O CONTROLE INTERNO NA PRÁTICA - Tribunal de Contas do Estado de … · o sistema de controle interno é um instrumento essencial da gestão para propiciar uma razoável margem de

O CONTROLE INTERNO NA PRÁTICA

Marcio José Assumpção, Msc. [email protected]

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Dez Mandamentos do Bom AdministradorPúblico (Tribunal de Contas da União)1 – Planeje2 – Cumpra o planejado3 – Cumpra a lei4 – Seja prudente5 – Aprenda com a experiência6 – Seja transparente7 – Documente seus atos8 – Mantenha assessoria técnica competente9 – Seja eficiente e eficaz10 – Seja ético – tenha sempre em vista ointeresse público; sem isso, todos os demaismandamentos não têm sentido.

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Art. 70. A fiscalização contábil,financeira, orçamentária, operacional epatrimonial da União e das entidades daadministração direta e indireta, quanto àlegalidade, legitimidade, economicidade,aplicação das subvenções e renúncia dereceitas, será exercida pelo CongressoNacional, mediante controle externo, epelo sistema de controle interno de cadaPoder.

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Art. 74. Os Poderes Legislativo, Executivo e Judiciáriomanterão, de forma integrada, sistema de controleinterno com a finalidade de:I - avaliar o cumprimento das metas previstas no planoplurianual, a execução dos programas de governo e dosorçamentos da União;II - comprovar a legalidade e avaliar os resultados,quanto à eficácia e eficiência, da gestão orçamentária,financeira e patrimonial nos órgãos e entidades daadministração federal, bem como da aplicação derecursos públicos por entidades de direito privado;III - exercer o controle das operações de crédito, avais egarantias, bem como dos direitos e haveres da União;IV - apoiar o controle externo no exercício de sua missãoinstitucional.

Controle Interno – Evolução

Primeira geração

• Foco na comprovação e verificação de cifras e suportes contábeis. Papel único de revisão.

Segunda geração

• Foco é avaliação de controles internos como meio para definir o alcance e a extensão dos testes de auditoria.

• Sua influência é tal, que constitui a segunda norma de auditoria relativa a execução dos trabalhos de campo.

Terceira geração

• O controle interno atual focaliza a mitigação de riscos para o alcance de objetivos institucionais.

• COSO e SOX são os principais referenciais.

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Controle Interno - Evolução

Antes a visão erade que controleinterno tinha porobjetivo precípuo ocombate às fraudes

Agora a perspectiva é de queo sistema de controle internoé um instrumento essencialda gestão para propiciar umarazoável margem de garantiade que os objetivos e metasda entidade serão atingidosde maneira eficaz, eficiente ecom a necessáriaeconomicidade

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Controle Interno - Evolução• A preocupação era com o risco de a

auditoria (risco de detecção) concluir pela inexistência de erro ou irregularidade relevante

• Avaliava-se o risco inerente e o risco de controle dos principais ciclos operacionais para calibrar os testes de auditoria (mitigar o risco de detecção)

• Tinha por objetivo determinar o grau de confiança nos controles daquelas operações que poderiam impactar os saldos das demonstrações contábeis

Antes instrumento do auditor

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Controle Interno - Evolução

• Obrigatoriedade de ter objetivos e metasclaramente definidos e comunicados

• Obrigatoriedade de ter procedimentos decontrole estabelecidos e documentadospara garantir, com razoável certeza, queesses objetivos e metas serão atingidos

• Tais controles devem ser implementadosa partir de uma análise, tambémdocumentada, dos eventos de riscorelacionados a cada um desses objetivose metas (gestão de riscos)

Agora instrumento

do gestor

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Por que controles internos são importantes?

Operações• Promove eficiência e

efetividade das operações por meio de processos padronizados

• Assegura salvaguarda de ativos por meio de atividades de controle

Accountability• Promove integridade dos dados usados na tomada de decisões de negócio• Auxilia na prevenção e detecção de fraudes por meio da criação de um rastro auditável de evidências

Conformidade• Ajuda a manter a conformidade com leis e regulamentos por meio de monitoramento contínuo

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Gestão Pública.....

Como é... Como deveria ser...

Categorias de objetivos

Componentes (meios)

Objetos de Controle

Componentes do COSO

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Atividade de Controle

Trata das ações que permitem a reduçãoou administração dos riscos identificados,desde que executadas tempestivamente ede maneira adequada. As atividades decontrole podem ser classificadas como deprevenção ou de detecção.

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Atividade de Controle

Normatização Interna: é a definição formal dasregras internas necessárias ao funcionamento daentidade. Estas devem ser de fácil acesso paraos funcionários da organização e devem definirresponsabilidades, políticas corporativas, fluxosoperacionais, funções e procedimentos

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MonitoramentoAvalia o bom funcionamento dos controlesinternos ao longo do tempo. Isto é feito pormeio do acompanhamento contínuo dasatividades, de inspeções periódicas in loconuma freqüência adequada à importânciada atividade e por avaliações específicas,internas e externas.

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SISTEMA DE CONTROLES INTERNOS

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Atividade orientação/normativaAtividade de controladoriaAtividade de auditoria

Atividade de orientação/normatização

Por meio de orientações preventivase expedição de atos normativosreferentes a procedimentosadministrativos de planejamento,programação, execução,fiscalização, controle e avaliação.

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Atividade de controladoriaAtravés do acompanhamento da execução dos

registros de atos e fatos contábeis,buscando assessorar e colocar todas asinformações geradas à disposição dosgestores públicos para a tomada dedecisões, contribuindo para aumentar atransparência das contas públicas, bemcomo para cumprir eficazmente aobrigatoriedade de elaboração e publicaçãodos relatórios exigidos pela Legislação.

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Atividade de auditoriaAções de auditoria devidamente tipificadasVerificação da legalidade e regularidade dos

atos administrativos em relação aoplanejamento, programação, execução,fiscalização, controle e avaliação da gestãopúblicaInspeções contínuas efetuadas nos órgãos e

entidades da Administração Pública utilizando-se das técnicas de acompanhamento everificação de procedimentos administrativos,com expedição de despachos e manifestaçõesde caráter detectivo e corretivo.

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Não sei por onde começar!!!!

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Aquele que conhece o inimigo e asi mesmo, lutará cem batalhas semperigo de derrota;

Para aquele que não conhece oinimigo, mas conhece a si mesmo,as chances para a vitória ou para aderrota serão iguais;

Aquele que não conhece nem oinimigo e nem a si próprio, seráderrotado em todas as batalhas.(Sun Tzu – A Arte da Guerra – 500 A.C.)

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AVALIAÇÃO DE CONTROLES INTERNOS

Monitoramento

Divulgação da UCI

Treinamento/formação daequipe

Levantamento e Avaliação dos Riscos

Comunicação ao TCE

Comentário do gestor

Execução e Relatório

Plano anual e Planejamento dos trabalhos de auditoria

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Contabilidade: tudo passa aqui....Portanto...

Vale a pena controlar...

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A CONTRIBUIÇÃO DA CONTABILIDADE

A contabilidade do setor público recebeu carga denovas atividades em volume exponencialmenteproporcional às mudanças ocorridas naAdministração Pública na década recente. Apenaspara citar a mais expressiva, as transformaçõescapituladas pela legislação da responsabilidadefiscal refletem necessária correspondência nãoapenas em termos de aumento de detalhamentosnos níveis de escrituração, mas fundamentalmentena implantação e manutenção de procedimentosdecorrentes.

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A CONTRIBUIÇÃO DA CONTABILDIADE

Na mesma medida de grandeza, nesse períodoforam desenvolvidos e implantados sistemascaptadores de dados e informações, todosensejando a interação com os sistemas dacontabilidade e dos servidores no atendimento dasexigências e na geração dos relatórios incorporadosno âmbito da transparência.

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Código Penal:

“Art. 342. Fazer afirmação falsa, ou negar ou calar a verdadecomo testemunha, perito, contador, tradutor ou intérprete emprocesso judicial, ou administrativo, inquérito policial, ou emjuízo arbitral: (Redação dada pela Lei nº 10.268, de28.08.2001, DOU 29.08.2001) Pena - reclusão, de 1 (um) a 3(três) anos, e multa.”

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Código Civil Brasileiro:Do Contabilista e outros Auxiliares

“Art. 1.177. Os assentos lançados nos livros ou fichas dopreponente, por qualquer dos prepostos encarregados de suaescrituração, produzem, salvo se houver procedido de má-fé,os mesmos efeitos como se o fossem por aquele.Parágrafo único. No exercício de suas funções, os prepostossão pessoalmente responsáveis, perante os preponentes,pelos atos culposos; e, perante terceiros, solidariamente como preponente, pelos atos dolosos.”

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“Art. 1.178. Os preponentes são responsáveis pelos atos dequaisquer prepostos, praticados nos seus estabelecimentos erelativos à atividade da empresa, ainda que não autorizadospor escrito.

Parágrafo único. Quando tais atos forem praticados fora doestabelecimento, somente obrigarão o preponente nos limitesdos poderes conferidos por escrito, cujo instrumento pode sersuprido pela certidão ou cópia autêntica do seu teor.”

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Vinculação laboral do contabilista

Para efeito da responsabilidade técnica nos atos queenvolvam serviços contábeis, constantes de procedimentossubmetidos à fiscalização do Tribunal de Contas, oprofissional deverá estar habilitado de conformidade com oart. 24 do Decreto-Lei nº 9.295/46, e preencher os requisitosbásicos exigidos para atuar na contabilidade pública:

(a) não estar impedido em processo disciplinar e;

(b) estar regular perante o Órgão de Classe, atestadomediante certificado expedido pela instituição.

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“Art. 24 Somente poderão ser admitidos à execução deserviços públicos de contabilidade, inclusive à organizaçãodos mesmos, por contrato particular, sob qualquermodalidade, o profissional ou pessoas jurídicas que provemquitação de suas anuidades e de outras contribuições a queestejam sujeitos.”

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A Resolução nº 560/83, do Conselho Federal de Contabilidade dispõesobre as prerrogativas do Contador e regulamenta as funções, no seguinteteor:

“Art. 2º O contabilista pode exercer as suas atividades na condição deprofissional liberal ou autônomo, de empregado regido pela CLT, de servidorpúblico, de militar, de sócio de qualquer tipo de sociedade, de diretor ou deconselheiro de quaisquer entidades, ou, em qualquer outra situação jurídicadefinida pela legislação, exercendo qualquer tipo de função. Essas funçõespoderão ser as de analista, assessor, assistente, auditor, interno e externo,conselheiro, consultor, controlador de arrecadação, controller, educador,escritor ou articulista técnico, escriturador contábil ou fiscal, executorsubordinado, fiscal de tributos, legislador, organizador, perito, pesquisador,planejador, professor ou conferencista, redator, revisor.”

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DADOS ENVIADOS PELOS SISTEMASDE INFORMAÇÃO

Código PenalArt. 313-A. Inserir ou facilitar, o

funcionário autorizado, a inserção de dadosfalsos, alterar ou excluir indevidamentedados corretos nos sistemasinformatizados ou bancos de dados daAdministração Pública com o fim de obtervantagem indevida para si ou para outremou para causar dano:

Pena - reclusão, de 2 (dois) a 12 (doze)anos, e multa.

Código PenalArt. 313-B. Modificar ou alterar, o funcionário,

sistema de informações ou programa deinformática sem autorização ou solicitação deautoridade competente:

Pena - detenção, de 3 (três) meses a 2 (dois)anos, e multa.

Parágrafo único. As penas são aumentadas deum terço até a metade se da modificação oualteração resulta dano para a AdministraçãoPública ou para o administrado.

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NOVA CONTABILIDADE E O CONTROLE INTERNO

Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público(MCASP) - Portaria 437 – STNParte II – Proced. Contábeis Patrimoniais - 2014Parte III – Proced. Contábeis Específicos - 2013Parte IV – Plano de Contas Aplicado ao SetorPúblico (PCASP) - 2013Parte V – Demonstrações Contábeis Aplicadas aoSetor Público - 2013

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PORTARIA STN Nº 231, DE 29 DE MARÇO DE 2012

§ 1º Cada Ente da Federação divulgará, por meiodo Poder Executivo, em meio eletrônico de acessopúblico e ao Tribunal de Contas ao qual estejajurisdicionado, até 30 de junho de 2012, osProcedimentos Contábeis Patrimoniais e demaisprocedimentos adotados e o cronograma de ações aadotar até 2014, evidenciando os seguintes aspectosque seguem, em ordem cronológica por poder ouÓrgão:

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Juntamente com a contabilidade, o controle internodeve velar:• Pelo atendimento das agendas de obrigações;• Pela certeza do cumprimento dos limites legais,

seja de pisos de investimentos mínimos, ou tetospara gastos máximos;

• Pela verdade das informações levadas a públicoem face da LRF e suas determinações detransparência, da Lei da Informação e da própriaLei nº 4.320/64.

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A CONTRIBUIÇÃO DA CONTABILIDADEA LRF dita capítulo novo na Administração Públicabrasileira determinando que todos os gastosgovernamentais pretendidos passem previamente porsistema integrado de planejamento. Para obterefetividade nesse processo a LRF amplifica o princípioconstitucional da publicidade, de forma que pelo conceitoampliado a sociedade organizada tem a possibilidade deinfluir de modo ativo nas decisões dos referidos gastos,evoluindo do comportamento de expectador deinformações da Administração. São medidas quedemonstram o justo prestigiamento à democracia e aosdireitos sociais priorizados pela Constituição Nacional

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A transparência opera combinadamente com oplanejamento formando dupla de área que faz jus àqualificação de pressuposto de validade daresponsabilidade na gestão fiscal. A acepção foirecebida do art. 1º, § 1º (LRF), segundo a qual aresponsabilidade fiscal pressupõe ação planejada etransparente em que se previnem riscos e corrigemdesvios capazes de afetar o equilíbrio nas contaspúblicas

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O parágrafo único do art. 48 dispõe que atransparência será assegurada mediante incentivo àparticipação popular e realização de audiênciaspúblicas, durante os processos de elaboração e dediscussão dos instrumentos do sistema deplanejamento, composto de: Plano Plurianual – PPA,Lei de Diretrizes Orçamentárias – LDO e a LeiOrçamentária Anual – LOA.

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Nos termos dos artigos 48 e 49, a transparência dagestão fiscal deve ser efetivada mediante ampladivulgação por todos os canais mediáticosdisponíveis, inclusive por internet de acesso público.O caput do art. 48 enumera os instrumentos degestão fiscal aos quais serão dados amplo acessopúblico: o plano plurianual, a lei de diretrizesorçamentárias, a lei orçamentária anual, asprestações de contas e o respectivo parecer prévio,o relatório resumido da execução orçamentária e orelatório de gestão fiscal

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No complexo da transparência, a LRF reza que oacompanhamento popular da execução dos referidosatos governamentais ocorrerá em audiênciaspúblicas, realizadas pelo Poder Executivo no finaldos meses de maio, setembro e fevereiro, nacomissão de orçamento da Casa Legislativa, ocasiãoem que demonstrará o resultado do cumprimentodas metas de receita, despesa e montante da dívidapública de cada quadrimestre (art. 9º, § 4º).

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A tanto, acrescenta parágrafo único ao art. 48 e trêsincisos para discriminar o bloco de informaçõesrequeridas. O inciso II cria a obrigatoriedade deliberação eletrônica, em tempo real, paraconhecimento da sociedade, de informaçõespormenorizadas quanto à execução orçamentária edos balancetes da receita e da despesa e balançofinanceiro

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O art. 48-A traça a forma e conteúdo dasinformações referentes a todos os atos praticadospelas unidades gestoras no decorrer da execução dadespesa e do processo de formação e arrecadaçãoda receita, inclusive referente a recursosextraordinários.

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O art. 73-B definiu os prazos, contados a partir de dia27 de maio de 2009, para os entes federados seenquadrarem aos requisitos; atualmente, em 2012, jáestão abrangidos os municípios com populaçãosuperior a 50 mil habitantes, completando-se oconjunto em 2013 com os municípios abaixo dessalinha demográfica.

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O município em débito com a Lei de Transparênciaficará impedido de receber transferências financeiraspúblicas de convênios, acordos, ajustes ou outrosinstrumentos similares, tendo em vista sanção assimprevista no art. 73-C.

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O Decreto 7.185, de 28 de maio de 2010,regulamenta a Lei de Transparência, descrevendo ospormenores que deverão balizar o cumprimento dasnormas pelos entes públicos. Este decreto prevê aimplantação de sistema integrado de administraçãofinanceira e controle, além de ditar o padrão mínimode qualidade que o sistema terá que conter

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Incorporando-se à filosofia de acessibilidade popularàs informações públicas, foi ainda promulgada a Leinº 12.527, de 18 de novembro de 2011, queimediatamente passou a ser conhecida como Lei daInformação.Essa lei dispõe sobre os procedimentos a seremobservados pela União, Estados, Distrito Federal eMunicípios, com o fim de garantir o direito ainformações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, noinciso II, do § 3º, do art. 37 e no § 2º do art. 216, daConstituição Federal.

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A Lei da Informação diz no art. 5º que “é dever doEstado garantir o direito de acesso à informação, queserá franqueada, mediante procedimentos objetivose ágeis, de forma transparente, clara e emlinguagem de fácil compreensão”.

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Ainda segundo seu art. 2º, parágrafo único, asentidades privadas sem fins lucrativos estão sujeitasàs normas dessa lei, no que se referir às parcelas derecursos públicos recebidos e à sua destinação, semprejuízo das prestações de contas a que estejamlegalmente obrigadas.

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Importante cuidar que, nos termos do art. 40, odirigente máximo da entidade ou órgão daadministração deverá, no prazo de 60 (sessenta)dias, baixar as determinações e designar oresponsável direto da instituição para, no âmbito dorespectivo órgão ou entidade, dar cumprimento àsnormas da Lei da Informação.

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A Lei Complementar nº 101/2000, Lei deResponsabilidade Fiscal ou apenas LRF, dita regrasespecíficas de controle das finanças públicas.Em resumo, o elenco de aspectos limitantesobjetivando a responsabilidade fiscal na gestão e oequilíbrio das contas são:

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a - metas bimestrais de arrecadação;b - cronograma de Execução da despesa;c - metas de resultado primário e nominal;d - limites das dívidas consolidada e mobiliária;e - despesas com pessoal;f - despesas nos dois últimos quadrimestres;g - prazos de elaboração e difusão dos relatórios; e ah - relação das obras iniciadas e não concluídas.

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O planejamento é quem vai estabelecer as vias parao atendimento das determinações legais respectivasà políticas estruturais com vinculações mínimas, taiscomo da Educação, Saúde e Assistência Social;regulará o financiamento dos programas, mantendoo endividamento a graus sustentáveis; irá direcionara destinação das receitas vinculadas aos propósitospré-fixados; e, por fim, vai impedir a ocorrência dedéficits indesejados. Portanto, os resultadospretendidos deverão estar emoldurados noplanejamento e as realizações consubstanciadas natransparência dos feitos (art. 1º, § 1º).

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À mesma disciplina pertencem as perspectivas de metasfiscais do exercício contratadas pelo governante peranteos administrados, compreendendo, basicamente, asmetas de receita e despesa, os resultados primário enominal e o montante da dívida pública consolidada. Namelhor ilustração do princípio constitucional doplanejamento integrado (CF, art. 165), projeçãodeterminada no casamento do Plano Plurianual (PPA) ea Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO), o anexo demetas vai orientar a elaboração da propostaorçamentária (LOA). A LRF determina a definição demetas fiscais trienais e contínuas, a fim de oportunizarconstante precaução contra frustrações e reorientaçãode rumos.

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Metas bimestrais de arrecadação

O desdobramento da receita em metas bimestrais dearrecadação vai ditar o compasso pelo qual adespesa deverá ser executada. Nesse quesito, ofinal de mandato impõe que o cuidado no ritmo daexecução da despesa orçamentária seja redobrado,segundo a métrica dos instrumentos de controle eprogramação financeira

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Além de repercutir diretamente na realização dasmetas de resultados primário e nominal definidos noanexo de metas, o adequado manejo dosinstrumentos de controle da execução daprogramação orçamentária e financeira concorremdecisivamente para a prevenção contra o déficitorçamentário e financeiro, item que pode definir asorte decisória da prestação de contas da gestão. Aocorrência de déficit tem determinado a emissão deparecer prévio contrário à aprovação das contas.

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Limitação de Empenhos e Movimentação Financeira

A previsão de avaliações da execução daprogramação orçamentária e financeira deve figurarda agenda de atividades de rotina, de forma queocorrendo baixa na arrecadação em determinadobimestre, impõe-se a pronta contenção de despesanos mesmos índices, em concomitância com ainvestigação e identificação das causas e,constatando-se falha no processo da arrecadação, aadoção das medidas de recuperação das metas.

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A Qualidade da informação:Relacionamento da Contabilidade com as

demais áreas da Administração Pública

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Procedimentos de Rotinas para o Setor de Contabilidade

A contabilidade merece destaque, devido a sua importânciapara as atividades de fiscalização do Sistema de ControleInterno. A Constituição Federal em seu art. 70, destaca afiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional epatrimonial como forma de cumprir os princípios dalegalidade, legitimidade e economicidade.

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O Gestor deve emitir instrução normativa determinando que osetor de contabilidade adote o seguintes procedimentos noexercício de suas atividades:

• Elaborar relatórios que ofereçam subsídios, dados einformações para auxiliar o Executivo no processo detomadas de decisões.

• Evidenciar o controle do disposto na LDO, em especialno que se refere a subvenções, suplementações e graude endividamento;


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• Evidenciar o controle do disposto na LDO, em especialno que se refere a subvenções, suplementações e graude endividamento;

• Manter controle da execução das metas do PlanoPlurianual, manter escrituração simultânea nos SistemasOrçamentário, Financeiro e Patrimonial;

• Elaborar, publicar e acompanhar o cumprimento doquadro de cotas nos termos do art. 8º da Lei deResponsabilidade Fiscal;


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• Manter o controle sobre os créditos adicionais, inclusivese certificar da publicação dos Decretos;

• manter métodos de avaliação dos resultados quanto àeficiência e eficácia da gestão orçamentária;

• escriturar em livros próprios o Diário e Razão nosmoldes exigidos pelo Tribunal de Contas do Estado;

• manter controle sobre a correta classificação dasreceitas, obedecendo sempre o regime de caixa, eobservando a classificação dada pela Portaria daSecretaria do Tesouro Nacional;


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• Manter controle do excesso de arrecadação e suautilização para efeito de suplementação;

• Manter controle no empenho, evidenciando números emodalidades de licitações, contratos, convênios, ordemcronológica, bem como demais dados exigidos por layoutde importação disponibilizado pelo Tribunal de Contas doEstado;

• Analisar processo de pagamento e prestação de contasdas subvenções sociais;


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• Manter controle dos restos a pagar, da dívida fundadainterna;

• Manter controle contábil sobre o patrimônio doMunicípio;

• Acompanhar e elaborar prestações de contas dosconvênios em geral;

• Prestar orientação na retenção e contabilização do INSSdos prestadores de serviços e servidores, fazendo incluirseus nomes nas GFIPs;


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• Elaborar bimestralmente os relatórios resumidos daexecução orçamentária, gastos com pessoal, gastos coma manutenção das atividades do ensino e saúde, bemcomo os demais relatórios exigidos pela Lei deResponsabilidade Fiscal;

• Elaborar o Relatório de Gestão Fiscal, nos termos daLRF;

• Elaborar documento de impacto orçamentário deimpacto orçamentário e financeiro em cumprimento aodisposto nos arts. 16 e 17 da LRF.


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• Manter controle dos recursos oriundos dosadiantamentos e acompanhar suas respectivasprestações de contas;

• Informar o setor de recursos humanos quanto eventuaisadiantamentos não prestados contas, para fins dedesconto em folha de pagamento do servidor responsável;

• controlar os recursos orçamentária e financeirossegundo suas respectivas fontes de recursos;


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• Prestar informações ao Tribunal de Contas através dossistemas nos prazos estabelecidos por aquela Corte deContas;

• Observar os valores e prazos dos contratos para evitarempenhamento de despesas sem cobertura contratual oude licitação;


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Avaliação do Setor de Contabilidade

As informações contábeis são imprescindíveis a umaadministração eficiente. É nesse sentido que podemosafirmar que as demais formas de fiscalização só vão seconcretizar se existir um bom sistema contábil que possagerar informações confiáveis e precisas.

Existindo controle financeiro e orçamentário, a parteoperacional funcionará perfeitamente.

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Procedimentos e Rotinas do Departamento de Patrimônio

- O Sistema de Controle Interno deverá intensificar afiscalização da guarda do patrimônio municipal.

Art. 106. A avaliação dos elementos patrimoniais obedecerá asnormas seguintes: (Lei 4.320)

I - os débitos e créditos, bem como os títulos de renda, pelo seu valor nominal,feita a conversão, quando em moeda estrangeira, à taxa de câmbio vigentena data do balanço;

II - os bens móveis e imóveis, pelo valor de aquisição ou pelo custo de produção oude construção;III - os bens de almoxarifado, pelo preço médio ponderado das compras.§ 1° Os valores em espécie, assim como os débitos e créditos, quando em moeda

estrangeira, deverão figurar ao lado das correspondentes importâncias emmoeda nacional.

§ 2º As variações resultantes da conversão dos débitos, créditos e valores emespécie serão levadas à conta patrimonial.

§ 3º Poderão ser feitas reavaliações dos bens móveis e imóveis.

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- O Recomenda-se a constituição de uma comissão especialde avaliação para o levantamento do patrimônio municipal,atribuindo a responsabilidade dos bens aos servidores quepossuírem a guarda.

- O Sistema de Controle Interno deverá apresentar InstruçãoNormativa para disciplinar o Setor de Patrimônio e possibilitara aplicação de seu trabalho de maneira satisfatória.


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• Implantação de sistema para atualização e reavaliaçãopatrimonial dos bens de caráter permanente, observandoo disposto nos Incisos I e II, do art. 106 da Lei 4320/64;

• Controlar os bens, direitos e haveres, por fichas manuaisou através de sistema informatizado;

• Implantar registro analítico individual dos bens ;


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• Implantação de arquivo próprio da documentaçãopertinente aos bens móveis e imóveis;

• Afixação de plaquetas de identificação nos bens móveis,controlar a movimentação patrimonial;

• Colher assinatura em termo de responsabilidade de bensmóveis;

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• Manter a contabilidade geral informada de todas asações do patrimônio;

• Informar ao Sistema de Controle Interno asirregularidades verificadas no departamento;

• Manter o inventário dos bens analíticos atualizado,confeccionar termos de guarda e de responsabilidade dosbens de natureza móvel;

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• Determinar o adesivamento ou pintura identificando alogomarca do Poder Executivo nos veículos e máquinas aserviço do Município;

• Inventariar os bens de domínio público, visando atenderos novos preceitos estabelecidos pelas NormasBrasileiras de Contabilidade voltadas ao Setor Público.

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Procedimentos e Rotinas da Tesouraria

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- O art. 56 da Lei 4320/64.dispõe que a todas asreceitas deverãorecolhidas centralizadasem um só caixa.- O Princípio da Unidade deTesouraria deve serobservado pelo Sistema deControle Interno de cadaPoder, no que tange àsreceitas, formas dearrecadação, nãopermitindo a fragmentaçãodesta fase

- Atendendo as orientações do Departamento de ControleInterno, o gestor da entidade deve emitir Instrução Normativa,determinando adoção de procedimentos mínimos que devemser observados pela Tesouraria tais como:

• Manter a movimentação financeira do Município eminstituição financeira oficial nos termos do § 3º do art. 164da Constituição Federal;

• Solicitar autorização legislativa para movimentaçãofinanceira em instituições financeiras particulares,naqueles casos aceitos pelo Tribunal de Contas doEstado;

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• Manter durante o exercício, o equilíbrio entre a receitaarrecadada e a despesa realizada de modo a manter asuficiência de saldos por fontes de recursos, adotandocomo instrumento de controle o cronograma dedesembolso nos termos do art. 8º da Lei Complementar nº101/2000.

• Os pagamentos de despesas deverão ser efetuadosexclusivamente pela Tesouraria mediante chequesnominativos ou ordem de pagamentos através deestabelecimentos bancários credenciados;

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• Efetuar a escrituração diária do livro de tesouraria,elaboração de fluxo de caixa, com exposição ao prefeito;

• Observar os estágios da receita: previsão, lançamento,arrecadação e recolhimento;

• Observar os estágios das despesas: fixação,programação, licitação, empenho, liquidação, suprimentoe pagamento;

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• Manter controle da seqüência numérica dos chequesemitidos, bem como, dos cheques cancelados;

• Emitir cheques somente após a aprovação dosprocessos de pagamento por autoridade competente;

• Enviar ao responsável cheque com cópia paraassinatura acompanhados dos processos de pagamento;

• Realizar conciliações bancárias, adotar programação depagamento de fornecedores em dias alternados;

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• Não efetuar pagamento sem a existência do empenho,liquidação e documentos fiscais comprobatórios;

• Controlar débitos automáticos, duplicatas ou outrasobrigações por data de vencimento;

• Não emitir ou receber cheques pré-datados, comparar asguias de recebimentos bancários com as guias dearrecadação;

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• Anexar cópia do depósito bancário junto com adocumentação da contabilidade;

• Manter controle de informações de saldo com oscontroles contábeis;

• Manter depositado em contas bancárias específicasrecursos destinados à manutenção do ensino, saúde,fundos, convênios, programas, auxílios, alienação debens, enfim os recursos disponíveis devem controladospor contas bancárias segundo suas fontes de recursos,estabelecidas pelo art. 8, da LRF.

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Antes da implantação dos procedimentos de rotinas dosetor de tributação é necessário um estudo sobre alegislação tributária do Município.

Verificar se está atualizada com a legislação vigente, emespecial a Administração Tributária Municipal.

Procedimentos de Rotinas para o

Setor de Tributação

O gestor deve editar instrução normativa visando disciplinar aatuação do Setor de Tributação, o qual deverá adotar osseguintes procedimentos:

• Manter cadastro atualizado dos contribuintes, expedir emtempo hábil guia de lançamento, notificações, autos deinfração e imposição de multas;• Executar a política tributária do Município, conformeprevistos no código tributário municipal;• Inscrever de forma legal a dívida ativa, promover a baixados débitos já quitados;

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Procedimentos de Rotinas para o Setor de Tributação

• Manter o controle das cobranças administrativas,judiciais e o sobre os prazos de prescrição;

• Emitir carnês e proceder o lançamento dos tributosmunicipais em observância aos prazos legais;

• informar regularmente o controle interno sobre o volumede débitos em fase de prescrição ou não;

• Elaborar o diário de arrecadação para atenderexigências do tribunal de contas de acordo com a agendainstituída por aquela corte de contas.

83


• Manter o controle das cobranças administrativas,judiciais e o sobre os prazos de prescrição;• Emitir carnês e proceder o lançamento dos tributosmunicipais em observância aos prazos legais;• informar regularmente o controle interno sobre o volumede débitos em fase de prescrição ou não;• Elaborar o diário de arrecadação para atenderexigências do tribunal de contas de acordo com a agendainstituída por aquela corte de contas.

84


Avaliação do Setor de Tributação

- O Setor de Tributação dos municípios tem se revelado omais vulnerável, ou seja, onde ocorre a maioria das fraudes.

- Cabe ao sistema de controle interno criar rotinas defiscalização, visando identificar e coibir tais desvios.

- Esta fiscalização deve ser realizada aplicandoprocedimentos de auditoria específico para a tributação.

85

Procedimentos de Rotinas para o Setor de Engenharia

- O Setor de Engenharia ou Planejamento tem participaçãoimportantíssima na elaboração do Plano Plurianual.

- Não é conveniente que se incluam no Plano Plurianualobras que não possuam projetos adequado, metas a serematingidas.

- O setor de Engenharia deve ter normas de atuaçãopreviamente definida pelo gestor , em especial as seguintes:

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• Identificar a adequação dos projetos ao plano degoverno;

• Elaboração do cronograma físico e financeiro das obras;

• previsão de início e fim da execução do objeto e de cadafase programada;

• Compatibilizar a execução física da com a previsãoorçamentária na LOA;

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• Realizar levantamentos preliminares, dentre eles, ostopográficos, as sondagens e prospecção do subsolo, oestudo de impacto ambiental;

• Solicitar à contabilidade geral que elabore a estimativado impacto orçamentário-financeiro da despesa, no casode requer;

• Manter arquivado, ficha de registro de obras e serviçosde engenharia, ordem de serviço, ato de designação doresponsável ou comissão para fiscalização eacompanhamento da obra;

88


• Providenciar anotação de responsabilidade técnica junto aoConselho Regional de Engenharia;

• Emitir Boletins de medição, levantamentos de execução daobra ou serviço de engenharia, diário da obra;

• Emitir termo de recebimento provisório e/ou definitivo da obraou serviço de engenharia;

• Providenciar o projeto básico, arquitetônico, elétrico,hidráulico, de terraplanagem etc. Além dos demais controlesnecessários ao bom funcionamento do setor, (especificar nainstrução).

89


Uma grande parcela de recursos públicos são aplicadosem ações que envolvem o Setor de Engenharia, taiscomo, obras de infra-estrutura, urbanização, serviços demanutenção, etc.

Diante disso, o setor de controle interno deve implementarrotinas de fiscalização, visando verificar se as normasimplantadas estão sendo obedecidas.

90


Procedimentos da Secretaria Municipal de Educação

O Sistema de Controle Interno deverá focar seu trabalho emalgumas informações básicas, tais como:

• Plano de Carreira, censo escolar (nº de alunos,professores, escolas e demais servidores), transporteescolar com veículos próprios e de terceiros.• Valor orçamentário destinado à unidade administrativa ea evolução dos gastos.

91

O Chefe do Poder Executivo deve normatizar osprocedimentos que devem ser aplicados no Setor deEducação, em especial os seguintes:

• Viabilizar o planejamento e o controle das políticasmunicipais voltadas para o ensino;

• Garantir que sejam cumpridos os índices mínimosexigidos pela legislação;

92


• Determinar arquivamento dos documentos obedecendoàs instruções do Tribunal de Contas do Estado;

• Providenciar a abertura de contas bancárias específicaspara movimentação financeira;

• Certificar se as despesas do ensino estão corretamenteclassificadas;

93


• Garantir a correta aplicação de recursos de convênios;

• Acompanhar o recebimento e aplicação dos recursos doFUNDEB, emitindo relatório e apresentando-o aorespectivo Conselho;

• Prestar contas aos Conselhos Municipais de Educação;

94


• Determinar vistorias regulares nos veículos de transporteescolar, visando a segurança e integridade dos alunos;

• Verificar a qualidade da merenda escolar que está sendoservida na rede municipal de ensino, mediante relatórioemitido por nutricionistas.

95


- O Controle Interno deve orientar o Secretário de Educação,para que esta seja o ordenador de todas as despesas daSecretaria.

- Cabe ao Secretário Municipal de Educação informar aoSistema de Controle Interno e à Contabilidade Geral sobre ocontrole dos convênios e programas de sua Secretaria.

96


-O Controle Interno deve dar ênfase nas atividades queenvolvem as seguintes ações:

- Censo escolar, apurar os controles e custos de transporteescolar, almoxarifado da secretaria, bens patrimoniais,avaliação de desempenho de professores, acompanhar osprocessos licitatórios.

97


Procedimentos da Secretaria Municipal de Saúde

A exemplo da Secretaria Municipal de Educação a Secretariade Saúde deverá adotar os procedimentos de rotina.Mantendo a política dos programas federais e estaduais,fornecendo informações aos Conselhos Municipais e aosórgãos fiscalizadores, dentre eles o Sistema de ControleInterno.

98

A Secretaria Municipal de Saúde deve adotar procedimentos,previamente normatizados, tais como:

• Controlar os programas específicos de saúde, promoverlevantamento dos problemas da população, a fim deidentificar as causas e combater as doenças com eficácia;• Implantar controles de utilização da frota de veículos daSecretaria Municipal de Saúde;• Implantação de controle dos recursos aplicados nasaúde,nos termos da E.C. 29/2000;

99


• Implantação de controle de entrada e saída demedicamentos e materiais da Secretaria Municipal deSaúde;

• Manter ficha cadastral do pessoal do setor: Secretários,Chefe de Departamentos, médicos, psicólogos, dentistas,enfermeiras, faxineiras e auxiliares;

• Implantação de controle de solicitação de requisições,que deverão ser assinadas por servidor competente;

100


• Implantar controle da farmácia básica conforme asnormas do Ministério da Saúde;

• Acompanhar as atividades do Conselho Municipal deSaúde, através de: Atas, estatuto, leis, fichas e demaisdocumentos;

• Manter controle dos convênios repassados ao municípiopara serem utilizados na área de saúde;

101


• Participar e acompanhar os processos licitatóriospertinentes ao setor;

• Manter o Sistema de Controle Interno informado detodas as irregularidades verificadas no setor;

• Recomenda-se a participação efetiva de servidores dosetor em programas de reciclagem e treinamento,objetivando a profissionalização do serviço público.

102


A área de Saúde é uma das mais sensíveis para gestorpublico, principalmente no âmbito municipal, vez que asações de saúde básica esta a cargo do Poder PúblicoMunicipal.

A má gerência deste setor reflete diretamente na avaliação dagestão, diante disso o Administrador deve determinar eautorizar que o controle interno desempenhe suas funçõessem qualquer restrição.

103


104

Rotinas para a Secretaria Municipal de Transportes

O Setor de transportes merece especial atenção, poisé uma área que precisa de normas rígidas, visando dareficiência no serviço público, bem como preveniracidentes. Para isso são necessários alguns controles,tais como:

• Realizar cadastro de todos os veículospertencentes à Administração e respectivasalocações, elaborar mapas unitários dequilometragem, consumo de combustível, gastoscom reposição de peças e consertos dos veículos,controle esse sujeito a fechamento periódico,semanal, quinzenal ou mensal;

• Confeccionar fichas individuais de veículos, permitindocomparação de desempenho e análise de desvios;

• Confeccionar fichas individuais de máquinas eequipamentos;

• Conservar, controlar e distribuir os veículos eequipamentos aos diversos órgãos da Prefeitura, deacordo com as necessidades de cada unidade e asdisponibilidades da frota municipal;

105


• Proceder o levantamento mensal do quadrodemonstrativo, por veículo máquina e órgão dos gastoscom combustíveis, lubrificantes e peças utilizadas paraapreciação do rendimento da frota;• Autorizar abastecimento dos veículos, conforme modelopróprio;

• Programar a acompanhar as manutenções periódicasdos veículos e máquinas;

106


• Preencher mapa de controle mensal de consumo decombustíveis e despesa de manutenção por veículo emáquinas, conforme estabelecido por instrução normativa;

• Confrontar mensalmente as autorizações defornecimento de combustível com as quantidadesapresentadas nas notas fiscais do fornecedor e atestar ofornecimento correto;

107


• Apurar responsabilidades em caso de acidentes detrânsito;

• Preencher autorização de saída de veículos ou máquina,sempre que autorizar a saída e não permitir que osveículos/máquinas não circulem sem este documento;

• Receber as notas fiscais de prestações de serviços e/oupeças utilizadas na frota, atestar a corretaexecução/utilização e encaminhar as notas fiscais àTesouraria;

108


Rotinas para a Secretaria Municipal de Transportes• Aprovar os orçamentos prévios fornecidos pelocontratado para manutenção da frota e acompanhar aexecução dos trabalhos quanto à qualidade, prazos,eficiência e garantia;

• Emitir solicitação de empenho, sempre que aprovarorçamento de reparos nos veículos, anexando cópia dorespectivo orçamento;

• Conferir as peças substituídas nos veículos e máquinas;

• Dar destinação devida à peças substituídas.

109

Avaliação na Secretaria Municipal de Transportes

A partir do momento que a secretaria implementarprocedimentos objetivos, se tornará fácil a atuação dosistema de controle interno, pois haverá uma base dedados que serão alimentados periodicamente pelosservidores da unidade.

Com isso os cruzamentos de informações se tornarãomais eficientes.

110

Procedimentos Especiais e Recomendações Pontuais

Contratos de duração continuada e saldos de contratos

É possível a prorrogação de serviços de natureza continuada,desde que integrante de programa plurianual, caso contrário,o crédito esgota-se em 31/12, com expiração da LeiOrçamentária. (Lei nº 8.666/93 - art. 57, I, II e § 4º)

O contrato não prorrogado extingue-se automaticamente,ressalvada, por razões práticas, a continuidade até aconclusão do objeto.

111


Despesas deixadas de empenhar

O que se deve ter em mente é que estas despesasrepresentam compromissos da Administração, e apesar deter sido denominado de Responsáveis, trata-se de passivoadministrativo.

A contabilização das despesas deixadas de empenhardepende de processo composto por documentos hábeis ecabais, evidenciadores do cumprimento do estágio daliquidação da despesa.

112



Deverão ser objeto de inscrição no balanço patrimonial doexercício, no sistema financeiro, sob a responsabilidade dosOrdenadores respectivos, as despesas deixadas de empenhare as interferências financeiras deixadas de repassar.

Quanto à obrigatoriedade de inscrição, esta independe se foideixada de empenhar por simples omissão ou porindisponibilidade de dotação orçamentária.

113



Considera-se deliberada omissão a situação em que oorçamento dispunha de dotação suficiente para a coberturada despesa de caráter obrigatório, mas cujo Ordenador, parareflexo indevido no resultado orçamentário da suagestão, lapso ou despercebimento, deixou de efetuar osempenhos dentro do próprio exercício.

114


Diferenças a apurar em contas bancárias

Seguindo as mesmas orientações para despesas deixadas deempenhar, se apurada diferença sem justificativa, entre ossaldos de conta corrente bancária e saldos contábeis,deverá ser inscrita sob a responsabilidade do Ordenador,encarregado pelo setor de tesouraria, ou unidade respectiva,devendo-se ser instaurado o correspondente processoinvestigativo para apuração das causas e reparação doerário, administrativa ou judicialmente.

115


Diferenças a apurar em contas bancárias

A medida é indispensável para o fechamento do balanço,devendo manter o registro contábil, até a imposição dasresponsabilidades apuradas, devendo ser efetuar a baixasomente após a imposição das responsabilidadesapuradas e, se cabível, a restituição a ao erário.

116

ALGUNS CUIDADOS NO ENCERRAMENTO DE MANDATO...

117

FIXAÇÃO DA REMUNERAÇÃO DOS AGENTES POLÍTICOS

• Iniciativa de lei da Câmara Municipal – Art. 29, V, da CF/88;

• Subsídio fixado em parcela única – Art. 39, § 4º da CF/88;

• Subsídios do Poder Executivo deve ser fixado por lei;

• Especificado em valor certo, na moeda corrente nacional;

• Valor NÃO pode ser superior ao subsídio do Ministro do STF

na data da fixação;

1. DO PODER EXECUTIVO

118


• Não pode ser vinculado a salário de servidores ou

quaisquer outras referências;

• Não pode ser fixado em unidades de salário mínimo, nem

em quaisquer outras moedas ou referências;

• O ato tem que estipular critério de recomposição do valor,

observando-se o art. 37, X, da Constituição Federal;


119


• A fixação deve ocorrer no prazo estabelecido na Lei

Orgânica do Município, se houver;

• A publicação do ato na Imprensa Oficial do Município no

prazo estabelecido na Lei Orgânica do Município, se houver,

mas sempre antes das eleições.


120

Art. 29-A. Emenda Constitucional nº 58/2009LIMITE DE DESPESA DO LEGISLATIVO

Inciso II 6%

Inciso III 5%

Inciso IV 4,5%

Inciso I 7%

De 100.001Até 300.000

De 300.001Até 500.000

De 500.001Até 3.000.000

Até 100.000habitantes

70%

LIMITE PARA A FOLHA DE PAGAMENTO (§ 1º do Art. 29-A)

Inciso V4%

De 3.000.001Até 8.000.000

Inciso VI3,5%

Acima de8.000.001


121


• Fixação pode ser feita por Resolução da Câmara – art. 29,

VI da CF/88;

• Subsídio fixado em parcela única – art. 39, § 4º da CF/88;

• Especificado em valor certo, na moeda corrente nacional;

• O valor fixado tem atender aos limites constitucionais e

critérios da Lei Orgânica do Município;

2. DO PODER LEGISLATIVO

122


• Não pode ser vinculado a salário de servidores ou

quaisquer outras referências;

• Não pode ser fixado em índice percentual com base no

subsídio do deputado estadual;

• Não pode ser fixado em unidade de salário mínimo, nem em

quaisquer outras moedas ou referencias;


123


• Não pode ser superior ao limitado pelo subsídio do

deputado estadual vigente na data da fixação, segundo o

índice que couber em razão da faixa populacional em que o

Município se posicionar na data da fixação;

• O subsídio do Presidente do Legislativo não poderá ser

maior que o subsídio fixado para o Prefeito do Município;


124


• O ato tem que estipular critério de recomposição do valor,

observando-se o art. 37, X, da Constituição Federal;

• A fixação deve ocorrer antes da data das eleições ou do

prazo estabelecido na LOM;

• A publicação do ato na imprensa Oficial do Município no

prazo estabelecido na Lei Orgânica do Município, se houver,

mas sempre antes das eleições.


125


Importante: A fixação do subsídio dos vereadoresvincula-se aos princípios da anterioridade einalterabilidade e o conceito considera quepromulgação (publicação) do ato fixatório respectivona imprensa Oficial do Município deverá serefetivada antes das eleições ou no prazo definidopela Lei Orgânica do Município, se este não forposterior à data das eleições.


126


Subsídio de Vereador e Presidente da CâmaraNúmero de Habitantes

do MunicípioLimite máximo em relação ao subsídio

dos Deputados Estaduais

Até 10.000 20%De 10.0001 a 50.000 30%De 50.0001 a 100.000 40%De 100.001 a 300.000 50%De 300.001 a 500.000 60%Acima de 500.000 75%

127

REVISÃO DO VALOR DO SUBSÍDIO DOS AGENTES POLÍTICOS DE AMBOS OS PODERES

Acerca da iniciativa para propor projeto de lei de reajustes dossubsídios dos agentes políticos, a posição dominante entendeque a propositura compete ao titular de cada Poder.

Muito embora o art. 37, X, da Lei Maior apresente aexpressão “iniciativa privativa” pode-se ilustrar que o SupremoTribunal Federal, na ADIn nº 2.726-3, entende que talinstrumento deve ser iniciado pelo Chefe do Poder Executivo.

128

PROVIDÊNCIAS PARA ENTREGA DO MANDATO

Organizar a coletânea dos principais regulamentos locais:

• Plano Plurianual;• Lei de Diretrizes Orçamentárias e Orçamento para o exercício

subsequente;• Lei Orgânica do Município;• Leis Complementares à Lei Orgânica;• Regimento Interno das Administrações Direta e Indireta;• Lei de Organização do Quadro de Pessoal e Legislação

Complementar;• Estatuto dos Servidores do Município;• Lei de Parcelamento do Uso do Solo;

129


• Lei de Zoneamento;

• Código de Postura;

• Plano de Carreira e Remuneração do Magistério;

• Código Tributário;

• Plano Diretor, se houver.

130


Aspectos Financeiros:

• termo de conferência de saldo em caixa (se houver, mesmo nãosendo recomendada a utilização).

• termo de verificação de saldos em bancos com consistênciacontábil, (conciliações bancárias).

• talonários de cheques (para entrega, elaborar demonstrativo dasfolhas de cheques disponíveis, por banco, conta corrente etalão).

131


Registros de responsabilidades:

• regularização de adiantamentos;

• obrigações contraídas (Restos a Pagar), evidenciando os valoresliquidados e os pendentes de processamento;

• regularização de folhas de pagamento;

• inventário dos bens móveis, com consistência contábil;

• estoque dos bens de consumo disponíveis no almoxarifado, comconsistência contábil.

132


• catalogar e relacionar os contratos ainda em andamento (obras eserviços).

• relacionar os contratos de empregados temporários,demonstrando o início e o vencimento do contrato.

• relacionar os convênios e auxílios com contas prestadas e aprestar (TC’s).

• demonstrar os convênios com parcelas a liberar pela Entidade,as prestações de contas recebidas e a receber.

133

Muito ObrigadoBoa Sorte

Marcio José Assumpçã[email protected]

“As pessoas poderão até duvidar do que você diz, mas acreditarão no que faz”

Ralph Emerson

134

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O CONTROLE INTERNO NA PRÁTICA - Tribunal de Contas do Estado de … · o sistema de controle interno é um instrumento essencial da gestão para propiciar uma razoável margem de