Curso Basico de Gerenciamento de Projetos - Integracao

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Fase de Iniciao

e

t

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Quando um Projeto inicia ?

4 4.1 Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto

o processo de desenvolvimento de um documento que formalmente autoriza um

projeto ou uma fase e a documentao dos requisitos iniciais que satisfaam as

necessidades e expectativas das partes interessadas

PMI

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Informaes necessrias

Declarao do Trabalho

Business Case

Contrato

Fatores Ambientais da Empresa

Ativos de Processos Organizacionais

Como fazer?

Opinio Especializada

Resultados

Termo de Abertura do Projeto

4.1. Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto

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! Declarao do Trabalho (DT) ! Declarao narrativa dos produtos e servios a

serem fornecidos pelo projeto. Ela informa: ! Necessidade de negcios ! Descrio do Escopo do Produto ! Plano Estratgico

! Business Case ! Fornece informaes necessrias do ponto de

vista de um negcio, para determinar se o projeto justifica ou no o investimento.

4.1. Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto - Entradas

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! Contrato ! uma entrada se o projeto est sendo realizado

por um cliente externo. ! Fatores Ambientais da Empresa

! Padres governamentais ou industriais ! Infraestrutura organizacional / cultural ! Condies de mercado

! Ativos de Processos Organizacionais ! Processos organizacionais padronizados e

polticas usadas na Organizao ! Modelos (Ex: Termo de Abertura do Projeto) ! Informaes histricas e lies aprendidas

4.1. Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto - Entradas

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PRTICA: Termo de Abertura do Projeto

! Montar o Termo de Abertura de Projeto (TAP) Nome do Projeto Objetivo...

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A ORIGEM DOS OBJETIVOS

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A TCNICA SMART

! O primeiro uso deste termo foi feito provavelmente por Peter Drucker, em 1954.

! uma tcnica para avaliar os objetivos de um determinado projeto. o seu teste de realidade.

! Se o seus objetivos no so inteligentes, no ser possvel alterar a realidade a seu favor. A razo humana o que nos separa do estado de natureza, possibilitando-nos a liberdade!

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S M A R T

LETRA TERM TERMO S Specific Especfico M Measurable Mensurvel

A Attainable Atingvel R Relevant Significante T Time-bound Temporal

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OBJETIVOS ESPECFICOS

! Objetivos devem ser simples, claros, diretos e devem enfatizar o que se quer.

! Ex.: Eu quero ser uma pessoa melhor X Vou participar de uma atividade voluntria duas vezes por ms.

! Ex.: Vou recuperar as matas do municpio X Vou reflorestar a APP do Rio Corgo de sua nascente at o limite da zona urbana, at o final do ano

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OBJETIVOS MENSURVEIS

! O que no se pode medir no se pode gerenciar. ! uma forma de saber se estamos ou no nos

aproximando do nosso objetivo, dando mais nimo na realizao do trabalho.

! importante definir o qu ser medido e de que forma (Ex.: n. de alunos X aprendizado).

! Ex.: Vou ficar menos feio X Vou perder/ganhar 3 Kg por ms.

! Ex.: Quero ficar mais rico X Vou diminuir o nmero de devolues de mercadoria por defeito em 10%

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OBJETIVOS ATINGVEIS

! Os objetivos devem ser passveis de realizao. Se forem muito difceis ou muito fceis, podem levar ao desnimo.

! Os objetivos devem ser desafiantes, de tal forma que voc possa usar suas capacidades ao mximo, mas ainda tendo o controle da situao.

! Ex.: Vou fazer agachamento com 500 kg S o Arnold Schwarzenegger!

! Ex.: Vou dirigir na Frmula 1 minha vida inteira S o Rubens Barrichello!

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OBJETIVOS SIGNIFICANTES

! Objetivos devem ser definidos a partir de um contexto maior, o qual lhes d sentido.

! Ex.: Se seu objetivo construir uma casa, ficar pesquisando a prataria no significante.

! Ex.: Se voc quer tirar nota boa no exame da OAB no prximo ms, pesquisar sobre ns de gravata no Google no significante.

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OBJETIVOS TEMPORAIS

! Colocar um prazo nos nossos objetivos nos ajuda a ter um alvo claro, para que possamos mobilizar nossos esforos.

! Sem colocar prazo, tendemos a procastinar, pois, afinal de contas, podemos comear a qualquer hora! E porque justamente hoje, n?

! O prazo precisa ser atingvel e realista! ! Ex.: Correr uma maratona pode ser possvel

em 6 meses, mas no em 1 ms.

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NOTAS

! Evitem usar tanto o otimismo como o pessimismo em excesso.

! Evitem usar a palavra e no objetivo, pois dois objetivos juntos so difceis de serem medidos!

! Ex.: Medir a quantidade de lixo orgnico produzido por morador na rea de estudo e implementar uma rea de compostagem.

! Cuidado com a relao entre resultado e utilidade! ! Ex.: Nosso objetivo um crescimento das vendas em 5,5%

at maro de 2010. A tendncia pensar da seguinte maneira: 5,5% ! Sucesso!, 5,45% ! Fracasso! e 6,5% ! no muito melhor que 5,5%!

! Objetivos no so sagrados. O estabelecimento de objetivos uma tcnica para elaborar e comunicar projetos, os quais esto sujeitos alteraes da realidade na hora de sua execuo.

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CURIOSIDADES DO FEMA

1) Temos como objetivo implantar atravs do Projeto de Controle Ambiental, um Sistema de Coleta, Prensagem, Reciclagem do Lixo e disposio dos resduos slidos de Mundo Novo GO.

2) Espera-se obter, com uso do vdeo pedaggico sobre o fogo, maior nvel de conscientizao, conhecimento e criticidade sobre a relao homem-natureza no uso do fogo, nas vrias situaes histrico-culturais e scio-econmicas

3) O projeto para recomposio da mata nativa no municpio de Paranaiguara, objetiva a recuperao dos brejos, veredas e locais de solos hidromrficos, que representam o armazenamento e reteno da guas superficiais, bem como a manuteno das guas subterrneas e dos aqferos livres.

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PRTICA: Termo de Abertura do Projeto

! Montar o Termo de Abertura de Projeto (TAP) Nome do Projeto Objetivo Premissas Restries Riscos Principais Envolvidos Gerente do Projeto Assinatura do Patrocinador

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Fase de Planejamento

... voc est aqui junto com a equipe do projeto, pensando e programando o como e quando executar,

controlar e encerrar o projeto.

e

t

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o processo de documentao das aes necessrias para definir, preparar, integrar e

coordenar todos os planos auxiliares

O plano de gerenciamento do projeto integra e consolida todos os planos de

gerenciamento auxiliares e linhas de base dos processos de planejamento.

PMI

4.2 Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP)

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Termo de abertura do projeto

Sadas dos processos de planejamento

Fatores Ambientais da Empresa


Como fazer?


Resultados

Plano de gerenciamento do

projeto

4.2 Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto

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Dinmica

Troca de experincias no Grupo

Como manter o Plano de Gerenciamento de Projetos atualizado sem ser chamado de burocrtico ?

26 Fases de Execuo, Monitoramento e Controle

... voc est aqui o nvel de esforo mximo e agora seu papel fazer acontecer, monitorar e controlar o que

foi planejado no projeto.

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o processo de realizao do trabalho definido no plano de gerenciamento do

projeto para atingir os objetivos. PMI

4.3 Orientar e gerenciar a execuo do projeto

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Plano de gerenciamento do projeto

Solicitaes de mudana aprovadas

Fatores ambientais da empresa


Como fazer?


Sistema de informaes do gerenciamento de

projetos

Resultados

Entregas

Informaes sobre o desempenho do trabalho

Solicitaes de mudana

Atualizaes do plano de gerenciamento do projeto

Atualizaes dos documentos do projeto


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! Essas atividades incluem, mas no esto limitadas a:

! Executar as atividades para realizar os objetivos do projeto;

! Criar as entregas do projeto; ! Formar, treinar e gerenciar os membros da equipe

designados para o projeto; ! Obter, gerenciar e usar recursos, inclusive materiais,

ferramentas, equipamentos e instalaes; ! Implementar os padres e os mtodos planejados; ! Estabelecer e gerenciar os canais de comunicao do

projeto, tanto externos como internos equipe do projeto;


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! ! Gerar dados do projeto, tais como custo, cronograma,

progresso tcnico e da qualidade e informaes sobre o andamento do projeto para facilitar previses;

! Emitir solicitaes de mudana e adaptar mudanas aprovadas no escopo do projeto,planos, e ambiente;

! Gerenciar riscos e implementar atividades de resposta a riscos;

! Gerenciar vendedores e fornecedores e ! Coletar e documentar lies aprendidas e implementar

as atividades de melhorias nos processos aprovados.


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! Tambm requer a implementao de mudanas aprovadas, incluindo:

! Ao corretiva

! Ao preventiva

! Reparo de defeito

! Palavra chave: documentada !!!!


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! Entregas ! Uma entrega aprovada qualquer produto,

resultado ou capacidade para realizar um servio exclusivo e verificvel e que deve ser produzido para concluir um processo, uma fase ou um projeto

! Informaes sobre o desempenho do trabalho ! Situao das entregas; ! Progresso do cronograma e ! Custos incorridos.

4.3 Orientar e gerenciar a execuo do projeto - Sadas

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! Solicitaes de mudana ! Quando questes so encontradas enquanto o

trabalho do projeto est sendo executado, solicitaes de mudana so emitidas que podem modificar polticas ou procedimentos, escopo, custo ou oramento, cronograma ou qualidade do mesmo. Podem incluir: ! Ao corretiva ! Ao preventiva ! Reparo de defeito ! Atualizaes


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! Atualizaes do Plano de Gerenciamento do Projeto;

! Atualizaes dos documentos do projeto: ! Documentos dos requisitos; ! Registros de projeto (questes, premissas, etc.); ! Registro dos riscos e ! Registro das partes interessadas.


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o processo de acompanhamento, reviso e ajuste do progresso para atender aos objetivos

de desempenho definidos no plano de gerenciamento. O monitoramento um aspecto

do gerenciamento executado do incio ao trmino do projeto. Ele inclui a coleta, medio e distribuio das informaes de desempenho e a avaliao das medies e tendncias para

efetuar melhorias no processo PMI

4.4 Monitorar e controlar o trabalho do projeto

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! O processo Monitorar e controlar o trabalho do projeto concerne (ao):

! Comparao do desempenho real do projeto com o plano de gerenciamento do projeto;

! Avaliao do desempenho para determinar se quaisquer aes corretivas ou preventivas so indicadas e ento recomend-las se necessrio;

! Identificao, anlise e acompanhamento de novos riscos e o monitoramento de riscos existentes, garantindo que sejam identificados, que o seu acompanhamento seja reportado e que os planos apropriados de resposta a riscos sejam implementados;


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! ... ! Manuteno de uma base de informaes precisas e

oportunas a respeito do produto(s) do projeto e suas relativas documentaes do incio ao trmino do projeto;

! Fornecimento de informaes para dar suporte ao relatrio de andamento, medio de progresso e previso;

! Fornecimento de previses para a atualizao do custo e informaes do cronograma atuais e

! Monitoramento da execuo das mudanas aprovadas conforme ocorrem.


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Resumindo

MEDIR

Plano de Gerenciamento do

Projeto

Solicitar Mudanas

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Relatrios de desempenho



Como fazer?


Resultados


Atualizaes do plano de gerenciamento do

projeto



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! Relatrios de desempenho ! Situao atual; ! Realizaes significativas no perodo; ! Atividades agendadas; ! Previses e ! Questes diversas.

4.4 Monitorar e controlar o trabalho do projeto - Entradas

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! Solicitaes de Mudanas ! Ao corretiva " Uma diretriz documentada para que o trabalho do

projeto seja executado de modo que seu desempenho futuro esperado fique de acordo com o plano de gerenciamento.

! Ao preventiva. " Uma orientao

! Reparo de defeito. " A identificao formalmente documentada de um

defeito em um componente do projeto com a recomendao para reparar o defeito ou substituir completamente o componente..

4.4 Monitorar e controlar o trabalho do projeto - Sadas

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o processo de reviso de todas as solicitaes, aprovao e gerenciamento de mudanas em entregas, ativos de processos

organizacionais, documentos de projeto e plano de gerenciamento do projeto.

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4.5 Realizar o controle integrado de mudanas

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Relatrios de desempenho do trabalho




Como fazer?


Reunies de controle de mudanas

Resultados

Atualizaes do andamento das

solicitaes de mudana

Atualizaes do plano de gerenciamento do projeto


4.5 Realizar o controle integrado de mudanas

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! Atualizaes do andamento das solicitaes de mudana

! As solicitaes de mudana so processadas de acordo com o sistema de controle de mudanas, pelo gerente de projetos ou por um membro da equipe designado. As solicitaes de mudana aprovadas sero realizadas pelo processo Orientar e gerenciar a execuo do projeto. O andamento de todas as mudanas, aprovadas ou no, ser atualizado no registro de solicitao de mudanas como parte das atualizaes dos documentos do projeto.

4.5 Realizar o controle integrado de mudanas - Sadas

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45 P11 Criar o Plano Integrado de Mudanas

! Com controle

! O impacto das mudanas antecipado

! A deciso de aceitar a mudana tomada com base no conhecimento do impacto no projeto

! Os baselines so atualizados para incorporar as mudanas

# os desvios tendem a ser menores

! Sem controle

! A mudana identificada DEPOIS que aconteceu

! O impacto sobre o projeto imprevisvel

! O resultado do projeto medido contra os baselines iniciais

# os desvios tendem a ser maiores.

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Exemplo

Identificao da Mudana

Anlise do Impacto

Aprovao

Implementao

Os membros da equipe ou parceiros do projeto identificam as mudanas, que podem se aplicar a escopo, tempo, custo, qualidade e aquisies.

Qual o acrscimo/reduo sobre o prazo, custo, escopo, qualidade e interesses dos stakeholders do projeto?

Comit de Controle de Mudanas As mudanas so aceitveis? Os objetivos do projeto

continuam vlidos para a organizao/parceiros?

Os planos do projeto so atualizados (WBS, cronograma, oramento, riscos, aquisies, qualidade);

Novas linhas de base so criadas.

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Relatrio de fechamento

... Finalizando o Projeto, voc reuniu a equipe para a avaliao final, e preparou o seu Relatrio de Fechamento do Projeto.

Fase de Finalizao

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o processo de finalizao de todas as atividades, de todos os grupos de processos de

gerenciamento do projeto, para encerrar formalmente o projeto ou a fase. Durante o encerramento do projeto, o gerente revisar

todas as informaes prvias dos encerramentos de fases anteriores,

assegurando que todo o trabalho do projeto est completo e que o mesmo alcanou seus

objetivos. PMI

4.6 Encerrar o projeto ou fase

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Plano de gerenciamento do

projeto

Entregas aceitas

Ativos de Processos

Organizacionais

Como fazer?


Reunies de controle de mudanas

Resultados

Transio do produto, servio ou

resultado final

Atualizaes dos ativos de processos

organizacionais

Atualizaes dos documentos do

projeto


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! Transio do produto, servio ou resultado final

! Atualizaes dos ativos de processos organizacionais ! Arquivos de projeto ! Documentos de encerramento de projeto ou fase ! Informao histrica


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Habilidades Fundamentais do GP

Comunicao (bom ouvinte) Negociao

Tomada de Deciso Influncia na Empresa

Liderana

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Cdigo de tica e Conduta Profissional

! A tica est acima dos cdigos ! Os cdigos se referem s normas e conduta ! A tica inspira os cdigos de conduta ! Pilares

! Responsabilidade ! Respeito ! Justia ! Honestidade

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53 Questes de tica em Gerenciamento de Projetos

! GP uma atividade suscetvel ao assdio ! Circunstncias propiciam aes nem sempre

ticas (urgncia) ! Projetos so mquinas de mudana

corporativa - atropelar os indivduos ! Projetos com oramentos vultuosos, colocam o

gerente de projetos em situaes que podem inflar despesas. Ele tem a responsabilidade com a verdade sobre o oramento

54 Princpios da Responsabilidade Profissional

! Para com a profisso: ! Garantia de integridade individual ! Atendimento s regras e padres organizacionais ! Promoo de avanos na profisso de GP.

! Para com o cliente e o pblico: ! Garantia de manuteno e informao da exata

qualificao, experincia e a verdadeira performance nos servios;

! Respeito a propriedade intelectual desenvolvida por outros; ! Respeito a informao confidencial; ! Proteo dos interessados; ! Evitar conflitos de interesse

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Regras gerais:

! Respeitar conhecimentos alheios, etnias, direitos e costumes;

! Buscar melhorias profissionais suas e para outros; ! Aderir s leis e regras de companhias e pases; ! Revelar situaes de ocorrncia de violao tica e

profissional; ! Buscar colaborao individual e do ambiente de

trabalho; ! Revelar a verdadeira autoria de obras; ! No usar bens, conhecimentos e outros de autoria

alheia, exceto se explicitamente concedidos; Continua...

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Regras gerais:

! No se envolver em conflitos de interesse e revelar sempre que ocorrerem;

! Aderir aos requisitos e padres ticos; ! Empenhar-se em encontrar solues satisfatrias; ! Interagir com outros profissionais de maneira

profissional; ! Praticar o respeito pessoal, a tica e respeitar as

diferenas culturais; ! Garantir que se tenha um ambiente colaborativo de

gerenciamento de projetos

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57

Obrigado!

Documents

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