Manual de Planejamento Com Recursos - Revisao 01

Elaborado pelo Engenheiro Alcides Vieira da Silva Crea 60.291 D MG Reviso 01 Acrscimo do planejamento econmico.

1

MANUAL DE PLANEJAMENTO COM RECURSOS COM A UTILIZAO DO MS PROJECT


2

INDICE 1 OBJETIVO 2 PRINCIPAIS PREMISSAS 3 DEFINIES APLICAVEIS NO PLANEJAMENTO. 4 ELABORAO DO PLANEJAMENTO FISICO. 5 ELABORAO DO PLANEJAMENTO ECONOMICO.


3

1 OBJETIVO O objetivo do presente manual auxiliar aos planejadores das diversas empresas que prestam servios a CVRD FCA na implantao das obras da via permanente sob o gerenciamento da GAIOG. 2 PRINCIPAIS PREMISSAS As principais premissas para a elaborao do planejamento das obras de melhorias e implantaes so:

Conhecimento da data de formalizao da ordem de servio. Data de encerramento da ordem de servio. Conhecimento do escopo macro do objeto do contrato, quando da no

existncia dos projetos consolidados. Projetos consolidados. Conhecimento das condies locais. Conhecimento dos recursos locais. Conhecimento das interfaces com a operao da via permanente. Considerao dos fatores climticos. Conhecimento dos recursos de pessoal e equipamentos aplicveis s

atividades. Conhecimento das atividades criticas. Conhecimento dos fatores de riscos.

3 DEFINIES APLICAVEIS NO PLANEJAMENTO.

Planejamento: Conjunto de documentos aplicveis ao conhecimento do projeto necessrio a determinao dos prazos e recursos necessrios para o atendimento das datas contratuais previstas.

EAP Estrutura Analtica de Projeto: Ordenao das atividades em sua forma executiva, seqenciado todos os passos necessrios ao cumprimento final das etapas de servios definindo os vrios nveis de hierarquia da rede com a determinao dos pesos correspondentes de cada atividade em relao ao todo.

Cronograma: Planilha de representao grfica em forma de barras determinando o tempo das atividades.

Programao Quinzenal: Filtro de atividades do cronograma a serem executadas dentro do perodo de 15 dias necessrio ao atendimento dos prazos finais.

Planilha de Uso do Recurso: planilha que possibilita a visualizao da distribuio dos recursos nas atividades ao longo de sua execuo.

Histograma de Mo de Obra Direta e Equipamentos: Quadro com a distribuio dos recursos ao longo do tempo, sumarizado do projeto.

Curva de Progresso Fsico: Curva de tendncia obtida atravs do valor acumulado de trabalho inserido as atividades que servem como balizamento da medio dos avanos fsicos de progresso nos perodos determinados.

Atividade Critica: Atividade que mesmo no estando no caminho critico da rede pode vir a causar risco ao prazo final, devido a sua complexidade e importncia.

Caminho Critico: Atividades cuja folga em relao ao prazo final do projeto igual a zero ou que sua folga mxima permitida atribuda pelo Gerente do Projeto esteja no seu limite maximo.

AlcidesCross-Out


4

Reagendamento: Ao necessria aplicvel s atividades cujo prazo no tenha sido cumprido e que como conseqncia venha a postergar o prazo final do projeto. A ao pode ser atravs da alocao de mais recursos a atividade, ampliao de jornadas de trabalho, extenso de jornadas nos dias no teis, implementao de tcnicas novas, de forma a reduzir o prazo de durao remanescente, mantendo os prazos finais.

4 ELABORAO DO PLANEJAMENTO FISICO. Conhecido o projeto, da-se inicio a elaborao do cronograma de atividades, para tanto ser utilizado o software Ms Project da Microsoft, verso 2.000 ou superior. Clicando no cone de atalho do programa localizado no menu iniciar, teremos a tela de abertura do programa no layout Grfico de Gantt. O primeiro passo ser atribuir os parmetros de configurao de nosso projeto.

Na barra do menu suspenso, vamos at o caminho Ferramentas / Alterar o perodo til...


5

Aps a janela de opes / Calendrio se abrir, alteramos os parmetros conforme figura abaixo e clicamos em definir como padro.

Em seguida clicamos Ok. De volta a tela do programa, vamos at o caminho Ferramentas / opes e processamos as alteraes nas diversas pastas conforme seqncia abaixo: Na pasta Exibir ajustamos o formato de datas e opes de estrutura de tpicos para o projeto.


6

Na pasta Geral mantemos o contedo inalterado.

Na pasta Editar, alteramos a opo do modo de exibio para unidades de tempo conforme mostrado abaixo e clicamos em definir como padro.


7

Na pasta Opes atribumos como unidade de atribuio o fator Decimal. Atribumos que as novas tarefas iniciam na data de inicio do projeto, a durao das atividades inserida em Dias, que a unidade padro de trabalho Horas e o tipo de tarefa padro Trabalho fixo. Desmarcamos as caixas, mostrar que as tarefas tm durao estimada e as novas tarefas tm duraes estimadas. Depois de terminado, definimos como padro.

As demais pastas permanecem inalteradas. No menu suspenso Projetos / Informaes sobre o projeto, temos a tela a seguir, onde definimos a data de inicio do projeto e o calendrio atribudo as tarefas padro.


8

Feito todas as configuraes de atribuies, iremos iniciar o lanamento dos dados que iro definir nosso planejamento. Para tanto vanos no menu Exibir e clicamos em WBS -EAP

Uma vez aberto o layout WBS EAP fazemos o lanamento de todas as atividades que compem o escopo dos trabalhos, detalhando-os em sua forma seqencial de execuo. Neste momento o importante que seja previsto todas as etapas de execuo dos servios, no se preocupando no momento com a durao das atividades e sua atribuio de recursos, o que ser feito posteriormente.


9

Lanado todas as atividades, temos a definio do escopo e a hierarquizao da rede. Alternamos para o layout Estrutura quantitativa de HH no menu exibir. Nesta fase fazemos o lanamento dos quantitativos fsicos de cada atividade e os ndices de produtividade previstos para oficiais, ajudantes e equipamentos. De forma a minimizar o numero de colunas, os ndices de produtividade de oficiais e equipamentos quando houver mais de um alocado ao trabalho devera ser somado, para que tenhamos o HH total definido que ser importante para a ponderao percentual de cada atividade. Porem na hora de fazermos o lanamento dos recursos as atividades, os mesmos devem ser desmembrados, categoria por categoria e equipamento por equipamento. Cabe ressalvar que o Ms Project no trabalha com mais de duas decimais, portanto valores com expresso inferiores devem ser arredondados para o valor mnimo de atribuio, como 0,01. A grande importncia desta fase a identificao das metas de produtividade que balizaro a medio da eficincia de campo. Os valores atribudos como metas de produtividade devero ser definidos pelas empresas de forma bem consciente para o sucesso do controle, tais valores podero ser o definidos nas composies de preos unitrios de definio do valor do contrato, de produo internas, ndices de indicadores consagrados (PINI, DNIT, outros) ou base de dados de obras similares.

O calculo da tabela automtico exceto a coluna Peso % que depende de um ajuste para a definio dos pesos ponderados em 100%. Para seu ajuste, devemos clicar com o boto direito do mouse sobre o titulo da coluna e em seguida na opo Personalizar campo. Com a pasta de dialogo aberta, clicamos em Formula e atribumos o valor acumulado do primeiro nvel da coluna HH Total, neste exemplo 2948,14, Conforme figuras a seguir.


10


11

Alternamos ento para o menu suspenso Exibir / Planilha de recursos e abrimos o layout a seguir, onde inserimos todos os recursos previstos para nosso projeto, considerando inclusive os calendrios base a cada recurso.

Uma vez cadastrado os recursos, alternamos no menu suspenso Exibir / Estrutura quantitativa de HH, e abrimos tambm a tela auxiliar Modo de Exibio Entrada de Tarefa vizualizao Trabalho do recurso.


12

Na tabela auxiliar Trabalho do recurso, iniciamos o lanamento dos recursos necessrios a execuo dos trabalhos considerando o total de trabalho atribudo na tabela Estrutura Quantitativa de HH, como no exemplo a seguir, sendo que o somatrio de horas de trabalho no pode exceder ao total, distribudo nas funes correspondentes.

Neste exemplo fizemos o desmembramento das horas de oficial em duas categorias, clicando em OK, temos a tela seguir, onde o programa atribui que para cada unidade de recurso conforme as categorias alocadas seriam necessrio 21,67 dias para a realizao dos trabalhos.


13

Neste momento entra em cena o trabalho do planejador, que aps analisar o resultado, entende que o servio objeto, no caso Construo de canteiro no deve exceder a 5 dias e ento faz a alterao na caixa de durao e aperta a tecla enter. Neste caso o programa informa que com a quantidade de horas necessrias por categoria para a realizao dos trabalhos e com a fixao da durao em 5 dias, seria necessrio os seguinte recursos: 1,67 Carpinteiros, 1,33 pedreiros e 4,33 serventes durante o perodo correspondente. Obviamente que na pratica iremos fazer o arredondamento destas quantidades, porem como temos outras tarefas simultneas, convem no fazer o arrendamento, visto que no somatrio dos recursos por categoria o programa ira fazer o aproveitamento das ociosidades no decorrer do perodo.

Porem certos cuidados deve ser verificado quando da alocao de recursos s atividades, conforme demonstramos nas telas a seguir. Sempre que formos fazer a alocao de mais de um recurso a uma atividade e que a quantidade de horas de trabalho correspondentes forem menor do que a jornada de trabalho diria, no caso do nosso exemplo, inferior a 9 horas, o Ms Project somente faz a converso exata para o recurso com maior numero de horas alocada. Neste caso o programa arredonda as unidades de alocao dos demais recursos em uma unidade, o que no verdadeiro. Nestes casos temos que fazer a verificao e proceder a correo manualmente. A forma mais pratica, atribuir aos demais recursos, um valor abaixo do valor verdadeiro. Feito isto o programa altera o tempo de execuo da atividade. Em seguida ajustamos a durao da atividade e ento os valores de atribuio de recursos so corrigidos. A seguir demonstramos os passos indicados acima.


14

1 Passo alocao inicial dos recursos e seus trabalhos correspondentes, vejam que apenas o recurso caminho pipa que tem valor de hora de trabalho superior ao valor de horas do perodo de durao da trabalho foi atribudo corretamente, ficando os demais com valor de atribuio unitria.

2 Passo Atribumos ento a cada unidade de recurso um valor aleatrio, de preferncia do valor verdadeiro. No exemplo atribumos o valor de 0,2 que inferior a diviso de 13h do recurso feitor que seria 13/36 = 0,36.


15

3 Passo Verificamos ento que a durao da atividade passou a ser de 15 dias. Fazemos ento o ajuste da durao da atividade para 4 dias, conforme j definido anteriormente.

4 Passo Temos ento os recursos ajustados.


16

Concludo a alocao de recursos a todas as atividades, temos ento a definio da durao das mesmas. O prximo passo atribuir as precedncias s atividades. Cabe ressalvar que todas as atividades devem possuir atividades predecessoras e sucessoras, com exceo da primeira e ultima atividades que possuem somente sucessoras e predecessoras sucessivamente. Para atribuio das predecessoras, fazemos alternamos para o layout Grfico de Gantt no menu Exibir. Ativamos tambm a caixa de dialogo Modo de Exibio de Formulrio.


17

Iniciamos ento o alocao das predecessoras e sucessoras lgicas as atividades, considerando tambm o retardo entre elas e o tipo de precedncia.

Uma vez definidas todas as ligaes da rede, temos o tempo total necessrio a execuo dos trabalhos. Devemos antes de consolidar este prazo, verificar o prazo contratual e o atendimento das etapas de interface com outros projetos, procedendo aos ajustes necessrios. Uma vez consolidado o planejamento, temos os produtos gerados pelo mesmo e que possibilitaro o acompanhamento e controle do mesmo. Fazemos ento o salvamento da linha de base no menu Ferramentas / Controle / Salvar linha de base. O primeiro destes produtos a programao quinzenal de servios, que devera ser atualizada toda a semana em Time Now a ser realizado todas as quartas feiras, procedendo atualizao dos servios realizados indicando as datas reais de inicio e termino das atividades, percentual de avano fsico real e reagendamento das atividades cujo percentual executado no atingiu o percentual necessrio a manuteno da atividade dentro do prazo. Em hiptese alguma o avano fsico poder ser dado em dado a uma atividade considerando seu inicio aps a data de status de atualizao do projeto. Antes de proceder a atualizao, o planejador devera no menu Projeto / informaes sobre o projeto indicar na caixa de dialogo Data de Status a data corrente de atualizao (Sempre a data da quarta feira correspondente). Para acessar o layout de programao quinzenal, clicamos no menu Exibir / Programao Quinzenal de Servios, quando ento ira se abrir uma caixa de dialogo solicitando a data do final do perodo da programao, onde devemos informar a data correspondente a segunda quarta feira subseqente. Layout de indicao da data do final do perodo da programao.


18

Layout da programao quinzenal

O segundo produto de controle a Tabela de Uso da Tarefa, onde podemos verificar a distribuio dos recursos em cada atividade a cada perodo. Este layout obtido no menu Exibir / Uso da tarefa.


19

O terceiro produto de controle o Histograma de Mo de Obra Direta e Equipamentos, que mostra a alocao dos recursos semana a semana at o final do projeto. Este layout obtido no menu Exibir / Relatrios. Na caixa de dialogo de relatrios clicamos em personalizado e ento nova caixa de dialogo ira se abrir, selecionamos a opo Histograma de Mo de Obra Direta e Equipamentos.

O quarto produto a curva de progresso fsico, obtida atravs da exportao dos valores acumulados de alocao de trabalho dos recursos para o Excel, com a utilizao de atalho especifico do Ms Project, conforme seqncia abaixo: Na barra de cone do Ms Project clicamos no cone Analisar os dados de escala de tempo no Excel... (Caso no esteja disponvel, basta clicar com o boto direito do mouse em qualquer cone para abrir a caixa de dialogo e selecionar a opo Controle). Escolhemos a opo projeto inteiro e clicamos em Avanar.


20

Em seguida iremos remover a opo trabalho do Campos a serem exportados e adicionaremos ao mesmo a opo Trabalho acumulado contida em Campos disponveis. Em seguida clicamos em Avanar.


21

Em seguida a caixa de dialogo ira nos fornecer as datas de inicio e termino do projeto. No campo Unidades selecionaremos a opo Semanas, que o nosso perodo de controle. Clicamos em Avanar.

Em seguida clicamos em Exportar dados.

Surge ento o seguinte grfico contendo uma curva em 3D com base na escala de tempo e valores de trabalho acumulado.


22

Abrimos a pasta de Dados para podermos formatar nosso grfico em uma curva percentual e para tanto abaixo da linha 80 Trabalho acumulado, digitamos nas linhas 82, 83 e 84 nossos parmetros de controle, Previsto; Realizado e Tendncia.


23

Considerando os valores de trabalho acumulado a cada perodo, fazemos a converso dos valores de trabalho em percentual, fazendo-se a diviso dos valores acumulados pelo valor total acumulado. Sendo que aps isto formatamos a clula para Porcentagem e copiamos nas demais clulas at o atingimento do percentual de 100% como previsto

Como sendo nossa curva da linha de base, repetimos o mesmo procedimento para a linha de tendncia, sendo que a linha de previsto somente ser possvel ser preenchida a cada atualizao da rede com seu conseqente reagendamento e avanos, quando ento sero exportados os novos valores do Ms Project para o Excel e que serviro de base para o realizado e nova tendncia.


24

Na linha 81 deveremos inserir os perodos de controle, porem lembrando que os valores de data exportados pelo Ms Project Linha 2, referem-se as datas do inicio do perodo de semana e como nosso status esta referido ao ultimo dia da semana de programao, devemos somar aos mesmos mais sete dias, conforme indicado nos layouts abaixo.

Temos ento a viso da curva de progresso.


25

Sempre na primeira curva, a linha de tendncia ser igual a linha do previsto. Caso a obra seja executada a risca da programao, teremos a representao grfica da linha de realizado at a data de atualizao da curva e a linha de tendncia at o prazo final de programao. A linha do previsto somente ter destaque nas curvas a seguir, caso a obra tenha avanos acima ou abaixo do previsto, quando ento a linha de tendncia ira se alterar mostrando conforme for o caso se a obra ira antecipar ou no caso de atraso quando haver o encontro com a linha do previsto, mostrando sua recuperao. Demonstramos abaixo uma curva que quando da atualizao do cronograma, simulamos o atraso em uma de suas atividades, fizemos o replanejamento da mesma procedendo a otimizao de recursos com conseqente diminuio do prazo da tarefa, trazendo o prazo final para o previsto. Esta curva nos mostrara o instante em que esta previsto a recuperao do atraso da obra.


26

Lembramos que a atualizao semanal do planejamento deve ser dinmico, procurando-se retratar a realidade dos fatos ocorridos, procurando se fazer as reprogramaes quando necessrio, otimizando-se os recursos atravs de seu calendrio de trabalho e adicionando mais recursos quando necessrio. Cabe lembrar que o conhecimento das condies locais, logstica da regio, condies climticas, verificao de acessos so condies essenciais para a determinao de um bom planejamento. importante tambm o envolvimento dos responsveis pela obra na elaborao do planejamento, a participao e o comprometimento so importantssimos para o sucesso do empreendimento. Em momento algum na elaborao do planejamento, deve ser atribudo restries as atividades, elas mascaram o resultado da rede quando das antecipaes ou atrasos que vierem a ocorrer, mantendo a rede esttica no demonstrando sua real tendncia. 5 - PLANEJAMENTO ECONOMICO Aps a consolidao do planejamento fsico, iremos verificar a distribuio econmica do projeto, considerando os prazos e servios alocados ao planejamento. Faz-se necessrio a verificao de que todas as atividades inerentes a execuo dos servios encontra-se detalhada no planejamento. Para tanto temos inserido ao programa um layout chamado Estrutura Quantitativa de Custos. Para acessar o layout, iremos no menu Exibir Estrutura Quantitativa de Custos e ira aparecer a seguinte tela:


27

Os campos Descrio; QTD e Un, sero inseridas automaticamente, uma vez que j fazem parte dos dados inseridos ao projeto at ento. Para cada servio descrito, devemos inserir as informaes relativo as mesmas, sendo: Item de Planilha: Numero do item de planilha conforme descrito na planilha do contrato. No caso de atividades no previstas no contrato e que necessitem de termo aditivo ao contrato, o campo devera permanecer em branco at a aprovao do aditivo contratual. Preo unitrio: Valor do item de servio conforme planilha do contrato. Preo Total: Campo automtico. Custo: Para que os valores possam ser distribudos ao longo do tempo, os valores calculados no campo preo total, devero ser digitados no campo Custo. Acumulao de Custo Fixo: Uma vez que estamos alocando custo a cada atividade conforme indicado no item anterior e no atravs dos recursos, estes valores so denominados como sendo custo fixo. O custo fixo pode ocorrer de trs formas: Alocao no Inicio da atividade, caso de adiantamentos, Rateado que o custo distribudo ao longo da tarefa ou Fim, que o custo lanado somente quando a tarefa concluda, caso este quando por exemplo o critrio de medio no permite se medir parcialmente os trabalhos. Peso Econmico %: o percentual de rateio de cada atividade em funo dos valores unitrios das atividades em funo do valor total dos servios. Como ocorreu no calculo do Peso Percentual de avano fsico, o valor do total do custo deve ser informado a formula inserida para o ajuste necessrio.


28

Aps a consolidao dos dados, possvel traarmos a curva de desembolso econmico do projeto, seguindo os seguintes passos: Clicando no cone do menu personalizado Analisar os dados de escala de tempo no excel, ira se abrir a tela do assistente para analise de dados de escala de tempo, composto de cinco etapas

Na segunda etapa iremos considerar como parmetros de curva os valores do custo e do custo acumulado.


29

No terceiro passo, indicaremos a escala de tempo e a unidade de tempo

Selecionamos a opo de gerar o grafico


30

E mandamos exportar os dados.

Teremos o grfico do desembolso mensal e desembolso acumulado conforme grfico abaixo no qual iremos complementar as formataes necessrias. Cabe lembrar que este grfico o gerado quando do salvamento da linha de base inicial, devendo o mesmo ser congelado e aps as atualizaes mensais incorporado os valores realizados e as tendncias at a concluso do contrato.


31

Vejamos abaixo o grfico com a atualizao dos progressos aps Time Now.

Untitled

Documents

Manual de Planejamento Com Recursos - Revisao 01