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trabalho explicativo sobre o funcionamento do sistema GED
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Gerenciamento Eletrônico de Documentos
INSTITUTO DE ENSINO SUPERIOR DO ESPÍRITO SANTOFACULDADE DO ESPÍRITO SANTO
CURSO DE ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS3º PERÍODO
Trabalho elaborado para obtenção da nota parcial,
na disciplina de Gestão de Sistema de Informação.
Componentes: Fábio Gonçalves,
Jhulliene Bergamin,Manoele Pinheiro,
Midian Martins, Priscila Araújo.
Professor Orientador: Valderedo Sedano Fontana
Cachoeiro de Itapemirim, ES
Sumário
� Introdução__________________________________________________________ 1
� O que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos___________________________2
� Vantagens e desvantagens do GED ______________________________________5
� As principais tecnologias relacionadas a GED______________________________10
� Diferença entre ECM e GED____________________________________________12
� Considerações Finais_________________________________________________14
� Bibliografia_________________________________________________________15
� Link do Formulário___________________________________________________18
Introdução
Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma
tecnologia que permitem aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura,
normalmente via navegador Web.
O GED foi criado com a intenção de controlar o universo informacional a partir de documentos
eletrônicos, auxilia na organização e posterior acesso às informações, o uso desse recurso vem
se tornando cada vez maior no mercado, e uma vez que possuem todas essas características,
ele vem ganhando uma importância vital no âmbito organizacional.
Como todas as novidades dos tempos atuais os GED também nos trazem vantagens e
desvantagens, porém, a possibilidade de aumento da produtividade e competitividade faz com
que as organizações queiram investir em seus sistemas.
Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de
Documentos (GED) é uma tecnologia que provê um meio de facilmente
gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações
existentes em documentos normalmente via navegador Web.
� O GED é um recurso que foi criado com a intenção de controlar o
universo informacional de uma organização a partir de documentos
eletrônicos. Um de seus objetivos é organizar os documentos de
forma que a consulta seja feita em rede, com alta velocidade e
precisão.
� Para funcionar é necessário uma base de dados para que o usuário
possa realizar a busca por nome de arquivo, índices, palavras-
chave ou palavras do conteúdo do documento, estando estas
disponibilizadas em um dispositivo de armazenamento. Como
resultado de uma eventual busca, o documento deverá ser
mostrado na tela de quem o solicitou através de um visualizador
básico que permitirá a edição de arquivos de diversos formatos.
Fonte: http://www.mknod.com.br/files/ged.png
� Facilidade de acesso;
� Organização de e-mails;
� Diminuição de papéis;
� Mais segurança;
� Facilidade de acesso
Arquivos com relatórios, fotos, e-mails, planilhas e outros documentos são acessados remotamente por vários usuários ao mesmo tempo.
� Organização de e-mails
A tecnologia possibilita criar uma espécie de armário virtual para guardar e gerenciar os e-mails que são trocados pelos funcionários.
� Diminuição de papéis
A digitalização de documentos reduz a papelada e os arquivos do escritório, liberando espaços para atividades produtivas.
� Mais segurança
As cópias eletrônicas podem ser compactadas e armazenadas em local seguro, protegendo as informações.
� Fonte: http://cra-rj.org.br/site/cra_rj/noticias/131211c.asp
� Auto custo de implementação;
� Adaptação dos usuários;
� Auto custo de manutenção;
� Já como um dos potenciais problemas, além do alto custo para a
sua implementação, temos a constante evolução das mídias de
armazenamento de dados e a conseqüente possibilidade de os
formatos que são utilizados atualmente ficarem obsoletos,
ocasionando uma possível perda de informações que podem ser de
grande importância para o funcionamento das organizações.
� Outro ponto a ser considerado é a dificuldade que pode ser
encontrada na adaptação dos usuários com essa nova tecnologia. É
importante que as organizações que adotem esse sistema possuam
profissionais qualificados para administrá-lo e resolver os
problemas do dia-a-dia pois, como ainda são poucos estes
profissionais, o processo de obtenção de informações que estão
armazenadas eletronicamente pode ser mais demorando do que
quando armazenadas em papel.
Para gerenciar toda esta gama de dados, são necessárias diversas tecnologias, sendo que as consideradas principais são:
� Document Imaging;� Document Management;� EDMS;� Image Enable;� ERM/COLD;� Forms Processing;� Workflow;
Fonte:http://www.iconenet.com.br/V5/ged/tecnologias_ged.htm
� ECM é a evolução do GED;
� GED é direcionado apenas à gestão de documentos, enquanto ECM engloba ferramentas de workflow / BPM / RM;
� ECM é o GED que se utiliza das potencialidades da Web;
� GED é voltado à gestão de documentos de departamentos, enquanto ECM trata a empresa como um todo;
� O ECM, na verdade, é uma resposta para o que fazer com tanta informação que circula tanto na vida das pessoas como no ambiente corporativo. A própria AIIM patrocinou um estudo, em 2001, o Worldwide Enterprise Applications Study, realizado pelo Gartner, prevendo que em 2004 as organizações manteriam 30 vezes mais dados do que em 1999. Com relação ao tamanho do mercado, o Meta Group, em outra pesquisa, afirmou que aumentará para 10 bilhões de dólares em 2004, considerando-se os mercados de gerenciamento de conteúdo web e o amplo universo do ECM.
� Segundo alguns especialistas, o ECM complementa o GED, pois ampliou o leque de tecnologias. Com elas, o ECM consegue abraçar toda a operação referente ao ciclo de vida de um dado, documento ou informação, desde sua captação até a sua preservação, porém, relacionando essas etapas aos processos de negócios do front ao back office.
Considerações Finais
O Sistema de Gerenciamento de Documentos veio pra facilitar a
função de organização da documentação das empresas, além de
ser uma forma de ganhar espaço físico nas organizações, uma vez
que de forma mais segura e eficiente a documentação pode ser
lançada no sistema. Como toda novidade além de suas vantagens,
traz também desafios e possíveis desvantagens o que vemos em
seu auto custo de implantação e em certa dificuldade para
adaptação dos funcionários no que diz respeito ao seu manuseio.
Mesmo com suas desvantagens, vale a pena sua implantação uma
vez que oferece uma rápida e fácil acessibilidade.
Referências Bibliográficas
Disponível em: Icone Content Management. On-line
< http://www.iconenet.com.br/V5/ged/tecnologias_ged.htm>
Acesso: 18/05/12.
Disponível em: Gomaq Soluções Inteligentes. On-line
<http://www.gomaq.com.br/blog/outsourcing/as-5-tecnologias-ligadas-ao-ged>
Acesso: 18/05/12
Referências Bibliográficas
Disponível em: MKNOD.On-line
< http://www.mknod.com.br/?q=node/152 >
Acesso:18/05/12
Disponível em: Blue Star Sul. Consultor Arthur Valim.
<http://www.impressaodeboletos.com.br/aplicabilidade.htm>
Acesso: 18/05/12
Referências Bibliográficas
Disponível em: ATSolutions.
< http://www.atsolutions.com.br/solucoes/ged.htm>
Acesso: 18/05/12
Disponível em: WEBDutos
<http://www.webdutos.com.br/docweb.html >
Acesso: 18/05/12
Link do Formulário
Para aprimorarmos nosso trabalho criamos um formulário através do qual teremos conhecimento de sua opinião:
https://docs.google.com/spreadsheet/viewform?formkey=dEhHc05iaFh3c3JudWJjaFBFdjFKc0E6MQ