MINISTERIO DE ECONOMIA AUDITORIA INTERNA

MINISTERIO DE ECONOMIA

AUDITORIA INTERNA

POLÍTICA INSTITUCIONAL

DE

AUDITORÍA INTERNA.

Elaborado por:

Gerencia de Auditoría Interna

SAN SALVADOR, DICIEMBRE 2018

INDICE.

N°. AREA y/o TEMA Página.

I. Introducción. 1

II. Objetivos. 2

III. Ámbito de Aplicación. 3

IV. Plan de Trabajo Anual de Auditoria Interna. 3

V. Marco jurídico. 3,4

VI. Normas de aplicación. 5

VII. Orden de trabajo. 5

VIII. Notificación de inicio de auditoría. 6

IX. Supervisión al proceso de auditoría. 6

X. Monitoreo y seguimiento a las Auditorias. 6,7

XI. Determinación de recomendaciones. 8

XII. Estructura de los informes 8

XIII. Envío y distribución de notas e informes 9

XIV. Archivo de informes 9

.

Política Institucional de Auditoria Interna Pag.1

I. INTRODUCCIÓN.

La Política de Auditoría Interna, tienen como finalidad servir de guía en el desarrollo de actividades, de Auditoría Interna, que esta unidad desarrolla en las diferentes áreas del Ministerio, dicha política representa un instrumento técnico aplicable a las etapas de; planificación, Ejecución e Informe del resultado de la Auditoría, incluyendo requerimientos diversos y especiales, actividades de asesoramiento y servicio de consultoría, todas con el propósito a la mejora continua de los procesos y actividades del Ministerio de Economía.

Las presentes políticas de la gerencia de auditoría interna del MINEC, Llevan el propósito de unificar criterios, métodos y herramientas en la realización del trabajo de la Auditoría Interna; además esta unidad trabaja en base a Políticas, Leyes, Normas, Manuales e Instructivos; que sirven de apoyo para la realización de la actividad que realiza.

Además toda actuación de auditoría, se debe de regir bajo ciertos principios, valores y reglas de conducta profesional del auditor, en su desarrollo demuestra hacia los auditados un estatus de comportamiento profesional y técnico, este comportamiento, tiene sus límites pues el auditor como ser humano, conoce interioridades de la organización, que bajo ciertos principios está prohibido comentarlos, con aquellos ajenos al área o a la misma organización, su porte y actuación deben de ser coherentes entre lo ético y lo profesional.

La gerencia de Auditoria con esta política pretende facilitar a los técnicos y demás personal que ejecuta diversas actividades de Auditoria, un marco lógico que le permita a todos una actividad puramente profesional, donde los técnicos sienta el valor y la importancia de sus resultados; y que estos les sirva a los demás Auditados. Una mejora continua minimizando el riego y optimizando los recursos asignados; tan importante en esta época de transparencia y cambios; necesarios para ir cada vez más elevar la calidad en la prestación de servicios hacia la población.


II. OBJETIVOS.

Objetivo General.

Contar con un marco lógico institucional, que enmarque el actuar de cada una de las fases yetapas, de cada tipo de auditoría, el ejercicio de la Auditoría Interna tiene como base lasdiferentes normas jurídicas, nacionales e internacionales, además de los principios éticos yprofesionales del área de auditoria gubernamental.

Objetivos Específicos.

Contar con un marco lógico y jurídico claro; cuál es la base de actuación del ejerciciode la auditoría hacia las áreas y los auditados.

Determinar las deficiencias de control interno, señalando y recomendando accionespara mejorar los procesos y el deber de cumplir con las diferentes normativas técnicasy legales vigentes.

Brindar los servicios de consultorías y apoyo a quien lo solicite, siempre en el marco ylimites que las Leyes Estipulan.

Darle seguimiento a las recomendaciones de las auditorías realizadas, internas yexternas y las mismas de la corte de cuentas de la república.


III. AMBITO DE APLICACIÓN.

La Presente política institucional de Auditoría Interna, enmarca el ejercicio y actuación haciatodas las diferentes unidades organizativas del MINEC, en cumplimiento a las diferentesnormativas del ejercicio de la auditoría gubernamental. Principios y normas éticas yprofesionales.

IV. PLAN DE TRABAJO ANUAL DE AUDITORIA INTERNA.

El plan de trabajo de la Gerencia de Auditoría Interna, es el instrumento que guía la actuaciónde toda la unidad, este instrumento incorpora las necesidades de la institución para reducir ominimizar los riesgos existentes, en las diferentes áreas del MINEC.

Su formulación incorpora elementos estadísticos y experiencias, de las diferentes áreas de lainstitución, además de hacer cumplir aspectos técnicos y jurídicos propios de cada área, esteplan es preparado por la gerencia de auditoría, con el apoyo y consulta de los técnicosauditores.

Además el plan contiene mandatos legales de la Corte de Cuentas de Republica; comotambién; las normas internacionales de la auditoría gubernamental, y las propias normastécnicas de control interno específicas y los artículos 30,31 y 32 de las Normas de AuditoríaInterna del Sector Gubernamental,

El plan además es congruente con la misión institucional y los principios siguientes; el principiode Legalidad que permite revisar las actuaciones se realicen en base a una norma,procedimiento o ley respectiva, principio de jurisdicción que se base a las competencias omandatos potestativos dados en los diferentes manuales y reglamentos específicos de cadaárea, otro de los principios muy valiosos e importantes es el de transparencia; ya que esteúltimo no puede ni debe de dejarse a un lado, ya que en estos tiempos es uno de los principiosimportantes para la gestión pública.

V. MARCO JURIDICO.Este es el conjunto de normas jurídicas, que encierran la actuación y competencia de la unidadde auditoría interna institucional, a su vez ellas; en marcan y delimitan su competencia yactuación, desde una escala de jerarquía basada en las normas de auditoría internacionales,nacionales y específicas.

A) Normas Internacionales para el ejercicio profesional de la Auditoria Interna.La Auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta; suactuación es para agregar valor y mejora de las operaciones, la eficiencia de los procesos enbusca de ir reduciendo los riesgos y mejorando el control interno.


Norma. 1110. Independencia dentro de la organización. En esta norma se deja muy bien en claro que la gerencia de auditoría interna, solo debe de responder ante un nivel jerárquico superior que le permita su actuación, para cumplir su misión y sus objetivos,

Norma. 1220. A1 El Auditor Interno debe de ejercer el debido cuidado profesional al considerar la diversidad de factores y su complejidad, los procesos y procedimientos, los entornos de riesgos, la probabilidad de errores materiales, amenazas de fraude, además la relación costo-beneficio,

B) Normas de Auditoría Interna del Sector Gubernamental (NAIG) emitidas por la Corte deCuentas de la República, el 18 de febrero 2016.

1. Art.19Los auditores internos no deben aceptar responsabilidades por funciones o tareas distintasde auditoría, que sean competencia de la administración de la entidad.

2. Art.23.El Auditor Interno debe guardar absoluta reserva y confidencialidad profesional, respectoa la información que conozca en el desarrollo de sus funciones.

3. Art.114,Los auditores internos deben de abstenerse de asumir cualquier responsabilidad propiade la gestión de riesgos. La gestión de riesgos es responsabilidad de la máxima Autoridadde la entidad.

4. Art. 118.El Responsable de Auditoría Interna debe programar las actividades de seguimiento a lasrecomendaciones contenidas en los informes de auditoría, realizadas por AuditoríaInterna,

C) Ley de la Corte de Cuentas de la República.

1. Art.35,La Unidad de Auditoría Interna tendrá plena independencia funcional. No ejerceráfunciones en los procesos de administración, control previo, aprobación, contabilización oadopción de decisiones dentro de la entidad.

2. Art.38, Las Unidades de auditoría interna y su personal tendrán el acceso irrestricto a quese refiere el Art.45,

3. Art, 48 Las recomendaciones de auditoría serán de cumplimiento obligatorio en la entidadu organismo, y por tanto, objeto de seguimiento por el control posterior interno y externo.


VI. NORMAS DE APLICACIÓN.

A) La Auditoría Interna deberá realizarse de conformidad a las Normas de AuditoríaInterna del Sector Gubernamental, emitidas por la Corte de Cuentas de la República,y su procedimiento, conforme el Manual de Auditoría Interna y de las normasinternacionales de auditoría interna, si fuese necesario.

B) Las auditorías a los fondos provenientes de organismos internacionales, se practicaránde conformidad a las NAIG, a menos que en base a un convenio interinstitucional, seacuerde aplicar otras normas de auditoría, o bien según los tratados de libre comercio.

VII. ORDENES DE TRABAJO.

Las ordenes de trabajo son la pauta legal de inicio de ejecución de una auditoría, emitida porel gerente de auditoria, cualquier modificación, impactara el plan de trabajo institucional, por loque debe de ajustarse el mismo plan y notificarse a la corte de cuentas de república, paraefectos posteriores, además de estas modificaciones se harán por escrito y se Llevará al mismoarchivo, AMPO, Carpeta.

A. El Auditor Interno emitirá la Orden de Trabajo al o los Técnicos Auditores asignados,indicando:1. Nombre y tipo de auditoría,2. Período a auditar y3. Tiempo estimado para realizarla en base al riesgo previo establecido. El tiempo

establecido en las órdenes de trabajo, donde se especificará el tipo de trabajo a realizar,al cual el técnico debe sujetarse,

4. El Técnico podrá permitir un atraso de hasta ocho días hábiles del tiempo previsto, sinnecesidad de autorización; salvo por atraso no imputable al técnico auditor,debidamente justificado, se emitirá modificatoria, a la orden de trabajo.

B. Cambio de Ordenes de Trabajo. El Gerente de Auditoria Interna podrá justificar el cambiode la orden de trabajo, cuanto así se justifique, por las siguientes razones.1. Por atraso de respuesta a los requerimientos realizados por el técnico auditor.2. Por asignación de alguna tarea extraordinaria instrucción girada por el jefe.3. Por la complejidad o ausencia medica de la persona del área auditada,4. Por la misma incapacidad medica sufrida por el técnico auditor,5. Se llevará un registro digital de las órdenes de trabajo y sus respectivas modificaciones,

suspensión o sustitución, indicando el motivo o justificación de esta.


VIII. NOTIFICACIÓN DE AUDITORÍA.

El Auditor Interno, notificará por escrito, al Director y/o Director del Área a ser auditada, estanotificación debe de contener, la fecha de inicio de la Auditoría, con al menos dos días deanticipación, salvo casos especiales que requieran un plazo mayor o menor.

IX. SUPERVISIÓN AL PROCESO DE LA AUDITORÍA.

El procedimiento de control de calidad, será realizado por el Auditor Interno, durante el procesodel examen de acuerdo a su avance por fase: planeación, ejecución e informe, y/o según elprograma de otras actividades (verificaciones específicas, requerimientos etc.) utilizando elCuestionario de Control de Calidad, que contiene el manual de auditoria interna del MINEC.

Para revisión del trabajo efectuado, los auditores enviaran al gerente de auditoría interna, lainformación a través del correo electrónico, luego el gerente remite a los auditores lasobservaciones de la manera siguiente:

Color Azul: eliminar lo escrito Color rojo: cambio de lo planteado. Verde: Platicar sobre el tema.

Para un mejor control de los borradores enviados, se tienen que numerar para evitar confusión. Máximo tres, pudiendo trabajar el escrito en coordinación con el auditor responsable.

Determinación de hallazgo, cuando los casos de auditoria sean de riesgo relevantes, es importante reunir al equipo de auditores para su conocimiento y su opinión sobre el tema. O bien si es necesario hacer las respectivas consultas externa, (Usar cedula por cada hallazgo)

X. MONITOREO Y SEGUIMIENTO A LAS AUDITORIAS.Uno de los aspectos importantes de esta política institucional es el monitoreo y seguimiento alas Auditorías o a las órdenes de trabajo emitidas por la gerencia, como máxima autoridadrecae el aspecto control, este tema es de exclusividad de la máxima autoridad o de la mismagerencia de auditoría interna, a su vez esta puede delegar esta función, para darlecumplimiento a esta parte se ha determinado ciertos indicadores que ayudaran a conocer,corregir y ajustar mediante la oportuna y correcta toma de decisiones, para la consecución ycumplimiento del plan de trabajo o las justificaciones y modificaciones pertinentes.Adicionalmente se llevará una base de datos en SQL, conteniendo la información del PlanAnual de Trabajo, histórico de modificaciones y ajustes, envío de alertas de correo electrónicoal acercarse el tiempo de finalización de la meta.

INDICADORES IGEV y ICPO.Los Indicadores son parte del monitoreo y seguimiento, es la pauta o momento administrativo,que permite a la gerencia o a quien esta delegue, conocer el Nivel de desarrollo, de cada unade las fases y etapas. de cada auditoría a realizar, en la Planificación, Ejecución e Informe; seestablecerá por parte de los Técnicos Auditores los indicadores respectivos, la Gerencia o aquien esta delegue, podrá llamar o solicitar a los técnicos las explicaciones pertinentes aefectos que se valoren las medidas a tomar para ajustar lo necesario.


Cada Técnico Auditor; explicara a la gerencia de forma escrita el indicador que el mismo ha determinado y si es necesario se llamará para que de forma verbal explique de cada indicador que ha determinado en cada una de las fases y etapas. Este apartado debe de dejarse constancia al final de cada fase y etapa del desarrollo de la auditoría.

Para el monitoreo y seguimiento de cada una de las líneas de trabajo del plan operativo anual, POA. Se establecerán dos indicadores de gestión y Verificación IGEV y el Indicador de Cumplimiento ICPO; estos dos indicadores permitirán conocer en todo momento, el nivel de ejecución de cada de las auditorias o actividades de las líneas de trabajo del POA.

INDICADORES DE GESTION, IGEV: Este indicador permite conocer el nivel de avance de los procesos, además este indicador se caracteriza; por fijar una o más actividades clave, la cual debe de cumplirse, otra lectura de este indicador es que permite identificar las desviaciones, que permiten la toma de decisiones de forma oportuna para su corrección.

INDICADORES DE CUMPLIMIENTO, ICPO: Este indicador tal y como su nombre lo dice, este se caracteriza por identificar el grado o nivel de cumplimiento de objetivo o meta, además puede identificar el grado superior de lo alcanzado, esto se evidencia además de lo ya verificado o cumplido con el comentario y la muestra en donde se razona el cumplimiento superado.

Ejemplo de un IGEV, Línea de Trabajo del Plan Operativo Anual, Auditoria de Seguimiento. Seguimiento a las recomendaciones de las auditorías realizadas del año 2018.

Actividades realizadas. 1. Recolección de Informes de Auditorías realizadas durante el año 2018.2. Extracción de las Recomendaciones determinadas en cada uno de los informes de

cada auditoria.3. Lugares y fechas.4. Elaboración de notificación al área y a la persona quien fue auditada y responsable de

la recomendación a cumplir y subsanar.

Todos estos elementos nos indican de forma objetiva el nivel de avance de la línea de trabajo e indicador de Gestión y Verificación = IGEV.

IGEV = Indicador de Gestión y Verificación; este indicar lo que significa o se refiere a aspectos puramente subjetivos, pero que complementan o indican el grado de cumplimiento, de lo avanzado o realizado, de actividad o línea de trabajo, los elementos subjetivos pueden ser más de uno. Que nos indican que si es cierto el nivel de desarrollo o avance se ha desarrollado.

Nombre de Auditoria

Recomendación Actividad Responsables Fechas

programadas

Indicadores de Gestión y Cumplimiento.

IGEV ICPO


XI. DETERMINACION DE LAS RECOMENDACIONES.

Las recomendaciones que se determinen en el informe final del examen de Auditoría deben seralcanzables, medibles y cuantificables, elaboradas siempre que existan acciones correctivas opreventivas, que mejoren la gestión del área auditada, caso contrario no se emitirán, noobstante, serán objeto de seguimiento posterior; asimismo, no se formularán recomendaciones,cuando se determinen incumplimientos legales, es de considerar el seguimiento de lasrecomendaciones, como lo indica la ley de la Corte de Cuentas de la Republica Art 48 y lasNAIG, artículo 118. 120, 121,122

XII. ESTRUCTURA DE LOS INFORMES.

Considerando lo indicado en la NAIG, articulo 191,192 y 193, con la única salvedadque el numeral 2 del artículo 192 que habla del destinatario, será antes de la portadadel informe, ya que se hace a través de un memorándum, además es de agregar antesde presentar los resultados de la auditoría, un párrafo que mencione las limitantes.

Estructura del informe ejecutivo, para el ministro (a) NAIG, articulo 201.

En una sola página, contiene lo más relevante, como: el área auditada, tipo de examen,periodo, títulos de los hallazgos, con resumen de la condición encontrada, (si existiera),y la conclusión.

Para la estructura de consultoríasCarta de envío y línea de reporte, elementos del informe, origen de la participación enla consultaría, personal que participó, controles que podrían mejorarse, presentardebilidades, (FODA) planes de acción.

Tipo de letra e impresión sugerido, es ARIAL o ARIAL NARROW, con relación altamaño, se considerará como estándar el 11 y 12, dependiendo del volumen delinforme, la impresión del informe debe ser a dos caras.

Con relación a las respuestas por los auditados, se proporcionará un tiempoprudencial que no pase de 5 días hábiles, después de enviado el requerimiento, lascondiciones preliminares o el tiempo de respuesta plasmado en el acta de lectura delborrador de informe.

En la página de la firmas, agregar al pie de página las iniciales del técnico o los técnicosque realizaron el examen.

Documents

MINISTERIO DE ECONOMIA AUDITORIA INTERNA