Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo

Campus São Carlos

Curso Superior de Tecnologia em Análise e Desenvolvimento de Sistemas

Relatório Administrativo

Larissa Musetti

Filipe Martins da Silva

Camilo Riello Neto

Roteiro de Apresentação de Seminário.

Disciplina: Comunicação e Expressão

Profª Responsável: Sandra Mari Kaneko-Marques

São Carlos

Maio de 2011

Roteiro da Apresentação

2. Definição de Relatório Administrativo:

Comunicações produzidas pelos membros a outros membros de uma

organização, desde que requeridas ou utilizadas pelos administradores. Podem ser desde

uma simples carta ou memorando ou exposição por conferência, quadro, gráfico ou

tabela; em uma conversa o relatório é oral. O relatório menos freqüente é o impresso.

Sua importância é a utilidade que tem para a organização.

Objetivo:

Gerência e diretoria: prestar informações quanto à situação dos planos

estabelecidos, dos projetos concebidos e das operações que devem ser realizadas

ou já o foram; proporcionar as informações necessárias para que o administrador

possa tomar as decisões adequadas; informar conflitos existentes na empresa ou

áreas problemáticas.

Escalões inferiores: proporcionam aos subordinados informações quanto aos

planos da empresa longo e a curto prazos; mantêm os empregados informados

sobre a situação das operações e problemas da empresa; comunicam aos

empregados as informações de que poderão precisar para o desempenho de suas

funções.

Ainda, fornecem à administração condições para avaliação do desempenho por setor

de atividade, informações para o planejamento futuro, melhoria do controle das

operações do exercício e favorecer a tomada de decisões; corrigir possíveis distorções e

calcular a rentabilidade.

3. Características Linguísticas:

Utilizar palavras pertinentes ao assunto, com verbos no imperativo, preferência pela voz

ativa.

Recusar Preferir Encontrei um erro. (geral) Encontrei um erro de concordância

verbal. (precisão) O Banco XYZ naufragou. (não pertinente)

O Banco XYZ entrou em concordata ou foi à falência (pertinente)

Seria bom redigir pelo menos dez linhas. (vago)

Redija dez linhas, pelo menos, por favor. (imperativo)

Foram feitas muitas alterações. (voz passiva)

Fizemos muitas alterações. (voz ativa)

As expressões à direita são preferíveis às da esquerda.

Devido ao fato de que Com referência ao No Estado de Pernambuco Durante o ano de 20XX

Por causa Referente ao Em Pernambuco Em 20XX

Expressões condenáveis Opções A nível de Em função de Sob um prisma

No nível Em virtude de Por um prisma

• o relatório não precisa ser formal nem pomposo;

• o relatório deve ser fácil de ler;

• se é compreensível, maior sua eficácia;

• organização das ideias;

• concatenação dos parágrafos;

• distribuição do texto no papel;

• incluir gráficos, figuras, tabelas;

• 10 a 15 palavras por frase;

• 30 a 150 palavras por parágrafo;

• evitar ambiguidade e generalização.

4. Características Estruturais:

Delimita-se o assunto, estabelece-se o objetivo, realiza-se a pesquisa.

Posteriormente um esquema de um plano para elaborar o texto. Isso compreende a

determinação de partes, tópicos, itens, alíneas e distribuição estratégica das fases para

obtenção de um resultado eficaz.

Organização do texto

Definição do objetivo do texto e principais pontos a serem salientados. Tipos de

mensagem: informativa, persuasiva ou de orientação. Tipo de estrutura narrativa:

cronológica, ou com a apresentação das ideias mais importantes no inicio. Agrupar

ideias semelhantes e eliminar as inoportunas.

Estrutura do relatório:

Apresentação de solução de problemas;

Enumeração de fatos (preocupação espacial);

Exposição temporal: cronologia dos fatos;

Argumentação.

5. Conteúdo do Relatório Administrativo:

O relatório deve conter: nome e título do relatório; nome do destinatário – levar em

consideração a forma de tratamento pelo qual deseje ser tratado, do autor, título e data

no inicio do relatório.

Problema: exposição do problema logo no inicio para que não se torne

desinteressante e cansativo; evitar generalização e ampliar a explicitação; buscar

causas profundas e não confundir conseqüências, efeitos com causas.

Para redigir o relatório não há necessidade de uma investigação demorada, mas sim

de dados precisos e exatos. E, no entanto, existem relatórios que exigem sim uma

investigação, ampliando assim a consistência do texto. Relatórios para tomada de

decisão devem ser mais elaborados e com meticulosidade de informações. De modo que

saber onde estão as informações e como examiná-las é um recurso indispensável.

1º passo: conhecer a localização das fontes de informação.

2º passo: conhecer a metodologia de pesquisa e como manuseá-las.

Delimitação de assunto: adição de adjuntos adnominais e adverbiais e

complementos nominais a um substantivo. Isso permite a agilização das atividades,

eliminando procedimentos que só contribuem para um maior dispêndio de tempo. O

contato direto com a fonte permite que os horizontes do redator se ampliem, mostrando

detalhes que poderiam passar despercebidos.

Comparar o desempenho alcançado com os padrões estabelecidos; explicando

alterações, desvios de padrão e que sugira medidas corretivas. Devem apresentar as

características dos principais problemas que estão sendo examinados.

6. Exemplos de Relatórios Administrativos:

Tipos de relatório

Contábil;

Científico;

De pesquisa;

De cobrança;

De vendas;

De rotina;

Progressivo;

De inspeção;

Relatório-roteiro (respondendo a um formulário).

Podem ser ainda:

Formais/Informais;

Para fins especiais /analíticos e informativos;

Rotineiros / não rotineiros.

Tabelas e sua versatilidade:

VENDAS DEVOLUÇÕES VENDAS DEVOLUÇÕES VENDAS DEVOLUÇÕES1º SEMESTRE 20 5 25 2 90 102º SEMESTRE 30 10 35 4 180 20

200X 200Y 20XXLIVROS

Se fossêmos escrever o conteúdo da tabela acima, ficaria assim:

Em 200X, a Editora Alfinete de Marfim vendeu no primeiro semestre vinte livros e

no segundo, trinta. No primeiro, teve uma devolução de cinco exemplares e no

segundo semestre elevou-se a dez. Em 200Y, vinte e cinco livros foram vendidos no

primeiro semestre e trinta e cinco no segundo, e devolvidos dois e quatro

exemplares respectivamente. Em 20XX, noventa livros foram vendidos até o meio

do ano e cento e oitenta durante todo o transcorrer do segundo semestre. Foram

devolvidos dez exemplares em julho e vinte em dezembro.

Relatório formal:

EMPRESA REP

RELATÓRIO DA DIRETORIA

Senhores acionistas:

Em cumprimento às disposições legais e estatutárias, submetemos

à apreciação de V. S.as o Balanço Patrimonial, a Demonstração dos

Resultados, a Demonstração da Variação do Capital Circulante Líquido

e a Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido, relativos ao

exercício social encerrado em 30 de dezembro de 2001. Os documentos

e livros da Sociedde encontram-se à disposição dos senhores acionistas

em nossa sede social para quaisquer esclarecimentos que se fizerem

necessários.

São carlos, 10 de fevereiro de 2002.

A DIRETORIA

Memorando:

Para:

De:

Data:

Assunto: título

Mensagem:

Assinatura.

Relatórios de Auditoria:

Apresenta o resultado do exame realizado nos procedimentos organizacionais, com

sugestões para a melhoria do controle interno e/ou explica a importância dos fatos

verificados pelo exame. Deverá levar em consideração as limitações do leitor; com um

relatório claro, conciso, moderado nas afirmações e fazer distinção entre fatos e opinião.

Relatórios de Controle:

Um executivo de supervisão com freqüência avalia os resultados; exposição oral

com os que executam o trabalho: controle informal. Quando há muitas pessoas

envolvidas, então se necessita um relatório formal. Fatos devem ser apresentados de

forma rápida e compreensível; comparando o desempenho com o padrão desejado, para

que se revele e a situação está melhorando ou piorando. Esse tipo de relatório leva à

investigação dos problemas e dificuldades.

Relatórios de indicadores e tendências:

Apresenta a situação na linha do tempo, geralmente o faz através de um gráfico de linha, no qual é possível visualizar com facilidade as tendências das operações.

7. Referências Bibliográficas:

MEDEIROS, J. B.; Redação Empresarial;