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FLUXOS DE COMUNICAÇÃO NA EMPRESA

A comunicação organizacional envolve a transferência de informações através de

hierarquia. Em muitos casos é informal e em outros assume carácter formal e escrito.

Esta é um processo através do qual a informação é transmitida numa organização e

também do qual surgem as relações entre os indivíduos que dela fazem parte. A

comunicação entre os diferentes elementos de uma organização faz com que a

informação circule e as relações sejam criadas.

Na comunicação formal a mensagem é enviada, transmitida e recebida através de um

padrão de autoridade determinado pela hierarquia da empresa, conhecido por “cadeia

de comando”.

Neste tipo de comunicação não se tem em conta os sentimentos e valores inerentes à

organização social através dos quais os indivíduos ou grupos são diferenciados e

integrados de maneira informal.

A direção do fluxo de comunicação pode movimentar-se de forma ascendente e

descendente, seguindo um padrão de hierarquia, ou pode mover-se em um mesmo

nível, ocorrendo entre pessoas que ocupam uma mesma posição na organização.

Existem três trajetos de comunicação formal:

Comunicação ascendente

Comunicação descendente

Comunicação horizontal e lateral

A comunicação ascendente ocorre quando a informação parte do subordinado para

o superior. É aquela que se processa das bases em direção aos níveis mais elevados

da hierarquia organizacional. Podem ser opiniões, críticas, elogios ou reclamacões dos

funcionários, pexpressada por meio de reunioes e conversações formais e informais

das lideranças com suas equips, por meio de caixas de sugestões ou pesquisa de

clima organizacional. Geralmente esse fluxo de informação/comunicação é mais eficaz

quando caconece de maneira mais informal e espontânea ( conversas em encontros

sociais, eventos, happy hoir, jogos ou competiçõe esportiva,s etc.) A comunicação

ascendente corresponde ao processo de feedback, ou seja, é o retorno do corpo

functional sobre o modelo de gestão, ações administrativas, políticas gerenciais e

planos organizacionais determinados pelo corpo diretivo da empresas.

Na comunicação ascendente a informação circula no sentido dos empregados, ou

seja, circula da base para o topo, quer individualmente ou em grupo. É um tipo de

comunicação que permite aos níveis hierárquicos inferiores intervirem na resolução de

problemas encontrados no seu trabalho, dando a conhecer as suas necessidades,

desejos, sentimentos, opiniões.

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O fluxo ascendente garante que as boas ideias, as queixas e outras questões

importantes vindas de baixo sejam devidamente consideradas quando se entra em

ação nos níveis competentes. Esta comunicação geralmente é menos adequado na

grande maioria das empresas em relação ás comunicações descendentes. Alguns

métodos têm sido utilizados para melhorar as comunicações ascendentes nas

empresas, tais como as reuniões grupo planeadas entre empregados, conversas

informais superiores entre outros.

Trajeto Ascendente de Comunicação numa Empresa

A comunicação descendente é o fluxo de comunicação que segue de superior para

subordinado.

São as mensagens ou informações que saem do topo decisório e descem até as

bases. É o tipo de comunicação vertical, insto é, de cima para baixo emu ma linha de

direção descendente. É a comunicação official ( falada, impressa ou eletrônica) que

transmite normas, procedimentos, atribuições, políticas, instruções, estratégias e

planos, objetivos e metas, práticas organizacionais, notícias institucionais, enfim, é a

comunicação que emana dos cargos diretivos e gerenciais, voltada para o corpo

funciona da empresa.

A comunicação descendente segue a linha de informação desde o topo hierárquico até

ao centro, ou seja permite aos superiores serem uma referência, exemplo no

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desenvolvimento da empresa. Este tipo de comunicação relaciona-se muitas vezes

com a orientação e o controle do desempenho, onde os superiores atribuem tarefas,

instruem e avaliam os subordinados. Esta interessa em particular à interpretação da

política dos diretores através dos vários departamentos, em relação aos executores

que desempenham as tarefas. Tem-se vindo a notar nesta última década um

crescimento na utilização da comunicação descendente que tem em objetivo dar

informação geral sobre cultura, o negócio e a estratégia da empresa. Este crescimento

nota-se mais nas empresas de grandes dimensões tem vindo a abrandar e em

contrapartida as empresas de pequenas dimensões têm adotado mais esta utilização

de comunicação.

Trajeto Descendente de Comunicação numa Empresa

A comunicação horizontal é a comunicação entre pessoas do mesmo nível

hierárquico. Ocorre entre colaboradores de um mesmo grupo, grupos do mesmo nível,

ou entre quaisquer pessoas de hierarquia equivalente dentro de uma organização.

Este tipo de comunicação é utilizado para coordenar problemas, troca de informações,

conselhos e feedback, e visa proporcionar um canal direto de comunicação para os

que, fora da cadeia de comando, consigam rápida coordenação e cooperação.

Este tipo de comunicação apresenta três funções principais: a coordenação do

trabalho; a partilha de informações; e a resolução de problemas interdepartamentais.

A comunicação entre as linhas de departamentos muitas vezes fornece dados para a

coordenação e resolução de problemas. O trajeto lateral refere-se à comunicação

entre diferentes níveis hierárquicos em diversos departamentos. O trajeto horizontal

refere-se à comunicação com pessoas de igual nível hierárquico, mas que trabalham

em outros departamentos.

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Colaboradores de cargos ou setores diferentes devem se utilizar da forma horizontal de comunicação para alinhar estratégias e forma de trabalho, especialmente quando mudanças em um departamento afetam outros. Desta maneira, a comunicação lateral contribui significativamente para o processo de comunicação integrada. Na comunicação lateral / diagonal, a informação flui entre um gestor funcional e os

empregados de outros grupos de trabalhos. Por exemplo, um diretor financeiro que

necessita de dados acerca dos clientes pode solicitar telefonicamente as informações

diretamente a um especialista de departamento comercial, em vez de fazê-lo através

do diretor desse departamento. O seu objetivo principal é facilitar o fluxo de

comunicação entre vários especialistas funcionais em diferentes níveis de gestão.

Este tipo de comunicação é a menos frequente do ponto de vista formal. O meio de

comunicação que tem permitido o desenvolvimento deste fluxo é o correio eletrónico.

Fluxos de comunicação nas organizações

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A comunicação lateral também pode ser informal e é inevitável. Ela acontece na forma de rumores que muitas vezes se espalham mais rapidamente do que comunicados formais e pode ser nociva se assumir normas irrelevantes ou houver problemas de coordenação entre os indivíduos.

Por isso os formadores de opinião, líderes e gestores devem ser bem informados pela

própria gestão, de modo a evitar a propagação de informações distorcidas.Caso

contrário, pode suprir apoio emocional e social do indivíduo através da compreensão

mútua dos pares. Este fluxo de informação também possibilita a organização das

pessoas em esforços cooperativos, além de satisfazer as necessidades de inclusão,

controle e afeição, que segundo Shutz, levam a criatividade duradoura.

Nas estruturas organizacionais mais burocráticas e hierárquicas pode-se identifcar

uma tedência para se manter a informação como propriedade secreta de grupos de

um mesmo nível functional. Essa situação cria as chamadas caixas-pretas da

organização. Ou seja, as informações que são controladas e manipuladas conforme o

interesse de determinados grupos de profissionais.

Trajeto Horizontal e Lateral de Comunicação numa Empresa

Uma organização que conheça a importância da comunicação interna, ou seja, que mantenha todos os níveis hierárquicos de colaborados bem informados, evita surpresas desagradáveis e rumores indesejados dentro e fora do ambiente de trabalho. Quando as informações primeiramente verticais são esclarecedoras e verídicas, a comunicação horizontal passa a acontecer naturalmente inofensiva, e até mesmo de maneira a auxiliar a integração de setores.

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A comunicação transversal – Nas organizações mais modernas ( descentralizadas e

flexiveis) onde a gestão é mais participativa e integrada, as pessoas interagem mais, o

que permite o fluxo de comunicações que se dá em todas as direções, sem a distinção

de nívies hierárquicos.

A comunicação circular . – Esse tipo de fluxo é mais presente nas empresas de porte

pequeno e extremamente informais, onde as informações circulam indistintamente

entre todos os níveis da sua estrutura functional.

Chiavenato (1987, pp.202) coloca que a comunicação é uma atividade administrativa

que tem como propósitos proporcionar informação e compreensão necessárias para

que as pessoas possam se conduzir nas suas tarefas, gerando assim cooperação,

motivação e satisfação no cargo. São esses propósitos que vão conduzir a um espírito

de equipe e melhor desempenho nas tarefas. Os subordinados devem receber dos

superiores esclarecimentos sobre as orientações tomadas e, por outro lado, os

superiores devem ser informados do que está acontecendo.

Para que sejam evitadas informações idiossincráticas e tendenciosas de pessoas de

diferentes subsistemas bem como para aumentar o nível de informação relevante, as

organizações devem criar estruturas formais de informação e pesquisa sobre sua

atuação.

As organizações, por sua vez, são dinâmicas e a estrutura de comunicação interna

que se praticava no passado – quando prevalecia o fluxo descendente – mostra-se

hoje ineficiente e ineficaz. Atualmente, um bom programa de comunicação interna

dever estruturado e fundamentado por meio de uma pesquisa de campo, que inclua

um diagnóstico, a partir de entrevistas pessoais e coletivas. Também se pode

desenvolver um plano de comunicação que leve em consideração a participação do

corpo funcional, através, por exemplo, da formação de comitês e núcleos de

comunicação, integrados por representantes de funcionários. Dessa maneira,

programas diferenciados poderão ser criados e desenvolvidos com a empatia e o

engajamento direto do público interno.