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MANUALIZAÇÃO Elaboração e Uso de Manuais

Prof. Daciane de O.Silva OSM- Luiz Carlos D Ascenção -Disponível na pasta da xerox

Conceito

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Manual é o conjunto, ou a coleção sistemática de normas,

diretrizes, politicas, objetivos, instruções e orientações que

indicam para todos o que deve ser feito, como onde, quando,

quem deve fazer e por que é feito.

Manual de processo- é o conjunto, ou a coleção sistemática

dos procedimentos, instruções e orientações que indicam,

para os funcionários que direta ou indiretamente se

relacionam com o processo, o que deve ser feito, como,

onde, quando, quem deve fazer e por que é feito.

Vantagens e desvantagens

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VANTAGENS

Auxílio na fixação e efetivação dos critérios e padrões

necessários para o bom desempenho do processo;

Inibição da improvisação inadequada que sempre

aparece das mais variadas formas;

Evitação, ou minimização dos conflitos entre os

funcionários envolvidos com o processo, por meio de

clara exposição do que deve ser feito, como, onde,

quando, quem e por que deve ser feito

Vantagens e desvantagens

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DESVANTAGENS

São pouco flexíveis;

Não representam a solução de todos os problemas do

processo;

Os custos de elaboração, manutenção e gerenciamento

podem ser elevados;

Incluem somente as relações formais, não apresentando

as relações informais.

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Objetivos • Permitir que a reunião de

informações dispostas de forma

sistematizada, criteriosa e

segmentada atue como instrumento

facilitador do funcionamento da

organização.

• O manual vale como instrumento de

permanente consulta, sem ser o

único no qual executivos e

executantes devem pautar seu

trabalho.

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Estratégia para a Manualização

• Otimizar os modelos manualizados: antes da aplicação de modelos, é necessário que sejam identificados os vários tipos de manual que a organização demanda.

• Qualificar a Manualização: detalhamento do que será manualizado, ou seja, serão selecionados os modelos.

• Elaborar o manual: é a colocação em prática dos estudos realizados anteriormente;

• Distribuir o manual.

Tipos de manuais

MANUAIS TÉCNICOS:

Manual de manutenção de máquinas e equipamentos;

Manual de operacionalização de máquinas e equip;

Manual de terminologia técnica;

Manual de processo de produção.

MANUAIS ADMINISTRATIVOS:

Manual da organização (ou da estrutura organizacional)

Manual de processos administrativos (normas e

procedimentos)

Manual do funcionários

Manual de processos administrativos

Visa descrever as atividades (o que é feito), como é feito,

quando é feito, quem (ou que área) executa, onde é

executada, por que e para que é feito, bem como a

relação e interdependência dessas atividades.

FINALIDADE

Divulgar as atividades(o que é feito) ao pessoal

envolvido com o processo;

Permitir padronização de procedimentos (como, quando,

quem faz e onde é feito) garantindo a eficiência e eficácia

do processo;

Delimitar as áreas de competência dos órgãos

envolvidos com o processo;

Permitir coordenação efetiva das atividades.

Manual de processos administrativos

CONTEÚDO:

NORMAS/PROCEDIMENTOS- o que é feito, de quem

executa, de como, onde e quando são executadas as

atividades.

DOCUMENTAÇÃO- é a especificação de toda

documentação(formulários, relatórios, etc.) que

pertencem ao processo administrativo.

FLUXOGRAMAÇÃO- é a indicação do fluxo expressa

graficamente por meio das áreas envolvidas

ANEXOS- tabelas, notas explicativas, figuras, etc.

Requisitos dos manuais de processos

REDAÇÃO OBJETIVA;

DIAGRAMAÇÃO ADEQUADA E PADRONIZADA;

UTILIZAÇÃO RACIONAL;

REVISÃO E AVALIAÇÃO PERMANENTE.

ESTRUTURA

Introdução/apresentação

Sumário

Instruções de uso e atualização

Conteúdo

Anexos

Bibliografia

Requisitos dos manuais de processos

REDAÇÃO OBJETIVA;

DIAGRAMAÇÃO ADEQUADA E PADRONIZADA;

UTILIZAÇÃO RACIONAL;

REVISÃO E AVALIAÇÃO PERMANENTE;

ESTRUTURA

Introdução/apresentação

Sumário

Instruções de uso e atualização

Conteúdo

Anexos

Bibliografia

Estrutura

ESTRUTURA

• Introdução/apresentação: objetivos do manual e uma

comunicação da alta administração sobre sua

importância.

• Sumário: indicação dos itens que formam o conteúdo

do manual

• Instruções de uso e atualização: sistema de

codificação, utilização do conteúdo.

• Conteúdo: procura responder as questões levantadas:

o que é feito? Quem faz? Como é feito? Onde é feito?

Por que e para que é feito?

Roteiro de elaboração

DEFINIÇÃO DO PROCESSO E SEUS OBJETIVOS

CONHECIMENTO DA EMPRESA

PLANEJAMENTO MANUAL

LEVANTAMENTO

ELABORAÇÃO DO MANUAL

Manuais: Roteiro de elaboração

DEFINIÇÃO DO PROCESSO E SEUS OBJETIVOS: avaliar

quais processo serão desenhados ou redesenhados.

Depende do custo benefício.

CONHECIMENTO DA EMPRESA: entrevistar com o

pessoal da alta administração; conhecer a infraestrutura

da empresa; analisar documentos do tipo Contrato

Social, manuais e relatórios.

PLANEJAMENTO MANUAL: cronograma de trabalho(

início e término)

LEVANTAMENTO: entrevista, questionário e observação

direta

Manuais: Roteiro de elaboração

ELABORAÇÃO:

Redação: redigir pensando na facilidade da leitura, pois

será um tira dúvida do usuário

DIAGRAMAÇÃO/FORMATAÇÃO:

São diferentes entre os manuais de papel e os

eletrônicos.

Manual de papel- é o único que se preocupa com

formatação, usando as normas da ABNT

Norma:

N Folha Nome do manual Logotipo da empresa

Nome do processo Cod.

Manual/norma

Norma: Aquisição de bens patrimoniais 1. –Diretrizes gerais 1.1- Conceituação 1.2-Tipos de bens patrimoniais 2. Procedimentos das áreas envolvidas 2.1 Do usuário 2.2 Da divisão do almoxarifado 2.3 Da divisão de compras, etc.

N Folha MANUAL DE

PR.ADMINISTRATIVO Logotipo

PROCESSO DE COMPRAS Cod.

Manual/norma

Manuais eletrônicos

São aqueles elaborado e disponibilizados aos usuários

por meio de redes de computadores da empresa.

Os M.E são vantajosos por vários motivos:

Não se imprime e nem os encadernam;

De fácil consulta, basta acessar as páginas da web

A atualização é feita de imediato, basta os responsáveis

acessarem e em seguida avisar aos interessados.

As desvantagens são as mesmas verificadas nos

manuais impressos.

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Recomendações Finais

• O manual é elaborado para quem não sabe. Quem sabe não o consulta.

• Elabore o manual em folhas soltas, para melhor atualização.

• É fundamental a existência de um padrão estético que inclua obrigatoriamente a redação e a apresentação de cada manual

• É interessante a adoção de um sistema de modificação que permita uma fácil referência e/ou busca.

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Recomendações Finais (1)

• A elaboração do manual deve incluir: uma abertura do texto; sumário de assuntos; gráficos explicativos.

• Forma de impressão do texto.

• Desenho do gabarito da folha.

• Qualidade do papel.

• Cor do papel

• Perfuração da folha (quando for o caso)

• Formato da folha padrão

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Recomendações Finais (2) • Para a capa do manual deve ser

considerado (quando for o caso): – tamanho

– gravação

– ferragens

• O uso de divisórias para separar os vários segmentos é interessante.

• O manual deve ser visto como um documento que subsidia os trabalhos de cada pessoa na empresa.

• A linguagem escrita tem de estar ao alcance de quem lê e usa o manual.