Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e

dloCaixa de textoCOM ALTERAES DA RESOLUO CONARQ N 35, DE 11 DE DEZEMBRO DE 2012.

CLASSIFICAO, TEMPORALIDADE

E DESTINAO DE DOCUMENTOS

DE ARQUIVO RELATIVOS S

ATIVIDADES-MEIO DA

ADMINISTRAO PBLICA

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Copyright 2001 by Conselho Nacional de Arquivos Rua Azeredo Coutinho, 77, 20230-170, Rio de Janeiro RJ Tel.: (21) 3806-6171 Fax: (21) 2232-8430 e-mail: conarq@arquivonacional.gov.br

Presidente da Repblica Fernando Henrique Cardoso

Ministro-Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica Pedro Pullen Parente

Secretrio-Executivo da Casa Civil da Presidncia da Repblica Silvano Gianni

Presidente do Conselho Nacional de Arquivos Jaime Antunes da Silva

Arquivo Nacional

Coordenao de Gesto de Documentos

Reviso Tcnica Maria Izabel de Oliveira (coordenadora) Ana Celeste Indolfo (assistente) Vera Lcia Hess de Mello Lopes (assistente)

Coordenao de Pesquisa e Difuso Cultural

Reviso Flvia Roncarati Gomes

Editorao eletrnica e capa Maria Judith Azevedo Vieira

Arquivo Nacional (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos Classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivo; relativos s atividades-meio da administrao pblica/ Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. p. 156 cm

1. Gesto de documentos. 2. Cdigo de classificao. 3. Documentos-Classificao. 4. Documentos-Destinao. 5. Tabela de temporalidade. 6. Arquivos pblicos.

CDD: 351.714

Equipe tcnica de elaborao do cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-meio

Ana Celeste Indolfo

Ana Maria Varela Cascardo Campos

Andresa de Moraes e Castro

Maria Izabel de Oliveira

Selma Braga Duboc

Vera Lcia Hess de Mello Lopes

Verone Gonalves Cauville

Cmara Tcnica de Classificao de Documentos do Conselho Nacional de Arquivos-Ctcl/Conarq

Eliana Balbina Flora Sales

Maria Hilda Pinto de Arajo

Maria Izabel de Oliveira

Rosely Curi Rondinelli

Vera Lcia Hess de Mello Lopes

Verone Gonalves Cauville

Vilma Jesus de Oliveira

Equipe tcnica de elaborao da tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica

Ana Maria Varela Cascardo Campos

Andresa de Moraes e Castro

Selma Braga Duboc

Vera Regina Michels Bento

Verone Gonalves Cauville

Cmara Tcnica de Avaliao de Documentos do Conselho Nacional de Arquivos-Ctad/Conarq

Ana Maria Varela Cascardo Campos at 27 de maio de 1999

Andresa de Moraes e Castro

Gracinda Assucena de Vasconcellos

Helena Corra Machado at 27 de agosto de 1998

Jlio Csar Ferreira Pereira at 19 de agosto de 1997

Maria Izabel de Oliveira

Norma de Ges Monteiro at 13 de maro de 1999

Selma Braga Duboc

Thas Mrcia Carraca de Alcntara

Verone Gonalves Cauville

Walter Albuquerque Mello at 20 de novembro de 1998

Agradecemos a todos os colegas e profissionais de arquivo que contriburam, com suas observaes e sugestes, para o aprimoramento deste trabalho, em especial a Marilena Leite Paes, Jerusa Gonalves de Arajo e s equipes do Arquivo Nacional, em particular Coordenao de Gesto de Documentos e Coordenao Regional no Distrito Federal.

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SUMRIO

Apresentao............................................................................................. 7

Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-meio ................................................... 9

1 O cdigo de classificao de documentos de arquivo: definies e conceitos................................................................................................... 9

1.1 Classe 000 Administrao geral....................................................... 10

1.2 Classe 900 Assuntos diversos............................................................ 12

2 Aplicao do cdigo de classificao de documentos de arquivo ......... 14

2.1 Classificao e arquivamento de documentos ....................................... 14

2.1.1 Classificao ......................................................................... 14

2.1.2 Arquivamento ........................................................................ 15

2.2 Folha de referncia............................................................................. 17

2.3 Recibo de emprstimo......................................................................... 19

3 Cdigo de classificao de documentos de arquivo .............................. 21

Temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica: tabela bsica ........................42

1 Introduo .................................................................................................... 42

2 Configurao da tabela de temporalidade .................................................. 43

3 Metodologia para elaborao ..................................................................... 45

4 Aplicao da tabela ..................................................................................... 49

4.1 Rotinas para destinao dos documentos na fase corrente ..................... 49

4.2 Rotinas para destinao dos documentos na fase intermediria .............. 50

4.3 Alterao do suporte da informao ................................................... 50

4.4 Triagem de documentos em fase intermediria ..................................... 52

5 Tabela bsica .......................................................................................53

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ndice.........................................................................................................83

Glossrio .............................................................................................. 134

Bibliografia .............................................................................................. 147

Referncia legislativa .............................................................................. 149

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APRESENTAO

A poltica nacional de arquivos, consoante os princpios tericos da moderna arquivologia, compreende a definio e adoo de um conjunto de normas e procedimentos tcnicos e administrativos para disciplinar as atividades relativas aos servios arquivsticos da administrao pblica, trazendo, por conseqncia, a melhoria dos arquivos pblicos. A implantao dessa poltica inclui necessariamente o processo de reestruturao da prpria administrao pblica.

Essa modernizao pressupe novas formas de relacionamento entre a mquina administrativa governamental e seus arquivos, como condio imprescindvel para que estes ltimos sirvam como instrumento de apoio organizao do Estado e da sociedade.

O controle sobre a produo documental e a racionalizao de seu fluxo, por meio da aplicao de modernas tcnicas e recursos tecnolgicos, so objetivos de um programa de gesto de documentos, que levar melhoria dos servios arquivsticos, resgatando, com isso, a funo social que os arquivos devem ter, aumentando-lhes a eficcia, garantindo o cumprimento dos direitos de cidadania e sendo, para o prprio Estado, suporte para as decises poltico-administrativas.

A preocupao com a organizao e o acesso aos documentos pblicos antiga, mas s recentemente foram dados passos decisivos neste sentido. A Constituio Federal de 1988 dispe, no pargrafo 2 do artigo 216, que cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. Mais tarde, a lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, preconiza a revitalizao dos servios arquivsticos do Poder Pblico por meio de programas de gesto de documentos, que renam procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos.

O Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-meio e a Tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica foram elaborados por tcnicos do Arquivo Nacional, da antiga Secretaria da Administrao Federal e do Ministrio do Planejamento e Oramento e constituem elementos essenciais organizao dos arquivos correntes e intermedirios, permitindo acesso aos documentos por meio da racionalizao e controle eficazes das informaes neles contidas.

O Conselho Nacional de Arquivos-Conarq, vinculado ao Arquivo Nacional, analisou e aprovou esses instrumentos amplamente discutidos por suas Cmaras Tcnicas de Classificao e Avaliao de Documentos. A aplicao desses instrumentos dever ser acompanhada pela instituio arquivstica na sua especfica esfera de competncia, com o objetivo de proceder aos ajustes necessrios ao seu aprimoramento, em funo das particularidades de cada rgo. Concluda essa etapa, os rgos e entidades sero orientados quanto complementao do cdigo e da tabela no que tange ao desenvolvimento das classes relativas s suas atividades especficas ou atividades-fim.

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Cabe ressaltar que, por refletirem as funes e atividades dos rgos, o Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-meio e a Tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica so dinmicos. Sendo assim, requerem revises e alteraes peridicas, a fim de garantir sua atualizao frente s constantes transformaes da administrao pblica.

A utilizao