Manual de compras INMACSA.docx

8/11/2019 Manual de compras INMACSA.docx

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Manual de compras para la empresa INMACSA S.A. de C.V.

Giro: Industrial.

Escuela Superior de Comercio y Administracin

Unidad Tepepan.

Licenciatura en Relaciones Comerciales

Grupo: 3RMH 5 Semestre.

Integrantes:

Profesora: Silvia Figueroa Ana Lilia.

Fecha de entrega: 01/Septiembre/2014


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ndice.

Contenido

Prologo. .............................................................................................................. 3

Justificacin. ....................................................................................................... 3Antecedentes. .................................................................................................... 4

Objetivo del Manual de Compras. ...................................................................... 4

Alcance del manual. ........................................................................................... 4

Objetivo del rea de Compras. .......................................................................... 5

Estructura Organizacional. ................................................................................. 5

Organigrama. ..................................................................................................... 6

Responsabilidades. ............................................................................................ 7

Polticas de compras. ..................................................................................... 7

PROCEDIMIENTO DE COMPRA ................................................................. 10

FORMULARIOS DEL SISTEMA ................................................................... 23

Programa de Desarrollo de Proveedores. ........................................................ 27

Introduccin. ................................................................................................. 27

1. Papel de los actores que intervienen en el programa. ........................ 27

Subcontratistas/proveedores ..................................................................... 28

Expertos externos o independientes ......................................................... 282. Aplicacin del Programa en 10 etapas ................................................ 28

Difusin del Programa ............................................................................... 28

Seleccin de los contratistas ..................................................................... 29

Seleccin de los subcontratistas/proveedores .......................................... 29

Capacitacin de los subcontratistas .......................................................... 30

3. Objetivos a cumplir .............................................................................. 30

Reduccin de costos ................................................................................. 30

Poltica de los precios ............................................................................... 30

Mejora tecnolgica .................................................................................... 31

Manejo de los medios de produccin, pertenecientes al contratista, porparte de los subcontratistas (instrumentos, moldes, prototipos, modelos,equipamientos de control de calidad, etc.) ................................................ 31

Organizacin interna del trabajo en la empresa ........................................ 31

Logstica (el justo a tiempo) ...................................................................... 32


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Prologo.

El departamento de compras de una organizacin es de suma importancia, nosolo porque se encarga de abastecer de materia prima a la empresa, sinoporque en conjunto con algunos otros departamentos determina la calidad,

precio y rotacin de esta.Y debido a que este departamento es parte fundamental de la organizacin esnecesario estandarizar sus procesos y procedimientos, para lo que debecrearse un manual de compras, es decir, una gua que asegura que en cadaocasin que se requiera un insumo, este ser de aproximada o exactamente lamisma calidad y precio que en la ocasin anterior.

El manual de Compras es uno de los elementos con el que debe contar todaempresa, se puede afirmar que es la gua oficial para la organizacin yfuncionamiento del rea de Compras.

Con el presente, comprenderemos cmo funciona un manual de compras con

el fin de aclarar dudas, mostrando lo bsico que se debe de tomar en cuentapara poder ejercer su labor de una manera eficiente.

Justificacin.

La seguridad y el bienestar de los trabajadores de la cadena de suministro sonlas principales prioridades del grupo de contrataciones responsables, por lo quelos proveedores de INMACSA estn contractualmente obligados a firmar lasnormas para proveedores antes de que sean aprobadas para producirmercanca para la venta en la organizacin. Estas normas para proveedoresestablecen las expectativas fundamentales sobre los proveedores y sus

fbricas en el trato de los trabajadores y el impacto sobre el medio ambiente.


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Antecedentes.

INMACSA es una empresa 100% mexicana que comenz en el mercado el 13de Agosto de 1987, por lo que an es una empresa mediana con giro industrial,dedica a la fabricacin y venta de radiadores e intercambiadores de

temperatura.MISIN:

Demostrar que la tecnologa y mano de obra mexicanas son de calidad, ya quecontamos con los conocimientos y el coraje para realizar cualquier tarea quenos impongamos.

VISIN:

Asistir al sector industrial satisfaciendo sus necesidades para ser una empresareconocida por la calidad de su servicio, por su atencin al cliente y por lacapacidad de su personal.

VALORES.Pasin: Comprometidos en lo que hacemos.

Calidad: Ofrecemos un servicio de calidad superior.

Responsabilidad: Trabajamos con precisin y excelencia.

Confianza: Cada relacin se trata con honestidad.

Colaboracin: Trabajando en equipo se multiplican los logros.

Respeto: Percibimos a los dems como personas, no como objeto.

Liderazgo: Crear un mejor futuro.

Objetivo del Manual de Compras.

Los objetivos especficos del manual son los siguientes:

Establecer un mtodo estndar para ejecutar las operaciones rutinariasdel rea de administracin de compras. Lo que significa dotar a lainstitucin de una descripcin detallada de cada una de las etapas enque se descompone la tarea del manejo de las compras.

Ofrecer al personal una gua descriptiva de la secuencia a seguir en elproceso. Esta gua servir de base para orientar a los nuevos

empleados. Proporcionar a los niveles de supervisin una herramienta para medir la

eficiencia de las operaciones que sirva a la vez para controlar launiformidad en la ejecucin de la labor administrativa.

Tener eficiencia en el control interno de compras para evitar laduplicidad de funciones y lograr ejecutar esta accin con la menordedicacin de tiempo y esfuerzo.

Alcance del manual.

Se recomienda que peridicamente sea revisado el manual para incorporarle

los nuevos estndares y permanezca actualizado para lograr una adecuada


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utilizacin del mismo, el cual ser aplicable al Sistema de Logstica en Mxico,as como al Sistema de Logstica de Amrica Latina.

La edicin, actualizacin y distribucin de este manual es responsabilidad de laAdministracin, quien velar por el cumplimiento del procedimiento establecido.Cualquier modificacin sustancial al manual ser ratificada por la DireccinGeneral. El contenido del manual se ha dividido en secciones, donde cada unarepresenta el detalle del tema tratado.

Las polticas orientan sobre las acciones a tomar en determinadassituaciones.

El procedimiento est dedicado a ordenar, en forma lgica, todos lospasos que se deben ejecutar secuencialmente.

En este esquema se realiza una descripcin narrativa donde seespecifica la accin a ejecutar y el responsable de realizar dicha accin.

Objetivo del rea de Compras.

Al no tener una sola lnea de solicitud y adquisicin de materiales cadadepartamento ha de hacer sus pedidos por separado, lo cual implica que seaautosuficiente, que conozca sus necesidades especficas y sea ms oportunoel abastecimiento. Para solventar esto el Departamento de Compras tienecomo objetivos lo siguiente:

Minimizar los costos de produccin. Asegurar el flujo continuo de produccin. Desarrollar fuentes alternativas de suministro. Establecer buenas relaciones con los proveedores.

Integrarse con los otros departamentos de la empresa. Mantener registros de datos y realizar informes de gestin.

Estructura Organizacional.

INMACSA aplica un modelo funcional mixto donde el objetivo es buscar elasesoramiento tcnico sin implicarse en la cadena de decisiones, cuyasventajas son:

Permite el uso de especialistas que asesoran diversos departamentos. Se mantiene la relacin de unidad de mando, puesto que casi nunca una

persona depende de ms de una. Se hace uso slo cuando se necesita.

Empleando un sistema centralizado, el cual busca la unin de los Sistemas deInformacin Logstica de Mxico y Amrica Latina sincronizando toda lainformacin posible. As, nos encontramos con que en la organizacin laDireccin General toma las decisiones clave de la organizacin con escasa onula participacin del personal de nivel inferior.


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Organigrama.

Director

General

Sistema deInformacin

Logstica.

Compras.

Produccion.

Ventas

RecursosHumanos

ContabilidadAdministracin


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Responsabilidades.Polticas de compras.I.- COMPRAS DE ARTICULOS, BIENES Y SERVICIOS

I.1. Los bienes y servicios a comprar debern estar incluidos en el presupuestoaprobado de la institucin.

I.2. Los bienes y servicios a comprar, que no estn incluidos en el presupuesto,debern cumplir con las exigencias establecidas para estos casos por lasdiferentes agencias.

I.3. Las compras de artculos, bienes y servicios, sern realizadas, previoanlisis de la administracin con la aprobacin de la Direccin General.

I.4. La administracin ser responsable de determinar los renglones de materialgastable, formularios y material de limpieza que requieran reabastecimiento.

II.- COTIZACIONES

II.1. El Formulario de Requisicin de Compras (FORM.PC11) deber serllenado y enviado por el departamento solicitante a la administracin, quiencontrola el presupuesto de compras y solicita cotizaciones.

II.2. El Formulario de Requisicin de Compras deber contener la descripcin ylas especificaciones claras de los materiales, productos y servicios a seradquiridos.

II.3. El Formulario de Requisicin de Compras deber especificar a qu renglndel presupuesto se har el cargo correspondiente.

II.4. Se deben solicitar Cotizaciones a los proveedores para obtener mejorescondiciones en el mercado en cuanto a precios, calidad y servicios.

II.5. Las Cotizaciones debern contener descripciones iguales a lasespecificaciones requeridas en el El Formulario de Requisicin de Compraspara los artculos que se desean comprar.

II.6. Las Cotizaciones deben contener precios firmes y fechas posibles deentrega.

II.7. Las Cotizaciones (FORM. PC22) pueden provisionalmente recibirse por faxy en el expediente final deben presentarse por escrito, en original y sintachaduras.

II.8. Las Cotizaciones sern objeto de estudio por el Director Ejecutivo y

Administracin

III.- ORDENES DE COMPRA

III.1. Las rdenes de Compra (FORM. PC33) sern con numeracinconsecutiva

pre-impresa.

III.2. Las rdenes de Compra sern preparadas por una persona diferente a la

que aprueba y a la que realiza los registros contables.III.3. Las rdenes de Compra sern distribuidas de la manera siguiente:


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A. Original para el ProveedorB. Copia para la Encargada de Servicios Administrativos / Anexar a la

Factura de Pago al Proveedor.C. Copia para el Cronolgico de Contabilidad / para el Registro Contable.

III.4. Las Requisiciones y rdenes de Compra daadas o anuladas sernselladas como Cancelada, devolvindose el original y las copias aContabilidad para ser archivadas.

III.5. Los criterios para la adjudicacin de Las rdenes de Compra, sefundamentarn principalmente en la calidad, precios, descuentos, transporte yentrega oportuna.

III.6. Para seleccionar la firma ganadora, se utilizar un formulario decomparacin de cotizaciones (FORM. PC22) que incluya especificacin, precioy tiempo de entrega, as como otros criterios que se consideren necesarios.

III.7. En el caso de que no se lleve a cabo el procedimiento de cotizaciones, la

Encargada de Servicios Administrativos preparar un memorndum dejustificacin que quedar en archivo. (Por ejemplo, en el caso de suplidorexclusivo).

III.8. El memorndum estar basado en los siguientes criterios: (Distribuidoresexclusivos y Extensin de un contrato existente).

III.9. Bajo ningn concepto deber destruirse Las rdenes de Compra.

III.10. Se mantendr un registro y archivo por cada Orden de Compra emitida,que contendr todo lo relativo a la solicitud de compra.

III.11. La administracin ser la responsable de preparar Las rdenes de

Compra pre-numeradas

IV.- LMITES DISCRECIONALES

A- SOLICITUD DE COTIZACIONES:

Las Compras por valor inferior a la suma de $4,000.00 podrn efectuarse demanera directa sin cotizaciones escritas, procurando en lo posible diversificarlos proveedores.

Para Compras de $4,001.00 a $7,000.00 se deben solicitar por lo menos dos(2) cotizaciones escritas.

De $7,001.00 en adelante se requieren por lo menos tres (3) cotizacionesescritas.

B- APROBACION COTIZACIONES

Las Cotizaciones menores de $4,000.00 sern aprobadas directamente por laAdministracin.

La Direccin General revisar y aprobar las Cotizaciones con valores hasta$30,000.00.

Las Compras de valores superiores a los $30,000.00 debern ser avaladas porla Direccin General y sometidas a la aprobacin del Comit de Compras, cuya

integracin y aprobacin la har el Comit Coordinador.


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Las Compras de un valor total superior a los $100,000.00 debern serratificadas adems por el Comit Coordinador.

C- APROBACION ORDENES DE COMPRAS

Todas Las rdenes de Compra, previa autorizacin de las Cotizaciones, segn

las polticas establecidas, sern aprobadas por la Direccin General.V.- RECEPCION DE MERCANCIAS.

V.1. La Mercanca deber ser recibida por la Encargada de ServiciosAdministrativos quien se asegurar de que la mercanca recibida est deacuerdo con Las rdenes de Compra y sus especificaciones.

V.2. La Encargada de Servicios Administrativos proceder a firmar el Conduceo Factura como prueba de haber recibido conforme la Mercanca.

V.3. La Mercanca recibida ser entregada bajo firma del Conduce o Factura aldepartamento que la solicita.

Nota: Deber informarse a Contabilidad de la recepcin del Activo Fijopara su registro y numeracin antes de ser distribuido.

V.4. La Encargada de Servicios Administrativos anexar el Conduce o Facturaa la Orden de Compra para su pago siguiendo el procedimiento de solicitud decheque.

V.5. Los Activos Fijos Comprados debern ser incluidos en el Seguro contratodo riesgo. Los Activos de montos menores se incluirn al realizar la revisinperidica de la cobertura del seguro. Los activos de alta cuanta como son laadquisicin de vehculos, equipo de cmputos, etc. se asegurarn al momento

de su adquisicin.VI.- DISPOSICIONES GENERALES.

VI.1. Ningn empleado participar en la seleccin, adjudicacin oadministracin de una Orden de Compra y/o Contrato, si tiene alguna relacin,parentesco o negocios con las firmas que califiquen para la adjudicacin delContrato y/o de la Orden de Compra.

VI.2. Los empleados involucrados en el proceso de Compras de bienes y/oservicios, no debern aceptar gratificaciones, favores o cualquier otro valormonetario de los Suplidores.

VI.3. Las Requisiciones de Compra que no estn debidamente completadas yautorizadas no sern recibidas por la Encargada de Servicios Administrativos.

VI.4. Las violaciones a estas disposiciones generales, sern sancionadas conmedidas disciplinarias que incluyen desde amonestaciones por escrito hastaexpulsin definitiva del empleado.

VI.5. Las Compras al Contado se regirn bajo las mismas reglamentacionesque las compras a Crdito.


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PROCEDIMIENTO DE COMPRA

INTRODUCCION.

Compra es una de las actividades ms importantes que se realiza en todainstitucin, ya que cumple con la funcin de suplir las necesidades de bienes y

servicios que se requieren para mantenerla funcionando y poder darlecontinuidad al trabajo que se desarrolla en la misma.

Los Bienes y Servicios incluyen la adquisicin de material gastable, mobiliariosy equipos ya sea de oficina, de cmputos, audiovisuales, de transporte, etc., aligual que la confeccin del material impreso en general. Otro rengln se refierea la compra de los servicios necesarios para realizar reuniones, asambleas, yactos incluidos dentro de las actividades de la institucin; como son lascompras de refrigerios, alquiler de mozos, reservacin de salones, brindis,compra de flores, etc.

En las ocasiones que se soliciten materiales y artculos especiales, los cuales

requieren de una preparacin tcnica especfica para su identificacin, laEncargada de Servicios Administrativos solicitar la ayuda del personalespecializado.

Por ser una institucin con un reducido nmero de empleados, la segregacinde funciones no dispone de una lnea divisoria muy marcada, pero se hanidentificado puntos de controles internos para permitir a los supervisoresasegurar transparencia en la ejecucin de las compras.

CONTROL INTERNO Y SUS OBJETIVOS

CONTROL No. 1

Recibir las Solicitudes de Compra a travs del formulario de requisicin decompras.

OBJETIVO

Mantener control de los pedidos realizados por personal autorizado de cadaunidad, departamento o proyecto.

CONTROL No. 2

Obtener Cotizaciones de dos o tres suplidores con anticipacin a la ejecucinde cada compra.

OBJETIVODepurar adecuadamente a los suplidores para realizar compras bajo lasmejores condiciones del mercado, en cuanto a precios, calidad y servicios.

CONTROL No. 3

Expedir una Orden de Compra pre-numerada de imprenta por cada requisicinde compras procesadas.

OBJETIVO

Establecer el control numrico de los pedidos realizados por conceptode compras.

Mantener control de las rdenes asignadas a los proveedores.


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Establecer un documento oficial de la institucin para solicitar lasadquisiciones a los proveedores.

CONTROL No. 4

Segregar las siguientes funciones:

Aprobacin de Cotizaciones Preparacin de rdenes de Compra Aprobacin de rdenes de Compra Recepcin de Mercancas Registro Contable de las Compras.

OBJETIVOS

Establecer verificaciones cruzadas de los artculos o servicios solicitadosen cuanto a cantidad y valor.

Dificultar la intencin de poder realizar fraudes.

SECCIONES

El Procedimiento de Compras se ha dividido en secciones dependiendo del tipode compra y de los lmites discrecionales establecidos para la adquisicin delos bienes y servicios a adquirir.

El Procedimiento de Compras incluye:

Solicitud de Compras Cotizacin Orden de Compra Registro de la Compra


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SOLICITUD DE COMPRAS

RESPONSABLE PROCEDIMIENTO

Unidad o Departamento Solicitante 1.- Prepara una Requisicin de

compras en original y copia(FORM.PC1) especificandoclaramente detalles de los artculos oservicios solicitados.

2.- Firma el FORM.PC1 en el espaciode SOLICITADO POR: en seal deautorizacin para iniciar el procesode la adquisicin.

Encargada Servicios Administrativos 1.- Recibe el (FORM.PC1)debidamente autorizado.

2.- Verifica si la compra est incluidaen el presupuesto del solicitante.

a) Si no est incluida enpresupuesto continua el Paso No. 3

b) Si est incluida en presupuesto

continua al Paso No. 4

3.- Solicita la aprobacin de lacompra a la Direccin General.

a) Si la compra es aprobada continuacon Paso No.4

b) Si la compra es rechazada lonotifica al solicitante


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COTIZACIN


Encargada Servicios Administrativos 4.- Solicita cotizaciones segn loslmites discrecionales establecidos.Nota: Si existe un proveedorexclusivo, no ser necesario efectuarcotizaciones y la compra debe estaramparada con un memo de laEncargada de ServiciosAdministrativos que justifique laausencia de cotizaciones

5.- Analiza las cotizaciones yrecomienda la mejor opcin referentea precio, calidad y responsabilidad enla entrega.

6.- Remite cotizaciones para suaprobacin segn los lmitesdiscrecionales. Para tales fines utilizael formulario de cotizacin (FORM.PC22).

Direccin General 7.- Recibe el formulario decotizaciones, analiza los documentos

y toma las siguientes acciones:a) Si est de acuerdo con el procesoy siguiendo el dictamen de los lmitesdiscrecionales procede a recomendarel proveedor y firma en seal deaprobacin al proceso de comprasNota: Si el monto de la cotizacin esmenor de $30,000.00 la remite alEncargado de ServiciosAdministrativos Pasa Punto No.10

Si el monto de la cotizacin es mayorde $30,000.00 la remite al Comit decompras. Pasa al Punto No.8

b) Si no est de acuerdo lo comunicaal Encargado de Servicio


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COTIZACIN


Comit de Compras 8.- Recibe Formulario de Cotizacinjunto al de Requisicin de Compra.

a) Si est de acuerdo firma elFormulario de Cotizaciones en sealde aprobacin. Notas: Si el valortotal de la compra no excede los$100,000.00 remite los documentosal Encargada de ServiciosAdministrativos. Pasa al Punto No. 10

Si la compra excede del valor de

$100,000.00 la remite al ComitCoordinador para que proceda aratificar la compra estampando sufirma en el Formulario de Cotizacin.Pasa al No. 9

b) Si no est de acuerdo la devuelvea la Direccin General con susobservaciones.

Comit Coordinador 9.- Recibe las Cotizaciones

superiores a los $100,000.00a) Si est de acuerdo firma elFormulario de Cotizaciones en sealde aprobacin. Pasa al Punto No. 10.

b) Si no est de acuerdo la devuelvea la Direccin General.


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COTIZACIN


Encargado Servicios Administrativos 10.- Recibe la Requisicin de comprajunto con el Formulario de Cotizacin.

a) Si est aprobada la cotizacinsigue al Punto No. 11

b) Si la Cotizacin no fue aprobada loinforma al solicitante

11.- Prepara Orden de Compra enoriginal y dos copias (FORM.PC33).


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ORDEN DE COMPRA


Encargada Servicios Administrativos 12.- Firma la Orden de Compra en el

espacio de preparado por y la remiteanexa con el Formulario deCotizacin ya autorizado y el deRequisicin Interna, a la DireccinGeneral para su aprobacin.

13.- Prepara Orden de Compra enoriginal y dos copias (FORM.PC33).

14.- Firma la Orden de Compra en elespacio de Preparado Por y la remiteanexa con el formulario de

cotizaciones ya autorizado y el deRequisicin Interna a la DireccinGeneral para su aprobacin.

Direccin General 15.- Recibe la Orden de Compra consus anexos y revisa si todo estcorrecto.

a) Si tiene observaciones secomunica con el Encargado deServicios Administrativos.

b) Si todo est correcto sigue al PasoNo. 16

16.- Firma la Orden de Compra en elespacio de autorizado y la devuelveal Encargado de ServiciosAdministrativos

Encargado Servicios Administrativos 17.- Recibe la Orden de Compra consus anexos.

a) Si fue rechazada sigue Paso No.

18.b) Si fue aprobada sigue Paso No.19.


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REGISTRO DE COMPRA


Encargado Servicios Administrativos 18.- Imprime la palabra anulada en

toda la documentacin de la compray lo informa al solicitante.

19.- Distribuye la Orden de Compracomo sigue:

* Original al proveedor para realizarla compra.

* Copia a contabilidad para el registrocontable.

* Copia a administracin para recibir

el bien o servicio y anexarla a lafactura junto a la cotizacin y a larequisicin para fines tramite depago.

20.- Recibe el bien o servicio delproveedor. Firma conduce y/o originalde la factura como constancia derecibido conforme.

21.- Entrega mercanca al solicitante.

Solicitante 22.- Recibe mercanca, verifica yfirma conduce y/o copia de la facturadel proveedor como constancia dehaber recibido conforme.

23.- Entrega conduce y copia de lafactura al Encargado de ServiciosAdministrativos.

Encargado Servicios Administrativos 24.- Recibe documentos y remite elexpediente completo de la compra alcontador para fines de pago

Contador 25.- Recibe copia de la Orden deCompra para fines de cronolgico yregistro contable de la compra.

26.- Codifica contablemente la copiade la Orden de Compra de acuerdo ala naturaleza de la misma.


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REGISTRO DE COMPRA


27.- Al llegar la mercanca recibe del

Encargado de serviciosAdministrativos:

* Conduce y/o copia de la factura delproveedor anexa a la copia de laOrden de Compra de administracin,la Solicitud y las Cotizaciones.

28.- Compara los datos contenidosen la Orden de Compra con elConduce y/o copia de la factura delproveedor y continua con el

procedimiento de desembolso.29.- Prepara la entrada de diario y ladigita en el sistema.

* Debito

- Inventario

- Equipos

- Gastos

* Crdito

- Cuentas por Pagar Proveedores


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SECCION A

PARA COMPRAS HASTA EL MONTO DE $4,000.00

No requiere cotizaciones escritas. Servicios Administrativos elige proveedor tomando en consideracin la

calidad de producto, precios, servicios y condiciones de pago. Servicios Administrativos prepara la Orden de Compra y firma en el

espacio asignado como solicitado. Direccin General firma Orden de Compra en seal de aprobacin.

SECCION B

PARA LAS COMPRAS CON MONTO DESDE $4,001.00 HASTA $7,000.00

Se requieren por lo menos dos cotizaciones escritas. Direccin General autoriza las cotizaciones tomando en cuenta calidad

del producto, precios, servicios y condiciones de pago. Servicios Administrativos prepara la Orden de Compra y firma en el

espacio asignado como solicitado. Direccin General Firma Orden de Compra como aprobacin.

SECCION C

PARA COMPRAS DESDE $7,001.00 HASTA $30,000.00

Se requieren por lo menos tres cotizaciones escritas. Direccin General autoriza las cotizaciones tomando en cuenta calidad

del producto, precios, servicios y condiciones de pago. Servicios Administrativos prepara la Orden de Compra y firma en el


SECCION D

PARA COMPRAS DE MONTOS MAYORES DE $30,000.00

Se requieren por lo menos tres cotizaciones escritas. La Direccin General somete el expediente completo de la Cotizacin al

Comit de Compras para su consideracin y aprobacin. Servicios Administrativos prepara la Orden de Compra y firma en el


Nota: En compras mayores de $100,000.00 se mantiene este mismoprocedimiento con la excepcin de que el expediente de cotizacin tambindebe ser ratificado por el Comit Coordinador.


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SECCION E

SOLICITUDES DE MATERIAL IMPRESO

Los trabajos de impresos comprenden los Formularios de uso Administrativos,as como la confeccin de afiches, Formularios Programticos, Folletos, etc.

Requieren un promedio de 20 das laborables para su cotizacin, elaboracin yrecepcin.

El proceso es el siguiente:

Se presenta al impresor un esquema del trabajo que se solicita. Impresor presenta el arte del trabajo a realizar. rea, departamento o proyecto solicitante aprueba el arte. Administracin enva el arte al impresor para confeccionar el trabajo final

Los trabajos de publicaciones de libros requieren de 40 a 50 das laborablesdebido al largo proceso de diagramacin, composicin y revisin previo a la

tirada de los mismos.Se debe observar y tomar en cuenta que cuando se ha utilizado una imprentapara realizar trabajos de impresin, si tiene que reimprimirse el material, resultams econmico enviarlo al mismo impresor, ya que se estara ahorrando elcosto de la confeccin del arte.

Nota: Se mantiene el Procedimiento de Compras.

SECCION F

COMPRAS DE MATERIALES, MOBILIARIOS Y EQUIPOS.

Se requiere de 5 das laborables para realizar compras de materiales deoficina, material de limpieza, audiovisuales, escritorios, sillas, computadoras,etc. De una cuanta mayor a la suma de $4,000.00 por requerir cotizacionesescritas.

Las compras de materiales, mobiliarios y equipos de valor hasta $4,000.00podrn ser procesadas de uno a dos das laborables.

Cuando el monto de los materiales requeridos no exceda el tope establecidopara el manejo de caja chica, la compra se realizar inmediatamente a travsdel fondo de caja chica dependiendo de la disponibilidad del efectivo y deltransporte.

SECCION G

SERVICIOS DE REFRIGERIOS, ALMUERZOS Y USO DE SALON.

Servicios de refrigerios y almuerzos donde sea necesario el alquiler decristalera, mobiliarios y mantelera requieren de 5 das laborables anticipados ala fecha de la actividad.

Refrigerios y almuerzos sin los requisitos sealados anteriormente requieren detres das laborables.

Las actividades en hoteles requieren de 25 das laborables ya que es necesario

contactar los hoteles, disponibilidad de salones, comparar precios y tipo defacilidades.


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SECCION H

SERVICIOS DE TRANSPORTE.

Para el alquiler de carros se requiere de un promedio de dos das laborables.

Realizar las gestiones de alquileres de autobuses requiere de cinco daslaborables, ya que los precios varan significativamente de un proveedor a otro.

En este rengln se tiene que consultar con ms de tres suplidores, pues nosiempre existe disponibilidad de autobuses.

El alquiler de autobuses requiere confirmar la reservacin con tres das deanticipacin.


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FORMULARIOS DEL SISTEMA

Los formularios son instrumentos a utilizar para facilitar la ejecucin yverificacin de los controles internos establecidos en la institucin.

Los formularios que complementan el Sistema de Compras son:

Requisicin de Compras (FORM. PC11) Formulario de Comparacin de Cotizaciones (FORM. PC22) Ordenes de Compras (FORM. PC3)

FORMULARIO REQUISICION DE COMPRAS (FORM. PPC1)

OBJETIVO

El Formulario de Requisicin de Compras es utilizado por el departamento y/oproyecto solicitante para dar a conocer al rea de compras, su necesidad deadquirir un bien o servicio.

Con este Formulario se da inicio al proceso de compra y la calidad de sullenado determina el nivel de calidad con que el rea de compras pueda ofrecerel servicio. Es un documento de respaldo que le asegura a la Direccin Generalque la compra est justificada y que la misma ser realizada de acuerdo a lorequerido por el solicitante.

RESPONSABLE

Departamento o Proyecto solicitante.

CONTENIDO

El Contenido de este Formulario debe ser claro y preciso pues del tipo de

informacin que contenga depende la agilidad con que se pueda realizar lacompra y que el cargo se realice en la cuenta contable correspondiente.

El Formulario contiene los siguientes renglones:

1. Fecha de Solicitud

2. Departamento o Proyecto Solicitante

3. Cantidad Solicitada

4. Unidad de Presentacin o Empaque del Bien Solicitado

5. Descripcin del Artculo, Bien o Servicio Solicitado

6. Rengln del Presupuesto donde se cargar la Compra7. Seccin de Observaciones para en caso de ser necesario ser utilizada comoNota: en Acciones a tomar con respecto a la Compra Solicitada

8. Firma de Autorizacin del Solicitante

9. Firma de la Persona Autorizada a Recibir los Formularios de Requisicin de

Compras.

10. Fecha de Recepcin de la Solicitud en el rea administrativa


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FORMULARIO DE COMPARACION DE COTIZACIONES (FORM. PC2)

OBJETIVO

El Formulario de Comparacin de Cotizaciones es utilizado como instrumentode anlisis para seleccionar la mejor opcin recibida referente a precio, calidad

del producto, bien o servicio, y de los beneficios que ofrece el proveedor encuanto a garanta, forma de pago y sobre todo tiempo de entrega.

Con este Formulario la Direccin General, la Comisin de Compras y el ComitCoordinador, segn los lmites discrecionales, se aseguran que el costo de lacompra es competitivo.

RESPONSABLE

Encargado de Servicios Administrativos.

CONTENIDO

1. Fecha de Anlisis de Compras2. Descripcin del Artculo, Bien o Servicio

3. Cantidad a Comprar

4. Unidad de Medida

5. Nombre de las Casas Suplidoras

6. Precio Unitario y Precio Total Cotizado por los Ofertantes

7. Sub-total

8. Descuento

9. Impuesto

10. Total General

11. Garanta

12. Tiempo de Entrega

13. Forma de Pago

14. Proveedor Elegido

15. Firma de Autorizado Por

16. Observaciones


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FORMULARIO ORDENES DE COMPRAS (FORM. PPC3)

OBJETIVO

Tomando como base los datos aprobados en el Formulario de Comparacin deCotizaciones, se emite la Orden de Compras, la cual constituye el documento

que formaliza el acuerdo entre el Proveedor y la Institucin, para esta ltimarealizar su transaccin de compras, sobre todo si la misma se realiza bajo lascondiciones de ser pagada despus de la recepcin de la mercanca.

Para que la Transaccin de Compras est debidamente documentada, lasrdenes de Compras deben de estar pre-numeradas y anexas a losformularios que le dieron origen.

RESPONSABLES

Confeccin - Encargado de Servicios Generales Autorizacin - Direccin General

CONTENIDO

1. Nmero Secuencial

2. Fecha

3. Nombre del Proveedor

4. Direccin del Proveedor

5. Condiciones de Pago

6. Cantidad Solicitada

7. Unidad de Medida8. Descripcin del Artculo, Bien o Servicio

9. Costo Unitario por tem

10. Costo Total por tem

11. Costo Total General de la Compra

12. Rengln del Presupuesto a ser Afectado

13. Observaciones para indicar especificaciones o condiciones especiales de lacompra a realizar.

14. Firma de Solicitado15. Firma de Autorizacin


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FORMULARIO CONTRATO DE COMPRA (FORM. PPC4)

OBJETIVO

El Contrato de Compras constituye el documento donde la Institucin formalizaun acuerdo con el Proveedor, en el cual se especifican las obligaciones que

contraen ambas partes. En el mismo el Proveedor se compromete a ejecutaruna obra o prestar un servicio a cambio de una remuneracin pagada bajo lascondiciones acordadas con la Institucin.

Para su confeccin se sigue el mismo procedimiento que la Orden de Compras.

RESPONSABLES

Confeccin - Encargado de Servicios Generales Autorizacin - Direccin General

CONTENIDO

1. Nombre del Proveedor2. Nombre de la Direccin General

3. Descripcin del tipo de Servicio al cual se compromete el Proveedor

4. Descripcin de las Condiciones de Pagos y de Facilidades a las cuales secompromete la Institucin.

5. Duracin del Contrato

6. Periodo que abarca el Contrato

7. Fecha de la Firma del Acuerdo

8. Firma de la Direccin General9. Firma del Proveedor.


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Programa de Desarrollo de Proveedores.Introduccin.

Desde hace ya muchos aos, la competencia crece en la economainternacional y obliga a las empresas a que reduzcan los costos. Sin embargo,

los enfoques tradicionales se limitaron a eliminar los derroches dentro de laempresa. En la actualidad, se abre otra va para ahorrar costos a travs de lascompras: al colaborar con los subcontratistas, es posible hacerlos mseficientes y as adquirir los bienes a bajo precio. Pero, para que sucolaboracin sea eficaz, estos proveedores y subcontratistas deben afrontar losproblemas especficos que existen en su sector de actividad, su especialidad yen su manera de trabajar.

Es til recordar la distincin entre proveedor y subcontratista. Mientras queel primero (proveedor) se refiere a aquel que suministra los productos oservicios disponibles en el mercado para una clientela amplia, en gran

cantidad, el segundo (subcontratista) se refiere a aquel que fabrica losproductos o servicios a medida, en pequea cantidad, y que, normalmente, noestn disponibles en el mercado. Es til recordar la distincin entre proveedory subcontratista. Mientras queel primero (proveedor) se refiere a aquel quesuministra los productos o servicios disponibles en el mercado para unaclientela amplia, en gran cantidad, el segundo (subcontratista) se refiere aaquel que fabrica los productos o servicios a medida, en pequea cantidad, yque, normalmente, no estn disponibles en el mercado.

El desarrollo de proveedores es un concepto amplio por el cual se pretendefortalecer el rendimiento de las empresas subcontratistas dndoles laoportunidad de adquirir aquellas competencias y capacidades que sonrequeridas por los contratistas (clientes) y tambin sensibilizndolos yasistindolos en su reduccin de costos.

1. Papel de los actores que intervienen en el programa.

Contratistas/compradores.

Los contratistas ofrecen trabajos a los subcontratistas, lo que les permiteconcluir contratos con ellos y, cuando estos contratos son de larga duracin,garantizarles una renovacin econmica. Si los contratistas desean que susproveedores cumplan con sus requerimientos, debern ayudarles en sudesarrollo, y as ser beneficiados ya que, al ayudarlos, podrn satisfacer a sus

clientes finales.Ser necesario que analicen los problemas de sus subcontratistas y lassoluciones que deben aportarse. Despus de haber sido seleccionados ysensibilizados, debern ayudar a sus proveedores en su desarrollo para quesus requisitos en cuanto al precio, a los plazos, a la calidad, al medio ambiente,etc., se vean cumplidos. Esta ayuda puede tomar distintas formas, enparticular, en Investigacin y Desarrollo realizada en conjunto, de asistenciatcnica (mediante el prstamo de mquinas, personal, patentes y licencias) yde asistencia financiera o de formacin. Debern capacitar e idealmentedelegar un equipo de ingenieros en las empresas subcontratistas para llevar a

cabo el proyecto de desarrollo especfico.


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Este acompaamiento por los contratistas es tanto ms esencial cuanto que lasPYME a menudo emprenden acciones nicamente a corto plazo. Al tener unapoyo directo de su cliente, y un seguimiento regular de su desarrollo, serms fcil para los subcontratistas evaluar los beneficios que puedan tener,tendrn ms motivacin para ejecutar el programa en su totalidad y se darn

cuenta rpidamente que ste es indispensable, sea cual sea la situacin de laeconoma local y nacional. Las grandes empresas podrn, por ejemplo,compartir sus experiencias con sus subcontratistas en el mbito de la reduccinde costos o tambin en el del aumento de la capacidad de produccin. Porltimo, esta colaboracin entre contratistas y sus proveedores permitirsolidificar alianzas, que son esenciales para un desarrollo sostenible y para laconsecucin de mutuos beneficios.

Subcontratistas/proveedores

Los subcontratistas permiten al contratista reducir sus costos al adquirir msflexibilidad, al reaccionar mejor y ms rpidamente en el mercado y evitar

inversiones que no seran estratgicas. Los subcontratistas, los expertos y loscontratistas en conjunto, deben hacer un anlisis de sus dificultades pararespetar los requerimientos de su propio contratista.

Expertos externos o independientes

Los expertos son los especialistas que aconsejan y asisten a las empresas endiferentes mbitos tales como la tecnologa industrial, la gestin, la calidadtotal, la produccin de valor aadido (o produccin reducida), el marketing/lacomercializacin de los productos/de los servicios indebidos, los sistemas degestin.

Su papel es establecer el Programa segn las etapas descritas a continuacinen la presente y segn la experiencia que tienen en su respectiva especialidadpara llevar a cabo los objetivos especficos de las relaciones entre el contratistay los subcontratistas.

Sin embargo, los expertos no pueden sustituir a un equipo permanente formadopor la empresa. stos deben servir de puente hacia la constitucin de unequipo formado por los ingenieros especializados que sern capaces degarantizar un desarrollo de los subcontratistas y establecer los proyectosparticulares para cada uno ellos.

2. Aplicacin del Programa en 10 etapas

Difusin del ProgramaSe deben prever una difusin del Programa presentando las ventajas deldesarrollo de los proveedores y los beneficios mutuos que pueden resultar.Esta difusin, hecha por medio de las Cmaras de Comercio e Industria,Asociaciones profesionales, grandes empresas, etc., permitir a lasautoridades pblicas, o a otros organismos, conocer el Programa con el fin departicipar y, eventualmente, ayudar financieramente a las INMACSA en suaplicacin.


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Seleccin de los contratistas

INMACSA seleccionan empresas contratistas segn:

La necesidad expresada de desarrollar/mejorar el nivel tcnico y lagestin de sus subcontratistas.

La existencia de un plan o de un proyecto de desarrollo de proveedoresen la empresa o, en ausencia efectiva de plan o proyecto, segn lavoluntad firme de elaborar tal programa o proyecto.

El porcentaje que representa la subcontratacin en la empresa conrelacin al total de las compras.

El nmero de subcontratistas que trabajan con la empresa. El tipo de productos/servicios subcontratados. La toma de conciencia de los beneficios mutuos tanto para ella como

para sus proveedores.

Esta etapa de seleccin constituye la base del desarrollo ya que las ganancias

en trminos de calidad y de reduccin de los costos dependern de estoscriterios y, sobre todo, del primero y del ltimo, que son la necesidad para elcontratista del desarrollo del subcontratista y su toma de conciencia de losbeneficios que resultan de tal desarrollo.

Seleccin de los subcontratistas/proveedores

El Programa para el Desarrollo de Proveedores slo puede desembocar enresultados positivos si se seleccionan cuidadosamente los subcontratistas, y deigual forma los contratistas. Por esto, se entiende que INMACSA, los expertos ylos compradores deben, conjuntamente, elegir los subcontratistas segn:

Su sector de actividad: las empresas de un sector de actividad, afiliadasa INMACSA, pueden no estar suficientemente representadas en la zonadel Programa u otros sectores no estar dispuestos a recibir tal asistenciaporque la solicitud de subcontratacin se orienta hacia la de lascapacidades disponibles.

La especialidad: una evaluacin de los conocimientos tcnicos ohabilidad, que los subcontratistas poseen en su especialidad, deber serhecha.

El nivel de desarrollo: los proveedores con un nivel de desarrollosuficiente podrn satisfacer la demanda pero con una mejora tcnica ode su gestin.

La toma de conciencia individual de la necesidad de desarrollarse con elfin de ser ms competitivo: es la voluntad de los empresarios quedeterminar realmente la posibilidad de crear el Programa.

El comprador podr, una vez seleccionado el subcontratista, proponer unacuerdo a ste, referente a la cooperacin entre las dos entidades. As, podrancomenzar por delegar recprocamente ingenieros o ejecutivos, del lado delcontratista en la empresa subcontratista para que lo aconsejaran y que loasistieran en la elaboracin de sus productos.


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Capacitacin de los subcontratistas

El proceso de capacitacin constituye una de las etapas ms importantes parael desarrollo de los proveedores. Este debe aportar las soluciones a los erroresdetectados en las empresas subcontratistas y estar orientada de tal modo quelos subcontratistas puedan ponerlo en la prctica autnomamente. Lacapacitacin puede referirse a la calidad, la gestin, etc.

La capacitacin debe hacerse segn los errores detectados en el anlisis delas facultades de los proveedores. La capacitacin puede ser colectiva,agrupando a las empresas segn sus especialidades y sus intereses, oindividuales, emprendida por la empresa.

3. Objetivos a cumplirReduccin de costos

El objetivo consiste en obtener una mejor subcontratacin en trminos decantidad y calidad en las distintas etapas, para conseguirlo, contratistas y

proveedores deben transformar sus relaciones contractuales en relaciones decooperacin. Aqu es esencial entender este concepto de cooperacin ya quelas dos partes tienen inters en la reduccin de los costos, incluso es uno delos factores desencadenantes para que el comprador acepte asistir a sussubcontratistas.

Es indispensable, para reducir sus costos, que el contratista optimice susubcontratacin y sus inversiones, as reducir los riesgos y podrconcentrarse en lo que sabe hacer mejor. En el contexto de contratoscelebrados entre un comprador y un proveedor de pases diferentes, uno de losaspectos importantes de la reduccin de los costos es saber aprovechar los

mejores tipos de cambio.Poltica de los precios

Segn un estudio realizado en Francia por el Ministerio de Industria, Correos yTelecomunicaciones, los conocimientos tcnicos, la calidad y los plazos deentrega son los tres requisitos preeminentes de los contratistas, incluso msimportantes que el precio. Normalmente, la competencia entre subcontratistaspara un contrato de abastecimiento con un contratista determinar el precio deventa de los bienes suministra dos, por lo que la fijacin del precio se establecepor el equilibrio entre la oferta y la demanda. Al contrario, si los precios seestablecen por debajo del nivel de los costos de produccin, eso podra ser

considerado como dumping, lo que es una forma de competencia desleal. Apesar de todo, no habr que descuidar la importancia de otros factores como lacalidad, los plazos de entrega y la oferta, elementos que sern decisivos parala obtencin del contrato.

De manera ms general, todas las disposiciones de la Gua tienen por objetoayudar a las PYME a ser ms competitivas y en consecuencia a tener preciosajustados a la calidad de las prestaciones ofrecidas. Hay que comprender quesi el subcontratista tiene unas habilidades especiales, y en consecuenciadifcilmente sustituibles, as como productos o servicios de buena calidad, elprecio podr ser ms elevado puesto que el subcontratista ser imprescindible.


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Mejora tecnolgica

El Desarrollo de Proveedores slo es posible en el marco de la subcontratacinde especializacin. Esta especializacin, independientemente del sector deactividad de la empresa, si debe ser entendida sobre todo segn laadquisicin/la posesin de unos conocimientos tcnicos especficos, debetambin ser entendida segn la facultad de adaptarse y hacer evolucionar losproductos y servicios. Los contratistas buscan a subcontratistas, colaboradorestcnicos, capaces de concebir un sistema pero tambin de innovar, mejorar yhacer evolucionar un producto a lo largo de su ciclo de vida.

Despus de haber hecho cuidadosamente un inventario de la tecnologa adisposicin del proveedor, ser necesario a continuacin proceder por etapas:

Hacer un estudio de las mejoras tecnolgicas que necesita la empresapara seguir siendo competitiva

Hacer un anlisis de la demanda: delimitar, orientar y anticipar la

demanda de tecnologa procedente de los clientes Desarrollar nuevas aplicaciones: diferenciar los productos Mejorar la productividad Adaptarse a los sistemas de produccin en evolucin Utilizar servicios de asistencia tcnica.

Manejo de los medios de produccin, pertenecientes al contratista, por parte de lossubcontratistas (instrumentos, moldes, prototipos, modelos, equipamientos de controlde calidad, etc.)

Es importante que el subcontratista tenga acceso a material especializado pararealizar su trabajo. Los conocimientos tcnicos son un elemento esencial por el

cual se recurre al subcontratista, de esta manera el contratista tiene queprestarle las herramientas necesarias para que pueda aplicar estosconocimientos tcnicos. Adems, esto sirve tambin a los propios intereses delcontratista. INMACSA deber hacer entender a las empresas la necesidad decooperar a este nivel. Varios elementos deben tenerse en cuenta:

En relacin con el cdigo de conducta, el prstamo o la donacin dematerial, por el contratista al subcontratista, debe operarse en elcontexto de la colaboracin y la cooperacin.

Acuerdos pueden ser celebrados para regir la propiedad o latransferencia de estos bienes.

En general, los medios de produccin facilitados por el contratista alsubcontratista para un trabajo particular o de corta duracin deben serdevueltos a su propietario despus de que el trabajo se haya realizado,sobre todo cuando stos sirven para componentes clave.

Organizacin interna del trabajo en la empresa

El funcionamiento interno de la empresa es importante en relacin con lacalidad. Su organizacin y su divisin es esencial, entonces, incluso con elbuen funcionamiento de los servicios, la motivacin del personal y el control dela calidad del producto es necesario saber tambin tomar distancia paracomprender mejor la coordinacin del conjunto. As pues, hay que:


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Reducir y ampliar las estructuras de la empresa y modernizar los talleressi ello fuese necesario.

Favorecer el trabajo en equipo. Mejorar los procesos de fabricacin: insistir en la integracin, y no en la

divisin, de tareas. Prever regularmente reuniones del personal. Organizar debates sobre las prcticas de trabajo y buscar soluciones a

los problemas. Reforzar la implicacin del personal mediante consultas y otros medios

de cooperacin. Ampliar las competencias del personal, incentivarlo y prepararlo para

desenvolverse dentro de la empresa con facilidad. Destacar los problemas y malas prcticas, en lugar de obstruirlos.

Logstica (el justo a tiempo)

El respeto de los plazos de entrega es uno de los primeros requerimientos delos clientes. Pero este punto es importante tambin para la reduccin de loscostos. Los principales objetivos que se deben lograr gracias al justo a tiemposon:

Reducir el tiempo de los ciclos de produccin. Establecer una lnea de produccin constante. Reducir los inventarios. Reducir los costos. Reducir las existencias (stocks) de seguridad. Retirar la extensin de garanta de las existencias.

Disponer mejor de los espacios. Mejorar las relaciones de subcontratacin.

La optimizacin atae principalmente al flujo rpido del material (corto perodode almacenamiento) con inventarios hechos y los precios ms bajos posibles, yla alta flexibilidad para ajustarse a las modificaciones en pedidos de loscontratistas.

Documents

Manual de compras INMACSA.docx