Gestão das Instalações Desportivasfiles.aefv-ef.webnode.pt/200001247-88e4689dec/Documento de Apoio... · O aprovisionamento – Definição ... Materiais diversos Artigos variados

Agrupamento de Escolas de Figueiró dos Vinhos Curso Profissional de Técnico de Apoio à Gestão Desportiva

2013-2016 Gestão das Instalações Desportivas - Módulo 7

Gestão das Instalações Desportivas

Módulo 7 – Aquisição de materiais e equipamentos desportivos.

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1. Função do aprovisionamento

1.1. Âmbito da função de aprovisionamento

1.1.1. Noção e objetivos do aprovisionamento;

1.1.2. Atividades da função de aprovisionamento .

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Prof. José Luís Morgado



1.1.1. Noção e objetivos do aprovisionamento

O aprovisionamento – Definição

Conjunto de atividades que visam o abastecimento em tempo oportuno de todos os bens e serviços necessários ao funcionamento eficaz da empresa.

O aprovisionamento – Objetivos

O aprovisionamento poderá efetuar-se de diferentes formas. No entanto, todas elas seguem o mesmo objetivo, que consiste em situar, onde quer que se encontrem, os produtos que satisfaçam as necessidades da empresa.

Os objetivos do aprovisionamento serão assim definidos:

• O aprovisionamento visa situar os produtos necessários à produção ou venda;

• O aprovisionamento visa o abastecimento oportuno dos produtos para venda ou fabricação.

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1.1.2. Atividades da função de aprovisionamento • O abastecimento oportuno dos produtos deve ser realizado optimizando a relação qualidade/preço.

• Os produtos poderão assumir caracteristicas diversas, desde as matérias primas às embalgens de comercialização ou transporte.

• Os tipos de materiais existentes no armazém de um empresa dependem das necessidades da empresa, da atividade que desenvolve e dos objetivos que visa atingir no mercado.

• Os artigos em armazém poderão ser classificados segundo a natureza do seu consumo, ou seja, os artigos distinguem-se em categorias de acordo com o seu grau de utilização.

• Neste sentido, os materiais existentes em armazém classificam-se em: artigos de consumo corrente, artigos em trânsito, artigos estratégicos e materiais diversos.

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Categoria dos materiais em armazém Artigos de consumo

corrente Artigos que a empresa utiliza regular e continuamente, mesmo que seja de forma sazonal

Artigos em trânsito Artigos armazenados com vista à execução de trabalhos e que permanecem pouco tempo em armazém.

Artigos estratégicos Artigos que se encontram em armazém para fazer face a faltas (ruturas) de origem extraordinária.

Materiais diversos Artigos variados que se destinam à manutenção tanto do armazém como da empresa em geral: desde peças de máquinas a ferramentas de características diversas.

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Stock – definição Stock consiste no conjunto de materiais que se encontram no armazém da empresa e que permitem o seu normal funcionamento.

Tipos de Stocks

Stock de matérias primas O stock de matérias primas é sempre constituído de forma a garantir a fabricação regular e contínua.

Stock de mercadorias O stock de mercadorias é renovado constantemente de forma proporcional às vendas.

Stock de produtos acabados

O stock de produtos acabados é constituído para evitar faltas de produto em armazém ou para garantir a existência de produto para venda.

Stock de embalagens O stock de embalagens é constituído para garantir o acondicionamento do produto acabado e das mercadorias.

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Módulo 7 – Aula 54 Sumário – Aprovisionamento e stocks.

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• Identificados os bens que podem constituir-se em stock, é tempo de definir as atividades que fazem parte da definição de aprovisionamento e os objetivos que pretendem cumprir.

• Assim as atividades a que se dedica o aprovisionamento serão:

- a compra;

- a armazenagem;

- a gestão de stocks.

• Os objetivos serão:

- a organização das compras dos materiais nas melhores condições de qualidade e preço;

- a obtenção e manutenção das melhores condições de armazenagem;

- a garantia de uma boa gestão administrativa, económica e material dos stocks.

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Atividades do aprovisionamento

Comprar A compra dos materiais deve efetuar-se nas melhores condições de qualidade e de preço (boa relação qualidade/preço).

Armazenar A armazenagem dos materiais e a sua manutenção deve fazer-se de forma eficiente e eficaz.

Gerir os stocks A gestão dos stocks faz-se ao nível da gestão material, gestão administrativa e da gestão económica.

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Objetivos das Atividades de aprovisionamento

As atividades de aprovisionamento

visam

Organizar, de forma eficiente e eficaz, as compras de materiais em stock ou a incorporar na produção.

Conseguir as melhores condições físicas de armazenagem dos materiais em stock.

Assegurar uma boa gestão material administrativa e económica em stocks.

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Gestão de Stocks

Gestão material

Desenvolve tarefas de receção, conferência, arrumação e entrega dos materiais.

Gestão administrativa

Processa e analisa documentos relacionados com a localização e quantificação dos stocks.

Gestão económica

Determina as quantidades a adquirir e a sua gestão, de modo a evitar ruturas ou excessos de stocks em armazém.

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Vantagens dos stocks • Os stocks são uteis, na medida em que fazem face a situações imprevisíveis de falta de produtos em armazém, a chamada rutura de stocks que se pretende evitar. • Muitas vezes constituem-se stocks com o intuito de comprar a baixos preços para depois, em situação de alta de preços, os revender a preços mais elevados, conseguindo um valor acrescentado maior: é a chamada especulação. • Um stock permite, também, assegurar o consumo regular de um produto, apesar da sua produção ser irregular. • Comprando-se em grandes quantidades, também se beneficia de descontos. • A existência de stocks justifica-se face à irregularidade do consumo, ou seja, nem sempre se consome a mesma quantidade e, em situações de maior consumo, a empresa deverá estar preparada para o satisfazer. • O stock serve para fazer face às eventualidades das entregas. Os fornecedores de materiais nem sempre fazem as suas entregas atempadamente, logo, os stocks permitem a manutenção da situação por alguns dias. • Todos os stocks que se constituam e que ultrapassem os limites do razoável tornam-se inúteis e passam a ser considerados uma grande desvantagem para a empresa.

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Módulo 7 – Aula 55 e 56 Sumário – Aprovisionamento e stocks.

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Inconvenientes dos stocks

• Certos produtos não podem ser guardados em stock, pois apresentam alguma fragilidade, não permitindo a sua conservação durante muito tempo. • Outro inconveniente é o investimento de capital que se faz em muitos produtos e sobre os quais a empresa não vai ter retorno tão depressa como pretendido, pois enchem os armazéns e tornam-se um peso morto para a empresa. • O custo de constituição de um stock é bastante elevado e a empresa tem de o suportar. • A possibilidade de rutura que conduz a uma falha nas vendas ou na produção. As empresas arriscam-se a perder clientes ou a parar toda a sua linha de fabrico devido à falta de produtos ou de matérias primas.

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1.2. Gestão Material de Stocks

1.2.1. Armazém e Equipamentos;

1.2.2. Atividades da Gestão Material de Stocks.

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1.2.1. Armazém e equipamentos • Enquadrada na gestão material de stocks, a seleção do armazém, ou armazéns, e do equipamento do armazém reveste-se de grande importância para a empresa porque, além dos elevados custos que estes aspetos envolvem, deles depende o correto funcionamento do abastecimento da empresa, seja da fabricação ou do ponto de venda.

• A armazenagem eficiente consiste em:

-Tornar a receção dos materiais mais rápida e segura.

- Utilizar os equipamentos adequados à arrumação dos materiais.

- Racionalizar o espaço para os materiais existentes.

- Localizar rapidamente os produtos através de referências.

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Armazém A escolha do armazém deverá ter em conta aspetos essenciais como a sua localização e o seu tamanho.

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Armazém – Localização e Tamanho

Localização

A localização do armazém depende de diversos fatores: • Localização da empresa e dos utilizadores do armazém; • Preço; •Localização dos fornecedores; • Finalidades e características da empresa.

Ex: uma empresa industrial localizará o seu armazém perto da área de fabrico. Uma empresa comercial poderá afastar o seu armazém, mas dependerá de um a boa rede de distribuição dos seus produtos (transporte).

Tamanho

A área do armazém depende: • Das características físicas do produto; • Do espaço para a movimentação dos produtos; •Das atividades que se desenvolvem no armazém.

Ex: produtos congelados necessitam de espaços de frio adequados.

Ex: produtos de grande volume necessitam de mais espaço de movimentação.

Ex: se a empresa deseja juntar todo o aprovisionamento num só armazém, a sua área terá de ser maior.

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Normas de armazenamento de material desportivo

Na conceção do local de armazenamento, devem ser respeitadas as seguintes normas: - Dimensão adequada ao material; - Pé direito nunca inferior a 2,50 m; - Portão e acessibilidades adequadas ao tipo de materiais; - Localização no mesmo piso do recinto desportivo, evitando percursos longos; - Ventilação adequada, evitando humidades e alterações rápidas e profundas de temperatura; - Iluminação suficiente de acordo com as regras das modalidades; - Segurança; - Boas acessibilidades tanto para o exterior como para o interior da instalação.

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Equipamento • O equipamento de armazém visa determinados objetivos conjugados com as finalidades da empresa. Para tal, o equipamento deve:

- Aumentar a produtividade das operações;

- Melhorar o uso do espaço;

- Diminuir os custos;

- Otimizar a movimentação de pessoas e cargas.

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Seleção do Equipamento

• A escolha dos equipamentos deverá ter sempre em vista os requisitos enunciados de modo a rentabilizar a sua eficiência. • A seleção do equipamento a ser utilizado no armazém é condicionada por fatores diversificados que se relacionam com: - o tamanho do armazém; (ex: um pequeno armazém não pode suportar equipamentos de grande porte) -as características do produto a ser manuseado; (ex: o tipo de produto que se deseja manusear condiciona a utilização de determinados equipamentos). - a capacidade de movimentação do armazém; (ex: pouco espaço inviabiliza a utilização do empilhador). - a capacidade financeira da empresa; (ex: os custos do equipamento poderão limitar a sua compra) - desempenho que se pretende; - oferta do mercado e tecnologia. Prof. Paulo Santos



Tipos de Equipamentos

Equipamento administrativo

Deste equipamento fazem parte o mobiliário, os equipamentos informáticos e outros que se encontrem ligados ao tratamento administrativo dos stocks

Equipamento de arrumação Deste tipo de equipamentos destacam-se as prateleiras, fixas ou dinâmicas e os empilhadores.

Equipamento de movimentação Deste tipo de equipamentos destacam-se as plataformas móveis, os porta-paletes, elétricos ou manuais e os empilhadores.

Equipamento de logística

Este tipo de equipamento são mais atuais e servem para localizar e quantificar os produtos existentes em armazém. Ex: Emissores de rádio e de frequência, vulgarmente designados por PDA`s.

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1.2.2. Atividades da gestão material de stocks • A armazenagem dos produtos pressupõe uma série de atividades, como receber os bens, conferi-los e guardá-los para que possam ser entregues em locais próprios.

• O armazenamento é, pois, um serviço que comporta variados custos que a empresa terá de suportar em equipamentos, armazéns , pessoas e outros custos associados, aumentando o custo do bem à saída do armazém e, consequentemente, o seu preço de venda.

• As atividades da gestão de material pressupõe a atividade de pessoas qualificadas com formação específica e adequada para que essa gestão seja eficiente, eficaz e com alto nível de rentabilidade e produtividade, reduzindo os erros de processo.

• Neste sentido, aos responsáveis pelo armazém deverá proporcionar-se formação em várias áreas relacionadas com o aprovisionamento como a seguir se indica.

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Formação dos responsáveis pelo armazém

Classificação Classificar e tratar os produtos consoante a sua importância e características.

Distribuição Rentabilizar os espaços e volumes consoante as características dos produtos.

Técnicas de Armazenagem

Determinar a melhor armazenagem, conhecer os circuitos do armazém e controlar o seu funcionamento.

Manutenção Manter em condições de higiene e funcionalidade de todos os espaços do armazém.

Contabilidade das existências

Proceder ao inventário de existências e registo de entradas e saídas de produtos.

Reaprovisionamento Reabastecer o armazém de forma regular.

Documentação Conhecer os documentos e os circuitos documentais relacionados com a gestão material de stocks.

Tecnologia Utilizar as novas tecnologias, maximizando a rentabilidade dos equipamentos.

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Módulo 7 – Aula 57 Sumário – Áreas de gestão material de stocks. Sistema de arrumação

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Áreas da gestão material de stocks • A gestão material dos stocks engloba, em síntese, três áreas específicas: a receção e conferência, a arrumação e a entrega dos produtos necessários quer à fabricação quer ao ponto de venda.

Receção e conferência

Consiste na conferência dos materiais recebidos no armazém, com base em documentos do contrato de compra e venda (fatura ou guia de remessa).

Arrumação

Consiste na separação dos produtos recebidos, segundo a sua classificação, e na definição do espaço destinado à movimentação dos equipamentos: -Arrumação em áreas específicas; - Utilização de códigos; - Utilização de etiquetas.

Entrega Consiste em dinamizar as entregas no momento certo e em quantidades certas através do recurso a técnicas de gestão de stocks, apoiadas na tecnologia disponível.

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• A codificação e etiquetagem assumem grande importância na arrumação e entrega dos produtos, pois estes processos permitem a sua localização rápida e o registo da sua entrada ou saída do armazém ou ponto de venda.

• O código de barras constituído por um conjunto de barras negras impressas numa etiqueta ou postas no próprio produto simplificou as tarefas de conferência, arrumação e entrega com recurso à leitura óptica.

• Atualmente diz-se que o futuro das cadeias de abastecimento está no RFID (Radio Frequency Identification), a identificação por rádio frequência. No entanto, o código de barras persiste, em combinação com os novos sistemas de leitura óptica.

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Sistema de arrumação • O armazenamento eficiente depende, em larga medida, de um eficiente sistema de codificação, como anteriormente foi referido. Este sistema de codificação poderá ser utilizado através de tecnologia mais avançada, mas em geral, contempla os seguintes aspetos: arrumar os materiais através de um código específico, arrumar os materiais por zona de localização e arrumar os materiais por lotes.

Codificação

Cada material possui um código específico, colocado numa etiqueta para que possa ser identificado em quantidade e localização dentro do armazém.

Áreas Os materiais ou stocks são arrumados por áreas diferenciadas. Ex: área de natação, área de montanhismo entre outros.

Lotes Os stocks devem ser agrupados por lotes de fabrico ou de entrada em armazém, uma vez que os produtos que constituem um lote têm características idênticas.

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Módulo 7 – Aula 58 Sumário – Documentos da gestão material de stocks.

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Documentos da Gestão Material de Stocks • A gestão material de stocks desenvolve-se segundo as atividades e áreas já referidas, mas sempre suportadas por documentos específicos que disponibilizem informação a qualquer momento.

• Todas as tarefas estão simplificadas pela informatização dos processos e, muitas vezes, não existe materialização em papel das informações recolhidas. No entanto no nosso país, ainda existem muitas empresas que recorrem ao suporte de papel para recolha de informação de entradas e saídas de armazém, arrumação e entrega de produtos.

Receção Nota de encomenda; Guia de remessa; Fatura; Guia de entrada.

Arrumação Etiquetas; Fichas; Plano de armazenagem.

Entrega Guia de saída; Ficha de armazém; Ficha de stocks.

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Documentos da Gestão Material de Stocks (receção)



Documentos da Gestão Material de Stocks (entrega)

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Módulo 7 – Aula 68 Sumário – Gestão administrativa de stocks.

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1.3. Gestão Administrativa de Stocks

1.3.1. Organização e Registo de Stocks;

1.3.2. Organização das Compras de Stocks.

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1.3.1. Organização e Registo de Stocks • A gestão administrativa está estritamente ligada à gestão material de stocks, nas suas suas áreas fundamentais, a receção e a entrega particularmente.

• A organização dos stocks, como em qualquer área da empresa, assume um papel fundamental na procura de eficiência e eficácia de todos os processos desenvolvidos.

Registo de stocks em documentos adequados • Os documentos administrativos permitem a obtenção de informação exata e necessária em qualquer momento, desde que estejam devidamente atualizados e organizados.

• Os documentos relacionados com os stocks devem fornecer, assim, informação que permite à empresa conhecer: a quantidade de produtos existentes em stock, a identificação dos materiais existentes e a sua localização precisa, evitando perdas de tempo e de eficiência na sua procura.

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• Atualmente muitas empresas já informatizaram os seus processos de gestão de stocks, pelo que a informação é produzida eletronicamente sem o recurso a documentos em suporte de papel. No entanto muitas empresas ainda utilizam documentos em papel, como por exemplo: guia de entrada, guia de saída, ficha de gestão de stocks, ficha de armazém, requisição de materiais, fichas de fornecedores e os contratos celebrados com as entidades fornecedoras de produtos.

• Esses documentos permitem retirar as seguintes informações:

• Conhecer o stock existente em armazém;

• Evitar a rutura ou o excesso de produtos;

• Calcular o custo de um determinado produto à saída do armazém;

• Permitir uma leitura fácil e rápida de informação;

• Registar entradas e saídas de armazém.

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1.3.2. Organização das Compras de Stocks • As compras de materiais encerram um conjunto de tarefas que asseguram a aquisição de bens e serviços vitais ao funcionamento da empresa.

• A compra de materiais, sejam eles mercadorias, matérias primas ou outros, só poderá realizar-se após o percurso de uma série de fases desde a receção das requisições das áreas onde estes materiais são necessários até à negociação propriamente dita.

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Etapas de realização da compra de materiais 1ª ETAPA Identificação dos bens/serviços a adquirir.

2ª ETAPA Seleção de fornecedores.

3ª ETAPA Negociação e comunicação.

4ª ETAPA Realização da compra/adjudicação.

5ª ETAPA Envio da informação aos serviços de controlo

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Etapas de realização da compra – Tarefas a realizar 1ª Etapa - Identificação dos bens/serviços a adquirir.

Receção dos pedidos dos Serviços requisitores ou obtenção dos dados diretamente do computador que leva à definição dos produtos a adquirir.

2ª Etapa – Seleção dos fornecedores. Verificar se há contactos anteriores com fornecedores.

Estabelecer contactos com novos fornecedores, analisando as propostas e decidir as que podem interessar à empresa.

Apresentar as condições inseridas no caderno de encargos. Condições essas que são apresentadas aos fornecedores e que condicionarão a sua seleção e as negociações em termos de: preços, faturação, prazos de pagamento, condições de transporte, locais de entrega, características dos produtos e formas de resolução de conflitos.

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Etapas de realização da compra – Tarefas a realizar 3ª Etapa - Negociação.

Negociar com os fornecedores e comunicar à secção de contabilidade para disponibilização da verba necessária, dando cabimento à despesa a efetuar.

Elementos da negociação: Preços; Prazos de pagamento; Descontos; Modalidades de entrega; Colaboração comercial; Remuneração de serviços.

Partes em que se divide a negociação

Pré-Negociação Nesta parte, recolhem-se informações e estabelecem-se objetivos.

Encontro negocial Discutem-se as condições e chega-se a acordo.

Pós-negociação Transferem-se as condições acordadas para o departamento financeiro para se fechar o negócio.

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Etapas de realização da compra – Tarefas a realizar

4ª Etapa – Realização da compra/adjudicação. Realizar a compra com base num contrato que poderá ser: anual, mensal ou pontual.

A adjudicação é uma das últimas etapas do processo de aquisição e representa a garantia mútua por meio da celebração do contrato de compra firmado entre comprador e vendedor.

5ª Etapa – Envio de informação aos Serviços de Controlo. Informar o serviço de receção e controlo das mercadorias/materiais: - produto e quantidade.

Informar a secção de contabilidade: - Preço e condições de pagamento.

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Documentos a utilizar nas fases da compra

Etapas Documentação

Documento base

1ª Receção de pedidos Requisição ou pedido de materiais (doc.1)

2ª Fornecedores Propostas/Orçamentos (doc.2)

3ª Negociação e Comunicação Documento interno

4ª Efetivação da Compra Nota de encomenda (doc.3)

5ª Envio de Informação Documento interno

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Documento 1 – Requisição ou pedido de materiais

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Documento 2 – Ficha de Fornecedor

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Documento 3 – Nota de Encomenda

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