1

Federação Das Associações Dos Municípios do Rio Grande Do Sul

FAMURS

Manual de Operação

Cidade Compras

2

ÍNDICE Configuração do computador................................................................................03 Administrador do sistema.....................................................................................03 Simbologia.........................................................................................................04 Menu Ferramentas .............................................................................................04

➔ Tempo de Atualização..................................................... 04 ➔ Senha do Pregoeiro.........................................................04 ➔ Fornecedores.................................................................05 ➔ Relatório de Processos.....................................................05 ➔ Estatística Geral..............................................................05 Etapas de um pregão .........................................................................................05 PREGÃO ELETRÖNICO Como Criar um pregão eletrônico .........................................................................06 Análise das impugnações ao edital, acompanhamento do recebimento de propostas e download do edital..............................................................................................07 Operação do pregão eletrônico.............................................................................08 Adjudicação do pregão eletrônico..........................................................................11 Homologação do pregão eletrônico........................................................................13 Impressão da ata ...............................................................................................13 Importação de itens ...........................................................................................14 Desclassificação de um lance ou item ...................................................................14 PREGÃO PRESENCIAL Como Criar um pregão presencial.........................................................................15 Análise das impugnações ao edital e download do edital..........................................16 Operação do pregão presencial............................................................................17 Adjudicação do pregão presencial.........................................................................21 Homologação do pregão presencial.......................................................................22 Impressão da ata ..............................................................................................23 MENU PREGÃO Visualizar Anexos...............................................................................................23 Homologados....................................................................................................23 Consultar..........................................................................................................23 Notificação........................................................................................................23 Exportar Vencedores..........................................................................................23

COTAÇÃO Características da cotação...................................................................................24 Etapas da cotação..............................................................................................24 Como criar uma cotação......................................................................................24 Operação da cotação...........................................................................................25 Adjudicação da cotação.......................................................................................26 Homologação da cotação.....................................................................................27 Impressão da ata ..............................................................................................27

Modelo arquivo para importação de itens em formato TXT.......................................28

3

Configuração do Computador:

• Navegador da Internet � Explorer 6.0 ou superior e também NETSCAPE. Para verificar qual seu navegador na Internet, vá até o internet explorer, e: 1. Clique no “BOTÃO AJUDA”; 2. Clique em “SOBRE O INTERNET EXPLORER”, e aparecerá a versão que está instalada em seu computador. • Atualização da página � Internet Explorer, e: 1. Clique em “FERRAMENTAS”; 2. Vá em “OPÇÕES DA INTERNET”; 3. Vá em “ARQUIVOS DE INTERNET TEMPORÁRIOS”; 4. Vá em “CONFIGURAÇÕES”; 5. Marque “A CADA VISITA À PÁGINA”. • Para funcionamento do sistema � Internet Explorer, e: 1. Clique em “FERRAMENTAS”; 2. Vá em “SEGURANÇA”, deve estar marcado INTERNET (Globo); 3. Ainda em “SEGURANÇA”, clique em “NÍVEL PADRÃO” e o Nível de Segurança desta Zona deve ser o “MÉDIO”, para que possa ser instalado automaticamente os arquivos Controle Active X. Observação: Não pode haver bloqueio de pop-ups, para que possam abrir todas as janelas.

Administrador Do Sistema: O administrador do sistema é o responsável pela manutenção do Cidade Compras na Prefeitura Municipal. É ele quem vai cadastrar no sistema a autoridade competente, o pregoeiro, a equipe de apoio, o setor responsável pelas compras e os documentos para habilitação da empresa vencedora. Quando a prefeitura assina o Termo de Cooperação Técnica, junto encaminha-se uma ficha cadastral, que deve ser preenchida com os dados do administrador do sistema, e deve ser encaminhada à CNM junto com o Termo de Cooperação Técnica (3 vias). Quando o Termo de Cooperação Técnica e a ficha cadastral são recebidos pela CNM, em seguida já são cadastrados no sistema e automaticamente é gerado uma senha e um e-mail para o administrador do sistema, informando quais os passos a serem seguidos a partir de agora, além de uma apostila do curso operacional do Cidade Compras. Etapas a serem seguidas pelo Administrador do Sistema:

• Cadastro dos Usuários do sistema: 1. Acessar o sistema com login e senha; 2. Acessar o menu Manutenção; 3. Ir em Usuário; 4. Clicar no botão Incluir; 5. Preencha o cadastro de cada usuário e selecione o tipo de usuário (pregoeiro, autoridade competente, equipe de apoio).

4

• Cadastro dos Documentos: 1. Acessar o sistema com login e senha; 2. Acessar o menu Manutenção; 3. Ir em Documentos; 4. Selecione os Documentos e; 5. Gravar. Observação: O Pregoeiro é o único usuário do sistema que possui duas (2) senhas, uma de acesso ao sistema e outra criptografada, que serve para abrir o pregão. Esta senha criptografada do pregoeiro deve ser bem guardada e o pregoeiro não pode esquecê-la, pois não temos como recuperá-la.

SIMBOLOGIA

• � Pregão ou item FECHADO • � Pregão ou item ABERTO • � Pregão ou item ENCERRADO • � Pregão ou item CANCELADO • � Pregão ou item FECHADO • � Pregão ou item SUSPENSO • � TEMPO ALEATÓRIO • � RECURSO • � ANALISAR RECURSO • � AGUARDANDO ADJUDICAÇÃO • � AGUARDANDO HOMOLOGAÇÃO

MENU FERRAMENTAS

• Tempo de Atualização � Tempo de atualização do browser, ou seja, do sistema: 1. Acessar o menu Ferramentas � Tempo de Atualização; 2. Definir o tempo de atualização; 3. <GRAVAR>. • Senha do Pregoeiro � Criar a senha criptografada do pregoeiro: 1. Acessar o menu Ferramentas � Senha do Pregoeiro; 2. Cadastrar a senha criptografada e confirmar; 3. <Gravar>.

5

• Fornecedores � Se tem acesso a todo cadastro de fornecedores do Cidade Compras:

1. Acessar o menu Ferramentas � Fornecedores; 2. Degita o critério da pesquisa, pode ser a Razão Social/Nome do fornecedor, CNPJ; CPF ou UF; 3. <PESQUISAR>; 4. Clicando em cima do nome do fornecedor abrirá o cadastro do mesmo. • Relatório de Processos 1. Acessar o menu Ferramentas � Relatório de Processos; 2. Definir os critérios de seleção do relatório:

• Mês; • Ano; • Modalidade (Pregão Eletrônico, Presencial ou Cotação); • Unidade Compradora; • <PESQUISAR>;

• Estatística Geral 1. Acessar o menu Ferramentas � Estatística Geral; 2. Definir os critérios de seleção do relatório:

• Mês; • Ano; • Modalidade (Pregão Eletrônico, Presencial ou Cotação); • Unidade Compradora; • Nº do Processo (se quer todos, não digite o nº); • <PESQUISAR>;

Etapas de um pregão 1ª Etapa - Elaboração do Edital 2ª Etapa - Criação do pregão 3ª Etapa - Recebimento de propostas, Impugnações ao edital e download de edital 4ª Etapa - Operação do pregão (sessão pública do pregão) 5ª Etapa – Habilitação 6ª Etapa – Adjudicação 7ª Etapa – Homologação 8ª Etapa – Impressão da Ata Observação: A 1ª etapa “Elaboração do Edital”, não faz parte do sistema Cidade Compras. O sistema não elabora editais. Esta é considerada a etapa mais importante do pregão, pois é o edital que vai informar as regras do pregão. Portanto um edital mal elaborado, confuso, vai trazer problemas para o pregoeiro durante o certame ou até antes, nas fase de impugnação do edita.

6

PREGÃO ELETRÖNICO COMO CRIAR UM PREGÃO ELETRÔNICO

• Acessar o menu Pregão � Criar;

• Clicar no botão � Incluir; • Tipo da Licitação � Selecionar Pregão Eletrônico;

• Unidade Compradora � Já deve estar cadastrado o nome do setor responsável pela operação do pregão (caso não esteja solicitar ao administrador do sistema que o faça); • Pregoeiro � Selecionar o pregoeiro responsável por este pregão; • Autoridade Competente � Selecionar o nome da autoridade competente; • Número � Número do pregão (pode ser alfa numérico). Não é o nº do edital; • Objeto � Objeto deste pregão (ex. Medicamentos, Veículos, etc...); • Justificativa � Pode ser a mesma utilizada pelo setor requisitante, onde justifica a compra do objeto; • Anexo Obrigatório � Selecionar Sim ou Não. Sim se você quer que o fornecedor envie junto com a proposta algum documento, pode ser uma ficha técnica do objeto, por exemplo, e Não se vocês querem que seja enviado somente a proposta; • Início Propostas � Informar a data e hora que os fornecedores poderão enviar as propostas. Pode ser a partir da data da publicação do edital; • Final Propostas � Informar até que data e hora os fornecedores poderão enviar as propostas. Pode ser até um minuto antes da abertura do pregão; • Limite para Impugnação � Informar até que data e hora os fornecedores poderão impugnar o edital, que é até quarenta e oito (48) horas úteis antes da abertura do pregão; • Abertura das Propostas � Informar a data e hora da abertura do pregão. Lembrando que só se pode abrir as propostas na data da abertura do pregão; • Minutos Aleatórios � Determinar o tempo mínimo e o máximo, ou seja, o intervalo de tempo, para o encerramento dos lances para cada item. Aconselha-se o mínimo de 5 minutos e o máximo 25 ou 30 minutos; • Cód.Comprador � É um número seqüencial para cada item, ou se a prefeitura possuir um código para aquele item, poderá utilizá-lo. Ex:001, 002, 003 ... • Produto � É a descrição resumida do item, a descrição completa é feita no edital; • Quantidade � Quantidade do produto que você está comprando;

• Unidade � Selecionar a unidade do produto. Ex: Pacote, fardo, unidade, etc...; • Valor Referência � valor que servirá de base para você tomar a decisão se já pode encerrar a fase de lances ou não, ou seja, se o valor está com um bom preço para você comprar. O valor de referência não aparece para os fornecedores e deve ser calculado com base em uma pesquisa de mercado (média), ou até com base na última compra feita pelo município ou outro, que a tenha feito a pouco tempo.

7

• <GRAVAR> � Feita a gravação inicial. A partir de agora surgirão novos campos a serem preenchidos e aparecerá na base da página novos botões; • Anexar Edital � Neste campo você vai anexar o edital que vai ficar disponível na internet para os fornecedores:

1. Clique em anexar; 2. Clique em procurar; 3. Selecione o edital desejado, que está salvo no computador ou na rede; 4. Clique em anexar.

• Anexar Planilha � Caso você queira disponibilizar algum documento para os fornecedores. Os passos para anexar são os mesmos do anexar edital; • Equipe de Apoio � marcar o nome de todos os membros da equipe de apoio que participarão deste pregão. O ideal é que sejam nomeados, através de portaria, um servidor de cada área, e quando da realização do pregão convocar somente aqueles que tem algum vínculo com o objeto a ser comprado; • <GRAVAR> • Inserir Itens � Caso queiram inserir mais algum item, o procedimento depois é o mesmo do Cód. Comprador até o Valor de Referência; • Documentos � Devem ser selecionados àqueles documentos que servirão para habilitação das empresas vencedoras. Nem todos documentos constantes no sistema são os que a prefeitura solicita, o que vale são os documentos solicitados no edital, e devem ser marcados àqueles comuns entre o sistema e o edital. Deve ser marcado pelo menos um documento. Após marcar os documentos deve-se <GRAVAR>; • Importar Itens � Quando o pregão for de vários itens, pode ser criado um arquivo em formato TXT, e depois ser importado para o sistema, não precisando desta forma digitá-los diretamente no sistema. Serve para pregões com grande quantidade de itens (ex. medicamentos) e que são realizados diversas vezes durante o ano:

1. Clique em importar; 2. Clique em procurar; 3. Selecione o arquivo desejado, que está salvo no computador ou na rede; 4. Clique em anexar.

• <FINALIZAR> � Após o término da digitação. Até aqui vai a liberação do sistema para a equipe de apoio. • <PUBLICAR> � Quando estiver tudo pronto o pregão deve ser publicado na internet, de preferência na data em que for publicado na imprensa oficial do município. Somente o pregoeiro pode publicar o pregão.

ANÁLISE DAS IMPUGNAÇÕES AO EDITAL, ACOMANHAMENTO DO RECEBIMENTO DE PROPOSTAS E DOWNLOAD DO EDITAL Nesta etapa do pregão você acompanha quantas impugnações há ao edital e as analisa, verifica quantos downloads do edital estão sendo feitos e quantas propostas já foram enviadas. Quanto ao número downloads do edital que foram feitos e o número de recebimento de propostas é só acompanhamento, pois se em determinado momento não foram feitos downloads do edital ou não recebemos ainda nenhuma proposta, podemos fazer uma ação junto aos fornecedores.

8

Quanto as propostas é bom lembrar que somente poderemos visualizá-las no dia e hora marcados para a abertura do pregão. • Acessar o menu Pregão � Impugnação;

• Para analisar as impugnações ao edital: 1. Clique no número de Impugnações a Analisar; 2. Clique em Download e salve a impugnação no computador; 3. Clique em Julgamento; 4. Descreva o parecer; 5. Selecione o julgamento � Deferido se aceitou a impugnação ou Indeferido se não aceitou. Mas cuidado se selecionar DEFERIDO o pregão será cancelado automaticamente; 6. <GRAVAR> • Se o julgamento da Impugnação foi INDEFERIDO, o pregão segue normalmente; • Se o julgamento da Impugnação foi DEFERIDO: 1. Clique em Impugnações Analisadas; 2. Clique em Cancelar Edital; 3. Justifica o Cancelamento do Edital; 4. Clique em Cancelar; 5. Cancelado o edital, cancela automaticamente o pregão, e processo tem que ser todo refeito, com novo número de pregão e com o edital retificado. Observação: O edital retificado não pode ter a mesma numeração do anterior, deve ter uma numeração diferente ou utilizando a mesma numeração deve acompanhar ao lado a palavra “atualizado” ou “retificado”.

OPERAÇÃO DO PREGÃO • Acessar o menu Pregão � Operar; • Digita o número do pregão e � Pesquisar;

• Clique na situação que deve estar com a situação fechada � • Digite a senha do pregoeiro (criptografada) e � Abrir;

• Envie no chat uma saudação aos fornecedores (Bom dia srs. Fornecedores) � Enviar;

• Imprimir as propostas � clicar em Imprimir Propostas; • Após análise das propostas, antes de abrir o item para a fase de lances, ou seja, enquanto o item ainda estiver fechado, você pode desclassificar a proposta. Esta desclassificação é por item e não por empresa, portanto se você quer desclassificar uma proposta inteira tem que ir item por item. Para desclassificar tem que: 1. Clicar em cima da situação fechada ; 2. Selecionar a empresa que quer desclassificar; 3. Clicar em desclassificar; 4. Justificar o motivo da desclassificação; 5. Clicar em desclassificar. • Abra os itens para o envio de lances, marcando o item e clicando em � Abrir;

9

• Na situação do(s) item(s) aberto(s) aparecerá ; • Motive os fornecedores a enviarem lances, utilizando-se do chat; • Quando o item estiver com um valor inferior ao Valor de Referência, pode-se encerrar o item, da seguinte forma: 1. Marca-se o item que já está com valor inferior ao Valor de Referência; 2. Clique em Encerrar; 3. Aparecerá ao lado do lance , que significa que foi ativado o tempo aleatório, ou seja, a qualquer momento este item será encerrado, e nem mesmo o pregoeiro sabe de quanto tempo será; • Quando encerrar o tempo aleatório o item aparecerá com situação encerrado � ; • Após o encerramento de todos os itens deve-se divulgar os vencedores, para tanto clica-se no botão � Divulgar Vencedores; • A divulgação dos vencedores é feita no chat e a próxima etapa é abrir prazo para a intenção de recursos. O prazo para a intenção de recursos deve ser no máximo de 10 minutos. Para definir o prazo para intenção de recursos deve-se: 1. Clicar em Intenção de Recurso; 2. Definir a data limite, que deve ser a mesma data que está ocorrendo o pregão; 3. Definir a hora limite (Máximo 10 minutos); 4. <GRAVAR>. • Se você receber um intenção de recurso, aparecerá ao lado da situação do item o

seguinte � . Para visualizar a intenção de recurso, deve-se: 1. Clicar em ; 2. Clicar em À Analisar; 3. Dar o parecer clicando em Aceitar ou Rejeitar; SE ACEITAR A INTENÇÃO DE RECURSO

• Se você aceitar a Intenção de Recurso, deverá definir os prazos para que o fornecedor que teve a intenção de recurso aceita encaminhe o Recurso, este prazo deverá ser de 72 horas úteis e a partir do término do prazo para Recurso, mais 72 hora para que a empresa vencedora ou outros fornecedores encaminhem as Contra-Razões. Para isso deve: 1. Clicar em Definir Prazo; 2. Definir a Data do Recurso; 3. Definir a Hora do Recurso; 4. Definir a Data da Contra Razão; 5. Definir a Hora da Contra Razão; 6. <GRAVAR>. • Você tem duas opções a partir daí: 1. Habilitar as Empresas Vencedoras, ou; 2. Encerrar Sessão; Habilitar as empresas vencedoras, que não tenham recurso para ser analisado pode ser feito neste momento ou na hora da adjudicação, conforme estiver descrito no edital.

10

Para fazer a habilitação neste momento tem que esperar receber os documentos solicitados para tanto, por fax, ou deixar para fazer a habilitação quando receber os documentos originais para fazer a adjudicação. Para fazer agora, antes do encerramento da sessão: 1. Clique em Habilitar; 2. Clique em À Analisar; 3. Digite o nº do documento; 4. Digite o nome do Órgão que expediu o documento; 5. Digite a validade (em dias) do documento; 6. Digite a data que foi expedido o documento; 7. Clique em Habilitar ou Inabilitar. Observação: Caso a empresa seja inabilitada tem que fazer contato com a empresa segunda colocada para que envie os documentos, por fax, ou os originais, conforme determina o edital. Encerrar Sessão: Quando o pregoeiro não precisar mais ficar em contato com os fornecedores via chat, pois já foi encerrada a fase de lances, o período para entrar com intenção de recurso, etc..., o pregoeiro encerra a sessão e com isso encerra o chat. Para encerra a sessão: 1. Clique em Encerrar Sessão; 2. Confirma se este é realmente quer encerrar o chat, Sim ou Não. SE NÃO ACEITAR A INTENÇÃO DE RECURSO Se a intenção de recurso não for aceita, o fornecedor não terá mais como encaminhar recurso administrativamente, somente judicialmente. A partir daí você tem duas opções: 1. Habilitar as Empresas Vencedoras, ou; 2. Encerrar Sessão; Observação: Como fazer a habilitação da empresa vencedora e encerrar a sessão está descrito no tópico acima. OBSERVAÇÕES SOBRE A OPERAÇÃO DO PREGÃO • Empate � somente ocorrerá empate se vierem propostas com mesmo valor e se durante a fase de lances não for enviado nenhum lance menor, caso contrário, se houver um lance já não tem como haver empate, pois o sistema não aceita. Verifica-se o empate no momento da abertura do pregão, os valores aparecerão na cor laranja. Para o desempate: 1. Marca-se uma sessão pública, divulgando no chat o local, a data e o horário; 2. Na data marcada para a sessão pública faz-se o sorteio; 3. Divulga-se o vencedor da seguinte forma:

• Clica-se no item empatado no símbolo ao lado do lance� ; • Seleciona a empresa vencedora; • <Gravar>. Durante a fase de lances do pregão, ou seja, durante a operação do mesmo o pregoeiro pode:

• Cancelar o Pregão � caso aconteça algum problema com o pregão detectado somente após a abertura, ele pode ser cancelado, basta clicar em Cancelar, na parte superior da tela onde está descrito Operação do Pregão. Símbolo de Pregão Cancelado é .

11

• Suspender o Pregão � o pregão também pode ser suspenso, por algum problema o sistema, ou para sanear alguma dúvida, ou até em função do horário, seja do almoço ou do final do dia. O pregão pode ser suspensa e reaberto a qualquer momento, mas sempre temos que comunicar os fornecedores do motivo da suspensão e o horário que vai ser reaberto. Nunca reabrir o pregão antes do horário combinado, o ideal é que se seja pontual, mas se atrasar não via fazer mau algum, desde que sejam poucos minutos. Lembre-se que os fornecedores estarão aguardando a reabertura do pregão. Para ser suspenso, basta clicar em Suspender, na parte superior da tela onde está descrito Operação do Pregão. Para reabrir o pregão basta clicar em Reabrir Pregão. O símbolo de pregão suspenso é .

• Cancelar Item � caso aconteça algum problema com algum item, este pode ser cancelado, basta clicar em Cancelar, na parte inferior da tela. O símbolo do item cancelado é .

• Suspender Item � caso aconteça algum problema com algum item, este pode ser suspenso até que se tire a dúvida, se vamos cancelá-lo ou desclassificá-lo e se continua normalmente a fase de lances, para tanto basta clicar em Suspender, na parte inferior da tela. O símbolo do item cancelado é caso aconteça algum problema com algum item, este pode ser cancelado, basta clicar em Cancelar, na parte inferior da tela. O símbolo do item suspenso é .

• Desclassificar Lance � o pregoeiro também pode desclassificar um lance, por vontade dele mesmo, caso ache o valor inexeqüível por exemplo, ou por solicitação do fornecedor, que deu um lance errado. No caso de solicitação do fornecedor, sempre antes de desclassificar o lance confirme côo o fornecedor solicitante se ele quer mesmo desclassificar o lance, para se ter certeza que foi ele mesmo que solicitou, caso não haja confirmação não desclassifique. Para desclassificar um lance, no início desta apostila há um tópico especial sobre este assunto. Saliento que quando o item estiver em tempo aleatório e o fornecedor solicitou a desclassificação de um lance, antes de fazer a confirmação, suspenda o item, pois se corre o risco do,item encerrar enquanto esperamos a confirmação; • Presentes na Sala � Clicando neste botão, que está na parte inferior da tela, pode-se ver quantos e quais os fornecedores que enviaram proposta e quantos e quais estão participando da fase de lances (estão logados no sistema). • Importante: 1. Os botões na parte superior da tela, abaixo de Operação do Pregão, são referentes a Operação do Pregão que está em andamento e os botões na parte inferior são referentes aos itens que compões este pregão. Portanto se você quer cancelar um item, tem que clicar no botão cancelar da parte inferior da tela, se clicar no botão referente a Operação do Pregão (parte superior) este pregão será cancelado e não teremos como reabri-lo. 2. Um pregão que até a data da abertura não tenha recebido proposta será cancelado automaticamente.

ADJUDICAÇÃO DO PREGÃO • Acessar o menu Pregão � Adjudicar;

• Digita o número do pregão e � Pesquisar; • Clique na situação que deve estar Pregão aguardando adjudicação� • Se tem recurso a ser analisado:

12

Quando há recurso quem faz a adjudicação é a Autoridade Competente e não o Pregoeiro. 1. Clicar em Recursos <À Analisar>; 2. Faça o Download do Recurso; 3. Faça o Download da Contrarazão; 4. Analise o Recurso e a Contrarazão. Está análise deve ser feita pelo Jurídico da prefeitura que devem emitir o parecer conclusivo. Este parecer deve ser feito “por escrito” para que faça parte do processo físico deste pregão. 5. Clique em aguardando julgamento (recurso); 6. Com base no parecer do Jurídico, digite a conclusão da análise do recurso; 7. Selecione o resultado do julgamento, Deferido se você aceitar o Recurso e Indeferido se não aceitar o Recurso; 8. <GRAVAR>; 9. Clique em aguardando julgamento (contrarazão); 10. Com base no parecer do Jurídico, digite a conclusão da análise da contrarazão; 11. Selecione o resultado do julgamento, Deferido se você não aceitou o Recurso e Indeferido se aceitou o Recurso, portanto o julgamento tem que ser o contrário do julgamento do Recurso; 12. <GRAVAR>; 13. <VOLTAR>; • Se você não fez a habilitação da(s) empresa(s) vencedora(s): 1. Clique em Habilitar; 2. Clique em À Analisar; 3. Digite o nº do documento; 4. Digite o nome do Órgão que expediu o documento; 5. Digite a validade (em dias) do documento; 6. Digite a data que foi expedido o documento; 7. Clique em Habilitar ou Inabilitar. Observação: Caso a empresa seja inabilitada tem que fazer contato com a empresa segunda colocada para que envie os documentos, por fax, ou os originais, conforme determina o edital. • A partir de agora os passos a serem seguidos servem tanto para a(s) empresa(s) que você acabou de habilitar, tanto para a(s) empresa(s) que você já havia habilitado durante a OPERAÇÃO DO PREGÃO. Observação: O pregoeiro ainda poderá fazer uma última negociação com a(s) empresa(s) vencedora(s), mas ela(s) não é obrigada a aceitar esta negociação, nem pode ser desclassificada por causa disso. Esta negociação é feita por telefone e se a(s) empresa(s) aceitar deverá encaminhar via sistema, através do menu NEGOCIAÇÃO, que está disponível no menu dos FORNECEDORES, o novo valor negociado. O valor negociado aparecerá no campo Valor Negociado, (na adjudicação), ao lado do Valor do Lance. O pregoeiro ou a Autoridade Competente, conforme o caso, ainda durante o processo de adjudicação deverá: 1. Adjudicar o item � Caso não tenha recurso ou indeferiu o recurso e a documentação da empresa vencedora está correta: • Clique em Adjudicar; • Clique em Imprimir � para imprimir o Termo de Adjudicação. 2. Desclassificar a empresa Vencedora � Caso tenha aceito o recurso ou a empresa não enviou a documentação completa para habilitação, ou esta documentação está incorreta ou até mesmo porque faltou algum documento: • Clique em Desclassificar; • Justifica a desclassificação; • Clique em Desclassificar.

13

3. Cancelar Item � Caso tenha aceito o recurso ou o valor do melhor lance/proposta, ficou muito acima do valor de referência: • Clique em Cancelar; • Justifica o cancelamento do item; • Clique em Cancelar. HOMOLOGAÇÃO DO PREGÃO • Acessar o menu Pregão � Homologar;

• Digita o número do pregão e � Pesquisar;

• Clique na situação que deve estar Pregão aguardando homologação� Quem faz a Homologação é a Autoridade Competente e ele poderá, conforme o caso: Homologar: � Marca o item; � Clique em Homologar; � Clique em Imprimir � Para imprimir o Termo de Homologação. Anular: � Marca o item; � Clique em Anular; � Justifica a Anulação; � Clique em Anular. Revogar: � Marca o item; � Clique em Revogar; � Justifica a Revogação; � Clique em Revogar. Desfazer Adjudicação: � Marca o item; � Clique em Desfazer Adjudicação; � Justifica porque Desfazer a Adjudicação; � Clique em Desfazer Adjudicação. Observação: Mesmo depois de homologado, pode-se desfazer a homologação. IMPRESSÃO DA ATA • Acessar o menu Pregão � Ata;

• Selecione Pregão Eletrônico; • Digita o número do pregão e � Pesquisar; • Aparecerá a disposição para impressão: 1. Termo de Adjudicação; 2. Termo de Homologação; 3. Ata Parcial; 4. Ata Geral; 5. Fornecedores � Estará disponível relatório com a(s) empresa(s) vencedora(s) habilitadas, que poderá servir para empenho.

14

Importação de Itens: Para que você possa importar itens, e não precise digitá-los toda vez que vai fazer um pregão eletrônico ou presencial, cria-se um arquivo em “TXT”, uma vez, e depois basta atualizá-lo. Arquivo “TXT” é criado no Bloco de Notas e cada campo deve ser separado por ponto é vírgula (;), sem espaços entre os campos, na seguinte ordem: 1. Item; 2. Descrição do item; 3. Quantidade; 4. Unidade; 5. Valor de Referência (somente o valor, sem R$) Portanto fica da seguinte forma: Item;descrição do item;quantidade;unidade;valor de referência Exemplo � 001;impressora laser;01;unidade;1.500,00 Desclassificação de um lance ou item: Por solicitação de um fornecedor, ou por outro motivo, o pregoeiro pode desclassificar um lance ou o item, do certame. Os passos são os mesmos a diferença está que se for somente desclassificado o último lance, este item poderá ser reaberto pelo pregoeiro. Os passos para desclassificar um lance ou o item são os seguintes:

• Marca-se o item que você que desclassificar, seja o item mesmo ou o último lance; • Após marcado o item clica-se em “SUSPENDER”; • Abrirá uma nova tela solicitando que você justifique porque está desclassificando o item ou o último lance, no campo “JUSTIFICAR”; • Após a justificativa, clique em “SUSPENDER”; • Voltará a tela inicial (operação do pregão) e verifica-se que na situação do item aparecerá uma caixa em cor de laranja informando que o item está suspenso, aí clica-

se nesta “CAIXA COR DE LARANJA” � • Novamente abrirá uma nova tela solicitando que você justifique porque está desclassificando o item ou o último lance, no campo “JUSTIFICAR”; • Após a justificativa, clique em “DESCLASSIFICAR”; • Voltará a tela inicial (operação do pregão) e verifica-se que na situação do item continua a caixa em cor de laranja informando que o item está desclassificado; Se você queria desclassificar o item, o processo vai até este ponto, se queria desclassificar somente o último lace, o processo continua: • Na tela de operação do pregão, marca-se o item que teve o último lance desclassificado e clica-se em “ ABRIR”, o item é reaberto para lances, e voltará com o lance imediatamente menor ao que foi desclassificado, e segue o certame normalmente.

15

PREGÃO PRESENCIAL COMO CRIAR UM PREGÃO PRESENCIAL

• Acessar o menu Pregão � Criar;

• Clicar no botão � Incluir;

• Tipo da Licitação � Selecionar Pregão Presencial; • Unidade Compradora � Já deve estar cadastrado o nome do setor responsável pela operação do pregão (caso não esteja solicitar ao administrador do sistema que o faça); • Pregoeiro � Selecionar o pregoeiro responsável por este pregão; • Autoridade Competente � Selecionar o nome da autoridade competente; • Número � Número do pregão (pode ser alfa numérico). Não é o nº do edital; • Objeto � Objeto deste pregão (ex. Medicamentos, Veículos, etc...); • Justificativa � Pode ser a mesma utilizada pelo setor requisitante, onde justifica a compra do objeto; • Anexo Obrigatório � Selecionar Sim ou Não. Sim se você quer que o fornecedor envie junto com a proposta algum documento, pode ser uma ficha técnica do objeto, por exemplo, e Não se vocês querem que seja enviado somente a proposta; • Abertura das Propostas � Informar a data e hora da abertura do pregão. Lembrando que só se pode abrir as propostas na data da abertura do pregão;

• Limite para Impugnação � Informar até que data e hora os fornecedores poderão impugnar o edital, que é até quarenta e oito (48) horas úteis antes da abertura do pregão; • Cód.Comprador � É um número seqüencial para cada item, ou se a prefeitura possuir um código para aquele item, poderá utilizá-lo. Ex:001, 002, 003 ... • Produto � É a descrição resumida do item, a descrição completa é feita no edital; • Quantidade � Quantidade do produto que você está comprando; • Unidade � Selecionar a unidade do produto. Ex: Pacote, fardo, unidade, etc...;

• Valor Referência � valor que servirá de base para você tomar a decisão se já pode encerrar a fase de lances ou não, ou seja, se o valor está com um bom preço para você comprar. O valor de referência não aparece para os fornecedores e deve ser calculado com base em uma pesquisa de mercado (média), ou até com base na última compra feita pelo município ou outro, que a tenha feito a pouco tempo. • <GRAVAR> � Feita a gravação inicial. A partir de agora surgirão novos campos a serem preenchidos e aparecerá na base da página novos botões; • Exibir valor de Referência � Selecionar Sim se você deseja mostra este valor durante a sessão pública e Não caso não queira mostrar;

16

• Anexar Edital � Neste campo você vai anexar o edital que vai ficar disponível na internet para os fornecedores, caso assim deseje: 1. Clique em anexar; 2. Clique em procurar; 3. Selecione o edital desejado, que está salvo no computador ou na rede; 4. Clique em anexar.

• Anexar Planilha � Caso você queira disponibilizar algum documento para os fornecedores. Os passos para anexar são os mesmos do anexar edital; • Publicar Edital � Selecionar Sim, se você desejar publicar o edital na Internet e Não caso não deseje publicá-lo na Internet; • Equipe de Apoio � marcar o nome de todos os membros da equipe de apoio que participarão deste pregão. O ideal é que sejam nomeados, através de portaria, um servidor de cada área, e quando da realização do pregão convocar somente aqueles que tem algum vínculo com o objeto a ser comprado; • <GRAVAR> • Inserir Itens � Caso queiram inserir mais algum item, o procedimento depois é o mesmo do Cód. Comprador até o Valor de Referência; • Documentos � Devem ser selecionados àqueles documentos que servirão para habilitação das empresas vencedoras. Nem todos documentos constantes no sistema são os que a prefeitura solicita, o que vale são os documentos solicitados no edital, e devem ser marcados àqueles comuns entre o sistema e o edital. Deve ser marcado pelo menos um documento. Após marcar os documentos deve-se <GRAVAR>; • Importar Itens � Quando o pregão for de vários itens, pode ser criado um arquivo em formato TXT, e depois ser importado para o sistema, não precisando desta forma digitá-los diretamente no sistema. Serve para pregões com grande quantidade de itens (ex. medicamentos) e que são realizados diversas vezes durante o ano:

1. Clique em importar; 2. Clique em procurar; 3. Selecione o arquivo desejado, que está salvo no computador ou na rede; 4. Clique em anexar.

• <FINALIZAR> � Após o término da digitação. Até aqui vai a liberação do sistema para a equipe de apoio. • <PUBLICAR> � Quando estiver tudo pronto o pregão deve ser publicado na internet, de preferência na data em que for publicado na imprensa oficial do município. Somente o pregoeiro pode publicar o pregão.

ANÁLISE DAS IMPUGNAÇÕES AO EDITAL, ACOMANHAMENTO DE DOWNLOAD DO EDITAL Nesta etapa do pregão você acompanha quantas impugnações há ao edital e as analisa, e verifica quantos downloads do edital foram feitos até o momento. Como o pregão é presencial os editais poderão ser retirados na prefeitura municipal, portanto pode acontecer de até o dia da abertura do pregão, pode não haver downloads de editais no sistema.

17

Quanto as propostas é bom lembrar que no pregão presencial, estas são encaminhadas pelos correios, entregues na prefeitura ou na sessão pública, onde somente poderão ser abertos na data e hora marcada da sessão pública, na presença dos fornecedores. • Acessar o menu Pregão � Impugnação;

• Para analisar as impugnações ao edital: 1. Clique no número de Impugnações a Analisar; 2. Clique em Download e salve a impugnação no computador; 3. Clique em Julgamento; 4. Descreva o parecer; 5. Selecione o julgamento � Deferido se aceitou a impugnação ou Indeferido se não aceitou. Mas cuidado se selecionar DEFERIDO o pregão será cancelado automaticamente; 6. <GRAVAR> • Se o julgamento da Impugnação foi INDEFERIDO, o pregão segue normalmente; • Se o julgamento da Impugnação foi DEFERIDO: ● Clique em Impugnações Analisadas; ● Clique em Cancelar Edital; ● Justifica o Cancelamento do Edital; ● Clique em Cancelar; ● Cancelado o edital, cancela automaticamente o pregão, e processo tem que ser todo refeito, com novo número de pregão e com o edital retificado. Observação: O edital retificado não pode ter a mesma numeração do anterior, deve ter uma numeração diferente ou utilizando a mesma numeração deve acompanhar ao lado a palavra “atualizado” ou “retificado”.

OPERAÇÃO DO PREGÃO • Acessar o menu Pregão � Operar;

• Digita o número do pregão e � Pesquisar;

• Clique na situação que deve estar com a situação fechada � Ao contrário do Pregão Eletrônico, no Pregão Presencial antes de abrir o pregão, digitando a senha do pregoeiro (criptografada), temos que registrar as propostas, tanto que obotâo <ABRIR> está indisponível. Na parte inferior da tela aparecem três (3) botões:

18

1. Anular � Se não receber nenhuma proposta e na data da abertura do pregão não aparecerem fornecedores interessados, clica-se neste botão e anula-se o pregão. • Clique em <Anular>; • Justifica porque que está anulando o pregão; • Clique novamente em <Anular>, pronto o pregão foi anulado. Observações � Serve para registrar todas as ocorrências que se achar necessário, neste momento e durante a sessão pública: • Clique em <Observações>; • Descreva o fato ocorrido; • Clique em <Gravar>, pronto a observação irá para a ata.

2. Registrar Propostas � Nesta etapa que serão registradas as propostas e o representante legal da empresa, além de se cadastrar o fornecedor caso este não esteja cadastrado no Cidade Compras. Para participar do pregão presencial não há necessidade do fornecedor estar cadastrado no sistema, este cadastro poderá ser feito no momento do registro das proposta, como será mostrado adiante. Registro das Propostas: Fornecedor Cadastrado no Cidade Compras: 1) Digita-se o CNPJ ou CPF do fornecedor e clique em <Pesquisar>; 2) Se o fornecedor for cadastrado no sistema aparecerá o nome dele; 3) Clique em <Preencher Proposta>; 4) Digite os dados do representante legal da empresa e clique em <Cadastrar>; 5) Preencha a proposta (Marca, Valor Unitário e Valor Total); 6) <Gravar>. 7) Aparecerá a mensagem “Aguarde a abertura da sessão pública para envio de lances”; 8) Clique em <OK>; 9) Retornará a página inicial, para que continue o registro das propostas de todos os fornecedores. 10) Quando todos os fornecedores forem cadastrado, clique em <Voltar>; Fornecedor que Não está Cadastrado no Cidade Compras: 11) Digita-se o CNPJ ou CPF do fornecedor e clique em <Pesquisar>; 12) Se o fornecedor não for cadastrado no sistema aparecerá a seguinte mensagem “Sua pesquisa não registrou registros com a expressão “nº do CNPJ/CPF”! Pesquise novamente ou cadastre um novo usuário.” 13) Clique em <Cadastrar Fornecedor>; 14) Digite os dados do fornecedor e do representante legal da empresa e clique em <Gravar>; 15) Clique em <Preencher Proposta>; 16) Preencha a proposta (Marca, Valor Unitário e Valor Total); 17) <Gravar>. 18) Aparecerá a mensagem “Aguarde a abertura da sessão pública para envio de lances”; 19) Clique em <OK>; 20) Retornará a página inicial, para que continue o registro das propostas de todos os fornecedores. 21) Quando todos os fornecedores forem cadastrado, clique em <Voltar>; • Digite a senha do pregoeiro (criptografada) e clique em <Abrir>; • No Pregão Presencial temos que desclassificar as propostas que estão com o valor 10% acima da menor proposta, portanto antes de abrir a fase lances tem que se fazer esta análise, para tanto faz-se o seguinte:

19

1) Clique na situação do item que deve estar com a situação fechada � 2) O sistema em coloca em ordem, da menor a maior proposta com o percentual que cada uma está acima da menor. A s que estão em vermelho estão com valores acima dos 10% da menor proposta; 3) Marca-se a proposta e clique em <Desclassificar>; 4) Justifica a desclassificação (que pode ser por outro motivo além desse); 5) Clique em <Desclassificar>; 6) Após desclassificar todas as propostas clique em <Voltar>. Observação: Se tiver apenas três ou menos fornecedores, não poderá haver desclassificação da proposta por estar com valor acima de 10% da menor proposta. Se tiverem mais de três, pode-se desclassificar, desde que sobrem três participantes (as melhores propostas). Pode haver pregão com um ou dois participante apenas. • Abra o item para o envio de lances, marcando o item e clicando em � Abrir (No pregão presencial um item deve ser aberto de cada vez); • Na situação do item aberto aparecerá e clique na situação ; • Registre o lance do fornecedor e clicando em <Enviar> (Sempre começará a dar lances o fornecedor com a pior proposta); • Clique em <OK> para confirmar o lance; • Assim vamos registrando os lances até que um fornecedor não tenha mais condições de efetuar lances e desista. Marca-se o fornecedor e clica-se em <Desistir> e logo depois em <OK> para confirmar a desistência; • Quando tiver apenas um fornecedor e este não der mais lances clica-se em <Parar Lances>; • Clicar em para abrir aos fornecedores a Intenção de Recursos; • Seleciona o fornecedor que quer entrar com a intenção de recurso; • Digite a alegação do fornecedor requerente; • Clique em <Enviar>; • Clicar em , para analisar a Intenção de Recurso; • Clique em À Analisar; • Clique em Aceitar ou Rejeitar; • Justifica a decisão de Rejeitar, se Aceitou não precisa de justificativa; • Clique novamente em Rejeitar, caso tenha rejeitado a intenção de recurso; • Clique em <Voltar>; • Se não tiver mais intenções de recursos clique em <Encerrar Recursos>;

20

SE ACEITAR A INTENÇÃO DE RECURSO • Se você aceitar a Intenção de Recurso, deverá definir os prazos para que o fornecedor que teve a intenção de recurso aceita encaminhe o Recurso, este prazo deverá ser de 72 horas úteis e a partir do término do prazo para Recurso, mais 72 horas para que a empresa vencedora ou outros fornecedores encaminhem as Contra-Razões. Para isso deve: 1. Clicar em Definir Prazo; 2. Definir a Data do Recurso; 3. Definir a Hora do Recurso; 4. Definir a Data da Contra Razão; 5. Definir a Hora da Contra Razão; 6. <GRAVAR>. • Você tem duas opções a partir daí: 1. Habilitar as Empresas Vencedoras, ou; 2. Encerrar Sessão; Habilitar as empresas vencedoras, que não tenham recurso para ser analisado pode ser feito neste momento já que os fornecedores estão presentes com os documentos originais: 1. Clique em Habilitar; 2. Clique em À Analisar; 3. Digite o nº do documento; 4. Digite o nome do Órgão que expediu o documento; 5. Digite a validade (em dias) do documento; 6. Digite a data que foi expedido o documento; 7. Clique em Habilitar ou Inabilitar. Observação: Caso a empresa seja inabilitada chama-se empresa segunda colocada para que apresente os documentos. Encerrar Sessão quando as empresas já foram habilitadas. • Clique em Encerrar Sessão; SE NÃO ACEITAR A INTENÇÃO DE RECURSO Se a intenção de recurso não for aceita, o fornecedor não terá mais como encaminhar recurso administrativamente, somente judicialmente. A partir daí você tem duas opções: 3. Habilitar as Empresas Vencedoras, ou; 4. Encerrar Sessão; Observação: Como fazer a habilitação da empresa vencedora e encerrar a sessão está descrito no tópico acima. OBSERVAÇÕES SOBRE A OPERAÇÃO DO PREGÃO Durante a fase de lances do pregão, ou seja, durante a operação do mesmo o pregoeiro pode: • Cancelar o Pregão � algum problema com o pregão, ele pode ser cancelado, basta clicar em Cancelar, na parte superior da tela onde está descrito Operação do Pregão.

Símbolo de Pregão Cancelado é .

21

• Suspender o Pregão � o pregão também pode ser suspenso, por algum problema o sistema, ou para sanear alguma dúvida, ou até em função do horário, seja do almoço ou do final do dia. O pregão pode ser suspensa e reaberto a qualquer momento, mas sempre temos que comunicar os fornecedores do motivo da suspensão e o horário que vai ser reaberto. Nunca reabrir o pregão antes do horário combinado, o ideal é que se seja pontual, mas se atrasar não via fazer mal algum, desde que sejam poucos minutos. Lembre-se que os fornecedores estarão aguardando a reabertura do pregão. Para ser suspenso, basta clicar em Suspender, na parte superior da tela onde está descrito Operação do Pregão. Para reabrir o pregão basta clicar em Reabrir Pregão. O símbolo de pregão suspenso é .

• Cancelar Item � caso aconteça algum problema com algum item, este pode ser cancelado, basta clicar em Cancelar, na parte inferior da tela. O símbolo do item cancelado é .

• Importante: Os botões na parte superior da tela, abaixo de Operação do Pregão, são referentes a Operação do Pregão que está em andamento e os botões na parte inferior são referentes aos itens que compões este pregão. Portanto se você quer cancelar um item, tem que clicar no botão cancelar da parte inferior da tela, se clicar no botão referente a Operação do Pregão (parte superior) este pregão será cancelado e não teremos como reabri-lo. ADJUDICAÇÃO DO PREGÃO Se não tem recursos a serem analisados, a adjudicação poderá ser feita logo após a habilitação das empresas vencedoras, pois você já possui a documentação original.

• Acessar o menu Pregão � Adjudicar;

• Digita o número do pregão e � Pesquisar;

• Clique na situação que deve estar Pregão aguardando adjudicação� • Se tem recurso a ser analisado: Quando há recurso quem faz a adjudicação é a Autoridade Competente e não o Pregoeiro. • Se você não fez a habilitação da(s) empresa(s) vencedora(s): 1. Clique em Habilitar; 2. Clique em À Analisar; 3. Digite o nº do documento; 4. Digite o nome do Órgão que expediu o documento; 5. Digite a validade (em dias) do documento; 6. Digite a data que foi expedido o documento; 7. Clique em Habilitar ou Inabilitar. Observação: Caso a empresa seja inabilitada, solicitar à empresa segunda colocada os documentos. O pregoeiro ou a Autoridade Competente, durante o processo de adjudicação deverá: Adjudicar o item � Não tem recurso ou foi indeferido e a documentação está correta: • Clique em Adjudicar; • Clique em Imprimir � para imprimir o Termo de Adjudicação.

22

Desclassificar a empresa Vencedora � Aceitou o recurso ou a empresa não entregou a documentação completa para habilitação, ou esta documentação está incorreta: • Clique em Desclassificar; • Justifica a desclassificação; • Clique em Desclassificar. Cancelar Item � Caso tenha aceito o recurso ou o valor do melhor lance/proposta, ficou muito acima do valor de referência: • Clique em Cancelar; • Justifica o cancelamento do item; • Clique em Cancelar.

HOMOLOGAÇÃO DO PREGÃO • Acessar o menu Pregão � Homologar;

• Digita o número do pregão e � Pesquisar;

• Clique na situação que deve estar Pregão aguardando homologação� Quem faz a Homologação é a Autoridade Competente e ele poderá, conforme o caso: Homologar: � Marca o item; � Clique em Homologar; � Clique em Imprimir � Para imprimir o Termo de Homologação. Anular: � Marca o item; � Clique em Anular; � Justifica a Anulação; � Clique em Anular. Revogar: � Marca o item; � Clique em Revogar; � Justifica a Revogação; � Clique em Revogar. Desfazer Adjudicação: � Marca o item; � Clique em Desfazer Adjudicação; � Justifica porque Desfazer a Adjudicação; � Clique em Desfazer Adjudicação. Observação: Mesmo depois de homologado, pode-se desfazer a homologação.

23

IMPRESSÃO DA ATA • Acessar o menu Pregão � Ata; • Selecione Pregão Presencial; • Digita o número do pregão e � Pesquisar;

• Aparecerá a disposição para impressão: 6. Termo de Adjudicação; 7. Termo de Homologação; 8. Ata Parcial; 9. Ata Geral; 10. Fornecedores � Estará disponível relatório com a(s) empresa(s) vencedora(s) habilitadas, que poderá servir para empenho.

MENU PREGÃO Serve tanto para o Pregão Eletrônico como para o Presencial Está também disponível no menu pregão: • Visualizar Anexos � Quando você cria um pregão e solicita anexo obrigatório, é neste menu que você o visualiza. 1. Acessar o menu Pregão � Visualizar Anexos; 2. Digita o número do pregão e � Pesquisar; 3. Aparecerá os anexos deste pregão. • Homologados � Visualiza todos os pregões homologados. • Consultar � Visualiza a situação dos pregões encerrados (anulado, homologado e revogado). • Notificação � Quando você quer notificar os fornecedores a respeito do pregão. 1. Acessar o menu Notificação; 2. Digite o número do pregão e � Pesquisar; 3. Clique na situação; 4. Digite o texto; 5. Clique em <ENVIAR> • Exportar Vencedores � Possibilidade de exportar para o sistema de gestão da prefeitura a relação da(s) empresa(s) vencedora(s). O arquivo exportado será no formato TXT: 1. Acessar o menu Exportar Vencedores; 2. Digite o número do pregão e � Pesquisar; 3. Clique no número do processo; 4. Clique em <EXPORTAR>; 5. Clique em Baixar Arquivo.

24

COTAÇÃO O sistema Cidade Compras, também disponibiliza para compras que dispensam licitação, ou seja, as compras diretas, a ferramenta Cotação. Características da Cotação:

• Não há necessidade de na data e hora marcada para abertura, o responsável abra a cotação, o próprio sistema abrirá automaticamente; • Não há necessidade de se encerrar os itens, o próprio sistema se encarregará disso e encerrará os itens na data e hora marcados como final das propostas; • Não há o chat para comunicação entre pregoeiro/responsável e fornecedor; • Não há edital para publicação, apenas uma ata informando as regras da cotação. Etapas da Cotação: • Criar a Cotação; • Operar a Cotação; • Adjudicar a Cotação; • Homologar a Cotação; • Impressão da ata.

COMO CRIAR UMA COTAÇÃO • Acessar o menu Cotação � Criar;

• Clicar no botão � Incluir; • Unidade Compradora � Já deve estar cadastrado o nome do setor responsável pela operação da cotação (caso não esteja solicitar ao administrador do sistema que o faça); • Responsável � Selecionar o responsável por esta cotação; • Autoridade Competente � Selecionar o nome da autoridade competente; • Número � Número da cotação (pode ser alfa numérico); • Objeto � Objeto desta cotação (ex. Material de escritório, de limpeza, etc...); • Justificativa � Pode ser a mesma utilizada pelo setor requisitante, onde justifica a compra do objeto; • Início Propostas � Informar a data e hora que os fornecedores poderão enviar as propostas. • Final Propostas � Informar até que data e hora os fornecedores poderão enviar as propostas. • Minutos Aleatórios � Determinar o tempo mínimo e o máximo, ou seja, o intervalo de tempo, para o encerramento dos lances para cada item. Aconselha-se o mínimo de 5 minutos e o máximo 25 ou 30 minutos; • Cód.Comprador � É um número seqüencial para cada item, ou se a prefeitura possuir um código para aquele item, poderá utilizá-lo. Ex:001, 002, 003 ... • Produto � É a descrição resumida do item, a descrição completa é feita na ata; • Quantidade � Quantidade do produto que você está comprando;

25

• Unidade � Selecionar a unidade do produto. Ex: Pacote, fardo, unidade, etc...;

• Valor Referência � valor que servirá de base para você tomar a decisão se compra ou não o item. O valor de referência não aparece para os fornecedores e deve ser calculado com base em uma pesquisa de mercado (média), ou até com base na última compra feita pelo município ou outro, que a tenha feito a pouco tempo. • <GRAVAR> � Feita a gravação inicial. A partir de agora surgirão novos campos a serem preenchidos e aparecerá na base da página novos botões; • Anexar Edital � Neste campo você vai anexar a ata que vai ficar disponível na internet para os fornecedores:

1. Clique em anexar; 2. Clique em procurar; 3. Selecione a ata desejada, que está salvo no computador ou na rede; 4. Clique em anexar.

• Anexar Planilha � Caso você queira disponibilizar algum documento para os fornecedores. Os passos para anexar são os mesmos do anexar edital; • <GRAVAR> • Inserir Itens � Caso queiram inserir mais algum item, o procedimento depois é o mesmo do Cód. Comprador até o Valor de Referência; • Importar Itens � Quando a cotação for de vários itens, pode ser criado um arquivo em formato TXT, e depois ser importado para o sistema, não precisando desta forma digitá-los diretamente no sistema:

1. Clique em importar; 2. Clique em procurar; 3. Selecione o arquivo desejado, que está salvo no computador ou na rede; 4. Clique em anexar.

• <FINALIZAR> � Após o término da digitação. • <PUBLICAR> � Quando estiver tudo pronto a cotação deve ser publicada na internet.

OPERAÇÃO DA COTAÇÃO • Acessar o menu Cotação � Operar;

• Digita o número da cotação e � Pesquisar; • Na situação do(s) item(s) aparecerá , ou seja, já está(ão) aberto(s); • Quando chegar na data e horário determinados para encerrar a cotação, ou seja, final

das propostas, aparecerá ao lado do lance , que significa que foi ativado o tempo aleatório, ou seja, a qualquer momento este item será encerrado, e nem mesmo o responsável sabe de quanto tempo será. Não é necessário o responsável pela cotação tomar esta decisão, é automático, o próprio sistema se encarregará de disparar o tempo aleatório e encerrar a fase de lances; • Quando encerrar o tempo aleatório o item aparecerá com situação encerrado � ; Observação: Na cotação não há divulgação de fornecedores vencedores e nem de abertura de prazos para intenção de recursos ou recursos.

26

OBSERVAÇÕES SOBRE A OPERAÇÃO DO PREGÃO Durante a fase de lances do pregão, ou seja, durante a operação do mesmo o pregoeiro pode: • Cancelar o Pregão � caso aconteça algum problema com a cotação, ele pode ser cancelado, basta clicar em Cancelar, na parte superior da tela onde está descrito

Operação do Pregão. Símbolo de Pregão Cancelado é : 1. Clique em <Cancelar>; 2. Justifica o cancelamento; 3. Clique em <Cancelar>. • Suspender o Pregão � a cotação também pode ser suspensa. Para reabrir a cotação

basta clicar em Reabrir Cotação. O símbolo de cotação suspensa é : 1. Clique em <Suspender>; 2. Justifica a suspensão; 3. Clique em <Suspender>. • Cancelar Item � caso aconteça algum problema com algum item, este pode ser cancelado, basta clicar em Cancelar, na parte inferior da tela, sempre justificando. O

motivo. O símbolo do item cancelado é . • Suspender Item � caso aconteça algum problema com algum item, este pode ser suspenso até que se tire a dúvida, basta clicar em Suspender, na parte inferior da

tela, sempre justificando. O símbolo do item suspenso é ; • Abrir Item � se o item ou a cotação foi suspensa, para reabri-lo basta marcar o item e clicar em <Abrir>; Importante: � Os botões na parte superior da tela, abaixo de Operação da Cotação, são referentes a Operação da Cotação que está em andamento e os botões na parte inferior são referentes aos itens que compões esta cotação. Portanto se você quer cancelar um item, tem que clicar no botão cancelar da parte inferior da tela, se clicar no botão referente a Operação da Cotação (parte superior) esta cotação será cancelada e não teremos como reabri-la. � Uma cotação até a data da abertura não tenha recebido proposta será cancelada automaticamente.

ADJUDICAÇÃO DA COTAÇÃO

• Acessar o menu Cotação � Adjudicar;

• Digita o número da Cotação e � Pesquisar;

• Clique na situação que deve estar Cotação aguardando adjudicação� • Clique em <À Adjudicar>; Você terá três opções no momento da adjudicação: 1. Adjudicar o item � • Clique em Adjudicar; • Clique em Imprimir � para imprimir o Termo de Adjudicação.

27

2. Desclassificar a empresa Vencedora � • Clique em Desclassificar; • Justifica a desclassificação; • Clique em Desclassificar. 3. Cancelar Item � caso o valor for superior ao valor de referência, ou outro motivo: • Clique em Cancelar; • Justifica o cancelamento do item; • Clique em Cancelar.

HOMOLOGAÇÃO DA COTAÇÃO • Acessar o menu Cotação � Homologar;

• Digita o número da cotação e � Pesquisar;

• Clique na situação que deve estar Cotação aguardando homologação� Quem faz a Homologação é a Autoridade Competente e ele poderá, conforme o caso: Homologar: � Marca o item; � Clique em Homologar; � Clique em Imprimir � Para imprimir o Termo de Homologação. Anular: � Marca o item; � Clique em Anular; � Justifica a Anulação; � Clique em Anular. Revogar: � Marca o item; � Clique em Revogar; � Justifica a Revogação; � Clique em Revogar. Desfazer Adjudicação: � Marca o item; � Clique em Desfazer Adjudicação; � Justifica porque Desfazer a Adjudicação; � Clique em Desfazer Adjudicação. Observação: Mesmo depois de homologado, pode-se desfazer a homologação. IMPRESSÃO DA ATA • Acessar o menu Cotação � Ata; • Digita o número da cotação e � Pesquisar;

• Aparecerá a disposição para impressão:

� Termo de Adjudicação; � Termo de Homologação; � Ata Parcial; � Ata Geral.

28

MODELO ARQUIVO PARA IMPORTAÇÃO DE ITENS EM FORMATO TXT 001;Cinarizina de 75mg;10000;Unidade;0,0398 002;Clortalidona de 50mg;2000;Unidade;0,0755 003;Diazepan de 10mg;20000;Unidade;0,0262 004;Diclofenaco potássico de 50mg;30000;Unidade;0,0164 005;Dipiridamol de 75mg;2000;Unidade;0,1368 006;Oxido de zinco+vitamina AD bisnaga com 45g pomada dermatolo-;300;Unidade;1,5767 007;Isossorbida de 10mg;10000;Unidade;0,0342 008;Levomepromazina de 100mg;1000;Unidade;0,4325 009;Norfloxacino de 400mg;2000;Unidade;0,1288 010;Omeprazol de 20mg;20000;Unidade;0,0547 011;Trifluoperazina de 5mg;2000;Unidade;0,2788 012;Cabergolina 0,5mg;24;Unidade;26,4500 013;Marax;200;Unidade;0,4130 014;Monorcordil de 20mg;210;Unidade;0,1780 015;Venlafaxina de 75mg;140;Unidade;3,5367 016;Xinafoato de salmeterol+propionato de fluticasona 50mcg+500mcg por dose frasco com 60dose;4;Unidade;136,7800 017;Xinafoato de salmeterol+propionato de fluticasona 50mcg+250mcg por dose frasco com 60dose;6;Unidade;84,1533 018;Losartan 100mg+hidroclortiazida de 25mg;180;Unidade;1,8633 019;Acido nicotínico de 1000mg;180;Unidade;1,5900 020;Lisinopril de 5mg;180;Unidade;0,7535 021;Fluoxitina 20 mg;50000;Unidade;0,0698 022;Acido valproico 250mg/5ml frascos com 100ml;300;Unidade;2,8920 023;Acido valproico cápsulas gelatinosas de 500mg;6000;Unidade;0,4613 024;Amilorida+hidroclortiazida 5mg+50mg;10000;Unidade;0,0518 025;Amitriptilina de 25mg;10000;Unidade;0,0305 026;Amoxicilina susp. Oral 250mg/5ml frasco com 150ml;400;Unidade;2,5700 027;Amoxicilina de 500mg;10000;Unidade;0,3130 028;Benzoato de benzila emulsão tópica 250mg/ml frasco C/ 100ml;100;Unidade;1,1525 029;Biperideno de 2mg;5000;Unidade;0,0775 030;Carbamazepina de 200mg;20000;Unidade;0,0624 031;Carbamazepina xarope 100mg/5ml;300;Unidade;6,3600 032;Carbonato de lítio de 300mg;5000;Unidade;0,1694 033;Carbonato de cálcio de 500mg;3000;Unidade;0,0880 034;Cefalexina susp. Oral 250mg/5ml frascos com 60ml;300;Unidade;2,5660 035;Clorpromazina de 25mg;2000;Unidade;0,0888 036;Clorpromazina de 100mg;5000;Unidade;0,0995 037;Dexclorfeniramina 0,04% solução oral frasco com 100ml;200;Unidade;1,0567 038;Digoxina de 0,25mg;10000;Unidade;0,0348 039;Espironolactona de 25mg;3000;Unidade;0,1784 040;Estrogênios conjugados (naturais)0,625 drágeas;4200;Unidade;0,3050 041;Fenobarbital solução oral gota 40mg/ml frasco com 20ml;100;Unidade;3,7850 042;Furosemida de 40mg;10000;Unidade;0,0250 043;Hidrox.de alumínio+magnésio 35.6+37mg/ml frasco C/150ml;500;Unidade;2,3325 044;Imipramina de 25mg;20000;Unidade;0,0470 045;Ipratropio brometo sol.para inalação 0,025% frasco C/20ml;200;Unidade;1,6110 046;Metformina de 850mg;10000;Unidade;0,0596 047;Metildopa de 250mg revestidos;20000;Unidade;0,0956 048;Metoclopramida de 10mg;10000;Unidade;0,0266 049;Metronidazol de 250mg;5000;Unidade;0,0362 050;Paracetamol sol. Oral gota 200mg/ml frasco com 15ml ;1000;Unidade;0,5207 051;Prometazina de 25mg;2000;Unidade;0,0637 052;Sal para reidratação oral pó envelopes para 1 litro ;500;Unidade;0,6025 053;Salbutamol xarope 2mg/ml frasco com 100ml;800;Unidade;0,9700 054;Salbutamol aerossol 100mcg/dose frasco com 60 doses;140;Unidade;17,5000 055;Sinvastatina de 20mg;2000;Unidade;0,1184 056;Captopril de 25mg;200000;Unidade;0,0153