento passa a ser considerado fonte de pesquisa e informao para terceiros e para a prpria administrao. So conjuntos documentais produzidos/recolhidos por unidades administrativas e/ou pessoas fsicas. Passam a conviver uns com outros: constituindo-se em fundos.

PROTOCOLO: Entende-se por protocolo o conjunto de operaes visando o controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar a imediata localizao e recuperao dos mesmos, garantindo, assim, o acesso informao. A atividade de protocolo tpica da fase corrente, pois nesta idade que os documentos tramitam bastante.

O protocolo realiza as seguintes atividades:

Recebimento;

Classificao;

Registro Autuao;

Movimentao: Expedio Distribuio;

Controle da tramitao / movimentao.

Recebimento: Os documentos a serem tramitados pela instituio devem ser apresentados ao protocolo para que este passe a controlar tal atividade. a etapa de recebimento dos documentos, tanto os produzidos internamente quanto os encaminhados instituio por outras empresas.Classificao: Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuar anlise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os cdigos existentes na Tabela de Temporalidade da instituio. Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, devero ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificao dos mesmos, desde que no sejam particulares (documentos no endereados instituio, e sim a um funcionrio em particular) ou sigilosos (ultra-secretos secretos ou reservados - conforme Lei 12.527/11).ClassificaoDurao do sigiloRenovvel?Ultra-secreto25 anosSim. Por mais um perodo de 25 anos.Secreto15 anosNo.

Reservado5 anosNo.Lei n12. 527/2011 - Lei de acesso a informaes pblicas - Art. 24. A informao em poder dos rgos e entidades pblicas, observado o seu teor e em razo de sua imprescindibilidade segurana da sociedade ou do Estado, poder ser classificada como ultra-secreta, secreta ou reservada.

Tais documentos (particulares e sigilosos) devero ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatrios, sem a necessidade de serem classificados, pois tm acesso restrito. Apenas os destinatrios podero abrir estes documentos. Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) devero ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatrios.

Registro / Autuao: o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo ao mesmo um nmero de acompanhamento (autuao ou protocolizao).

Expedio / Distribuio: a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatrio. Chama-se distribuio quando interna, e expedio quando direcionada a outra instituio.Controle da tramitao / movimentao: a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores por que passam os documentos, de forma a recuper-lo com rapidez, quando necessrio, bem como identificar possveis atrasos na tramitao destes.

INSTRUMENTOS DE GESTO DOCUMENTAL

Plano de classificao e tabela de temporalidade o primeiro, para promover a contextualizao funcional e distribuir as sries documentais; a segunda, para estabelecer seu ciclo de vida e definir sua destinao. Cada instituio possui particularidades no desempenho de suas funes e produo documental, que devem ser espelhadas em seus instrumentos arquivsticos. Plano de Classificao: um esquema que permite distribuir os documentos em classes, com o objetivo de agrup-los sob um determinado ttulo.

Tabela de Temporalidade de Documentos:registro esquemtico do ciclo de vida documental do rgo, sendo elaborada aps anlise da documentao e aprovada pela autoridade competente. A tabela determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, sua transferncia ao arquivo intermedirio, os critrios para a microfilmagem, a eliminao ou o recolhimento ao arquivo permanente.