Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e

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Text of Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e

  • dloCaixa de textoCOM ALTERAES DA RESOLUO CONARQ N 35, DE 11 DE DEZEMBRO DE 2012.

  • CLASSIFICAO, TEMPORALIDADE

    E DESTINAO DE DOCUMENTOS

    DE ARQUIVO RELATIVOS S

    ATIVIDADES-MEIO DA

    ADMINISTRAO PBLICA

  • 2

    Copyright 2001 by Conselho Nacional de Arquivos Rua Azeredo Coutinho, 77, 20230-170, Rio de Janeiro RJ Tel.: (21) 3806-6171 Fax: (21) 2232-8430 e-mail: conarq@arquivonacional.gov.br

    Presidente da Repblica Fernando Henrique Cardoso

    Ministro-Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica Pedro Pullen Parente

    Secretrio-Executivo da Casa Civil da Presidncia da Repblica Silvano Gianni

    Presidente do Conselho Nacional de Arquivos Jaime Antunes da Silva

    Arquivo Nacional

    Coordenao de Gesto de Documentos

    Reviso Tcnica Maria Izabel de Oliveira (coordenadora) Ana Celeste Indolfo (assistente) Vera Lcia Hess de Mello Lopes (assistente)

    Coordenao de Pesquisa e Difuso Cultural

    Reviso Flvia Roncarati Gomes

    Editorao eletrnica e capa Maria Judith Azevedo Vieira

    Arquivo Nacional (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos Classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivo; relativos s atividades-meio da administrao pblica/ Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001. p. 156 cm

    1. Gesto de documentos. 2. Cdigo de classificao. 3. Documentos-Classificao. 4. Documentos-Destinao. 5. Tabela de temporalidade. 6. Arquivos pblicos.

    CDD: 351.714

  • Equipe tcnica de elaborao do cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-meio

    Ana Celeste Indolfo

    Ana Maria Varela Cascardo Campos

    Andresa de Moraes e Castro

    Maria Izabel de Oliveira

    Selma Braga Duboc

    Vera Lcia Hess de Mello Lopes

    Verone Gonalves Cauville

    Cmara Tcnica de Classificao de Documentos do Conselho Nacional de Arquivos-Ctcl/Conarq

    Eliana Balbina Flora Sales

    Maria Hilda Pinto de Arajo

    Maria Izabel de Oliveira

    Rosely Curi Rondinelli

    Vera Lcia Hess de Mello Lopes

    Verone Gonalves Cauville

    Vilma Jesus de Oliveira

    Equipe tcnica de elaborao da tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica

    Ana Maria Varela Cascardo Campos

    Andresa de Moraes e Castro

    Selma Braga Duboc

    Vera Regina Michels Bento

    Verone Gonalves Cauville

    Cmara Tcnica de Avaliao de Documentos do Conselho Nacional de Arquivos-Ctad/Conarq

    Ana Maria Varela Cascardo Campos at 27 de maio de 1999

    Andresa de Moraes e Castro

    Gracinda Assucena de Vasconcellos

    Helena Corra Machado at 27 de agosto de 1998

    Jlio Csar Ferreira Pereira at 19 de agosto de 1997

    Maria Izabel de Oliveira

    Norma de Ges Monteiro at 13 de maro de 1999

    Selma Braga Duboc

    Thas Mrcia Carraca de Alcntara

    Verone Gonalves Cauville

    Walter Albuquerque Mello at 20 de novembro de 1998

  • Agradecemos a todos os colegas e profissionais de arquivo que contriburam, com suas observaes e sugestes, para o aprimoramento deste trabalho, em especial a Marilena Leite Paes, Jerusa Gonalves de Arajo e s equipes do Arquivo Nacional, em particular Coordenao de Gesto de Documentos e Coordenao Regional no Distrito Federal.

  • 5

    SUMRIO

    Apresentao............................................................................................. 7

    Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-meio ................................................... 9

    1 O cdigo de classificao de documentos de arquivo: definies e conceitos................................................................................................... 9

    1.1 Classe 000 Administrao geral....................................................... 10

    1.2 Classe 900 Assuntos diversos............................................................ 12

    2 Aplicao do cdigo de classificao de documentos de arquivo ......... 14

    2.1 Classificao e arquivamento de documentos ....................................... 14

    2.1.1 Classificao ......................................................................... 14

    2.1.2 Arquivamento ........................................................................ 15

    2.2 Folha de referncia............................................................................. 17

    2.3 Recibo de emprstimo......................................................................... 19

    3 Cdigo de classificao de documentos de arquivo .............................. 21

    Temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica: tabela bsica ........................42

    1 Introduo .................................................................................................... 42

    2 Configurao da tabela de temporalidade .................................................. 43

    3 Metodologia para elaborao ..................................................................... 45

    4 Aplicao da tabela ..................................................................................... 49

    4.1 Rotinas para destinao dos documentos na fase corrente ..................... 49

    4.2 Rotinas para destinao dos documentos na fase intermediria .............. 50

    4.3 Alterao do suporte da informao ................................................... 50

    4.4 Triagem de documentos em fase intermediria ..................................... 52

    5 Tabela bsica .......................................................................................53

  • 6

    ndice.........................................................................................................83

    Glossrio .............................................................................................. 134

    Bibliografia .............................................................................................. 147

    Referncia legislativa .............................................................................. 149

  • 7

    APRESENTAO

    A poltica nacional de arquivos, consoante os princpios tericos da moderna arquivologia, compreende a definio e adoo de um conjunto de normas e procedimentos tcnicos e administrativos para disciplinar as atividades relativas aos servios arquivsticos da administrao pblica, trazendo, por conseqncia, a melhoria dos arquivos pblicos. A implantao dessa poltica inclui necessariamente o processo de reestruturao da prpria administrao pblica.

    Essa modernizao pressupe novas formas de relacionamento entre a mquina administrativa governamental e seus arquivos, como condio imprescindvel para que estes ltimos sirvam como instrumento de apoio organizao do Estado e da sociedade.

    O controle sobre a produo documental e a racionalizao de seu fluxo, por meio da aplicao de modernas tcnicas e recursos tecnolgicos, so objetivos de um programa de gesto de documentos, que levar melhoria dos servios arquivsticos, resgatando, com isso, a funo social que os arquivos devem ter, aumentando-lhes a eficcia, garantindo o cumprimento dos direitos de cidadania e sendo, para o prprio Estado, suporte para as decises poltico-administrativas.

    A preocupao com a organizao e o acesso aos documentos pblicos antiga, mas s recentemente foram dados passos decisivos neste sentido. A Constituio Federal de 1988 dispe, no pargrafo 2 do artigo 216, que cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. Mais tarde, a lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, preconiza a revitalizao dos servios arquivsticos do Poder Pblico por meio de programas de gesto de documentos, que renam procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos.

    O Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-meio e a Tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica foram elaborados por tcnicos do Arquivo Nacional, da antiga Secretaria da Administrao Federal e do Ministrio do Planejamento e Oramento e constituem elementos essenciais organizao dos arquivos correntes e intermedirios, permitindo acesso aos documentos por meio da racionalizao e controle eficazes das informaes neles contidas.

    O Conselho Nacional de Arquivos-Conarq, vinculado ao Arquivo Nacional, analisou e aprovou esses instrumentos amplamente discutidos por suas Cmaras Tcnicas de Classificao e Avaliao de Documentos. A aplicao desses instrumentos dever ser acompanhada pela instituio arquivstica na sua especfica esfera de competncia, com o objetivo de proceder aos ajustes necessrios ao seu aprimoramento, em funo das particularidades de cada rgo. Concluda essa etapa, os rgos e entidades sero orientados quanto complementao do cdigo e da tabela no que tange ao desenvolvimento das classes relativas s suas atividades especficas ou atividades-fim.

  • 8

    Cabe ressaltar que, por refletirem as funes e atividades dos rgos, o Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-meio e a Tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica so dinmicos. Sendo assim, requerem revises e alteraes peridicas, a fim de garantir sua atualizao frente s constantes transformaes da administrao pblica.

    A utilizao