ERP

Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (SIGE ou SIG), em inglês Enterprise

Resource Planning (ERP), são sistemas de informação que integram todos os dados e

processos de uma organização em um único sistema. A integração pode ser vista sob a

perspectiva funcional (sistemas de: finanças, contabilidade, recursos humanos,

fabricação, marketing, vendas, compras etc) e sob a perspectiva sistêmica (sistema de

processamento de transações, sistemas de informações gerenciais, sistemas de apoio a

decisão etc).

Os ERPs em termos gerais, são uma plataforma de software desenvolvida para integrar

os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automação e

armazenamento de todas as informações de negócios.

No início da década de 70, a expansão econômica e a maior disseminação computacional

geraram os MRPs (Material Requirement Planning ou planejamento das requisições de

materiais), antecessores dos sistemas ERP. Eles surgiram já na forma

de conjuntos de sistemas, também chamados de pacotes, que conversavam entre si e

que possibilitavam o planejamento do uso dos insumos e a administração das mais

diversas etapas dos processos produtivos.

O MRP se transformou em MRP II (que significava Manufacturing Resource Planning ou

planejamento dos recursos de manufatura), que agora também controlava outras

atividades como mão-de-obra e maquinário (recursos fabris).

O próximo passo, já na década de 80, serviu tanto para agilizar os processos quanto para

estabelecer comunicação entre essas “ilhas” departamentais. Foram então agregados ao

ERP novos sistemas, também conhecidos como módulos do pacote de gestão. As áreas

contempladas seriam as de finanças, compras e vendas e recursos humanos, entre

outras, ou seja, setores com uma conotação administrativa e de apoio à produção

ingressaram na era da automação.

O QUE É ERP E QUAL A SUA UTILIDADE?

Em sua essência, ERP é um sistema de gestão empresarial. Imagine que você tenha

uma empresa que conta com vários sistemas, um para lidar com as contas a pagar, um

para gerar folhas de pagamento, um para controlar vendas, um para gerenciar impostos,

um para analisar metas e desempenho, entre outros. Em vez de existir um ou mais

softwares isolados para cada departamento da companhia, não seria melhor contar com

uma integração entre eles, de forma que todos fizessem parte de um sistema unificado? É

justamente isso que uma solução de ERP oferece.

Com um único sistema integrando todos os departamentos - ou pelo menos os setores

mais importantes -, a comunicação interna se torna mais fácil e menos custosa. O

departamento financeiro, por exemplo, pode saber rapidamente quanto dinheiro destinar à

quitação de impostos e quanto direcionar ao pagamento de funcionários, de acordo com

as informações que o setor de gestão de recursos humanos disponibilizar no sistema. O

chefe de um determinado departamento pode avaliar o desempenho de um funcionário e

discutir junto ao gerente de RH quanto a empresa pode lhe oferecer de aumento. O

departamento de marketing pode consultar o controle de vendas, perceber que um

determinado produto não está tendo a saída desejada e desenvolver uma nova estratégia

para reverter este quadro, ao mesmo tempo em que verifica se a verba disponibilizada é

suficiente para este trabalho ou se é necessário marcar uma reunião para solicitar mais

recursos.

Perceba, com estes exemplos, que há várias situações onde a integração de sistemas se

mostra vantajosa. Note que, com sistemas distintos, cada setor teria mais dificuldade para

se comunicar com o outro, resultando em maior consumo de tempo, mais gastos e até em

excessivos procedimentos burocráticos. Além disso, com um sistema de ERP, a empresa

passa a ter menos fornecedores de software, o que diminui custos com licenças, suporte

técnico, servidores, treinamento, entre outros.

Neste ponto, você já deve ter percebido o quão importantes sistemas de gestão podem

ser para as empresas: diminuem custos, tornam a comunicação mais eficiente, ajudam na

tomada de decisões, permitem uma apuração mais precisa do que está acontecendo na

companhia, enfim. Não é por menos que muitas empresas consideram este tipo de

software imprescindível às suas atividades.

IMPLEMENTAÇÃO DE SISTEMAS DE ERP

ERP não é o tipo de software que é comprado na prateleira de uma loja para depois ser

instalado em um computador e, em seguida, estar pronto para o uso. Acontece que cada

empresa, em face de suas atividades e de suas estratégias operacionais, possui

necessidades distintas das outras, portanto, sistemas de ERP só serão funcionais se ao

menos as características mais importantes da companhia forem levadas em conta.

Basta compreender que uma empresa que fabrica medicamentos, por exemplo, tem

necessidades bem diferentes de outra que trabalha no ramo de transportes. A primeira

precisa se preocupar com obtenção de matéria-prima, pagamento de licenças de

patentes, pesquisas em laboratórios, entre outros. A segunda, por sua vez, precisa se

preocupar com a idade da frota, com gastos de combustível, com pedágios e assim por

diante. Uma empresa também pode atuar em mais de um ramo de atividade ou exercer

suas operações em vários estados do país, de forma a ser obrigada a pagar impostos

diferentes em cada local, por exemplo. Enfim, como é possível perceber, cada companhia

precisa contar um sistema de gestão que se adapte a ela.

No intuito de controlar gastos, a empresa também precisa definir qual tipo de

licenciamento é mais adequado às suas operações: instalação do sistema em servidores

próprios, utilização do sistema em servidores terceirizados (geralmente, oferecidos pelo

provedor da solução), solução baseada em computação nas nuvens (cloud computing),

pagamento por usuário (ou por computador de acesso), uma mistura de uma ou mais

dessas modalidades, enfim.

As soluções baseadas em cloud computing costumam ter custo menor, pois a empresa

não precisa se preocupar com servidores, manutenção, atualização, entre outros. Além

disso, oferece acesso mais fácil para usuários que estão fora das dependências da

empresa - um vendedor que está em outra cidade visitando um cliente, por exemplo. Por

outro lado, podem gerar gastos maiores a longo prazo pois, em geral, seu tipo de

licenciamento exige pagamento periódico, como ocorre em uma assinatura de jornal,

comparando grossamente.

Repare que é importante à empresa analisar as soluções de ERP existentes no mercado

e as modalidades de licenciamento oferecidas para saber qual lhe atende melhor. Se a

empresa não tiver uma equipe de Tecnologia da Informação capaz de fazer esta análise,

pode valer a pena procurar um serviço de consultoria.

O tempo de implementação também é um parâmetro importante. Sistemas de ERP não

começam a funcionar da noite para o dia. Os provedores das soluções precisam de tempo

para adaptar o software às atividades da empresa, sem contar que necessitam considerar

a infraestrutura, os recursos de segurança, testes, treinamento de pessoal, integração

entre departamentos, migração a partir de sistemas legados, entre outros. Além disso, a

implementação geralmente ocorre por etapas, de forma que determinados módulos do

sistema sejam instalados somente depois de este processo já ter ocorrido com outros.

Portanto, a implementação de um ERP pode consumir vários meses.

MÓDULOS DE UM SISTEMA DE ERP

Conforme informado no início do texto, sistemas de ERP lidam com os vários

departamentos de uma empresa. No entanto, não precisam, necessariamente, cobrir cada

uma delas, pelo menos não ao mesmo tempo. Dependendo das expectativas da

companhia em relação ao ERP, é possível atender determinadas áreas em um primeiro

momento e as demais de maneira progressiva. Para isso, os provedores fazem o

fornecimento do sistema em módulos, que são divididos de acordo com suas

funcionalidades.

Como você já sabe, não há um sistema de ERP que, por si só, possa atender tudo o que

é empresa. É necessário customizar a solução de acordo com as atividades da

companhia. Por outro lado, há determinados processos que são bastantes comuns em

todas ou na maior partes das empresas, até mesmo por uma questão de legislação. Eis

algumas categorias de módulos que se encaixam nesse contexto:

Financeiro;

Contabilidade;

Recursos humanos;

Ativo fixo;

Processos;

Projetos;

Jurídico.

A partir daí, pode-se encontrar módulos mais específicos, adotados em menor escala e

apenas se estiverem em conformidade com as atividades da empresa, por exemplo:

Estoque;

Distribuição de produtos;

Frota;

Comércio exterior;

Gestão de conhecimento;

Controle de materiais;

Automação comercial;

Análise de riscos.

Perceba que nem toda empresa precisa gerenciar frota ou lidar com automação

comercial, por exemplo. A vantagem do esquema de módulos está justamente aí. A

companhia implementa somente aqueles que lhe são úteis e pode adicionar mais com o

tempo, motivada pela expansão dos negócios, pela atuação em um novo segmento do

mercado, entre outros.

Escolhendo uma solução de ERP

Você já deve ter percebido que um sistema de ERP é um investimento sério e que precisa

ser feito com cuidado. Mas, como escolher uma solução com tantas opções no mercado?

Só no Brasil, há várias empresas especializadas em ERP com grande aceitação,

como SAP, TOTVS, Microsoft Dynamics e Oracle. Como saber qual é a melhor escolha?

Será que considerar somente preço é suficiente? Não há fórmula certa que sirva para

todas as empresas, mas há várias dicas que podem ajudar na escolha mais adequada.

A primeira é entender exatamente quais as necessidades da companhia em relação ao

ERP para então definir o que é prioridade. Tal análise indica um caminho a seguir. Para

isso, pode ser necessário realizar reuniões com gerentes dos setores, com funcionários

que exercem funções mais críticas, enfim.

Depois disso, fica mais fácil analisar as soluções oferecidas por fornecedores de ERP.

Neste ponto, é necessário avaliar as propostas feitas por cada empresa para, em primeiro

lugar, identificar aquelas que melhor podem atender às necessidades identificadas. Neste

ponto, também é importante verificar quais desses provedores têm experiência no

fornecimento de software para o ramo de atuação da companhia.

Uma vez que o sistema de ERP precisa ser customizado para cada empresa, é

importante saber também quais as tecnologias que o fornecedor disponibiliza para suas

soluções. Com isso, é possível ter uma noção melhor dos custos com servidores,

atualização, treinamento, entre outros. Neste aspecto, também é possível analisar a

capacidade de integração e comunicação do sistema, a possibilidade de implementação

de módulos no futuro, os recursos de segurança, compatibilidade com plataformas

distintas (dispositivos móveis, por exemplo) e assim por diante.

Também é muito importante verificar quais as condições do suporte e manutenção

oferecidas pelos provedores. O software certamente vai precisar de atualizações ao longo

do tempo para correção de erros, melhorias em determinados procedimentos, adaptação

para novas necessidades (implementação de uma nova regra tributária, por exemplo),

ajustes de segurança, enfim. Sem contar que certas situações podem necessitar de

auxílio do fornecedor, por exemplo: um determinado usuário pode precisar de suporte

para ter acesso a uma relação de dados a ser submetida para uma auditoria externa.

Preço, é claro, também é um aspecto importante a ser considerado, mas é um erro aceitar

apenas a solução mais barata ou acreditar que a opção mais cara, justamente por estar

nesta condição, irá suprir todas as necessidades da empresa. Como informado

anteriormente, há várias formas de licenciamento, sendo imprescindível analisar com rigor

qual é mais adequada à empresa. Deve-se considerar também que há outros custos

atrelados, como um plano de suporte e manutenção (que pode ter renovação atual, por

exemplo), implementação, infraestrutura, enfim.

Há de se considerar também que muitas companhias que desenvolvem softwares de ERP

trabalham com empresas que atuam como intermediárias com os clientes, como se

fossem revendas. Entretanto, esses parceiros podem lidar não só com as vendas, mas

também com outros processos, como suporte e implementação, por exemplo. A divisão

Dynamics, da Microsoft, é uma das fornecedoras que exploram com sucesso esse

modelo.

Como dica final, pode ser uma boa ideia iniciar contato com companhias que já utilizam

soluções de fornecedores que apresentaram propostas à sua empresa. Esta iniciativa

pode ajudar a avaliar os aspectos de desempenho, suporte, manutenção, treinamento e

assim por diante. Mas é importante frisar que se um sistema de ERP deu certo em uma

determinada companhia, não significa que terá o mesmo êxito na empresa que você

representa, mesmo quando ambas atuam no mesmo ramo de atividade. Lembre-se de

que cada negócio é único e requer soluções customizadas.

Principais vantagens e desvantagens de sistemas de ERP

Você já sabe que sistemas de ERP podem representar uma diferencial significativo no

cotidiano das empresas. No entanto, é importante ter em mente que esse tipo de software

não resolverá todos os problemas da companhia e, muitas vezes, pode não oferecer os

resultados esperados para determinadas atividades. Além disso, podem trazer benefícios

por um lado, mas situações indesejáveis por outro. Por isso, é importante conhecer as

vantagens e desvantagens dos sistemas de ERP, não só para escolher a solução mais

adequada, mas também para conhecer os riscos atrelados à sua implementação.

Note que essa é uma análise que depende dos objetivos da companhia, portanto, muda

de empresa para empresa, mas via de regra podemos apontar como vantagens que os

sistemas de ERP podem:

Ajudar na comunicação interna;

Agilizar a execução de processos internos;

Diminuir a quantidade de processos internos;

Evitar erros humanos - em cálculos de tributos e pagamentos, por exemplo;

Ajudar na tomada de decisões;

Auxiliar na elaboração de estratégias operacionais;

Agilizar a obtenção de dados referentes a determinados cenários;

Diminuir o tempo de entrega do produto ou serviço ao cliente;

Ajudar a lidar com grandes volumes de informação;

Evitar trabalho duplicado;

Fazer com que a empresa se adapte melhor a mudanças no mercado e na

legislação.

Como possíveis desvantagens, podemos citar:

Alto custo com customização e implementação;

Implementação demorada - uma solução de ERP não fica pronta da noite para o

dia, como você já sabe;

Risco de prejuízo financeiro ou de desempenho com erros inesperados do sistema;

Possíveis problemas com suporte e manutenção caso o fornecedor do software

seja vendido ou encerre suas atividades;

Dependência, que pode dificultar as atividades da empresa quando o sistema fica,

por algum motivo, indisponível;

Adaptação e treinamento por parte de funcionários podem demorar mais tempo

que o esperado;

Resistência ao novo, em caso de implementações ou atualizações;

O sistema pode exigir mudanças em determinados aspectos da cultura interna da

empresa;

Pode-se perceber tardiamente que aquela solução não oferece a relação custo-

benefício esperada;

Ao longo do tempo, atualizações e acréscimos de módulos podem tornar o sistema

excessivamente complexo.

É claro que é possível aplicar esforços para garantir que as vantagens tomem forma e

que as desvantagens sejam amenizadas. Para isso, é necessário dedicação da equipe de

TI, comprometimento por parte de toda a estrutura gerencial, acompanhamento constante

das etapas de desenvolvimento e implementação, as já citadas escolhas de uma solução

e de um fornecedor adequados às necessidades da companhia, análise de possíveis

fatores internos e externos que podem influenciar no projeto, elaboração de uma boa

política de segurança e assim se segue. Em relação à análise para identificar possíveis

problemas, podemos tomar como exemplo o aspecto do treinamento: muitas vezes, é

necessário treinar funcionários não apenas para que eles saibam manusear o programa,

mas também para que consigam identificar o propósito daquilo, procedimento que ajuda a

evitar erros e omissões.

ROI - (Return on Investment - Retorno do investimento)

O ROI (Return on Investment) é uma maneira de a empresa determinar a relação entre o

valor aplicado em um investimento - em nosso caso, uma solução de ERP - e os ganhos

financeiros obtidos com este. Em outras palavras, é um meio de saber se a

implementação do sistema deu o resultado esperado. No entanto, essa é uma medição

subjetiva, uma vez que está baseada em estimativas. A empresa deve considerar uma

série de fatores para fazer a avaliação mais adequada. Uma delas é o tempo.

Como você já sabe, soluções de ERP levam meses para serem implementadas e,

acompanhados dos custos dessa fase, estão também as despesas inerentes à

manutenção, suporte, treinamento, entre outros. Portanto, esperar que o ROI aconteça

dentro de um intervalo de tempo curto muitas vezes é um equívoco, pois em muitos casos

os benefícios da utilização do sistema só aparecerão depois de um período considerável

de uso.

Para avaliar o ROI, a empresa precisa determinar todas as estimativas de custos do

sistema e, essencialmente, comparar essas informações com as economias que este já

proporciona. Por exemplo, o ERP fez com que o atendimento da empresa ficasse mais

ágil, atraindo mais clientes? A comunicação interna melhorou, tornando os processos

mais rápidos? O gerenciamento do estoque está mais preciso, evitando desperdícios ou

atrasos na produção por falta de itens? Os funcionários estão gastando menos tempo

para realizar determinadas tarefas, melhorando sua produtividade? E assim por diante.

Há vários meios para se calcular o ROI de um sistema de ERP. Se a empresa não tiver

uma equipe capacitada para fazer essa avaliação, pode contratar consultorias

especializadas para obter auxílio nesta tarefa.

quando o assunto é ERP, não raramente há a associação deste tema com outros tipos de

software para o segmento corporativo, entre eles, CRM (Customer Relationship

Management), BI (Business Intelligence) e SCM (Supply Chain Management). Todos

podem atuar em conjunto com o ERP, inclusive como módulos.

Tal como o ERP, estes sistemas existem porque podem ajudar a empresa a ser mais

competitiva: sistemas de CRM atuam nos processos de relacionamento com o cliente;

softwares de BI podem auxiliar na análise de dados e nas tomadas de decisões; soluções

de SCM ajudam no gerenciamento eficiente da cadeia de suprimentos.

Isso mostra o quanto este mercado é grande e promissor, principalmente se levarmos em

conta que o número de conexões banda larga à internet está aumentando e que há uma

oferta cada vez maior de serviços baseados em cloud computing, permitindo que

softwares de ERP cheguem a uma quantidade cada vez maior de empresas. Trata-se de

um cenário bom para todo mundo: para as companhias desenvolvedoras, pois gera

perspectivas de oportunidades de negócios; para os profissionais de TI, pois aumenta o

número de vagas no segmento; e para os clientes, pois um mercado concorrido resulta

em melhores produtos, aumentando as chances de a empresa encontrar uma solução

realmente adequada aos seus negócios.