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93Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

MÓDULO 3 – ORIENTAÇÃO PARA FORMAÇÃO DE AUDITORES INTERNOS

executada conforme o procedimento específi co defi nido para ela. Esse tipo de auditoria tem foco nas facilidades materiais (equipamentos, infra-estrutu-ra, capacitação das pessoas etc.);

• Auditoria do Produto/Serviço – tem por objetivo verifi car a adequação de um produto/serviço em relação ao seu projeto, avaliando se o produto/serviço atendende as especifi cações e requisi-tos para os quais foi planejado.

b) Quanto ao interesse:

• Auditoria de 1ª Parte – é a realizada por auditores da própria empresa, que ava-liam as diversas atividades desenvol-vidas com o objetivo de retroalimentar o Sistema de Gestão para sua perma-nente melhoria e adequação;

• Auditoria de 2ª Parte – é quando se vai avaliar um fornecedor com fi ns de ve-rifi car suas condições de fornecimen-to dentro de padrões estabelecidos. É quando um cliente ou seu representan-te avalia uma empresa para verifi car sua adequação aos requisitos contra-tados, ou suas condições de atender a esses requisitos;

• Auditoria de 3ª Parte – é a avaliação que um OAC (Organismo de Avaliação da Conformidade) ou OI (Organismo de Inspeção) atua numa organização, ou parte dela, para verifi car a confor-midade de seu Sistema de Gestão com a Norma de referência. No Brasil, o controle e credenciamento dessas or-ganizações (OACs e OIs) estão sob a responsabilidade do Inmetro.

3.1 INTRODUÇÃO

Qualquer organização que implemente um Sistema de Gestão Ambiental deve ter no seu quadro de colaboradores internos pessoas qualifi cadas para praticar auditorias em seu próprio SGA, transparência 1.

As informações que se seguem objetivam dar suporte ao treinamento de auditores de sis-temas de gestão ambiental, visando mais espe-cifi camente a formação de auditores internos.

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3.2 CLASSIFICAÇÃO DAS AUDITORIAS

As Auditorias de Sistemas de Gestão po-dem ser classifi cadas em:

a) Quanto à aplicação:

• Auditoria do Sistema – busca avaliar a conformidade do Sistema de Gestão com os requisitos planejados: a Norma de referência. É uma avaliação abran-gente da documentação e dos procedi-mentos implantados;

• Auditoria do Processo – busca verifi car se determinada atividade está sendo

94 Metodologia Sebrae para Implementação de Gestão Ambiental

c) Quanto à Programação

• Auditoria Inicial – é a primeira auditoria realizada numa área, setor, empresa;

• Auditoria de Acompanhamento – é a Au-ditoria de Acompanhamento das ações corretivas, isto é, a que tem por objetivo verifi car se as pendências encontradas na Auditoria Inicial (ou Periódica) foram eliminadas efetivamente;

• Auditoria Periódica – é aquela realizada após a Auditoria Inicial, dentro de um prazo preestabelecido, para verifi car se o Sistema de Gestão mantém sua adequa-ção aos requisitos. É também conhecida como Auditoria de Manutenção.

d) Quanto à abrangência

• Auditoria Completa – é a que avalia todas as atividades previstas na do-cumentação de referência;

• Auditoria Parcial – é a que só avalia parte dessas atividades.

e) Quanto à fi nalidade

• Preventiva – é a Auditoria programada, de rotina, planejada. Não há falhas es-pecífi cas a serem pesquisados;

• Corretiva – é quando a Auditoria busca descobrir as causas de determinadas falhas que passaram a ocorrer cons-tantemente.

3.3 PERFIL DO AUDITOR

PERFIL DO AUDITOR

Um AUDITOR deve: ter visão técnica abrangente; ser psicologicamente equilibrado; ser respeitado por todos; ser flexível e ter bom relacionamento humano; saber conduzir uma reunião; ter facilidade na comunicação escrita e falada; ser organizado e pontual; ter humildade para só relatar o que verificou; ter integridade, honestidade e discrição; ter capacidade de análise; e ser capaz de participar (e liderar) uma equipe.

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T2M3

Formulário 1. Para uso em Programas de Auditorias Ambientais

Organização Programa de Auditores Ambientais Data: / / Revisão nº

Elaborado por: Revisado por:

No Área/Setor Resp. MesesItem do SGA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

F1M3, anexo


O Auditor deve ser também pessoa positi-va e entusiasta, pois terá um importante papel no desenvolvimento do Sistema de Gestão: o tipo de pessoa que procura acertar, que gos-ta de ver os outros acertarem e progredirem no que fazem, que não critica sem razão nem reclama da vida, transparência 2.

Os Auditores Internos são os responsáveis pelo feedback do SGA. A Auditoria Ambiental consegue realmente criar o ambiente propício às melhorias, pela motivação que transmite às pessoas, fruto do bom relacionamento e das boas intenções do Auditor, de seu traba-lho como disseminador dos conceitos e prin-cípios do SGA. Eles podem construir um am-biente pró-ativo através das Auditorias, sendo esta a grande missão dessas pessoas.

Apesar da condição de independência que um Auditor deve ter em relação ao objeto da Auditoria, é muito importante que ele conheça o processo a ser auditado, sem precisar virar especialista, pois só assim vai conseguir en-tender o que realmente acontece na atividade em análise. O conhecimento de fatos sobre o processo avaliado só será conseguido se ele tiver sucesso na criação de um canal de co-municação com as pessoas envolvidas, que serão questionadas e deverão responder às suas perguntas.

O Auditor deve ser, no mínimo, simpático, para que possa criar esse rapport, pois uma de suas responsabilidades é a de reverter a aversão que as pessoas geralmente pos-suem da atividade de Auditoria.

O Auditor deve informar às pessoas que o fruto de sua verifi cação terá como resultado uma melhoria no Sistema, nunca usado para achar um culpado, ou “punir” alguém.

Claro que o Auditor passará por muitos ti-pos de pressão até que todos compreendam claramente este processo de retroalimenta-ção do Sistema de Gestão. Sua estabilidade, equilíbrio e segurança são seu maior escudo contra essas investidas. Quanto mais íntegro, honesto, discreto e respeitado for, melhor re-sistirá a essas pressões, que sempre existem

no início da prática da Auditoria, em qualquer organização.

A organização deve nomear um responsá-vel pelo processo das auditorias internas: o Auditor Líder.

3.4 PROGRAMA DE AUDITORIAS

Toda organização planeja a realização das auditorias internas em sincronia com as auditorias do organismo de certifi cação, anu-almente ou semestralmente, dependendo do organismo.

Um ciclo completo de auditorias são as auditorias realizadas em todos os departa-mentos, processos e requisitos do Sistema de Gestão, que gera valiosas informações sobre o estado do SGA para ser analisado na Revisão pela Direção, que acontece também em sincronia com a visita do organismo de certifi cação.

Monte um Programa de Auditorias da sua organização com ciclo semestral, formulario 1:

3.5 PASSOS DE UMA AUDITORIA

PASSOS DE UMA AUDITORIA INTERNA

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Preparação da Auditoria; – Planejamento; Lista de Verificação; Reunião Inicial; Execução da Auditoria; Reunião de Fechamento; Reunião Final;

Elaboração do Relatório de Auditoria; e Acompanhamento das Ações Corretivas.

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T3M3

Para ser bem realizada e realmente con-tribuir para a melhoria do Sistema de Ges-tão, as auditorias devem ser cuidadosamen-te preparadas. Seu planejamento é enviado previamente à área a ser auditada, para que os responsáveis possam também se prepa-rar, combinando detalhes como horários, ro-teiro, transparência 3 etc.


Mas e se a área, ao se preparar, eliminar os problemas que os auditores iriam encon-trar? Ótimo, esse é o verdadeiro espírito das auditorias, avaliar se o Sistema de Gestão está funcionando e atingindo os resultados previstos. Se a área só começou a usar os procedimentos agora, muito bem, antes tarde do que nunca. Um dos objetivos da auditoria já foi alcançado, o uso dos procedimentos do SGA. É preciso ver agora se eles são efi ca-zes, ou seja, se atingem os resultados pla-nejados.

3.5.1 Preparação da Auditoria

A partir do Programa das Auditorias Inter-nas, já defi nido, o Auditor-líder deve determi-nar, junto com os demais auditores, as tare-fas de avaliação das áreas de acordo com a disponibilidade de cada um, defi nindo onde e quem realizará as auditorias.

Quando a época de determinada audito-ria chegar, os auditores escalados passam a

se preocupar com a preparação dela. Nes-ta fase eles devem coletar a documentação do Sistema Ambiental aplicável ao setor que será auditado, verifi car as novas emissões de documentos e contratações de pessoal, reler os relatórios das auditorias anteriores e acompanhamento das ações corretivas, co-letar (se disponíveis) os índices de desem-penho ambiental das atividades que serão analisadas, verifi car as evidências de comu-nicação interna e externa e os problemas existentes etc. É importante realizar uma análise da documentação (procedimentos de controle e ações de emergência) aplicá-vel ao setor, se esta for a primeira auditoria (inicial) na área.

3.5.2 Planejamento da Auditoria

É imprescindível, então, que se faça um Plano para a Auditoria que será realizada. Este Plano deve conter:

1) Objetivos e escopo da Auditoria;

Dr. Estëvão

Diretor Geral

Júlio MarinhoGerente Técnico

Aníbal SouzaGerente de

Vendas

Antônio AlvesGerente deMateriais

César MontePessoal/

Treinamento

Dr. FábioDiretor deMarketing

Dr. CarlosDiretor

Administrativo/Financeiro

FernandoMontagem e

ProjetosEspeciais

WalterTestes e

AssistênciaTécnica

Luiz CláudioVendedor

CarmenSecretária

HélioDes. Industrial

HelenaSecretária

PedroTécnico

LucildaSecretária

José InácioGerente daQualidade

Luiz PauloAlmoxarifadoExpedição

SolangeSecretária

ORGANOGRAMA DA ORGANIZAÇÃO MODELO

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2) Responsáveis pela execução da Auditoria (Auditor-líder e demais Auditores);

3) Local e setores que serão auditados e seus responsáveis;

4) Cronograma preliminar da Auditoria.

O Plano da Auditoria deve ser enviado para as áreas que serão auditadas, formali-zando assim a realização da auditoria, com datas e horas defi nidas, para que os audita-dos possam se programar.

Exercício nº 1 – Plano da Auditoria

A partir das informações abaixo, monte um plano para a Auditoria Interna, para todas as áreas da organização, referente ao item 4.4.2 – Treinamento, conscientização e competên-cia, da NBR ISO 14001.

Como exemplo didático: a organização XPTY é uma empresa de pequeno porte (50 funcionários) que atua no segmento de venda e adaptações técnicas em terminais inteligentes, assistência técnica e suprimen-tos de informática em todo o território nacio-nal, começando a atuar em outros países da América do Sul através das oportunidades surgidas nas Rodas de Negócios organiza-das pelo Sebrae. Ela foi criada há 7 anos por uma dupla composta de um vendedor da em-presa P e um engenheiro do Depto de Infor-mática da universidade T. Eles vislumbraram um mercado crescente com a popularização dos computadores pessoais (PC) e hoje de-

Formulário 2. Para uso em Plano de Auditoria

Organização Programa de Auditores Ambientais Data: / /Revisão nº

Elaborado por: Revisado por:

Dia Hora Responsável Área /Atividade Auditor

F2M3, anexo

têm uma boa fatia do mercado de terminais inteligentes do país, transparência 4.

O organograma a seguir mostra a estrutu-ra formal dessa organização.

Para que se possa compreender o pro-cesso de auditoria, preencha o Formulário 2, com a seguinte orientação:

PLANO DA AUDITORIA

1) Objetivo/escopo:

2) Área(s) Auditada(s)/Responsável:

3) Data:

4) Equipe Auditora/Auditor-líder:

3.5.3 Lista de Verificação da Auditoria

Ainda na fase de Preparação, deve ser elaborada uma Lista de Verifi cação (LV) para servir de roteiro básico aos auditores. Esta LV deve sempre ser revista e, se necessário, modifi cada antes de cada Auditoria.

A Lista de Verifi cação é muito importante para a realização de uma boa auditoria por-que ela organiza as ações e evita o esqueci-mento de pontos importantes. Uma boa Lista de Verifi cação deve apresentar os seguintes elementos:

1) conter perguntas possíveis de serem cons-tatadas;


2) ter uma seqüência lógica e coerente em suas perguntas;

3) não se limitar a perguntas que tenham sido retiradas diretamente dos textos dos documentos de referência;

4) ter perguntas de modo a esperar respos-tas lacônicas (SIM ou NÃO);

5) desmembrar perguntas complexas em itens e subitens;

Exercício nº 2 – Lista de Verificação

1) Prepare uma Lista de Verifi cação para a realização de Auditoria Interna na orga-nização XPTY, referente ao item 4.4.2 da NBR ISO DIS 14001 – Treinamento, cons-cientização e competência. Use o Formu-lário 3 (ver Anexo 1);

2) Estabeleça qual parte ou qual área deve-ria ser mais enfatizada e por quê;

3.5.4 Reunião Inicial

REUNIÃO INICIAL

Auditor(es) e auditado(s) se reúnem : Todos os documentos foram vistos? O roteiro da Auditoria foi combinado? A data foi definida? Que pessoas participarão?

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•

•

•

T5M3

O passo seguinte, a Reunião Inicial, é quando o(s) auditor(es) e o responsável pela área a ser auditada verifi cam, juntos, se to-

Formulário 3. Para Elaboração de Lista de Verificação de Auditoria

Organização Lista de verificação de AuditoriaNº: Rev.Data / /Pág. de

Auditores:Auditor responsável:

Relatório de Auditoria nº Data da Auditoria:

Processo(s) Setor(es)

Documentos de referência:

Itens auditados:

Códigos da Avaliação:

C = conforme NA = não aplicável

NC = não-conforme NV = não verificado/não auditado

NC = não-conforme

Item Assunto Aval. Obs.:

F3M3, anexo


dos os documentos foram vistos, combinam o roteiro que será utilizado, referendam o planejamento e, mais importante, determi-nam quem do setor vai acompanhar o(s) auditor(es), transparência 5.

Na prática das Auditorias Internas, muitas vezes esta Reunião Inicial é realizada nos primeiros instantes da Auditoria propriamente dita, pois muitas questões podem já ter sido combinadas entre os responsáveis pelas áre-as auditadas e o Auditor-líder (como agenda-mento das datas, roteiro, o cronograma etc.), agilizando todo o processo.

3.5.5 Execução da Auditoria

A Execução da Auditoria é a realização das verifi cações de acordo com o que foi pla-nejado. Uma boa técnica para a verifi cação do Sistema de Gestão Ambiental é a rastrea-bilidade, ou seja, seleciona-se uma evidência (um relatório de avaliação, um item contro-lado, um registro de não-conformidade, uma ordem de entrega, uma lista de verifi cação etc.) e segue-se seus passos de trás para a frente, verifi cando todos os registros que fo-ram feitos, controles, medições e monitora-mento etc. – usar sempre os 5W1H (3Q1POC – o quê, quando, quem, onde, por quê e como) e em seguida: MOSTRE-ME! – o Au-ditor só se baseia em evidências objetivas, transparência 6.

EXECUÇÃO DA AUDITORIA

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•

•

•

•

•

•

Vá ao Posto de Trabalho;Use o 5W1H (3Q1POC);Nunca esqueça do “MOSTRE-ME !”;Registre os fatos;Seja simpático(a);Não interrompa a atividade;Não dê conselhos; ePergunte, pergunte e pergunte, mas lembre-se que

seu papel é contribuir, nunca criticar.

T6M3

Nunca o auditor deve inferir algo sobre o processo. Deve sempre buscar as evidências objetivas para verifi car se aquele procedi-

mento foi realmente executado em conformi-dade com o planejado. Fatos, só fatos.

Faça agora o exercício a seguir. Confi ra com o gabarito no fi nal.

Exercício nº 3 – O QUE VOCÊ VÊ/OUVE? – Fato ou inferência?

“Antônio, um comprador da fi rma XPTY, ti-nha uma reunião às 10 horas no escritório do Sr. Roberto para discutir as condições de um grande pedido. No caminho para o escritório, o comprador escorregou no chão encerado, e fi cou com uma luxação na perna. Quando o Sr. Roberto foi informado do acidente, An-tônio estava a caminho do hospital para tirar raio-X da perna machucada. O Sr. Roberto telefonou para o hospital mas ninguém pare-cia saber nada sobre Antônio. É possível que ele tenha chamado o hospital errado”.

Tendo lido o texto acima, classifi que cada declaração do Formulário 4 como “fato” ou “in-ferência”, segundo as seguintes defi nições:

Fato: uma declaração que pode ser facil-mente constatada pela verifi cação da fonte;

Inferência: uma declaração sobre o des-conhecido, baseada no que é conhecido.

Marque F (fato) ou I (inferência) no Qua-dro 3, de acordo com o que você acredita ser o mais correto.

Nas auditorias, certos cuidados devem ser sempre considerados:

• As avaliações devem ser realizadas nos Postos de Trabalho;

• As evidências devem ser constatadas con-juntamente pelo auditor e pelo auditado e reconhecidas como tal;

• As informações devem ser registradas, para evitar que se confundam ou sejam esquecidas, sem ambigüidades ou termos evasivos (alguns, muitos, às vezes etc.) – não confi e na memória;


Formulário 4. Distinção entre Evidências e Fatos de Auditoria

1. Antônio é um comprador

2. Antônio ia se encontrar com o Sr. Roberto

3. Antônio tinha reunião às 10 horas

4. O acidente ocorreu nas dependências da XPTY

5. Antônio foi levado ao hospital para tirar Raio-X

6. Ninguém no hospital ao qual o Sr. Roberto ligou sabia alguma coisa sobre Antônio

7. O Sr. Roberto ligou para o hospital errado

Escreva um fato novo baseado na história acima:

F4M3, anexo

• As auditorias nunca devem interromper as atividades que estão sendo auditadas, é claro que afeta, mas é preciso fazer o pos-sível para que não atrapalhem muito;

• Nunca fazer comentários sobre os resulta-dos de outra área ou setor;

• Nunca emitir opinião sobre “como ou o quê deveria ser feito”;

• O auditor deve lembrar que seu papel no processo não é somente encontrar não-conformidades, mas sim de contribuir para a melhoria do Sistema de Gestão, sempre que possível deve elogiar os aspectos po-sitivos que encontrar.

O trabalho do Auditor é uma questão de comunicação e coleta de informações para buscar evidências objetivas. Faça o exercício a seguir, confi ra com o gabarito no fi nal.

Exercício nº 4 – TESTANDO SUA MEMÓRIA

Uma pessoa leva em média 15 segundos para ler as 37 palavras do texto abaixo.

Leia, por favor, com toda a atenção, você terá 1 minuto para assegurar a total compre-ensão do conteúdo.

“Um comerciante acabava de acender as luzes da loja quando apareceu um homem pedindo dinheiro. O dono abriu a caixa re-gistradora. A caixa registradora foi esva-ziada e o homem fugiu. Um membro da polícia foi informado imediatamente.”

Responda as questões do Formulário 5, da seguinte forma:

1) De memória, sem consultar o texto;

2) Consultando o texto, como se estivesse presenciando o incidente.

Quantas questões você acertou de memó-ria? E quantas você inferiu?

A efi cácia de uma Auditoria depende de uma boa comunicação durante as entrevis-tas onde serão apresentados os fatos. Nas entrevistas com os auditados, as perguntas podem ser formuladas de várias maneiras, de acordo com a necessidade:


• perguntas abertas – são as perguntas que não podem ser respondidas com um simples SIM ou NÃO. São usadas para seguir pistas: “Como você fi cou sabendo que tipo de precaução deve tomar nesta atividade?”;

• perguntas fechadas – são as que devem ser respondidas com SIM ou NÃO: “Você foi treinado para esta atividade?”;

• perguntas direcionadas – são as que tra-zem as respostas em seu bojo, usadas para confi rmar ou checar alguma coisa: “Este é o padrão usado para conferir este resíduo?”;

• perguntas “virtuais” ou não feitas – são as pausas usadas após uma resposta, aguar-dando sua complementação: “Bem, depois que você detecta o problema, você...”

Além disso, é necessário conhecer o Au-ditado, fazer uma boa avaliação da situação da organização e estruturar suas entrevistas,

ajustando ao máximo a linguagem para po-der ser compreendido. Antes de tudo, o Audi-tor deve ser um ótimo ouvinte!

Durante a realização da Auditoria, muitos problemas de origem comportamental podem atrapalhar a comunicação entre o Auditor e os Auditados quebrando o ritmo, às vezes até impedindo o desenvolvimento a bom termo da Auditoria, conforme Quadro 1.

3.5.6 Reunião de Fechamento

É na Reunião de Fechamento que o(s) auditore(s) faz(em) uma avaliação prelimi-nar dos resultados, comparam suas cons-tatações e procuram relações entre as evi-dências encontradas, qualifi cando-as como eventuais (distração de alguém – ocorreram poucas vezes) ou sistêmicas (o sistema não consegue prevenir sua ocorrência – ocorrem rotineiramente). Estas constituirão as não-conformidades encontradas na Auditoria, que obedece à seguinte classifi cação.

Formulário 5. Teste de memória

Nº Questões V F INF

1 Um homem apareceu após o comerciante ter apagado as luzes

2 O ladrão era homem

3 O homem não pediu dinheiro

4 O homem que abriu a caixa registradora era o dono da loja

5 O dono da loja raspou o conteúdo da caixa registradora e fugiu

6 O comerciante abriu a caixa registradora

7 O ladrão não pediu dinheiro ao dono da loja

8 Após o homem que pediu dinheiro ter raspado o conteúdo da caixa registradora, ele fugiu

9 A caixa registradora continha dinheiro, o texto não diz quanto

10 O ladrão pediu o dinheiro do dono da loja

11 A história se refere a uma série de acontecimentos nos quais somente três pessoas são envolvidas: o dono da loja, o homem que pediu dinheiro e o policial

12 Os seguintes eventos foram incluídos na história: alguém pediu dinheiro; uma caixa registradora foi aberta; seu conteúdo raspado; e um homem saiu correndo da loja

V = verdadeiro; F = Falso; INF = Informação não fornecida.

F5M3, anexo


• inaceitável – item que não satisfaz os re-quisitos;

• aceitável com restrições – item que sa-tisfaz parcialmente os requisitos.

Também podem ser classifi cadas em:

• maior – falta de procedimento ou falha to-tal no cumprimento de um procedimento, com a existência de várias não-conformi-dades inaceitáveis;

• menor – simples descuido em certo pro-cedimento.

As não-conformidades, como já foi dito, se-rão discutidas com o pessoal responsável pela área, classifi cadas por consenso e combina-das às ações corretivas para resolvê-las, com seus respectivos prazos e responsáveis. Elas, provavelmente, poderão ser alvo de uma ou mais Auditorias de Acompanhamento.

3.5.7 Reunião Final

Eles se preparam para a Reunião Final, que é feita com os responsáveis pela área auditada para discutir as evidências en-contradas, chegar a um consenso sobre as não-conformidades e classifi cá-las, transpa-rência 7.

Quadro 1. Problemas esperados no processo de auditoria

Problema Solução

Apatia – as pessoas se apresentam indiferentes, respondendo por monossílabos às questões do Auditor.

Conscientizar as pessoas da importância da Au-ditoria para a melhoria das atividades da organi-zação.

Auditoria = Sindicância – as pessoas podem pen-sar, por falta de informação sobre as Auditorias de Sistemas de Gestão, que se trata de sindicância à procura de culpados pelos problemas que pos-sam estar ocorrendo.

Deixar claros para todos os envolvidos os objeti-vos reais das Auditorias, reafirmar que a Auditoria não procura culpados, mas sim pontos de melho-ria!

Cadê o culpado? – os auditados apontam sempre outras pessoas como responsáveis pelos erros encontrados.

Esclarecer que as auditorias procuram melhorar o Sistema de Gestão Ambiental, e não achar culpa-dos para os erros.

Mil desculpas – os auditados passam a justificar tudo o que acontece, mesmo quando não há erros explícitos, desviando o foco e a atenção do audi-tor do assunto principal.

Prestar muita atenção para não conturbar a audi-toria, esclarecendo que a atitude certa é respon-der às questões formuladas.

Muro de Lamentações – os auditados aproveitam e passam a reclamar da empresa, dos chefes, do trabalho, de tudo, enfim.

Separar as informações relevantes para a Audito-ria e reafirmar sempre os objetivos dessa atividade. Não descarte essas reclamações, pois algumas de-las podem ser valiosos pontos de melhoria.

Pânico – algumas pessoas perdem o controle, fi-cam nervosas e podem entrar em pânico por não conhecerem claramente os objetivos da Auditoria, prejudicando a qualidade das informações.

Usar toda a habilidade para acalmar os auditados, reafirmando os objetivos da Auditoria, se possível evitando que muitas pessoas, principalmente seus chefes, presenciem a atividade de Auditoria.

Resistências – os auditados criam barreiras e não respondem adequadamente às questões, algu-mas vezes com agressividade.

Conscientizar as pessoas da importância e objeti-vos das Auditorias, enfatizando a busca de proble-mas, e não de culpados.

Reversão – quando os auditados, por desconhe-cimento, por defesa ou outros motivos, passam a questionar os auditores.

Redirecionar as questões, esclarecendo sempre os objetivos da Auditoria, informando que as ques-tões de ordem geral poderão ser analisadas nou-tra ocasião.


Nesta Reunião Final, os auditores e os responsáveis pela área auditada discutirão também as ações corretivas necessárias para a eliminação das não-conformidades e combinar os prazos para essas correções no Sistema, defi nindo o tipo de acompanha-mento que cada ação corretiva necessitará, e quando isto será feito.

ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO DE AUDITORIA

O Relatório da Auditoria deve conter:Setor auditado, local, data;Nomes dos envolvidos;Objetivos;Documentação de referência;Lista de verificação utilizada;Distribuição de cópias;Evidências encontradas;Observações e constatações;Não-conformidades e ações corretivas;Prazos para acompanhamento das ações corretivas; eResumo e sugestões de melhoria.

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O resultado dessa Reunião Final deverá constar no Relatório da Auditoria.

A elaboração do Relatório de Auditoria deve ser feita com os mesmos critérios usa-dos na elaboração de documentos normati-vos, ou seja, objetividade, clareza, consci-são, precisão e correção. O Relatório deve sempre conter os seguintes pontos:

• nome do setor auditado;

• local, data da auditoria;

• nome(s) do(s) auditor(es);

• nome(s) do(s) acompanhante(s);

• lista de distribuição das cópias;

• descrição do objetivo;

• documentação de referência; e

• relação dos anexos.

Além disso, o Relatório de Auditoria deve ter uma descrição detalhada das constatações feitas (tudo o que foi visto – por exemplo, a lis-

ta de verifi cação utilizada geralmente se torna um anexo), alguns comentários e sugestões visando o aperfeiçoamento das atividades, as descrições das não-conformidades, com suas classifi cações estabelecidas e proposições das disposições e ações corretivas para cada uma, o resultado da Reunião Final com o res-ponsável pelo setor auditado.

A conclusão do Relatório de Auditoria deve ser sufi cientemente clara para que se possa ter uma idéia sobre o resultado geral obtido.

Sua distribuição deve ser conhecida (lista de distribuição) e no mínimo para:

1. a(s) área(s) auditada(s);

2. o RD;

3. o No 1 (pode ser a cópia comentada do RD), para a realização da revisão pela di-reção do Sistema de Gestão Ambiental;

4. o Auditor-líder.

Enfi m, o Relatório de Auditoria é o do-cumento que servirá de referência para a implementação das ações corretivas e assim tornar possível o aprimoramento do Sistema de Gestão Ambiental da organização.

Um exemplo da Relatório Final da XPTY:

O Formulário 6 pode ser utilizado para apresentação de relatório de auditoria

3.5.8 Acompanhamento das ações corretivas

As ações corretivas devem ser acompa-nhadas, de preferência, pelos Auditores que realizaram a auditoria e pode se dar de várias maneiras: um simples envio de documenta-ção, um telefonema, ou se transformar em Auditoria de Acompanhamento quando as não-conformidades forem sufi cientemente importantes para a realização de uma visita ao local. Estas devem ser realizadas de acor-do com os prazos estabelecidos com o res-


ponsável pelo setor auditado, constantes no Relatório Final de Auditoria. Pode ser simples visita para verifi car certo ponto do processo, ou uma nova avaliação abrangente, quando a importância da não-conformidade assim o exigir, transparência 8.

ACOMPANHAMENTO DAS AÇÕES CORRETIVAS

É a garantia da efetividade das ações corretivas

Devem ser combinadas com o setor auditado.Dependendo da simplicidade e se for uma não-conformidade menor, podem até ser feitas por telefone.

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São dois os pontos de verifi cação:

1. verifi cação da efi ciência da ação corretiva – na data combinada para a implementa-ção da ação corretiva, os auditores (ou um deles) constata se efetivamente ela foi re-alizada;

2. verifi cação da efi cácia da ação corre-tiva – em data posterior à implementa-ção, também combinada com os audi-tados, os auditores verifi cam se a ação corretiva realmente eliminou as causas da não-conformidade, se ela foi efi caz. Se positivo, a não-conformidade pode ser encerrada, caso contrário, uma nova ação corretiva deve ser estabelecida e tudo recomeça, novos prazos, novas ve-rifi cações etc.

Formulário 6. Para Elaboração de Relatório de Auditoria

Organização RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº Data / /Pág. de

Área/Departamento: Processo:

Itens auditados:

Pessoas contatadas: Auditores:Auditor Responsável:

Não-conformidades e ações corretivas

N.º Não conformidade Ação corretiva Prazo Responsável Obs.:

F4M3, anexo


Um Sistema de Gestão Ambiental, pos-suindo um Programa de Auditorias Internas que tenha estabelecido um mecanismo para assegurar seu aprimoramento, terá no Acom-panhamento das Ações Corretivas o seu ponto focal. Por isso esse acompanhamento é tão importante. Se colocado em baixa prio-ridade, poderá tirar a credibilidade de todo o

Formulário 7. Para Acompanhamento das Ações Corretivas

OgranizaçãoACOMPANHAMENTO DAS AÇÕES

CORRETIVASData / /Pág. de

Nº

Não-conformidade Ação Acompanhamento

RFA Nº

Descrição (real ou

potencial)

Descrição (corretiva ou preventiva)

quem dataExecução Eficiência

auditor data auditor data

F5M3, anexo

Sistema de Gestão, pondo a perder todo o esforço dependido na elaboração e imple-mentação das Normas e Procedimentos.

O Acompanhamento das ações corretivas deve ser controlado pelo Auditor-líder da or-ganização, utilizando-se um formulário como o apresentado a seguir, Formulários 7 e 8:

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