Guia Pratico Como Fazer Suas Previsoes de Vendas

7/28/2019 Guia Pratico Como Fazer Suas Previsoes de Vendas

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COORDENAO E PRODUO

REALIZAO

3 F A S C C U L O

Como fazer suas previses

de vendas

CAMPANHA PARA REDUZIRRUPTURAS EM R$ 1 Bi 3

PATROCNIO

APOIO


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COMO FAZER SUAS PREVISES DE VENDAS

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P R E V E R V E N D A S F U N D A M E N T A L A OS U C E S S O D E S U A E M P R E S A

Quanto mais acurada for sua previso de vendas, melhor para seusclientes, que no se decepcionaro com tanta falta de produtos, melhor para suaempresa e para seus fornecedores, que no perdero vendas devido a rupturas nemenfrentaro estoques excessivos parados por falta de demanda.

E no difcil fazer previses de vendas bem prximas da demanda real. Bastaque Voc e seus fornecedores compartilhem informaes em busca de um niconmero para cada previso.

Essa busca deve privilegiar no s as informaes necessrias para se prevervendas, como tambm as aes de suporte venda, porque so elas que

alavancaro o giro dos produtos.

Para ajud-lo nessa tarefa, o comit criado pela ECR Brasil procurou identificaros principais problemas relacionados falta de alinhamento das previses e das

atividades de apoio a vendas entre indstria e comrcio.

Dentre os problemas encontrados se destacam:

aes de ponto-de-venda no so comunicadas com antecednciasuficiente para que a indstria possa ajustar sua produo e logstica;

programas de comunicao da indstria com os consumidores(especialmente TV) tambm no so informados com antecedncia ao varejo, paraque ele possa aumentar estoques conforme o impacto esperado das campanhas;

incompatibilidade entre as previses de entrega da indstria paraos centros de distribuio dos varejistas e as previses de entregas desses centrospara as lojas;

estimativas inexistentes do tempo que a indstria leva para promoverajustes requeridos por alteraes nos volumes de demanda previstos pelo varejo;

hbito de o varejista trabalhar a sazonalidade de vendas por categoria eno por item (SKU);


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o maior evento do varejo o aniversrio, mas essa data nem sempre fixa. Alm disso, os resultados alcanados nessa data so mais conhecidos e

avaliados no aspecto comercial do que no logstico;

o varejo sofre da falta de calendrio promocional anual. Normalmenteseus eventos so negociados na vspera, e os itens promocionadosacabam sendo definidos atravs de negociaes. Como conseqncia,

o varejo obrigado a oferecer os itens que consegue comprar nas condiesmais vantajosas naquele momento;

previso de lanamentos durante o ano no feita;

em geral, as divergncias maiores entre as previses de vendas e ovolume efetivamente vendido no ocorrem nos itens de reposio

automtica, mas sim nos itens promocionados. Geralmente so itenspertencentes curva A e lanamentos, os quais desfrutam de maior visibilidade eateno por parte do consumidor e so includos em eventos, negociaesespeciais, mas:

poucas empresas usam sistemas de reposio automtica, dificultando apreviso de vendas via sistema; ocorrem divergncias entre os estoques fsicos e os contbeis, o que agrava oproblema;

o oferecimento de condies especiais diferentes a cada momento(especialmente no final do ms) interfere na reposio automtica.

finalmente, as presses comerciais exercidas pelo (grande) varejoexigem crescentes investimentos da indstria, os quais precisam ser recuperadosempurrando maiores volumes.

A S O L U O I M P L A N T A R O P R O C E S S O

D E P R E V I S O D E V E N D A S C O N J U N T A

Com base na identificao dos principais problemas relacionados faltade alinhamento entre as previses de venda da indstria e do comrcio, o comitreunido pela ECR Brasil elencou os passos a serem dados para implantar o processo

que foi denominado Previso de Vendas Conjunta (fornecedor e indstria).


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Definio de Previso de Vendas Conjunta

Trata-se de um processo atravs do qual parceiros de negcios Voc,

supermercadista, e seus fornecedores (atacadista/distribuidor ou indstria, ouatacadista e indstria) devero discutir e definir:

suas expectativas de venda de cada categoria e item (SKU), por regio e por loja;

as aes comerciais e de marketing que desenvolvero;

os nveis de servio logstico (modelo de abastecimento, giro e freqncia dereposio) a ser oferecidos para cada loja, visando a diminuio de rupturas:

no sortimento regular e sazonal;durante eventos e promoes, considerando seuimpacto nas vendas da categoria promocionada e seu efeito sobre outrosprodutos e fornecedores.

abertura de novas lojas;

lanamentos e introduo de novos itens;

excluses de itens descontinuados.

Q U E S I T O S P A R A I M P L A N T A RO P R O C E S S O D E P R E V I S O D E

V E N D A S C O N J U N T A

1 EMPRESAS PARTICIPANTES

Em um primeiro momento, Voc, supermercadista, deve priorizar osprincipais fornecedores das categorias mais relevantes para seu negcio. Escolhaos fornecedores que tenham informaes, estrutura e ferramentas apropriadas.

Assim que Voc consolidar o processo com esse primeirogrupo, poder desenvolver esforos para localizar, qualificar e estimular outrosfornecedores a tambm adotar o mesmo processo.


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2 INFORMAES NECESSRIAS

Juntos, Voc e os fornecedores selecionados no primeiro momentodevero colher informaes sobre:

cenrio econmico e expectativas de desenvolvimento do mercado. Pense, porexemplo, em responder a perguntas como estas:

a economia dever crescer, manter-se estvel ou sofrer reduo?Em que porcentagem?

o varejo como um todo seguir essa tendncia, ou ela

impactar somente em algumas categorias de produtos?Quais seriam elas?

histrico de preos e volumes de vendas alcanados tanto em vendas regulares

quanto em promoes, por formato de loja, categoria, produto e regio;

dimensionamento do tempo necessrio para que cada empresa responda acada atividade assumida, como atendimento de pedidos, produo de material de

divulgao e apoio, processamento administrativo de solicitaes diversas, etc. ;

anlise detalhada de rupturas detectadas e suas causas-raiz;

informaes sobre os processos adotados para entregas centralizadas edescentralizadas.

anlise comparativa do nvel de cobertura, ou seja:

dos dias de vendas do produto;

dos prazos de abastecimento (tempo de reposio do CD para a loja, do

fornecedor para o CD e/ou do fornecedor para a loja).

avaliao da confiabilidade dos prazos de abastecimento definidos para cada item.

importante adotar metas (scorecard) paracategorias e itens e avaliar se estas esto sendoalcanadas ou no.


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Uma das anlises que Voc precisa fazer sobre a acuracidade de suas

previses de venda. Para realiz-la, use a planilha conhecida por MAPE,

no final deste fascculo.

3 INTERLOCUTORES QUE DEVERO PARTICIPAR DO PROCESSO

Voc dever escolher os representantes de sua empresa de acordo com a reunioou atividade mencionada abaixo, assegurando que todas as reas envolvidas na

implantao do processo estejam representadas:

reunio de alinhamento: so momentos de reviso conjuntada estratgia e dos planos de negcios - obrigatria a participao das reas

Comercial e Logstica e desejvel a de GC (Gerenciamento por Categoria), seexistir, alm de Marketing e Financeiro;

reunies de cunho mais especfico ( sintonia fina eajuste) devero participar todos que assegurem o cumprimento dos objetivos doalinhamento necessrio e das metas de reduo de rupturas.

A periodicidade de cada reunio varia de acordo com seu escopo. Confira:

ESTRATGIA/VISO: semestral ou anual, como o envolvimento de todas as reas das

empresas envolvidas.

PLANO DE NEGCIO: trimestral, com a participao obrigatria das reas Comercial ede Logstica.

SINTONIA FINA, para detalhar e revisar os planos de ao: mensal, com participantesselecionados conforme o tema a ser discutido.

AJUSTE: reunies peridicas, ou seja, podem ser quadrimestrais, trimestrais.Devero participar representantes da rea Comercial e de Logstica dosmaiores fornecedores. Eles devero olhar para a frente e para trs, alinhando e

solucionando problemas operacionais do dia-a-dia.

imperioso que a rea Comercial esteja alinhada de Logstica, tanto para negociarcorretamente os nveis de servios, como para definir unidades de compra compatveis

com a modulao da carga (em caixas ou pallets). Assim Voc evitar, por exemplo,


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situaes em que o Comercial compra 50 caixas, mas a carga de 44 caixas por pallet,

ficando 6 com eterno problema, gerador de rupturas, custos e excees.

4 PRODUTOS

A partir do primeiro alinhamento de cenrio, as equipe de sua empresa e dosfornecedores envolvidos devero produzir e compartilhar algumas propostasespecficas, tais como:

sortimento sugerido/adequado com base na viso demercado do fornecedor balizada por Voc, varejista.

calendrio de eventos (inclusive abertura de novas lojas) comprodutos mais vendidos em cada ocasio. Veja sugesto de calendrio no finaldeste fascculo.

planejamento logstico detalhado, considerando o modelo deabastecimento definido (centralizado ou descentralizado) e parmetros de giroversus nveis de estoque para:

abastecimento regular; abastecimento para eventos e promoes; abastecimento de itens sazonais.

ESSE PLANEJAMENTO DEVER CONTEMPLAR:

cronograma detalhado e realista para realizar os principais eventos

programados, como promoes, lanamentos, abertura de novas lojas, etc.;

nvel de servios logsticos para entregas regulares;

envolvimento da rea Comercial, assegurando que as negociaes sejamfeitas contemplando a real capacidade de receber, distribuir e abastecer cadaloja, seu setor/categoria.

Tambm deve contemplar as particularidades da logstica reversa, sempre queaplicvel, bem como a clara definio das responsabilidades de cada empresa emtermos de fluxo de produtos ao longo da cadeia e o ponto no qual se opera a

transferncia do fornecedor para o varejista.


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avaliao dos tablides, promoes e eventos passados, incluindo resultados e

sobras (saldo de promoes e o que fazer com ele).

processo de reviso, limpeza e atualizao do cadastro de produtos, comcadastramento de novos itens e respectiva abertura de vendas.

Ao final do processo de anlise de itens, categorias, lojas e regies ser precisofazer uma avaliao de consistncia do conjunto (a soma dos segmentos tende

a ser maior do que o total planejado). Tambm preciso medir erros e buscar amelhora contnua do processo de planejamento e alinhamento.

O Q U E O S E N V O L V I D O S G A N H A M A OA D O T A R O P R O C E S S O D E P R E V I S O

D E V E N D A S C O N J U N T A :

A partir da utilizao do processo sugerido nestefascculo, esperam-se os seguintes benefcios para Voc, supermercadista,e os fornecedores envolvidos:

reduo de rupturas;

maior acuracidade nas previses;

melhora nos nveis de giro e estoque;

melhor desempenho financeiro;

cumprimento dos objetivos estabelecidos em seu carto de metas.

Fatores crticos de sucesso

Para que esses ganhos se tornem realidade, indispensvel que haja:

disponibilidade de informaes e sistemas;

visibilidade do processo logstico ao longo da cadeia, mensurando os principaisatributos por indicadores compartilhados (scorecard);


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pessoas comprometidas, especialmente nas reas Comercial e de Logstica,

e engajadas conjuntamente no programa;

confiana entre as partes;

aderncia ao calendrio, cronograma e linha de tempo das empresas;

objetivos claros, com respectivos indicadores e sistema de avaliao formal.

E M S N T E S E :

Faa suas previses de vendas reunindo-se inicialmentecom os principais fornecedores das categorias mais relevantes

para seu negcio;

Garanta que todos os envolvidos participem das reuniese que elas se realizem como recomendado neste fascculo;

Compartilhe todas as informaes que contribuampara tornar cada previso de vendas de categoria e item

a mais certa possvel;

Adote metas e no deixe de conferir o grau de acerto decada uma utilizando os clculo sugeridos em cada MAPE;

Baseie-se nos cases de melhor acerto para aprimoraras piores previses de venda;

Assim que consolidar todos os processos, estimuleoutros fornecedores a tambm adot-los


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A N E X O S :

1 PLANILHA MAPE

O MAPE significa Erro Percentual Mdio Absoluto e vem do inglsMean Absolute Percentage Error. Trata-se de um indicador de acerto de

estimativa de venda que varia entre 0% e 100%.

Sua frmula : MAPE = 100% - Erro(%)

Para calcular o Erro Percentual Absoluto por item, imagine que Voc tenha

estimado que o item 1, exemplificado na tabela abaixo, venderia 44 unidadesem um trimestre, mas acabou vendendo 25 unidades. Para calcular seu erro basta

subtrair o menor valor (25) do maior (no caso 44), multiplicar o resultado por 100 edividir o total pelo volume efetivamente vendido (25).

Veja: 44 25 = 19 x 100 = 1.900 ____________________________ = 76%

25

MAPE por item

DESCRIO VENDA ESTIMATIVA ERRO % ABSOLUTOItem 1 25 44 76,00

Item 2 44 70 59,09

Item 3 225 190 15,55

Item 4 452 392 13,27

Item 5 734 672 8,45

TOTAL 1.480 1.367 13,64

O passo seguinte calcular o erro total do MAPE. Isso feito atravs damdia dos erros de todos os itens ponderada por seus volumes de vendas.Faa isso multiplicando o total de unidades vendidas em cada item por seu

Erro % Absoluto. Depois some os totais obtidos, multiplique o resultado por100 e divida pelo volume de venda realizada em todos os itens (no caso 1.480)

Exemplo:

201,00 x 100____________ = 13,64% ERRO1.480

25 x 76,00 = 19,0044 x 59,09 = 26,00225 x 15,55 = 34,99452 x 13,27 = 59,98734 x 8,45 = 62,02

______Total 201,99


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Finamente, subtraia 13,64% de 100% e chegar ao MAPE de 86,36%.Esta anlise serve para avaliar o nvel de erro das revises, permitindo que

Voc melhore o grau de acertos das previses ao longo do tempo.

Importante! A anlise dos resultados das previses detalhadas deverser realizada trimestralmente. J a anlise dos resultados alcanados emeventos, sazonalidades e lanamentos dever ser feita ao final de cada evento,

consolidando o conjunto de aes especiais anualmente.

O ideal que Voc faa algumas reunies ao longo do ano. Inicialmente procureajustar o cenrio geral. Depois, faa o mesmo com o cenrio de negcios dasempresas e de suas respectivas categorias. Finalmente, use a reunio para chegar

aos eventos e nmeros revisados e ajustados em perodos relativamente curtos.

2 EXEMPLO DE CALENDRIO DE EVENTOS 2008

MS DIA COMEMORAO PRODUTOS

Janeiro 1 Ano Novo Espumante, vinho, whisky, carne especial, roupa branca, etc.

Janeiro/

Fevereiro

Final jan./

Incio fev.Volta Escola Material escolar, alimentos e bebidas para merenda

Fevereiro 04/05 Carnaval Cerveja, vodka, salgadinho, fantasia, shorts, camiseta, sandlia, etc.

Maro 21 Sexta-Feira Santa Sardinha, atum, azeite, queijo, etc.

Maro 23 Pscoa Ovo de Pscoa, chocolate, bacalhau, azeite, vinho, bolo de Pscoa, etc.

Maio 10 Dia das Mes Prato pronto, perfume, confeco, celular, cmara digital, etc.

Junho 10 Dia de Portugal Importados de Portugal

Junho 13 Dia de S. Antnio Amendoim, canjica, p-de-moleque, aguardente, coco ralado, etc.

Junho 21 InvernoAquecedor, cobertor, inalador, leno de papel, destilado, achocolatado, sopa, caf, ch,

molho de pimenta, etc.

Setembro 22 Primavera Flor, planta, semente, artigo de jardinagem, perfume, etc.

Outubro 12 Dia das Crianas Brinquedo, roupa, calado, vdeo-game, desenho animado, bala, etc.

Novembro 20 Conscincia Negra Produto de higiene e beleza tnico

Dezembro 21 Vero

Artigo automotivo, bronzeador, protetor solar, inseticida, gua mineral, refresco em p,

refrigerante, cerveja, sorvete, ventilador, cmara fotogrfica, produto para limpar piscina,

brinquedo aqutico, artigo de camping, etc.

Dezembro 25 NatalEnfeite natalino, carto de Natal, brinquedo, bolo natalino, cesta de Natal, bombom, fruta seca

e em calda, panetone, vinho, sidra, lombo, tender, peru, etc.

Importante: no deixe de acrescentar em seu calendrio.Os eventos abaixo com a respectiva lista de produtosa ser promovidos em cada ocasio:

Inaugurao de nova loja (se houver);

Data de aniversrio da loja e/ou empresa;

Lanamentos.

Eventos locais, como aniversrio da cidade


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P R X I M O S F A S C C U L O S :

COMO DESENVOLVER SUA LOGSTICA PARA ABASTECER AS GNDOLAS

COMO DEFINIR O SORTIMENTO E O USO DO ESPAO DAS GNDOLAS

COORDENAO E PRODUO

REALIZAO

PATROCNIO

APOIO

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