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Manual de operação do GEPLANES - Sistema de Gestão de Planejamento Estratégico.
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Av do Contorno, 2905 - 3º Andar - Bairro Santa Efigênia - Belo Horizonte - MG - CEP 30110-080
Telefone/Fax: (31) 3239-4000 - E-mail: [email protected]
MANUAL DE OPERAÇÃO
Jordanna Malena da Silva e Mendonça Lima
Lissandra Clementoni Teixeira
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Agradecimento
O conhecimento de planejamento estratégico envolvido neste projeto é oriundo da
Fundação Ezequiel Dias- FUNED. Desde 2006 vários de seus colaboradores se dedicam
a especificar e homologar este sistema que agora está disponível de forma irrestrita
para toda a comunidade através do Portal do Software Público Brasileiro. Por isto a
agradecemos imensamente à FUNED sem a qual este projeto não seria possível.
Visite o site da Fundação www.funed.mg.gov.br
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SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 4
2. ACESSANDO O GEPLANES .................................................................................................................. 5
3. MENU CADASTRO .............................................................................................................................. 8
3.1 ANO DE GESTÃO ............................................................................................................................... 8
3.2 UNIDADES GERENCIAIS .................................................................................................................. 11
3.3 METAS ........................................................................................................................................... 14
3.4 MEDIDAS ........................................................................................................................................ 17
3.5 INDICADORES ................................................................................................................................. 21
3.6 DETALHAMENTO DO INDICADOR ................................................................................................... 23
3.7 DEFINIÇÃO DO NEGÓCIO ................................................................................................................ 27
3.8 DEFINIÇÃO DE COMPETÊNCIAS ...................................................................................................... 30
3.9 SOLICITAÇÃO DE CANCELAMENTO DE METAS ................................................................................ 32
3.10 AUDITORIA DE GESTÃO ................................................................................................................ 34
4. MENU LANÇAMENTOS ..................................................................................................................... 39
4.1 LANÇAMENTO DE RESULTADOS ..................................................................................................... 39
4.2 DIÁRIO DE BORDO .......................................................................................................................... 43
4.3 TRATAMENTO DE ANOMALIA ........................................................................................................ 46
5. MENU RELATÓRIOS .......................................................................................................................... 53
5.1 PAINEL DE CONTROLE .................................................................................................................... 53
5.2 APRESENTAÇÃO DE RESULTADOS ................................................................................................... 57
5.3 RELATÓRIOS ................................................................................................................................... 60
6. MENU SISTEMA ................................................................................................................................ 61
6.1 ACESSO - AUTORIZAÇÃO ................................................................................................................ 61
6.2 ACESSO – NÍVEL DE ACESSO............................................................................................................ 63
6.3 ENVIAR E-MAIL .............................................................................................................................. 65
6.4 ÁREA DE RESULTADOS ................................................................................................................... 67
6.5 OBJETIVO ESTRATÉGICO ................................................................................................................. 69
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6.6 PARÂMETROS ................................................................................................................................ 71
6.7 UNIDADES DE MEDIDA ................................................................................................................... 73
7. REFERÊNCIAS ................................................................................................................................... 77
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1. INTRODUÇÃO
O Geplanes é um software público, desenvolvido para ser utilizado como ferramenta de
Gestão Estratégica em organizações públicas ou privadas. Suas funções se aplicam desde a
fase do planejamento até a execução estratégica, possibilitando o monitoramento do
desempenho organizacional de ponta a ponta.
Ao aplicar o Geplanes de maneira adequada, o gestor pode monitorar o desempenho dos
objetivos estratégicos, analisar fatores críticos de sucesso, definir prioridades, desdobrar
metas de forma alinhada em todos os níveis funcionais, acompanhar planos de ação, avaliar
resultados apurados periodicamente por meio de indicadores de desempenho, emitir diversos
relatórios gerenciais e gráficos de gestão à vista, dentre outras funções. Além disso, o
Geplanes dispõe de ferramentas da qualidade que permitem o registro e o tratamento de
anomalias ou não-conformidades, promovendo a melhoria contínua da organização.
O objetivo deste manual é servir de referência básica aos usuários iniciantes do Geplanes, a
fim de facilitar o processo de operacionalização do planejamento estratégico, utilizando os
recursos oferecidos pelo software.
Salienta-se a possibilidade de adaptação do Geplanes às particularidades de cada organização.
As demandas devem ser dirigidas à Linkcom Informática Ltda, empresa que desenvolveu o
Geplanes, por meio dos canais de contato disponibilizados em http://www.linkcom.com.br.
Não deixe de ler todas as intruções de uso e segurança antes de iniciar a utilização do
Geplanes.
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2. ACESSANDO O GEPLANES
Para ter acesso ao Geplanes o usuário deverá proceder o cadastramento de login e senha. Ao
acessar pela primeira vez, o usuário deve utilizar os seguintes dados:
LOGIN: admin
SENHA: admin
Após digitar login e senha, clique em
FIGURA 1
Após fazer o login, a tela inicial do sistema será aberta. Nesse ambiente, o usuário terá acesso
ao menu principal de operações, além de visualizar informações consolidadas sobre o número
de unidades gerenciais, metas e indicadores e também mensagens cadastradas pelos usuários
com perfil de administrador.
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FIGURA 2
ATENÇÃO! Já no primeiro acesso, o usuário deverá alterar seu login e senha do Geplanes. Para
tal, deve-se conduzir o cursor até o menu > Acesso > Alterar Senha, conforme
demonstrado na figura 3:
FIGURA 3
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Preencha os dados solicitados, iniciando pela seleção do perfil de usuário (os gestores do
sistema deverão ser cadastrados com perfil de Administrador), depois cadastre a nova senha,
repita a nova senha e no campo “DIGITE SUA SENHA” digitar a senha genérica de primeiro
acesso ao sistema (admin). Clique em .
FIGURA 4
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3. MENU CADASTRO
3.1 Ano de gestão
MENU: CADASTRO >ANO DA GESTÃO
FIGURA 5
O Ano da gestão define o período de um ano de exercício. Reúne o conjunto de metas,
medidas, indicadores e seus desdobramentos, que estão pactuados entre os membros da
organização para o alcance dos mesmos, naquele ano de exercício. O Ano da gestão
compreende o acompanhamento das ações em prol das metas que visam atingir o nível /
conjectura / contexto desenvolvido pelo planejamento estratégico da organização. Um plano
de gestão contempla datas limites para que haja um controle consistente das informações
sobre metas, indicadores e desdobramentos gerenciados.
Para entrar na tela Ano da gestão, vá até o menu Cadastro >> .
Funções disponíveis em Ano da Gestão:
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• Visualizar Ano da gestão: Inicialmente são listados todos os anos de gestão já
cadastrados no sistema. Caso prefira realizar uma pesquisa mais específica, digite o
ano do exercício ou um trecho da descrição e clique em . Serão
mostrados apenas os anos de gestão que atenderem ao critério estabelecido. No caso
do primeiro acesso, seguir passos descritos abaixo em Inserir ano de Gestão.
FIGURA 6
• Inserir Ano da gestão: Clique no botão . Insira o ano de exercício que
deseja trabalhar. Defina datas-limite de criação das metas e dos indicadores para o
ano em questão. Depois determine a data limite para aprovação dos valores base a
serem lançados. Para salvar o ano de gestão cadastrado clique em após o
preenchimento da tela. Para retornar à tela de listagem, clique em .
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FIGURA 7
• Copiar Ano da gestão: Caso deseje copiar as informações do ano de gestão
anterior, como as unidades gerencias, metas, indicadores, etc, o usuário deverá
clicar em .
• Editar Ano da gestão: Clique no ícone e aparecerá a tela de cadastro já com os
dados do ano selecionado. Após editar os dados, clique no botão .
• Excluir Ano da gestão: Clique no ícone e confirme e exclusão. Atenção: ao excluir
um ano de gestão, serão excluídos todos os dados previamente cadastrados, incluindo
unidades gerenciais, metas, indicadores, etc.
Autorizações :
Administrador Outros
Listar e consultar X X
Inserir e alterar X
Excluir X
TABELA 1 – AUTORIZAÇÕES PARA USUÁRIOS DA FUNÇÃO ANO DA GESTÃO
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3.2 Unidades gerenciais
MENU: CADASTRO > UNIDADES GERENCIAIS
FIGURA 8
Unidade gerencial é uma área específica de gestão. Compreende uma área, setor, segmento
ou unidade produtiva da empresa. Pode, ou não, estar subordinada a outra unidade gerencial,
assim como pode possuir várias outras subordinadas a ela. O Geplanes permite a definição da
estrutura hierárquica entre as unidades gerenciais.
Para acessar, o usuário deverá conduzir o cursor até o menu Cadastro >> .
Funções disponíveis em Unidades Gerenciais:
• Inserir Unidade gerencial: Clique no botão . Insira o nome desejado para a
unidade gerencial e determine uma sigla para a mesma. Para designar uma
subordinação entre a unidade gerencial a ser criada e uma outra já existente, clique
em , selecione a unidade gerencial no pop-up e clique em
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. Após o preenchimento de todos os dados necessários, clique em
. Para retornar à tela de listagem, clique em .
FIGURA 9
• Visualizar Unidades gerenciais: Inicialmente são mostradas todas as unidades
gerenciais cadastradas no sistema. Caso deseje realizar uma pesquisa mais específica,
digite o nome e/ou a sigla da unidade gerencial e clique em . Pode-se
também realizar uma pesquisa a partir da subordinação da unidade gerencial. Para
isso, clique em , aparecerá uma janela pop-up. Marque a unidade
gerencial desejada e clique em .
FIGURA 10
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• Editar Unidade gerencial: Clique no ícone e aparecerá a tela de cadastro já com
os dados da unidade gerencial selecionada. Após alterar os dados, clique no botão
.
• Excluir Unidade gerencial: Clique no ícone e confirme. Atenção: serão excluídas
também todas as metas desta unidade gerencial.
Autorizações:
Administrador Outros
Listar e consultar X X
Inserir e alterar X
Excluir X
TABELA 2 – AUTORIZAÇÕES PARA USUÁRIOS DA FUNÇÃO UNIDADES GERENCIAIS
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3.3 Metas
MENU: ELABORAÇÃO > METAS
FIGURA 11
As metas orientam as ações destinadas ao cumprimento da missão e do plano estratégico de
uma organização. As metas são definidas para cada unidade gerencial e devem ser orientadas
pelo planejamento estratégico e objetivos estratégicos ou baseadas nas medidas definidas
para o alcance de uma meta de unidade gerencial superior. Assim acontece o desdobramento
das metas e o cumprimento individual de cada meta será medido por meio dos indicadores de
desempenho.
Funções disponíveis em Metas:
• Inserir meta: Pré-requisitos: é necessário ter cadastrado um ano de gestão, uma
unidade gerencial e pelo menos um verbo. Clique no botão . Selecione um ano
de gestão já cadastrado. Selecione a Unidade gerencial clicando no botão
, marcando-a no popup e em ou digitando a sigla da
unidade gerencial. Caso a meta a ser criada tenha origem em uma meta da unidade
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gerencial superior, é possível selecioná-la no campo Origem, com isso as medidas
daquela meta serão listadas no campo Medidas origem, onde se pode selecionar a
qual dessas medidas a meta criada estará subordinada. No campo Índice será
determinado o valor para ordenação/indexação da meta quando esta for listada junto
às outras. Selecione no campo Verbo um dos verbos já cadastrados previamente no
sistema (menu Sistema >> Verbos). Determine o nome da meta a ser criada e sua
descrição (detalhamento). O status de uma meta pode variar entre Aguardando
aprovação e Aprovada. Clique em .
FIGURA 12
• Visualizar meta: Escolha um ano de gestão e uma unidade gerencial e clique no
botão . Caso deseje realizar uma pesquisa mais específica, escolha um
verbo e/ou digite um trecho do nome ou descrição e clique em .
• Editar meta: Clique no botão . A tela de cadastro será mostrada com todos os
dados preenchidos. Após alterar os dados desjados, clique em .
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• Excluir meta: Clique no botão . Atenção: serão excluídas todas as medidas dessa
meta.
FIGURA 13
Autorizações:
Administrador Responsável Apoio Outros
Listar e consultar X X X X
Inserir e alterar X X X
Excluir X X
Aprovar as metas a partir do status X X
Inserir, alterar e excluir com a data atual superior
a data limite definida no respectivo plano de
gestão (data limite para distribuição das metas e
indicadores)
X
TABELA 3 – AUTORIZAÇÕES PARA USUÁRIOS DA FUNÇÃO METAS
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3.4 Medidas
MENU: CADASTRO >> MEDIDAS
FIGURA 14
Medidas são as ações definidas para que uma meta seja alcançada. Sendo assim, as metas se
desdobram em uma ou mais medidas. Estas, por sua vez, irão orientar posteriormente a
elaboração de planos de ação.
Funções disponíveis em Medidas:
• Inserir medida: Pré-requisito: meta cadastrada. Clique no botão , selecione
um ano de gestão e a unidade gerencial que deseja cadastrar a medida. Para
selecionar a unidade gerencial, clique no botão , abrirá uma janela pop
up, selecione a unidade gerencial e clique em ou dê um duplo clique
sobre ela. Escolha a meta na qual a medida estará contida e determine um valor para o
seu índice (ordenação). Acrescente o texto explicativo da medida e clique no botão
.
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FIGURA 15
• Visualizar medidas: Clique no botão , caso esteja na tela de cadastro.
Selecione o ano de gestão, a unidade gerencial e a meta da qual deseja visualizar as
medidas, clique no botão .
Editar medida: Clique no botão , altere os dados e depois clique em .
Excluir medida: Clique no botão .
FIGURA 16
Outra forma de inserir medidas é pela tela de cadastramento de metas. Siga os passos
indicados para visualização de meta. Clique no botão Editar.
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Clique na aba
FIGURA 17
Clique em e preencha os campos “ÍNDICE” e “TEXTO”
FIGURA 18
Autorizações:
Administrador Responsável Apoio Outros
Listar e consultar X X X X
Inserir e alterar X X
Excluir X X
Inserir, alterar e excluir com a data atual superior
a data limite definida no respectivo plano de
gestão (data limite para distribuição das metas e
indicadores).
X
TABELA 4 – AUTORIZAÇÕES PARA USUÁRIOS DA FUNÇÃO MEDIDAS
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• Ciclos de revisão: Eventualmente os administradores poderão habilitar um ciclo de
revisão para uma determinada meta e todo seu desdobramento. Assim, as U.G. podem
efetuar modificações nos seus desafios até determinada data.
Inserir / alterar ciclo de revisão: Pré-requisito: É necessário que haja uma meta cadastrada
no sistema e que a data limite para lançamento de valores base (esta data pertence ao ano de
gestão) já esteja ultrapassada.
Na tela de listagem de metas, clique no botão da meta que deseja criar um ciclo de revisão.
Clique na aba . Determine uma data de início e fim para o ciclo de revisão e
clique no botão .
Excluir ciclo de revisão: Clique no botão
FIGURA 19
Autorização:
Administrador Outros
Listar / Criar / Acesso X
TABELA 5 – AUTORIZAÇÕES PARA USUÁRIOS DA FUNÇÃO CICLOS DE REVISÃO
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3.5 Indicadores
MENU: CADASTRO >> INDICADORES
FIGURA 20
Os indicadores são como termômetros para o gestor, uma vez que medem o desempenho das
unidades gerenciais em suas atividades. O indicador é a forma de mensuração de um
determinado objetivo ou meta. Nessa função do Geplanes, serão cadastrados os indicadores e
serão distribuídos pesos para os mesmos, conforme sua relevância dentro dos objetivos
estratégicos.
Funções disponíveis em Indicadores:
• Inserir indicadores: Pré-requisitos: meta aprovada, objetivos estratégicos definidos,
unidades de medida estabelecidas, áreas de resultado/perspectivas cadastradas.
Selecione o ano de gestão. Clique em para determinar qual a unidade
gerencial desejada com um duplo clique ou selecionando-a clicando em
. Uma lista com as metas já cadastradas aparecerá. Determine o peso
para cada meta, conforme a relevância de cada uma dentro dos objetivos estratégicos
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da organizaç ão, sendo que a soma do peso de todas as metas deverá ser igual a
100. Clique em para criar um novo indicador para a meta. Preencha os
dados pedidos e para criar um novo indicador basta clicar em
novamente. Preencha todos os campos e clique em para fazer o detalhamento do
indicador. Enquanto o detalhamento não estiver completo, o farol ao lado se mantém
vermelho . Obs.: No campo “precisão” deverá ser definido o número de casas
decimais que aparecerão no lançamento de resultados. No campo “tolerância” deverá
ser definido um percentual de tolerância para resultados inferiores ao esperado. Isso
implicará no painel de controle (faróis) que indicarão o estágio em que se encontra o
desempenho daquela unidade gerencial. Ex: se a meta é alcançar 100% de resultado
num determinado indicador, qual é o resultado mínimo que a organização tolera para
aquele indicador?
FIGURA 21
• Excluir indicador: Clique no botão . Clique em para validar todas as
alterações realizadas na lista. Atenção: será excluído qualquer Detalhe do indicador.
23
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3.6 Detalhamento do Indicador
Contêm todos os atributos de um indicador, sua descrição, fórmula de cálculo,
responsabilidades, mecanismos de controle etc., e abas onde o usuário poderá registrar
informações como: planos de ação, objetivos estratégicos aos quais o indicador se vincula,
valores a serem alcançados (parâmetros – observar unidades de medida), anexos, sub-
indicadores.
FIGURA 22
Funções disponíveis em Detalhamento do Indicador:
• Cadastrar sub-indicadores: esta função só é utilizada quando a unidade
gerencial julgar necessária a criação de indicadores condutores para alcançar
um resultado em um indicador finalístico. Ex.: Indicador finalístico – Índice de
satisfação de clientes; indicador condutor – Percentual de cumprimento de
plano de ação para elevar satisfação de clientes.
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FIGURA 23
• Elaborar plano de ação: Cada indicador pode possuir um plano de ação definido. O
plano de ação detalha as ações a serem executadas para o alcance dos resultados
esperados. Para cadastrar planos de ação clique na aba ; clique no
botão . Insira o texto desejado e clique em .
FIGURA 24
25
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• Anexos: cada indicador pode possuir documentos anexos para futuras consultas. Caso
seja necessário anexar algum documento relacionado ao indicador no sistema, como
planilhas, cronogramas, imagens ou outros, clique na aba ; clique no botão
. Escolha um nome para o anexo. Se quiser, escreva uma descrição
para ele. Escolha o arquivo anexo desejado clicando em . Para excluir
anexo clique no botão .
FIGURA 25
• Valores a serem alcançados: Para definir os valores a serem alcançados em cada
período de avaliação do indicador clique na aba ,
preencha os campos com os valores superiores e inferiores. Após aprovação, marque
os campos de aprovação e clique em . Importante: Observar polaridade do
indicador (maior melhor ou menor melhor).
FIGURA 26
26
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Após preencher os valores desejados em todas as abas, clique em . Após
completar o detalhamento do indicador, o farol ao lado do ícone de detalhamento
ficará verde .
Salvar a tela de distribuição de pesos e indicadores.
Autorizações:
Administrador Responsável Apoio Outros
Acesso à tela X X
Alterar com a data atual superior a data limite
definida no respectivo plano de gestão (data
limite para distribuição das metas e indicadores)
X
TABELA 6 – AUTORIZAÇÕES PARA USUÁRIOS DA FUNÇÃO INDICADORES
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3.7 Definição do Negócio
MENU: CADASTRO > DEFINIÇÃO DO NEGÓCIO
FIGURA 27
A Definição do Negócio é onde a UG detalha seus fornecedores, insumos, produtos e clientes
para possibilitar a visualização dos seus inputs e outputs, bem como relacionar seus produtos
aos seus clientes e estruturar indicadores operacionais que mensuram o desempenho do seus
processo. Para cadastrar o mapa do negócio, selecione o ano da gestão e clique em
para selecionar a UG.
FIGURA 28
Preencha os campos indicados e clique na aba .
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FIGURA 29
Preencha os campos indicados e clique em
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FIGURA 30
30
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3.8 Definição de Competências
MENU: CADASTRO > DEFINIÇÃO DE COMPETÊNCIAS
FIGURA 31
A definição de competências é onde a UG descreve as atividades que realiza e quais são as
competências necessárias ao exercício das suas atividades.
Para cadastro das competências e atividades, selecione do Ano da Gestão e clique em
para selecionar a UG.
FIGURA 32
31
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Clique em para preencher as atividades e competências. Após preenchimento,
clique em .
FIGURA 33
32
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3.9 Solicitação de cancelamento de metas
MENU: CADASTRO > SOLICITAÇÃO DE CANCELAMENTO DE METAS E SOLICITAÇÃO DE
CANCELAMENTO DE INDICADORES
FIGURA 33
O Sistema permite a visualização das solicitações de cancelamento de metas e indicadores.
Funções disponíveis em Solicitação de Cancelamento de Metas/Indicadores:
• Visualização de Cancelamento de Metas: Selecione o Ano da Gestão, clique em
para selecionar a UG, selecione a meta e o status da solicitação e clique
em
33
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FIGURA 34
• Visualização de Cancelamento de Metas: Selecione o Ano da Gestão, clique em
para selecionar a UG, selecione o indicador e o status da solicitação e
clique em
FIGURA 35
Os administradores do sistema deverão aprovar ou reprovar as solicitações de
cancelamento, justificando seu parecer para tal alteração. A distribuição de pesos dos
indicadores e metas deverá ser revista.
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3.10 Auditoria de Gestão
MENU: CADASTRO > AUDITORIA DE GESTÃO
FIGURA 36
O Sistema permite a realização de auditoria de gestão para aferição da qualidade do
desdobramento, e dos valores lançados.
Funções disponíveis em Auditoria de Gestão:
• Criação de fator de avaliação: é a categoria estabelecida pela empresa para avaliar
determinado padrão de trabalho referente aos indicadores estabelecidos. Para
cadastrar fatores de avaliação, clique em , escreva o nome do fator e clique na
aba .
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FIGURA 37
FIGURA 38
Os itens são os parâmetros de avaliação definidos pela empresa. Para cadastrar mais
itens clique em . Para finalizar o cadastro, clique em .
Exemplo: Fator de avaliação – Disseminação das metas aos colaboradores / Itens – 1:
Não disseminado, 2: pouco disseminado, 3: disseminado, 4: altamente disseminado.
• Criação de Modelos de Auditoria: O Sistema permite o registro de diferentes tipos de
auditoria, conforme a necessidade ou normas que a empresa segue. Clique em
, descreva o nome do modelo de auditoria que deseja criar e clique na aba
. Escreva o nome do item de avaliação, sua descrição, selecione o fator de
avaliação ao qual este item estará relacionado e defina sua ordenação no relatório.
Para cadastrar novo item, clique em . Para salvar o cadastro clique em
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FIGURA 39
• Realizar auditoria de gestão: clique em , e comece a preencher os campos.
Ao preencher o campo “Modelo de Auditoria”, abrirá uma tela pop up para
confirmação de cadastro.
FIGURA 40
FIGURA 41
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Clique na aba
FIGURA 42
Selecione o indicador e pontue conforme a avaliação. Para finalizar clique em
FIGURA 43
• Visualizar Auditoria: Inicialmente são mostradas todas as auditorias. Caso deseje
realizar uma pesquisa mais específica, digite o nome e/ou a sigla da unidade gerencial
e clique em . Pode-se também realizar uma pesquisa a partir da
subordinação da unidade gerencial. Para isso, clique em , aparecerá uma
janela pop-up, conforme figura 40. Marque a unidade gerencial desejada e clique em
.
• Editar auditoria: Clique no botão .
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• Excluir auditoria: Clique no botão .
• Abrir relatório de auditoria: Clique no botão .
FIGURA 44
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4. MENU LANÇAMENTOS
4.1 Lançamento de Resultados
MENU: LANÇAMENTOS > LANÇAMENTO DE RESULTADOS
FIGURA 45
Utilizado para o lançamento dos resultados alcançados no período de avaliação de
desempenho estipulado. As metas e indicadores estarão compostos de forma hierárquica para
que o usuário possa localizar e lançar seus valores reais adequadamente. O lançamento dos
valores reais atuará como base para análise do sucesso ou insucesso no cumprimento da meta.
Funções disponíveis em Lançamento de resultados:
• Lançamento de Resultados: Pré-requisitos: existir distribuição de pesos e
indicadores e valores a serem alcançados. Selecione o Ano de Gestão. Clique em
e selecione a Unidade de Gestão desejada.
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FIGURA 46
Preencha o resultado alcançado no período avaliatório correspondente. Clique em
. Se o preenchimento estiver correto, aparecerá a mensagem de texto na
cor verde no lado superior esquerdo da tela: Lançamento de resultados salvo com
sucesso. Caso o preenchimento estiver incorreto, o sistema informará a pendência por
meio de uma mensagem de texto na cor vermelha.
FIGURA 47
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• Consultas: Detalhamento do indicador - Para consultar o detalhamento do
indicador clique em ; Medidas - Para
consultar as medidas referentes ao indicador clique em .
• Cancelamentos - Indicador: Para solicitar o cancelamento do indicador clique em
; Preencha o campo “justificativa da solicitação” e
clique em .
FIGURA 48
Meta - Para solicitar o cancelamento da meta clique em . Preencha o
campo “justificativa da solicitação” e clique em .
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FIGURA 49
• Análise Crítica: Um resultado muita acima do esperado pode significa que a meta foi
sub-dimensionada ou mal formulada. Um resultado muito abaixo do esperado, pode
ter sido mal formulado ou é necessário alguma intervenção nos processos para não
comprometer as estratégias institucionais. Dessa forma, é possível ao usuário fazer
uma análise crítica do resultado quando necessário. Clicar no botão
FIGURA 50
Aparecerá a tela para tratamento de anomalias. Seguir os mesmos passos do item
TRATAMENTO DE ANOMALIAS.
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4.2 Diário de Bordo MENU: LANÇAMENTOS > DIÁRIO DE BORDO
FIGURA 51
O Diário de Bordo é onde se registram ocorrências de uma unidade gerencial em um ano de
gestão.
Funções disponíveis em Diário de Bordo:
• Visualizar: Escolha um plano de gestão e uma unidade gerencial. Clique no botão
. Serão mostradas todas as ocorrências da unidade gerencial no plano
de gestão em questão.
• Editar: Clique no botão . A tela de cadastro será mostrada com todos os dados
preenchidos.
• Excluir: Clique no botão .
• Inserir (lançamento de ocorrência): clique no botão .
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FIGURA 52
Selecione o ano de gestão e clique em para selecionar a Unidade
Gerencial. Preencha os demais campos e clique em .
FIGURA 53
Aparecerá uma janela pop up. Caso deseje criar uma anomalia clique em
. Caso não considere necessário, clique em .
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FIGURA 54
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4.3 Tratamento de Anomalia MENU: LANÇAMENTO > TRATAMENTO DE ANOMALIA
FIGURA 55
Anomalias são condições ou circunstâncias que causaram ou não impactos adversos no
cumprimento da meta. As anomalias são registradas a partir de faróis, ocorrências (menu
Execução > Diário de bordo > ) ou lançamento dos valores a serem alcançados.
Funções disponíveis em Tratamento de Anomalias:
• Visualizar anomalia: Inicialmente, uma lista com todas as anomalias irá aparecer.
Caso deseje uma consulta mais detalhada, escolha uma ou mais das opções: unidade
gerencial de origem, unidade gerencial responsável ou escreva um treco de descrição.
Clique em .
• Emissão de relatório: Clique em
• Editar e tratar anomalia: Clique em
• Excluir anomalia: Clique em
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• Inserir anomalia: Pré-requisitos: existir unidade gerencial cadastrada. Clique no
botão . Cique em para selecionar o Setor Responsável pelo
Registro e o Setor responsável pelo tratamento. Preencha todos os campos e clique
em .
FIGURA 56
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FIGURA 57
Se o preenchimento estiver correto, aparecerá a mensagem de texto na cor verde no lado
superior esquerdo da tela:
• Tratamento de anomalia salvo com sucesso
Caso o preenchimento estiver incorreto, o sistema informará a pendência por meio de
uma mensagem de texto na cor vermelha.
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FIGURA 58
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Preencha os campos da tela.
FIGURA 59
• Análise de Causa e Efeito: Para fazer a análise crítica da anomalia usando o diagrama
“espinha de peixe”, clique em e preencha os
campos que julgar necessário. Para visualizar clique em .
Para imprimir, clique em . Para salvar a análise, clique em
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FIGURA 60
Para elaboração do plano de ação do tratamento de anomalia, clique em
e para preencher os campos referentes ao plano de ação clique em
.
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FIGURA 61
Para salvar o tratamento clique em . Aparecerá uma janela pop up. Para
abrir o relatório elaborado, clique em . Para salvar, clique em
ou clique em para cancelar a operação.
FIGURA 62
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5. MENU RELATÓRIOS
5.1 Painel de controle
MENU: RELATÓRIOS > PAINEL DE CONTROLE
FIGURA 63
É uma base de comparação entre os faróis que sinalizam o desempenho de indicadores e o
acompanhamento do cumprimento de uma meta. Em um painel de controle é possível
expandir os vários níveis das U.G. para uma verificação detalhada. Cada farol tem sua cor em
função de seu respectivo valor de desafio, valor de base e a tolerância.
Para consultar os dados do sistema pelo painel de controle os valores de base do
acompanhamento dos faróis já devem estar definidos e aprovados. Além disso, alguns valores
reais no andamento dos indicadores já devem estar lançados para haver dados que definam os
faróis.
Pelo painel de controle é possível visualizar todo o desdobramento em todos os níveis e
hierarquias em um determinado plano de gestão tendo uma visão detalhada dos faróis.
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É possível ainda verificar quais indicadores tiveram anomalias registradas, visualizar sua
descrição e tratá-las.
FIGURA 62
Ano de gestão: Selecione um ano de gestão e o sistema apresentará sua árvore de unidades
gerenciais com suas respectivas metas, áreas, indicadores e sub-indicadores.
• Acumulados e apurados: Escolha uma forma de apresentação entre valores
acumulados e apurados e o sistema apresentará os valores já lançados ou o somatório
dos valores respectivamente.
• Reset: Uma vez que os dados do painel de controle já estão apresentados na tela é
necessário que o sistema guarde esta árvore na memória para que ela não seja
recarregada desnecessariamente. Porém, se seus dados forem alterados em alguma
outra tela do sistema, o usuário deve reiniciar a árvore através do botão reset.
Clicando em alguma linha do painel de controle, seu respectivo detalhamento será
apresentado na tabela abaixo da árvore. Este detalhamento mostra os valores reais, os valores
a serem alcançados, os valores percentuais calculados e os usuários que ainda não lançaram
algum valor.
Clique em para selecionar uma UG.
FIGURA 64
Para visualizar as metas e indicadores da UG selecionada, clique em . Para visualizar o valor
do resultado alcançado de determinada Meta, clique em cima da Meta desejada. Os valores
alcançados aparecerão em uma tabela no fim da página. Para visualizar o detalhamento dos
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valores referentes aos indicadores, clique em cima do indicador desejado. O detalhamento dos
valores aparecerá em uma tabela no fim da tela.
FIGURA 65
• Tratar Anomalia Via Painel De Controle
Clique na setinha preta que aparece abaixo, ao lado direito do farol > .
Aparecerá no canto esquerdo inferior da tela a descrição da anomalia criada relativa
àquele resultado. Clique em
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FIGURA 66
Autorizações:
Administrador Outros
Acessar X X
TABELA 6 – AUTORIZAÇÕES PARA USUÁRIOS DA FUNÇÃO PAINEL DE CONTROLE
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5.2 Apresentação de resultados
MENU: RELATÓRIOS > APRESENTAÇÃO DE RESULTADOS
FIGURA 67
É uma base de comparação do andamento dos indicadores e, conseqüentemente, da meta. O
andamento será verificado por meio de gráficos.
Os valores de base do acompanhamento dos faróis já devem estar definidos e aprovados e
alguns valores reais no andamento dos indicadores já devem estar lançados para haver dados
para compor os gráficos.
Funções disponíveis em Apresentação de Resultados:
• Gerar gráfico: Selecione uma unidade gerencial, um plano de gestão, o intervalo de
datas, o tipo do gráfico e o sistema apresentará um gráfico e uma tabela com os
valores dos indicadores selecionados.
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5.3 Relatórios
MENU: RELATÓRIOS
O sistema Geplanes possibilita a emissão dos seguintes relatórios:
• Listagem de indicadores por área de resultados: Relatório que permite a
visualização da relação de indicadores de cada área de resultados perspectiva de mapa
estratégico.
• Listagem de indicadores por objetivo estratégico: Relatório que permite a
visualização da relação de indicadores vinculados a cada objetivo estratégico da
organização.
• Alcance de metas institucionais: Relatório que permite a visualização do alcance de
resultados de todas as unidades gerenciais, por período.
• Mapa do Negócio: Relatório que permite a visualização do Mapa do Negócio da UG
selecionada.
• Mapa Estratégico: Relatório que permite a visualização do Mapa Estratégico da
empresa.
• Pendência no cadastro: Relatório que permite a visualização da relação de
pendências das unidades gerenciais no Geplanes (lançamento de resultados, mapa do
negócio, etc).
• Pendência no cadastro de anomalia: Relatório que permite a visualização da
relação de pendências das UGs referente ao cadastro e tratamento de anomalias.
• Anomalias: Relatório que permite a visualização da relação de anomalias abertas no
ano de gestão selecionado.
• Desempenho: Relatório que permite a visualização do desempenho da empresa em
relação às UGs ou em relação aos objetivos estratégicos.
Para visualizar os relatórios selecione o tipo de relatório desejado no menu > Relatórios e
clique em cima do relatório desejado. Selecione o ano de gestão e clique em
.
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6. MENU SISTEMA
6.1 Acesso - Autorização
MENU: SISTEMA > ACESSO > AUTORIZAÇÃO
FIGURA 70
O Sistema permite o controle de acesso dos perfis de usuários definidos pela empresa. Para
estabelecimento do nível de acesso, selecione o nível do perfil.
FIGURA 71
Selecione os acessos que serão permitidos ao perfil selecionado, conforme figura 70, e clique
em .
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FIGURA 72
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6.2 Acesso – Nível de Acesso
MENU: SISTEMA > ACESSO > NÍVEL DE ACESSO
FIGURA 73
O Sistema já vem com dois níveis de acesso cadastrados: Administrador e Usuário.
• Editar Nível de Acesso: Clique em .
• Excluir Nível de Acesso: Clique em .
FIGURA 74
• Cadastrar novo nível: clique em , descreva o nome do nível e clique em
.
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FIGURA 75
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6.3 Enviar e-mail
MENU: SISTEMA > ENVIAR MAILING
FIGURA 76
O Sistema permite o envio de mensagem a todos os perfis de usuários cadastrados no sistema.
Para enviar mensagem, preencha os campos e clique em . Para novo e-
mail, preencher o campo “Novo e-mail” e clicar em . Para incluir usuário,
clicar em . Para excluir todos os usuários, clicar em
.
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FIGURA 77
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6.4 Área de resultados
MENU: SISTEMA > ÁREA DE RESULTADO
FIGURA 78
São agrupamentos de indicadores. Também são conhecidos como dimensões de qualidade.
Por exemplo, alguns indicadores estão relacionados à segurança, enquanto outros podem
estar relacionados com investimentos. Além disso, as áreas de resultados podem se referir às
perspectivas do mapa estratégico.
Funções disponíveis em Área de Resultados:
• Visualizar: Inicialmente todas as áreas de resultado são mostradas. Para uma
pesquisa mais detalhada, entre com um trecho do nome e clique em .
• Editar: Clique em . A tela de cadastro será mostrada, com todos os campos
preenchidos.
• Excluir: Clique no botão . Atenção: Os indicares desta área ficaram sem área de
resultado.
• Incluir: Clique no botão .
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FIGURA 79
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6.5 Objetivo Estratégico
MENU: SISTEMA > OBJETIVO ESTRATÉGICO
FIGURA 80
Funções disponíveis em Objetivos Estratégicos:
• Visualizar Objetivos Estratégicos: Inicialmente, uma lista com todas as anomalias
irá aparecer. Caso deseje uma consulta mais detalhada, escreva um trecho de
descrição. Clique em .
• Editar Objetivo Estratégico: Clique em
• Excluir Objetivo Estratégico: Clique em
FIGURA 81
70
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• Inserir Objetivo Estratégico: Pré-requisitos: existir unidade gerencial cadastrada.
Clique no botão . Preencha a descrição e clique em .
FIGURA 82
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6.6 Parâmetros
MENU: SISTEMA > PARÂMETROS
FIGURA 83
Área de parametrização e customização de dados e valores padrão que serão utilizados por
todo o sistema em seus processamentos.
São eles:
• Dias para lembrete de criação de metas e indicadores
• Dias para lembrete de lançamento de valores reais
• Dias para lembrete de aprovação de valores base
• Notificar os Envolvidos na Anomalia
• Freqüência Padrão do indicador
Para definição dos parâmetros, preencha os campos disponíveis e clique em .
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FIGURA 84
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6.7 Unidades de Medida
MENU: SISTEMA > UNIDADES DE MEDIDA
FIGURA 85
Um indicador necessita de uma unidade de medida aos valores lançados em seus
desdobramentos. Todos os valores lançados serão valores referentes à uma unidade de
medida em específico, para que seja possível nas referências (desafio, real e limite inferior)
uma análise de valores de mesmas dimensões.
Funções disponíveis em Unidades de Medidas:
• Visualizar: Inicialmente todas as unidades de medida são mostradas. Para uma
pesquisa mais detalhada, entre com um trecho do nome ou da sigla e clique em
.
• Editar: Clique em . A tela de cadastro será mostrada, com todos os campos
preenchidos.
• Excluir: Clique no botão .
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Incluir: Clique no botão . Escreva o nome e a sigla da unidade de medida e clique em
FIGURA 86
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6.8 Verbos
MENU: SISTEMA > VERBOS
FIGURA 87
Verbo é o objetivo principal de metas. É utilizado para defini-las de forma objetiva.
Funções disponíveis em Verbos:
• Visualizar: Inicialmente todos os verbos são mostrados. Para uma pesquisa mais
detalhada, entre com dados nos campos que desejar e clique em .
• Editar: Clique em . A tela de cadastro será mostrada, com todos os campos
preenchidos.
• Excluir: Clique no botão .
• Incluir: Clique no botão . Cadastre o verbo desejado e clique em
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7. REFERÊNCIAS GEPLANES – Gestão de Planejamento Estratégico: software proprietário de linguagem livre (Java). Versão 1. Belo Horizonte: LinkCom. Disponível em: http://www.softwarepublico.gov.br/ver-comunidade?community_id=20483099. Acesso em 21 de maio de 2010.