Estudo dirigido Access

1_15 - AES - ASAE II - Estudo dirigido Access - Parte 1 1/24

FATEC-SP Maria Claudia Fabiani

LIÇÃO 1 - INICIANDO E CRIANDO UM NOVO BANCO DE DADOS

Todas as informações são armazenadas em um único arquivo de banco de dados (extensão accdb). Este arquivo é composto por vários tipos de objetos preparados para organizar, armazenar e recuperar informações. Segue, abaixo, um resumo dos objetos de um banco de dados.

1. Inicie o Microsoft Access e, na janela Introdução ao Microsoft Office Access, clique em Banco de Dados em Branco em Novo Banco de Dados em Branco.

2. No canto inferior direito da janela selecione a pasta Documentos e digite Hotel1 em Nome do arquivo Novo arquivo.

3. Clique sobre o botão Criar. O novo banco no formato Access 2007 é criado e já é aberta uma tabela vazia (Tabela1) no modo de exibição Folha de Dados.

Botão Office

Barra de Ferramentas de Acesso Rápido

Guias Faixa de Opções

Painel de navegação

4. Feche a janela da Tabela1.



LIÇÃO 2 - CRIANDO TABELAS

Para armazenar dados em uma tabela deve-se definir seu design, isto é, definir os campos e suas características. O design de uma tabela pode ser criado pelo usuário, pode ser baseada em modelos ou pode ser definida a partir de dados já digitados (o programa analisa o conteúdo e cria, automaticamente, o design).

1. Selecione a guia Criar e clique em Design da Tabela no grupo Tabelas.

2. Será aberta uma nova janela (guia) com uma tabela nova (Tabela1) no modo design.

3. No Modo Design da Tabela, clique na coluna Nome do campo da primeira linha vazia e digite

CodHospede, como nome do primeiro campo desta tabela.

CRIANDO NOMES PARA OS CAMPOS

Os nomes identificam um campo. Podem conter até 64 caracteres, escolhidos entre letras, números, espaços e caracteres especiais. Não podem ser utilizados os seguintes caracteres: ponto (.), exclamação (!), acento grave (`), colchetes ([ ]) e caracteres de controle (valores ASCII variando de 0 a 31). Nunca inicie o nome com um espaço em branco. Evite nomes muito longos e a utilização de espaços ou de caracteres acentuados.



4. Clique em Tipo de dados para definir o tipo de informação que este campo irá armazenar. Para escolher, clique sobre o botão u, localizado à direita coluna Tipo de dados e, em seguida, selecione o tipo desejado. Você pode escolher um tipo, teclando a primeira letra do nome do tipo de campo. Selecione Numeração automática para este primeiro campo.

Texto

Utilizado para armazenar informações alfanuméricas (letras e números). Deve ser escolhido para armazenar números que não sofrerão nenhum tipo de cálculo como, por exemplo, número de telefone ou CEP. Este campo permite inclusão de até 255 caracteres. O programa não armazena espaços digitados para posições não utilizadas.

Memorando Igual ao anterior, permite armazenar textos longos (mais de 255 caracteres) como descrições ou observações. Armazena até 65.536 caracteres.

Número Armazena valores que serão utilizados em cálculos matemáticos.

Data/Hora Use este campo para armazenar dados do tipo data e hora.

Unidade monetária

Armazena valores monetários e dados numéricos utilizados em cálculos envolvendo dados contendo de uma a quatro casas decimais (cálculo mais rápido, pois utiliza ponto fixo e não flutuante como os dados Simples e Duplo).

Numeração automática

Valor numérico exclusivo, preenchido automaticamente sempre que um registro é incluído na tabela. Este valor pode ser aleatório ou seqüencial (incremento de 1 unidade).

Sim/Não Este campo conterá apenas os valores Sim/Não, Verdadeiro/Falso ou Ativado/Desativado.

Objeto OLE

Um objeto (como uma planilha do Microsoft Excel, um documento do Microsoft Word, gráficos, sons ou outros dados binários) vinculado ou incorporado a uma tabela do Microsoft Access.

Hiperlink

Armazena um texto ou uma combinação de texto e números armazenados como texto e utilizados como um endereço de hiperlink (caminho para um destino como um objeto, documento ou página da Web). Um endereço de hiperlink pode ser uma URL (endereço para um site de Internet ou intranet) ou um endereço para um arquivo em uma rede local.

Anexo

Podemos anexar imagens, arquivos de planilha, documentos, gráficos e outros tipos de arquivo compatíveis aos registros do banco de dados, da mesma maneira que anexaria arquivos a um email. Os campos Anexo proporcionam maior flexibilidade que os campos Objeto OLE e usam o espaço de armazenamento de maneira mais eficiente, pois não criam uma imagem bitmap do arquivo original.

Assistente de pesquisa

Inicia um assistente e definirá uma caixa de combinação, permitindo que o conteúdo deste campo seja escolhido a partir de uma lista de valores ou dos dados de outra tabela.



5. Clique na coluna Descrição e digite uma frase que descreva quais informações serão armazenadas neste campo. Este conteúdo aparecerá na barra de status (parte inferior da tela) quando o campo estiver selecionado. Sua utilização é opcional. Neste exercício, digite Número do hóspede, como descrição do campo CodHospede.

6. Inclua os demais campos no design desta tabela.

7. Clique sobre o retângulo cinza (seletor de campo) localizado à esquerda da linha CodHospede para

selecionar este campo.

8. Clique em Chave Primária no grupo Ferramentas da guia Design em Ferramentas de Tabela para

que este campo seja a chave primária desta tabela.

A chave primária é um campo ou um conjunto de campos que identifica, de forma exclusiva, cada registro da tabela e será utilizada para relacionar as tabelas de um banco de dados. Caso o usuário não escolha nenhum campo para ser chave primária, quando a estrutura da tabela for gravada pela primeira vez, o programa emitirá uma mensagem perguntando se pode escolher a chave primária. Caso escolha Sim, o Access procura um campo do tipo numeração automática para assumir esta função. Caso não exista nenhum campo deste tipo, um novo será adicionado à estrutura. Quando escolher Não, a estrutura será criada sem chave primária.



9. Clique em Salvar na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido para gravar a estrutura (design)

desta tabela.

10. Digite Hospedes, em Nome da tabela.

11. Feche a janela (guia) da tabela.



LIÇÃO 3 - TABELA - MODO FOLHA DE DADOS X MODO DESIGN

As tabelas podem ser exibidas no modo design ou no modo folha de dados. O modo design mostra a estrutura da tabela, isto é, os seus campos. No modo folha de dados temos a exibição do conteúdo dos campos, isto é, dos registros.

1. No Painel de Navegação dê um clique duplo para sobre a tabela Hospedes para abri-la no modo Folha de Dados.

2. Clique em Modo de Exibição no grupo Modos de Exibição da guia Início.



3. A tabela será exibida no modo Design.

4. Clique novamente em Modo de Exibição no grupo Modos de Exibição da guia Desing para voltar ao

modo Folha de dados.

5. Feche esta janela.



6. Para abrir a tabela no modo Design a partir do painel de navegação clique com o botão direito do mouse sobre seu nome e escolha Modo Design.

LIÇÃO 4 - MODIFICANDO A ESTRUTURA DE UMA TABELA

1. Exiba a tabela Hospedes no Modo Design.

2. Altere o nome do campo ValorDiaria para Valor.

3. Altere para Número o Tipo de dados do campo Pernoite.



4. Inclua um novo campo chamado Tipo, no final da tabela. Escolha, para este campo, o tipo de dados Assistente de pesquisa.

5. Na primeira etapa do assistente, escolha Eu digitarei os valores que eu desejo. Clique em Avançar.

6. Na segunda etapa, digite 1, em Número de colunas e inclua a lista abaixo.

7. Clique em Avançar.



8. Digite Tipo, em Que rótulo você deseja para coluna de pesquisa. Deixe a opção Permitir Vários Valores desativada e clique em Concluir.

9. Digite Tipo de quarto na descrição deste campo.

10. Selecione o campo Email e tecle DEL para excluí-lo da tabela (como a tabela está vazia não será

solicitada nenhuma confirmação desta exclusão).

11. Selecione este campo e arraste-o até posicioná-lo após o campo Telefone.

12. Salve as modificações e exiba a tabela no modo Folha de dados.

Obs.: Algumas alterações no design de uma tabela com dados só ocorrerão após a confirmação, já que algumas informações poderão ser perdidas.



LIÇÃO 5 - TRABALHANDO COM TABELA NO MODO FOLHA DE DADOS

• Inserindo novos registros

Para inserir dados em uma tabela basta localizar a última linha identificada pelo sinal * e digitar o conteúdo dos campos. Quando a tabela já possui vários registros, clique sobre o botão Novo registro

(em branco) localizado junto aos botões de navegação na borda inferior da janela ou selecione a guia Início e clique em Novo no grupo Registros. O programa adiciona o novo registro no final da tabela. Digite os dados e pressione <TAB> para pular para o próximo campo. Após o preenchimento do último campo, pressione <TAB> para criar um novo registro. O registro é gravado sempre que outro é selecionado. Enquanto os dados estão sendo inseridos ou modificados, um símbolo, com um desenho de um “lápis”, aparece no seletor de registros (retângulo cinza localizado à esquerda do registro). Para cancelar uma inclusão, pressione repetidas vezes, a tecla <ESC> até o símbolo de lápis desaparecer do seletor. O seletor de registros pode apresentar uma série de símbolos que indicam uma série de

situações diferentes: (*) – indica novo registro, (8) – registro atual, (lápis) – registro em edição.

1. Abra a tabela Hospedes no modo Folha de Dados, insira um Novo Registro inclua seus dados.

Nome Telefone TipoQuarto Pernoite Valor DiaEntrada HoraEntrada CartaoCredito Foto

Fernanda 4444-4444 Cobertura 4 600 21/8/2011 15:40 Sim Cobertura

Obs.: Para incluir o conteúdo de uma campo do tipo Anexo basta dar um clique duplo na respectiva coluna e clicar no botão Adicionar. Inclua, desta forma, a figura Cobertura para o campo Foto deste registro.

2. Clique na linha identificada pelo símbolo *. Inclua o registro abaixo.

Nome Telefone TipoQuarto Pernoite Valor

Pedro 5555-5555 Simples 3 300

• Modificando dados

1. Posicione-se no registro 1 da tabela Hospedes.

2. Altere para João o nome deste hóspede, mas NÃO SAIA DO REGISTRO.

3. Caso a figura do lápis ainda esteja sendo exibida no seletor de registros, localizado à esquerda da linha,

pressione a tecla ESC para cancelar esta alteração.



4. Vá para o próximo registro.

5. SEM SAIR DO REGISTRO, altere o nome e o telefone deste hóspede.

6. Pressione ESC para cancelar a última alteração (telefone) e, mais outra vez, para cancelar todas as

modificações.

7. Posicione-se novamente no primeiro registro.

8. Digite 9876-5432 no campo Telefone.

9. Pressione a tecla de seta �� para salvar esta alteração e ir para o próximo registro.

• Excluindo registros

1. Selecione o registro 2 e tecle DEL.

2. Confirme a exclusão deste registro.



LIÇÃO 6 - DEFININDO AS PROPRIEDADES DOS CAMPOS

As propriedades são utilizadas para caracterizar um determinado campo, personalizando o armazenamento e a exibição dos dados. As propriedades dependem do tipo do campo.

• Tamanho do campo

Disponível apenas para campos texto, número ou numeração automática. Limita a quantidade máxima de caracteres, que poderão ser inseridos no campo texto ou o tipo/intervalo de valores, armazenados em um campo numérico. O tamanho máximo de um campo texto é de 255 caracteres. Para números, o tamanho inteiro longo será utilizado como padrão.

1. Abra a tabela Hospedes no Modo Design.

2. Selecione o campo Nome e altere o Tamanho do campo para 70. Esta alteração fará com que este campo armazene, no máximo, 70 caracteres.

3. Selecione o campo Tipo e observe o Tamanho do campo padrão (255). Esta definição fará com que

este campo armazene, no máximo, 255 caracteres.



4. Selecione o campo Pernoite e altere o Tamanho do campo para Byte. Esta alteração fará com que este campo armazene apenas números não fracionários de 0 a 255.

5. Salve as alterações.

• Propriedade Legenda

Nome mais descritivo para o campo, que aparecerá no cabeçalho de coluna, quando a tabela é exibida no modo folha de dados. Usado, também, nas consultas, formulário e relatórios. Se não for especificada uma legenda para um campo de tabela, o próprio nome do campo será usado em seu lugar.


2. Altere a propriedade Legenda do campo Valor para Diária. Esta palavra será exibida no lugar do nome do campo.

3. Altere a propriedade Legenda do campo DiaEntrada para Entrada. Esta palavra será exibida no lugar

do nome do campo.




• Propriedade Requerido

Especifica se um valor é necessário para o campo. Quando Sim torna o preenchimento do campo obrigatório, não aceitando a inserção do valor nulo.


2. Altere a propriedade Requerido do campo Nome para Sim. Esta modificação tornará o preenchimento deste campo obrigatório.


• Propriedade Valor Padrão

Valor que será inserido automaticamente, quando um novo registro for adicionado à tabela. É apenas, uma sugestão de preenchimento, que poderá ser alterada posteriormente. Esta propriedade não terá efeito nos dados já existentes.


2. Altere a propriedade Valor padrão do campo Valor para 200. Esta alteração fará com que este campo seja preenchido automaticamente pelo número 200 sempre que um novo registro for inserido na tabela.



3. Altere a propriedade Valor padrão do campo Tipo para simples. Esta alteração fará com que este campo seja preenchido automaticamente pelo trecho simples sempre que um novo registro for inserido na tabela.

4. Altere a propriedade Valor padrão do campo DiaEntrada para =data().Esta alteração fará com que

este campo seja preenchido automaticamente pela data atual sempre que um novo registro for inserido na tabela.


• Propriedades Regra de validação e Texto de validação

Regra de validação: expressão para validar uma entrada em um campo: não serão aceitos os dados digitados que estejam fora da regra definida. É constituída por um operador e um valor de comparação. Caso o operador seja omitido será assumido o igual (=). Não se pode usar outros campos para criar uma regra de validação.

Texto de validação: mensagem que será exibida quando o dado informado não está de acordo com a regra de validação estabelecida.




2. Altere a propriedade Regra de validação do campo DiaEntrada para >=1/1/2011. Esta alteração fará

com que neste campo sejam inseridas apenas datas a partir de 1/1/2011.

3. Altere a propriedade Texto de validação do campo DiaEntrada para Data inválida. Esta alteração

fará com a mensagem Data inválida seja exibida sempre que uma data anterior a 1/1/2011 seja digitada neste campo.

4. Altere a propriedade Regra de validação do campo Valor para entre 100 e 1000. Esta alteração fará

com que neste campo sejam inseridas apenas valores de 100 a 1000.



5. Altere a propriedade Texto de validação do campo Valor para Valor inválido. Esta alteração fará com

a mensagem Valor inválido seja exibida sempre que um valor menor que 100 ou maior que 1000 seja digitado neste campo.


• Propriedades Formato e Casas decimais

Formato: controla como os dados serão exibidos ou impressos. Não afeta a forma como são armazenados. O formato só será aplicado quando os dados forem “gravados”.

Casas decimais: define a quantidade de casas decimais que terá um campo numérico ou moeda (de 0 a 15 casas decimais). A quantidade padrão é determinada pela opção Automático. Esta propriedade só terá efeito quando o campo for caracterizado pela propriedade Formato. Os campos que estão no formato Geral apresentam o número de casas significativas.


2. Altere a propriedade Formato do campo DiaEntrada para Data abreviada. Esta alteração fará com

que a data digitada neste campo seja exibida no formato dd/mm/aaaa.

3. Altere a propriedade Formato do campo HoraEntrada para Hora abreviada. Esta alteração fará com

que o horário digitado neste campo seja exibido no formato hh:mm.



4. Observe as propriedades Formato e Casas decimais do campo Valor. Estes ajustes farão que os valores digitados neste campo sejam exibidos no formato monetário com duas casas decimais (Automático).

5. Altere a propriedade Formato do campo Nome para >. Esta alteração fará com que o conteúdo

digitado neste campo seja sempre exibido em letras maiúsculas.




• Propriedade Máscara de entrada

Ajuda na inclusão de dados formatados e é criada a partir de caracteres “códigos”. A máscara poderá ser definida com ou sem a ajuda de um assistente. Esta propriedade pode conter até três seções, separadas por ponto e vírgula (;). Na primeira seção especificamos a máscara propriamente dita. Na segunda seção, definimos se os caracteres de exibição literal devem ou não ser armazenados. Digite zero (0) para armazenar todos os caracteres, inclusive os literais. Digite um (1) ou deixe esta seção vazia para não armazenar os literais. A terceira seção devemos escolher o caractere que será exibido nas posições a serem preenchidas e definidas pela máscara. Qualquer caractere pode ser usado nesta seção e, normalmente, é utilizado o sublinhado (_). Para exibir uma seqüência vazia, use um espaço entre aspas (" "). Quando um campo possuir formato e máscara, o programa usará a máscara para a entrada e o formato para a exibição. Elas não poderão estar em conflito.


2. Selecione o campo DiaEntrada e clique no botão ... localizado no lado direito da linha da propriedade Máscara de entrada (caso seja solicitado, salve as alterações na tabela).



3. Escolha Data abreviada na caixa Assistente de máscara de entrada e clique em Concluir. A propriedade será preenchida pelo conteúdo 00/00/0000;0;_ (ou 99/99/0000;0;_).

4. Selecione o campo HoraEntrada e clique no botão ... localizado no lado direito da linha da propriedade

Máscara de entrada (caso seja solicitado, salve as alterações na tabela).

5. Escolha Hora abreviada na caixa Assistente de máscara de entrada e clique em concluir. A propriedade será preenchida pelo conteúdo 00:00;0;_.

6. Salve as alterações e feche a tabela.



LIÇÃO 7 - COMPACTANDO E FECHANDO O BANCO

1. Clique no Botão Office, aponte para Gerenciar e selecione Compactar e Reparar Banco de Dados.

2. O banco será compactado e reaberto. No Aviso de Segurança clique em Opções....

3. Escolha Habilitar este conteúdo.



4. Clique no Botão Office e clique no botão Opções do Access.

5. Selecione Banco de Dados Atual e ative a caixa Compactar ao Fechar em Opções do Aplicativo.

Desta forma, o banco sempre será compactado ao ser fechado.



6. Feche a janela e clique em OK.

7. Saia do Access para fechar o banco.

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