UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

AVM FACULDADE INTEGRADA

VIVIANE BORBA DA SILVA

AUDITORIA SOBRE OS CONHECIMENTOS DE UM ESTOQUE

Rio de Janeiro

2013

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VIVIANE BORBA DA SILVA

AUDITORIA SOBRE OS CONHECIMENTOS DE UM ESTOQUE

Apresentação de monografia à AVM Faculdade

Integrada como requisito parcial para obtenção do

grau de especialista em Auditoria e Controladoria.

Professora Orientadora: Luciana Madeira

Rio de Janeiro

2013

DEDICATÓRIA

Dedico este trabalho ao meu noivo que em muitas

vezes me entendeu que não poderia estar ao seu

lado, pois tinha que estudar, a minha mãe que me

ajudou financeiramente e ao meu pai que todo final

de aula estava a minha espera no ponto do ônibus,

aos irmãos que sempre me apoiaram no estudo,

para encontrar o melhor na vida.

AGRADECIMENTOS

Agradeço a Deus por me proporcionar um

estudo e pelo carinho de colegas de sala como;

a Rita Santos; que me ajudou me apoiando nos

momentos que precisei.

RESUMO

As empresas nos dias de hoje buscam a melhoria de um controle para em um setor de suma

importância, ou seja, o diferencial para que se tenha baixo custo na organização; é este setor é conhecido como o estoque.

Portanto este trabalho visará conceitos sobre estoques e auditoria, tendo objetivo de explicar esses conceitos para melhor controle e avaliação de estoques. Sendo assim, a auditoria de estoques é de extrema necessidade nas empresas, pois os estoques representam uma variação que pode distorcer o resultado apurado no final do exercício. O desenvolvimento da auditoria visa planejar e ordenar os trabalhos realizados pelo auditor nos estoques e seus respectivos controles internos evitando a subvalidação e subavaliação, que se dá na maioria dos casos, pela a omissão de receita.

Palavras-chaves: Auditoria e estoque

METODOLOGIA

Inicialmente foram desenvolvidos por meio de estudo e pesquisa,

instrumentos, no qual foram abordadas as principais ações de Auditoria e Estoque com

o objetivo único de identificar a ação proposta.

Para a classificação da pesquisa, toma-se como base à proposta apresentada

por Vergara (1998), que a qualifica em relação a dois aspectos: quanto aos fins e quanto

aos meios. Quanto aos fins, a pesquisa foi descritiva e explicativa. Descritiva porque,

buscou expor as características dos resultados obtidos pelo estudo, como exemplo

ilustrativo. Explicativa, porque teve por objetivo esclarecer como a Auditoria impacta, de

forma positiva na cultura das Organizações. Quanto aos meios, a pesquisa foi, ao

mesmo tempo, bibliográfica e documental. Bibliográfica, porque buscou desenvolver seu

estudo através de material acessível ao público em geral como livros, artigos, revistas e

sites da Internet. Documental porque, foram pesquisados documentos internos de

determinadas empresas, utilizadas como exemplo ilustrativo, que digam respeito ao

objeto de estudo.

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO.................................................................................................................. 07

CAPÍTULO 1 – AUDITORIA E ESTOQUE....................................................................... 08

CAPÍTULO 2 – CONHECENDO O ESTOQUE................................................................ 17

CAPÍTULO 3 – PROCEDIMENTO DE AUDITORIA.........................................................

25

CONCLUSÃO................................................................................................................... 31

REFERÊNCIAS................................................................................................................. 32

7

INTRODUÇÃO

A Auditoria de Estoque é uma das áreas de maior importância numa

organização, sendo assim de maior relevância dentro da área da contabilidade, desta

forma tendo assim um papel fundamental no resultado final; onde o objetivo é o exame

do controle interno e das demonstrações financeiras e patrimoniais da empresa.

Ao final o auditor expressa o que foi visto através de parecer e outros

documentos.

Segundo Sá (1998), “Auditoria é uma técnica aplicada ao sistemático exame dos

registros, demonstrações e de quaisquer informes ou elementos de consideração

contábil, visando apresentação de opiniões, conclusões, críticas e orientações sobre

situações ou fenômenos patrimoniais da riqueza aziendal, pública ou privada, quer

ocorridos, quer por ocorrer ou prospectados e diagnosticados.”

A distorção de qualquer item do estoque, ou a subtração de qualquer item e/ou a

permanência do mesmo se torna obsoleto no estoque, gerando assim subavaliação ou

superavaliação deste, levando a resultados distorcidos no resultado final financeiro.

Devido à importância na Auditoria sobre o Estoque é que este trabalho trará o

papel da ampla clareza sobre os conceitos e procedimentos da empresa como: controle

de inventário de estoques que objetiva a execução desta auditoria dos maiores índices

de confiabilidade.

Tomando assim como base de estudo este assunto Auditoria sobre o Estoque,

onde terá uma proposta de utilizar métodos qualitativos visando uma melhor

compreensão dos conceitos utilizados em uma Auditoria de Estoque.

Onde poderemos no final deste trabalho identificar se é realmente necessário e

de grande importância a figura de um Auditor no setor de estoque de uma empresa?

Desta forma no capítulo I será abordado sobre a Auditoria e o Estoque; no

capítulo II sobre o conhecimentos do Estoque e já no capítulo III o procedimento de

Auditoria.

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1. CAPÍTULO l – AUDITORIA E ESTOQUE

1.1 Auditoria

Auditoria é uma técnica contábil, através da qual são examinados os registros

contábeis e documentos da entidade sobre os quais é emitido parecer expressando se

as Demonstrações Financeiras representam ou não, a verdadeira situação patrimonial,

econômica e financeira da entidade, na data em que as mesmas foram elaboradas.

A auditoria não se limita apenas em verificações de fatos passados, o seu

conceito atual é dinâmico, atribuindo – se a outras importantes funções, abrangendo

todo o organismo da empresa e da sua administração, como: interpretação, previsão de

fatos, exames e crítica como consequência das suas interpretações. É necessário que o

exame seja sistemático, racional e técnico; formado por um conjunto harmônico de

procedimentos que concorram para uma conclusão exata.

A auditoria é uma prática antiga, mas, como ocorreu com a Contabilidade, a

auditoria desenvolve-se mais acentualmente durante o século XIX e por se tratar de um

campo da ciência contábil aplicada, esse desenvolvimento foi mais intenso na Inglaterra

e nos ESTADOS Unidos, locais onde a contabilidade sempre foi encerrada com maior

pragmatismo.

Entretanto foi somente no século XX que passou a ser utilizada em larga escala.

No Brasil, a técnica da auditoria começou a se desenvolver após o advento da Lei 4.728

de 1965, com a normatização do Mercado de Capitais e tornou-se mais intensa após a

publicação da Lei 6.404/76, a Leis das Sociedades Anônimas.

A partir dessas normatizações, a auditoria contábil é a tecnologia que utilizando

da revisão, da pesquisa, para fins de opinião e orientação sobre situações patrimoniais

de empresas e instituições (Sá, 1998).

E durante toda a história, sofrendo, obviamente, pequenas adaptações ao

ambiente social em que estava inserida, a auditoria manteve seus objetivos básicos. No

qual, permitiam julgar se os registros contábeis foram efetuados de acordo com aos

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princípios de contabilidade geralmente aceitos e se as demonstrações contábeis deles

decorrentes refletem adequadamente a situação econômico - financeira do patrimônio,

os resultados do período administrativo examinados e as demais situações nelas

demonstradas.

Sendo assim, o levantamento, o estudo e a avaliação sistemática de transações,

procedimentos, rotinas e demonstrações contábeis de uma entidade, tem como objetivo

de fornecer a seus usuários uma opinião imparcial e fundamentada em normas e

princípios sobre a sua adequação (PERES JUNIRO, 1995).

Pode-se então, a partir das definições dos diversos autores, resumirem o conceito

de auditoria é uma técnica contábil, através da qual são examinados os registros

contábeis e documentos da entidade sobre os quais é emitido parecer expressando se

as Demonstrações Financeiras representam ou não, as verdadeiras situações

patrimoniais, econômicas e financeiras da entidade, na data em que as mesmas foram

elaboradas.

O trabalho de auditoria não se limita apenas em verificações de fatos passados, o

seu conceito atual é dinâmico, atribuindo-se outras importantes funções, abrangendo

todo o organismo da empresa e da sua administração, como: interpretações. É

necessário que o exame seja sistemático, racional e técnico; formando por um conjunto

harmônico de procedimentos que concorram para uma conclusão exata.

A auditoria está subordinada ás normas e procedimentos, dos postulados da

contabilidade e comportamentos éticos. O seu conceito vinculados basicamente na

observação sistemática para obtenção de elementos comprobatórios para emissão do

parecer sobre evidências relacionadas com os fenômenos da riqueza patrimonial; na

aplicação de metodologia própria à avaliação das observações sistemáticas e conclusão

as avaliações. Ela pode ser classificada em: Externa, Interna, Sintética, Analítica e

Fiscal.

Portanto uma auditoria, se faz necessário para definir o real valor deste estoque.

O objetivo da auditoria de estoque consiste basicamente em verificar se os valores

demonstrados como estoque estão representados por existência física de mercadorias,

e por qual medida as empresas tomaram como base para a determinação dessa

existência.

10

A verificação dos estoques nos trabalhos de auditoria é ponto de vital importância,

pois os estoques já não são mais relegados ao segundo plano no contexto empresarial.

1.2 Estoque

Os estoques são bens destinados à venda ou produção, ligados com os objetivos

e atividades da empresa. Representam um dos ativos mais importantes do capital

circulante e da posição financeira da maioria das companhias industriais e comerciais.

Na visão de Ludícibus (2000, p.101), “estoques são bens adquiridos ou produzidos pela

empresa com o objetivo de venda, ou utilização própria no curso normal de suas

atividades”. Na mesma Gitman define da seguinte forma:

(...) Os estoques, ou bens em mãos, são ativos circulantes

necessários que possibilitam o funcionamento dos processos

de produção e vendas com um mínimo de distúrbio e, como as

duplicatas a receber, representam em investimento

significativos por parte da maioria das empresas. Para o

empresário médio, respondem por cerca de 42% dos ativos

circulantes e aproximadamente 18% doa ativos totais (2002,

p.713)

Segundo a Lei das Sociedades por Ações – S.A. (Lei 6.404/76), estoques “são

direitos que tiverem por objetivo mercadorias e produtos do comércio da companhia,

assim como matérias-primas, produtos em fabricação e Bend em almoxarifado”. Os

estoques merecem uma atenção especial, por parte dos administradores auditores e

profissionais destinados(as) ao exercício desta função, pois exerce um papel de

elemento regulador dentro da empresa, tanto no fluxo de produção como de venda.

Outro fator que releva a importância dos estoques é por parte do(a) auditor(a),

pois a sua avaliação no início e no fim do período contábil, reflete diretamente na

apuração do Lucro Líquido de cada exercício. O controle da conta de estoque é

determinante para medir de cada o resultado da empresa, ou seja, uma empresa pode

determinar seu resultado controlando o seu custo. Se aumentarmos o valor do estoque,

o resultado será maior. Nestes termos, percebemos claramente, que no sistema

contábil, há grande possibilidade de haver estes ajustes, que podem ser benéfico ou

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ruim para empresa. É por isso que a legislação do imposto de renda das pessoas

jurídicas estabelece normas de critérios de avaliação de estoques, que devem ser

adotados pelas empresas, que tem o critério de Lucro Real.

1.3 Auditoria dos Estoques

Durante a última década, economistas, empresários e até mesmo contadores,

tem se tornado cada vez mais consciente do impacto que as alterações nos estoques

podem ocasionar as empresas com reflexos na economia nacional.

Os empresários têm-se mostrado crescente interesse durante os últimos anos por

métodos aperfeiçoados de controle de estoque. Algumas das razões para este crescente

interesse podem ser descritos como:

• As pressões competitivas sobre os preços e lucros, como nova

ênfase em se extrair toda e qualquer vantagem do capital investido nas

empresas, incluindo os investimentos em estoque.

• O desenvolvimento tecnológico no campo do processamento de

dados, especialmente no que concerne aos computadores eletrônicos, que

possibilita a administração de melhores informações, com menos possibilidade de

erros ou fraudes e uma abordagem mais eficaz nas decisões sobre administração

de estoques.

Esses fatores aumentam a necessidade por desempenho mais aperfeiçoados em

matéria de estoques, através de uma melhor compreensão da aplicação de conceitos

modernos técnicas analíticas e computadores.

Do ponto de vista financeiro, os estoques representam um investimento de

capital, e devem competir com os demais ativos da firma. Em consequência, os

investimentos em estoques devem ser compatíveis com o seu giro, ou seja, deve ser

aplicar somente o que for possível colocar no mercado consumidor.

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A abordagem sobre controles internos é de suma importância, pois o bom

desempenho de controles de estoque está relacionado a um bom sistema de controle de

compras. Um bom sistema de compras existe quando há um serviço destinado ao seu

controle que protejam a empresa contra maus investimentos em compras ou desvios.

Geralmente a seção de compras deve receber as requisições de compra das seções

que necessitam dos materiais.Deve possuir um registro de fornecedores, por ramo,

contendo todos os dados necessários, tais como: natureza, produtos, distribuidor,

revendedor atacadista ou varejista, entre outras.

O (A) auditor (a) necessita conhecer, portanto como funcionam estes

departamentos. Precisa ainda, observar se todas as compras foram aprovadas e se as

recepções e as faturas com as respectivas notas fiscais se harmonizam.

1.4 Política do Estoque

Conforme o enfoque dado por Viana (2002), o mesmo diz que, entende-se por

política de estoques o conjunto de atos diretivos que estabelecem, de forma global e

específica, princípios, diretrizes e normas relacionadas ao gerenciamento de materiais

nas empresas, para a escolha da otimização dos recursos materiais e do capital

investidos.

Desta forma, pode-se dizer que em função da especificidade de cada empresa, a

mesma poderá se utilizar de várias formas de melhor gerenciar seus estoques, nas

quais evidenciam-se alguns tipos de políticas de estoques mais comumente utilizadas.

A administração geral da empresa deverá determinar ao departamento de

controle de estoque, o programa de objetivos a serem atingidos, isto é, estabelecer

certos padrões que sirvam de guias aos programadores e controladores e também de

critérios para medir o desenvolvimento do departamento.

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Estas políticas são metas que a empresa está disposta a atingir, por acreditar que

desta forma estará cumprindo sua razão de existir, atendendo a sociedade em geral de

forma satisfatória e gerando riquezas.

1.5 Controle de Estoque

Os controles internos de estoques estão diretamente relacionados com as

atividades de compras, produção, armazenamento e registro contábil. Um adequado

sistema de controles internos exige que as mercadorias sejam: adquiridas, requisitadas,

recebidas controladas, segregadas, distribuídas internamente por meio de requisição e ,

aquelas que venham a permanecerem estocadas, que sejam regulamente inventariadas

e auditadas.

O controle de estoques tem por objetivo apurar a responsabilidade das pessoas

que têm a custódia de bens da empresa. É efetuado através da contagem física dos

bens e confrontando o resultado apurado com os registros contábeis de estoques. A

primeira etapa no inventário consiste no levantamento dos bens, posteriormente

confrontar os itens inventariados com os registros perpétuos fiquem compatíveis entre si.

Os Inventários de estoques podem ser Periódicos e Permanentes:

• Inventário Periódico

É um sistema de inventário adotado por empresas que não mantêm controle das

quantidades e valores das mercadorias ou produtos existentes em seu estoque.

Desta forma, a contabilidade não dispõe de informações suficientes para a

apuração do resultado, sendo necessário o levantamento físico dos estoques e

correspondente avaliação, sempre que se apurar o resultado e levantar o Balanço,

motivo pelo qual, é denominado “Inventário Periódico”.

• Inventário Permanente

É um sistema que possibilita permanentemente a obtenção de informações quanto

aos estoques e os custos das mercadorias ou produtos vendidos. O fato de estas

informações estarem sempre disponíveis é que se convencionou denominar

“Inventário Permanente”.

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A manutenção de um adequado controle de movimentação em quantidades e

valor dos estoques é essencial. No caso de matérias-primas e contas similares de

estoques de mercadorias para revenda de empresas de comerciais, é importante a

manutenção de um Registro Permanente desses estoques, item por item. O registro

permanente é também exigido pela legislação do imposto de renda, como instrumento

necessário de controle para apuração mensal dos estoques conforme determina o

Parecer Normativo nº06, de 26 de janeiro de 1979.

O registro permanente de estoques pode ser feito em fichas, mantidas para cada

item, com seu movimento em quantidade, preço unitário e valor total, bem como em livro

ou formulários contínuos por sistema de processamento eletrônico de dados. O parecer

que se referimos, afirma que o saldo final do exercício, apurados no registro permanente

após os ajustes decorrentes do confronto com contagens físicas, serão os utilizados

para transcrição no livro oficial de Inventário.

Diante desse cenário, alguns aspectos relacionados ao inventário físico são

necessários se elucidado para a execução da auditoria. No encerramento do exercício

o(a) auditor(a) tem que observar a contagem de estoques conforme estatuem as normas

profissionais. O(A) auditor(a) deve sempre ter em mente os objetivos que o levam a

acompanhar as contagens físicas dos estoques: constatar a efetiva existência do

estoque e observar como a contagem está se processando e se todos os detalhes

inerentes estão sendo adequadamente registrados.

Existem certas peculiaridades para certos tipos de matérias que merecem

cuidados especiais, por exemplo: pilhas de metal, sucata de metal, produtos químicos

armazenados em dornas, etc., por sua natureza podem representar dificuldade para a

realização da contagem física. Nesses casos talvez, o(a) auditor(a) considere apropriado

colher amostras dos tanques para serem analisados por técnicos independentes e

especializado.

Há casos em que os clientes utilizam pesquisa fotográfica, estudos de engenharia

e outras técnicas similares para o levantamento físico dos estoques, e o(a) auditor(a)

podem observar o cuidado com que estes (tais) procedimentos considerados inusitados

são empregados. Nessas situações, o(a) auditor(a) deve considerar a possibilidade de

contar com a assistência de um especialista para avaliar o conteúdo do estoque em

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prazo, preço e especificações com as datas constantes da aprovação estabelecidas na

ordem de compra.

O sistema de compras também deve a emissão de pedidos de compra, assinados

pela pessoa autorizada, fazendo-se confrontam com a nota fiscal de entrada e a

existência física da mercadoria comprada. A auditoria de estoques compreende também

a realização do inventário físico, para contagem e inspeção de todos os estoques

existentes, essa pode ser uma tarefa das mais árduas e demoradas, dependendo da

quantidade e da natureza dos estoques que serão contados.

Por ser um dos maiores itens do ativo no balanço, os estoques, quando

constituídos de grande variedade de itens, exigirá um trabalho de extrema organização e

atenção para o bom êxito do serviço. O auditor deve inteirar-se antecipadamente do

programa de realização do inventário, não só para compreendê-lo, mas, principalmente,

para verificar se o programa é satisfatório às necessidades da empresa.

A auditoria de estoque é um importante instrumento para as empresas industriais

e comerciais na verificação da exatidão dos processos de controle interno para estoques

e compras.

A tarefa do auditor do auditor, nos estoques, é essencial, pois os mesmos

constituem um ativo da empresa, significando valor monetário no balanço, e ainda,

financeiramente, representando investimentos de capital. Deve, portanto, o profissional

de auditoria, nos trabalhos de verificação dos estoques, cingirem-se de seriedade,

competência e consciência de que está contribuindo para o progresso de uma empresa

ou até mesmo de uma nação.

A auditoria dos estoques requer muito da atenção do (a) auditor(a), pois se trata

de dados que constituem importante item do ativo circulante para as empresas.

O (A) auditor (a) deve, portanto, estar atento quanto aos valores constantes dos

controles internos dos estoques, tendo em vista os princípios e as normas brasileiras de

contabilidade.

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1.6 Livro Registro de Inventário

O Livro de Registro de Inventário é obrigatório, segundo a legislação tributária

brasileira.

No fim de cada exercício nele devem constar transcritos todos os componentes

do inventário final do exercício. Por seu poder de comprovação legal é que o auditor

deve partir dele para a realização de seus exames, procurando fazer, pelo processo de

amostragem ou testes, e um confronto com as contas de controle do Razão relativas a

estoques.

As mercadorias em poder de terceiros, enviadas para vendas e, consignações,

mesmo estando nas dependências do estabelecimento do consignatário que exerce o

papel de representante, devem constar no inventário do proprietário, ou seja, o

consignante.

A Legislação do ICMS/PB, prevê os casos em que as empresas poderão efetuar

os lançamentos das notas fiscais de entradas de mercadorias sem que as mesmas

tenham efetivamente entrado no estabelecimento do adquirente, são os casos de:

importação, e operações triangular, como é o caso das mercadorias adquiridas mas

entregues ao industrializado. Devendo assim, constarem no inventário do proprietário.

Portando, a inclusão no inventário deve basear-se, como regra geral, no critério

da propriedade e não da posse.

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CAPÍTULO II

2.0 Conhecendo o Estoque

2.1 Tipos de Estoque

Existem alguns aspectos que devem ser especificados para montar um sistema

de controle de estoque. Segundo Moura (2004), o primeiro passo é conhecer os

diferentes tipos de estoque existente ativo e passivo.

2.1.1 Estoque Ativo

De acordo com Malagoni (2005), é todo estoque resultante de um planejamento

prévio e destinado a uma utilização em:

• Produção: constituído por matérias-primas e componentes que integram o produto

final;

• Produtos em processo: constituídos por matérias em diferentes estágios da

produção;

• Manutenção, reparo e operação: formado por peças e componentes empregados

no processo produtivo, sem integrar o produto final;

• Produtos acabados: compreendemos os materiais e/ou produtos em condições de

serem vendidos;

• Materiais administrativos: formado por matérias de aplicação em geral na

empresa, sem vinculação com o processo produtivo.

2.1.2 Estoque Inativo

O estoque inutilizado é decorrente de alteração de programas, mudanças nas

políticas de estoque ou eventuais falhas de planejamento, que engloba as seguintes

categorias:

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• Estoque disponível: constituído pelos materiais sem perspectiva de utilização,

sem destinação, total ou parcialmente;

• Estoque alienável: constituído de material disponível, inservível, obsoleto e

sucatas destinadas à venda.

2.2 Avaliação dos Estoques

O valor contábil dos estoques deve agregar todos os custos, quer seja diretos,

quer seja indiretos, que concorreram para a sua formação.

A avaliação dos estoques ao custo histórico de aquisição ou de produção foi

adotada pelos profissionais de contabilidade e consagrada pelos Princípios

Fundamentais de Contabilidade.

Nas empresas que utilizam o sistema de inventario permanente, os estoques são

controlados através de fichas, que contém as seguintes escriturações:

• Compras: devem ser escrituras pelo valor de aquisição ou produção, diminuídos

dos impostos recuperáveis e com adição do frete e do seguro.

• Vendas: serão escriturados pelo custo correspondente, conforme o critério

adotado.

• Devolução de compras: (na contabilidade do adquirente) devem ser escrituradas

com sinal negativo (indicado entre parêntese) na própria coluna das entradas.

• Devolução de vendas: (na contabilidade do alienante), serão escriturados com

sinal negativo (indicadas entre parênteses) na própria coluna das saídas.

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• Abatimentos sobre compras: (na contabilidade do comprador) devem ser

escriturados com sinal negativo (indicados entre parênteses), apenas na coluna

“total” em R$ referente às entradas.

• Abatimentos sobre vendas: (na contabilidade do vendedor) não serão

escrituradas na ficha de estoque.

2.3 Custos de Estoques

O processo de desenvolvimento industrial, intensificando a concorrência das

empresas em todas as áreas, faz com que o empresário ataque decididamente o

problema da minimização de custos. Entre os tipos de custos que afetam de perto a

rentabilidade da empresa, o custo da estocagem ou armazenamento dos materiais é,

sem dúvida nenhuma, o que está merecendo uma grande atenção do empresário.

Usualmente, na tomada de decisão de quando comprar, os gerentes de produção

primeiro tentam identificar os custos que serão afetados por sua decisão.

Alguns custos são relevantes, conforme afirma Slack; Chambers; Johnston

(2002).

a) Custos de colocação do pedido: cada vez que um pedido é colocado para reabastecer

estoque, são necessárias algumas transações que representam custos para a empresa.

Estas incluem as tarefas de escritório de preparo do pedido e toda a documentação

associada com isso, o arranjo para que se faça a entrega, o arranjo de pagar o

fornecedor pela entrega e os custos gerais de manter todas as informações para fazer

isso. Se estivermos colando um pedido em parte de nossa própria operação, a

probabilidade é que se trate dos mesmos tipos de transação relativos à manutenção

interna de registros, mas também pode haver custos de “troca” (preparação) incorridos

pela parte da operação que deve fornecer os itens, causados pela necessidade de

mudar da produção de um item para a produção de outro.

b) Custos de descontos de preços: em muitas indústrias, os fornecedores oferecem

descontos sobre o preço normal de compra para grandes quantidades; alternativamente,

eles podem impor custos extras para pequenos pedidos.

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c) Custos da falta de estoque: se erramos a decisão de quantidade de pedido e ficamos

sem estoque, haverá custos incorridos por nós, pela falha no fornecimento a nossos

consumidores. Se os consumidores forem externos, poderão trocar de fornecedor; se

internos, a falta de estoque pode levar a tempo ocioso no processo seguinte,

ineficiências e, fatalmente, outra vez consumidores externos insatisfeitos.

d) Custos de capital de giro: logo que colocamos um pedido de reabastecimento, os

fornecedores vão demandar pagamento por seus bens. Quando fornecemos para

nossos próprios consumidores vamos, por nossa vez, demandar pagamento.

Todavia, haverá provavelmente um lapso de tempo entre pagar os nossos fornecedores

e receber pagamento de nossos consumidores. Durante esse tempo, temos que ter os

fundos para manter os estoques. Isso é chamado capital de giro, que precisamos fazer

para “girar” o estoque. Os custos associados a ele são os juros, que pagamos ao banco

por empréstimos, ou os custos de oportunidade, de não investirmos em outros lugares.

e) Custos de armazenagem: esses são os custos associados à armazenagem física dos

bens. Locação, climatização e iluminação do armazém podem ser caras, especialmente

quando são requeridas condições especiais, como baixa temperatura ou armazenagem

de alta segurança.

f) Custos de obsolescência: se escolhermos uma política de pedidos que envolva

pedidos de quantidades muito grandes, que significará que os itens estocados

permanecerão longo tempo armazenado, existe o risco de que esses itens possam

tornar-se obsoletos (no caso de uma mudança de loja, por exemplo) ou deteriorar-se

com a idade (no caso da maioria dos alimentos, por exemplo).

g) Custos de ineficiência da produção: de acordo com as filosofias do just in time, altos

níveis de estoque impedem-nos de ver a completa extensão de problemas dentro da

produção. Pode - se dividir todos esses custos associados com estoques em dois

grupos. As primeiras três categorias são custos que usualmente decrescem à medida

que o tamanho do pedido é aumentado. As outras categorias de custos usualmente

crescem à medida que o tamanho do pedido é aumentado.

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2.4 Previsões para o Estoques

Conforme a abordagem de Viana (2002), todo o início do estudo dos estoques

está pautado na previsão do consumo de material. As previsões de consumo ou da

demanda estabelecem esta estimativa futura dos materiais adquiridos pela empresa e

pode ser classificadas em três grupos.

a) Projeção: São aquelas que admitem que o futuro seja repetição do passado, segundo

a mesma lei observada no passado, este grupo de técnicas é de natureza quantitativa;

b) Explicação: procura – se explicar o consumo do passado mediante leis que

relacionam os mesmos com outras variáveis cuja evolução é conhecida ou previsível;

c) Predileção: a experiência das pessoas envolvidas e conhecedores de fatores

influentes no consumo e no mercado estabelecem a evolução dos consumos futuros. A

previsão de consumo determina estas estimativas futuras dos produtos que a empresa

comercializa. Assim, determina quais produtos, quanto e quando serão vendidos.

Há informações básicas na previsão dos estoques que se dividem em duas

categorias: quantitativas, que vão desde fluxo de vendas em período anterior até

influência exercida pela divulgação de uma nova propaganda, e qualitativas, que estão

ligadas diretamente às opiniões das pessoas envolvidas na cadeia, como gerentes,

vendedores, compradores e outros.

Para Martins (2006), os estoques devem funcionar como elemento regulador do

fluxo de materiais nas empresas, isto é, como a velocidade com que chegam à empresa

é diferente da velocidade com que saem, ou são consumidos, há a necessidade de certa

quantidade de materiais, que ora aumenta, ora diminui, amortecendo as variações.

No comportamento dinâmico do processo, existem as técnicas de previsão do

consumo que se classificam em grupos.

O primeiro grupo denomina-se como projeção, ou seja, é o grupo em que se

admite que as vendas no futuro possuam ligação direta com as vendas que acontecem

no passado.

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O segundo grupo, chamado de explicação, procura explicar as vendas do

passado mediante leis que relacionem as mesmas com outras variáveis, cuja evolução é

conhecida ou previsível. São aplicações de técnicas de regressão e correlação.

O terceiro e último grupo, é o grupo de predileção, ou seja, mediante apoio de

funcionários e conhecedores de fatores influentes nas vendas e no mercado, é

estabelecido evolução das vendas futuras.

Existem ainda diversos fatores que podem alterar o comportamento do consumo

e influenciar na previsão para os estoques, tais como: influências políticas, influências

conjunturais, influências sazonais, alterações no comportamento dos clientes, inovações

técnicas, preços competitivos dos concorrentes e outros fatores que sofrem variações de

acordo com o seguimento de mercado da empresa.

2.5 Tempo de Reposição

Segundo Dias (1993), umas das informações básicas de que se necessita para.

Calcular o estoque mínimo e o tempo de reposição, isto é, o tempo gasto desde.

A verificação de que o estoque precisa ser reposto ate a chegada efetiva do

material no almoxarifado das empresa. Este tempo pode ser desmembrado em três

partes:

a) Emissão do pedido: tempo que leva desde a emissão do pedido de compra até

chegar ao fornecedor;

b) Preparação do pedido: tempo que leva o fornecedor para fabricar os produtos até

deixá-los em condições de serem transportados;

c) Transporte: tempo que leva da saída do fornecedor até o recebimento dos materiais

pela empresa.

Em relação a sua importância, o tempo de reposição deve ser determinado do

modo mais realista possível, pois as variações podem alterar toda a estrutura dos

sistemas de estoques.

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2.6 Custo ou Mercado, dos Dois o Menor

O Custo é a base da avaliação dos estoques, assim sendo, as matérias-primas e

as mercadorias para revenda serão avaliadas ao custo de aquisição e os produtos

acabados e em elaboração ao custo de produção.

Porém quando houver a perda de utilidade ou a redução no preço de venda ou

reposição de um item que reduza o seu valor de mercado, abaixo d custo, deve-se

ajustar ao valor de mercado mediante constituição de provisão, mantendo-se controles

de estoques ao valor original de custo.

O método do custo ou mercado, dos dois o menores, tem como finalidade,

eliminar dos estoques a parcela dos custos que provavelmente não é recuperável. A

aplicação desse critério deve ser na avaliação dos inventários de final de cada ano, no

sentido de que as perdas resultantes de estragos, deterioração, obsoletismo, redução do

exercício em que tais perdas ocorrem e não no exercício em que a mercadoria é

vendida, resposta ou transformada em sucata.

2.7 Identificação Específica ou Preço Específico

Por este método é identificado o custo incorrido individualmente de cada unidade.

É usado somente quando é possível fazer a determinação do preço específico de cada

unidade em estoque, mediante identificação física. Ele é utilizado principalmente em

empresas que trabalham sob o regime de encomenda.

A maioria dos casos é economicamente inviável o emprego desse método.

Exemplo: Consideramos um Estoque inicial, dez automóveis adquiridos por $

11.000 a unidade, e logo depois são vendidos três, por $ 15.000 cada, porém sabendo-

se que dois pertencem ao lote inicial e ou outro foi adquirido no período. Daremos neste

caso baixa, como Custo de Mercadorias Vendidas, do valor específico da compra de

cada um $ 11.000e $ 13.000.

Conforme figura abaixo, será desta forma que ficará no registro de estoque:

24

2.7.1 NIFO “In , First Out” ou avaliação a custo de reposição

Próximo que entrar, primeiro a sair): não admitimos pela legislação tributária, por

razões semelhantes às do critérios UEPS, e muito pouco utilizado pela contabilidade

geral, por contrariar, o princípio do custo histórico como base de valor. É entretanto,

muito útil para a contabilidade gerencial.

2.7.2 UEPS ou LIFO “Last-First-Out”

Nesse método, as quantidades que ficam em estoques são valorizadas pelos

primeiros custos unitários e as que saem são valorizadas pelos últimos custos unitários.

2.7.3 PEPS ou FIFO “First-In-First-Out”

Por esse método as quantidades que ficam em estoques são valorizadas pelos

últimos custos unitários e as que saem, são valorizadas pelos primeiros custos unitários.

Portanto por esse método, daremos baixa no custo da seguintes forma: o primeiro

que entra é o primeiro que sai. Assim à medida que ocorrerem as vendas, vamos dando

baixa a partir das primeiras compras, o que equivaleria ao raciocínio de que as primeiras

unidades compradas seriam as primeiras a serem vendidas.

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CAPÍTULO III

3.0 Procedimento de Auditoria

“Procedimento de Auditoria são os conjuntos de técnicas que

permitem ao auditor evidências ou provas suficientes e

adequadas para fundamentar sua opinião sobre as

Demonstrações Contábeis auditadas, e abrangem testes de

observância e testes substantivos.” (Resolução CFC nº 700/91)

(CFC, 1991 P.58)

Os testes de observância, objetivam à obtenção de uma margem de segurança

de que estão em pleno funcionamento os procedimentos de controle interno adotados

pela administração da empresa auditada. Já os testes substantivos, objetivam à

obtenção de evidência quanto à suficiência, precisão e validade das informações

geradas pelo sistema de contabilidades da entidade, dividindo-se em duas partes:

Testes de transformações e saldos e Procedimentos de revisão analítica.

3.1 Procedimento de Auditoria dos Estoques

• O procedimento inicial a ser executado pelo auditor, é o confronto entre o saldo

apresentado no Balanço e o saldo declarado no Livro de Registro de Inventário.

As diferenças a maior verificadas na contabilidade caracteriza a supervaliação

dos estoques, podendo o auditor acusar a empresa de omissão de receitas.

• A comprovação física dos estoques também é indispensável. A verificação pode

ser realizada através de testes estatísticos, mas, é recomendável que se esteja

atento à medida ou extensão.

A verificação deve ser o mais rigoroso possível, examinando os detalhes de cada

material, pois normalmente existem muitos de grande semelhança.

Quando houver dificuldades para contagem ou medição do material, como cercais

em silos, combustíveis em tonéis, pequenas peças em grande quantidades, etc., o

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auditor deve também apelar para o sentido prático, usando de cubagens, etc., a fim de

facilitar o trabalho e não torná-lo demasiadamente lento quanto a verificação. Deve ser

procedida a avaliação do controle interno dos estoques, antecedendo a verificação do

inventário de modo a ter-se consciência sobre os limites de alcance dos estoques em

sua evidenciação e exatidão.

Quando os levantamentos físicos de estoques são feitos fora da data do

inventário que serve de base para o balanço, são necessárias “reconciliações”, que

visam alcançar o saldo de balanço, como por exemplo:

O saldo encontrado indica que na data do encerramento do balanço, o saldo

deveria ser de 90 unidades. Tal saldo teve o auditor conferi-lo com aquele registrado no

livro de inventário , e que serviu de base para o balanço.

• O auditor deve proceder obrigatoriamente, ao exame da avaliação dos estoques,

pois está correlacionado à comprovação física, analisando os procedimentos da

formação dos custos bem como os critérios de avaliação dos estoques.

Quando a fixação do valor exigir o conhecimento do preço de mercado ou de

reposição, necessário se faz certificar-se das fontes fornecedoras de dados sobre a

realidade dos números como também se o critério adotado respeitou o critério do

custo ou mercado, dos dois o menor.

• A veracidade da expressão contábil dos estoques deve ser verificada através do

mais amplo exame dos registros, da realidade física, da exatidão aritmética e do

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valor, em consonância com a legislação fiscal e os princípios fundamentais de

contabilidade.

O objetivo é que o auditor certifique-se de que a cifra constante do Balanço, bem

como as apropriações aos custos dos bens de venda que se converteram em

receitas, representam de forma adequada a posição e a circulação dos estoques.

A analise deve envolver o manuseio da documentação julgada necessária e

conveniente e relativa a entradas e saídas. O auditor deve apelar para todos os

meios técnicos auxiliares que lhe permitem garantir a realização do levantamento e

o exame documental.

A verificação de registros de estoques deve compreender :

- observação da autenticidade dos documentos da saída (requisição)

- confronto com as notas de entradas e saídas a fim de constatar se as quantidades

lançadas estão corretas.

- verificação aritmética para comprovar se o saldo está corretamente calculado, e a

verificação dos transportes de saldos.

• A abrangência das provas é um critério pessoal do auditor, assim como o método de

amostragem, mas, será sempre conveniente que se atribua maior atenção aos bens

de maior valor e de maior volume de giro.

• Quando houver a impossibilidade de verificação dos estoques em armazenagens

gerais ou consignados a terceiros ou de pouca relevância, bem como aqueles

gravados por ônus, o auditor pode recorrer a circularizações de correspondências,

onde se solicitam dados analíticos sobre as mercadorias, tais como: quantidade,

qualidade, especificação completa, codificação, tipo de embalagem, obsoletos,

danificados ou incompletos; ou a solicitações de depósitos ou ônus, solicitando

sejam assinados por elementos credenciados dos informantes.

• O auditor deve atentar para a avaliação dos itens dos estoques que por natureza

deve ter seus minimizados, como: resíduos, retalhos, refugos, obsoletos avariados e

semelhantes. Se a eles foram atribuídos valores equivalentes ou aproximados dos

demais itens do estoque.

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• É recomendável que exista uma correlação entre a auditoria dos estoques, e os

custos dos produtos vendidos ou mercadorias vendidas e as vendas, através de

integrado critério de exame.

• Devolução de venda – verificar pelas fichas de estoques, casos de devolução pelos

clientes, examinar se as devoluções se processaram com documentos fiscal e

devidamente lançadas nos livros de entrada de mercadorias; verificar no livro diário

e identificar lançamentos contábeis de devoluções. O objetivos é identificar a

regularidade das devoluções e se os lançamentos contábeis dessa operações não

escondem alguma situação irregular.

3.2 Levantamento Específico de Mercadorias

O levantamento especifico de mercadorias é um instrumento valioso, utilizado na

auditoria, que envolve não apenas as mercadorias existentes nos estoques mas também

o fluxo de entradas e saídas. Segundo LIMA, (1988, p.29) é “a formula que consiste no

acompanhamento físico da circulação de mercadorias, criteriosamente especificados, a

fim de que o fisco possa concluir pela regularidade ou não do lançamento tributário. ”

Para a aplicação deste procedimento, se faz necessário que o contribuinte

auditado, esteja obrigado a cumpri a obrigação acessória de emitir notas fiscais sempre

que promover saídas de mercadorias, a qualquer titulo. Para facilitar a comprovação

legal e o próprio levantamento, se faz necessário, também, que as mercadorias

adquiridas, não sofram alterações em suas especificações.

3.3 De Balanço a Balanço dentro de um Exercício Social

O passo inicial a ser dado pelo auditor, para proceder ao levantamento especifico

de Balanço a Balanço, será eleger as mercadorias que serão objetos do levantamento.

Nesta escolha deve ser levado em consideração os itens de valor mais expressivo e que

possua algum indício de irregularidade deve o auditor também, optar por um ou dois

itens de menor relevância, pois as vezes, na verificação dos itens de pouca relevância,

podem ser elucidados grandes somas de evasão de tributos, quando acumulados em

um ano, e são esses pequenos itens que muitas vezes a empresa escolhe para a pratica

do ilícito fiscal.

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A documentação a ser utilizada pelo auditor, será o Livro de Registro de

Inventário, onde constam arroladas as mercadorias existentes no estoque inicial e

estoque final; e todas as Notas Fiscais de entradas de mercadorias, bem como todas as

Notas Fiscais de Saídas.

Totalizadas todas as aquisições e todas as saídas, será armada a seguinte

equação:

Estoque Inicial + Entradas – (Saídas + Estoque Final) = 0

O resultado desta deverá ser igual a zero. Quando porém, resultado em um valor

superior a zero, indica que houve uma diferença para menos; que deve ser interpretada

como indicação de faltas de faturamento de mercadorias. Devendo o auditor proceder a

autuação para a cobrança do imposto devido. Quando, entretanto, resultar em um

número negativo, este por sua vez, indicará uma diferença para mais, ou seja, denuncia

aquisição de mercadorias sem o correspondente documento fiscal. Neste caso o auditor

não poderá acusar a empresa de possuir estoques a descoberto, pois a empresa não

dispõe mais daquele estoque, ou se o possuísse seria muito difícil identificá-lo entre as

demais mercadorias. Neste caso, a diferença para mais alcança o fato pretérito da

aquisição da mercadoria com receita de origem não comprovada, ou seja, venda sem

emissão de nota fiscal, “caixa dois”.

O preço a ser considerado para a determinação da base de cálculo do imposto a

ser cobrado referente a falta de faturamento, deverá ser o preço médio das vendas.

Já o preço a ser considerado no computo da base de cálculo do imposto a ser

cobrado referente a omissão de receitas, “caixa dois” utilizada para a aquisição das

mercadorias será o preço médio das aquisições.

O levantamento realizado pelo auditor deverá está respaldado em um

demonstrativo constando o número de totais as Notas Fiscais com as quantidades das

aquisições e das saídas, o preço unitário, e uma outra coluna evidenciando as

diferenças apuradas.

30

3.4 De Balanço Inicial a um Balanço apresentado no Inicio da

Fiscalização

A eficácia deste levantamento consiste no fato de que, quase sempre o

contribuinte é surpreendido pela fiscalização. O auditor ao notificar o contribuinte, elege

as mercadorias para proceder ao levantamento quantitativo, que deve ser acompanhado

pelo representante legal da empresa ou pessoa que ele comprovadamente designar.

Enquanto no levantamento de Balanço a Balanço, o auditor toma por base o

estoque inicial e final declarado através do livro de registro de inventário, no

levantamento realizado no exercício em curso, o contribuinte terá mais dificuldade para

proceder ao ajuste no estoque, através de compra ou venda desacompanhada de

documento fiscal, e a emissão de notas fiscais, quando houver estoque a descoberto.

Para inibir tal procedimento o auditor deve visar todos os talonários de Notas Fiscais em

uso, colocando a data e a hora do início da fiscalização.

3.5 Levantamento Especifico Envolvendo as Últimas Aquisições

O levantamento específico, pode alcançar grandes resultados, também, se feito

envolvendo apenas as últimas aquisições do ano ou do mês. O auditor deve analisar as

notas fiscais de entradas e verificar as maiores aquisições do final do período; últimos

quinze dias, por exemplo; e compará-la com as quantidades declaradas no livro registro

de inventário. Se estas apresentarem quantidades muito pequenas em relação às

aquisições, há indícios de irregularidades, devendo o auditor proceder ao levantamento

específico, administrando melhor assim o seu tempo.

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CONCLUSÃO

Através deste estudo podemos ter a conclusão da grande importância do que é a

Auditoria sobre o Estoque.

Onde uma empresa não sabendo administrar, não tendo o conhecimento de

procedimentos e técnicas, poderá causar grandes prejuízos no momento do resultado

final de um balanço.

Portanto, nos dias de hoje a finalidade de uma Auditoria sobre um Estoque é um

importante instrumento para as empresas industriais e comerciais na verificação da

exatidão dos processos de controle interno para estoques e compras.

Assim podemos observar através deste estudo que a tarefa do auditor, nos

estoques, é essencial, pois os mesmos constituem um ativo da empresa, significando

valor monetário no balanço, e ainda, financeiro, representando investimentos de capital.

Deve, portanto, o profissional de auditoria, nos trabalhos de verificação dos estoques,

cingirem-se de seriedade, competência e consciência de que está contribuindo para o

progresso de uma empresa ou até mesmo de uma nação.

Desta forma através deste estudo que teve como base o conhecimento de

procedimentos e técnicas no setor de estoque podemos verificar a importância do

auditor no setor de estoque.

Sendo assim a minha reposta para este trabalho é positiva, sim; é fundamental o

conhecimento de um profissional da auditoria no setor de estoque para a finalidade de

obter um resultado final positivo para uma empresa, onde terá o resultado para a

sobrevivência da mesma.

Assim finalizando este assunto é de grande importância e necessidade de um

Auditor para uma empresa, onde possa obter procedimentos e técnicas para o

conhecimento de um estoque.

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REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS

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Contabilidade das Sociedades por Ações. Revisada e Atualizada. São Paulo: Atlas,

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PEREZ JUNIOR, José Hernandez. Auditoria de Demonstrações Contábeis: Normas e

Procedimento. São Paulo: Atlas, 1995.

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