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UNIVERSIDADE FEDERAL DE MINAS GERAIS MANUAL DE AUDITORIA INTERNA

PROGRAMA DE TRABALHO DE

AUDITORIA

ÁREA

GESTÃO PATRIMONIAL

ASSUNTO

BENS IMÓVEIS

Nº

PTA - 29 OBJETO/ÓRGÃO/ENTIDADE AUDITADA

TIPO DE AUDITORIA

ATUALIZAÇÃO

08/07/2013 RESPONSÁVEL PELA AUDITORIA

ORDEM DE SERVIÇÕ Nº

INÍCIO / / TÉRMINO / /

I- OBJETIVOS

• Avaliar de forma objetiva a gestão do patrimônio imobiliário sob a responsabilidade da UFMG classificado como "Bens de Uso

Especial" de propriedade da União ou locado de terceiros. A avaliação deve contemplar, pelo menos, os seguintes aspectos da

gestão dos imóveis: (definir pelo menos dois critérios para o escopo dos trabalhos de auditoria)

a) Suficiência da estrutura de pessoal da UFMG para bem gerir os bens imóveis sob sua responsabilidade, da União,

próprios ou locado de terceiros;

b) Correção e completude dos registros dos imóveis no Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da

União - SPIUnet, quando de uso obrigatório pela UFMG, verificando a situação cadastral, física, conservação dos bens

imóveis e o controle da guarda dos documentos;

c) Avaliação da regularidade dos contratos e gastos de manutenção de bens imóveis da União, próprios e outros.

d) Avaliação da regularidade de contratos de cessão, permissão de uso (se for o caso)

II- ESCOPO (DEFINIR ESCOPO)

• Verificar por amostragem em torno de 20% do valor total dos bens imóveis pertencentes à UFMG, a situação cadastral, física,

contábil, conservação dos bens imóveis pertencentes à UFMG e de terceiros, bem como da estrutura dos controles internos;

• Verificar por amostragem em torno de 10 a 20% do valor total das contratações realizadas para manutenção de bens imóveis;

• Verificar por amostragem em torno de 10 a 20% do valor total dos contratos de cessão, permissão de uso do espaço físico.

III- LEGISLAÇÃO E DOCUMENTAÇÃO SUPORTE

• Decreto-Lei nº 9.760, de 05 de setembro de 1946

• Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964

• Decreto-Lei nº 178, de 16 de fevereiro de 1967

• Lei nº 5.972, de 11 de dezembro de 1973

• Lei nº 6.120, de 15 de outubro de 1974

• Lei nº 1.537, de 13 de abril de 1977

• Lei nº 8.245, de 18 de outubro de 1991

• Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993

• Lei nº 9.636, de 15 de maio de 1998

• Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002 - Código Civil

• Lei Complementar nº 101, de 04 de maio de 2000

• Decreto nº 99.672, de 06 de novembro de 1990

• Decreto nº 3.725, de 10 de janeiro de 2001

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• Portaria Conjunta nº 1.110, de 19 de novembro de 1991

• Portaria nº 206, de 08 de dezembro de 2000

• Portaria Interministerial nº 322, de 23 de agosto de 2001

• Portaria nº 241, de 20 de dezembro de 2009

• Instrução Normativa nº 12, de 26 de novembro de 1991

• Macrofunção Siafi nº 02.03.30 - Reavaliação, Redução a Valor Recuperável, Depreciação, Amortização e Exaustão

• Macrofunção Siafi nº 02.03.32 - Classificações Orçamentárias

• Macrofunção Siafi nº 02.03.34 - Bens de Infraestrutura

• Macrofunção Siafi nº 02.11.07 - Imóveis de Propriedade da União

• Macrofunção Siafi nº 02.11.09 - Baixa de Imóveis Alienados

• Orientação Normativa GEAPN nº 07, de 24 de dezembro de 2002 - Acesso ao SPIUnet

• Orientação Normativa GEADE nº 04, de 25 de fevereiro de 2003 - Avaliação Técnica de Bens Imóveis da União

• Orientação Normativa AGU nº 06, de 01 de abril de 2009

• Manuais de Contabilidade Pública STN

• Manual SPIUnet

• Relatório de Gestão UFMG - Gestão do Patrimônio Imobiliário

• Cartilha de Procedimentos CGU

• Apostila DW Compras

• Sítio eletrônico - Divisão de Material/DLO-UFMG

• Sítio eletrônico da Secretaria do Patrimônio da União - SPU

KOHAMA, Heilio. Contabilidade pública: teoria e prática. 9 ed. São Paulo. Atlas: 2003;

MOTA, Francisco Glauber Lima. Contabilidade aplicada ao setor público. Brasília. 2009;

MOTTA, Carlos Pinto Coelho. Eficácia nas licitações e contratos. 10 ed. rev. atual. e ampl. Del Rey: 2005

PIETRO, Maria Sylvia Zanella Di Pietro. Direito administrativo. 23 ed. São Paulo. Atlas: 2010

PISCITELLI, Roberto Bocaccio. Contabilidade pública: uma abordagem da administração financeira pública. 11 ed. rev. ampl.

atual. São Paulo. Atlas: 2010

SILVA, Lino Martins da. Contabilidade governamental. 8 ed. São Paulo. Atlas: 2009

IV- PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA DATA ELABORADO

POR

ITEM 1 ANÁLISES PRELIMINARES

1.1 Solicitar ao DLO, Divisão de Patrimônio, processo contendo o último

inventário de bens imóveis da UFMG.

1.2

Conforme orientação contida na "Cartilha de Procedimentos CGU" (pág. 11)

enviar ao e-mail cgumg@cgu.gov.br, solicitação das consultas (planilhas)

referentes ao item 1.2 do procedimento 040204.0008, informando que as

consultas devem ser geradas para os dois últimos exercícios e filtradas

exclusivamente para UFMG.

1.3 Verificar se todos os Bens de Uso Especial da União registrados no inventário

estão cadastrados no SPIUnet, com o auxílio da planilha relativa à base de Imóveis

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próprios de Uso Especial (uma das planilhas solicitadas no item 1.2).

1.4

Selecionar amostra representativa de imóveis, baseada em critérios de

materialidade e capacidade operacional da equipe de auditoria, quando a unidade

possuir quantidade de imóveis no inventário que, conforme avaliação da equipe,

não permita análise de todo o universo.

Observação: Recomenda-se utilizar a curva ABC conforme o seguinte parâmetro

20%, 30% e 50% conforme a materialidade. Assim, devem ser avaliados 20% dos

imóveis de maior materialidade.

1.5

Caso o auditor opte em não executar os itens 1.2 e 1.3 deverá consultar o

sistema SPIUnet e tabular os dados disponíveis em planilha de excel para

então selecionar a amostra.

1.6

Extrair do Siafi Gerencial consulta relativa aos bens imóveis registrados,

utilizando o roteiro descrito na "Cartilha de Procedimentos CGU" (págs. 11 e

12). O objetivo da consulta é verificar se a Unidade possui saldo de contas de

Imóveis de Uso Especial sem RIP, ou seja, não registrados no SPIUnet.

1.7

Dos bens selecionados no item 1.4 ou 1.5 solicitar o processo com as seguintes

documentações: RIP, o registro em cartório de imóveis, laudos de avaliação (se for

o caso) e outros documentos que identifiquem o imóvel e o registro no SIAFI.

1.8

Estudar a legislação aplicável e consultar material de apoio citado no tópico

III deste programa, verificando inclusive se está atualizado. Caso, o auditor

constate alguma alteração, deverá informar ao auditor responsável pela

atualização do programa/check list.

ITEM 2 APLICAÇÃO DO CHECK LIST

2.1

Abrir o Papel de Trabalho PA-29 Bens Imóveis e registrar o resultado dos exames

efetuados sobre os bens imóveis selecionados de acordo com o check list

padronizado.

ITEM 3 VERIFICAÇÃO DA SITUAÇÃO CADASTRAL, FÍSICA E CONTÁBIL DOS BENS IMÓVEIS

3.1

Ainda com base na amostra construída a partir da planilha relativa à base de

Imóveis próprios de Uso Especial (item 1.4 ou 1.5), verificar, na coluna “Data da

Validade da Avaliação do Imóvel de Uso Especial”, se existem imóveis com a data

da avaliação vencida.

Observação 1: a avaliação dos imóveis para fins cadastrais e contábeis é válida

pelo prazo de 2 anos, conforme Orientação Normativa GEADE-004/2003; e

segundo o manual do SIAFI (Macrofunção "020330"), as reavaliações devem ser

feitas utilizando-se o valor justo ou o valor de mercado na data de encerramento do

Balanço Patrimonial, pelo menos a cada 4 anos, para as contas ou grupos de

contas cujos valores de mercado não variarem significativamente em relação aos

valores anteriormente registrados.

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Observação 2: as avaliações ou reavaliações dos imóveis cadastrados devem ser

periodicamente realizadas/revisadas pelos Órgãos ou Entidades, a fim de que os

valores apurados estejam em consonância com o mercado imobiliário.

3.2

Verificar e analisar na área responsável, se há demonstrativos que evidenciem os

principais critérios adotados para reavaliações e valorizações/desvalorizações dos

imóveis sob responsabilidade da UFMG.

3.3

Ainda por meio da amostra selecionada (item 1.3), solicitar à área

responsável, demonstrativos que evidenciem as memórias de cálculos das

reavaliações e valorizações/desvalorizações dos imóveis sob

responsabilidade da UFMG indicados na amostra, quando for o caso.

3.4

Selecionar a planilha referente aos Imóveis de Uso Especial Não Registrados no

SPIUnet (solicitada no item 1.2.), o qual contém extração do SIAFI (exercício

anterior) referente ao saldo de contas de Imóveis de Uso Especial não Registrados

no SPIUnet.

3.5

Caso a planilha tenha sido enviada e contenha informações para a unidade

examinada, solicitar à área responsável, justificativa para o não registro dos

imóveis contidos na referida planilha no SPIUnet.

ITEM 4 VERIFICAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS

4.1

Enviar ao DLO, Divisão de Patrimônio, questionamentos relativos à estrutura dos

controles internos existentes para a gestão do patrimônio imobiliário da UFMG,

conforme roteiro descrito no papel de trabalho PA-23C - Avaliação dos Controles

Internos (Coso) - Bens Imóveis.

4.2 Agendar visita na Divisão de Patrimônio do DLO com intuito de confirmar a

validade das respostas encaminhadas do item 4.1.

ITEM 5 VERIFICAÇÃO DOS CONTRATOS DE MANUTENÇÃO DE BENS IMÓVEIS

5.1

Extrair relação de empenhos observando os filtros “Data” (coincidir com o período

de exame), “Modalidade de licitação”), “UG“, “Sub-elemento da Despesa”,

“Favorecido” e “Nota de Empenho”, utilizando-se para isso um dos seguintes

Sistemas, no que couber: Siga Brasil, Siafi Operacional ou Siafi Gerencial. Realizar

filtro na classificação de despesa: 33903916 - Manutenção e Conservação de Bens

Imóveis

5.2

Analisar os gastos realizados na classificação de despesa 33903916 - Manutenção

e Conservação de Bens Imóveis e selecionar amostra com base nos critérios de

criticidade e materialidade, em torno de 10 a 20% do valor total executado. Utilizar

também a base de dados extraída do DW SIASG para identificação analítica de

cada contrato (objeto, favorecido, Nota de Empenho, nº processo, etc), conforme

orientação contida na "Cartilha de Procedimentos CGU" (págs. 18 a 20) e/ou na

Apostila DW Compras .

5.3 Caso não seja possível acessar ao Sistema DW SIASG , com base nos empenhos

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selecionados, consultar no Siafi Operacional, comando >CONNE, o número dos

processos administrativos correspondentes.

5.4

Solicitar à Unidade auditada através de ofício (vide Ofício_SolicitaDocumento

disponível no diretório “P: AUD/Manual de Auditoria/Modelos Ofícios”):

Os processos de contratos de manutenção de bens imóveis selecionados para

a realização dos exames in loco ou para encaminhamento da documentação

ao órgão da Auditoria-Geral (Definir local de exame).

Os pagamentos efetuados (após prévia amostragem) relativos à aquisição de

bens e/ou prestação de serviços a partir das ordens bancárias emitidas no

período analisado, verificando o cumprimento da cláusula contratual de

pagamento no caso de prestação de serviços, situação no SICAF e ateste dos

documentos.

5.5

Abrir os Papéis de Trabalho relativos a Programas de Trabalho e Procedimentos

de Auditoria no que couber: PTA/PA-16 Licitações, PTA/PA-17 Pregão Presencial

e Eletrônico e PTA/PA20 Contratos. Registre o resultado dos exames efetuados

sobre os contratos selecionados de acordo com o check list padronizado.

ITEM 6 VERIFICAÇÃO DOS CONTRATOS DE ALUGUEL DE IMÓVEIS (TERCEIROS - LOCATÁRIA)

6.1

Solicitar à unidade auditada a relação de todos os contratos de cessão,

permissão e uso relativos aos aluguéis/arrendamentos recebidos no

exercício anterior, bem como o objeto, período de vigência e valor das

contratações.

6.2 Selecionar amostra com base nos critérios de criticidade e materialidade, em

torno de 10 a 20% do valor total das contratações.

6.3

Solicitar à Unidade auditada através de ofício (vide Ofício_SolicitaDocumento

disponível no diretório “P: AUD/Manual de Auditoria/Modelos”), os processos

selecionados para a realização dos exames in loco ou para encaminhamento da

documentação ao órgão da Auditoria-Geral (Definir local de exame).

6.4

Verificar nos processos selecionados:

a) se os contratos de aluguel dos imóveis (receita de imóveis) estão

vigentes;

b) se os recolhimentos dos contratos de aluguel dos imóveis (receita de

imóveis) estão sendo realizados, conforme prazo e valor estabelecidos

em seus respectivos contratos;

c) se foram efetuados os recolhimentos de multas e juros estabelecidos nos

contratos de aluguel de imóveis (receita de imóvel), quando for o caso;

d) se os recolhimentos das receitas com aluguéis de imóveis estão sendo

realizados mediante Guia de Recolhimento da União (GRU);

e) se existe reajuste dos contratos de aluguéis de imóveis (receita de

aluguéis), quando previsto no contrato ou edital de licitação;

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f) se o fiscal possui controle dos recolhimentos dos contratos de aluguéis

dos imóveis (receita de aluguéis). Solicitar documentação que comprove o

controle das receitas auferidas;

g) se os recolhimentos das receitas contratadas condizem com o registrado

no SIAFI.

6.5

Abrir o Papel de Trabalho PA-20 Contratos e registrar o resultado dos exames

efetuados sobre os processos selecionados de acordo com o check list

padronizado.

6.6

Realizar vistoria na unidade auditada visando identificar todos os estabelecimentos

contratados pela unidade auditada, de modo a garantir que só sejam ocupados por

pessoas autorizadas.

6.7

Analisar comparativamente os gastos realizados com a manutenção dos imóveis

próprios e da União com os gastos com a manutenção de imóveis locados de

terceiros, se for o caso.

6.8

Verificar se há segregação contábil analítica para a distinção dos registros relativos

á despesas com: locação de imóveis para uso servidores; locação de imóveis para

uso do órgão, unidade ou subunidade, manutenção dos imóveis próprios e da

União; manutenção do imóveis locados de terceiros privados ou de outras esferas

públicas e manutenção dos imóveis locados de outros órgãos e entidades da

administração pública federal.

ITEM 7 ELABORAÇÃO E EMISSÃO DO RELATÓRIO

7.1

Utilizar o modelo de Relatório disponível no diretório “P: AUD/Modelo

Relatório/Atualizado/Relatório Geral” relativa à Área Gestão Patrimonial - Bens

Imóveis.

7.2

Encaminhar, em meio eletrônico, minuta do relatório de auditoria à Unidade

auditada informando o prazo de 05 (cinco) dias úteis para manifestação sobre

concordância ou discordância das constatações apresentadas.

7.3

Findo o prazo do item 7.2, encaminhar relatório definitivo à Unidade auditada em

meio físico e eletrônico, bem como o plano de ação para preenchimento das

providências a serem adotadas, informando o prazo de 15 (quinze) dias úteis para

resposta à Auditoria-Geral.

V- MÉTODOS E TÉCNICAS A SEREM EMPREGADAS Levantamento de dados utilizando para a extração os sistemas informatizados institucionais.

Aplicação de Procedimentos de Auditoria (Check list)

Realização de entrevistas

Exame Físico ou Contagem Física

Circularização

Exame de documentação original (processos, notas fiscais, etc.)

Conferência de Cálculo

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Outros. Especifique: ___________________________________________________________________

Tipo de amostragem: ______________________________________________________________________

VI- RECURSOS A SEREM UTILIZADOS Humanos:

Materiais:

Tecnológicos:

Financeiros:

VII- CRONOGRAMA

Fase Descrição Início Término

1 Planejamento dos trabalhos

2 Execução dos procedimentos de auditoria

3 Elaboração das constatações e recomendações no relatório

TICK-MARKSa) Conforme documento original examinado ( Ø )

b) Conforme registro do sistema informatizado ( )

c) Conferido ( )

d) Cálculo conferido ( Σ )

e) Ponto de relatório ( X )

Belo Horizonte, de de 20

ASSINATURAS DA EQUIPE DE AUDITORIA _____________________________________ ____________________________________