Implementação de um PMO

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IMPLEMENTAÇÃO DE UM PROJECT MANAGEMENT OFFICE

GERENCIAMENTO DE ESCOPO – GP29 – GOIÂNIA

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MEMBROS DO PROJETO

• Antonio Albino de Magalhães Neto

• Arthur de Oliveira Matos

• Bruno Penna Barbosa de Almeida

• Claudio Alessandro Araujo

• Lhiego Rodrigues de Paula

• Maisa Ferreira Bozzola

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TERMO DE ABERTURA DO PROJETO - TAP

Objetivos deste documentoAutorizar o início do projeto, designar o GP e demais responsáveis, documentar requisitos iniciais, principais entregas, estimativas de orçamento e prazo, premissas e restrições.

Justificativas do projetoPara sobreviver ao cenário atual do mercado, as organizações necessitam planejar muito bem o futuro através de seus projetos. O alinhamento entre o planejamento estratégico e o portfólio de projetos das empresas deve ser, então, muito bem realizado.Aproveitando a conjuntura econômica do país, aliada ao o conhecimento técnico multidisciplinar da equipe e a carência do mercado por profissionais especializados em gerenciamento de projetos, enxerga-se uma oportunidade para a criação de um escritório de projetos para atuar em uma das áreas mais afetadas pela situação presente: a indústria.

Objetivo Criação de um Escritório de Projetos para obter 5% do mercado goiano em 1 ano de operação utilizando do conhecimento multidisciplinar da equipe.

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TERMO DE ABERTURA DO PROJETO - TAP

ProdutoPMO em Goiânia com a equipe multidisciplinar já descrita para atuação em consultoria em projetos.

Orçamento do ProjetoPrevisão orçamentária para o projeto: R$ 50.000,00

Designação• O Sr. Antonio, será o único sponsor do projeto. Este integrante do projeto não será responsável,

porém, da gestão dos recursos financeiros.• O Sr. Arthur será o Gerente do Projeto. Terá total autonomia na gestão de recursos humanos e

financeiros.

ProjetoCriação e implementação de um Project Management Office (PMO).

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TAP – MAIN MILESTONES

Main Milestones

2015 2016

06 07 08 09 10 11 12 01

1Definição da equipe de projeto

Início das operações1.5.2

Implementação do escritório 1.4.4.6

Estudo de viabilidade

Milestone

Estudo conceitual 1.3.3

Project Charter e escopo aprovados 1.1.1

1.2.3

Concluded

PlannedComments:

Final Conclusion

Legend :

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IDENTIFICAÇÃO DE STAKEHOLDERS - ISH

Stakeholders Posição Papel no projeto Poder Interesse Influência Classificação

PMO’s na região No mercado Concorrência Baixo Baixo Negativa Monitorar

PMI - GO No mercado Fornecedor Baixo Alto Positiva Manter Informado

Órgãos reguladores

Serviços públicos Licenças Legais Alto Baixo Neutra Manter Satisfeito

Especialistas de mercado

No mercado Fornecedor Baixo Alto Neutra Manter Informado

Equipe do projeto Organograma da empresa

Colaborador Alto Alto Positiva Gerenciar de perto

Antônio Organograma da empresa

Sponsor Alto Alto Positiva Gerenciar de Perto

Empresas goianas No mercado Clientes Alto Alto Positiva Gerenciar de Perto

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DECLARAÇÃO DE REQUISITOS DO PRODUTO

Stakeholders Requisito detalhado Entregável ok

PMO’s no mercado

Não atuar no mesmo nicho de mercado. Incapacidade de operação. Baixa ou nenhuma ameaça nas suas atividades.

Resistência competitiva

PMI - GO

Seguir as melhores práticas de gerenciamento de projetos segundo metodologias específicas (PMBOK, PRINCE2, IPMA, ISO 10006)

Certificação RPM

Certificação PMP

Certificação PgMP

Certificação CAPM

Órgãos reguladoresOperação segundo tributação compatível com o escritório PMO.

Certidões (documentos legais)

Especialistas de mercadoRetorno financeiro, alta demanda do mercado.

Consultoria na área específica do projeto em questão.

Equipe de projetosRetorno financeiro, alta demanda do mercado.

Consultoria especializada nos projetos do escritório.

Empresas goianas Consultoria em seus projetos. Contratos de serviço.

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DECLARAÇÃO DE REQUISITOS DO PROJETO

Stakeholders Requisito detalhado Entregável ok

PMO’s no mercadoFalha na implementação deste projeto.

-

PMI - GOBusca por capacitação e certificação e filiação ao PMI – GO.

Capacitação por meio de cursos.

Serviço de filiação e consultoria em projetos.

Órgãos reguladoresRegistro CNPJ, razão social, lista de associados, dentre outros.

Certidões (documentos legais)

Especialistas de mercadoSerem relacionados na lista de fornecedores para futuramente prestarem serviço.

-

Empresas goianas Implementação do PMO Informações para estudos de mercado.

Especialistas em projetos

Envolvimento entre os membros da equipe do projeto, alinhamento estratégico, cumprimento de restrições e prazos.

PGP e todos seus documentos intrínsecos.

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DECLARAÇÃO DE ESCOPO.

Escopo do Produto

O produto deste projeto é um PMO composto por uma equipe de projetos multidisciplinar, que prestará serviços de consultoria em projetos para as empresas goianas. A razão social da empresa será “PMO GP29”. Os integrantes deste projeto serão também integrantes do escritório em operação, os quais devem buscar profissionalização oriunda do PMI-GO para o exercício da consultoria. O escritório deve procurar consultoria de especialistas de mercado caso a equipe de projetos não tenha o conhecimento específico para o projeto em questão. Além disso, o escritório deve operar com registro CNPJ e contrato social de contratações para a equipe de projetos e demais profissionais que serão listado no Plano de Gerenciamento de Aquisições. O escritório deve buscar, como foi citado no TAP, obter 5% do market share goiano em até 1 ano de operação.

Escopo do Projeto

O projeto deve resultar no PMO GP29 implementado, ou seja, com escritório físico, CNPJ e contratos com a equipe de projetos e demais associados para que o escritório esteja em operação. Os integrantes do projeto, já listados no TAP, devem estar alinhados com as premissas e restrições de projetos que serão listadas.

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Premissas

• A equipe de projetos deve também atuar como especialistas de mercado, sempre que a demanda do PMO GP29 se refletir em um projeto relacionado a área de conhecimento dos integrantes do escritório, dispensando assim a prestação de serviço de um especialista da área em questão;

• Pelo menos um membro da equipe e projetos citada no TAP deve obter as certificações fornecidas pelo PMI-GO em até 1 ano de operação do escritório, muito embora esta premissa não restrinja qualquer membro de exercer sua atividade de consultoria;

• Todo projeto que o PMO GP29 realizar em seu exercício deve gerar receita para o escritório em si, refletindo em lucros para toda a equipe, ainda que as porcentagens de lucro para os especialistas de projetos e especialistas de mercado envolvidos sejam diferenciadas;

• O escritório, quando em operação, deve considerar prestar serviço para empresas fora do estado de Goiás e também do Brasil, caso seja identificado que o retorno financeiro associado justifique os gastos para esta consultoria;

• O sponsor, sendo também um especialista de projetos, deve ter seu capital investido no escritório restituído em até 3 anos de operação do mesmo.

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Restrições

• O escritório, em seu exercício de consultoria, não pode realizar projetos que envolvam transgressão às leis da federação, sejam trabalhistas, ambientais ou de quaisquer natureza;

• Não pode haver, de maneira alguma, o uso de diferentes metodologias de projeto por parte da equipe do PMO GP29 quando na prestação de serviços. Apenas uma metodologia deve ser usada, podendo obviamente ser adaptada ao serviço no que se refere à complexidade;

• Caso haja necessidade de extrapolar o orçamento previsto no TAP na execução deste projeto, a designação do sponsor deve ser revista, bem como os meios de obtenção deste recurso adicional;

• A autonomia do GP está restrita até o milestone caracterizado como inicio das operações. A designação responsabilidades desse profissional deve ser revista assim que o PMO GP29 estiver implementado;

• A equipe de projeto jamais pode usar dos cadastros de clientes para exercer consultoria para benefício próprio, excluindo a participação e o nome do escritório. Caso isto ocorra, este membro do PMO GP29 deve ser imediatamente desligado.

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WORK BREAKDOWN STRUCTURE - WBS

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Índice Nome da Tarefa Descrição da tarefa Entrega Critério(s) de Validação Critério(s) de aceitaçãoResponsável pela

aceitaçãoOK

1Implementação de um PMO

1.1 Gerenciamento do projeto

Plano de Gerencamento de Escopo Feito em template apropriado Assinatura do GP GPDefinição do Escopo Utilização das boas práticas Assinatura do Sponsor e do GP Sponsor e GPPlano de gerênciamento de tempo Feito em template apropriado Assinatura do GP GP

CronogramaUtilização das boas práticas sugerida no PMBoK

Assinatura do Sponsor e do GP Sponsor e GP

Plano de gerenciamento dos custos Feito em template apropriado Assinatura do departamento financeiro

Dpto. Financeiro

Orçamento Utilização das boas práticas sugerida no PMBoK


Plano de gerenciamento da qualidade

Feito em template apropriado Assinatura do departamento de qualidade

Dpto. De qualidade

Parâmetro de qualidadeUtilização das boas práticas sugerida no PMBoK


1.1.5 Eventos de comunicação

1.1.5.1 Kick-off Realizar eveno de abertura Evento realizado

Na data, hora e local planejados

Aceite do RH Dpto. RH

1.1.5.2 Reuniões de reporte

Realizar reuiniões periódicas de acompanhamento

Atas de reunião Assinatura dos participantes Assinatura do GP GP

1.1.1 Escopo Execução dos processos relacionados ao escopo

Tempo Execução dos processos relacionados ao tempo

Execução dos processos relacionados ao custo Custo1.1.3

1.1.2

Qualidade1.1.4 Execução dos processos relacionados a qualidade

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aceitaçãoOK

1.2 Viabilidade

1.2.1 Análise de mercado

1.2.1.1 Concorrência

Análise dos possíveis concorrentes ou subustitutos, seu posicionamento no cenário atual e projeção futura.

Relatório de Market shareAssinado pelo Representante da consultoria externa

Assinado pelo departamento comercial

Dpto. Comercial

Relatório de potecialidade econômica

Assinado pelo Representante da consultoria externa

Assinado pelo departamento financeiro

Dpto. Financeiro

Análise de pay-backAssinado pelo Representante da consultoria externa


Dpto. Financeiro

1.2.1.3

Clientes potenciais

Análise dos clientes em potencial, levantamento de suas necessidades, anseios e desejos.

Relatório de clientes potenciaisAssinado pelo Representante da consultoria externa

Assinado pelo departamento comercial

Dpto. Comercial

1.2.2 Análise interna

1.2.2.1

Recusos financeiros

Levantamento do capital disponível pelos sócios e possibilidades de obteção de de empréstimos e financiamentos

Relatório financeiro de capital interno



Dpto. Financeiro

1.2.2.2

Recursos humanos

Levantamento do do recurso humano já engajado no projeto e de suas capacidades técnicas

Relatório de competencias da equipe


Assinado pelo RH Dpto. RH

1.2.3 Consultoria externa

Contratar uma consultoria externa que possa validar os dados da análise interna e externa

Resultado da análise da consultoriaAssinado pela equipe de projetos

Assinado pelo GP GP

Análise da viabilidade econômica embasada em estudos de micro e macro economia com projeção para os próximos 5 anos.

Potencial econômico

1.2.1.2

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aceitaçãoOK

1.3 Concepção

1.3.1

Legislação

Realizar levantamento de todas as burocracias legais necessárias para caracterizar o negócio, bem como normativa e certificados que garantam exelência ao mesmo.

Lista de órgões, competências e exigências dos orgãos legais para a legalização do PMO.

Assinado pelo departamento jurídico

Assinado pelo GP GP

1.3.2 Dimensionamento

1.3.2.1

Físico

Realizar o dimensionamento físico da suposta estrutura mínima necessária para abrigar o recurso humano e futuras aquisições embasado na perspectiva de crescimento dos próximos 5 anos.

Documento contendo área necessária e suposta alocação das áreas de trabalho.

Assinado pelo departamento técnico

Assinado pelo Sponsor Sponsor

1.3.2.2

Recursos humanos

Realizar o dimensionamento da equipe necessária ao trabalho embasado no relatório de competências da equipe.

Documento contendo a quantidade de funcionários necessários e os respectivos conhecimentos requeridos.

Assinado pelo RH Assinado pelo Sponsor Sponsor

1.3.3 Estratégia

Elaborar a missão, visão, valores e o posicionamento da empresa frente ao mercado

Plano estratégico.Assinado pela equipe de projetos

Assinado pelo Sponsor Sponsor

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Índice Nome da Tarefa Descrição da tarefa Entrega Critério(s) de Validação Critério(s) de aceitaçãoResponsável pela aceitação

OK

1.4 Implementação1.4.1 Legal

1.4.1.1 Uso do solo

Aquisição do documento permite o uso do solo para a finalidade desejada junto a prefeitura

Documento Uso do soloAssinado e carimbado pela prefeitura

Carimbado pelo departamento jurídico

Dpto. Jurídico

1.4.1.2 Alvará de funcionamento

Aquisição do documento que permite o exercício da função

Documento Alvará de Funcionamento

Assinado e carimbado pela prefeitura


Dpto. Jurídico

1.4.1.3

Conformidade CBM-GO

Aquisição do documento de conformidade predial expedido pelo Corpo de Bombeiros Militar do Estado de Goiás

Documento Certificado de Conformidade

Assinado e carimbado pelo CBM-GO


Dpto. Jurídico

1.4.1.4 Licença ambiental

Aquisição da licença ambiental expedida pela SEMMA.

Documento Licença AmbientalAssinado e carimbado pela SEMMA


Dpto. Jurídico

1.4.1.5 Caracterização do CNPJ

Aquisição de CNPJ Carteira CNPJAssinado e carimbado pela SEcretaria da FAZenda


Dpto. Jurídico

1.4.1.6 ISO 9001 Estruturação para futura aquisição de ISO 9001

Cartilhas de práticas conssonantes com a ISO 9001

Assinado e carimbado pela externa

Carimbado pelo departamento de qualidade

Dpto. De qualidade

1.4.2 Instalações físicas

1.4.2.1 Análise imobiliária

Análise dos imóveis disponíveis para locação ou venda e seus respectivos valores.

Relatório de imóveis disponíveisAssinado pela auditoria externa

Assinada pelo departamento técnico

Dpto. Técnico

1.4.2.2

Estudo de localização

Análise da localização dos imóveis as quais se alinham com o posicionamento estratégico da empresa

Indicativo de melhores localizaçõesAssinado pela auditoria externa

Assinada pelo departamento técnico

Dpto. Técnico

Espaço locado/compradoDentro dos parâmtros da análise imobiliária e do esutdo de localização

Acreditado pelo departamento técnico

Dpto. Técnico

Contrato de locação/ Escritura de compra

Assinado pelo departamento jurídico

Assinado pelo GP GP

Alocação do espaço

Compra o locação do melhor espaço em termos de custo x localização x dimencionamento

1.4.2.3

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aceitaçãoOK

1.4.3 Contratações

Edital Assinado pelo RH Assinado pelo RH Dpto. RH

Lista de aprovados Assinado pelo RH Assinado pelo RH Dpto. RH

Contratos de experiência Assinado pelo RHAssinatura do departamento jurídico

Dpto. Jurídico

1.4.3.2 Probatória

Avaliação dos candidatos contratados no primeiro mê de operação .

Índice de desempenho dos candidatos

Assinado pelo RH Assinado pelo RH Dpto. RH

1.4.3.3 Efetivação Efetivação dos selecionados e aprovados. Contratos definitivos Assinado pelo RH

Assinatura do departamento jurídico

Dpto. Jurídico

Ementas dos treinamentos Assinado pelo RH Assinado pelo RH Dpto. RH

Realização dos treinamentos Certificado pelo RH Certificado pelo RH Dpto. RH1.4.4 Aquisições

Móveis adquiridosAceitos pelo departamento técnico

Aceitos pelo departamento técnico

Dpto. Técnico

Comprovantes fiscaisAssinados pelo departamento financeiro

Assinados pelo departamento financeiro

Dpto. Financeiro

Eletrônicos compros Aceitos pelo departamento técnico


Dpto. Técnico



Dpto. Financeiro

Consumíveis adquiridos Aceitos pelo departamento técnico


Dpto. Técnico



Dpto. Financeiro

1.4.4.4 Publicidade Contratação de agência de marketing. Contrato de prestação de serviço

Assinado pelo Sponsor e pelo departamento técnico

Assinado pelo GP e departamento jurídico

GP e Dpto. Jurídico

1.4.4.5 Manutenção predial

Contratação de terceirizada para limpeza, segurança e manutenções periódicas.

Contrato com a tercerizadaAssinado pelo departamento jurídico

Assinado pelo departamento financeiro e pelo GP

GP. E Dpto. Financeiro

1.4.4.6 Auditoria externa

Contratação de auditoria externa.Contrato com a empresa de auditoria

Assinado pela equipe de projetos

Assinado pelo GP GP

Treinamento interno

1.4.3.4Definição dos ciclos de treinamento iniciais baseado na matriz de competências desejadas.

Compra dos consumíveis de escritório (papel, pasta, grampo).

Compra do material especificado pelo TI.

Compra do mboliário. Mobiliário

Material de TI

Material de escritório

1.4.4.1

1.4.4.2

1.4.4.3

Elaboração de edital do processo seletivo, divulgação, realização e contratação.

Processo seletivo

1.4.3.1

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aceitaçãoOK

1.5 Encerramento

1.5.1 Lições aprendidas

Compilação das lições aprendidas durante o projeto.

Documento lições aprendidasAssinado pela equipe de projetos

Assinado pelo GP GP

1.5.2 Termo de encerramento

Termo de entrega do projeto demandado. Declaração de aceite do produto.Assinado pela equipe de projetos

Assinado pelo GP e Sponsor GP e Sponsor

20

COMO FAZER O TRABALHO - INICIAR

21

COMO FAZER O TRABALHO - PLANEJAR

22

COMO FAZER O TRABALHO - EXECUTAR

23

COMO FAZER O TRABALHO – CONTROLAR E MONITORAR

24

GRATO PELA ATENÇÃO

Em caso de dúvidas, entrar em contato com o GP responsável, através do seguinte contatos:

Antonio Albino De Magalhaes NetoGerente do projeto PMO [email protected]

Documents

Implementação de um PMO